Finanzen! How to * Achtung! Geld lieber sinnvoll ausgeben! 2. Auflage
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How to...
Finanzen!
* Achtung!
Geld lieber sinnvoll ausgeben!
2. Auflage
1
Liebe (neue) Referent_innen, diese Broschüre soll euch helfen, bei Finanzfragen die richtigen Entscheidungen zu treffen. Ihr hantiert hier mit studentischen Geldern! Jede_r Studierende zahlt pro Semester 8 Euro an den StuRa, wovon jedes Referat Gelder zugewiesen bekommt. Bevor ihr eine Ausgabe tätigt, überlegt euch bitte, ob diese im Sinne der Studierenden ist. Inhalt 1. Allgemeines zu den Finanzen 2. Überblick: Vertragsarten 3. Geld ausgeben 4. Sonderfall: Auslagenrückerstattung 5. Projekte fördern 6. Eintrittsgelder 7. Sponsoren 8. Reisen 9. Speisen und Getränke 2
1. Allgemeines zu den Finanzen
• Bevor ihr Geld ausgebt, müsst ihr diese Kosten beim Finanzreferat anzeigen!
• Abrechnungen müssen bis zum 10.12. eines Jahres bei Heike oder dem
Finanzreferat eingereicht werden - damit das im StuRa noch verarbeitet werden
kann und ggf. im HHP als Kassenrest auftaucht
• Verträge müssen mind. einen Tag bevor ein Rechtsgeschäft getätigt wird von allen
Vertragspartner_innen gezeichnet werden
• Bei Fragen könnt ihr euch jederzeit an das Finanzreferat oder Heike wenden
Form
• Vorlagen auf dem Doc-Server (Vorlagen) & der StuRa Webseite
(stura.uni-leipzig.de/referatsfinanzen)
• bei mehreren Vertragsseiten, an einer Ecke (am besten oben links) Falten, Tackern
und dann von hinten Stempeln mit Referatsstempel
2. Überblick: Vertragsarten
Inhalt - Vertragsartenübergreifend
• W-Fragen: welche W-Fragen relevant sind, findet sich bei den jeweiligen
Vertragsarten
• bei Vertraglicher Übernahme von Geldern aus anderen Verträgen (z.B.
Übernahme Fahrtkosten, Beteiligung an Druck/Personalkosten) muss der Vertrag
von StuRaseite aus mind. einen Tag vor der Tätigung des anderen Rechtsgeschäfts
getätigt sein
• Beispiel: Vertrag für Workshop am 15.04. Workshopleiter_in bekommt
dafür ein Honorar, Fahrtkosten und Material erstattet. Das Ticket kauft
er/sie am 15.03 und das Material am 15.12
• Vertragsschluss hinsichtlich Honorar Workshopleiter_in:
spätestens 15.04
• Vertragsschluss hinsichtlich Fahrtkosten: spätestens 14.03
• Vertragsschluss hinsichtlich Material: spätestens 14.12
• Der Vertrag kann also NUR am 13.12. oder 14.12. unterschrieben
werden
• Wieviele Verträge müssen gedruckt und unterschrieben werden?
• bei Personalverträgen mind. 3, sonst mind. 2;
es bekommen je ein Exemplar:
3• 1 Exemplar für Auftragnehmer_in (Pflicht)
• 1 Exemplar für die Abrechnung (Pflicht)
• 1 Exemplar für das Referat, wenn der Wunsch nach einem eigenen
Original zum abheften da ist (Optional)
Vertragsarten
Kooperationsvertrag
• WAS wird unterstützt? WELCHEN Bezug hat das zur Arbeit des StuRa. WAS ist die
Leistung des StuRa, WAS ist die Leistung der Unterstützten?
• Bsp: Wir unterstützen eine Impro-Gruppe denn damit fördern wir
Studentische Kultur (vgl. SächsHSFG §24 Abs. 3 Nr. 1-7) und erreichen
über sie Studierende. Der StuRa beteiligt sich an Personalkosten bis zu
60,00 Euro. Die Impro-Gruppe veranstaltet eine Show am DATUM und
weist bei der Veranstaltung auf die Unterstützung des StuRa hin
• DRITTE bekommen Unterstützung für eine Veranstaltung, die sie durchführen oder
DRITTE garantieren dem StuRa Unterstützung für eine Veranstaltung von uns
• es gibt hierbei immer 3 Parteien
• Partei 1: StuRa (Wir)
• Partei 2: die, mit denen wir den Vertrag schließen, die wir unterstützen
• Partei 3: die, mit denen Partei 2 Geschäfte macht
• z.B. ein Baumarkt, bei dem Partei 2 Materialen kauft oder ein
Vortragender, der für Partei 2 einen Vortrag hält
• das Geld wird immer zuerst von Partei 2 an Partei 3 gezahlt und nach Vorlage der
Unterlagen, erstatten wir Partei 2 das Geld so, wie es im Kooperationsvertrag
festgehalten ist
• Beispiele
• Förderungen jeglicher Art: (wir geben Geld, die tun was gutes für die
Studierenden und unterstützen uns damit bei unseren Aufgaben nach
SächsHSFG §24 Abs. 3 Nr. 1-7)
• Gruppen-Veranstaltungen: viele Partner_innen organisieren kleine
Veranstaltungen, die insg. Das Programm bilden, bei diesen
Veranstaltungen bekommen sie organisatorische und finanzielle Hilfe
• Ein Kooperationsvertrag stellt KEIN Mietvertrag dar, sollte sich der StuRa in
einer Räumlichkeit (bspw. Moritzbastei/Felsenkeller/Rosa Linde etc.)
