LANDESMUSIKSCHULEN.AT - Handbuch für Administratoren v 2.0 (Mai 2021) - Handbuch für Administratoren
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LANDESMUSIKSCHULEN.AT Handbuch für Administratoren v 2.0 (Mai 2021) Konzept, Entwicklung, Design & Technische Wartung: Manuel Scharf Direktion Kultur und Gesellschaft Abteilung Kultur Stabsstelle Controlling, Qualitätssicherung, IT Mail: manuel.scharf@ooe.gv.at Tel: 0732 7720 15298 Mobil: 0664 600 72 15298 1
Allgemeines Inhaltsverzeichnis Glossar ...................................................................................................................................... 3 Neuigkeiten & Funktionsübersicht .................................................................................... 4 Wichtige Informationen ........................................................................................................ 4 Erläuterungen zur Struktur des Frontend ........................................................................ 5 Admin-Dashboard (Frontend) ............................................................................................ 7 Admin-Dashboard (Backend) ............................................................................................. 8 Beiträge .................................................................................................................................... 9 Kalender & Events ............................................................................................................... 10 Benutzerverwaltung ............................................................................................................ 11 Dateien, Dokumente & Downloads.................................................................................. 12 Guidelines für den Upload von Bildern........................................................................... 13 Spezielle Inhalte ................................................................................................................... 14 Wie bette ich ein Video ein?.............................................................................................. 15 Wie richte ich mehrere Videos in einem Raster aus? ................................................. 15 Wie bette ich Fotos ein? .................................................................................................... 15 Wie verlinke ich auf Dokumente & Seiten?.................................................................... 16 Kann ich einen älteren Newsbeitrag mit einem vergangenen Datum veröffentlichen? (Archiv) ................................................................................................... 16 Wie erstelle ich eine Tabelle? ........................................................................................... 17 Wie kann ich Elemente nebeneinander anordnen? ..................................................... 17 Meine Frage wurde nicht beantwortet ........................................................................... 17 2
Allgemeines Glossar LMSW Oö. Landesmusikschulwerk LMS Landesmusikschule XY Platzhalter für den Namen der Landesmusikschule MO MusicOffice – Schulverwaltungsprogramm der LMS Backend Das Backend ist ein für Besucher nicht zugänglicher Teil der Website. Hier wird sämtliche Datenverarbeitung durchgeführt, bevor der fertige Inhalt dargestellt wird. Frontend Das Gegenstück zum Backend – Das Frontend besteht aus allem, das auf dem Bildschirm des Besuchers dargestellt wird. Joomla! Joomla! (Eigenschreibweise: Joomla!, Lautschrift “Juumla”) ist ein weit verbreitetes frei verfügbares Content-Management-System (kurz: CMS) zur Erstellung und