Einladung zur Hauptversammlung am 20. Mai 2020
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Einladung zur Hauptversammlung am 20. Mai 2020 Energiekontor AG Bremen ISIN: DE0005313506
Einladung zur Hauptversammlung 1 wird nicht erfolgen. § 175 Abs. 1 Satz 1 Aktiengesetz
(AktG) sieht lediglich vor, dass der Vorstand die Haupt-
Wir laden hiermit die Aktionäre unserer Gesellschaft versammlung zur Entgegennahme u. a. des festgestellten
zur ordentlichen Hauptversammlung ein, die am Jahresabschlusses und des Lageberichts und bei einem
20. Mai 2020 um 10.30 Uhr (MESZ) als virtuelle Mutterunternehmen auch zur Entgegennahme des vom
Hauptversammlung ohne physische Präsenz weder der Aufsichtsrat gebilligten Konzernabschlusses und des
Aktionäre noch ihrer Bevollmächtigten stattfindet. Konzernlageberichts einzuberufen hat. Gemäß §§ 175
Die Hauptversammlung wird für unsere Aktionäre live Abs. 2, 176 Abs. 1 Satz 1 AktG hat der Vorstand der
im Internet übertragen. Die Stimmrechtsausübung der Hauptversammlung u. a. den Jahresabschluss, den Lage-
Aktionäre erfolgt ausschließlich im Weg der Briefwahl bericht, den Bericht des Aufsichtsrats und – bei börsen-
oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesell- notierten Gesellschaften – einen erläuternden Bericht zu
schaft benannten Stimmrechtsvertreter. Ort der Haupt- den Angaben nach §§ 289a, 315a HGB sowie bei einem
versammlung im Sinn des Aktiengesetzes ist der Sitz der Mutterunternehmen auch den Konzernabschluss, den
Gesellschaft, Mary-Somerville-Straße 5, 28359 Bremen. Konzernlagebericht und den Bericht des Aufsichtsrats
Die Einberufung erfolgt unter Verkürzung der Einberu- hierüber zugänglich zu machen.
fungsfrist.
Sämtliche vorstehende Unterlagen werden in der Haupt-
Tagesordnung versammlung näher erläutert. Sie liegen vom Tag der
Einberufung an in den Geschäftsräumen der Gesellschaft,
1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Mary-Somerville-Straße 5, 28359 Bremen, zur Einsicht
Energiekontor AG zum 31. Dezember 2019, des der Aktionäre aus, sind über die Internetseite der
gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember Gesellschaft unter https://www.energiekontor.de/
2019, des zusammengefassten Lageberichts für investor-relations/hauptversammlung zugänglich und
die Energiekontor AG und den Konzern für das werden der Hauptversammlung ebenfalls zugänglich
Geschäftsjahr 2019, des Berichts des Aufsichts- gemacht. Eine Abschrift wird jedem Aktionär auf Verlan-
rats für das Geschäftsjahr 2019 sowie des erläu- gen unverzüglich und kostenlos erteilt und zugesandt.
ternden Berichts des Vorstands zu den Angaben
gemäß §§ 289a, 315a HGB für das Geschäftsjahr
2019 2. Beschlussfassung über die Verwendung
des Bilanzgewinns
Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten
Jahresabschluss der Energiekontor AG und den Kon- Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, aus dem
zernabschluss für das Geschäftsjahr 2019 gemäß § 172 Bilanzgewinn für das Geschäftsjahr 2019 in Höhe
AktG gebilligt und den Jahresabschluss damit festgestellt. von € 6.750.027,72
Eine Beschlussfassung zu diesem Tagesordnungspunkt
2 3(a) einen Betrag von € 5.871.264,00 zur Zahlung einer Es ist beabsichtigt, die Hauptversammlung über die Ent-
Dividende von € 0,40 je dividendenberechtigter Stückaktie lastung der Mitglieder des Aufsichtsrats im Wege der
zu verwenden, Einzelentlastung abstimmen zu lassen.
(b) einen Betrag von € 878.763,72 in die Gewinnrück-
lagen einzustellen und 5. Beschlussfassung über die Zahlung einer Ver-
gütung an die Mitglieder des Aufsichtsrats für
(c) den aus der Dividendenausschüttung gemäß lit. a) das Geschäftsjahr 2019
auf eigene Aktien rechnerisch entfallenden Betrag auf
neue Rechnung vorzutragen. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgende Ver-
gütung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019
Die Ausschüttung entspricht einer Dividende von € 0,40 zu bewilligen:
je Stückaktie auf das gezeichnete Kapital von
€ 14.678.160,00, eingeteilt in 14.678.160 Stückaktien. Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten für das
Geschäftsjahr 2019 insgesamt eine Vergütung von
Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf € 135.000,00 zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Die Ver-
die Dividende am dritten auf den Hautversammlungsbe- gütung teilt sich nach näherer Maßgabe der Regelung
schluss folgenden Geschäftstag, das heißt am 26. Mai in § 15 der Satzung auf.
2020, fällig.
6. Beschlussfassung über die Wahl des Abschluss-
3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mit- prüfers und des Konzernabschlussprüfers sowie
glieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2018 des Zwischenabschlussprüfers für das Geschäfts-
jahr 2020
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern
des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu Der Aufsichtsrat schlägt vor, die
erteilen.
PKF Deutschland GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft,
Niederlassung Stuttgart, Löffelstraße 44,
4. Beschlussfassung über die Entlastung der 70597 Stuttgart,
Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr
2019 zum Abschlussprüfer und zum Konzernabschlussprüfer
für das Geschäftsjahr 2020 sowie zum Prüfer für die
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern etwaige prüferische Durchsicht des im Halbjahresfinanz-
des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung bericht zum 30. Juni 2020 enthaltenen verkürzten
zu erteilen. Abschlusses und des Zwischenlageberichts zu wählen.
4 57. Beschlussfassung über die Aufhebung der Er- ihre Rechnung durch Dritte ausgeübt werden. Die Er-
mächtigung zum Erwerb und zur Verwendung mächtigung gilt bis zum 19. Mai 2025. Sie kann auch
eigener Aktien, neue Ermächtigung zum Erwerb durch Konzernunternehmen oder durch Dritte ausgeübt
und zur Verwendung eigener Aktien gemäß § 71 werden, die für Rechnung der Gesellschaft oder eines
Abs. 1 Nr. 8 AktG mit möglichem Ausschluss des Konzernunternehmens handeln.
