Gute Vorsätze für weniger Stress - Selbstmanagement-Methoden und Produktivitätstipps für den hektischen Arbeitsalltag - Sparkr

Gute Vorsätze für
weniger Stress
Selbstmanagement-Methoden und
Produktivitätstipps für den hektischen
Arbeitsalltag
Das neue Jahr beginnt, Vorsätze werden formuliert und höchst wahrscheinlich bin
ich nicht der Einzige, der sich für 2021 wünscht, weniger gestresst zu sein. In diesem
Zusammenhang habe ich mich auf die Suche gemacht nach praktikablen
Selbstmanagement-Methoden, Produktivitätstipps und anderen Ansätzen, die mir
helfen, Stress zu reduzieren oder – viel besser – mit hohen Anforderungen besser
umgehen zu können. Denn wie Bruce Lee einmal sagte: «Wünsche dir nicht ein
einfaches Leben, sondern das Vermögen, mit einem schwierigen umgehen zu
können.»

                                  Sparkr | Januar 2021

Stress und Leistungsfähigkeit

Als Menschen haben wir eine Stressreaktion, wenn eine Situation für uns
beispielsweise neu ist, unberechenbar oder unkontrollierbar erscheint oder wir die
Situation mit einer sozialen Bedrohung verknüpfen (z.B. die Angst, sich vor einer
Menschenmenge zu blamieren).

Wichtig festzuhalten ist jedoch, dass Stress nicht per se negativ ist. Stress kann sich
sowohl positiv wie auch negativ auf unser Wohlbefinden oder unsere
Leistungsfähigkeit    auswirken.    Der     Zusammenhang        von       Stress   und
Leistungsfähigkeit wurde bereits vor über hundert Jahren von den Psychologen
Robert M. Yerkes und John Dillingham Dodson untersucht. Ihre
Forschungsresultate wurden unter dem Yerkes-Dodson Gesetz bekannt.

Das Yerkes-Dodson Gesetz

Das Yerkes-Dodson Gesetz besagt, dass Stress bei bestimmten Tätigkeiten bis zu
einem gewissen Grad förderlich ist, weil er Energie und Antrieb mit sich bringt. Wird
die optimale Stressmenge überschritten, nimmt die Leistungsfähigkeit wieder ab.
Welche Menge an Stress optimal ist, hängt von der Tätigkeit ab. Wer sich mit einer
komplexen Materie auseinandersetzen und intellektuell herausfordernde Dinge
erledigen muss, braucht Konzentration und verträgt weniger Stress, während
monotone oder gut verinnerlichte Tätigkeiten von Stress sogar profitieren können.

                                  Sparkr | Januar 2021

Resilienz

Um die Widerstandskraft gegen Stress ganz allgemein erhöhen will, kann sich mit
dem Thema der Resilienz auseinandersetzen. Resilienz ist ein Begriff mit Ursprung
in den Materialwissenschaften und beschreibt die Belastbarkeit eines Materials.

Die gute Nachricht ist, dass jede(r) Einzelne einen Beitrag zur Erhöhung der eigenen
Resilienz leisten kann. Die Resilienzforschung zeigt nämlich, dass u.a. die Schaffung
von Sinn im Leben oder die Pflege von (räumlich) engen Beziehungen die Resilienz
deutlich erhöht. Um es mit den Worten des Philosophen Nietzsche zu sagen: «Wenn
man ein Warum hat, ist kein Wie zu schwer.»

Wer sich noch mehr mit Erkenntnissen aus der Stress- und Resilienzforschung
auseinandersetzen und neun konkrete Tipps kennenlernen möchte, kann dies in
meinem Interview mit dem Stressforscher Prof. Gregor Hasler tun (Hier geht’s zum
Artikel und Podcast auf meinem Blog).

Welche Verantwortung tragen Sie?

Nun soll es in diesem Text ja darum gehen, mit dem fordernden Alltag besser
umgehen zu können und Methoden, Tricks oder Selbstmanagement-Systeme zu
etablieren, die uns bei dieser Zielsetzung unterstützen.