Verwaltung von Webseiten. WSIWYG-Editor Ein Editor für HTML-Code der das bearbeiten ähnlich wie in Microsoft Word ermöglicht und das Output des Codes in Echtzeit darstellt. Root Wenn von der Root gesprochen wird, ist hier die unterste Ordnerebene im Dateibrowser des Servers gemeint. Cache Ein Zwischenspeicher, wodurch Dateien wie Bilder, PDFs oder auch gesamte Abschnitte einer Website aus Performancegründen nicht bei jedem Aufruf neu generiert oder heruntergeladen werden müssen. HTML & CSS Hypertext Markup Language (HTML) ist eine Auszeichnungssprache, welche im World Wide Web zur Darstellung von Webseiten angewandt wird. Cascading Style Sheets (CSS) definieren die Darstellung von HTML-Elementen (Schriften, Farben, Positionen, …). 3
Allgemeines Neuigkeiten & Funktionsübersicht • Umfangreiche Integration im Netzwerk des Oö. Landesmusikschulwerks (LMSW): Neuigkeiten, wichtige Informationen und bestimmte Inhalte, die für alle Oö. Landesmusikschulen (LMS) relevant sind, werden zentral vom LMSW gewartet und in Echtzeit veröffentlicht. • Schnittstelle zum Schulverwaltungsprogramm MusicOffice (MO): Unterrichtsangebot, Lehrpersonen, Leitersprechstunden und die Kontaktdaten der LMS werden täglich (über Nacht) mit MO abgeglichen. • Barrierefrei gemäß EU-Richtline für Web-Accessibility ([EU] 2016/2102) • Neues Erscheinungsbild u. Anpassungen gemäß dem neuen CI des Landes Oberösterreich • Full-Responsive Design – Für Mobilgeräte konzipiert und designed Wichtige Informationen Die neuen Websites werden auf technischer Ebene laufend angepasst und um neue Funktionen erweitert. Die Ausrollung in den Echtbetrieb mit Mai 2021 stellt kein endgültiges Design dar – Administratoren werden über allfällige Änderungen informiert. Aus Performancegründen wird die Website alle 15 Minuten auf dem Servercache gespeichert. Das hat zur Folge, dass inhaltliche Änderungen für Besucher erst verzögert aufscheinen. Jeder Webadminstrator ist für die sichere Aufbewahrung seiner Zugangsdaten verantwortlich! Bei unautorisierten Logins durch dritte und etwaigen daraus resultierenden Schäden liegt die Verantwortung beim Inhaber des Accounts. 4
Allgemeines Erläuterungen zur Struktur des Frontend MENÜLEISTE Die Menüstruktur wurde mit dem Ziel, ein möglichst weites Spektrum an Inhalten in möglichst wenig Menüpunkten abzubilden, konzipiert. Sie ist einheitlich und somit auf allen Websites ident. LMS-spezifische Änderungen oder Anpassungen werden im Sinne eines einheitlichen Erscheinungsbildes nicht durchgeführt. START - NEWS & THEMEN Hier werden jeweils die neuste Newsaussendung aus dem LMSW und der LMS prominent nebeneinander angezeigt. Alle Beiträge auf einer Seite (gilt für alle Menüpunkte der Website) können geöffnet und gelesen werden, ohne die Seite verlassen zu müssen. Rechts neben den Newsbeiträgen befinden sich einige nützliche Links – diese können individuell für jede LMS erweitert werden (z. B. Notenarchiv, …). Hierfür bitten wir um Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon. START - BANNER Im Banner (unter News & Themen) wird bei jedem Besuch auf der Website ein zufällig ausgewähltes Bild aus dem Ordner „banner_images“ dargestellt. Mehr dazu: Dateien, Dokumente & Downloads START - VERANSTALTUNGEN Im Bereich „Veranstaltungen“ auf der Startseite werden bis zu drei bevorstehende Veranstaltungen dargestellt. Darunter fallen zusätzlich zum Kalender der LMS auch Veranstaltungen aus dem LMSW, welche als wichtig gekennzeichnet wurden (z. B. Wettbewerbe und schulfreie Tage). START - VORWORT Das Vorwort des Landeshauptmanns ist ein fixer Bestandteil der Startseite und kann nicht bearbeitet oder verschoben werden. Darunter befindet sich ein frei bearbeitbarer Teil, indem die LMS vorgestellt werden kann. Links daneben erscheint das Portraitbild der Direktorin bzw. des Direktors aus MO, wenn vorhanden. 5