einmieten wollen für eine Veranstaltung muss von der Lokalität ein
Mietvertrag erstellt werden welcher das Referat und Finanzreferat zeichnen
muss!
4Honorarvertrag
• WER macht WANN und WO WAS und WARUM. WIEVIEL (Geld) bekommt er/sie
dafür
Beispiel: John Doe hält am 18.06. um 15:00 Uhr im Seminargebäude der Uni
Leipzig, Universitätsstraße 1, einen Vortrag zum Thema "Macht. Natur.
Gesellschaft" im Rahmen einer StuRa-Veranstaltung (Historisches Beispiel:
Campus-WG) Er bekommt dafür kein Honorar und max. 64 Euro
Reisekostenzuschuss. Er braucht keine weiteren Materialien.
• für eine Veranstaltung des StuRa; der StuRa beauftragt DIREKT jemanden, der für
uns eine Leistung erbringt
• Honorarverträge werden also mit natürlichen Personen geschlossen, nicht mit
juristischen Personen wie Vereinen, Tagungshäusern, …
• Beispiele
• Referent_innen für Vorträge, Workshops
• Künstler_innen
• Ein Honorarvertrag stellt KEIN Mietvertrag dar, sollte sich der StuRa in einer
Räumlichkeit (bspw. Moritzbastei/Felsenkeller/Rosa Linde etc.) einmieten wollen für
eine Veranstaltung muss von der Lokalität ein Mietvertrag erstellt werden welcher
das Referat und Finanzreferat zeichnen muss!
3. Geld ausgeben
Wenn ihr Gelder aus euren Referatstöpfen ausgeben wollt, geschieht der Vorgang in vier
Schritten:
1. Vorbereitung: Die Vorbereitung beschränkt sich im Wesentlich auf die Angebotssuche,
Vertragsgespräche o.ä.
Besonderheiten bei Anschaffungen mit einem Nettowert von über 500 Euro: In diesem
Fall werden drei Angebote benötigt. Dafür werden mind. drei gleiche Anfragen an
unterschiedliche Anbieter verschickt. Dies geschieht so rechtzeitig, dass die Anbieter auch
eine Chance haben, ihr Angebot abzuliefern. Wenn die Angebote vorliegen, wird eine
Entscheidung getroffen. Hierbei spielt der Preis eine große Rolle, es können jedoch auch
Kriterien wie: schnellere Lieferung (die benötigt wird), gute Zusammenarbeit in
Vergangenheit o.ä. gelten. Angebotsvergleich, Entscheidungen + Begründung wird in
einem Vergabevermerk festgehalten.
Policy: Wir holen nur regionale und nachhaltige Angebote ein, z.B. von Druckereien aus
Leipzig auf Recycling-Papier!
52. Vertragsschluss: Bevor ein Vertrag geschlossen werden kann, muss mit der_dem
Finanzreferent_in Rücksprache gehalten werden. Es wird eine Angebotsbestätigung (siehe
Downloads) verfasst, die vom Referat und von der_dem Finanzreferent_in unterschrieben
werden muss.
Grundsätzlich muss für jede Ausgabe ein schriftlicher Vertrag geschlossen werden, es sei
denn es ist nach allgemeiner Verkehrsauffassung üblich, mündliche Verabredungen zu
treffen (Stichwort Nachweispflicht).
3. Rechnungslegung: Grundsätzlich muss für jede Zahlung eine Rechnung vorliegen. Ihr
müsst euch also immer eine Rechnung ausstellen lassen.
4. Zahlung: Wenn alle zahlungsbegründenden Unterlagen vorliegen, kann die Zahlung
vorgenommen werden. Dazu gebt ihr
die Angebotsanfrage
das Angebot
evtl. die Vergleichsangebote sowie einen Vergabevermerk
die Angebotsbestätigung
und die Rechnung
in der Buchhaltung bei Heike ab.
