Innovatives Antragsmanagement - Medienbruchfreies E-Government am Beispiel der Stadt Weißenfels

Innovatives Antragsmanagement
Medienbruchfreies E-Government am
Beispiel der Stadt Weißenfels

Referent
Christopher Sipp, Projektleiter brain-SCC GmbH
Münster, 09.06.2015

Agenda
 Firmendarstellung
 Aktuell: Onlinegang Stadt Weißenfels
 Prozessmanagement - nutzerfreundlich & nachhaltig
 Praxisbeispiel - Stadt Weißenfels
 Sachsen-Anhalt-Connect - bürgerfreundlicher Einstieg in E-
  Services unter Nutzung von eID und De-Mail - iKFZ
 Ziele: Stadt Weißenfels

16.06.2015                  Referent: Christopher Sipp         Seite 2

Firmendarstellung
   TÜV zertifizierter IT- und Mediendienstleister
   seit 1999 bundesweit tätig, 30 Mitarbeiter,
    kontinuierlich über 1 Mio. EUR Jahresumsatz
   spezialisiert auf
                Geografische Informationssysteme
                Internetportale
                Mobile Lösungen
                E-Governmentlösungen
   intensive Betreuung von Ländern (ST, NI ..)
   enge Kooperation mit den Hochschulen
    Merseburg, Harz und Anhalt
   Mitglied Kommune 2.0 e.V.

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Kooperationspartner
 PICTURE GmbH
  Prozessanalyse im Bereich Geodaten

 Form-Solutions e.K.
  elektronische + medienbruchfreie Formulare

 Mentana Claimsoft GmbH
  Erstellung der De-Mail App für Android und iOS,
  Betreuung von Kommunen im Bereich De-Mail

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Firmenbereiche

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brain-GeoCMS® – getestetes Produkt

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Unser Konzept
Kommunalportal als einheitlicher Zugangspunkt für
Bürger, Unternehmen, Verbände und Politiker

              Ausgabe     Suche
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             brain-GeoCMS® 5                            1x Eingabe
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                                                        1x Datenhaltung
              Eingabe     Admin

zur Information, Kommunikation und Transaktion
mit der Verwaltung

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Aktuell: Onlinegang Stadt Weißenfels
 www.weissenfels.de
 Onlinegang am 01.06.2015
 Projektdauer: März – Juni 2015
 Neugestaltung Webseite als responsives Webdesign
 Komplette Integration Bürgerservice
 Integration Wirtschaftsdatenbank (Standort-Datenbank,
  Branchenbuch)
 Einbindung Veranstaltungskalender
 Weitere Schritte:
          Intranet mit brain-GeoCMS®
          Einführung Antragsassistenten mittels Prozessanalysen

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Prozessmanagement –
nutzerfreundlich & nachhaltig
 Methode, Software und Beratung aus einer
  Hand
 Wie Sie mit PICTURE das Arbeitsleben von
  Führungskräften und Mitarbeitern einfacher
  und erfolgreicher machen.

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Verbesserte Abläufe mit der PICTURE-Methode
 24 Bausteine mit einleuchtenden Symbolen für die
  Beschreibung fachlicher Aufgaben (was wird getan)
 Individuell & zielgerichtet anwendbar für die Beschreibung der
  fachlichen Durchführung (Wie wird es getan)
 Schnelle und leicht verständliche Dokumentation –
  dort wo die Prozesse entstehen
 mehr Transparenz & Vergleichbarkeit durch eine einheitliche,
  organisationsweite Beschreibung Ihrer Prozesse

 Erfassen Sie Ihre gesamte Organisation mit 24 intuitiven
  Bausteinen

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Prozesse Einfach.
Online modellieren mit der PICTURE-Software
 Die passende Software zur PICTURE-Methode
 erlaubt Ihnen die intuitive und online-basierte
 Dokumentation und Modellierung aller
 Geschäftsprozesse.

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 Hardware.

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Einfach. Gut beraten mit dem PICTURE
 Dank des PICTURE-Beratungsansatzes
  gestalten Ihre Mitarbeiter bereits nach
  kurzer Zeit selbst Prozesse.
 Unser modulares Beratungs-Konzept
  setzt genau dort an, wo Sie stehen.
 Vom QuickCheck oder einem Workshop
  bis zum umfangreichen Beratungsprojekt
  mit Software-Einführung.
 Wir beraten Sie zu Ihren Prozessen auf
  Basis der erfolgreichen PICTURE-
  Methode.

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Praxisbeispiel - Stadt Weißenfels
 Betrachtung der Prozesse in der Verwaltung
 Ansatz: IST-Betrachtung der bestehenden Abläufe mit
  anschließender SOLL-Modellierung
 Ziel: Umsetzung neu gestalteter medienbruchfreien
  Prozessen mit nur leicht gestiegenen Personalressourcen und
  optimierten technischen Verfahrensabläufen auf Basis eines
  Stadtportals
 Zeitraum Prozesserhebung Juli 2015 bis Januar 2016

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Optimierung von Verwaltungsabläufen
 Ansatz abgeleitet aus §9 EGovG:
   „[…]Verwaltungsabläufe die erstmals zu wesentlichen Teilen
  elektronisch unterstützt werden, vor Einführung der
  Informationstechnischen Systeme unter Nutzung gängiger
  Methoden dokumentieren, analysieren und optimieren.“
 Auch wenn für Sachsen-Anhalt noch kein Landes E-
  Government-Gesetz verabschiedet wurde, ist dies unserer
  Ansicht nach das richtige Vorgehen
1. Prozesse betrachten
2. optimieren
3. elektronisch umsetzen

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Prozessdokumentation - SOLL
 Aufgrund der geänderten gesetzlichen Grundlage ist kein 1:1
  Vergleich möglich
 SOLL-Prozesse beschreiben den Idealzustand, welcher durch
  die Optimierung erreicht werden soll
          eine Konsolidierung der verwendeten Fachverfahren,
           Anwendungen und Schnittstellen (techn. Aspekt)
          Verbesserung der Bearbeitungs-, Durchlauf- und Liegezeiten
           sowie Transparenz für die Akteure im Spannungsdreieck (Träger,
           Eltern und öffentliche Verwaltung)
 Zeigen ein mögliches Optimierungspotenzial von bis zu 50%
  (Kosten pro Prozess, Zeiten, etc.)