Allgemeines START - KONTAKT In einer farbigen Leiste unter den Vorwörtern befinden sich die Kontaktdaten sowie die Bürozeiten der LMS. Die Bürozeiten werden nicht aus MO synchronisiert, d.h. diese müssen händisch gewartet werden. Mehr dazu: Spezielle Inhalte ÜBER UNS Kontaktdaten der LMS, Leitung, Sekretariat, Standorte und Lehrpersonen werden automatisch via MO-Schnittstelle dargestellt. Es besteht die Möglichkeit, eigene Texte bei den Standorten einzufügen. Mehr dazu: Spezielle Inhalte UNTERRICHTSFÄCHER Angebotene Unterrichtsfächer und dazugehörige Texte, Standorte und unterrichtende Lehrpersonen werden vom System dargestellt. In diesem Menüpunkt besteht keine Bearbeitungsmöglichkeit. ENSEMBLES & PROJEKTE Ein Bereich für die Veröffentlichung von Beiträgen zum Thema Ensembles & Projekte. Mehr dazu: Beiträge SCHULBETRIEB & HÄUFIGE FRAGEN Dieser Menüpunkt wird zentral vom LMSW gewartet und kann nicht geändert werden. KALENDER Im Kalender werden sowohl alle Veranstaltungen der LMS als auch alle Veranstaltungen des LMSW gesammelt angezeigt. Der Besucher hat die Möglichkeit, diese Liste zu filtern (z. B. nur Veranstaltungen der LMS). 6
Allgemeines MEDIEN Ein Bereich für die Veröffentlichung von Beiträgen zum Thema Medien (Fotos, Videos). Mehr dazu: Beiträge SERVICE & FORMULARE Wichtige Dokumente (COVID-Infos und allgemeine Downloads, z.B. Anmeldeformulare, Schulgeldordnung, …) werden vom LMSW zentral gewartet. Es ist daher nicht nötig, Inhalte des LMSW hochzuladen oder zu posten. Der Webadmin der LMS kann Dateien im Ordner „service_formulare“ hochladen, welche dann im Unterpunkt „Landesmusikschule XY“ zum Download gelistet werden. Mehr dazu: Dateien, Dokumente & Downloads Admin-Dashboard (Frontend) LOGIN Der Login ist auf der Startseite per aufrufbar. Webadmins, die auf Dienstrechnern vom Land Oberösterreich arbeiten, können beim Login die Option „angemeldet bleiben“ aktivieren. Nach erfolgreichem Login werden sie zum neuen Admin-Dashboard (Frontend) weitergeleitet. Ist man im Frontend der Website eingeloggt, erscheint der eigene Name am rechten oberen Bildschirmrand. Wenn das Admin-Dashboard verlassen wird, gelangt man per Klick auf den Namen wieder zurück. RESSOURCEN Diverse hilfreiche Shortcuts zum Bearbeiten von Inhalten. Neu ist hier, dass diese Links zum bereits bekannten Backend von Joomla! (CMS) führen, ohne sich erneut anmelden zu müssen. NEWS FÜR WEBADMINS Alle Neuerungen und wichtige aktuelle Infos für Webadmins werden hier automatische eingeblendet. Bitte daher bei jedem Login darauf achten, ob es eine neue Aussendung gibt. 7
Allgemeines EINSTELLUNGEN Hier befinden sich neu implementierte Konfigurationsmöglichkeiten. STANDORTE Wenn benötigt: Hier werden die IDs (Identifikationsnummern) aller Standorte des Schulverbands angezeigt. Mehr dazu: Spezielle Inhalte Admin-Dashboard (Backend) Alle Beiträge, Medien und Veranstaltungen werden ausschließlich im Backend verwaltet (Bearbeiten eines Artikels im Frontend ist nicht mehr möglich). Im Joomla!-Menü sowie im WSIWYG-Editor wurden alle Funktionen im Sinne der Übersichtlichkeit auf ein Minimum reduziert. 8
