EU-FONDS INFOBRIEF - BAMF
←
→
Transkription von Seiteninhalten
Wenn Ihr Browser die Seite nicht korrekt rendert, bitte, lesen Sie den Inhalt der Seite unten
Asyl-, Migrations-, Integrationsfonds
EU-Zuständige Behörde
EU-FONDS
INFOBRIEF
13. September 2018
Ausgabe 03/2018 EU-Fonds:
Asyl-, Migrations-
und
Integrationsfonds
(AMIF)
Mit diesem Informationsschreiben unterrichtet die EU-Zuständige Behörde beim Bundesamt
für Migration und Flüchtlinge über den jeweils aktuellen Stand der EU-Fondsverwaltung für
den Asyl-, Migrations- und Integrationsfonds (AMIF).Bundesamt für Migration und Flüchtlinge EU-Fonds Infobrief 03/2018
EU-Zuständige Behörde
Inhalt
1. Aufforderung 2018 ......................................................................................................... 2
2. Überarbeitete Formulare für die Aufforderungen 2017 und 2018 ................................... 3
3. Hinweise zu den Förderbestimmungen .......................................................................... 5
4. Hinweise zur Mittelanforderung ..................................................................................... 6
5. Hinweise zur Vorlage von Originalbelegen .................................................................... 6
6. Information Datenschutzgrundverordnung ..................................................................... 7
7. Meldung Indikatoren ...................................................................................................... 8
1. Aufforderung 2018
Wie bereits im EU-Fonds Infobrief 02/2018 informiert, wurde am 16.08.2018 durch die EU-
Zuständige Behörde auf der Internetseite eine neue Aufforderung zur Einreichung von Pro-
jektvorschlägen veröffentlicht.
Das finanzielle Gesamtvolumen der Mittelausschreibung für drei Jahre beträgt insgesamt
69.432.222,35 EUR.
Ab dem Zeitpunkt der Veröffentlichung können Projektvorschläge innerhalb einer Frist von
acht Wochen eingereicht werden.
Während der laufenden Aufforderung zur Einreichung von Projektvorschlägen wird die EU-
Zuständige Behörde aus Gründen der Gleichbehandlung und der Transparenz keine indivi-
duelle Beratung anbieten.
Ein Leitfaden zur Antragstellung sowie eine FAQ-Liste werden ab Veröffentlichung als Do-
kumente auf der Homepage unter „Aufforderung 2018“ zur Verfügung stehen
(http://www.bamf.de/DE/DasBAMF/EU-Fonds/AMIF/Aufforderung/aufforderung-node.html).
Eine schriftliche oder mündliche Beantwortung weiterer Fragen ist für die Aufforderung 2018
nicht vorgesehen.
Seite | 2Bundesamt für Migration und Flüchtlinge EU-Fonds Infobrief 03/2018
EU-Zuständige Behörde
2. Überarbeitete Formulare für die Aufforderungen 2017 und 2018
2.1 Überarbeitung Belegliste
Für die Projekte ab der Aufforderung 2017 wurde eine neue Belegliste für den Verwen-
dungsnachweis entworfen. Der Neuentwurf wurde notwendig, da die Beleglisten im Zuge der
Prüfung des Verwendungsnachweises zukünftig in eine Datenbankanwendung eingelesen
werden, hierfür musste das Layout der bisherigen Beleglisten angepasst und verändert wer-
den. Die Veränderungen betreffen die Darstellung und Berichterstattung bei den Einnahmen
und bei den Personalkosten, alle anderen Kostenarten sind unverändert geblieben. Das
PDF-Dokument steht zum Download auf der Website der EU-Zuständigen Behörde bereit
(Link: http://www.bamf.de/SharedDocs/Anlagen/DE/Downloads/Infothek/EU_AMIF/belegliste-
17.html?nn=9716046).
2.1.1 Einnahmen
Bislang wurden alle Einnahmen auf einem Tabellenblatt zusammengefasst. Zur Anpassung
an die Datenbank war es notwendig, jede Einnahmeart auf einem separaten Tabellenblatt zu
erfassen. Die Tabellenblätter können über die einzelnen Registerblätter angewählt werden.
Die Reihenfolge der Registerblätter entspricht dabei der Reihenfolge, in der der die Einnah-
men bisher aufgelistet waren.
