Leitfaden für Kursleitende Xpert Office 365 Projekt

Leitfaden für Kursleitende
(03/2021)

Xpert Office 365 Projekt
            Office 365 Education
            Mindestanforderungen

Office‐Anwendungen

Apps/Dienste

Der Europäische ComputerPass Xpert
Standard in der IT Ausbildung
IT‐Kompetenz und insbesondere der sichere Umgang mit den MS Office Produkten sind fester Bestandteil
von Stellenanforderungen. Diese Kompetenzen werden heute vorausgesetzt. Mit dem Lehrgangs‐ und
Prüfungssystem „Xpert Europäischer ComputerPass“ haben Sie diese Kenntnisse bereits erworben.

Mit dem Modul Xpert Office 365 Projekt lernen Sie einerseits die Grundfunktionen und die Möglichkeiten des
cloudbasierten Dienstes Microsoft365 kennen und vertiefen gleichzeitig Ihre vorhandenen Kenntnisse mit
der Bearbeitung einer teamorientierten Projektarbeit im MS‐Office‐Bereich. Zusätzlich erhalten Sie einen
Überblick über die Cloud‐Dienste OneDrive, OneNote und Teams.

Leitfaden für Kursleitende zur Musterprojektarbeit ‐
Xpert Office 365 Projekt
Workflow Musterprojektarbeit

                • Registrierung der Bildungseinrichtung für Microsoft 365
Fachbereichs‐
   leitung

                • aktive Benutzer (Kursteilnehmende) als neue Benutzer im Microsoft 365 admin center für den Kurs „Xpert Office 365
 Kursleitung
                 Projekt“ hinzufügen

                • Gruppe „Kurs Xpert Office 365 Projekt“ hinzufügen
 Kursleitung

                • der Gruppe „Kurs Xpert Office 365 Projekt“ die Kursteilnehmenden hinzufügen
 Kursleitung

                • Microsoft 365 ‐ Office 365 Login: https://www.office.com/?trysignin=0
 Kursleitung
Teilnehmende

                • Anwendung (App) Microsoft TEAMS starten
 Kursleitung
Teilnehmende

                • mit Ihren Kursteilnehmenden die Kernaufgaben von der App Microsoft besprechen
 Kursleitung
Teilnehmende

                • neues Team mit dem Namen „Kurs Xpert Office 365 Projekt“ für KURSE erstellen
 Kursleitung

                • Kursteilnehmende als Mitglieder dem Team „Kurs Xpert Office 365 Projekt“ hinzufügen
 Kursleitung
Teilnehmende

                • Musteraufgabe für das Modul „Xpert Office 365 Projekt “ inkl. der zu bearbeitenden Dateien in den KANAL
 Kursleitung     „ALLGEMEIN“, REGISTERKARTE „Dateien“ in das von Ihnen erstellte Kurs‐Team „Kurs Xpert Office 365 Projekt“ hochladen
Teilnehmende

                • wesentliche Aspekte und Bedeutung einer Projektarbeit (bezogen auf die Musterprojektarbeit) mit den
 Kursleitung     Kursteilnehmenden besprechen und erläutern
Teilnehmende

                • mit Ihren Kursteilnehmenden Fragen aus der Musteraufgabe zu den Lernzielen 1 bis 5 des Lernzielkatalogs beantworten
 Kursleitung     und die entsprechende Arbeitsanweisungen ausführen
Teilnehmende

                 • Zu‐ und Einordnung der vorgeschlagenen Arbeitspakete
 Kursleitung
Teilnehmende

                  • mit Kursteilnehmenden die Fragen aus der Musteraufgabe zu den Lernzielen 6 bis 25 des Lernzielkatalogs
  Kursleitung      beantworten und die entsprechenden Arbeitsanweisungen ausführen
 Teilnehmende

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Leitfaden für Kursleitende zur Musterprojektarbeit ‐
Xpert Office 365 Projekt

Inhalt     Thema                                                                                Seite

Punkt 1    REGISTRIEREN Sie Ihre Bildungseinrichtungen für Microsoft 365                        3
Punkt 2    HINWEISE zur Registrierung für Bildungseinrichtungen und zur Durchführung des        3
           Kurses im Modul Xpert Office 365 Projekt
Punkt 3    KAUFEN Sie nach der Registrierung in Ihrem „Microsoft 365 admin center“ die          4
           entsprechenden DIENSTE durch die Auswahl des jeweiligen Plans für Ihre
           Bildungseinrichtung

