Kostenplanung und - Darstellung in Horizon 2020 - Katarina Rohsmann Astrid Hoebertz - FFG
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Kostenplanung und –
Darstellung in Horizon 2020
Katarina Rohsmann
Astrid Hoebertz
THEMENÜBERSICHT
• Wo sind Kosten im Antrag darzustellen?
• Überblick Kostenerstattung
• Förderquoten, direkte und indirekte Kosten
• Erstattungsfähigkeit von Kosten
• Personalkosten, Stundensatzberechnung
• Unterverträge (Subcontracting)
• Sonstige direkte Kosten
• Tipps für den Antrag
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THEMENÜBERSICHT
• Wo sind Kosten im Antrag darzustellen?
• Überblick Kostenerstattung
• Förderquoten, direkte und indirekte Kosten
• Erstattungsfähigkeit von Kosten
• Personalkosten, Stundensatzberechnung
• Unterverträge (Subcontracting)
• Sonstige direkte Kosten
• Tipps für den Antrag
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DARSTELLUNG DER KOSTEN IM
ANTRAG
A-Forms (Tabellen) im Proposal direkt
(Part B)
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KOSTENDARSTELLUNG IM KURZANTRAG
1.STUFE
1. Stufe: nur „Total requested amount“ anzugeben!
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KOSTENDARSTELLUNG IM VOLLANTRAG
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ANTRAGSTRUKTUR LAUT
PROPOSALTEMPLATE
Antragstruktur Research and Innovation Action / Innovation Action
1. Excellence
1.1 Objectives
1.2 Relation to the work programme
1.3 Concept and approach
1.4 Ambition
2. Impact
2.1 Expected impacts
2.2 Measures to maximise impact
a)Dissemination and exploitation of results
b)Communication activities
3. Implementation
3.1 Work plan - Work packages, deliverables and milestones
3.2 Management structure and procedures
3.3 Consortium as a whole
3.4 Resources to be committed
4. Members of the consortium
4.1. Participants (applicants)
4.2. Third parties involved in the project (including use of third party
resources)
5. Ethics and Security
5.1 Ethics
5.2 Security 6
KOSTENDARSTELLUNG IM PART B –
SECTION 3.4
Vorgaben:
3.4 Resources to be committed
Please make sure the information in this section matches the costs as
stated in the budget table in section 3 of the administrative proposal
forms, and the number of person/months, shown in the detailed work
package descriptions.
Please provide the following:
• a table showing number of person/months required (table 3.4a)
• a table showing ‘other direct costs’ (table 3.4b) for participants
where those costs exceed 15% of the personnel costs (according to
the budget table in section 3 of the administrative proposal forms)
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4KOSTENDARSTELLUNG IM PART B –
SECTION 3.4
Table 3.4a: Summary of staff effort
WPn WPn+1 WPn+2 Total Person/
Months per
Participant
Participant
Number/Short Name
ParticipantNumber/
Short Name
Participant Number/
Short Name
Total Person/ Months
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KOSTENDARSTELLUNG IM PART B –
SECTION 3.4
Table 3.4b: ‘Other direct cost’ items (travel, equipment, other
goods and services, large research infrastructure)
Please complete the table below for each participant if the sum of the costs for’
travel’, ‘equipment’, and ‘goods and services’ exceeds 15% of the personnel
costs for that participant (according to the budget table in section 3 of the
proposal administrative forms).
Participant Cost Justification
Number/Short Name (€)
Travel
Equipment
Other goods and
services
Total
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5THEMENÜBERSICHT
• Wo sind Kosten im Antrag darzustellen?
Sprecherin: Katarina Rohsmann
• Überblick Kostenerstattung
• Förderquoten, direkte und indirekte Kosten
• Erstattungsfähigkeit von Kosten
• Personalkosten, Stundensatzberechnung
• Unterverträge (Subcontracting)
• Sonstige direkte Kosten
• Tipps für den Antrag
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ÜBERBLICK KOSTENERSTATTUNG:
DIREKTE UND INDIREKTE KOSTEN
Gesamte erstattungsfähige Projektkosten
Direkte Kosten Indirekte Kosten
…stehen nicht direkt mit der
…stehen direkt mit der Projekt-
Projektumsetzung in Verbindung
umsetzung in Verbindung und
und können dem Projekt daher nicht
können dem Projekt daher
unmittelbar zugerechnet werden
unmittelbar zugerechnet
werden
„25-Prozent-Pauschale“
(ausgenommen Subcontracting)
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6FÖRDERQUOTE FÜR FORSCHUNGS-
UND INNOVATIONSMASSNAHMEN
Angabe der Förderquote im Work
Programme:
Direkte
„Forschungsmaßnahmen“: 100 %
Kosten
zu 100 %
gefördert
Indirekte Kosten: 25 % der direkten
Indir.
erstattungsfähigen Kosten
Kosten
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FÖRDERQUOTE FÜR INNOVATIONS-
MASSNAHMEN
„Innovationsmaßnahmen“:
• grundsätzlich 70 %
• für Non-Profit-Organisationen: 100 %
Direkte Indirekte Kosten: 25 % der direkten
Kosten erstattungsfähigen Kosten
grundsätzlich
zu 70 % gefördert
Indir.