Inhaltliche Verwaltung Beiträge Zum Erstellen eines neuen Beitrages im Admin-Dashboard (Frontend) auf und anschließend auf klicken. Im WSIWYG-Editor kann der Beitrag verfasst und formatiert werden. Wer mit HTML vertraut ist, kann via HTML-Code direkt einfügen. Wo der Beitrag auf der Website dargestellt werden soll, wird mittels „Tags“ bzw. Schlagwörtern geregelt. Diese sind selbsterklärend betitelt: Wenn der Beitrag z. B. eine Newsaussendung ist, wird hier „News“ ausgewählt. Handelt es sich um ein Ensemble, wird „Ensembles & Projekte/Ensembles“ ausgewählt. Es ist auch möglich, Mehrfachauswahlen zu treffen. Somit ist es z. B. möglich, ein neues Projekt gleichzeitig auch unter der Kategorie „News“ und somit auf der Startseite zu veröffentlichen. Wichtige Info zu den Tags: Bei manchen Tags gibt es Unterkategorien, die mittels Schrägstrich („/“) von der Hauptkategorie getrennt werden. Wenn Unterkategorien existieren (z. B. „Medien/Foto“), muss eine Unterkategorie ausgewählt werden! Wenn z. B. nur „Medien“ ausgewählt wird, scheint der Beitrag nicht auf. Es muss entweder „Foto“ oder „Video“ ausgewählt werden. 9
Inhaltliche Verwaltung Beiträge und Kalendereinträge werden in folgendem Format auf der Website angezeigt: Wenn in diesen Einträgen ein oder mehrere Bilder im Fließtext miteingebunden sind, wird das erste Bild immer automatisch das Hintergrundbild für die Vorschau. Kalender & Events Zum Erstellen eines neuen Events auf und anschließend auf klicken. Es besteht die Möglichkeit, Veranstaltungen öffentlich, oder musikschulintern anzulegen. Im Reiter werden wie auch bei den Beiträgen Titel und Beschreibung des Events eingetragen. Unter dem WSIWYG-Editor befindet sich noch ein Feld für den Veranstaltungsort. Öffentlich bei öffentlichen Veranstaltungen muss bei der Kategorie „Standard“ und bei der Zugriffsstufe „Öffentlich“ ausgewählt sein. Intern Bei internen Veranstaltungen (Saalplaner, etc..) muss bei der Kategorie „Intern“ und bei der Zugriffsstufe „Registriert“ ausgewählt sein. Ist man im Frontend eingeloggt, befindet sich im Menüpunkt „Kalender“ ein neuer Link: In diesem Kalender können auch Lehrpersonen direkt im Frontend Termine eintragen. Hier muss den Lehrpersonen auch klar erklärt werden, dass bei der Zugriffsebene immer „Registriert“ auszuwählen ist, sonst scheint der Termin als öffentlicher Termin auf! Im zweiten Reiter wird die zeitliche Komponente (ähnlich wie in Outlook oder anderen Mailprogrammen) konfiguriert. 10
Inhaltliche Verwaltung Ein von einer Lehrperson angelegter Termin kann nur durch den Webadmin der LMS bearbeitet oder gelöscht werden. Benutzerverwaltung Wie im Punkt Kalender & Events erläutert, ist es möglich, einen internen Kalender zu führen. Diesen Kalender können nur registrierte Benutzer einsehen – die Verwaltung dieser Benutzer fällt in den Aufgabenbereich des Webadmins der LMS. Zum Verwalten von Benutzern (Lehrpersonen) auf klicken. Richtlinien bei der Anlage von Benutzern: Benutzername: vorname.nachname Passwort mind. 6 Zeichen Groß- und Kleinbuchstaben mind. 1 Zahl (0-9) mind. 1 Sonderzeichen [()!?;._,…] E-Mail Adresse Dienstliche E-Mail Adresse (@landesmusikschulen.at) Im Idealfall werden die Zugangsdaten persönlich übergeben. Hier gilt ebenfalls: Jeder Benutzer ist für die sichere Aufbewahrung seiner Zugangsdaten verantwortlich! Bei unautorisierten Logins durch dritte und etwaigen daraus resultierenden Schäden liegt die Verantwortung beim Inhaber des Accounts. 11
Inhaltliche Verwaltung Dateien, Dokumente & Downloads Mittels gelangt man zum Dateibrowser der Website. Alle Dateien die auf der Website zum Einsatz kommen sollen (z. B. Bilder in Beiträgen, oder PDFs zum Download) müssen hier hochgeladen werden. Es können Ordner beliebig angelegt und nun auch alle Dateien von eigener Hand gelöscht werden (hierzu gibt es kein Backup, löschen auf eigene Gefahr!). Zum Hochladen von neuen Dateien, zuerst in den gewünschten Ordner navigieren, danach auf klicken, anschließend , die Datei am eigenen PC ausfindig machen, und danach auf klicken. Zusätzlich zu den bereits vorhandenen