Punkt 4    FÜGEN Sie in Ihrem „Microsoft 365 admin center“ AKTIVE BENUTZER für Ihren            4
           Kurs im Modul Xpert Office 365 Projekt als NEUE BENUTZER hinzu

Punkt 5    FÜGEN Sie in Ihrem „Microsoft 365 admin center“ die GRUPPE                           5
           „Kurs Xpert Office 365 Projekt “ hinzu

Punkt 6    FÜGEN Sie der GRUPPE „Kurs Xpert Office 365 Projekt “ die Kursteilnehmenden als      5
           MITGLIEDER hinzu
Punkt 7    STARTEN Sie die Online App „Microsoft Teams“ über das App Startprogramm von          6
           Microsoft 365. ERSTELLEN Sie in ein TEAM für KURSE „Kurs Xpert Office 365
           Projekt “ mit den Kursteilnehmenden als Mitglieder

Punkt 8    LADEN Sie die Musteraufgabe für das Modul „Xpert Office 365 Projekt “ inkl. der zu   6
           bearbeitenden Dateien in den KANAL „ALLGEMEIN“, REGISTERKARTE „Dateien“ in
           das von Ihnen erstellte Kurs‐Team „Kurs Xpert Office 365 Projekt “ hoch
Punkt 9    BESPRECHEN Sie mit Ihren Kursteilnehmenden die Kernaufgaben von Microsoft            7
           Teams

Punkt 10   BESPRECHEN und ERLÄUTERN Sie mit Ihren Kursteilnehmenden die wesentlichen            8‐10
           Aspekte und die Bedeutung einer Projektarbeit bezogen auf die Musteraufgabe
           des Kurses „Xpert Office 365 Projekt “
Punkt 11   BEANTWORTEN Sie mit Ihren Kursteilnehmenden die Fragen aus der                       11
           Musteraufgabe ZU DEN LERNZIELEN 1 BIS 5 des Lernzielkatalogs für das Modul
           „Xpert Office 365 Projekt “ und FÜHREN Sie die entsprechenden
           Arbeitsanweisungen aus
Punkt 12   ZU‐ und EINORDUNG der vorgeschlagenen Arbeitspakete                                  12 ‐ 13

12.1       Zuordnung der zu bearbeitenden Arbeitspakete nach Office Online Version/Dienst
12.2       Zuordnung der Arbeitspakte nach eingeteilter Abteilung/Team/Projektmitarbeiter
12.3       Zuordnung der Arbeitspakete nach Prioritäten und wesentlichen Meilensteine

Punkt 13   BEANTWORTEN Sie mit Ihren Kursteilnehmenden die Fragen aus der                       14 ‐ 15
           Musteraufgabe ZU DEN LERNZIELEN 6 BIS 25 des Lernzielkatalogs für das Modul
           „Xpert Office 365 Projekt “ und FÜHREN Sie die entsprechenden
           Arbeitsanweisungen aus

Punkt 14   BEACHTEN Sie die Hinweise zum DATENSCHUTZ                                            15

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Leitfaden für Kursleitende zur Musterprojektarbeit ‐
Xpert Office 365 Projekt

1.   REGISTRIEREN Sie Ihre Bildungseinrichtungen für Microsoft 365

Voraussetzung für die Durchführung des Moduls Xpert Office 365 Projekt im Rahmen des Lehrgangsystems
Xpert Europäischer ComputerPass ist die Registrierung Ihrer Bildungseinrichtung für Microsoft 365 und seine
Produktivitätswerkzeuge. Um entsprechende Angebote im Rahmen von Microsoft 365 für
Bildungseinrichtungen nutzen zu können, ist ein Nachweis erforderlich, dass es sich bei Ihrer Organisation um
eine berechtigte akademische Bildungseinrichtung handelt.
https://www.microsoft.com/de‐de/education/products/office
https://www.microsoft.com/de‐de/microsoft‐365/academic/compare‐office‐365‐education‐
plans?activetab=tab%3Aprimaryr1&market=de