Bezugsrechts sowie der Möglichkeit der Einzie-
hung eigener Aktien unter Herabsetzung des 3. Der Erwerb erfolgt über die Börse oder mittels eines
Grundkapitals an alle Aktionäre der Gesellschaft gerichteten öffentlichen
Kaufangebots.
§ 71 Abs. 1 Nr. 8 AktG bietet Aktiengesellschaften die
Möglichkeit, aufgrund einer Ermächtigung der Haupt- a) Erfolgt der Erwerb über die Börse, so darf der von
versammlung eigene Aktien bis zu insgesamt 10% ihres der Gesellschaft gezahlte Gegenwert je Aktie (ohne
Grundkapitals zu erwerben. Auch die Energiekontor AG Erwerbsnebenkosten) den an der Frankfurter Wert-
hat von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht und in der papierbörse während der letzten drei Börsenhandels-
Hauptversammlung vom 21. Mai 2015 die Gesellschaft tage vor dem Erwerb der Aktien ermittelten durch-
zum Erwerb eigener Aktien ermächtigt. Diese Ermächti- schnittlichen Schlusskurs (XETRA-Handel oder ver-
gung endet am 20. Mai 2020. gleichbares Nachfolgesystem) für Aktien gleicher
Ausstattung um nicht mehr als 10% über- und nicht
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt mehr als 10% unterschreiten.
zu beschließen:
b) Erfolgt der Erwerb über ein öffentliches Kaufan-
1. Die von der Hauptversammlung am 21. Mai 2015 gebot an alle Aktionäre der Gesellschaft, darf der
beschlossene Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien gebotene Kaufpreis je Aktie (ohne Erwerbsneben-
gemäß § 71 Abs. 1 Nr. 8 AktG wird aufgehoben. kosten) den an der Frankfurter Wertpapierbörse wäh-
rend der letzten drei Börsenhandelstage vor dem Tag
2. Die Gesellschaft wird ermächtigt, eigene Aktien der der Veröffentlichung des Angebots ermittelten durch-
Gesellschaft zu erwerben. Die Ermächtigung ist auf den schnittlichen Schlusskurs (XETRA-Handel oder ver-
Erwerb von eigenen Aktien mit einem rechnerischen Anteil gleichbares Nachfolgesystem) für Aktien gleicher Aus-
am Grundkapital von bis zu 10% beschränkt. Auf die hier- stattung um nicht mehr als 10% über- und nicht mehr
nach erworbenen Aktien dürfen zusammen mit eigenen als 10% unterschreiten. Das Kaufangebot kann weite-
Aktien, die sich bereits im Besitz der Gesellschaft befin- re Bedingungen vorsehen. Das Volumen des Ange-
den oder ihr nach den §§ 71 a ff. AktG zuzurechnen sind, bots kann begrenzt werden. Sofern die Gesamtzahl
zu keinem Zeitpunkt mehr als 10% des Grundkapitals ent- der von den Aktionären zum Erwerb angebotenen
fallen. Die Ermächtigung kann ganz oder in Teilbeträgen, Aktien dieses Volumen überschreitet, erfolgt die An-
einmal oder mehrmals, durch die Gesellschaft oder für nahme im Verhältnis der zum Erwerb angebotenen
6 7Aktien. Eine bevorrechtigte Annahme geringerer passung des anteiligen rechnerischen Betrages der
Stückzahlen bis zu 50 Stück zum Erwerb angebote- übrigen Stückaktien am Grundkapital der Gesellschaft
ner Aktien je Aktionär sowie eine Rundung nach kauf- eingezogen werden. Die Einziehung kann auf einen
männischen Grundsätzen zur Vermeidung rechneri- Teil der erworbenen Aktien beschränkt werden.
scher Bruchteile von Aktien kann vorgesehen werden.
Ein etwaiges weitergehendes Andienungsrecht der Vorstehende Ermächtigungen betreffend die Verwendung
Aktionäre ist insoweit ausgeschlossen. der erworbenen eigenen Aktien können einmal oder mehr-
mals, ganz oder in Teilen, einzeln oder gemeinsam aus-
4. Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des geübt werden. Das Bezugsrecht der Aktionäre auf erwor-
Aufsichtsrats Aktien der Gesellschaft, die aufgrund dieser bene eigene Aktien wird insoweit ausgeschlossen, als
Ermächtigung erworben werden oder aufgrund früherer diese Aktien gemäß den vorstehenden Ermächtigungen
Ermächtigungen erworben wurden, neben der Veräuße- unter lit. a) und b) verwendet werden. Der Vorstand wird
rung durch Angebot an alle Aktionäre oder der Veräuße- die Hauptversammlung über die Gründe und den Zweck
rung über die Börse des Erwerbs eigener Aktien, über die Zahl der erworbenen
Aktien und den auf sie entfallenden Betrag des Grund-
a) Dritten im Rahmen von Unternehmenszusammen- kapitals sowie über den Gegenwert, der für die Aktien
schlüssen, beim Erwerb von Unternehmen, Beteili- gezahlt wurde, jeweils unterrichten.
gungen an Unternehmen oder Unternehmensteilen
sowie beim Erwerb von Forderungen gegen die 5. Der Aufsichtsrat ist ermächtigt, die Fassung der Sat-
Gesellschaft als Gegenleistung anzubieten; zung entsprechend der jeweiligen Inanspruchnahme der
Ermächtigung zur Einziehung anzupassen.
