FORUM AGILE VERWALTUNG 2019 - EGLV

FORUM AGILE VERWALTUNG 2019

FORUM AGILE VERWALTUNG
GELUNGENER AUFTAKT 2019

ZAHLEN - DATEN - FAKTEN        Vertretene Fachgebiete u.a.:     Das Programm
                               •   Personal- & Organisations-
                                   entwicklung
45 Teilnehmer*innen            • Gesundheit & Umwelt
                               • Stadtentwicklung/Städtebau
23 Organisationen davon
                               • Wasserwirtschaft
 8 Kommunen
                               • Technische Betriebe
 7 Wasserwirtschaftsverbände
                               • IT
                               • Bildung
16 Fachgebiete
                               • Gleichstellung
                               • Nachhaltige Entwicklung
                               • Arbeitsvermittlung
                               • Klimaschutz
                               • Immobilienwirtschaft

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STIMMEN ZUM START

    Nutzenerwartungen
     an das Netzwerk                   Anregungen für den
                                       eigenen beruflichen Alltag

Impulse aufgreifen &
gemeinsam bearbeiten                Neue Wege erproben &
                                    Erfahrungen sammeln

      Leute kennenlernen
                               Wissen teilen &
                               mitnehmen           Gemein-
   Gegenseitige Beratung &                         sam und
   Unterstützung                                   nachhaltig
                                                   ein Netz-
                                                   werk auf-
Konzipieren von organisationsübergreifenden        bauen &
Angebote zur Personalentwicklung                   betreiben

FORUM AGILE VERWALTUNG
UNSERE HERAUSFORDERUNGEN

 Zukunftsgestaltung mit                  Digitalisierung                   Personalgewinnung
  knappen Ressourcen                                                      im Fachkräftemangel

Fachübergreifende                                                                 Schnellere
 Zusammenarbeit
                               „Agilität verstehen wir als Fähigkeit
                                                                                 Verwaltungs-
für gute Lösungen             unserer Organisationen, uns proaktiv              prozesse zum
  in sektoralen &            und kontinuierlich an unsere komplexe                Nutzen von
  hierarchischen             und dynamische Umwelt anzupassen.“                 Bürger*innen &
     Strukturen                                                                 Beschäftigten

 Wissenstransfer zwischen                Anpassung an den                Bürger*innen wollen
Beschäftigten-Generationen                 Klimawandel                 Beteiligung & Mitsprache

FORUM AGILE VERWALTUNG
IMPULSVORTRÄGE 2019
Agile Verwaltung – Modewort                     Prof. Dr. Gottfried Richenhagen
  oder neues Paradigma?                         (Wissenschaftlicher Direktor des Instituts für Public Management der FOM Hochschule)

• Agilität ist Modewort UND Paradigma.
• Herausforderungen wie der demographische Wandel, die
  Globalisierung und die Digitalisierung führen zu der VUCA-
  Welt. Dieses Akronym steht für die englischen Begriffe
  volatility (Unbeständigkeit), uncertainty (Unsicherheit),
  complexity (Komplexität) und ambiguity (Mehrdeutigkeit).
• Eine agile Verwaltung ist in der Lage, proaktiv und schnell
  die Richtung ihres Handelns zu ändern und sich den
  Herausforderungen anzupassen. Sie arbeitet mit Teams,
  Versuch-und-Irrtum-Methoden und Fehlertoleranz, also
  ganz anders als die Verwaltung, wie wir sie heute noch
  kennen. Und doch ist agile Verwaltung keine Neuerfin-
  dung der Organisationslehre, sondern ein Zusammen-
  binden vieler bekannter Dinge (z. B. kollegialer Fall-
  beratung oder des World Cafés) und neuer Elemente.