4. Sonderfall: Auslagenrückerstattung
Ein Sonderfall, um Gelder aus den Töpfen zu nehmen ist die Auslagenrückerstattung.
Falls es notwendig ist, dass ihr kleinere Ausgaben bar bezahlen müsst, könnt ihr diese
erst einmal privat auslegen. Danach gebt ihr das Formular auf Auslagenrückerstattung in
der Buchhaltung ab und bekommt das Geld überwiesen. An diesen Antrag sollen dann
alle Belege gehangen werden, wie Bestellung, Rechnung und der Nachweis der
Bezahlung (z. B. Kassenbon oder Kontoauszug).
Unbedingt zu beachten
Kosten für Pfand und Tragetaschen können nicht übernommen werden
Zahlungsbelege bei denen Rabattsysteme (Payback) genutzt werden können nicht
abgerechnet werden
die Belege sind im Original beizufügen
Thermo-Papierbelege sind zu dem als extra Kopie beizufügen
3. Projekte fördern
Studierende können für ihre Projekte eine Förderung beim Referat beantragen. Dafür
gelten die gleichen Regelungen wie für die Referate selbst.
61. Vorstellung: Die_der Studierende sollte das Projekt vorstellen. Die ungefähren Zahlen
(Ausgaben und Einnahmen zum Projekt) sollten dann bereits feststehen. Das Referat kann
eine Zweckbindung beschließen, z.B. dass ein bestimmter Teil getragen wird (am besten
machen sich hier Druckkosten/ Mieten).
2. Vertrag: Das Referat muss mit der_dem Studierenden einen Kooperationsvertrag
schließen.
3. Abrechung: Die_der Studierende muss das Projekt spätestens drei Monate nach der
Durchführung beim Referat abrechnen. Vorzulegen sind im Original:
die Übersicht über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben
alle Vereinbarungen zu Ausgaben und Einnahmen
alle Rechnungen und Belege
die Nachweise, dass die Ausgaben tatsächlich getätigt wurden
Wurde eine Zweckbindung beschlossen, müssen nur die Vereinbarungen/ Rechnungen/
Nachweise zum bestimmten Zweck eingereicht werden.
4. Buchung: Das Referat reicht die vollständigen Unterlagen in der Buchhaltung ein.
5. Zusätzlich: kann der_die Studierdende noch einen Antrag beim Haushaltsausschuss
stellen.
Policy: Wir fördern nur studentische Projekte, die im Sinne des Sächs. HS“F“G
förderungswürdig sind. Wenn ihr unsicher seid, fragt bei der_dem Finanzreferent_in nach
4. Eintrittsgelder
Für Veranstaltungen kann jedes Referat Eintrittsgelder nehmen. Dazu muss ein Antrag auf
Handkasse gestellt werden. Diese ist als Geldannahmestelle für einen bestimmten Zweck
gedacht. Aus der Handkasse können aber keine Ausgaben getätigt werden. Zusätzlich
müssen die Einnahmen nachgewiesen werden (z.B. Nummerierung der Eintrittskarten,
Teilnehmer_innen-Liste, Strichliste...). Die Handkasse darf ein Limit von 250 Euro am
Tagesende nicht überschreiten. Ist der Bargeldbestand höher, muss dringend die Abgabe
in der Buchhaltung vorgenommen werden. Eine einmalige Handkasse ist projektbezogen
und kann auch über mehrere Tage genehmigt werden (z.B. mehrtätige Veranstaltung).
7Ebenso kann Wechselgeld beantragt werden. Man sollte ca. 1/3 der erwarteten
Einnahmen als Wechselgeld parat haben. Überlegt euch auch eine sinnvolle Aufteilung
( z . B. 5 0 c t- M ü n z e n s i n d q u a t s c h , w e n n e s n u r v o l l e Pr e i s e g i b t ) .
Gebt unbedingt mehrere Tage vor der Veranstaltung an wie viel Wechselgeld ihr
benötigt!
Policy: Die Eintrittspreise sollten studentisch sein. Wir wollen keinen Gewinn machen,
sondern lediglich refinanzieren. Außerdem sollte es einen Unterschied zwischen
Ermäßigten und Vollzahler_innen geben.
5. Sponsor_innen/ Förderungen
Als Referat könnt ihr Sponsor_innen gewinnen. Zusätzlich sollte hier im Finanzplan für
das jeweilige Projekt noch deutlichen machen, welche Sponsor_innen es dann gibt. Mit
jeder_m einzelnen Sponsor_in muss ein Kooperationsvertrag geschlossen werden. Im
Anschluss schreibt ihr eine Rechnung (mit StuRa-Kontodaten) und wie bekommen das
Geld überwiesen.
Policy: Wir arbeiten nur mit nicht-kommerziellen und nachhaltigen Unternehmen
zusammen!
