Jetzt erledigen: QMB-Aufgaben zum Jahresbeginn 2020
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So sieht eine
entspannte
QMB aus!
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Jetzt erledigen: QMB-Aufgaben
zum Jahresbeginn 2020
Ein Beitrag von Christoph Jäger
PRAXISMANAGEMENT /// Das Jahr ist noch „frisch“, und in der Regel sind die ersten drei
Monate weniger turbulent als die letzten Wochen des vorangegangenen Jahres. Daher ist
jetzt der ideale Zeitraum für Qualitätsmanagement-Beauftragte (QMB), notwendige QM-Auf-
gaben zu erledigen. Dieser Beitrag soll, ohne Anspruch auf Vollständigkeit, einen Anstoß
und eine Übersicht der einzelnen Aufgaben geben.
Zu den QMAufgaben, die es gilt, früh was beschrieben wird, auch so im Pra vor allem Praxen mit viel Personal. In
zeitig im Jahr zu erledigen, gehören: xisalltag stattfindet. Ist das bei dem einen einem Praxisjahr passiert sehr viel, auch
oder anderen Thema nicht der Fall, so in Bezug auf das Personalkarussell. Zu
Aktualität des QM-Handbuches muss hier eine Aufgabennotiz erfolgen. klären ist: Hat unsere Praxis „Zuwachs“
(Soll-Ist-Analyse) Entweder wird die Dokumentation ange bekommen und wer hat die Praxis ver
passt oder der Ablauf wieder in die Rich lassen?
In einem zurückliegenden Praxisjahr kann tung gebracht, wie ursprünglich vorge
sehr viel passiert sein, was auch Auswir sehen und im Handbuch beschrieben. Aufgabe für die QMBs: Die Mitarbeiter
kungen auf die QMDokumentation liste muss auf den aktuellen Stand ge
haben kann. Hier sollte am Anfang des Anmerkung: Nachdem die Aufgaben bracht werden. Gleichzeitig müssen die
neuen Jahres überprüft werden, ob die notizen der SollIstAnalyse des Hand Mitarbeiterstammdaten (Mitarbeiter
Inhalte der Dokumentation noch mit den buches vervollständigt wurden, sollten stammdatenblatt, Ausbildungs und Wei
eigentlichen Abläufen in der Praxis über die Ergebnisse der ggf. vorliegenden Ab terbildungsbescheinigungen) auf Aktu
einstimmen. weichungen Bestandteil einer ersten alität und Vollständigkeit überprüft und
Teambesprechung werden. ausgeschiedene Mitarbeiter aussortiert
Aufgabe für die QMBs: Diese Aufgabe werden.
sollte nicht länger als eine Stunde dauern Mitarbeiterstammdaten 2019
und gemeinsam mit der Praxisleitung (Aktualitätsprüfung) Anmerkung: Bei der Archivierung der
durchgeführt werden. Die Bewältigung aussortierten Mitarbeiterstammdaten
der Aufgabe liegt ganz einfach in dem In einer guten QMDokumentation darf muss beachtet werden, dass gemäß
Durchblättern des vorhandenen Hand die Übersicht über die Anzahl der Mit DSGVO eine ausgeschiedene Mitarbeite
buches und der Überprüfung, ob das, arbeiter nicht verloren gehen. Das betrifft rin die Löschung ihrer Daten nach Ablauf
46 ZWP Zahnarzt Wirtschaft Praxis – 1+2/2020
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der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von Aufgabe für die QMBs: Es muss über
sechs Jahren verlangen kann. Dies setzt prüft werden, ob alle notwendigen Be
voraus, dass die archivierten Mit lehrungen durchgeführt wurden und alle
arbeiterstammdaten und Dokumente zu Mitarbeiter die Nachweise der einzelnen
diesem Zeitpunkt in der Praxis auffind Themen unterzeichnet haben. Des Wei
bar sind. Hierzu muss es in der Praxis teren muss die ordnungsgemäße Ablage
organisation ein entsprechendes Archi der Nachweise überprüft werden. Ist der
vierungs- und DSGVO-konformes Lösch Ablageordner ordentlich? Ist das Regis
konzept geben. ter verständlich und ordentlich? Sind
alle Nachweise abgeheftet worden? Es
Weiterbildung 2019 muss stets beachtet werden, dass bei
(Schulungsplan 2019 und einer behördlichen Begehung gerne eine
Schulungsnachweise) Einsicht in diese Unterlagen genommen
wird.