2.   HINWEISE zur Registrierung für Bildungseinrichtungen

      Sämtliche Abbildungen im Leitfaden von Microsoft 365 beziehen sich auf den Stand September 2020.
      Bitte beachten Sie bei der Registrierung die unterschiedlichen Verfügbarkeiten der Office‐
       Anwendungen und Dienste von den jeweiligen Microsoft 365 Plänen A1, A3 und A5 für
       Bildungseinrichtungen.
      Neben den Office‐Online‐Versionen der jeweiligen Microsoft 365 Pläne sind für bestimmte Aufgaben
       und Arbeitsanweisungen der Musteraufgabe zum Kurs Xpert Office 365 Projekt die lokal installierten
       Office‐Desktop‐Anwendungen Word, Excel und PowerPoint ab der Version 2013 Voraussetzung.
      Ab dem Microsoft 365 Plan A3 können z. B. Desktopversionen von Office auf bis zu fünf PCs oder
       Macs pro Benutzer heruntergeladen und installiert werden.

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Leitfaden für Kursleitende zur Musterprojektarbeit ‐
Xpert Office 365 Projekt
3.   KAUFEN Sie nach der Registrierung in Ihrem „Microsoft 365 admin center“ die entsprechenden
     DIENSTE durch die Auswahl des jeweiligen Plans für Ihre Bildungseinrichtung

Für die Durchführung des Moduls Xpert Office 365 Projekt sind die Lizenzen der Pläne „Microsoft 365 A1 für
Schüler und Studenten“ und „Microsoft 365 A1 für Lehrpersonal“ erforderlich.

Zusätzlich muss für das Modul Xpert Office 365 Projekt eine Desktopversion der Microsoft‐Office‐Apps Word,
Excel und PowerPoint ab der Version MS Office 2013 installiert sein.

4.   FÜGEN Sie in Ihrem „Microsoft 365 admin center“ AKTIVE BENUTZER für Ihren Kurs im Modul Xpert
     Office 365 Projekt als NEUE BENUTZER hinzu
Vergeben Sie dabei entsprechende „Benutzernamen@Domaine“ und das „Kennwort“, welches gleichzeitig
die Anmeldedaten für das Microsoftkonto der Mitglieder bei Microsoft 365 ist. Beachten Sie dabei die
Optionen der Produktlizenzen „Microsoft 365 A1 für Schüler und Studenten“ und „Microsoft 365 A1 für
Lehrpersonal“, Vergabeoptionen für Kennwörter der Benutzer und der Benutzerrollen für Personen in Ihrem
Kurs. Kursteilnehmende sollten nicht die Rolle eines „Globalen Administrators“ zugewiesen bekommen!

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Leitfaden für Kursleitende zur Musterprojektarbeit ‐
Xpert Office 365 Projekt
5.   FÜGEN Sie in Ihrem „Microsoft 365 admin center“ die GRUPPE „Kurs Xpert Office 365 Projekt “ hinzu

Sie haben im Microsoft 365 admin center die Möglichkeit, GRUPPEN hinzuzufügen (Gruppentyp „Office
365“) und dabei einen Gruppennamen, z. B. „Kurs Xpert Office 365 Projekt“, zu vergeben. Bei den
Einstellungen kann vorgegeben werden, dass parallel dazu ein TEAM in der APP Microsoft Teams erstellt
wird.
Umgekehrt kann das Anlegen einer GRUPPE im Microsoft 365 admin center auch durch das Anlegen eines
TEAMS in der APP Microsoft Teams erfolgen.
Aufgrund von Voreinstellung und automatischem Anlegen von Registerkarten im TEAM „Kurs Xpert Office
365 Projekt “ ist die Empfehlung, das Anlegen einer GRUPPE im Microsoft 365 admin center und/oder Anlegen
eines TEAMS über die APP „Microsoft Teams“ selber durchzuführen.
Das Anlegen eines TEAMS über die APP „Microsoft Teams“ schließt auch das Hinzufügen von MITGLIEDERN
zur GRUPPE mit ein.
Bei der zuvor beschriebenen Vorgehensweise überspringen Sie bitte Punkt 6!

6.   FÜGEN Sie der GRUPPE „Kurs Xpert Office 365 Projekt “ die Kursteilnehmenden als MITGLIEDER hinzu
Wählen oder suchen Sie dabei die entsprechenden Gruppenmitglieder aus und speichern Sie diese in der
Gruppe.

