Etikette für die Anfertigung elektronischer Nachrichten

Etikette für die Anfertigung elektronischer Nachrichten

Wenn Sie heute studieren, stellt der Umgang mit elektronischen Nachrichten vermutlich eine
Selbstverständlichkeit für Sie dar. Dennoch zeigt die Erfahrung, dass das Medium der elek-
tronischen Nachricht nicht immer angemessen genutzt wird. Daher soll Ihnen dieser kleine
Leitfaden grundlegende Kenntnisse über das Verfassen von elektronischen Nachrichten im
hochschulischen Bereich vermitteln. Mögliche Besonderheiten anderer Lebensbereiche
oder bestimmter beruflicher Umfelder können dabei nicht berücksichtigt werden.

1. Betreff

Bitte achten Sie immer darauf, dass Sie Ihrer elektronischen Nachricht einen eindeutigen
und sinnvollen Betreff geben. Da hochschulisches Lehrpersonal i. d. R. mit einer Vielzahl an
elektronischen Nachrichten konfrontiert ist, laufen Sie andernfalls Gefahr, dass Ihre elektro-
nische Nachricht untergeht und Ihr Anliegen somit nicht bearbeitet wird.

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für Betreffzeilen, die nicht eindeutig sind und daher
vermieden werden sollten: „Externes Rechnungswesen“, „Frage“, „Problem“, „Bilanzierung“,
„Frage zum Veranstaltungstermin“. Sämtliche dieser Betreffzeilen konkretisieren weder das
zugrunde liegende Anliegen, noch geht aus ihnen die Veranstaltung hervor, an die die Frage
anknüpft. Geben Sie daher immer die Veranstaltung an und konkretisieren Sie kurz, aber
präzise das zugrunde liegende Anliegen! Im Folgenden finden Sie Beispiele für Betreffzeilen,
die den Anforderungen genügen: „Aufbaumodul Rechnungswesen: Frage zur Nutzungsdau-
er des GoF“ „Grundmodul Bilanzierung – Terminverschiebung am 20.11.“

Es empfiehlt sich auch, darauf zu achten, dass Ihr Name im Absenderfeld richtig angezeigt
wird, insbesondere um eine etwaige spätere Auffindbarkeit der elektronischen Nachricht zu
erleichtern. Die entsprechende Einstellung können Sie in jedem Programm zur Erstellung
und Verwaltung elektronischer Nachrichten vornehmen; beispielsweise in „Mozilla“ unter
„Extras –> Konten-Einstellungen“.

2. Anrede

Die Erfahrung zeigt, dass insbesondere die Anrede ein großes Problem darzustellen scheint.
Möglicherweise ist dies auch der Grund, warum in einigen elektronischen Nachrichten gänz-
lich auf eine Anrede verzichtet wird. Bitte haben Sie Verständnis dafür, wenn derartige elekt-
ronische Nachrichten nicht beantwortet werden können, da eine fehlende Anrede sowohl von
Respektlosigkeit wie auch von mangelnder Sorgfalt des Autors zeigt. Wenn Sie eine elektro-
nische Nachricht an eine Lehrperson verfassen, können Sie zu Recht erwarten, dass Ihr An-

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liegen sorgfältig und umfassend bearbeitet wird; dies setzt aber auch hinreichenden Respekt
sowie eine gewisse Sorgfalt des Verfassers der elektronischen Nachricht voraus.

Ebenso wie eine fehlende Anrede zeugen folgende Anreden von Respektlosigkeit und man-
gelnder Sorgfalt: „Tagchen“, „Mahlzeit“, „Hallochen“ oder regionale Spezifika wie „Grüß Gott“
oder „Moin Moin“. Selbst wenn derartige Anredeformen in Ihren Breiten gewöhnlich sind,
sollten Sie in einer hochschulischen elektronischen Nachricht darauf verzichten.

Es sollte selbstverständlich sein, dass Sie hochschulisches Personal immer mit dem Nach-
namen anreden, sofern nicht ausdrücklich anderes vereinbart wurde. Neuartige Modeer-
scheinungen wie das sog. „Hamburger Sie“ („Hallo Matthias, wir haben ein Angebot für Sie“),
die vor allem im Fernsehen, mittlerweile aber auch in einigen – zumeist wenig seriös er-
scheinenden – Geschäftsbriefen verwendet werden, sind unbedingt zu vermeiden.