In der Regel besitzt ein QM-System be
ziehungsweise ein QM-Handbuch auch Anmerkung: Auf der QMB-Homepage
einen jährlichen Schulungsplan mit allen (Downloadbereich) befinden sich alle
durchgeführten internen und externen notwendigen Belehrungsthemen und zu
Weiterbildungsmaßnahmen der Mitar sätzlich die dafür notwendigen Nach
beiter. weise. Wenn Sie noch nicht alle Beleh
rungsunterlagen zusammen haben, dann
Aufgabe für die QMBs: Es muss nach können Sie sich hier gerne kostenlos
gesehen werden, ob alle geplanten Wei bedienen.
terbildungsmaßnahmen für das Vorjahr
umgesetzt wurden und hierfür auch die Teambesprechungsprotokolle
entsprechenden Kopien der Schulungs 2019
zertifikate vorliegen. Meistens werden
die Weiterbildungsnachweise in einem In der Regel werden in einem Praxisjahr
separaten Ordnern den Mitarbeiter der mehrere Teambesprechungen durchge
Praxis zugeordnet. führt. Hierzu sollte es dann auch entspre
chende Protokolle geben, welche die Be
Anmerkung: Sind Mitarbeiter im Laufe sprechungspunkte und unter Umständen
des letzten Praxisjahres ausgeschieden, auch Termine und Verantwortlichkeiten
so müssen die Weiterbildungsmaßnah für eventuelle Aufgaben wiedergeben.
men in einem separaten Ordner für die
nächsten sechs Jahre archiviert werden. Aufgabe für die QMBs: Es muss über
Jetzt starten!
Der neue Schulungsplan für 2020 muss prüft werden, ob alle Protokolle vorliegen
erstellt werden. und die hier angegebenen Aufgaben er
Mit dem Original.
ledigt wurden. Wenn nicht, so sind die
Belehrungen 2019 unerledigten Aufgaben wieder Bestand
(Belehrungsnachweise) teil der kommenden Teambesprechung.
Die Kurzimplantate von Bicon® überzeugen
Mitarbeiterbelehrungen zu den unter Anmerkung: Alle geplanten Teambespre Anwender und Patienten: Sie sind einfach
schiedlichsten Themen müssen jährlich chungstermine für das neue Praxisjahr im Handling, ihr einzigartiges Design fördert
durchgeführt werden. Idealerweise wer sollten mit der Praxisleitung abgestimmt den crestalen Knochenerhalt und bietet einen
den alle Belehrungen (ca. zwölf Themen und die Zeiten im Bestellbuch geblockt wirksamen Schutz gegen Periimplantitis.
für eine Zahnarztpraxis) für alle Mitarbei werden. Eine frühzeitige Information an Profitieren auch Sie von der Sicherheit, die
ter in einem „Rutsch“ im Januar durch die Kolleginnen über die neuen Bespre 35 Jahre klinische Erfahrung Ihnen gibt.
geführt. Die Durchführung einzelner Be chungstermine kann sinnvoll sein.
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lehrungsthemen kann an Mitarbeiter
Sie sich verlassen können.
delegiert werden, denen die Praxisleitung Notfallmanagement 2019
dieses zutraut. Belehrungen müssen (Aktualitätsprüfung) Mehr Infos:
während der regulären Arbeitszeit durch www.bicon.de.com oder Tel. 06543 818200
geführt werden, schriftliche Nachweise Die Notfallausrüstung (Notfallkoffer, Ver
sind zwingend gefordert. bandkasten, Verbandbuch, Notfallaus
Das kurze
für alle Fälle
WIRTSCHAFT
hänge, Feuerlöscher) der Praxis muss Überprüfungsintervalle eingehalten wer den und alle Unterlagen müssen jeder
auf ihre Aktualität und Einsatzbereitschaft den und die Protokolle in der Praxis vor zeit, zum Beispiel für eine Begehung,
überprüft werden. liegen. zur Verfügung stehen.
Aufgabe für die QMBs: Der Notfallkoffer Anmerkung: Alle Geräte mit einem Elek
und Verbandkasten müssen auf Voll trostecker müssen einem ECheck un
ständigkeit überprüft werden. Meistens terzogen werden. Diese Aufgaben wer
gibt es hierfür ein Formblatt, in dem die den vom Hauselektriker für die Büro
Überprüfungstätigkeit zum Nachweis für und Haushaltsgeräte und vom Depot
Dritte quittiert wird. Fehlen Notfallartikel, techniker für die zahnmedizinischen
müssen diese ersetzt werden. Es muss Geräte vorgenommen. Wartungen wer
überprüft werden, ob die Notfallnummern den vom Hersteller der Geräte oder vom
in den Notfallaushängen für „Brand“ und Depottechniker übernommen.