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Leitfaden für Kursleitende zur Musterprojektarbeit ‐
Xpert Office 365 Projekt
7.   STARTEN Sie die Online App „Microsoft Teams“ über das App Startprogramm von Office 365.
     ERSTELLEN Sie in ein TEAM für KURSE „Kurs Xpert Office 365 Projekt “ mit den Kursteilnehmenden als
     Mitgliedern
Um das Projekt „Organisation einer Jugendfreizeit – IT‐Camp auf Langeoog“ erfolgreich umzusetzen und
durchzuführen (Konzept, Planung, Durchführung, Abschluss), „Kurs Xpert Office 365 Projekt“, haben Sie sich als
Team dafür entschieden, als zentrale Arbeits‐ und Organisationsumgebung in der Zusammenarbeit
(Kollaboration) und Kommunikation die Online App „Microsoft Teams“ einzusetzen.
Richten Sie dafür ein TEAM „Kurs Xpert Office 365 Projekt “ ein.

Wählen Sie dabei die entsprechenden aktiven Benutzer als Gruppenmitglieder aus, die Sie zuvor im
„Microsoft 365 admin center“ angelegt haben und speichern Sie diese als Teammitglieder.
Kursleitende/Lehrkräfte sind die Administratoren von Kursteams, während Kursteilnehmende/Studierende
als Mitglieder teilnehmen.

8.   LADEN Sie die Musteraufgabe für das Modul „Xpert Office 365 Projekt “ inkl. der zu bearbeitenden
     Dateien in den KANAL „ALLGEMEIN“, REGISTERKARTE „DATEIEN“ in das von Ihnen erstellte Kurs‐Team
     „Kurs Xpert Office 365 Projekt “ hoch.

Laden Sie die Kursmaterialien für das Modul „Xpert Office 365 Projekt“ hoch und bearbeiten Sie die Dateien
gemeinsam im gesamten Team, einzelnen Teams oder als Teammitglied wie in der Musterprojektarbeit
vorgegeben.

Sämtliche von den Kursteilnehmenden zu bearbeitenden oder zu erstellenden Dateien stehen den
Kursleitenden/Lehrkräftenals Lösungsdateien zur Verfügung!

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Leitfaden für Kursleitende zur Musterprojektarbeit ‐
Xpert Office 365 Projekt
9.   BESPRECHEN Sie mit Ihren Kursteilnehmenden die Kernaufgaben von Microsoft Teams.

Verwalten Sie Ihr Team unter der Registerkarte „Einstellungen“. Beachten Sie dabei auch die
Mitgliederberechtigungen für das Team „Kurs Xpert ECP Office 365 Projekt“.

      Fügen Sie neue Apps als Registerkarte hinzu.
      Legen Sie ein Kursnotizbuch für den Kurs des Moduls „Xpert
       Office 365 Projekt “ an.
      Erstellen Sie neue Aufgaben und weisen Sie Aufgaben Ihren Teammitgliedern zu.
      Kommunizieren Sie mit Ihren Teammitgliedern im Chat. Planen Sie Besprechungen oder führen Sie
       Sofortbesprechungen per Telefon oder Videokonferenz durch.

Notizen:

                                                     7

Leitfaden für Kursleitende zur Musterprojektarbeit ‐
Xpert Office 365 Projekt
10. BESPRECHEN und ERLÄUTERN Sie mit Ihren Kursteilnehmenden die wesentlichen Aspekte und die
    Bedeutung einer Projektarbeit bezogen auf die Musteraufgabe des Kurses „Xpert Office 365 Projekt “
Informationen zur Gliederung und Struktur (Phasen) der Projektarbeit ‐ Xpert Office 365 Projekt
Hinweis: Folgende Gliederung und Struktur soll einen Überblick über den Aufbau einer Projektarbeit geben
und als Leitfaden dienen. Grundsätzlich sollen projektspezifische Anwendungen, wie z. B. Projektstrukturplan
(PSP), Meilensteinplan, GANTT‐Diagramm, nicht Inhalt dieser Projektarbeit sein, sondern lediglich als Begriffe
der typischen Projektarbeit wahrgenommen werden.
Deckblatt
Titel, Titelbild, Name, Kurs, Bildungseinrichtung
Inhaltsverzeichnis
Kapitel ‐ Titel ‐ Untertitel, Seitenzahlen
Einleitung: Projektbeschreibung
Worum geht es bei diesem Projekt?
Welches Ziel soll erreicht werden?
Welches Ergebnis soll am Ende vorliegen?
Hauptteil der Projektarbeit ‐ Organisation einer Jugendfreizeit
Projektaufgabe, Stichwort: Projektmanagement (PM) in vier Phasen