b) an Dritte zu veräußern. Der Preis, zu dem die
Aktien der Gesellschaft an Dritte abgegeben werden,
darf den Börsenpreis der Aktien zum Zeitpunkt der
Veräußerung nicht wesentlich unterschreiten. Beim Bericht des Vorstands gemäß § 71 Abs. 1 Nr. 8 Satz 5
Gebrauch machen dieser Ermächtigung ist der Aus- AktG i. V. m. § 186 Abs. 4 Satz 2 AktG über den Aus-
schluss des Bezugsrechts aufgrund anderer Ermäch- schluss des Bezugsrechts in Tagesordnungspunkt 7
tigungen nach § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG zu berück-
sichtigen; § 71 Abs. 1 Nr. 8 AktG bietet Aktiengesellschaften die
Möglichkeit, auf Grund einer Ermächtigung der Hauptver-
c) einzuziehen, ohne dass die Einziehung oder ihre sammlung eigene Aktien bis zu insgesamt 10% ihres
Durchführung eines weiteren Hauptversammlungs- Grundkapitals zu erwerben.
beschlusses bedarf. Die Einziehung führt zur Kapital-
herabsetzung. Die Aktien können auch im vereinfach- Tagesordnungspunkt 7 enthält den Vorschlag, eine solche
ten Verfahren ohne Kapitalherabsetzung durch An- Ermächtigung, die auf einen Zeitraum von 5 Jahren
8 9beschränkt ist, zu erteilen. Damit soll die Gesellschaft in • sie Dritten im Rahmen von Unternehmenszusammen-
die Lage versetzt werden, eigene Aktien über die Börse schlüssen, beim Erwerb von Unternehmen, Beteiligun-
bis zu einer Höhe von insgesamt 10% des Grundkapitals gen an Unternehmen oder Unternehmensteilen sowie
der Gesellschaft erwerben zu können. § 71 Abs. 1 Nr. 8 beim Erwerb von Forderungen gegen die Gesellschaft
AktG gestattet es, über den typischen Fall des Erwerbs als Gegenleistung anzubieten. Der Vorstand soll in die
und der Veräußerung über die Börse hinaus auch andere Lage versetzt werden, die erworbenen Aktien außerhalb
Formen des Erwerbs und der Veräußerung vorzunehmen. der Börse Dritten als Gegenleistung bei Unternehmens-
Hiervon soll Gebrauch gemacht werden können. zusammenschlüssen, für den Erwerb von Unternehmen,
Beteiligungen an Unternehmen, Unternehmensteilen
Neben dem Erwerb über die Börse soll die Gesellschaft oder von Forderungen gegen die Gesellschaft als Akqui-
auch die Möglichkeit erhalten, eigene Aktien durch ein sitionswährung anbieten zu können, ohne hierzu Aktien
öffentliches, an die Aktionäre der Gesellschaft zu richten- aus dem genehmigten Kapital schaffen zu müssen, was
des Kaufangebot zu erwerben. Dabei ist der aktienrecht- zu einer Verwässerung der Beteiligung der Aktionäre
liche Gleichbehandlungsgrundsatz zu beachten. Der führen würde. Der internationale Wettbewerb und die
gebotene Kaufpreis je Aktie (ohne Erwerbsnebenkosten) Globalisierung der Wirtschaft verlangen zunehmend
darf den durchschnittlichen Schlusskurs an der Frank- diese Form der Gegenleistung. Die hier vorgeschlagene
furter Wertpapierbörse an den drei Börsenhandelstagen Ermächtigung soll der Gesellschaft daher die notwen-
vor dem Tag der Veröffentlichung eines öffentlichen An- dige Flexibilität geben, um derartige sich bietende Gele-
gebots um nicht mehr als 10% über- und nicht mehr als genheiten schnell und flexibel ohne Belastung der Liqui-
10% unterschreiten. dität der Gesellschaft ausnutzen zu können. Konkrete
Pläne für ein Ausnutzen dieser Ermächtigung bestehen
Der Beschluss sieht vor, dass der Vorstand mit Zustim- zurzeit nicht. Bei der Festlegung der Bewertungsrela-
mung des Aufsichtsrats über die Verwendung der erwor- tionen wird der Vorstand sicherstellen, dass die Inter-
benen Aktien beschließt. Die Ermächtigung soll den Vor- essen der Aktionäre angemessen gewahrt werden. In
stand in die Lage versetzen, im Interesse der Gesellschaft der Regel wird er sich bei der Bemessung des Wertes
und unter Wahrung der Belange der Aktionäre flexibel auf der als Gegenleistung hingegebenen Aktien an deren
die jeweiligen geschäftlichen Erfordernisse reagieren zu Börsenkurs orientieren. Eine schematische Anknüpfung
können. So kann der Vorstand die eigenen Aktien über an einen Börsenkurs ist indes nicht vorgesehen, ins-
die Börse oder durch ein Angebot an alle Aktionäre wie- besondere um einmal erzielte Verhandlungsergebnisse
der veräußern. Das Bezugsrecht der Aktionäre auf erwor- nicht durch Schwankungen des Börsenkurses zu
bene eigene Aktien soll insoweit ausgeschlossen werden, gefährden.
als diese Aktien dazu verwendet werden,
10 11• sie an Dritte zu veräußern. Der Preis, zu dem die Aktien Vermögensinteressen der Aktionäre und dem Gedanken
der Gesellschaft an Dritte abgegeben werden, darf des Verwässerungsschutzes wird zudem dadurch Rech-
den Börsenpreis der Aktien zum Zeitpunkt der Veräuße- nung getragen, dass die Veräußerung in entsprechender
rung nicht wesentlich unterschreiten. Beim Gebrauch Anwendung von § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG nur zu
machen dieser Ermächtigung ist der Ausschluss des einem Preis erfolgen darf, der den Börsenpreis nicht
Bezugsrechts aufgrund anderer Ermächtigungen nach wesentlich unterschreitet. Die endgültige Festlegung
§ 186 Abs. 3 Satz 4 AktG zu berücksichtigen. Diese des Veräußerungspreises für die eigenen Aktien ge-
Ermächtigung ermöglicht es der Gesellschaft, auf An- schieht zeitnah vor der Veräußerung. Der Vorstand
gebote bzw. dem Geschäftszweck der Gesellschaft die- wird sich dabei – unter Berücksichtigung der aktuellen
nende Beteiligungsnachfragen von Investoren kurzfristig Marktgegebenheiten – bemühen, einen eventuellen
reagieren zu können. Im Interesse der Erweiterung der Abschlag auf den Börsenkurs so niedrig wie möglich
Aktionärsbasis der Gesellschaft soll damit insbesondere zu halten.