Bevor ich also weiter unten ein paar Ansätze auflisten werde, die ich bereits
anwende oder neu ausprobieren will, möchte ich an dieser Stelle eine Frage als
Ausgangslage anbieten, die jede(r) für sich beantworten muss. Denn wie der Name
schon sagt, können Selbstmanagement-Methoden nur funktionieren, wenn sie in
den individuellen Alltag passen und auf die individuellen Herausforderungen
angepasst sind.

Diese Frage stammt von Jerry Colonna (Hier im Gespräch in der Tim Ferriss Show)
und ist ein sehr potenter Startpunkt für die eigene Auseinandersetzung. Die Frage
lautet: Auf welche Art und Weise bin ich mitverantwortlich für die
Rahmenbedingungen und Situationen, mit denen ich nicht zufrieden bin?

Die Antworten auf diese Fragen sind so mannigfaltig wie unsere individuellen
Lebensumstände. Die Antworten können von sehr einfacher Natur sein (wie z.B. «Ich
sollte vor dem Einschlafen keine Mails lesen.») bis hin zu sehr komplexen
Umständen (wie z.B. «Ich habe mich mit meinem Partner auseinandergelebt, habe
aber Angst vor der Trennung.»).
                                 Sparkr | Januar 2021

Selbstwirksamkeit

Die Frage nach der Mitverantwortung soll in erster Linie nicht die Last auf Ihre
Schultern legen und weiteren Stress auslösen, sondern aufzeigen, dass Sie in vielen
Situationen mehr Einfluss zur Verbesserung nehmen können, als Sie vielleicht
annehmen.

Diese Art der Selbstwirksamkeit – das Vermögen, selber zur Verbesserung der
Situation beitragen zu können – ist ein wirksames Antidot gegen Stress, der ja
bekanntlich von Kontrollverlust verursacht werden kann. Nehmen Sie also Stift und
Papier zur Hand und investieren Sie ausreichend Zeit für die eigene Reflektion und
fürs Identifizieren Ihrer ganz persönlichen Handlungsfelder.

Ansätze und Vorsätze zur Inspiration

Niemand von uns – ich inklusive – schaffen es, uns konsequent an unsere Vorsätze
zu halten und sie über eine längere Zeit hinweg aufrecht zu erhalten.
Untersuchungen haben gezeigt, dass es erfolgsversprechender ist, Vorsätze zu
formulieren, bei denen wir ein neues Verhalten starten, im Gegensatz zu solchen,
bei denen wir ein Verhalten zu stoppen versuchen.

Aus diesem Grund habe ich meine Ansätze und Vorsätze so formuliert, dass sie als
neues Verhalten gestartet werden können. Ich teile meine Ansätze und Vorsätze mit
Ihnen in der Hoffnung, dass die eine oder andere Methode als Inspiration oder
Ausgangspunkt für Ihre eigenen Selbstmanagement-Systeme dienen kann.

1) Meetings und die Wahl der richtigen Zeitplanung

Der Programmierer, Investor und Mitgründer des Y Combinators in Silicon Valley
Paul Graham unterscheidet zwischen dem «Maker Schedule» und dem «Manager
Schedule» - also zwischen der Zeitplanung und Tagesgestaltung der Macher und
der Manager.

Manager koordinieren, delegieren und entscheiden nächste Schritte. Dafür
benötigen Sie (virtuelle) Meetings, die in der Regel im Stundentakt in der
Tagesstruktur eingegliedert werden. Ein guter Manager-Tag ist ein guter Meeting-
Tag, wo vieles geklärt, geplant, organisiert, delegiert und entschieden werden
konnte.

                                Sparkr | Januar 2021

Für Macher, die kreative Arbeit verrichten wie z.B. Programmieren oder ein neues
Konzept entwickeln, ist dieser Stundentakt eine Katastrophe. Denn nichts
Ambitioniertes kann im Stundentakt kreiert werden und Unterbrechungen sind
teuer. Kreative, ambitionierte Arbeiten benötigen einen ungestörten halben oder
ganzen Tag. Entsprechend kann ein einziges ungünstig gelegenes Meeting einen
ganzen kreativen Tag ruinieren, da der Vormittag oder Nachmittag zerschnitten
wird.