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IMPULSVORTRÄGE 2019
Agile Verwaltung – Modewort                       Prof. Dr. Gottfried Richenhagen
  oder neues Paradigma?                           (Wissenschaftlicher Direktor des Instituts für Public Management der FOM Hochschule)

•   In den USA gibt es bereits Definitionen und Lehrbücher zu agiler Verwaltung. In Deutschland läuft das vom Bundes-
    arbeitsministerium geförderte Forschungsprojekt „Agile Kommunen“ (AgiKom), in dem die FOM Hochschule als
    Projektträger die Städte Essen und Soest berät und begleitet.
    Ebenfalls auf den Weg in Richtung agiles Arbeiten haben sich als „First Runner“ u. a. die Städte München, Karlsruhe und
    Heidelberg gemacht.
•   Agil muss gearbeitet werden, wenn es um Innovation und Flexibilität geht. Sind Effektivität und Effizienz gefragt, ist der
    klassische, d. h. der regelgebundene, arbeitsteilige und dem Hierarchieprinzip folgende Bürokratieansatz des Soziologen
    Max Weber zielführender. Das bedeutet, dass Verwaltungen beidhändig mit den passenden Ansätzen umgehen müssen,
    um erfolgreich zu sein.
•   Wichtig für erfolgreiches agiles Handeln ist, die Beschäftigen selber erkunden und erproben zu lassen, wie anstehenden
    Herausforderungen gut begegnet werden kann. Es braucht hierfür eine Kultur, die es im Sinne des Idealbilds einer
    lernenden Organisation fördert, eingeschlagene Wege selber zu überprüfen und zu verändern.

FORUM AGILE VERWALTUNG
IMPULSVORTRÄGE 2019
Vom Silo- zum innovativen Quer-                      Julia Frisch
denken. Das Beispiel Karlsruhe!                      (Verwaltungs- und Managemententwicklung, Stadt Karlsruhe)

•   Karlsruhe ist ein agiler Pionier im kommunalen Kontext:
    2017 startete der IQ-Prozess (INNOVATIV & QUER) mit
    21 Leitprojekten und einer beim Oberbürgermeister an-
    gesiedelten Stabsstelle.
•   Der Stabsstelle kommt eine Schlüsselrolle im laufenden
    Veränderungsprozess zu. Ihre Aufgabe ist es, die Mit-
    arbeiter*innen im agilen Arbeiten zu begleiten und sie
    zu befähigen, z. B. durch Vermitteln von Wissen und
    Erfahrungen. Zudem schafft die Stabsstelle einen
    mentalen und auch physischen Raum, um die Mit-
    arbeiter*innen aus ihrem Arbeitsalltag abzuholen und
    kreatives Arbeiten zu ermöglichen.
• Das interdisziplinäre Team der Stabsstelle zeichnet sich
    durch Neugier und Mut für neue Wege aus.

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IMPULSVORTRÄGE 2019
Vom Silo- zum innovativen Quer-                       Julia Frisch
denken. Das Beispiel Karlsruhe!                       (Verwaltungs- und Managemententwicklung, Stadt Karlsruhe)

•   Der Vorteil einer Stabsstelle im Vergleich zu einem externen Beratungsbüro: die Mitarbeiter*innen erleben die
    Kolleg*innen der Stabsstelle als nahbar und werden auch hierdurch ermutigt, selbst neue Dinge auszuprobieren.
• Praxis-Tipps für den Weg zur agilen Verwaltung:
    Bei hochkomplexen agilen Projekten sollte die Verantwortung zwischen einer Führungskraft aus der klassischen
    Hierarchie und einem/einer Sachbearbeiter*in einer Schlüsselposition geteilt werden. Hierdurch wird die Hierarchie ins
    Boot geholt und der Sorge des Machtverlustes - oftmals der Grund für Blockaden - wird vorgebeugt. Zudem können die
    Mitarbeiter*innen so begleitet lernen, mehr Verantwortung zu übernehmen und Entscheidungen zu treffen.
    Um dem „Verbrennen“ von Leistungsträger*innen vorzubeugen, empfiehlt es sich, die Bereiche zu benennen, in denen
    Ressourcenbedarf besteht. Es sollte kein Projekt an den Start gehen, bei dem ergänzende Ressourcen für neue
    Arbeitsweisen und für die Umsetzung des Projekts benötigt werden, diese aber nicht im Vorfeld geklärt worden sind.
    In Karlsruhe tragen die politischen Gremien diese Vorgehensweise mit und ermöglichen beispielsweise das Einrichten
    befristeter Projektstellen.
    Es zahlt sich aus, über die agilen Projekte und die gewonnenen Erfahrungen intern laufend zu informieren.