Natürlich können Sie im Gegenzug erwarten, dass Sie ebenfalls mit Ihrem Nachnamen an-
geredet werden. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass sich insbesondere bei ausländi-
schen Namen nicht in jedem Fall zweifelsfrei feststellen lässt, ob der Verfasser weiblichen
oder männlichen Geschlechts ist, so dass möglicherweise eine neutrale Anredeform gewählt
werden muss.

Welche Form der Anrede sollte nun gewählt werden? Wenn Sie das erste Mail mit einer Per-
son in Kontakt treten, die Sie nicht persönlich kennen, empfiehlt sich immer die Anrede „Sehr
geehrte(r) Frau/Herr XY“. Dies trifft beispielsweise auf den Fall zu, dass Sie eine Lehrperson
kontaktieren möchte, die Lehrperson aber Ihren Namen nicht kennt, bzw. Ihren Namen nicht
zuordnen kann. Wenn Ihnen diese Lehrperson anschließend mit „Hallo Frau/Herr XY“ ant-
wortet, können Sie künftig ebenfalls auf diese Anredeform übergehen. Kennt Sie die Lehr-
person mit Namen und kann Sie zuordnen, ist ggf. auch in der ersten Kontaktaufnahme ein
„Hallo Frau/Herr XY“ angebracht. Hierüber lässt sich aber keine verallgemeinernde Aussage
treffen, vielmehr erfordert diese Entscheidung gute Menschenkenntnis. Ein Indikator für die-
se Entscheidung kann das Alter sein.1

Verbreitet sind auch die Anredeformen „Guten Tag / Guten Morgen Frau/Herr XY“ sowie
„Liebe(r) Frau/Herr XY“. „Guten Tag“ kann dabei als Zwischenweg zwischen „Hallo…“ und
„Sehr geehrte(r)…“ angesehen werden und ist in elektronischen Nachrichten i. d. R. unpro-
blematisch. Anredeformen, die wie „Guten Morgen…“ die Tageszeit beinhalten, sollten hin-
gegen vermieden werden, da Sie nicht erwarten können, dass der Empfänger die elektroni-
sche Nachricht zur jeweiligen Tageszeit liest. Die Anredeform „Liebe(r)…“ sorgt bisweilen für

1
    Bei jüngerem Lehrpersonal ist ein „Hallo Herr/Frau XY“ i. d. R. eher angemessen als bei älterem Lehrpersonal.
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Unbehagen und sollte daher lieber vermieden werden. Sind Sie im Zweifel über die geeigne-
te Anredeform, sollten Sie „Sehr geehrte(r) Frau/Herr XY“ wählen.

3. Akademische Grade

Ein weiterer Klassiker betrifft die Frage, ob akademische Grade („Doktor“, „Professor“,
„M.Sc.“) zu verwenden sind. Als allgemeine Faustformel kann hierbei gelten, dass Sie aka-
demische Grade unterhalb des Doktors (also z.B. „M.Sc.“, „B.A.“, „Dipl.-Kaufmann“) getrost
vernachlässigen können.

In Bezug auf die Verwendung von „Doktor“ und „Professor“2 hängt die Entscheidung stark
von der Kultur im jeweiligen hochschulischen Bereich ab. Hierzu sei zunächst erwähnt, dass
einzig der „Doktor“ als akademischer Grad in den Personalausweis eingetragen werden kann
und dann auch im behördlichen Verkehr Anwendung findet. „Professor“ stellt hingegen ‚nur‘
eine Amtsbezeichnung dar, 3 wobei sich die Nennung dieses akademischen Grades aus
Gründen der Höflichkeit eingebürgert hat. Dabei ist jedoch zu beachten, dass unterschiedli-
che Professorengrade existieren:

Univ.-Prof. (habilitierter Universitäts-Professor)4

Prof. Dr. (nicht habilitierter Fachhochschul-Professor)

