Kassenprüfung und Kassenführung im Fokus der digitalen Betriebsprüfung - Gefahr für Unternehmen - Christine Thoma DATEV eG, Handelskammer Hamburg ...

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Kassenprüfung und Kassenführung im Fokus der
digitalen Betriebsprüfung - Gefahr für Unternehmen
Christine Thoma DATEV eG, Handelskammer Hamburg, 09.11.2016

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                          Christine Thoma
                          DATEV eG

Telefon    0911 319-47154
Mobil      0162 2004289
E-Mail     christine.Thoma@datev.de
Internet   www.datev.de/unternehmensloesungen
                                                11.11.2016

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Wer ist DATEV?

 Genossenschaft von über   Softwarehaus und IT-Dienst-   DATEV-Rechenzentrum ist
 40.000 Steuerberatern,    leister mit 50 Jahren         Datendrehscheibe zwischen
 Wirtschaftsprüfern und    Erfahrung mit Software,       Unternehmen,
 Rechtsanwälten            Services und                  Steuerberatern und rund 200
                           Rechenzentrums-               Institutionen
 Unterstützung aller       dienstleistungen:             (z. B. Finanzverwaltung,
 Dienstleistungen der                                    Krankenkassen, Banken)
 DATEV-Mitglieder          über 11,5 Millionen Lohn-
                           und Gehaltsabrechnungen       umfangreicher Service – rund
 für deren Mandanten                                     2,5 Mio. Servicekontakte
 Hauptsitz in Nürnberg     mehr als 155.000              jährlich                       11.11.2016
                           Unternehmen nutzen
 25 Niederlassungen in     DATEV-Anwendungen             mehr als 100.000 Seminar-      Seite 3
 Deutschland                                             teilnehmer pro Jahr            © DATEV eG, alle
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Die DATEV-Cloud –
sichere Basis und Datendrehscheibe

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         Verwaltung

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         Unternehmensweite Themen                                          Berater

                                                                          11.11.2016

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 Warum ist das Thema derzeit so aktuell, obwohl
 es nicht neu ist?

 Welche Kassensysteme gibt es?

 Bis wann darf ich welches Kassensystem einsetzen?

 Konsequenzen für die Kassenführung
   Einzelaufzeichnung
   Offene Ladenkasse

 Digitale Betriebsprüfung der Finanzverwaltung
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Kassen im Fokus der Finanzverwaltung

                                       11.11.2016

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Hochrisikobetriebe aus Sicht der Finanzverwaltung
                             Exkurs: Betroffene Branchen
                                                             Gastronomie;
                  Taxigewerbe;                                 164.000
                     22.000
                                 3%                           Tankstellen; 14.500
                                         22%           2%
    755.300                                                        Beherbergungs-
Unternehmen in                                   6%
                                                                   gewerbe; 45.000
den betroffenen
  Branchen!                                                           Friseur-
                                                 13%
                                                                   Kosmetikstudio;
                                  47%                                 100.000

                                                   2%
                                                                   Bäcker; 12.600
         Einzelhandel;                          3% 2%
            360.000
                                                                Metzger; 16.800      11.11.2016

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                                                            Apotheken; 20.400
                                                                                     © DATEV eG, alle
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Zahlungsverhalten in Deutschland

   Verwendung von Barzahlung bei ca. 80% aller Transaktionen
   53,2% des Umsatzes 2014 durch Bargeld erwirtschaftet
   knapp 30% mit einer Girocard
   Überweisungen machten 5,3% des Umsatzes aus
   Bargeldumsatzanteil seit 2011 konstant
                                                                           © photo 5000 / fotolia.com

                  Umsatz 2014                     Kartenbesitz 2014
                                Kreditkarte
   Internet-                                       97%
                                   3,9%
bezahlverfahren     Girocard
     2,8%            29,4%        Lastschrift
                                     3%
Überweisung
   5,3%                               Sonstiges
                                                                32%
                                        2,6%

                                                                                                  11.11.2016
                   Barzahlung
                                                                                                  Seite 9
                     53,2%                        Girocard   Kreditkarte
                                                                                                  © DATEV eG, alle
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   Einzelaufzeichnung
   Offene Ladenkasse

 Digitale Betriebsprüfung der Finanzverwaltung
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Welche Aufgaben hat ein Kassensystem?

             Aus der Sicht des                         Aus der Sicht der
              Unternehmers                             Finanzverwaltung

                                    Betriebs-
 Erfassung von   Kontrolle von                                        Vollständige
                                 wirtschaftliche
  Einnahmen      Mitarbeitern                      Belegsicherung   Dokumentation
                                    Aspekte
                                                                    aller Einnahmen

                                                                                      11.11.2016

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Der Aufbau einer Kasse ist gleich…

                       Woraus besteht eine Kasse?

                                                                                     Ausgabeeinheit
 Eingabeeinheit      Recheneinheit                 Geldlade
                                                                                      (Bon-Drucker)

     © pixabay.com      © Big Face / fotolia.com   © Patryk Kosmider / fotolia.com       © zavgsg / fotolia.com

                                                                                                             11.11.2016

                                                                                                             Seite 12

                                                                                                             © DATEV eG, alle
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Arten von Kassensystemen

                                                                                 Kassentypen

                               Offene             Elektronische                   PC-(Kassen-)                                                   Weitere
                                                                                                              App - Systeme
                             Ladenkasse          Registrierkassen                   Systeme                                                     „Kassen“

                                                       Mit und ohne                    Einzel- und                  Handhelds
                                  Geldlade
                                                      elektronischem                    Mehrplatz-
                                Schuhkarton                                                                       (z.B. Orderbird)
                                                          Journal                     Kassensysteme
                                                                                       Back-Office-              Speicherung im
© vivjanna13 / fotolia.com                                                                System                 Gerät oder der
                                Mechanische                                         (Verbundsysteme)                  Cloud
                               Registrierkasse

                                                    © Auszug Bild Casio Europe

                                                                                                                                                           11.11.2016
                                                                                                                   © DATEV eG   Foto: Vectron Systems
       © DATEV eG
                                                                                      Foto: Vectron Systems                                                Seite 13

                                                                                                                                                           © DATEV eG, alle
                                                                                                                                                           Rechte vorbehalten
Arten von Kassensystemen
- Elektronische Registrierkassen
                                         Begrenzter Speicher und eigens
    Elektronische
   Registrierkassen
                                         entwickelte Speicherstruktur (fixe
                                         Programmierung, herstellerspezifisches
                                         Betriebssystem)

         Mit und ohne                    Speicherbaustein mit Summenspeicher z.B.:
    elektronischem Journal
                                           Tagesumsätze
                                           Summen je Bediener

                                         Löschung der Journaldaten bei gewissen
                                         Funktionen, z. B. Erstellung des Z-Bons
                                         (Schlüsselposition des Masterschlüssels)
                                                                                     © Auszug Bild Casio Europe

            © Auszug Bild Casio Europe
                                                                                                            11.11.2016