die Möglichkeit geschaffen werden, institutionellen
Investoren im In- und Ausland Aktien der Gesellschaft
anzubieten und/oder neue Investorenkreise zu erschlie- • Die auf Grund dieses oder eines früheren Ermächti-
ßen. Die Vermögens- und Stimmrechtsinteressen der gungsbeschlusses erworbenen eigenen Aktien können
Aktionäre werden dabei angemessen gewahrt. Beim von der Gesellschaft ohne erneuten Beschluss der
Gebrauch machen dieser Ermächtigung ist der Aus- Hauptversammlung eingezogen werden. Die Einziehung
schluss des Bezugsrechts aufgrund anderer Ermächti- führt zu einer Herabsetzung des Grundkapitals. Ent-
gungen nach § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG zu berücksich- sprechend § 237 Abs. 3 Nr. 3 AktG kann die Haupt-
tigen. So verringert sich das Ermächtigungsvolumen versammlung der Gesellschaft die Einziehung ihrer
um den anteiligen Betrag am Grundkapital, der auf voll eingezahlten Stückaktien beschließen, auch ohne
Aktien entfällt oder auf den sich Options- und/oder dass damit eine Herabsetzung des Grundkapitals der
Wandlungsrechte bzw. -pflichten aus Schuldverschrei- Gesellschaft erforderlich wird. Die vorgeschlagene
bungen beziehen, die in unmittelbarer oder entspre- Ermächtigung sieht neben der Einziehung mit Kapital-
chender Anwendung von § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG herabsetzung diese Alternative ausdrücklich vor. Durch
unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre aus- eine Einziehung der eigenen Aktien ohne Kapitalherab-
gegeben oder veräußert worden sind. Durch die An- setzung erhöht sich automatisch der rechnerische Anteil
rechnungen wird sichergestellt, dass erworbene eigene der übrigen Stückaktien am Grundkapital der Gesell-
Aktien nicht unter Ausschluss des Bezugsrechts ent- schaft.
sprechend § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG veräußert werden,
wenn dies dazu führen würde, dass insgesamt für mehr Der Vorstand wird die nachfolgende Hauptversammlung
als 10 % des Grundkapitals das Bezugsrecht der Aktio- über die Ausnutzung der Ermächtigung informieren.
näre in unmittelbarer oder mittelbarer Anwendung von
§ 186 Abs. 3 Satz 4 AktG ausgeschlossen wird. Den
12 138. Beschlussfassung über eine Satzungsänderung sicherstellen, dass die Satzungsänderung erst ab dem
(Teilnahmerecht) 3. September 2020 wirksam wird.
Die Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptver- Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, zu
sammlung und die Ausübung des Stimmrechts wurden beschließen:
durch das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärs-
rechterichtlinie (ARUG II) geändert. Bei Inhaberaktien § 18 Absatz 2 der Satzung (Teilnahmerecht) wird wie folgt
börsennotierter Gesellschaften soll nach dem geänderten neu gefasst:
§ 123 Abs. 4 S. 1 AktG zukünftig für die Teilnahme an der
Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts »(2) Als Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an
der Nachweis des Letztintermediärs gemäß dem neu der Hauptversammlung oder zur Ausübung des Stimm-
eingefügten § 67c Abs. 3 AktG ausreichen. Nach § 18 rechts ist ein Nachweis des Anteilsbesitzes in Textform
Abs. 2 der Satzung der Gesellschaft ist entsprechend durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG
den Vorgaben der derzeit geltenden Fassung des § 123 erforderlich. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich
Abs. 4 S. 1 AktG als Nachweis der Berechtigung zur auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversamm-
Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung lung zu beziehen und muss der Gesellschaft unter der
des Stimmrechts ein in Textform erstellter besonderer in der Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse mindes-
Nachweis des Anteilsbesitzes durch das ein zur Verwah- tens sechs Tage vor der Hauptversammlung zugehen,
rung von Wertpapieren zugelassenes Institut zu erbringen. wobei der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptver-
sammlung nicht mitzurechnen sind. Im Verhältnis zur
Das ARUG II ist zum 1. Januar 2020 in Kraft getreten. Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptver-
Die Änderungen des § 123 Abs. 4 S. 1 AktG und der neu sammlung oder für die Ausübung des Stimmrechts
vorgesehene § 67c AktG finden erst ab dem 3. Septem- als Aktionär nur, wer den Nachweis erbracht hat. Der
ber 2020 und erstmals auf Hauptversammlungen Anwen- Nachweis muss in deutscher oder englischer Sprache
dung, die nach dem 3. September 2020 einberufen wer- verfasst sein.«
den. Sie werden damit bereits vor der ordentlichen Haupt-
versammlung der Gesellschaft im Jahr 2021 anwendbar Der Vorstand wird angewiesen, die Änderung der Satzung
sein. erst nach dem 3. September 2020 zur Eintragung zum
Handelsregister anzumelden.
Um ein Abweichen der Regelungen zu diesem Nachweis
für die Teilnahme an der Hauptversammlung der Gesell-
schaft oder der Ausübung des Stimmrechts in Satzung
und Gesetz zu vermeiden, soll bereits jetzt die Anpassung
der Satzung beschlossen werden. Der Vorstand soll
durch entsprechende Anmeldung zum Handelsregister
14 15I. Allgemeine Hinweise zur virtuellen Hauptver- Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG ist nicht möglich.
sammlung
Über den passwortgeschützten Internetservice können
Die ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre (und ggf.
am 20. Mai 2020 wird mit Zustimmung des Aufsichtsrats deren Bevollmächtigte) gemäß den dafür vorgesehenen
nach Maßgabe des Gesetzes über Maßnahmen im Verfahren unter anderem ihre ihnen eingeräumten Aktio-
Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- närsrechte ausüben, Vollmachten erteilen, Fragen einrei-
und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der chen oder Widerspruch zu Protokoll erklären.
Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (Art. 2 des
Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-
Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrechts, II. Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuel-
BGBl. I 2020, S. 569), nachfolgend »Covid-19-Gesetz« len Hauptversammlung und die Ausübung des
als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz Stimmrechts
der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme
der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) abgehalten. Gemäß § 18 der Satzung der Gesellschaft sind zur Teil-
nahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Aus-
Die gesamte Hauptversammlung wird für die ordnungs- übung des Stimmrechts nur diejenigen Aktionäre berech-
gemäß angemeldeten Aktionäre oder deren Bevollmäch- tigt, die sich unter Nachweis ihres Anteilsbesitzes zur
tigte nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen Hauptversammlung anmelden. Als Nachweis der Berechti-
am 20. Mai 2020 ab 10.30 Uhr (MESZ) live im Internet gung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung
auf der Internetseite der Gesellschaft unter und zur Ausübung des Stimmrechts ist ein in Textform
erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes durch
https://www.energiekontor.de/ ein zur Verwahrung von Wertpapieren zugelassenes Insti-
investor-relations/hauptversammlung tut erforderlich und ausreichend; der Nachweis muss in
deutscher oder englischer Sprache verfasst sein. Der
im passwortgeschützten Internetservice in Bild und Ton Nachweis hat sich auf den Beginn des 12. Tages vor der
übertragen. Eine physische Teilnahme der Aktionäre und Hauptversammlung, d. h. auf den Beginn des 8. Mai
ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechts- 2020, 00:00 Uhr (MESZ), (»Nachweisstichtag«) zu bezie-
vertreter der Gesellschaft) am Versammlungsort ist aus- hen.
geschlossen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre
oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes
der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von müssen der Gesellschaft bis zum Ablauf des 16. Mai
der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nach 2020 bei folgender Adresse, Telefax-Nummer oder
Maßgabe der im Abschnitt IV. beschriebenen Bestimmun- E-Mail-Adresse zugehen:
gen. Eine elektronische Teilnahme an der Versammlung im
16 17Energiekontor AG des bisherigen Aktionärs zugeht und dieser den neuen
c/o Better Orange IR & HV AG Aktionär bevollmächtigt oder zur Rechtsausübung er-
Haidelweg 48 mächtigt. Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen
81241 München auf die Veräußerbarkeit der Aktien und ist kein relevantes
Deutschland Datum für eine eventuelle Dividendenberechtigung.
Telefax: +49 89 889 690 633
E-Mail: anmeldung@better-orange.de
III. Details zum Internetservice
Nach Zugang der ordnungsgemäßen Anmeldung und
eines ordnungsgemäßen Nachweises des Anteilsbesitzes Ab 8. Mai 2020, 0:00 Uhr (MESZ) steht auf der Internet-
bis spätestens 16. Mai 2020, 24.00 Uhr (MESZ), werden seite der Gesellschaft unter https://www.energiekontor.de/
den Aktionären die Zugangsdaten für die Nutzung des investor-relations/hauptversammlung der passwort-
passwortgeschützten Internetservice auf der Internet- geschützte Internetservice zur Verfügung. Über diesen
seite der Gesellschaft unter https://www.energiekontor.de/ passwortgeschützten Internetservice können Aktionäre
investor-relations/hauptversammlung übersandt. Wir bitten (bzw. ihre Bevollmächtigten) gemäß den dafür vorgesehe-
die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und Übersen- nen Verfahren ihr Stimmrecht im Wege der elektronischen
dung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesell- Briefwahl ausüben und elektronisch Vollmacht und Wei-
schaft Sorge zu tragen. sung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ertei-
len, Fragen einreichen und Widerspruch gegen einen
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an Beschluss der Hauptversammlung, jeweils wie nachfol-
der virtuellen Hauptversammlung oder die Ausübung des gend in den Abschnitten IV., VI., VII. näher beschrieben,
Stimmrechts als Aktionär nur, wer einen Nachweis des einlegen. Die für die Nutzung des passwortgeschützten
Anteilsbesitzes zum Nachweisstichtag erbracht hat. Ver- Internetservice erforderlichen individualisierten Zugangs-
änderungen im Aktienbestand nach dem Nachweisstich- daten werden nach Zugang einer ordnungsgemäßen
tag haben hierfür keine Bedeutung. Aktionäre, die sich Anmeldung und eines ordnungsgemäßen Anteilsbesitz-
ordnungsgemäß angemeldet und den Nachweis erbracht nachweises zugesandt.
haben, sind auch dann zur Teilnahme an der virtuellen
Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts
berechtigt, wenn sie die Aktien nach dem Nachweisstich- IV. Verfahren für die Stimmabgabe
tag veräußern. Personen, die am Nachweisstichtag noch
keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär der Ge- Bevollmächtigung
sellschaft werden, sind für die von ihnen gehaltenen
Aktien an der virtuellen Hauptversammlung nur teilnahme- Aktionäre haben die Möglichkeit, ihre Stimmrechte auch
und stimmberechtigt, wenn der Gesellschaft form- und durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch eine Aktionärs-
fristgerecht eine Anmeldung nebst Anteilsbesitznachweis vereinigung oder einen Intermediär ausüben zu lassen.
18 19Auch in diesem Fall ist für eine rechtzeitige Anmeldung der Gesellschaft unter https://www.energiekontor.de/
unter Nachweis des Anteilsbesitzes durch den Aktionär investor-relations/hauptversammlung bei den Angaben
oder den Bevollmächtigten Sorge zu tragen. zur ordentlichen Hauptversammlung 2020 zum Download
zur Verfügung.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nach-
weis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft Vorstehende Übermittlungswege stehen jeweils bis zu den
bedürfen der Textform. Die Vollmacht kann gegenüber vorstehend genannten Zeitpunkten auch zur Verfügung,
dem zu Bevollmächtigenden oder gegenüber der Gesell- wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegen-
schaft erklärt werden. Die Übermittlung des Nachweises über der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nach-
der Bevollmächtigung kann per E-Mail, postalisch oder weis über die Erteilung der Bevollmächtigung erübrigt
per Telefax bis zum Ablauf des 19. Mai 2020, 24:00 Uhr sich in diesem Fall. Der Widerruf oder die Änderung einer
(MESZ), an folgende Anschrift, Telefax-Nummer oder bereits erteilten Vollmacht kann ebenfalls auf den vorge-
E-Mail-Adresse erfolgen: nannten Übermittlungswegen jeweils bis zu den vorste-
hend genannten Zeitpunkten unmittelbar gegenüber der
Energiekontor AG Gesellschaft erklärt werden.