Ebenso könnt ihr Förderungen beantragen (z.B. beim Studentenwerk). Hier müsst ihr
einen Antrag stellen und das Projekt danach abrechnen.
WICHTIG: Ihr dürft für euer Projekt nicht Einnahmen und Ausnahmen verrechnen. Beides
ist einzeln aufzuführen und laut Haushaltsplan entsprechend festgelegt.
6. Reisen
Jede_r Referent_in kann zu referatsbezogenen Veranstaltungen (Kurse/ Weiterbildungen/
Sitzungen etc.) fahren und bekommt Fahrtkosten + Teilnahmebeitrag und evl. Unterkunft
bezahlt. Es muss im Vorfeld der Fahrt ein Reisekostenantrag beim Finanzreferat gestellt
werden. Im Nachgang werden der genehmigte Antrag, die Reisekostenabrechnung und
alle Belege im Original in der Buchhaltung eingereicht.
8Erstattungsfähig sind gemäß § 34 FinO (Reisekosten)
Kosten der Nutzung von Öffentlichen Verkehrsmitteln (Bus, Bahn) bei Nutzung der
günstigsten benutzbaren Fahrkarte
innerhalb Sachsens ist grundsätzlich der Nahverkehr (S-Bahn, RE, IRE, RB)
zu nutzen, es sei denn es gibt triftige terminliche Gründe, die entsprechend
begründet und soweit möglich belegt werden müssen
werden die Grenzen des Freistaates verlassen oder liegt ein triftiger
terminlicher Grund vor, so ist die Nutzung des Fernverkehrs (IC, ICE, EC
etc.) möglich
es wird in der Regel nur die 2. Wagenklasse erstattet, es sei denn der Preis
der 1. Wagenklasse liegt durch Sparangebote o.ä. darunter
es sind alle Sparangebote oder persönlichen Ermäßigungsberechtigungen
zu nutzen, wie z.B. Sparpreis 50 oder Bahncard etc.
sollte das Fahrtaufkommen für den Fachschaftsrat oder andere studentische
Gremien so hoch sein, dass die Ersparnis durch eine Bahncard deren
Anschaffungspreis deckt, so können auf gesonderten Antrag die
Anschaffungskosten der Bahncard erstattet werden.
Fahrten mit dem privaten PKW werden unter folgenden Voraussetzungen in der
jeweils beschriebenen Höhe erstattet:
für die Nutzung des PKW wird die zu fahrende Wegstrecke in Kilometern
angesetzt
anschließend wird die Zahl der km mit der Kilometerpauschale multipliziert,
die sich nach der Anzahl der Mitfahrenden richtet
1 Person = 0,11 €
2 Personen = 0,13 €
mehr als 2 Personen = 0,16 €
der darausresultierende Betrag wird aus ökologischen Erwägungen aber nur
zu 55 % erstattet
für eine beispielhafte Fahrt von 2 Personen von Leipzig nach Berlin (Hin-
und Rück je ca 150 km) würde das folgende Rechnung ergeben
150 km x 2 (Hin- und Rück) = 300 km
300 km x 0,13 € (da 2 Personen) = 39 €
39 € x 0,55 (da nur 55 Prozent erstattet werden) = 21,45 €
Erstattet werden für diese Fahrt also 21,45 €
Fahrten mit Mietwagen werden in voller Höhe erstattet, wenn der Grund der
Nutzung erkennen lässt, dass dies notwendig ist.
97. Speisen und Getränke Speisen und Getränke können in der Regel nicht von Mitteln der Studierendenschaft übernommen werden. Werden bei einer Veranstaltung Speisen und Getränke angeboten, sollten diese gegenfinanziert werden. Dies kann durch einen Verkauf, eine Spendenkasse (Handkasse nicht vergessen!) oder durch die Finanzierung Dritter geschehen. Wichtig, gerade beim Verkauf und der Spendenkasse: Alkoholische Getränke müssen gegenfinanziert sein. Mögliche Ausnahmen sind die Finanzierung von Wasser für eine Sportveranstaltung oder Tee für eine Sitzung. Primitive Getränke (Tee oder Wasser), mit geringen Kosten (kein teures Mineralwasser und kein Luxus-Tee) zu gegebenen Anlässen! Außerdem ist es im Geschäftsverkehr ab und an üblich Speisen und Getränke zu stellen. So kann der gelegentlichen Forderung der Bewirtung von Künstler_innen stattgegeben werden. Ebenfalls zu beachten ist, dass Pfand nicht als Ausgabe zählt. Somit haftet im Verlustfall von Flaschen/Dosen nicht der StuRa, sondern Privatpersonen die dafür verantwortlich sind. erstellt von: 1. Auflage – Beatrice Beyer (Finanzreferentin), Mai 2014 2. Auflage – Felix Ramberg (Finanzreferent), April 2015 10
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