FORUM AGILE VERWALTUNG
UNSERE ERFAHRUNGEN MIT AGILITÄT

          Spannbreite von… bis …

• Zum großen Teil sind die klassischen Silo- und
    Hierarchiestrukturen in unseren Organisationen
    unverändert präsent. Nur wenige haben bereits
    ergänzend agile Strukturen eingeführt und nutzen
    agile Methoden und Formate. Viele stehen aber
    am Anfang des Weges und streben agile
    Strukturen an.
•   Gerade zum Start braucht es den Mut „einfach zu
    machen“. So wird in der Zukunftsinitiative mit
    fach- und organisationsübergreifenden Netz-
    werken, Arbeitsteams und Formaten wie Stadt-
    foren und Stadtfabriken experimentiert.
    Andernorts werden Impulsschulungen zum
    Thema ‚Agilität‘ angeboten und finden so viel
    Anklang, dass „die Wartelisten explodieren“.

FORUM AGILE VERWALTUNG
UNSERE ERFAHRUNGEN MIT AGILITÄT

               Empfehlungen (1)

• Klar ist: Es braucht die Unterstützung „von oben“
    und Menschen, die Lust darauf haben, sich
    einzulassen und an dem Prozess zu beteiligen.
•   Sinnvoll ist, mit kleinen Schritten zu starten und
    nicht sofort „das große Ganze“ verändern zu
    wollen. Solche kleinen Schritte können z. B. die
    Aufnahme von ‚agilen‘ Bausteinen in Führungs-
    kräfte-Entwicklungsprogramme oder das Ein-
    setzen fachübergreifender agiler Teams zu
    Digitalisierungs- oder Bauvorhaben sein. Kommt
    solchen Vorhaben eine große Bedeutung für die
    Stadtgesellschaft zu, können sie bei erfolgreicher
    Umsetzung als Katalysator für agile Ansätze
    wirken.

FORUM AGILE VERWALTUNG
UNSERE ERFAHRUNGEN MIT AGILITÄT

     Empfehlungen (2)   •   Von Anfang an: Entwicklung der Lern- und Fehlerkultur über
                            den Einsatz von Methoden & Formaten zur Reflexion der
                            Zusammenarbeit im Team
                        •   Zusammenstellen der Kund*innenanforderungen & Definition
                            von Zwischenprodukten, zu denen Kund*innen-Feedback
                            eingeholt wird
                        •   Erforderlich: passende digitale Arbeitsmittel wie z. B. fach- und
                            organisationsübergreifenden Austauschplattformen und
                            Dokumentenmanagementsysteme
                        •   Die neuen Formen des (Zusammen-)arbeitens dürfen auch
                            Spaß machen, zur Entdeckung interner Talente führen und
                            gute externe Kräfte motivieren, sich zu bewerben und die
                            Zukunft der Organisationen mitzugestalten.
                        •   Wichtig: Wertschätzung der gut funktionierenden und auch
                            weiter erforderlichen klassischen Arbeitsabläufe und der an
                            diesen mitwirkenden Beschäftigten

FORUM AGILE VERWALTUNG
KONTINUIERLICHER WISSENSTRANSFER

 Start von sieben Thementeams (1)

Werkzeugkasten agiler Methoden & Formate
Ralf Engels, Stadt Bochum:
„Ich möchte gern organisationsübergreifend einen Werkzeug-
kasten mit agilen Methoden und Formaten entwickeln, um
interdisziplinäres Arbeiten besser ermöglichen und unter-
stützen zu können.“
Kontakt: 0234/9102921

Arbeitswelten für agile Teams
Kai Kolodziej, Emschergenossenschaft:
„Räume können Zusammenarbeit und Kreativität fördern und
Veränderungsprozesse in Richtung einer agilen Verwaltung
stützen. Das liegt mir am Herzen, hierzu möchte ich Er-
fahrungen austauschen.“
Kontakt: 0201/1043355

FORUM AGILE VERWALTUNG
KONTINUIERLICHER WISSENSTRANSFER

 Start von sieben Thementeams (2)