Zusammengefasst: Die kreative Produktivität der Macher erfordert eine andere
Zeitplanung als die koordinatorische Produktivität der Manager. Daraus ergeben
sich mehrere Dinge:

   •   Man muss sich selbst fragen, welche Zeitplanung für die eigenen Ziele und
       Prioritäten die richtige ist und sich entsprechende Zeitfenster im
       Terminkalender blockieren. An gewissen Tagen oder zu gewissen Zeiten ist
       jeder von uns mal Manager, mal Macher und darauf müssen wir Rücksicht
       nehmen, in dem wir uns Zeitfenster schaffen. Ich beispielsweise blockiere mir
       mindestens jeden zweiten Freitag (mein «Joy Work Friday»), an dem ich
       weder Termine oder Telefonate annehme oder Emails lese. So habe ich
       garantiert ein Zeitfenster, um kreativ produktiv sein zu können. Dies
       wiederum nimmt Druck aus den anderen Tagen raus.

                                 Sparkr | Januar 2021

•   Es lohnt sich, Meetings an Randzeiten zu platzieren und auf eine Tageshälfte
       zu konzentrieren, sodass möglichst viel vom Vormittag oder Nachmittag für
       anspruchsvolle, kreative Arbeit genutzt werden kann. Damit tut man
       Mitarbeitenden und sich selbst einen Gefallen.
   •   Man muss sich fragen, ob rein spekulative Meetings (z.B. um jemanden
       Kennenzulernen) oder Meetings ohne einen klaren Grund für die eigene
       Beteiligung, wirklich wertvoll genug sind, um das fokussierte Arbeiten zu
       riskieren.
   •   Es lohnt sich, mit Mitarbeitenden, Kunden und anderen Stakeholdern das
       Gespräch zu suchen, um zu verstehen, nach welcher Zeitplanung sie
       funktionieren. Vielleicht lässt sich die Zusammenarbeit so für alle verbessern.

2) Prioritäten setzen

Prioritäten setzen ist eines der grossen Mantras. Doch welche Methoden helfen hier
zuverlässig und einfach?

Die meisten von Ihnen sind wahrscheinlich mit dem sogenannten Eisenhower-
Prinzip vertraut, wonach wir unsere Aufgaben sowohl in wichtig / unwichtig und
dringend / nicht dringend einteilen. Dies lässt sich am einfachsten mit einer Matrix
erledigen.

                                  Sparkr | Januar 2021

Durch das Einteilen unserer vollen To-Do-Listen in diese Kategorien schaffen wir
eine Priorisierung. Aufgaben, die wichtig und dringend sind, müssen wir sofort
anpacken und erledigen, während unwichtige und nicht dringende Aufgaben
gänzlich gestrichen werden können. Alles, was dringend aber nicht sehr wichtig ist,
kann delegiert werden. Für alles was wichtig ist aber nicht dringend, setzen wir
einen Termin, an dem wir uns selber um die Aufgabe kümmern werden. Beim
Termin setzen können wir darauf achten, um welche Art von Aufgabe es sich handelt
(vgl. Zeitplanung der Macher und Manager sowie Yerkes-Dodson Gesetz: Ist die
Aufgabe intellektuell anspruchsvoll und benötigt Ruhe und Konzentration oder ist
es eine Routineaufgabe, die Sie auch in einen hektischen Tag irgendwo einbauen
können?)

3) Die 1 Minuten Regel

Wenn eine Aufgabe in weniger als einer Minute erledigt werden kann, gleich jetzt
anpacken und aus der Welt schaffen. Aus dem Auge, aus dem Sinn.

4) Mentales Aufräumen dank Routinen

Der Poet W.H. Auden ist bekannt für das Zitat «Routine in einem intelligenten
Menschen ist ein Zeichen von Ambition» - eine Aussage, die ich voll und ganz
unterschreibe.