                                                                                                            Seite 14

                                                                                                            © DATEV eG, alle
                                                                                                            Rechte vorbehalten
Arten von Kassensystemen
- Elektronische Registrierkassen

                                      © Auszug Bild Casio Europe

      Kassen älterer Bauart                                         Kasse neuerer Bauart
 Nur Addition u. Ausgabe von Summen                                Schnittstelle zur Datenauslese

  Ohne Einzel-        Mit Einzel-
                                                                      Mit Einzelaufzeichnung
  aufzeichnung       aufzeichnung

     Ohne                Ohne
                                                                         Mit Datenexport            11.11.2016
  Datenexport         Datenexport
                                                                                                    Seite 15

                                                                                                    © DATEV eG, alle
                                                                                                    Rechte vorbehalten
Arten von Kassensystemen
- PC-Kassen/Back-Office-System (Verbundsystem)

 PC-(Kassen-)               Eine PC-Kasse basiert auf einem üblichen
   Systeme
                            Betriebssystem (z. B. Microsoft Windows,
                            Mac OS/OS X, Linux etc.) mit eigener
   Einzel- und Mehrplatz-
   Kassensysteme
                            Festplatte.
   Back-Office-System
                            Auf diesem Betriebssystem ist eine
   (Verbundsysteme)         Kassensoftware installiert.
                            Speicherung und/oder Archivierung
                            der Kassendaten auf der internen              Foto: Vectron Systems

                            Festplatte oder externen Medien
                            (z. B. Datenträger, SD-Card etc.) jederzeit
                            möglich.                                                       11.11.2016

                                                                                           Seite 16

                                                                                           © DATEV eG, alle
                                                                                           Rechte vorbehalten
Weitere Arten von Kassensystemen
     Wiegekasse                             Taxameter

                    Geldspielautomat                                      Parkscheinautomat

        © Bizerba
                                         © Björn Wylezich / fotolia.com

                         © pixabay.com                                         © DATEV eG

                                                                                        11.11.2016

                                                                                        Seite 17

                                                                                        © DATEV eG, alle
                                                                                        Rechte vorbehalten
Arten von Kassensystemen…

…die „offene Ladenkasse“

                     Woraus besteht eine Kasse?

                                                                   Ausgabeeinheit
 Eingabeeinheit   Recheneinheit       Geldlade
                                                                    - Bondrucker

                                                                             11.11.2016

                                                                             Seite 18

                                                                             © DATEV eG, alle
                                      © vivjanna13 / fotolia.com
                                                                             Rechte vorbehalten
Arten von Kassensystemen
- offene Ladenkasse
                      Eine offene Ladenkasse hat nicht die
   Offene             Technik um Daten tatsächlich vorzuhalten
 Ladenkasse
                      bzw. Abrechnungen zu erstellen. Lediglich
                      Summen können abgerufen/ ausgezählt
       Geldlade
     Schuhkarton      werden.
                      Kassen älterer Bauart, Registrierkassen mit
     Mechanische
    Registrierkasse
                      Journal- und Bon-Rolle aus Papier, es wird                                 © DATEV eG

                      lediglich aufaddiert und die Summe
                      ausgegeben.

                                                                                                              11.11.2016

                                                                    © vivjanna13 / fotolia.com
                                                                                                              Seite 19

                                                                                                              © DATEV eG, alle
                                                                                                              Rechte vorbehalten
Agenda

 Warum ist das Thema derzeit so aktuell, obwohl es
 nicht neu ist?

 Welche Kassensysteme gibt es?

 Bis wann darf ich welches Kassensystem
 einsetzen?

 Konsequenzen für die Kassenführung
   Einzelaufzeichnung
   Offene Ladenkasse

 Digitale Betriebsprüfung der Finanzverwaltung
                                                     © Patryk Kosmider / fotolia.com

 Handlungsempfehlungen und weiterführende
 Informationen                                                     11.11.2016

                                                                   Seite 20

                                                                   © DATEV eG, alle
                                                                   Rechte vorbehalten
Relevante Rechtsgrundlagen zur Kassenführung

                                                               GoBD                                           2020 2022
                                    GDPdU                      2015
                                                                             2016
                        GoBS        2002-2014
                                                                                      Entwurf: Gesetz
                GoS
                        1995-2014
                                                      2010                            zum Schutz vor
                                                                                      Manipulationen an
                 1978                                        BMF-Schreiben            digitalen Grund-
                                                             (26.11.2010)
                           1996                               „2. Kassenrichtlinie“
                                                                                      aufzeichnungen

                                     BMF-Schreiben
GoB            1977                  (09.01.1996)
                                     „1. Kassenrichtlinie“

                     Abgabenordnung AO
                     (Grundlegendes Steuergesetz)
  1919                                                                                Foto: Vectron Systems

           Reichsabgabenordnung RAO
           Kassenaufzeichnungen mindestens täglich
 1897
    Handelsgesetzbuch HGB
    Grundsätze ordnungsgemäßer                                                                                      11.11.2016
    Buchführung                                                                                                     Seite 21
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Bis wann darf ich welches Kassensystem einsetzen?
                                                                             Gesetzentwurf zum Schutz vor
        „Altsysteme“          BMF-Schreiben 26.11.2010                        Manipulationen an digitalen
                                                                          Grundaufzeichnungen ab 01.01.2020
  Registrierkassen            Anforderungen für elektronische                   keine Registrierkassenpflicht
  Ohne/mit Einzel-            Registrierkassen
                                                                                zertifizierte technische
  aufzeichnung                (d. s. Registrierkassen, Waagen mit               Sicherheitseinrichtung
                              Registrierkassenfunktion, Taxameter
  ohne Datenhaltung                                                             unangemeldete Kassennachschau
  (im Gerät)                  und Wegstreckenzähler, Gewinn-
                              spielautomaten                                    für Verstöße bis zu 25.000,00 EUR
  ohne Datenexport                Einzelaufzeichnung                            Bußgeld
Prüfung und Durchführung          Komplette Datenspeicherung im
 Umrüstung/Nachrüstung            Gerät oder komplette Archivierung
                                  der Daten über Schnittstelle
 auf Anforderungen BMF-
                                  Digitale Prüfbarkeit (Schnittstelle)
     Schreiben 2010?                                                                                 Ab 01.01.2020

 Nein            31.12.2016             „Investitionsschutz“ – Prüfung und Durchführung
                                      Umrüstung/Nachrüstung auf Anforderungen von Gesetz?
                                                                                                                    Seite

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                                                                                                                Rechte vorbehalten
Übergangsregelung auf Anforderungen BMF-Schreiben 2010

Ist ein Gerät (Registrierkasse etc.) bauartbedingt nicht in der Lage die
steuerrelevanten digitalen Daten aufzuzeichnen, so ist

                                         …eine Archivierung der Daten       Komplette Speicherung
   …eine Softwareanpassung                   über eine Schnittstelle       steuerrelevanter (Kassen-)
                                                                              Daten: Journaldaten,
  und Speichererweiterung an   oder           unveränderbar und
                                                                               Auswertungsdaten,
  dem Gerät durchzuführen um                 auswertbar auf einem               Programmier- u.
    die Daten aufzuzeichnen                 externen Datenträger            Stammdatenänderungs-
                                                durchzuführen                        daten