„Unfall“ noch stimmen und ob alle Ein
träge im Verbandbuch ordnungsgemäß Patientenbefragung 2019
sind. Auch die Feuerlöscher in der Praxis
müssen gesichtet und es muss kon
(Ergebnisse) Unser Tipp
trolliert werden, ob eine routinemäßige Seit 2016 fordert der Gemeinsame Bun
Überprüfung für dieses Jahr ansteht. desausschuss (GBA) die Durchführung Praxen, die noch kein internes QM-
von Patientenbefragungen. Hierzu muss
System eingeführt haben oder mit
Anmerkung: Mittlerweile benötigt jede es entsprechende Patientenfragen geben,
dem vorhandenen System unzufrie-
Praxis einen ausgebildeten „Brandschutz eine Auswertung der Ergebnisse vorge
helfer“. Hier gibt es bereits zahlreiche nommen und entsprechende Maßnah den sind, können sich gerne an uns
Weiterbildungsmöglichkeiten. Das Ver men geplant und umgesetzt werden. wenden. In nur einem Tag werden
bandbuch unterliegt der DSGVO und wir ein QM-System nach der Richt-
darf nicht mehr in dem üblichen „grünen“ Aufgabe für die QMBs: Wurde im Vor linienanforderung des G-BA in Ihrer
Büchlein geführt werden. Es gibt seit jahr eine Patientenbefragung durchge Praxis einführen. Hierzu haben wir
Neuestem Feuerlöscher, die nur alle führt, so muss von dem QMB überprüft ein langjähriges Beratungskonzept
zehn Jahre überprüft werden müssen. werden, ob eine Auswertung (Statistik)
entwickelt.
der Befragung vorliegt. Anhand der durch
Und als Dankeschön erhalten Sie
Gerätewartungen 2019 (Termine) die Befragung erhaltenen Ergebnisse
zwischen 50 und 80 Prozent der
muss mit der Praxisleitung besprochen
Die in der Praxis betriebenen Geräte, werden, ob sich Verbesserungsmöglich Beratungskosten zurück. Für un-
vom Empfang über das Büro, die Be keiten für die Praxisorganisation ergeben sere Kunden werden wir entspre-
handlungszimmer bis hin zum Steri müs haben und wenn ja, wie diese best chende Fördermittel beantragen.
sen in festgelegten Abständen überprüft möglich für die Praxis genutzt werden
bzw. von Fachfirmen gewartet werden. können.
Zur besseren Übersicht der einzelnen
Termine und notwendigen Wartungs und Anmerkung: Nach einer Befragung der INFORMATION ///
Überprüfungstätigkeiten dienen die Be Patienten, der Zusammenfassung der
standsverzeichnisse. Rückmeldungen und nachdem die Aus Qualitäts-Management-Beratung
arbeitung von Verbesserungsmöglich Christoph Jäger
Aufgabe für die QMBs: Es muss über keiten erfolgte, sollten die erzielten Befra Enzer Straße 7
prüft werden, ob alle im Vorjahr anste gungsergebnisse in einem Übersichts 31655 Stadthagen
henden Wartungstermine durchgeführt blatt den Patienten als Dankeschön prä Tel.: 05721 936632
wurden und die notwendigen Nachweise sentiert werden. info@der-qmberater.de
zum Beispiel in Form von Wartungspro www.der-qmberater.de
tokollen vorliegen und ohne Schwierig Zusammenfassung
keiten aufgefunden werden können.
Werden in der Praxis Geräte eingesetzt, Für einen Qualitätsmanagementbeauf
die laut der MedizinprodukteBetreiber tragten ist es wichtig, das vergangene
verordnung einer sicherheitstechnischen Praxisjahr abzuschließen, indem alle
Kontrolle unterliegen (zum Beispiel Laser, das Jahr betreffende QMAufgaben ord
Narkoselachgasgeräte oder HFChirur nungsgemäß erledigt worden sind. Die
giegeräte), so müssen die vorgegebenen Archive müssen vorzeigbar geführt wer Infos zum Autor
48 ZWP Zahnarzt Wirtschaft Praxis – 1+2/2020
Referenten I Christoph Jäger/Stadthagen
I Iris Wälter-Bergob/Meschede
QM | Hygiene
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München – Wiesbaden – Bremen – Baden-Baden www.praxisteam-kurse.de
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