Kosten
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7FÖRDERQUOTEN - BEISPIELE
Direkte Indir. Gesamt- Förder-
Projekttyp Förderung
Kosten Kosten kosten quote
Forschungs- 100 € 25 € 125 € 100 125 €
maßnahme
Innovations-
maßnahme (allgem. 100 € 25 € 125 € 70 87,5 €
Fördersatz)
Innovations-
maßnahme 100 € 25 € 125 € 100 125 €
(Non-Profit-Org.)
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KRITERIEN FÜR DIE ERSTATTUNGS-
FÄHIGKEIT TATSÄCHLICHER KOSTEN
ART. 6.1 GA
i. …dem Teilnehmer tatsächlich entstanden…
ii. …während der Projektlaufzeit entstanden… (Ausnahme: Reisekosten für
Kick-Off-Meeting; Abschlussbericht bis 60 Tage nach Projektende)
iii. …im Voranschlag des Gesamtbudgets angegeben…
iv. …Zusammenhang mit dem Projekt… für seine Umsetzung notwendig…
v. …identifizierbar und verifizierbar… Einhaltung üblichen
Buchführungsprinzipien…
vi. …mit Steuer-, Arbeits- und Sozialversicherungs-
recht übereinstimmend…
vii. …vernünftig und gerechtfertigt… Grundsätze
wirtschaftlicher Haushaltsführung (insb. Wirtschaftlichkeit und Effizienz)
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8KRITERIEN ERSTATTUNGSFÄHIGKEIT III
ART. 6.5 GA
Keinesfalls förderfähig sind:
• Kosten in Verbindung mit Kapitalmarktrendite
• Verbindlichkeiten und Zinsaufwendungen
• Rückstellungen für zukünftige Verluste und Verbindlichkeiten
• geschuldete Zinsen
• zweifelhafte Forderungen
• Wechselkursverluste
• Kosten für Banküberweisungen durch die Kommission/Agency
• überteuerte/wirtschaftlich nicht vertretbare Ausgaben
• abzugsfähige Mehrwertsteuer
• während einer Projektunterbrechung entstandene Kosten
• Kosten, die im Rahmen eines anderen EU-Projekts erstattet werden
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PERSONALKOSTEN
Abrechnungsformen:
• Tatsächliche Kosten
• „Unit costs“ (Durchschnittspersonalkosten oder im
Grant Agreement vereinbarter Stundensatz)
• Spezielle „Unit costs“ für KMU-EigentümerInnen und
natürliche Personen ohne Gehalt (34,08 €/Stunde)
Nur Abrechnungsformen, die budgetiert wurden, können später
auch abgerechnet werden!
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9PERSONALKOSTEN IM ANTRAG
• Grobe, großzügige Schätzung (durchschnittl. Kosten
der ProjektmitarbeiterInnen)
• Spielraum für Gehaltssteigerungen einrechnen
• im Antrag: Angabe des Personaleinsatzes in
Personenmonaten (PM):
- Stunden eines PM: Jahresproduktivstunden ÷ 12
- Kosten eines PM: Stundensatz x Stunden eines PM
- z.B.: 1720 Jahresproduktivstunden 143,33
Stunden/PM
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BERECHNUNG DES STUNDENSATZES
Personalkosten
=
Stundensatz x EU-Projektstunden
Brutto-Brutto-Kosten:
Berechnung des Stundensatzes: Gehälter
Sozialversicherungsbeiträge
Steuern und Abgaben
Jährliche Brutto-
Sonstige verpflichtende
Brutto-Kosten Gehaltsbestandteile
-------------------------------------------
Jahresproduktivstunden ≠ freiwillige Prämien etc. gelten
(3 Optionen) als „additional remuneration“
nur für Non-Profit-Organi-
sationen u.U. förderfähig
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10OPTIONEN FÜR DIE BERECHNUNG
DER JAHRESPRODUKTIVSTUNDEN
1. „1720 Stunden“:
• Standardzahl (Teilzeit: aliquoter Anteil)
• kann jeder Teilnehmer verwenden
2. „Individuelle Jahresproduktivstunden“:
• Berechnung: “Annual workable hours“ der Person (= die laut
Gesetz/ Kollektivvertrag/ Arbeitsvertrag/ vorgesehene Arbeitszeit
unter Berücksichtigung von Urlaubsanspruch, Feiertagen etc.)