                                Sparkr | Januar 2021

Routinen sind in vielen Dingen sehr nützlich: Bezugnehmend auf das Eisenhower-
Prinzip könnten wir die Routine formulieren, dass wir am Ende des Arbeitstages die
verbleibenden Aufgaben nach Eisenhower sortieren, priorisieren und damit für den
folgenden Tag einen klaren Plan aufstellen.

Dieses Beispiel einer Routine hat u.a. die Vorteile, dass wir durch das
Niederschreiben und Festhalten von Aufgaben unser Gehirn erleichtern und mental
aufgeräumt haben. So können wir befreiter in den Feierabend mit Familie,
Freunden oder unserem Hobby starten.

Das Gehirn ist dafür da Ideen zu kreieren und nicht, um sie festzuhalten. Durch die
Routine verschaffen wir uns mehr Kapazität für neue Gedanken oder fokussiertes
Arbeiten.

Eine für mich ebenfalls wirkungsvolle Routine ist, zwischen dem Ende des
Arbeitstages und Beginn des Feierabends eine Art von Sport oder Bewegung
einzubauen – sei das der Gang ins Fitness-Studio, ein längerer Spaziergang, eine
Jogging-Runde oder Yoga. Erst Recht in Zeiten des Home Office ist es wichtig und
wirkungsvoll, mit solchen Routinen die Grenze zwischen Office und Home klar zu
ziehen.

                                Sparkr | Januar 2021

5) Email-Sprechstunden

Die Email Inbox darf nicht zu unserer To-Do-Liste werden. Mir ist es wichtig, selber
über meine wichtigsten Arbeiten zu bestimmen (mit Hilfe von Eisenhower) und ich
darf diese nicht wegen der Email-Flut aus den Augen verlieren.

Ein Arbeitstag, an dessen Ende ich einiges von meiner To Do Liste streichen konnte,
ist für mich viel befriedigender und effektiver, als ein Tag an dem ich in erster Linie
dutzende Emails beantwortet habe.

Wenn die Email-Flut zu gross oder Anforderung an ungestörtes, vertieftes Arbeiten
steigen, kann ein Lösungsansatz sein, eine Art Email-Sprechstunde einzurichten. Wir
können unsere Email-Arbeiten z.B. auf zwei Zeitfenster pro Tag konzentrieren. Wir
könnten also in einer automatischen Out-of-Office Mitteilung oder in unserer
Signatur diese Information mit Mitarbeitenden und Partnern teilen. Hier ein simples
Beispiel:

PS: Ich bearbeite meine Emails wochentags jeweils zwischen 8.30 – 9.30 Uhr sowie
zwischen 13.00 – 14.00 Uhr.

                                  Sparkr | Januar 2021

Die Email-Sprechstunde kann sich an der Macher oder Manager Zeitplanung
orientieren, uns damit Spiel- und Freiraum für fokussiertes Arbeiten schaffen und
trotzdem sind wir für wichtige Anliegen von Mitarbeitenden, Kunden und Partner
jeden Tag erreichbar.

Beim Betrachten resp. Filtern der Emails während den Email-Sprechstunden können
wir ebenfalls das Eisenhower-Prinzip erneut anwenden. Wichtige und dringende
Aufgaben in den Emails kommen auf die To-Do-Liste auf für den Rest des Tages,
unwichtige und nicht dringende Emails können ignoriert werden, bis wir Zeit dafür
haben.

6) Ungeteilte Aufmerksamkeit

Multitasking funktioniert nicht. Durch das schnelle Hin- und Herwechseln zwischen
verschiedenen Aufgaben und Themen verschwenden wir Energie. Daher frage ich
mich jeweils bevor ich Emails lese oder ein Telefonat entgegennehme, ob ich jetzt
auch in der Lage bin, mich der Person oder dem Thema zu widmen.

Ein Beispiel: Wenn ich in 5 Minuten eine Videokonferenz habe, die ich leiten darf,
werde ich in den 5 Minuten davor keine Mails lesen oder Telefonate
entgegennehmen, die mit der Videokonferenz keinen Zusammenhang haben.