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48 Bei der Bevollmächtigung von Intermediären, Aktionärs-
81241 München vereinigungen, Stimmrechtsberatern oder sonstigen nach
Deutschland § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen oder Insti-
Telefax: +49 89 / 88 96 906-55 tutionen richten sich das Verfahren, die Form und der
E-Mail: energiekontor@better-orange.de Widerruf der Bevollmächtigung nach besonderen Rege-
lungen. Bitte wenden Sie sich an den betreffenden Inter-
oder über den passwortgeschützten Internetservice mediär, die betreffende Aktionärsvereinigung oder sons-
auf der Internetseite der Gesellschaft unter tige in § 135 Abs. 8 AktG genannte Personen oder Insti-
https://www.energiekontor.de/investor-relations/ tutionen, um Näheres zu erfahren.
hauptversammlung gemäß den dafür vorgesehenen
Verfahren bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen Auch Bevollmächtigte können nicht physisch an der
in der virtuellen Hauptversammlung übermittelt, geändert Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimm-
oder widerrufen werden. recht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im
Rahmen ihrer jeweiligen Vollmacht im Wege der Briefwahl
Aktionäre, die eine andere Person bevollmächtigen möch- oder durch (Unter-)Bevollmächtigung der weisungsgebun-
ten, können für die Erteilung einer Vollmacht das Formular denen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.
verwenden, welches nach ordnungsgemäßer Anmeldung
und Nachweis des Anteilsbesitzes zugeschickt wird. Ein
entsprechendes Formular steht auch auf der Internetseite
20 21Stimmrechtsvertretung durch weisungsgebundene zu den einzelnen Tagesordnungspunkten oder vor der
Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft Hauptversammlung gemäß §§ 126, 127 AktG zugänglich
gemachten Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von
Aktionäre können ihr Stimmrecht durch Vollmacht an die Aktionären vorliegt. Die Stimmrechtsvertreter der Gesell-
durch die Gesellschaft benannten weisungsgebundenen schaft nehmen keine Vollmachten zur Einlegung von
Stimmrechtsvertreter ausüben. Auch in diesem Fall sind Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse,
die ordnungsgemäße Anmeldung und der ordnungsge- zur Ausübung der Fragemöglichkeit oder zur Stellung von
mäße Nachweis des Anteilsbesitzes, wie vorstehend im Anträgen entgegen.
Abschnitt II. beschrieben, erforderlich.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstim-
Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter mung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der
der Gesellschaft können per Post, Telefax oder E-Mail an virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine
die vorstehend in diesem Abschnitt IV. genannte Anschrift, Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch
Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse bis zum Ablauf des als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzel-
19. Mai 2020, 24:00 Uhr (MESZ) oder über den passwort- abstimmung.
geschützten Internetservice auf der Internetseite der
Gesellschaft unter https://www.energiekontor.de/
investor-relations/hauptversammlung gemäß den dafür Stimmabgabe im Wege der Briefwahl
vorgesehenen Verfahren bis zum Beginn der Abstimmung
in der virtuellen Hauptversammlung erteilt, geändert oder Aktionäre können ihr Stimmrecht auch im Wege der Brief-
widerrufen werden. Ein entsprechendes Formular wird wahl schriftlich oder auf elektronischem Weg unter Nut-
nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Anteilsbesitz- zung des passwortgeschützten Internetservice abgeben.
nachweis zugesandt. Ein entsprechendes Formular Auch in diesem Fall sind die ordnungsgemäße Anmeldung
steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter und der ordnungsgemäße Nachweis des Anteilsbesitzes,
https://www.energiekontor.de/investor-relations/ wie vorstehend im Abschnitt II. beschrieben, erforderlich.
hauptversammlung bei den Angaben zur ordentlichen
Hauptversammlung 2020 zum Download zur Verfügung. Briefwahlstimmen können per Post, Telefax oder E-Mail an
die vorstehend in diesem Abschnitt IV. genannte Anschrift,
Bei einer Bevollmächtigung der von der Gesellschaft Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse bis zum Ablauf des
benannten Stimmrechtsvertreter müssen diesen in jedem 19. Mai 2020, 24:00 Uhr (MESZ) oder über den pass-
Falle Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt wortgeschützten Internetservice auf der Internetseite
werden. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, ent- der Gesellschaft unter https://www.energiekontor.de/
sprechend den ihnen erteilten Weisungen abzustimmen; investor-relations/hauptversammlung gemäß den dafür
sie sind auch bei erteilter Vollmacht nur zur Stimmrechts- vorgesehenen Verfahren bis zum Beginn der Abstimmung
ausübung befugt, soweit eine ausdrückliche Weisung in der virtuellen Hauptversammlung abgegeben, geändert
22 23oder widerrufen werden. Ein entsprechendes Formular seite der Gesellschaft unter https://www.energiekontor.de/
wird nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Anteilsbe- investor-relations/hauptversammlung übersandt.
sitznachweis zugesandt. Ein entsprechendes Formular
steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter Die Übertragung der Hauptversammlung ermöglicht keine
https://www.energiekontor.de/investor-relations/ Teilnahme im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG (elek-
hauptversammlung bei den Angaben zur ordentlichen tronische bzw. Online-Teilnahme).
Hauptversammlung 2020 zum Download zur Verfügung.
Die Abgabe von Stimmen durch Briefwahl ist auf die VI. Widerspruch gegen einen Beschluss der
Abstimmung über die in der Einberufung zur virtuellen Hauptversammlung
Hauptversammlung bekanntgemachten Beschlussvor-
schläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat und auf mit Angemeldete Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten,
einer etwaigen Ergänzung der Tagesordnung gemäß die das Stimmrecht im Wege der Briefwahl oder durch
§ 122 Abs. 2 AktG bekanntgemachten Beschlussvor- Vollmacht- und Weisungserteilung an die Stimmrechts-
schläge von Aktionären sowie etwaige vor der Hauptver- vertreter der Gesellschaft ausgeübt haben, haben die
sammlung gemäß §§ 126, 127 AktG zugänglich gemach- Möglichkeit, über den passwortgeschützten Internet-
te Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären service auf der Internetseite der Gesellschaft unter
beschränkt. https://www.energiekontor.de/investor-relations/
hauptversammlung von Beginn der virtuellen Hauptver-
sammlung am 20. Mai 2020 an bis zum Ende der virtuel-
V. Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung len Hauptversammlung gemäß § 245 Nr. 1 AktG i. V. m.
im Internet § 1 Abs. 2 Nr. 4 Covid-19-Gesetz Widerspruch gegen
einen Beschluss der Hauptversammlung zu erklären.