+ Überstunden – Fehlzeiten (Krankenstände etc.)
3. „Standard-Jahresproduktivstunden“
• Berechnung nach üblichen Kostenrechnungsprinzipien
• müssen mind. 90 % der „Annual workable hours“ entsprechen
Bitte beachten: Es können nie mehr Stunden als die
jeweiligen Jahresproduktivstunden abgerechnet werden!
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„THIRD PARTIES“ (NICHT-PROJEKT-
PARTNER) IM ÜBERBLICK
Wer gilt in Horizon 2020 als “Third Party“?
• „Linked Third Parties“ (mit einem Partner rechtlich
verbundene Dritte) – Art. 14 GA
• Dritte, die Ressourcen („in-kind-contributions“) zur
Verfügung stellen: gegen Bezahlung (Art. 11 GA) oder
kostenlos (Art. 12 GA)
• Subcontractors (Untervertragsnehmer) – Art. 13 GA
• Dritte, von denen Waren, Werk- oder Dienstleistungen
gekauft werden – Art. 11 GA
Nähere Informationen: Annotated Grant Agreement:
http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/amga/h2020-amga_en.pdf
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11UNTERAUFTRÄGE (SUBCONTRACTING)
ART. 13 GA
• Subcontractors (Untervertragsnehmer) führen bestimmte,
im GA angegebene „Action Tasks“ (begrenzte Teile des
Projekts) aus und verrechnen dafür einen marktüblichen
Preis
• Gründe für den Untervertrag, Aufgaben des
Subcontractors und voraussichtliche Kosten müssen
im Antrag und im GA angeführt sein (nachträgliche
Genehmigung auf eigenes Risiko möglich)
Wenn keine „Action Tasks“ betroffen sind: kein Subcontracting,
sondern „costs of other goods and services“
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SONSTIGE DIREKTE KOSTEN
• Reise- und Aufenthaltskosten von Personal und externen
ExpertInnen: Förderfähigkeit richtet sich nach der üblichen
Praxis des Förderungsnehmers
• im Antrag: Planung Reisekosten – meist Vorgaben des
Koordinators für Anzahl der Meetings => ∅1000 Euro
Reisekosten/Meeting
• Anlagevermögen (Geräte etc.): Ersatz von Abschreibungs-
kosten (nicht: Anschaffungskosten) bzw. Miete/Leasing
• Sonstige Waren und Services, wie etwa Verbrauchsmaterial,
Kosten für Veröffentlichungen, CFS, Übersetzungskosten,
Kosten für den Schutz geistigen Eigentums
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12CERTFICATE ON THE FINANCIAL
STATEMENTS (CFS)
• Max. ein CFS nötig (zu Projektende):
• Nur bei Förderung ≥ 325.000 EUR
• Berechnung des Schwellenwerts inkl. Durchschnitts-
personalkosten
• sonstige Stückkosten/Pauschalen werden nicht berück-
sichtigt
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THEMENÜBERSICHT
• Wo sind Kosten im Antrag darzustellen?
• Überblick Kostenerstattung
• Förderquoten, direkte und indirekte Kosten
• Erstattungsfähigkeit von Kosten
• Personalkosten, Stundensatzberechnung
• Unterverträge (Subcontracting)
• Sonstige direkte Kosten
• Astrid Hoebertz: Tipps für den Antrag
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13KOSTENPLANUNG -
VORGANGSWEISE
Startpunkt: Welche Tasks habe ich im Projekt?
und/oder: welche und wieviel Personen möchte ich finanzieren?
⇒ Planung Personalressourcen/Personenmonate => Berechnung
Personalkosten für Projektdauer. Großzügig berechnen,
verschiedene Gehaltsstufen mitbedenken
⇒ Planung Equipment (Abschreibungen?) / Consumables / other
costs
⇒ Planung Reisekosten – meist Vorgaben des Koordinators für
Anzahl Meetings => ∅1000 Euro Reisekosten/Meeting
⇒ Subcontracting?
⇒ als Koordinator: Formulare/Tabelle etc. an Partner zur Sammlung
der Kosten ausschicken
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DARSTELLUNG IM ANTRAG:
EMPFEHLUNGEN
• zusätzlich zu den Tabellen auch textliche und
grafische Beschreibungen => warum brauchen Sie
dieses Budget??