2.1.2 Personalkosten
Durch die Umstellung auf die Standardeinheitskosten und durch die Anpassung an die Da-
tenbank musste das Personalkostenblatt umfangreich angepasst werden. Während im bishe-
rigen Layout die Personalkosten ohne besondere Sortierung fortlaufend einzutragen waren,
sieht die neue Struktur vor, dass alle Belege zu einer Stelle/Tätigkeit nacheinander in die
Belegliste einzutragen sind. Somit können in der Datenbank automatisch die Nachweise für
eine Stelle/Tätigkeit gesammelt dargestellt und bearbeitet werden, es bedarf keiner manuel-
len Suche und Berechnung mehr. Hierfür wurde für eine Stelle/Tätigkeit ein Datenblock von
insgesamt 40 Zeilen entworfen. In solch einem Datenblock sind nacheinander alle Belege zu
einer Stelle/Tätigkeit einzutragen. Da in der Regel für jeden Beschäftigungsmonat ein Ar-
beitszeitnachweis vorliegt, reicht der Datenblock für Projekte mit einer Laufzeit von bis zu 26
Monaten aus, wobei auch innerhalb eines Monats ein Personalwechsel stattfinden und
nachgewiesen werden kann.
Vorausgefüllt sind 50 Datenblöcke, so dass bis zu 50 Stellen/Tätigkeiten eingetragen werden
können. Sollten mehr Stellen vorhanden sein, so ist eine Erweiterung wie bislang auch durch
die EU-Zuständige Behörde möglich.
Seite | 3Bundesamt für Migration und Flüchtlinge EU-Fonds Infobrief 03/2018
EU-Zuständige Behörde
Grundsätzlich sind bei der Befüllung der Personalkostentabelle folgende Vorgabe
einzuhalten:
Jede Stelle/Tätigkeit ist zu benennen, bei gleichlautenden Bezeichnungen sind diese
durchzunummerieren, also z. B: Therapeut 1, Therapeut 2 etc.
Das Belegdatum sollte dem des entsprechenden Arbeitszeitnachweises entsprechen
Bei Belegnummer ist eine eindeutige Belegnummer zu vergeben, diese ist auch auf
dem Arbeitszeitnachweis zu vermerken
Bei Mitarbeiter/in der Name der Person einzutragen, von der die Tätigkeit
wahrgenommen wird. Der Name muss dem auf dem Arbeitszeitnachweis
entsprechen. Über die Projektlaufzeit kann ein Personalwechsel stattfinden, die
Stelle/Tätigkeit bleibt undverändert bestehen, ebenso der festgelegte Stundensatz.
Bei Personalwechsel sind die Daten im gleichen Datenblock der Stelle
fortzuschreiben.
Bei Stundensatz ist der von der EU-Zuständigen Behörde im Zuwendungsbescheid
festgestellte Stundensatz für die Stelle/Tätigkeit einzutragen. Es reicht aus, den
Stundensatz in der ersten Zeile des Datenblocks einzutragen, die Tabelle schreibt
den Wert für alle Monate automatisch fort.
Die geleistete Arbeitszeit im Projekt ist im Format hh:mm einzutragen, der Wert muss
dem auf dem Arbeitzeitnachweis entsprechen.
Der anrechenbare Betrag wird über eine minutengenaue Berechnung aus der
Arbeitzeit und dem Stundensatz errechnet, es ist grundsätzlich keine eigene
Eintragung vorzunehmen.
Für jede Stelle/Tätigkeit wird automatisch berechnet, wie hoch die breits geleistete
Stundenzahl im Projekt und der anrechenbare Betrag sind.
Die Summen aller Stellen/Tätigkeiten wird auf dem Tabellenblatt „Finanzübersicht“
errechnet.
Sollten Ehrenamtliche in einem Projekt tätig sein, und sollten diese eine pauschale
Aufwandsentschädigung erhalten, so ist ein Datenblock mit der Tätigkeitsbezeichung
„Ehrenamtliche“ zu benennen. Danach ist für jede Zahlung an einen Ehrenamtlichen eine
Zeile zu verwenden. Da bei der Vergütung von Ehrenamtlichen kein Stundensatz berechnet
wird, und da auch in der Regel keine Arbeitsstunden protokolliert werden, sind die Felder
hierfür bei Ehrenamtlichen leer zu lassen. Der ausgezahlte Betrag ist manuell in der Spalte
anrechenbarer Betrag einzutragen.
Seite | 4Bundesamt für Migration und Flüchtlinge EU-Fonds Infobrief 03/2018
EU-Zuständige Behörde
2.2 Überarbeitung Vergabevermerk
Die VOL/A wurde durch die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) ersetzt. Mit Inkrafttreten
der UVgO wurden auch die Regelungen der AnBest-P zur Beschaffung zum 25.04.2018 an-
gepasst.