Angemeldete Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten
können die gesamte Versammlung am 20. Mai 2020,
ab 10:30 Uhr (MESZ) live auf der Internetseite der VII. Weitere Angaben zu den Rechten der Aktionäre
Gesellschaft unter https://www.energiekontor.de/ gemäß §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127, 131 Abs. 1
investor-relations/hauptversammlung im passwort- AktG i. V. m. § 1 Covid-19-Gesetz
geschützten Internetservice in Bild und Ton verfolgen.
Nach Zugang der ordnungsgemäßen Anmeldung und Ergänzungsanträge zur Tagesordnung gemäß § 122
eines ordnungsgemäßen Nachweises des Anteilsbesitzes, Abs. 2 AktG i. V. m. § 1 Abs. 3 Satz 4 Covid-19-Gesetz
jeweils wie vorstehend unter Abschnitt II. beschrieben,
werden den Aktionären die Zugangsdaten für die Nutzung Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten
des passwortgeschützten Internetservice auf der Internet- Teil (5 %) des Grundkapitals, das entspricht zur Zeit
24 25733.908 Aktien, oder den anteiligen Betrag von außerdem unter der Internetadresse
€ 500.000,00 erreichen (dies entspricht 500.000 Aktien), https://www.energiekontor.de/investor-relations/
können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesord- hauptversammlung bekannt gemacht und den Aktionären
nung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem mitgeteilt.
neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine
Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären
oder in der elektronischen Form des § 126a BGB (d. h. gemäß §§ 126 Abs. 1 und 127 AktG
mit qualifizierter elektronischer Signatur) an den Vorstand
der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft Aktionäre können Gegenanträge (nebst einer etwaigen
unter der nachstehenden Adresse spätestens am 5. Mai Begründung) gegen einen Vorschlag von Vorstand
2020, 24:00 Uhr (MESZ) zugegangen sein. und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Tagesord-
nungspunkt sowie Wahlvorschläge an die Gesellschaft
postalisch: übersenden.
Vorstand der Energiekontor AG
c/o Better Orange IR & HV AG Wahlvorschläge von Aktionären sowie Gegenanträge, die
Haidelweg 48 bis spätestens 5. Mai 2020 24:00 Uhr (MESZ) bei der
81241 München Gesellschaft unter der nachfolgend genannten Adresse,
Deutschland Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse eingegangen sind,
werden, soweit die übrigen Voraussetzungen für eine
elektronisch (mit qualifizierter elektronischer Signatur): Veröffentlichungspflicht nach §§ 126, 127 AktG erfüllt
hauptversammlung@energiekontor.de sind, unverzüglich nach ihrem Eingang einschließlich des
Namens des Aktionärs und einer etwaigen Begründung
Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit auf der Internetseite der Gesellschaft unter
mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Ver- https://www. energiekontor.de/investor-relations/
langens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien hauptversammlung bei den Angaben zur ordentlichen
bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag hal- Hauptversammlung 2020 zugänglich gemacht:
ten werden.
postalisch:
Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung
werden – soweit nicht bereits mit der Einberufung bekannt Vorstand der Energiekontor AG
gemacht – unverzüglich nach Zugang des Verlangens im c/o Better Orange IR & HV AG
Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien Haidelweg 48
zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausge- 81241 München
gangen werden kann, dass sie die Information in der Deutschland
gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden
26 27per Telefax +49 89 / 88 96 906-55 esse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen auswählen;
er kann dabei Aktionärsvereinigungen und institutionelle
elektronisch: hauptversammlung@energiekontor.de Investoren mit bedeutenden Stimmanteilen bevorzugen.
Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung zu etwaigen Fragen der Aktionäre sind bis spätestens zwei Tage vor
Gegenanträgen und Wahlvorschlägen werden ebenfalls der Versammlung, d. h. bis spätestens 18. Mai 2020,
unter der genannten Internetadresse veröffentlicht. 24:00 Uhr (MESZ), per E-Mail unter
hauptversammlung@energiekontor.de oder über den
Anderweitig adressierte oder verspätet eingegangene passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite
Gegenanträge oder Wahlvorschläge werden von der der Gesellschaft unter https://www.energiekontor.de/
Gesellschaft nicht im Internet veröffentlicht. investor-relations/hauptversammlung einzureichen.
Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Während der virtuellen Hauptversammlung können keine
Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden. Fragen gestellt werden.
Ordnungsgemäß gestellte und zulässige Gegenanträge
und Wahlvorschläge, die nach §§ 126 Abs. 1, 127 AktG
im Vorfeld der Hauptversammlung bekannt gemacht VIII. Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
wurden, werden in der virtuellen Hauptversammlung so
behandelt, als seien sie in der Hauptversammlung gestellt Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung
worden, wenn sich der Aktionär auch angemeldet hat. beträgt das Grundkapital der Gesellschaft
€ 14.678.160,00 und ist eingeteilt in 14.678.160 Stück-
aktien mit einem rechnerischen Anteil am Grundkapital
Fragemöglichkeit der Aktionäre gemäß § 131 Abs. 1 von € 1,00 je Stückaktie. Jede Aktie gewährt eine Stim-
AktG i. V. m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 Covid-19- me. Die Gesamtzahl der teilnahme- und stimmberechtig-
Gesetz ten Aktien beträgt im Zeitpunkt der Einberufung der
Hauptversammlung somit 14.678.160. Die Gesellschaft
Abweichend von § 131 AktG haben angemeldete Aktio- hält zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversamm-
näre in der virtuellen Hauptversammlung am 20. Mai 2020 lung 366.547 eigene Aktien, aus denen der Gesellschaft
kein Auskunftsrecht. Stattdessen haben Sie die Möglich- keine Stimmrechte zustehen.