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Nachnutzung der Prozesse und Vorteile
 Erkenntnisse und Anforderungen fließen in ein technisches
  Lastenheft ein  Ausschreibungsgrundlage
 Gesamtüberblick der Fachverfahren und Standardsoftware
  und Hardware
 Daraus lässt sich ableiten, wo techn. Schnittstellen
  geschaffen werden müssen
 Dauerhafte Wissensspeicherung innerhalb der Verwaltung
 Transparenz nach innen und außen
 Konsolidierung der Softwarelandschaft und der
  Ablauforganisation

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Fazit: Prozessmodellierung unterstützt Einführung
elektronischer Antragsassistenten – Stadt
Weißenfels
 Vor der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen steht die
  Prozessbetrachtung inkl. Dokumentation und Analyse
 Die einzelnen Prozesse in einem Gesamtkontext (Sichten)
  betrachten und speziell im Ziel (Antragsassistenten)
 Unter Einbeziehung der organisatorischen, rechtlichen und
  technischen Anforderungen und Möglichkeiten ganzheitliche
  Lösungen schaffen  Insellösungen vermeiden
 Beispiel: Verwendung einheitlichen Formularserver
          www.sachsen-anhalt-connect.de
          Formularserver - Elektronische Formulare und Assistenten im
           Land Sachsen-Anhalt
          KITU Projekt (Kommunale IT-Union EG)

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Formularserver
extern          Stadt- und
                                            Responsives        Antragsassisten,
               Verwaltungs-
                                           Internetportal          De-Mail,
                   App                                            E-Mail, eID

Querschnitt
                                                                BUS, Leika,
                 Prozess-
                                                               Geodaten und
                management                Mitarbeiter/
                                                                 Services
                                        Mitarbeiterin der
                                          Verwaltung

intern
                  Virtuelle
                                              DMS,
               Poststelle, eID,                                Fachverfahren
                                           Archivierung
               De-Mail, E-Mail

 Ziel: Durchgängige elektronische Verwaltungsprozesse
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Sachsen-Anhalt-Connect – bürgerfreundlicher Einstieg
in E-Services unter Nutzung von eID und De-Mail -iKFZ
  Gemeinsame Initiative der KITU und brain-SCC, um Online-Services
   nachhaltig und nachnutzbar in Sachsen-Anhalt einzuführen
  vorhandene Internetportal werden um Basiskomponenten wie eID,
   De-Mail und Antragsassistent ausgebaut
  Fachverfahren werden sukzessive angeschlossen
  Prozessmanagement und –dokumentation wird eingeführt
  Hosting und Betrieb erfolgt bei der KID in ISO 27001 zertifiziertem
   Rechenzentrum in Sachsen-Anhalt

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Sachsen-Anhalt-Connect – bürgerfreundlicher Einstieg in
E-Services
  Formulare in kommunalen Internetauftritten:
     verteilt im Internetportal eingebunden
     unterschiedliche Versionsstände
     Aktualisierung redaktionell aufwendig
     nicht barrierearm (Papierscan)
     aufwendig selbstgebaut
     schlecht auffindbar
     häufig nur im Kontext mit Artikeln eingebunden
     Fachverfahren getriebene E-Services, (z.B. Wunschkennzeichen,
      iKFZ, etc.)

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Die Basis-Technologie
Intelligente Ausfüllassistenten
Mit den intelligenten Ausfüllassistenten sieht der Bürger nicht
mehr das komplette Formular / PDF-Formular in einem, sondern
wird Stück für Stück durch den Antrag geleitet. So ist es auch
möglich, dass je nachdem was der Bürger in seiner individuellen
Situation angibt, Fragen erscheinen bzw. bestimmte Fragen, die
er nicht benötigt entfallen.
So werden ihm nur die für ihn relevanten Fragen gestellt.

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Besonderheiten
     Format html 5
     Responsive Layout
     Standardmäßig ist ein "Responsive Layout" hinterlegt, sodass
      jeder Assistent sich automatisch der Bildschirmgröße anpasst
      und somit
     auch problemlos auf jedem Smartphone oder Tablet
      ausgefüllt werden kann.
     Anpassung des CI/ Einbindbar mit iFrame / Komplettes CSS
      kann hinterlegt werden
     Ausfüllhilfen
     Auto-Completion-Funktionen

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Sicherer, universeller Kommunikationskanal mit
dem Bürger

                                                  oder

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Ziele Stadt Weißenfels
 Saubere Einführung Antragsassistenten in den
  Fachbereichen:
          Welche Formulare sind zu Beginn zu berücksichtigen?
          Welche Prozesse in den Fachbereichen werden am meisten
           aktiviert? (welche Leistungen?)
          Ansprechpartner in der Verwaltung? (Zentral, persönlich)
 Ausbau Schritt für Schritt – Formular für Formular in einem
  Zeitraum von 6 Monaten

16.06.2015                       Referent: Christopher Sipp           Seite 25

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Kontakt
brain-SCC GmbH | Tel. 03461 2599510
www.brain-scc.de | info@brain-scc.de | post@brain-scc.de-mail.de

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