Um den neuen Vorgaben zu entsprechen wurde ein neuer Vergabevermerk, in dem die neu-
en Vergabeverfahren aufgenommen wurden, erstellt. Die UVgO, und damit auch der neue
Vermerk, ist für alle Projekte ab der Aufforderung 2017 anzuwenden. Das PDF-Dokument
steht zum Download auf der Website der EU-Zuständigen Behörde bereit (Link:
http://www.bamf.de/SharedDocs/Anlagen/DE/Downloads/Infothek/EU_AMIF/vergabevermerk
-17.html?nn=9716046).
3. Hinweise zu den Förderbestimmungen
Zur Aufforderung 2018 wurden die Hinweise zu den Förderbestimmungen neu überarbeitet.
Dies betrifft insbesondere die Personalkosten sowie die vergaberechtlichen Vorgaben.
Projekte aus der Aufforderung 2017 sowie 2018 sind nach Vorgaben dieser überarbeiteten
Version zu behandeln.
Das Dokument ist jeweils hier auf der Website zu finden
Aufforderung 2017
Link: http://www.bamf.de/SharedDocs/Anlagen/DE/Downloads/Infothek/EU_AMIF/hinweise-
foerderbestimmungen-2017.html?nn=9716046
Aufforderung 2018
Link: http://www.bamf.de/SharedDocs/Anlagen/DE/Downloads/Infothek/EU_AMIF/hinweise-
foerderbestimmungen-2018.html?nn=11349068.
Seite | 5Bundesamt für Migration und Flüchtlinge EU-Fonds Infobrief 03/2018
EU-Zuständige Behörde
4. Hinweise zur Mittelanforderung
Die Auszahlung der bewilligten Zuwendung erfolgt gemäß § 7 Absatz 3 der Richtlinie über
die Gewährung von Zuwendungen im Rahmen des Asyl-, Migrations- und Integrationsfonds
vom 04.09.2017 im Anforderungsverfahren. Hierbei sind die Mittel grundsätzlich in einem
sechsmonatigen Rhythmus anzufordern. Dies gilt sowohl für die Vorauszahlungen als
auch für die Anforderung der Restzahlung. Die Höhe der Vorauszahlung ist auf 80 % des
Zuwendungsbetrags begrenzt. Die Auszahlung erfolgt unter Nennung des zukünftigen
Bedarfs.
Sofern es im Rahmen des Projektes absehbar ist, dass weniger Ausgaben als geplant benö-
tigt werden, ist eine Finanzplanänderung vor Ablauf des Projektes erforderlich.
Falls absehbar ist, dass die Restzahlung Ihrerseits nicht im vollen Umfang benötigt wird, ist
nur die tatsächliche Höhe der Restzahlung zu beantragen. Hierbei ist ein Antrag auf Finanz-
planänderung notwendig.
Falls kein Bedarf an Mitteln besteht, ist eine Begründung an die EU-Zuständige Behörde per
Email zu senden.
Mit der letzten Mittelanforderung für das Projekt, sind alle noch verbliebenen Restmittel –
sofern Bedarf besteht - bis zur bewilligten EU–Zuwendung AMIF anzufordern. Ihre Mittel-
anforderung wird dann auf die Höhe bis zur Vorauszahlungsgrenze ausbezahlt. Die Höhe
der Restzahlung wird in einem Bescheid nach Prüfung des Abschlussverwendungsnachwei-
ses festgelegt. Sofern nach der Prüfung ein Anspruch auf Restzahlung besteht, erfolgt die
Auszahlung nach Bestandskraft dieses Bescheides.
Die Auszahlung der Mittel erfolgt zudem nur nach Erfüllung der Auflagen des Bescheides
insbesondere der auferlegten Berichtspflichten. Bei Verstößen behält sich die EU-Zuständige
Behörde den Widerruf des Zuwendungsbescheides vor.
5. Hinweise zur Vorlage von Originalbelegen
Gemäß § 7 Absatz 4 der Richtlinie über die Gewährung von Zuwendungen im Rahmen des
Asyl-, Migrations- und Integrationsfonds“ vom 04.09.2017 sind auf Anforderung der EU-
Zuständigen Behörde grundsätzlich die Originalbelege vorzulegen. Wir bitten darum, dass
die Abgabe der Originalbelege abgeheftet in einem Ordner erfolgt. Hierzu ist zu beachten,
dass die Belegnummer sowie die Reihenfolge der Belege und die Unterteilung der Belege
nach der jeweiligen Kostenkategorie (z. B. getrennt durch Trennblätter) im Ordner identisch
sein sollen mit der dazugehörigen Belegliste. Dies gilt auch für die Nachforderung von Bele-
gen. Bitte keine losen Blätter zusenden.