Wenn keine Anpassungen bzw. keine externe Archivierung möglich, so darf
         die Kasse nur noch bis 31.12.2016 eingesetzt werden
                                                                                          11.11.2016
             Und: Die alten Aufbewahrungsfristen gelten fort                              Seite 23

       (d. h. bis 2026! Achtung Veranlagungszeitraum einrechnen)                          © DATEV eG, alle
                                                                                          Rechte vorbehalten
Welche Unterlagen sind für „Altkassen“ aufzubewahren?
           Belege                     Organisationsunterlagen                    Auswertungen
 Die Stornobuchungen (sog.             Bedienungsanleitung                   Tagesendsummenbons mit
 Managerstornos und Nach-                                                    Ausdruck des Nullstellungszählers
 Stornobuchungen), Retouren            Programmieranleitung                  (fortlaufende sog. „Z-Nummer”) zur
                                                                             Überprüfung der Vollständigkeit
 Entnahmen/ Einlagen                   Programmabrufe nach jeder             der Kassenberichte
                                       Änderung
 Zahlungswege (bar, Scheck, Kredit)                                          Kettenberichte mit lfd. Nr. sowie
                                       Protokolle über die Einrichtung von   Finanzbericht, Zahlungswegebericht
von Kasse erstellte Rechnungen         Verkäufer-, Kellner- und              Warengruppenbericht,
                                       Trainings-speichern u. ä.             Bedienerbericht
Rechnungen über 150 €
                                       Anweisungen zur                       Kellnerberichte, Spartenberichte im
                                       Kassenprogrammierung (z.B.            Belegzusammenhang mit dem
                                       Einstellungen zum Bon-Druck,          Tagesendsummenbon
                                       Unterdrückung von Ausgaben im
                                       Druck etc.)                           Ausdrucke der Trainingsspeicher

                                                                             Betriebswirtschaftliche
                                                                             Auswertungen
                                                                                                       Seite

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Welche Unterlagen sind für „Altkassen“ aufzubewahren?
Weitere Bedingungen:

   Protokoll über konkreten Einsatzort und Einsatzzeitraum der Registrierkasse
   bzw. des Geräts (§ 145 Abs. 1 AO, § 63 Abs. 1 UStDV)

   Strukturinformationen (u. a. Datensatzbeschreibung) in auswertbarem
   Datenformat

   die Aufzeichnungen müssen für jedes Gerät getrennt geführt und aufbewahrt
   werden

Grundsätzlich sind die Daten 10 Jahre aufzubewahren und zu archivieren

Hinweis: Soweit die Unterlagen und Daten gesichert sind, kann eine alte Kasse
(Hardware!) entsorgt werden
                                                                                 11.11.2016

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                      Wichtig: Absprache mit Finanzverwaltung!
                                                                                 © DATEV eG, alle
                                                                                 Rechte vorbehalten
Welche Daten und Unterlagen sind bei Einsatz elektronischer
  Registrierkassen aufzubewahren*?
      Elektronische Daten                       Organisationsunterlagen                  Daten in Papierform
       alle steuerlich relevanten                  Bedienungsanleitung                    Aufzeichnungen (z.B. Kassenbuch)
       Einzeldaten
       (Einzelaufzeichnungspflicht!)               Programmieranleitung                   Buchungsbelege
                                                                                          (z.B. Summenendbons, Z-Bons)
       Elektronisch erzeugte                       Programmabrufe nach jeder
       Rechnungen                                  Änderung
       (u.a. Bewirtungsrechnung,                                                         - keine Buchung ohne Beleg!
       Taxirechnung, Einkaufsrechnung              Protokolle über die Einrichtung von
       Einzelhandel etc.)                          Verkäufer-, Kellner- und
                                                   Trainings-speichern u. ä.
       Strukturinformationen
       (u.a. Datensatzbeschreibung)                Anweisungen zur
       in auswertbarem Datenformat                 Kassenprogrammierung (z.B.
                                                   Einstellungen zum Bon-Druck,
                                                   Unterdrückung von Ausgaben im
                                                   Druck etc.)

                                                                                                                    11.11.2016

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* Gilt ebenfalls für Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter                                                 © DATEV eG, alle
                                                                                                                    Rechte vorbehalten
Generelle Anforderungen an den Einsatz elektronischer
Registrierkassen

  Eine Verdichtung der Daten ist unzulässig.

  Eine Aufbewahrung der Kassenunterlagen nur in ausgedruckter Form ist
  nicht ausreichend

  konkreter Einsatzort- und Einsatzzeitraum der Registrierkasse bzw. des
  Geräts ist zu protokollieren und aufzubewahren (§ 145 Abs. 1 AO, § 63
  Abs. 1 UStDV)

  die Aufzeichnungen müssen für jedes Gerät getrennt geführt und
  aufbewahrt werden
                                                                           11.11.2016

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                                                                           Rechte vorbehalten
Was gilt ab 01.01.2020? Gesetzentwurf zum Schutz vor
Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (Stand
13.07.2016)
Vorgesehene Maßnahmen:

  Technische Sicherheitseinrichtung für elektronische
  Aufzeichnungssysteme (elektronische oder computergestützte
  Kassensysteme oder Registrierkassen)

  Einführung einer Kassennachschau

  Sanktionsmöglichkeiten bei Verstößen

Keine Registrierkassenpflicht!

Keine Belegausgabepflicht – nur auf Verlangen des Kunden!
                                                               11.11.2016

                                                               Seite 28

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                                                               Rechte vorbehalten
Gesetzentwurf zum Schutz vor Manipulationen an
digitalen Grundaufzeichnungen ab 01.01.2020
Technische Sicherheitseinrichtung für elektronische Aufzeichnungssysteme
  Sicherheitsmodul: Kasseneingaben werden
  mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs
  protokolliert, können später nicht mehr       Technologieoffen
  unerkannt manipuliert werden                  Zertifiziert durch BSI
  Speichermedium: Unveränderbare                Jeder Kassenhersteller kann ein
  Speicherung der Einzelaufzeichnungen für      Verfahren entwickeln und zertifizieren
  die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungs-     lassen
  frist                                         Änderungen/ Anpassungen am System
                                                müssen ebenfalls zertifiziert werden
  Digitale Schnittstelle: Sicherstellen einer
  reibungslose Datenübertragung für                                          11.11.2016

  Prüfungszwecke der Finanzverwaltung                                        Seite 29

                                                                             © DATEV eG, alle
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DATEV Kassenarchiv online

Ab April 2017 bietet DATEV die neue Dienstleistung DATEV Kassenarchiv
online. Damit können Kassendaten revisionssicher im DATEV-Rechenzentrum
archiviert werden.