Prof. Dr. habil (habilitierter Fachhochschul-Professor)

Was gilt nun in Bezug auf die Verwendung der akademischen Grade „Doktor“ und „Profes-
sor“? Im fachhochschulischen Bereich lässt sich die Beobachtung machen, dass dort tätiges
Lehrpersonal bei der Anrede i. d. R. keinen Wert auf akademische Grade legt. Aber auch
hier ist wieder Menschenkenntnis erforderlich. Sind Sie im Zweifel, können Sie mit der Nen-
nung des akademischen Grades nichts verkehrt machen. Antwortet Ihnen der Empfänger der
elektronischen Nachricht ohne Nennung des akademischen Grades, können Sie bei Ihrer
Anrede auf diesen künftig verzichten. In jedem Fall verzichten können Sie auf die Nennung
der Fachrichtung (z. B. Dr. rer. pol. oder Dr. rer. nat.).

Im universitären Bereich ist der Gebrauch von akademischen Graden wesentlich geläufiger.
Insbesondere bei älteren Professoren, Professoren in juristischen Fakultäten sowie auch bei
süddeutschen und vor allem österreichischen Professoren sollten Sie auf die Nennung des
jeweiligen akademischen Grades nicht verzichten.

2
  Auch bei weiblichem Lehrpersonal wird i. d. R. von „Doktor/Professor“ statt „Doktorin/Professorin“ gesprochen.
  Ob dies angesichts von etablierten Anredeformen wie „Frau Präsidentin“ oder „Frau Bundeskanzlerin“ sprach-
  systematisch ist, kann hier offen bleiben.
3
  Gleiches gilt für sog. Privatdozenten (PD). Diese sind habilitiert, besitzen aber keinen universitären Lehrstuhl.
4
  Einige habilitierte Universitäts-Professoren verzichten auf das „Univ.-Prof.“ und nennen sich ‚nur‘ „Prof“.
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Sofern Sie einen akademischen Grad verwenden möchten, sollten Sie diesen immer kom-
plett ausschreiben („Doktor“, „Professor“). Ein „Sehr geehrte(r) Frau/Herr Prof. XY“ ist zu
vermeiden. Zu beachten ist auch, dass bei der Anrede eines Professors immer der Doktorti-
tel wegfällt.

4. Darlegung Ihres Anliegens

Ihr Anliegen sollten Sie jeweils möglichst knapp, aber erschöpfend darlegen. Zeilenlange
Abhandlungen über Randaspekte sowie umständliche Umschreibungen erschweren die
Lesbarkeit und verhüllen ggf. sogar den Zweck Ihres Anliegens. Nicht selten lässt sich be-
obachten, dass elektronische Nachrichten weitschweifige Abhandlungen über den bisherigen
Studienverlauf erhalten. Dies ist aber i. d. R. in keinster Weise zielführend und für den Ad-
ressaten normalerweise nur partiell von Interesse, so dass Sie davon absehen sollen. Auch
die Angabe Ihrer Matrikel-Nummer ist im Regelfall entbehrlich.

Vermeiden Sie es nach Möglichkeit auch, schwierige Satzkonstruktionen oder ungenaue
Begriffe zu verwenden. Achten Sie auf den konsequenten Gebrauch der von Ihnen gewähl-
ten Begriffe und versuchen Sie nicht, aus Gründen einer falsch verstandenen Sprachvielfalt
regelmäßig verwendete Begriffe durch ähnliche (inhaltsgleiche) Begriffe zu ersetzen. So
muss bspw. eine Prüfungsordnung immer eine Prüfungsordnung bleiben und nicht plötzlich
zum „Prüfungsgesetz“ oder zur „Prüfungsbestimmung“ werden.

Wenn Sie Ihre Ausführungen in üblicher Ausdrucksweise unter Gebrauch üblicher Fachbe-
griffe formulieren, dürfen Sie davon ausgehen, dass der Adressat Sie versteht. Vermeiden
Sie einen inflationären Gebrauch umgangssprachlicher und fremdsprachlicher Begriffe. De-
ren Verwendung zeugt häufig keinesfalls von Weltoffenheit, sondern vielmehr von Sprach-
verhunzung.