• Auffälligkeiten „vorbeugen“ und „pro-aktiv“
erläutern
• interessante Zusatzinfo liefern: z.B. wieviel Budget
an KMU?
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14BEISPIEL ZUSATZGRAFIK
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TAKE HOME MESSAGES
• Ausgewogen kalkulieren (nicht zu knapp – nicht zu
großzügig), Kosten realistisch abschätzen (Evaluierung!)
- Budget muss zum Projekt passen!
• Gut darstellen, wofür das Geld eingesetzt wird
• Rechtzeitig mit den Regelungen des GA beschäftigen
• Überlegen, ob und wie Subcontractors und/oder Third
Parties ins Projekt eingebunden werden sollen und im
Antrag erläutern
• Widersprüche zwischen A- und B-Teil in Hinblick auf
Kosten vermeiden
• Klare, selbsterklärende Erläuterungen / Grafiken
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15FAQs
• Wird im Kurzantrag/1. Stufe wirklich nur das „Total Budget“
verlangt? Muss ich trotzdem eine Kostenkalkulation in der
1. Stufe machen?
• Kann ich mein Budget von der 1. Stufe zur 2. Stufe
ändern?
• Wie rechne ich klinische Studien ab?
• Kann ich Kosten später im Projekt „shiften“?
• …..
https://www.ffg.at/europa/recht-finanzen/themen
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WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN:
ALLGEMEINES
General Grant Agreement (für Research and Innovation Actions, Innovation Actions, Coordination
and Support Actions):
http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/mga/gga/h2020-mga-gga-multi_en.pdf
Annotated General Grant Agreement (kommentierte Fassung des General Grant Agreement):
http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/amga/h2020-amga_en.pdf
Reference Documents (Rules for Participation, Model Grant Agreement, Grants Manual):
http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/reference_docs.html
Horizon 2020 On-line Manual:
http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/guide.html#
Horizon 2020 FAQ:
http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/support/faq.html
Glossar:
http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/support/reference_terms.html
Informationen zum “europäischen Förderangebot” auf der Homepage der FFG:
https://www.ffg.at/europa
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16WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN:
HELPDESKS U. NATIONAL CONTACT POINTS
Research Enquiry Service (Anfragen zu H2020 und FP7):
http://ec.europa.eu/research/enquiries
IT Helpdesk:
http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/support/other_help_services.html#
Ethics Helpdesk:
http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/support/other_help_services.html#ohs4
European IPR Helpdesk:
http://www.iprhelpdesk.eu/
Verzeichnis aller National Contact Points:
http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/support/national_contact_points.html
Forschungsservicestellen an den Universitäten (für Universitätsangehörige):
http://www.forschungsservice.at/
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WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN:
REGISTRIERUNG UND EINREICHUNG
Guide on beneficiary registration, validation and financial viability check:
http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/lev/h2020-guide-lev_en.pdf
Grants Manual - Section on: Proposal submission and evaluation
http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/pse/h2020-guide-
pse_en.pdf
Proposal Submission Service User Manual:
http://ec.europa.eu/research/participants/data/support/sep_usermanual.pdf
Proposal Templates:
http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/reference_docs.html#h2020-
call_ptef-pt
Description of the Action/Instructions:
http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/gap/doa/h2020-doa-ria-ia-
csa_en.pdf
IP Management in Horizon 2020: at the proposal stage
https://www.iprhelpdesk.eu/IP_Management_in_Horizon_2020_at_the_proposal_stage
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17WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN:
KLINISCHE STUDIEN IN HORIZON 2020
Essential information for clinical studies (Template EC):
https://ec.europa.eu/research/participants/portal/doc/call/h2020/h2020-phc-2015-two-
stage/1632633-essential_information_for_clinical_studies_2015callsv3_en.pdf
Clinical Trial Factsheet – Fit for Health 2.0 project
http://www.fitforhealth.eu/sites/default/files/Factsheet%20clinical%20trials%20for%20web.pdf
Webinar on Clinical Trials in Horizon 2020 – Fit for Health 2.0 project:
http://www.fitforhealth.eu/content/webinar-clinical-trials-horizon-2020-projects
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DANKE FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT
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18Urheberrechtshinweis / Haftungsausschluss
Sämtliche Texte, Grafiken und Bilder unterliegen dem Urheberrecht.
Eine auch nur auszugsweise Verwendung ist nur mit ausdrücklicher
Genehmigung der Österr. Forschungsförderungsgesellschaft mbH
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Aktualität der Angaben übernommen werden. Jede Haftung für
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Informationen oder durch fehlerhafte oder unvollständige
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