      Phase 1: Konzept/Definition
               Liegt ein Projekt vor?
               Wie gehe ich an das Projekt heran? Projektschritte abstimmen
               Ausgangssituation analysieren (Problemanalyse)
               Projektziele definieren (Konzeptpapier)
               Entscheidung zur Projektdurchführung  Projektauftrag
               Projektorganisation (Teambildung)
      Phase 2: Planung
               Was ist alles zu tun?
               Identifizierung der Arbeitspakete (z. B. Tätigkeitsliste)
               Zuordnung der zu bearbeitenden Arbeitspakete nach Office‐Online‐Version/Dienst
               Zuordnung Arbeitspaketbeschreibung nach Abteilung/Team/Projektmitarbeitenden
               Strukturierung nach Prioritäten bzw. zeitlichem Ablauf (im Projektmanagement
                Projektstrukturplan [PSP] genannt)
               Ablaufplanung (im Projektmanagement Meilensteinplan genannt)
               Terminplanung (im Projektmanagement GANTT‐Diagramm genannt)
      Phase 3: Durchführung
               Wie halte ich mein Projekt auf Kurs?
               Umsetzung der Projektplanung
               Controlling & Steuerung
      Phase 4: Abschluss
               Ist das Ziel erreicht?
               Welche Ergebnisse liegen vor?
               Abschlussbericht
               Projektdokumentation
               Projektergebnis (Abgabetermin)
               Abschlusspräsentation
               Nachbearbeitung und Feedback
               Schlussfolgerung
               Was hat mir die Projektarbeit persönlich gebracht?
               Literatur‐ und Quellenverzeichnis (Internetadressen, Fachliteratur, Artikel etc.)

Schlussfolgerung: Was hat mir die Projektarbeit persönlich gebracht?
Literaturen und Quellenverzeichnis: Internetadressen, PM‐Literatur, Fachliteratur, Artikel, etc.
Anhang

                                                      8

Leitfaden für Kursleitende zur Musterprojektarbeit ‐
Xpert Office 365 Projekt

Einführung in die Projektarbeit und die Begrifflichkeiten einer Projektarbeit

Erfolgreich in Projekten arbeiten

Ein echtes Projekt ist nicht einfach nur eine Aufgabe, die man sich setzt und zu bearbeiten versucht. Es ist ein
strukturiertes Vorgehen zum Erreichen eines Ziels in einem Team – dem Projektteam. Projekte sind häufig
strategisch ausgerichtet sowie sehr komplex.

Die Wichtigkeit von Projektarbeit zur Lösung von komplexen zeitlich begrenzten Aufgabestellungen ist in
Unternehmen trotz vieler Missverständnisse und Irritationen unumstritten. Projektmanagement ist oftmals
die einzige Arbeitsform, mit der effektiv und rechtzeitig auf Veränderungen im Umfeld, beispielsweise das
plötzliche Auftreten eines Wettbewerbes oder neue technische Anforderungen, reagiert werden kann.

Ein Projekt entsteht immer dann, wenn jemand auf eine komplexe neue Anforderung reagieren muss oder
will. Projekte sind darum stets mit viel Aufwand sowie anspruchsvoller Arbeit verbunden. Gemeinsam ist
allen Personen, die an einem Projekt arbeiten wollen, dass sie die Notwendigkeit eines Projektmanagements
zur Bewältigung ihrer Aufgabe erkannt haben. Eines Projektmanagements, d. h. der strukturierten Initiierung,
Steuerung und Durchführung eines Projektes, bedarf es im Allgemeinen immer dann, wenn

       die Ausgangssituation neu und „nebulös“ erscheint,
       die Aufgabe eine hohe Komplexität besitzt,
       das Problem fachübergreifende Zusammenarbeit und Kenntnisse im Team verlangt,
       zeitlicher Druck besteht.

Für die Planung von Projekten jeder Art empfiehlt sich eine Unterteilung des gesamten Projektes in einzelne
handliche Arbeitspakete.

Hierzu kann sowohl ein grafischer als auch ein tabellarischer Projektstrukturplan, kurz PSP, erstellt werden.
Ein PSP sollte logisch aufgebaut werden, damit er für alle Beteiligten nachvollziehbar ist.