Mediendateien der alten Websites, finden sie hier zwei neue Ordner, die bereits im Teil Allgemeines erwähnt wurden (diese beiden Ordner auf keinen Fall löschen!): banner_images Im Banner (unter News & Themen) wird bei jedem Besuch auf der Website ein zufällig ausgewähltes Bild aus diesem Ordner dargestellt. Hier werden vom LMSW einige Bilder mitgeliefert, die Verwendung dieser Bilder ist aber nicht verpflichtend. Das bedeutet, jede LMS kann die Bilder in diesem Ordner selbständig warten (ggf. auch die mitgelieferten Bilder löschen, wenn diese nicht erwünscht sind). service_formulare Alle Dokumente, die von der LMS zum Download angeboten werden sollen, müssen in diesem Ordner hochgeladen werden. Danach kann jeder Besucher diese Dateien unter Service & Formulare → Landesmusikschule XY downloaden. Wichtige Infos des LMSW müssen hier nicht hochgeladen werden, da diese bereits separat zentral zum Download angeboten werden. 12
Inhaltliche Verwaltung Guidelines für den Upload von Bildern Der richtige Einsatz von Bildern ist für die Performance & Ladezeiten und somit für die Zufriedenheit des Besuchers höchst wichtig. Daher gilt folgender Maßstab für alle Bilddateien: Höhe: max. 600px | Dateigröße: max. 200 kB Eine Ausnahme stellen die Bilder für den Banner dar, da sich diese über die gesamte Bildschirmbreite ziehen und somit sonst unscharf erscheinen. Für diese gilt: Breite: max. 1920px | Dateigröße: max. 500 kB Zur Komprimierung und Verkleinerung von Bildern gibt es eine Vielzahl an Softwarelösungen, u. A. auch die „Fotos“-App, welche auf jedem Windows 10 Rechner vorinstalliert ist. Weiters müssen alle Bildrechte bei der LMS liegen. Wenn der Urheber nicht die LMS ist, dieser jedoch den Gebrauch eines Bildes erlaubt, muss der Urheber unmittelbar unter dem Bild nachgewiesen werden. Beispiel: 13
Inhaltliche Verwaltung Spezielle Inhalte Einige bestimmte Inhalte werden abweichend von den bisher beschriebenen Abläufen bearbeitet: Schulgebäude Ein Foto des Schulgebäudes, welches zur Präsentation auf der Website des LMSW dient, muss in der Root mit dem Namen schule.jpg hochgeladen werden. (Groß- Kleinschreibung ist zu beachten!). Logo Das Logo der Schule wird auf der Website automatisch an den richtigen Stellen eingefügt. Dafür muss in der Root das Logo mit dem Namen logo.png oder logo.jpg hochgeladen werden. Texte für Schulstandorte Beim Erstellen eines neuen Beitrages, muss im Feld „Alias“ (neben Titel) folgendes eingegeben werden: schultext−{ID}. {ID} steht für die ID des gewünschten Standortes (einsehbar im Admin-Dashboard). EINSTELLUNGEN IM ADMIN-DASHBOARD (FRONTEND) Sprechstunden aus MusicOffice Wenn aktiviert (Standard), werden beim Direktor / bei der Direktorin der LMS im Menüpunkt „Über uns“ die Sprechstunden aus MO eingeblendet. Ist dies von der Schule nicht erwünscht, kann der Schalter deaktiviert werden. Schulfarbe öffnet einen Farb-Picker, wo selbständig eine neue Farbe für die Website ausgewählt werden kann. Der Richtlinie für Barrierefreiheit entsprechend ist ein Prüfprogramm für den Farbkontrast hinterlegt, welches nur Farben mit akzeptablem Kontrast zu weiß (dunkle Kräftige Farben) zulässt. ACHTUNG: Die Werte einer vorherigen Farbe sind nicht wiederherstellbar, wählen Sie Ihre Farbe daher mit Vorsicht aus oder kontaktieren Sie uns. Bürozeiten bearbeiten Hier werden die Bürozeiten der Schule eingetragen (wie zuvor in der Fußleiste) und automatisch an den richtigen Stellen auf der Website eingefügt. 14