Es empfiehlt sich, zur Heraushebung zentraler Aspekte die Möglichkeiten des Kursivdrucks
und der Unterstreichung zu nutzen. Auch die Einfügung von Absätzen stellt ein häufig sinn-
volles Stilmittel dar, um die Lesbarkeit und Aussagekraft Ihrer elektronischen Nachricht zu
erhöhen. Vorsicht ist jedoch bei Einrückungen und/oder wenig gebräuchlichen Formatierun-
gen geboten, da diese evtl. nicht von jedem Programm zur Erstellung und Verwaltung elek-
tronischer Nachrichten erkannt werden können, so dass als Folge möglicherweise Darstel-
lungsfehler entstehen können.

Erfordern Ihre Anliegen die Beifügung von (Kurz-)Zusammenfassungen, Lebensläufen oder
die Darlegung von Klausurlösungen, u. s. w., sollten diese in den Anhang aufgenommen
werden. Sofern der Empfänger diese Anhänge lediglich zur Kenntnis nehmen, nicht aber
bearbeiten soll, bietet sich das Dateiformat „PDF“ an. Achten Sie dabei darauf, dass Sie nur
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gebräuchliche PDF-Version verwenden. Soll der Empfänger den Anhang bearbeiten, bietet
sich hingegen das „Word-Format“ an.

5. Abkürzungen / „Smilies“

Nicht zuletzt im Zuge der Platz greifenden Kurznachrichten-Kommunikation lässt sich ein
verstärkter Trend zum Gebrauch von Abkürzungen feststellen. Bitte beachten Sie, dass ein
inflationärer Gebrauch von Abkürzungen als unhöflich und/oder oberflächlich angesehen
werden kann, so dass Sie mit diesen sparsam umgehen sollten. Hinzu kommt, dass be-
stimmte Abkürzungen u. U. vom Lehrpersonal nicht verstanden werden, was schnell zu
Kommunikationsstörungen führen kann. Allgemeinübliche Abkürzungen können und sollen
hingegen selbstverständlich verwendet werden („z. B.“, „m. E.“, „insb.“). Auch der Gebrauch
von Abkürzungen, die im jeweiligen wissenschaftlichen Bereich üblich sind, stellt kein Prob-
lem dar, sondern ist häufig sogar erwünscht („EBIT“, „ERP“).

Auf „Smilies“ sowie mögliche andere nicht-alphanumerische Darstellungsweisen sollten Sie
verzichten.

6. Grußformel

Weniger Schwierigkeiten bereitet zumeist die Grußformel. Sowohl „Beste Grüße“ wie auch
„Viele Grüße“ und der Klassiker „Mit freundlichen Grüßen“ lassen sich normalerweise prob-
lemlos verwenden. Verzichten sollten Sie allerdings darauf, Ihre elektronische Nachricht nur
mit „Grüße“ zu versehen, da dies als Oberflächlichkeit ausgelegt werden kann.

7. Fußzeilen / Werbung

Sofern Ihre elektronische Nachricht eine Fußzeile enthält, sollten Sie nur die wesentlichen
Informationen aufnehmen. Hierzu gehört in keinem Fall eine Adresse zum Auffinden Ihrer
Person in einem sozialen Netzwerk. Neuerdings ist in Fußzeilen auch den Hinweis zu finden,
dass man sich mit Blick auf den Umweltschutz überlegen möge, ob ein Ausdruck der betref-
fenden elektronischen Nachricht wirklich nötig sei. Derartige Hinweise sollten Sie unterlas-
sen, da es nicht opportun erscheint, den Empfänger einer elektronischen Nachricht zu beleh-
ren. Der Empfänger wird gewiss eigenständig entscheiden können, ob ein Ausdruck notwen-
dig ist oder nicht.

Sollte Werbung aufgrund der Nutzung kostenloser elektronischer Nachrichtendienste nicht
vermeidbar sein, so ist darauf zu achten, dass diese keine anzüglichen Inhalte aufweist.

Münster, 25.09.2013

Matthias Gröne
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