Ein tabellarischer PSP vermittelt zwar keine Logik, da er nur die Arbeitspaketebene zeigt, er ist jedoch von
hohem organisatorischen Wert für Projektleitung und –team. Denn er ordnet jedem Arbeitspaket eine
verantwortliche Person zu sowie ein Datum, bis wann welche Aufgabe erledigt werden muss.

Die Aufgaben werden im Rahmen der Projektplanung auch als Arbeitspakete bezeichnet. Ein Arbeitspaket
stellt die kleinste Planungseinheit dar und sollte

       für sich abgearbeitet und kontrolliert werden können,
       aufgabenmäßig überschneidungsfrei abgegrenzt sein,
       bestimmten Personen zugeordnet werden können.

Fehler und Versäumnisse im PSP, beispielsweise eine fehlende Logik oder eine Überlastung der
Mitarbeitenden, haben negative Folgen für den gesamten Ablauf des Projektes und direkte Auswirkungen
auf das Erreichen des Ziels.

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Leitfaden für Kursleitende zur Musterprojektarbeit ‐
Xpert Office 365 Projekt

Nach Fertigstellung des PSP ist also Folgendes geregelt und klar ersichtlich:

       Aufgaben: Projekte jeder Art sind unterteilt in einzelne handliche Arbeitspakete.
       Projektmitglieder: Der PSP regelt klar die Zuständigkeiten, sodass alle Projektbeteiligten die
        Ansprechperson für eine Einzelaufgabe bei Bedarf schnell ermitteln können.

Bevor es richtig losgeht, sollte der ausführlichen Projektplanung ausreichend Zeit gewidmet werden. Ohne
Plan darf keine Projektmaßnahme ergriffen werden. Zu planen sind Termine, Kosten, Personal, Sachmittel
und der Umgang mit Unsicherheiten und Gefahren.

Projekte stehen unter Zeitdruck. Damit die angestrebten Termine gehalten werden können, bedarf es einer
genauen sowie eingängigen Terminplanung unter Berücksichtigung der Abläufe (daher Ablaufplanung).

Im Rahmen der Termin‐ und Ablaufplanung geht es darum, anhand der Arbeitspakete aus dem
Projektstrukturplan Teilvorgänge zu bestimmen, diese in eine logische und chronologische Abfolge zu
bringen und deren Start‐ und Enddatum festzulegen.

Die Termin‐ und Ablaufplanung verfolgt damit folgende Ziele:

       Erfassen aller relevanten Geschehnisse und logisches Verknüpfen dieser Vorgänge unter
        Berücksichtigung der Abläufe,
       Darstellung der für jede hierarchische Stufe oder Phase angepassten Informationen für die Planung
        und Überwachung.

Im Rahmen der Ablaufplanung wird das Projekt in einzelne Vorgänge und Ereignisse unterteilt, und die
Abhängigkeiten zwischen diesen Vorgängen werden beschrieben.

Um den Ablauf der Vorgänge darzustellen, stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Am besten
eignet sich ein Balkendiagramm, denn es ist universell einsetzbar.

Ein Balkendiagramm ist tabellarisch aufgebaut und zeigt nicht nur, bis wann eine Aufgabe von wem zu
erledigen ist, sondern auch, wann mit dieser begonnen wird und wie die betrachtete Aufgabe mit Vor‐ und
Nacharbeiten inhaltlich zusammenhängt.

Für die Projektbudgetplanung wird ein Projektkostenplan erstellt. Kostenpläne tragen dazu bei, dass Projekte
reibungslos und ohne Zeitverzögerung ablaufen. Als Grundlage für die Kostenplanung dient im Optimalfall
der Projektstrukturplan.

Die Aufstellung eines Projektkostenplans und damit die Erarbeitung eines Projektbudgets bieten folgende
Vorteile:

       Der Plan ermöglicht sich auf den Projektablauf zu konzentrieren.
       Die Planung ermöglicht Soll‐Ist‐Vergleiche

Für die verschiedenen Arbeitsschritte im Projektmanagement existieren verschiedene Softwareangebote, die
das Arbeiten in Projekten erleichtern können. Um die Arbeit an unserem Projekt durchzuführen, soll
Microsoft Office 365 projektorientiert und ressourcenoptimiert eingesetzt werden.