Das Angebot richtet sich an Mandanten, sowie Unternehmen und beinhaltet in
der ersten Stufe:
  die tägliche Archivierung der Kassendaten (Tagesendsummen, Einzelbons)
  im DATEV-Rechenzentrum sowie
  die Bereitstellung der Daten für den Betriebsprüfer

In einer Ausbaustufe ist die Übernahme der archivierten Daten zur
Weiterverarbeitung in DATEV Kassenbuch online geplant.
                                                                             11.11.2016
               Aktuelle Informationen: www.datev.de/kasse                    Seite 30

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Gesetzentwurf zum Schutz vor Manipulationen an
digitalen Grundaufzeichnungen ab 01.01.2020
Einführung einer Kassen-Nachschau

  Instrument zur Steuerkontrolle im Zusammenhang mit Erfassung von
  Geschäftsvorfällen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme
  Unangekündigte Nachschau während der üblichen Geschäfts- und
  Arbeitszeiten
  Einsichtnahme von Daten der Kasse und Übermittlung von Daten über
  die digitale Schnittstelle (Datenträgerüberlassung)
  Kassen-Nachschau ist keine Außenprüfung

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Gesetzentwurf zum Schutz vor Manipulationen an
digitalen Grundaufzeichnungen ab 01.01.2020

              Die Geldbuße kann 5.000 € bis 25.000 € betragen
 (z.B. bei nicht richtiger Verwendung des Systems oder wer Systeme nicht
        schützt oder mit Software bewirbt und in den Verkehr bringt)

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Zulässig ab 01.01.2017

  Ab 01.01.2017 nur noch zwei Möglichkeiten Bareinnahmen aufzuzeichnen:

       Handschriftliche                       Registrierkassen
     Einzelaufzeichnung
                                                    mit
          und/oder
    „Offene Ladenkasse“                         Datenhaltung

                                                                                11.11.2016

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                                                   © Auszug Bild Casio Europe   © DATEV eG, alle
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Agenda

 Warum ist das Thema derzeit so aktuell, obwohl es
 nicht neu ist?

 Welche Kassensysteme gibt es?

 Bis wann darf ich welches Kassensystem einsetzen?

 Konsequenzen für die Kassenführung
   Einzelaufzeichnung
   Offene Ladenkasse

 Digitale Betriebsprüfung der Finanzverwaltung
                                                     © Patryk Kosmider / fotolia.com

 Handlungsempfehlungen und weiterführende
 Informationen
                                                                   11.11.2016

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Welche Aufgaben hat ein Kassensystem?

            Aus der Sicht des                          Aus der Sicht der
             Unternehmers                              Finanzverwaltung

                                    Betriebs-
 Erfassung von   Kontrolle von                                        Vollständige
                                 wirtschaftliche
  Einnahmen      Mitarbeitern                      Belegsicherung   Dokumentation
                                    Aspekte
                                                                    aller Einnahmen

                                                                                      11.11.2016

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Rechtsgrundlagen
                                                                                         Einnahmen-Überschuss-
           HGB                                           AO                                 Rechner (§ 4 Abs. 3)

§§ 238, 239 HGB                           § 140 AO           wer Aufzeichnungs-            sind nicht zur Kassen-
  vollständig, richtig, zeitgerecht und   pflichten nach anderen Gesetzen (z. B.
geordnet                                  HGB) zu erfüllen hat, hat diese auch für die     buchführung verpflichtet
                                          Besteuerung zu erfüllen! § 140 AO trans-         aber es besteht eine
                                          formiert also alle anderen Vorschriften ins
§§ 257, 261 HGB                           Steuerrecht!                                     umsatzsteuerrechtliche
  geordnete Aufbewahrung von              § 145 AO           Geschäftsvorfälle müssen      Einzelaufzeichnungs-
Unterlagen und Vorlegen von
Datenträgern                              sich in Ihrer Entstehung und Abwicklung          pflicht (u.a. § 22 UStG)
                                          verfolgen lassen
                                                                                           eine geordnete Ablage
                                          § 146 AO           vollständig, richtig,
                                          zeitgerecht und geordnet                         von Belegen ist möglich
Kaufleute – Pflicht zur                      Kasseneinnahmen und Kassenausgaben
                                          sollen täglich festgehalten werden
 Kassenbuchführung!                          Abs. 4: Unveränderbarkeit
                                          § 147 AO        geordnete Aufbewahrung                           11.11.2016
                                          von Unterlagen und Vorlegen von Daten-
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                                          trägern
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Die GoBD erhöhen den Verantwortungsbereich des
 Unternehmers
                                              z.B.
                   Geschäftsvorfall               Verkauf
                                                  Eigenverbrauch
                                                  Entnahmen

Unternehmer
              GoBD
              IT-Buchführungssystem
                     Vorsystem        Kasse
                                              steuerrelevante Daten
                                                  Aufzeichnungen und
                                                  Unterlagen zu
                                                  Geschäftsvorfällen (Pflicht!)
                                                  Bücher (z.B. Kassenbuch,
                                                  Kassenbericht) sowie
                      (Haupt-)                    Unterlagen und
                                                  Aufzeichnungen, die als
                 Buchführungssystem               Belege für solche Geschäfts-
                                                  vorfälle oder zu deren
                                                  Dokumentation dienenSeite

                                                                     © DATEV eG, alle
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Rechtsgrundlagen (HGB, AO und aktuell GoBD)

 Verpflichtung Bücher zu
        führen und
                                 Grundsatz der Wahrheit,
    Aufzeichnungen zu           Klarheit und der laufenden
         erstellen!                   Aufzeichnung
 Sowohl in elektronischer,
  als auch in Papierform

                Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
                                                                        11.11.2016

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Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

        Es MUSS gewährleistet sein, dass ein sachverständiger Dritter
        für den gesamten Prüfungszeitraum eine (…) progressive und
        retrograde Prüfbarkeit der Unterlagen vorfindet
        (§ 238 Abs. 1 Satz 2 HGB, § 145 Abs. 1 AO).

Beleg   „Kassenbuch“/Journal     „Buchführung“    Jahresabschluss   Steuererklärung

                                                                             11.11.2016

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Stichwort: Verfahrensdokumentation

                               Der Tagesabschluss wird vom jeweiligen Kassenmitarbeiter
                               durchgeführt. Unsere Kassensoftware bietet einen digitalen
                               Abschluss an. Auf dem Bildschirm wird das Kassenzählprotokoll
   Die GoBD fordern eine       aufgerufen. Der Mitarbeiter trägt die Anzahl des jeweiligen Hart-
                               und Papiergelds ein. Es findet ein Soll-/Ist-Abgleich bezüglich des
  genaue Beschreibung für      Bargeldbestands statt. Kassendifferenzen werden am nächsten Tag
    den Ablauf z. B. von       geklärt. Kleindifferenzen bis 5,00 EUR buchen wir aus. Das
     Kassiervorgängen.         Zählprotokoll wird mit Datum und Uhrzeit sowie der Unterschrift
                               des Mitarbeiters versehen, dann eingescannt und zusammen mit
                               den eingescannten Belegen zur DATEV übermittelt.

           Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

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Anforderungen der GoBD

  Systematische Erfassung und   Einzelaufzeichnung
  übersichtliche und
  nachvollziehbare Buchungen    Dokumentation jedes Geschäftsvorfalls
                                Keine Buchung ohne Beleg!
                                Lückenlose Aufzeichnung

  Kasseneinnahmen und –         Übereinstimmung mit den tatsächlichen
  ausgaben sind täglich         Verhältnissen
  aufzuzeichnen                 Nachweis von Entnahmen/Einlagen
                                durch Eigenbelege
                                                             11.11.2016

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Unveränderbarkeit

Der Begriff Unveränderbarkeit ist nicht neu…
s. Reichsabgabenordnung: „…es soll nicht radiert werden!“
(§ 239 Abs. 3 HGB, § 146 Abs. 4 AO)

„Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert
werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche
Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es
ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.“

Für Aufzeichnungen in Papierform heißt das z.B.:
Kein TippEx, Durchstreichen nur mit Kugelschreiber und waagerechter Linie,
die Zeile muss lesbar bleiben usw.                                               11.11.2016

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Unveränderbarkeit

Für elektronische DV-Systeme gilt das Gleiche:

„Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die
Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen (Programme
und Datenbestände), die einmal in den
Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg,
Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt
oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht,
geändert oder verfälscht werden können.

Bereits in den Verarbeitungsprozess eingeführte
Informationen dürfen nicht ohne Kenntlichmachung durch
neue Daten ersetzt werden.“ (siehe GoBD, Rz. 108)         11.11.2016

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Unveränderbarkeit
Praxisbeispiel: INSIKA-Verfahren
Beispiel Beleginhalte INSIKA:

 Rechnungs-Nr. /Sequenznummer

 Signatur verschlüsselt nach ID-Nr.

 Barcode

                                                                                                         11.11.2016

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Quelle: INSIKA = Integrierte Sicherheitslösung für messwertverarbeitende Kassensysteme - www.insika.de   © DATEV eG, alle
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Agenda

 Warum ist das Thema derzeit so aktuell, obwohl es
 nicht neu ist?

 Welche Kassensysteme gibt es?

 Bis wann darf ich welches Kassensystem einsetzen?

 Konsequenzen für die Kassenführung
   Einzelaufzeichnung
   Offene Ladenkasse

 Digitale Betriebsprüfung der Finanzverwaltung
                                                     © Patryk Kosmider / fotolia.com

 Handlungsempfehlungen und weiterführende
 Informationen
                                                                   11.11.2016

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Grundsätze ordnungsgemäßer Kassenführung

                                                   Kassenbuch
                                                   Kassenbestandsrechnung
                 Grundsatz:   Einzelaufzeichnung   Handschriftliche Listen
Ordnungsgemäße

                                                   (bei § 4 Abs. 3 EStG)
 Kassenführung

                 Ausnahme:    Offene Ladenkasse    Kassenberichte

                                  Mischformen

                                                                        11.11.2016

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Einzelaufzeichnung „manuell“

Grundsätzlich besteht Einzelaufzeichnungspflicht:

  Identität des Verkäufers (Name, Firma, Anschrift)
  Identität des Käufers (Name, Firma, Anschrift)
  Inhalt des Geschäfts (Liefergegenstand, Art der Dienstleistung)
  Zahlungsbetrag (Gegenleistung)
  Steuersätze in % (7% oder 19% Umsatzsteuer)
  Steuerbetrag in Euro
  Gesamtbetrag

         z.B. in Form von Quittungen oder Rechnungen                                             11.11.2016

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Einzelaufzeichnung „digital“ auf Bon-Ebene

Einzelaufzeichnung (Beispiel Kassenbon/Wiegekasse)
   Belegaussteller (Verkäufer)
   Eindeutige Belegnummer
   Belegdatum
   Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls auf dem Beleg
   Zu buchender Betrag einschl. Währungsangabe
   Bestätigung des Vorgangs (Gastronomie     Bediener, Kellner)

      Hinweis: Möchte der Kunde einen Beleg oder Quittung/Rechnung?
      (Kleinstbetragsrechnung und § 14 UStG Vollrechnung)

      Hinweis: Möchte der Kunde einen Beleg oder Quittung/Rechnung?
      (Kleinstbetragsrechnung und § 14 UStG Vollrechnung)             11.11.2016

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Grundsätze ordnungsgemäßer Kassenführung

Eintragungen in ein Kassenbuch
müssen grundsätzlich täglich
vorgenommen werden!

Werden Einnahmen nur in einer Summe
eingetragen, dann muss das
Zustandekommen der Einnahme
nachgewiesen werden.

Grundsatz der Einzelaufzeichnung mit
  Kassenbons
  Kassenstreifen/Journalrolle
  Kassenzetteln                            11.11.2016

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  Vollständige Tagesendsummenbons
                                           © DATEV eG, alle
                                           Rechte vorbehalten
DATEV Unternehmen online/ Kassenbuch online

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                                              Rechte vorbehalten
11.11.2016

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Rechte vorbehalten
11.11.2016

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Unveränderbarkeit/ Festschreibung am Beispiel DATEV

Wie erkennt das Finanzamt wann festgeschrieben wurde?

                      Auszug aus dem DATEV-Standardjournal, dass
                          die Betriebsprüfung im Rahmen der
                                                                   11.11.2016
                            Datenträgerüberlassung erhält.         Seite 53

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Exkurs: Microsoft Excel als Kassenbericht/ Kassenbuch
Ein über eine Tabellenkalkulation (Microsoft Excel, StarCalc etc.) erstelltes
Kassenbuch entspricht nicht den Vorschriften der GoBD (bis 31.12.2014 GOBS), da
es jederzeit geändert werden kann. Es liegt ein formeller Mangel vor.

                                                                                  11.11.2016

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Exkurs: DATEV Kassen & Warenerfassung 3.0

Die Finanzverwaltung akzeptiert die Version ab 3.0 im Sinne der GoBD mit
zusätzlichen organisatorischen Maßnahmen (z. B. sichere, zugriffsgeschützte
Ablage, regelmäßige Sicherungen, Verfahrensdokumentation), wenn folgende
Arbeitsschritte berücksichtigt sind:

   Kassenumsätze täglich erfassen

   Belegsätze sind täglich durch einen Export festzuschreiben

   Export der Kassenumsätze darf nicht zurückgesetzt werden

   Kassen- und Exportdateien sowie der Ausdruck der Kassenblätter mit Zeitstempel sind

   unveränderbar und vor unberechtigten Zugriffen geschützt aufzubewahren.
                                                                                         11.11.2016
https://www.datev.de/web/de/top-themen/steuerberater/weitere-themen/                     Seite 55
ordnungsmaessige-kassenbuchfuehrung/mit-kassen-und-warenerfassung-fuer-office/
                                                                                         © DATEV eG, alle
                                                                                         Rechte vorbehalten
Agenda

 Warum ist das Thema derzeit so aktuell, obwohl es
 nicht neu ist?