Seite | 6Bundesamt für Migration und Flüchtlinge EU-Fonds Infobrief 03/2018
EU-Zuständige Behörde
Die Mindestanforderungen an die Belege ergeben sich aus Nr. 6.4 ANBest-P des Bundes.
Danach müssen sie die im Geschäftsverkehr üblichen Angaben und Anlagen enthalten, die
Ausgabenbelege insbesondere den Zahlungsempfänger, Grund und Tag der Zahlung, den
Zahlungsbeweis und bei Gegenständen den Verwendungszweck. Die Belege müssen ein
eindeutiges Zuordnungsmerkmal zu dem Projekt (z. B. die Projektnummer; Kostenstelle)
aufweisen. Die Angabe der Belegnummer auf den Belegen und Unterteilung der Belege
nach der jeweiligen Kostenkategorie sind zudem zwingend erforderlich.
Bitte achten Sie während des Projektverlaufs unbedingt auf Aktualität und Konsistenz der
Angaben im genehmigten Gesamtfinanzplan, Arbeitszeitnachweis, Zuweisungsverfügung
zum Projekt (Anlage 1 zum Gesamtfinanzplan), Arbeitsvertrag und Belegliste.
Bitte prüfen Sie vor Abgabe der Dokumente an die EU-Zuständige Behörde sorgfältig, ob die
Angaben in den o. g. Unterlagen übereinstimmen. Ggf. Unterschrift(en) auf den Dokumenten
nicht vergessen!
6. Information Datenschutzgrundverordnung
Seit dem 25.05.2018 gilt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Artikel 13 und 14 der
DSGVO enthalten Informationspflichten bei der Erhebung und Verarbeitung von personen-
bezogenen Daten von betroffenen Personen. Die Informationspflicht besteht sowohl für die
EU-Zuständige Behörde als auch für alle Zuwendungsempfänger. Zur Unterstützung bei der
Umsetzung der Informationspflicht stellt die EU-Zuständige Behörde den Zuwendungsemp-
fängern ein Informationsblatt zur Verfügung. Das Informationsblatt ist u. a. den Mitarbeiten-
den und den Drittstaatsangehörigen in den Projekten ab der Aufforderung 2017 zur Kenntnis
zu bringen. Die Kenntnisnahme der betroffenen Personen ist nachzuweisen und der EU-
Zuständigen Behörde mit dem Verwendungsnachweis vorzulegen.
Das Informationsblatt kann für die Aufforderungen 2017 und 2018 auf der Internetseite
(http://www.bamf.de/DE/DasBAMF/EU-Fonds/AMIF/Aufforderung/aufforderung-node.html)
abgerufen werden.
Seite | 7Bundesamt für Migration und Flüchtlinge EU-Fonds Infobrief 03/2018
EU-Zuständige Behörde
7. Meldung Indikatoren
Bereits mit der Stellung eines Antrags auf Gewährung einer Zuwendung aus dem Asyl-, Mig-
rations- und Integrationsfonds (AMIF) sind für die jeweils relevanten Indikatoren projektbezo-
gene Zielvorstellungen anzugeben, die im Falle einer Förderung in den Zuwendungsbe-
scheid aufgenommen werden. Die Indikatoren sind verbindlich und nicht veränderbar.
Jeder Projektträger muss zum 31. Oktober eines jeden Jahres (N) die erhobenen Daten zu
den Indikatoren für das Berichtsjahr an die EU-Zuständige Behörde beim Bundesamt für
Migration und Flüchtlinge übermitteln. Das Berichtsjahr beginnt am 16. Oktober des Jahres
N-1 und endet am 15. Oktober des Jahres N. Der Abschluss-Indikatorenbericht umfasst
den Zeitraum seit dem letzten regelmäßigen jährlichen Bericht bis zum Projektende.
Das Formular kann für die jeweilige Aufforderung auf der Internetseite
(http://www.bamf.de/DE/DasBAMF/EU-Fonds/AMIF/Aufforderung/aufforderung-node.html)
abgerufen werden.
Weitere Hinweise zu den EU-Fonds finden Sie auf der Internetseite des Bundesamtes für
Migration und Flüchtlinge.
Impressum
Herausgabedatum: September 2018
Herausgeber: Postanschrift: Besuchsanschrift:
Postfach 44 01 25 Neumeyerstr. 22 - 26
Bundesamt für Migration und Flüchtlinge 90206 Nürnberg 90411 Nürnberg
EU-Zuständige Behörde (AMIF)
Verantwortlich: Evelyn Gsänger
E-Mail: evelyn.gsaenger@bamf.bund.de
Ansprechpartner: Johanna Dietrich
E-Mail: johanna.dietrich@bamf.bund.de
Seite | 8Sie können auch lesen