Fortbildungskonzepte für die Begleitung von Veränderungsprozessen                      Agile Teams & Hierarchieabbau
Helle Timmermann, Stadt Bochum:                                                        Melina Sievers, Stadt Bochum &
„Gerne möchte ich Erfahrungen dazu austauschen, welche Kompetenzen es für die          Dr. Heike Goebel, Emschergenossenschaft:
Begleitung von Veränderungsprozessen in unseren Organisationen braucht und mit         „Wir sind an einem kontinuierlichen Austausch
welchen Fortbildungskonzepten die Kompetenzentwicklung gut unterstützt werden kann.“   zu Erfahrungen beim Aufbau agiler Teams und
Kontakt: 0234/9102880                                                                  zu Rahmenbedingungen für deren erfolg-
                                                                                       reiches Wirken interessiert. Und dabei möchten
                                                                                       wir auch auf die Anforderungen an Führungs-
Organisationsübergreifende Beauftragung von                                            kräfte schauen und gemeinsam Ideen ent-
                                                                                       wickeln und erproben, wie ein Hierarchieabbau
IT-Dienstleistungen
                                                                                       in unseren Organisationen wertschätzend
Sandra Gagliardi, WirtschaftsEntwicklungs-Gesellschaft Bochum mbH:                     gelingen kann und was zu bedenkende Risiken
„Wir alle stecken viel Energie in die Beauftragung von IT-Dienstleistungen. Warum      sind.“
bündeln wir nicht unseren Fachverstand und treten zu ausgewählten Themen gemeinsam
an Dienstleister heran? Hierzu möchte ich Austausch und Zusammenarbeit auf den Weg     Kontakt:
bringen.“                                                                              0234/9101432 (Sievers)
                                                                                       0201/1042417 (Dr. Goebel)
Kontakt: 0234/61063105

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KONTINUIERLICHER WISSENSTRANSFER

 Start von sieben Thementeams (3)

Digitale Möglichkeiten zur Verbesserung von                                   Vernetzung der Generationen innerhalb einer
Zusammenarbeit & Prozessen                                                    Organisation
Dieter Claas, Jobcenter Bochum &                                              Roland Wrobel, Stadt Bochum:
Dennis Wilson, ShiftDigital Government Solutions GmbH:                        „Wie können wir es schaffen, dass Erfahrung und Wissen der
                                                                              Älteren gut an die jungen Kolleg*innen weitergegeben werden,
„Arbeits- und Kommunikationsprozesse in unseren Organisationen
                                                                              genauso wie umgekehrt die Ideen der Jungen an die
lassen oftmals tradierte Strukturen erkennen, die in der prä-digitalen Zeit
                                                                              Erfahrenen? Wie können wir Wissen potenzieren, indem wir
entstanden sind und einem effizienten Arbeiten entgegenstehen. Es
                                                                              die Generationen vernetzen? An diesen Fragen möchte ich
bedarf der Reflexion solcher Prozesse sowie deren Optimierung und
                                                                              gerne gemeinsam arbeiten.“
Transformation auf den aktuellen technischen Stand. Zudem können
digitale Instrumente den Kommunikationsfluss und die Zusammenarbeit           Kontakt: 0234/9106817
fördern.
Unser Anliegen ist es, sich über Erfahrungen mit der Entwicklung und
Einführung digitaler Prozesse und dem Einsatz digitaler Instrumente
auszutauschen und es möglich zu machen, voneinander zu lernen.“

Kontakt: 0234/93631045 (Claas) & 0234/54458722 (Wilson)

FORUM AGILE VERWALTUNG
AUSBLICK 2020

Einladen & Begeistern weiterer kommunaler bzw.
öffentlich-rechtlicher Akteure zur Mitwirkung

Vertiefen & Verstetigen des organisations-
übergreifenden Austauschs & Wissenstransfers

Gegenseitige Beratung und Unterstützung beim
Erproben neuer Wege & Planen und Umsetzen von
Prototypen

Fertigstellen & Anwenden erster Produkte der
Thementeams

Angebot erster organisationsübergreifender
Kompetenzentwicklungsangebote im Bereich
agiler Methoden & Formate