 Welche Kassensysteme gibt es?

 Bis wann darf ich welches Kassensystem einsetzen?

 Konsequenzen für die Kassenführung
   Einzelaufzeichnung
   Offene Ladenkasse

 Digitale Betriebsprüfung der Finanzverwaltung
                                                     © Patryk Kosmider / fotolia.com

 Handlungsempfehlungen und weiterführende
 Informationen
                                                                   11.11.2016

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Anforderungen bei der „Offenen Ladenkasse“

                                    Geldkassette
        Grundsatz:                                                          Ausnahme:
    Einzelaufzeichnung                                               Summarische Ermittlung

                                                                     Nur Kreis der Berechtigten
                                                                     Waren von geringem Wert
     z.B. Quittung oder                                              Vielzahl von unbekannten Personen
          Rechnung                                                   Identität nicht feststellbar oder
                                                                     unzumutbar
Name und Anschrift des Käufers!

                                       © vivjanna13 / fotolia.com        Keine Einzelbelege

   Kassenbuch
   Kassenbestandsrechnung                                           Zwingend:
                                  BFH Urteil vom 25.03.2015
   Handschriftliche Listen                                            Kassenbericht (täglich)
                                  (X R 20/13), RZ 27
   (bei § 4 Abs. 3 EStG)                                              Zählprotokoll (täglich) Seite
                                                                                                 © DATEV eG, alle
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Ausnahmeregel zur Einzelaufzeichnungspflicht
 Werden Waren von geringem Wert
 an eine unbestimmte Vielzahl
 nicht bekannter und nicht feststellbarer Personen verkauft -

  so ist eine Einzelaufzeichnung nicht erforderlich (Zumutbarkeit und Praktikabilität)

Geltungsbereich: grundsätzlich nur für den Einzelhandel und den erweiterten
Kreis der „Einzelhändler“:

  Lebensmittel-EH, Metzgereien, Bäckereien, Marktstände, gewerbliche Trödel-
  markthändler, Floristikbetriebe, Gaststätten, Restaurants, Cafés, Bistros,
  Imbissbuden (feste Ladenlokale und Verkaufswagen), Tabakwarenläden,
  Kioske/Trinkhallen, „Ein-Euro-Läden“, sonst. EH-Betriebe
                                                                                  Seite

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Beispiel: „Metzger mit Catering“

                           „Summarische Ermittlung“ möglich, da der Metzger zum
 Ein Metzger verkauft in   benannten Ausnahmekreis gehört. Es ist ihm nicht
  seinem Laden an der      zuzumuten, dass er die Identität der 200 Kunden
   Wursttheke an 200       feststellt und namentlich erfasst und 200 Quittungen
                           ausstellt. (Ermittlung der Tageseinnahme summarisch
     Kunden Wurst          mit Kassenbericht und Zählprotokoll).

   Der Metzger erhält      Einzelaufzeichnung ist hier zumutbar, da der Kunde
                           bekannt ist und hier ein einzelner Auftrag erteilt wird.
  einen Auftrag für das    (Ausstellen einer Quittung/Rechnung). Eintragen der
     Catering einer        Bareinnahme in ein Kassenbuch. Erstellung einer
     Hochzeitsfeier        Kassenbestandsrechnung. Erstellung eines Zähl-
                           protokolls zur Ermittlung von Kassenfehlbeträgen.

                                                                              11.11.2016

                                                                              Seite 59

                                                                              © DATEV eG, alle
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Kassenbericht bei der „Offene Ladenkasse“

Inhalt des Kassenberichts:

  gezählter Kassenbestand bei
  Geschäftsschluss
  + Betriebsausgaben
  + Barentnahmen
  - Kassenanfangsbestand Vortag
  = Kasseneingang
  - Bareinlagen
  - Sonstige Einnahmen (Geldtransit)
  = Tageseinnahmen

     Der Kassenbestand muss durch Zählen ermittelt werden (Zählprotokoll)   11.11.2016

                                                                            Seite 60
     - die reine Ermittlung als rechnerische Größe ist nicht zulässig!
                                                                            © DATEV eG, alle
                                                                            Rechte vorbehalten
Zählprotokoll                                              BFH Urteil vom 25.03.2015 (X R 20/13), RZ 27:
                                                           Das Fehlen täglicher Protokolle über das
                                                           Auszählen einer offenen Ladenkasse
                                                           berechtigt schon für sich genommen zu einer
                                                           Hinzuschätzung
Praxisvorschlag für ein Zählprotokoll
                             Zählprotokoll
              Scheine                              Münzen
   Wert       Anzahl    Betrag          Wert       Anzahl         Betrag
  500,00 €                               2,00 €
  200,00 €                               1,00 €
  100,00 €                               0,50 €
   50,00 €                               0,20 €
   20,00 €                               0,10 €
   10,00 €                               0,05 €
    5,00 €                               0,02 €
             Summe:                      0,01 €
                                                  Summe:                                          11.11.2016

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DATEV Unternehmen online/ Kassenbuch online

                                              11.11.2016

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Agenda

 Warum ist das Thema derzeit so aktuell, obwohl es
 nicht neu ist?

 Welche Kassensysteme gibt es?

 Bis wann darf ich welches Kassensystem einsetzen?

 Konsequenzen für die Kassenführung
   Einzelaufzeichnung
   Offene Ladenkasse

 Digitale Betriebsprüfung der Finanzverwaltung       © Patryk Kosmider / fotolia.com

 Handlungsempfehlungen und weiterführende
                                                                   11.11.2016
 Informationen
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Fallbeispiele aus der Praxis
Vorgefundene Praktiken
Was fällt hier auf?
                      Ausdrücklich:
                      Keine Rechnung!

                                              „Inforechnung“
                                              mit Nr. 0

Ungenaue
Warenbe-                                     Sooo viele
zeichnung                                    Tische…?

                      Kein                                     ???
                      Steuersatz!
Kein
Steuersatz!
                                        Keine                        Seite
                      Wer genau         Währung!
                                                                     © DATEV eG, alle
                      hat bedient?                                   Rechte vorbehalten
Fallbeispiele aus der Praxis
Vorgefundene Praktiken
Was fällt hier auf?

                               11.11.2016

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Manipulation von Kasseneinnahmen

 Der Finanzverwaltung sind seit langem alle Möglichkeiten zur Manipulation der
 Kasseneinnahmen bekannt

 Besonders häufig vorkommende „Tricks“ sind z. B.:
      Nutzung des Trainingsspeichers
      Stornierung von Umsätzen
      Nichtverbuchung von Einnahmen
      Falsche Programmierung der Kassensoftware
      Verwendung mehrerer Kassen (eine fürs Finanzamt und eine so)
      Manuelle Löschung von Journalbuchungen
                                                                                 11.11.2016

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Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser!

In den Betriebsprüfungen der Länder waren im Jahr 2014 bundesweit 13.533 Prüfer
tätig und es wurde ein Mehrergebnis von rund 17 Mrd. € erzielt.