keit, im Vorfeld der Hauptversammlung Fragen einzurei-
chen. Ein Recht auf Antwort ist damit jedoch nicht ver-
bunden. Über die Beantwortung der Fragen entscheidet
der Vorstand nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen. Der
Vorstand hat nicht alle Fragen zu beantworten; er kann
insbesondere auch Fragen zusammenfassen und im Inter-
28 29IX. Weitergehende Erläuterungen und Informationen um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung
auf der Internetseite der Gesellschaft/Unterlagen ihrer Rechte im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung
zu ermöglichen und einen rechtmäßigen und satzungs-
Alle gesetzlich erforderlichen Hauptversammlungsunter- gemäßen Ablauf der Verhandlungen und Beschlüsse der
lagen und Anträge von Aktionären sowie weitere Infor- Hauptversammlung sicherzustellen. Soweit die Energie-
mationen einschließlich der weitergehenden Erläuterungen kontor AG diese Daten nicht von den Aktionären und/oder
zu den Rechten der Aktionäre gem. §§ 122 Abs. 2, 126 etwaigen Aktionärsvertretern erhält, übermittelt die ihr
Abs. 1, 127 AktG, § 1 Abs. 2 Nr. 3 Covid19-Gesetz i. V. Depot führende Bank diese personenbezogenen Daten
m. 131 Abs. 1 AktG und § 1 Covid-19-Gesetz sind an die Energiekontor AG.
ab Einberufung auf der Internetseite der Gesellschaft
unter https://www.energiekontor.de/investor-relations/ Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der
hauptversammlung bei den Angaben zur ordentlichen Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter ist für die
Hauptversammlung 2020 zugänglich. Die Abstimmungs- Durchführung der virtuellen Hauptversammlung zwingend
ergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art.
derselben Internetadresse bekannt gegeben. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe c DS-GVO i. V. m.
§§ 123, 129, 135 AktG.
Auch während der Hauptversammlung werden die
gesetzlich zugänglich zu machenden Unterlagen auf der Neben der Verarbeitung auf Basis gesetzlicher Vorschrif-
Internetseite der Gesellschaft unter https://www. ten verarbeiten wir personenbezogene Daten auch zur
energiekontor.de/investor-relations/hauptversammlung bei Wahrung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6
den Angaben zur ordentlichen Hauptversammlung 2020 Absatz 1 f) DSGVO: Wir haben ein berechtigtes Interesse,
zugänglich sein. den geordneten Ablauf der Hauptversammlung sicherzu-
stellen. Wenn Sie gemäß § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz
i. V. m. den Vorgaben in der Einberufung der ordentlichen
X. Hinweise zum Datenschutz virtuellen Hauptversammlung per E-Mail vor der Hauptver-
sammlung Fragen einreichen oder in der Hauptversamm-
Die Energiekontor AG verarbeitet als »Verantwortlicher« lung Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversamm-
im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung lung erklären, verarbeiten wir zu deren Bearbeitung da-
(DS-GVO) zur Vorbereitung und Durchführung ihrer her den Namen des Aktionärs und die Aktionärsnummer
Hauptversammlung personenbezogene Daten der Aktio- sowie Ihre E-Mailadresse. Wenn Sie einen Dritten zur
näre und etwaiger Aktionärsvertreter (insbesondere Name, Hauptversammlung bevollmächtigen, verarbeiten wir zur
Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Erstellung der Vollmachtskarte auch den Namen des
Besitzart der Aktien, Nummer der Eintrittskarte und die Bevollmächtigten.
Erteilung etwaiger Stimmrechtsvollmachten) auf Grundlage
der in Deutschland geltenden Datenschutzbestimmungen,
30 31Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung Diese Rechte können Aktionäre und etwaige Aktionärs-
beauftragt die Energiekontor AG verschiedene Dienstleis- vertreter unter den folgenden Kontaktdaten der Energie-
ter und Berater. Diese erhalten nur solche personenbe- kontor AG geltend machen:
zogenen Daten, die zur Ausführung des jeweiligen Auf-
trags erforderlich sind. Die Dienstleister und Berater ver- Energiekontor AG
arbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Mary-Somerville-Straße 5
Energiekontor AG. Im Übrigen werden personenbezogene 28359 Bremen
Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Telefax: +49 421 3304-444
Aktionären und etwaigen Aktionärsvertretern zur Verfü- Email: hauptversammlung@energiekontor.de
gung gestellt (vgl. § 129 Abs. 4 AktG).
Zudem steht Aktionären und etwaigen Aktionärsvertretern
Die personenbezogenen Daten werden gespeichert, ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbe-
solange dies gesetzlich geboten ist oder die Gesellschaft hörden nach Art. 77 DS-GVO zu.
ein berechtigtes Interesse an der Speicherung hat, etwa Der betriebliche Datenschutzbeauftragte der
im Falle gerichtlicher oder außergerichtlicher Streitigkeiten Energiekontor AG ist wie folgt erreichbar:
aus Anlass der Hauptversammlung. Anschließend werden
die personenbezogenen Daten gelöscht. Energiekontor AG
Frau Nicole Bär
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen Mary-Somerville-Straße 5
im Einzelfall zu prüfen sind, haben Aktionäre und etwaige 28359 Bremen
Aktionärsvertreter das Recht, Auskunft über die Verarbei- Telefax: +49 421 3304-444
tung ihrer personenbezogenen Daten, Berichtigung oder Email: info@energiekontor.de
Löschung Ihrer personenbezogenen Daten oder die Ein-
schränkung der Verarbeitung zu beantragen sowie ihre
personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängi- Bremen, im April 2020
gen und maschinenlesbaren Format (Datenübertragbar-
keit) zu erhalten. Unter den gesetzlichen Voraussetzun- Energiekontor AG
gen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen ist, haben
Aktionäre und etwaige Aktionärsvertreter auch das Recht, Der Vorstand
Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbe-
zogenen Daten einzulegen.
32 3335
Investor Relations Mary-Somerville-Straße 5 28359 Bremen Telefon +49 421 3304-126 Telefax +49 421 3304-444 ir@energiekontor.de www.energiekontor.de Energiekontor AG Bremen ISIN: DE0005313506
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