Wenn das Anliegen der Person dringend ist, kann ich in diesem Moment sowieso
nicht adäquat reagieren, und wenn es nicht dringend ist, muss ich es erst recht nicht
sofort behandeln. Es besteht dann lediglich das Risiko, dass ich während der
Videokonferenz Moderation abgelenkt bin und den dortigen Personen und Themen
nicht meine volle Aufmerksamkeit widmen kann.

Ich stelle mir also die Frage: Bin ich jetzt in der Lage, mindestens 5 Minuten zu
investieren, um ein Thema zu verarbeiten – sei das im Sinne von delegieren,
terminieren oder direkt antworten?

7) Das wirklich Wichtige im Leben

Eine der für mich prägendsten Metaphern hat damit zu tun, wie wir unser Leben
gestalten und unsere Zeit nutzen. Man könnte auch sagen, dass diese Metapher
jedem einzelnen dient, seine Work-Life-Balance zu finden. Die Metapher – an deren
Urheberin ich mich nicht mehr erinnern kann – geht so:

                                 Sparkr | Januar 2021

Wir haben ein leeres Glas vor uns. Ebenfalls auf dem Tisch vor uns liegen ein paar
Golfbälle, ein paar Murmeln und eine Tüte voll Sand. Die Golfbälle stehen für die
Wichtigsten Dinge im Leben, die Murmeln sind ebenfalls relevant und der Sand
steht für das Alltägliche, das auch seinen Platz braucht.

Was passiert nun, wenn wir das Glas als erstes mit Sand füllen? Weder die Murmeln
noch die Golfbälle werden Platz finden. Wenn wir aber mit den Golfbällen beginnen,
werden wir auch ein paar Murmeln dazu geben können und der Sand wird sowieso
noch irgendwo seinen Platz finden in den Ritzen und Lücken zwischen den
Golfbällen und Murmeln.

Die Moral von der Geschichte: Wenn wir die Wichtigsten Dinge im Leben nicht als
erstes einplanen und denen Raum sichern, laufen wir Gefahr, dass sie keinen Platz
bekommen werden. Umgekehrt werden die Alltäglichen Dinge immer irgendwie
noch einen Platz finden.

Was sind Ihre Golfbälle, Murmeln und Sandkörner?

                                Sparkr | Januar 2021

Nobody’s Perfect

Ganz offen und ehrlich schaffe ich es nicht jedes Mal, mich an meine eigenen
Vorsätze zu halten. Vielleicht nicht einmal zur Hälfte der Zeit. Aber jedes Mal, wenn
ich es tue, habe ich meinen Alltag ein Stück verbessert und mit Lebensqualität
angereichert und Stress vermindert.

Und die Tatsache, dass die in diesem Text zusammengetragenen Ansätze und
Vorsätze nicht sehr bahnbrechend daherkommen, ist vielmehr eine Stärke als eine
Schwäche – das heisst nämlich, dass sie verhältnismässig leicht umsetzbar sind und
dennoch eine hohe Wirkung entfalten können.

Welche Methoden oder Selbstmanagement-Systeme werden Sie für sich einrichten
oder welche Tricks wenden Sie bereits an? Ich würde mich freuen, von Ihnen zu
lesen, damit wir die Trickkiste für alle Leserinnen und Leser noch erweitern können.

                                   Über den Autor

                                   Christian Lundsgaard-Hansen ist Inhaber von
                                   Sparkr, einer unabhängigen Agentur für Change
                                   Maker. Der Schweizer ist auch als Sparring
                                   Partner für Entscheidungsträger sowie als
                                   Podcaster tätig. Im Sparkr Podcast spricht er mit
                                   weltweit führenden Köpfen zu Themen wie
                                   Leadership, Technologie und Innovation. Dazu
                                   gehören u.a. Trainerlegende Ottmar Hitzfeld,
                                   Marketing-Experten von Apple, erfolgreiche
                                   Start-up Investoren oder Experten für Künstliche
                                   Intelligenz.

                                 Sparkr | Januar 2021