             17 Mrd. €                              2,4 %

                                   ^
                                   =
     Nach Bundesrechnungshof
               X  Mrd.
           ca. 10 Mrd.  €                          100 %
      Steuerausfälle allein aus
                                                                             11.11.2016
          Bargeschäften!                                                     Seite 68

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Ergebnisse der steuerlichen Betriebsprüfung 2014

  Von den 7.920.418 Betrieben
  (Betriebskartei der Finanzämter)
  wurden 192.741 Betriebe geprüft,
  was einem Anteil von 2,4 %
  entspricht.

                                                                       11.11.2016
                                     (genaue Zuordnung alle 3 Jahre)   Seite 69

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Die Taktik der Finanzverwaltung
Digitalisierung: Von der E-Bilanz bis zur Betriebsprüfung

                             E-Bilanz
                                        XBRL-Datei                                      Automatisierte
                                                           Finanzamt                    Veranlagung

                                          Deklaration
                                                         Abweichungsanalysen
                                          ESt-/KSt-
  Steuerberater                                         auf Basis von XBRL-Daten

        Daten vermehrt                                                             Veranlagt
        digital

                                                                              Die progressive und
                                                                              retrograde Prüfung gilt
                                                                              nicht nur vom Beleg bis
                                                                              zum Jahresabschluss,
Unternehmen              Risiko-orientierte Prüfung                           sondern auch vom Beleg bis   11.11.2016

     Digitale            „häufiger die Richtigen prüfen“                      zur Steuererklärung und      Seite 70
                                                            Betriebsprüfung
Datenverarbeitung                                                             zurück (GoBD Rz 33).         © DATEV eG, alle
                                                                                                           Rechte vorbehalten
Außenprüfung – „Elektronische Betriebsprüfung“
                     Die Außenprüfung dient dazu, die
              Gleichmäßigkeit der Besteuerung sicherzustellen.
    Grundsatz:
    Eine gleich- und gesetzmäßige Steuerfestsetzung kann nur erreicht werden, wenn
    der einzelne Sachverhalt vollständig ermittelt wird (§ 85 AO).

      Die Buchführung und die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen sind für die
     Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein
         Anlass besteht, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden (gem. § 158 AO)

    In der Mehrzahl der Fälle werden Schätzungen nach § 162 AO vorgenommen, weil
          der Steuerpflichtige Bücher und Aufzeichnungen, zu deren Führung er        11.11.2016
               verpflichtet ist, unvollständig, falsch oder mangelhaft führt.        Seite 71

                                                                                     © DATEV eG, alle
                                                                                     Rechte vorbehalten
Vermutung der sachlichen Richtigkeit § 158 AO
      Die                   …die den                              ... soweit nach
                                            …sind der
 Buchführung            Vorschriften der                         den Umständen                      … ihre sachliche
                                           Besteuerung
    und die             §§ 140 - 148 AO                            des Einzelfalls                   Richtigkeit zu
                                           zugrunde zu
Aufzeichnungen            entsprechen                                kein Anlass                     beanstanden.
                                             legen …
       …                       …                                      besteht …

                                                         Verprobung / Überprüfung
 Buchführungspflicht                                     z.B.:
                                                         Kalkulationen bei
 - nach Handelsgesetz                                    - Gaststätten
 - Abgabenordnung                                        - Taxiunternehmen
                                                         - Friseurbetrieben

                                                         Summarische Risikoprüfung
 Einnahmen-Überschuss-                                   Zeitreihenvergleiche (Wareneinkauf -> Umsatz, u.a.)
                                                         Digitale Ziffernanalyse (Benford, Chi²-Test, u.a.)
 Rechnung
                                                         Nicht aufklärbare Kassenfehlbeträge
 § 4 Abs. 3 EStG
                                                         Kassensturz
                                                         Geldverkehrsrechnung
                                                         Kontrollmitteilungen                                          11.11.2016

                                                                                                                       Seite 72

                                                                                                                       © DATEV eG, alle
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Vermutung der sachlichen Richtigkeit

     Formelle                          Materielle        Materielle Mängel
                  Formelle Mängel
  Anforderungen                      Anforderungen

  §§ 238 ff HGB   Formvorschriften   Alle                 unterbliebene,
  §§ 145-147 AO   werden nicht       Geschäftsvorfälle    fehlerhafte,
                  eingehalten        sind vollständig     falsche,
                                     und richtig in
                                                          falsch dargestellte
                                     Ihrer Auswirkung
                                                          Buchungen
                                     zu erfassen und
                                     zu verbuchen bzw.
                                     zu verarbeiten

                                                                           11.11.2016

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Vermutung der sachlichen Richtigkeit

Formelle Mängel (Beispiele)

 Nichteinhaltung von Ordnungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsvorschriften
 Buchungen ohne Beleg, Tageseinnahmen ohne Z-Bon
 Nutzung von Microsoft Excel-Kassenbüchern ohne Festschreibung
 Kassenberichte werden nachträglich vom Steuerberater erstellt
 Schecks werden nicht gesondert aufgezeichnet
 Veränderbare Originalaufzeichnungen
 „Werden digitale Unterlagen nicht entsprechend dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010, BStBl I, S.
 1342 aufbewahrt, kann dies ein schwerwiegender formeller Mangel der Ordnungsmäßigkeit sein
 (AEAO zu § 158 AO im AO – Handbuch 2013)“
 Privat und Geschäftskasse werden nicht getrennt           Liegt eine Vielzahl formeller
                                                        Mängel vor, nehmen diese der
                                                      Kassenführung auch die materielle
                                                            Ordnungsmäßigkeit!! Seite
                                                                                            © DATEV eG, alle
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Vermutung der sachlichen Richtigkeit

Materielle Mängel (Beispiele)

 Bareinnahmen oder Barausgaben werden nicht erfasst
 Fehlende Eigenbelege bei Privatentnahmen
 Kassenbericht/-buch werden nicht fortlaufend und chronologisch geführt
 Kassenfehlbeträge existieren (Achtung: untertägige Fehlbeträge)
 Ungeklärte Bareinlagen zur Vermeidung von Kassenfehlbeträgen

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Zeitreihenvergleich
                      Beispiel:

                        Prüfung der Tagesend-
                        bestände der Kasse
                        Drei Feststellungen mit einer
                        Prüfung – 3 in 1
                        1. Kassenminusprüfung
                        2. Unglaubwürdig hohe
                           Kassenbestände
                        3. Zweifel an der
                           geldmäßigen
                           Kassenführung da das
                           Geld nur 2 mal pro Monat
                           aus der Kasse genommen
                           wird

                                            11.11.2016

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                                            Rechte vorbehalten
Beispiel: Umsatz Biergarten pro Wochentag

                                            Finden von Auffällig-
                                            keiten im Umsatz
                                            (Kassenbareinnahmen)
                                            Annahme: Umsatz bei
                                            schlechtem Wetter ist
                                            geringer

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Beispiel:
Verhältnis Wareneinsatz zu Umsatz (Verlaufsbetrachtung)

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                                                      Rechte vorbehalten
Folgen

  Enthält die Kassenbuchführung nur kleinere formelle Mängel, die das Ergebnis
  nicht beeinflussen, ist die Ordnungsmäßigkeit noch nicht grundlegend
  beeinflusst, z. B. das Fehlen nur eines Z-Bons

  Gleiches gilt bei geringfügigen sachlichen Mängeln, z. B. geringfügige
  Kassenfehlbeträge etc.