Fragen & Antworten Wie bette ich ein Video ein? Es wird stark empfohlen, Videos auf YouTube hochzuladen und diese von dort einzubetten. Dafür beim Video auf klicken, und den angezeigten link kopieren. In einem Beitrag wird das Video dann mit folgendem Syntax eingebettet: {youtube}LINK{/youtube} Der WSIWYG-Editor wird diesen Link nach dem Einfügen automatisch mit einem Hyperlink hinterlegen (erkennbar am grauen Text). Dieser muss unbedingt per Rechtsklick → Link entfernen entfernt werden! Wie richte ich mehrere Videos in einem Raster aus? Ein eingebettetes Video ist sehr Ressourcenaufwändig, wodurch die Ladezeiten für Besucher stark beeinträchtigt werden. Es wird daher stark davon abgeraten, mehrere Videos in einem Beitrag einzubetten. Wie bette ich Fotos ein? Der WYSIWYG-Editor verfügt über einen eingebauten Datei-Browser, welcher per aufgerufen wird. Lediglich die untere Hälfte des Dialogfensters wird hier benötigt → einfach die Ordnerstruktur navigieren, das gewünschte Bild anklicken und auf „einfügen“ klicken. Hier besteht wie auch unter „Medien“ die Möglichkeit, Ordner anzulegen und Dateien hochzuladen: Es ist auch möglich, alle Fotos in einem Ordner als Galerie darzustellen. Hierfür den Ordner erstellen und die Fotos hochladen. Danach im WYSIWYG-Editor folgenden Syntax anwenden: {gallery}PFAD{/gallery} 15
Fragen & Antworten Der Pfad ist relativ von der Root und Verzeichnisse werden per „/“ (Schrägstrich) getrennt. Das heißt, der Pfad könnte z. B. so aussehen: {gallery}fotos/prima la musica{/gallery} Erklärung: In der Root extiert ein „fotos“ Ordner, darin befindet sich der Ordner „prima la musica“ mit den gewünschten Fotos. Wie verlinke ich auf Dokumente & Seiten? Links werden ähnlich wie bei Hyperlinks in Microsoft Word bei Text und Bildern hinterlegt. Dafür einfach die betroffene Textpassage markieren und bzw. rechtsklicken und auswählen. Es öffnet sich der Link Manager: URL Hier wird die URL (Adresse) der zu verlinkenden Seite eingefügt. Wenn auf eine Datei am eigenen Server verlinkt werden soll, kann man mittels den Datei-Browser nach der gewünschten Datei durchsuchen. Ziel bestimmt, wie sich der Browser des Besuchers verhalten soll, wenn der Link angeklickt wird. Standardmäßig ist „in neuem Fenster öffnen“ ausgewählt. Diese Option ist immer dann zu behalten, wenn der Link auf eine externe Seite oder auf eine Datei zeigt. Wenn auf einen anderen Abschnitt der eigenen Website verlinkt wird (z. B. von News zu Medien), kann „in diesem Fenster/Frame öffnen“ ausgewählt werden. Abschließend klicken. Kann ich einen älteren Newsbeitrag mit einem vergangenen Datum veröffentlichen? (Archiv) Ja. Beim Erstellen eines neuen Beitrags bzw. beim Bearbeiten eines bestehenden Beitrages zum Reiter „Veröffentlichung“ wechseln und dort das Erstellungsdatum händisch festlegen. 16
Fragen & Antworten Wie erstelle ich eine Tabelle? Tabellen stellen aufgrund der oft problematischen Darstellung auf kleineren Geräten eine Barriere im Sinne der Barrierefreiheit dar. Die Abt. Presse rät stark davon ab, Tabellen in HTML zu verwenden, daher wurde diese Funktion zur Gänze vom WSIWYG-Editor entfernt. Wie kann ich Elemente nebeneinander anordnen? Elemente nebeneinander anzuordnen, ohne das notwendige Knowhow in HTML und CSS zu besitzen, ist im Sinne des Full-Responsive Designprinzips keine Option, da diese Anordnung auf anderen Geräten (vor allem Tablets und Smartphones) unerwartet ausfallen und zu Problemen führen kann. Es ist nicht zielführend, soviel Oberfläche wie möglich mit Inhalten zu bedecken (nicht jeder Besucher hat einen gleich großen Bildschirm) – Das Standardlayout für Inhalte ist somit immer vertikal. Meine Frage wurde nicht beantwortet Wenn Sie das gesamte Dokument gelesen haben und noch Fragen haben, können Sie sich gerne per E-Mail oder telefonisch an uns wenden. 17
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