  Aber ist die Kassenführung mit schweren formellen und sachlichen Mängeln
  behaftet, verliert sie den Beweischarakter

  Auch, wenn die Unterlagen oder Daten der Kasse nicht vollständig vorliegen,
  hat die Buchführung keine Beweiskraft.

  Eine Schätzungsbefugnis ist auch bei einem unverschuldeten Verlust von         11.11.2016

  Buchführungsunterlagen bzw. Aufzeichnungen gegeben.                            Seite 79

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Folgen

  Die Buchführung ist dann auch nicht ordnungsgemäß und kann der
  Besteuerung nicht mehr zu Grunde gelegt werden

  Die Besteuerungsgrundlagen können vom Betriebsprüfer geschätzt
  werden

  Die Gewichtung des Mangels hängt vom konkreten Fall ab

  Je nach Schwere wird in Einzelfällen die Steuerfahndung hinzugezogen
  und ein Steuerstrafverfahren eingeleitet

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Agenda

 Warum ist das Thema derzeit so aktuell, obwohl es
 nicht neu ist?

 Welche Kassensysteme gibt es?

 Bis wann darf ich welches Kassensystem einsetzen?

 Konsequenzen für die Kassenführung
   Einzelaufzeichnung
   Offene Ladenkasse

 Digitale Betriebsprüfung der Finanzverwaltung
                                                     © Patryk Kosmider / fotolia.com

 Handlungsempfehlungen und weiterführende
 Informationen
                                                                   11.11.2016

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Handlungsempfehlungen

 Überprüfen Sie, ob Ihr Kassensystem den aktuellen Anforderungen entspricht

 Überprüfen Sie, ob ggf. eine Aufrüstung möglich ist oder lassen Sie sich eine
 Negativbescheinigung durch Kassenhersteller geben

 Kontrollieren Sie Ihre Dokumentation:
   Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen (Pflicht!)
   Bücher (z.B. Kassenbuch, Kassenbericht) sowie
   Unterlagen und Aufzeichnungen, die als Belege für solche Geschäftsvorfälle
   oder zu deren Dokumentation dienen (z.B. haben Sie Protokolle zu
   Programmänderungen? Gibt es Anweisungen zum verbindlichen Umgang mit
   Stornos, Retouren, Gutschriften etc.?
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Handlungsempfehlungen

 Sprechen Sie ggf. Ihren Steuerberater wegen einer Datenanalyse an
 - würde Ihre Kasse einer Außenprüfung Stand halten?
 (DATEV Datenanalyse compact/classic/comfort)

 Besteht Anpassungsbedarf in den Grundaufzeichnungen?
 (Kassenbuch, Kassenbestandsrechnung, Kassenbericht)

 Bei Neuinvestition sind die aktuellen Anforderungen:
    Einzelaufzeichnung der Geschäftsvorfälle
    Speicherung in der Kasse oder externe Archivierung (ggf. DATEV-Möglichkeit)
    IDEA-Datenschnittstelle und
    erweiterbar um technische Sicherheitseinrichtung (schriftliche Bestätigung
    des Herstellers)
                                                                                  11.11.2016

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DATEV – weiterführende Informationen

                                       11.11.2016

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                                       Rechte vorbehalten
Mit DATEV Datenprüfung die Kassendaten immer im Blick

 Vollständigen Analyse der Kassendaten (z.B. in Vorbereitung auf eine Betriebs-
 oder Kassenprüfung), um Auffälligkeiten zu entdecken, z.B. mit:

    Zeitreihenvergleichen
    (z.B. Vergleich Einnahmen   Wareneinkauf in einer Zeitreihe)
    Ermittlung Tagesendbestände der Kasse
    (z.B. Abgleich zwischen Einnahmen und Ausgaben)
    Lückenanalysen
    (z.B. Lücken der Wochentage, Lücken der Rechnungsnummer etc.)
    Verteilungsanalysen von Umsätzen
    (Normalverteilung, Logarithmische Normalverteilung)

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DATEV Datenprüfung - Für jeden das richtige Angebot -

                                                                                                  Datenprüfung comfort

                                                                           Datenprüfung classic

                                                                                          Import und Analyse von
                         Datenprüfung compact                                         Fremddaten (Export steuerliche
                                                                                      Außenprüfung (ehemals GDPdU-
                                                                                     Export), aus Microsoft Excel-/ASCII-
                                                                                      Dateien, aus ACL-Projekten usw.)
      Import von DATEV -                                  Prüfungsschritte für den
     Daten, Schnittstelle zu                             Bereich der Anlagen- und
         DATEV Kanzlei-         Anbindungsmöglichkeit        Finanzbuchführung,
        Rechnungswesen,        der Rechnungswesen- und           allgemeine
       Durchstieg aus dem          Lohn-Archiv-DVD         Plausibilitätsprüfungen
    Prüfungsergebnis zu den                                 sowie mathematisch-
         entsprechenden                                          statistische              Vollkommen individuelle
        Einzeldatensätzen                                     Analyseverfahren         Filter-, Sortier-, Gruppier- und     Integrierte Prüfungsauto-
                                                                                                                                   matisierung
                                                                                            Schichtungsfunktionen

                                                                                                                                                        11.11.2016

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Weiterführende Informationen:
Fachbuch Kassenführung - Bargeschäfte sicher dokumentieren

                            Art.-Nr. 36376

                            Das Buch ist unter folgenden ISBN-Nummern
                            im Buchhandel bestellbar:
                            ISBN Print:    978-3-944505-32-9
                            ISBN E-Book:   978-3-944505-33-6

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    www.datev.de/kasse

                               11.11.2016

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DATEV Kassenbuch online

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Weiterführende Informationen

 BMF: Gesetzestext
 http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Gesetzestexte/Gesetzentwuerfe_Arbeitsfassungen/2016-
 07-13-KassenG-und-technische-VO-Kassen.html

 BMF FAQ zum Gesetzestext und der techn. Verordnung
 http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/2016-07-13-registrierkassen.html

 OFD Niedersachsen - Liste aufrüstbarer Registrierkassen
 http://www.eventus-mww.de/images/pdf_Dateien/2015/Liste_aufruestbarer_Kassen.pdf

 Infodok. GoBD Dok.-Nr.: 1080608

 Rund um das Kassenthema in datev.de: www. datev.de/kasse

 Sprachregelung DATEV KaWa: https://www.datev.de/web/de/top-themen/steuerberater/weitere-
 themen/ordnungsmaessige-kassenbuchfuehrung/

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