Sie sollen innerhalb der Projektarbeit entscheiden, mit welcher App Sie die verschiedenen Arbeitsschritte
erledigen. Folgend finden Sie die in der Muster‐Projektarbeit definierten Arbeitspakete, die beispielhaft mit
der bereits vorgegebenen Software bearbeitet werden könnten.

                                                       10

Leitfaden für Kursleitende zur Musterprojektarbeit ‐
Xpert Office 365 Projekt
11. BEANTWORTEN Sie mit Ihren Kursteilnehmenden die Fragen aus der Musteraufgabe ZU DEN
    LERNZIELEN 1 BIS 5 des Lernzielkatalogs für das Modul „Xpert Office 365 Projekt “ und FÜHREN Sie die
    entsprechenden Arbeitsanweisungen aus

      1.   Grundlegende Techniken zur Teamarbeit
      Die Teilnehmenden haben einen Überblick über die digitale, onlinebasierte Teamarbeit
      und Kommunikation mit Microsoft 365 einschließlich datenschutzrechtlicher Grundlagen.    1 UStd

      2.   Grundlegende Funktionen
      Die Teilnehmenden haben einen Überblick über die grundlegenden Funktionen von
      Microsoft 365, können diese einrichten und anwenden.                                     2 UStd

      3.   Verwalten des Microsoft 365 ‐ Dozentenvortrag
      Die Teilnehmenden haben einen Einblick und das Bewusstsein Office 365 zu verwalten.      1 UStd

       4. OneDrive in Microsoft 365 nutzen
      Die Teilnehmenden haben die Fertigkeit, OneDrive im Rahmen von Microsoft 365              2 UStd
      einzusetzen.
      5. OneNote in Microsoft 365 einsetzen
      Die Teilnehmenden haben die Fertigkeit, OneNote im Rahmen von Microsoft 365              2 UStd
      einzusetzen.

Notizen:

                                                     11

Leitfaden für Kursleitende zur Musterprojektarbeit ‐
Xpert Office 365 Projekt
12. ZU‐ und EINORDUNG der vorgeschlagenen Arbeitspakete

Die folgend vorgenommene Zu‐ und Einordnung der Arbeitspakte versteht sich als Beispiel und kann wie in
einem praxisnahen Projekt individuell bestimmt, geändert und vereinbart werden!
12.1 Zuordnung der zu bearbeitenden Arbeitspakete nach Office‐Online‐Version/Dienst
     Entscheiden Sie zusammen mit Ihren Kursteilnehmenden, welches Arbeitspaket mit welcher
     App/welchem Dienst bearbeitet werden soll! (Word‐Datei: Zuordnung_Arbeitspakete_Office)

12.2 Zuordnung der Arbeitspakte nach eingeteilter Abteilung/Team/Projektmitarbeitenden
     Teilen Sie die Kursteilnehmenden in vier verschiedene Teams ein und ordnen Sie die Arbeitspakete den
     entsprechenden Teams zu! (Excel‐Datei: Einteilung_Team_Arbeitspakete)

12.3 Zuordnung der Arbeitspakete nach Prioritäten und wesentlichen Meilensteinen
     Legen Sie mit Ihren Kursteilnehmenden die Prioritäten der Arbeitspakete fest und bestimmen Sie
     dabei, welches wesentliche Meilensteine sind! (Excel‐Datei: Einteilung_Team_Arbeitspakete)

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Leitfaden für Kursleitende zur Musterprojektarbeit ‐
Xpert Office 365 Projekt
Die folgend vorgenommene Zu‐ und Einordnung der Arbeitspakte versteht sich als Beispiel und kann wie in einem
praxisnahen Projekt individuell bestimmt, geändert und vereinbart werden!

Sämtliche Ergebnisse der Recherchen werden in Form von Eigenbeteiligungen, Teilnahmelisten, Kostenübernahmen
in Excel vorgegeben!
Grundsätzliches
Einrichtung Organisationsplattform – Vorgabe Office 365/Microsoft‐Konto/Microsoft Teams
MEILENSTEIN: Gesamtergebnisse des Projektes dokumentieren ‐
OneNote

Teamzusammenstellung mit Microsoft Teams
Besprechungsanfrage/‐termin mit den zwei Jugendpflegerinnen / Jugendpfleger, Verwaltungsmitarbeiterinnen
Verwaltungsmitarbeiter Vorgabe Microsoft Teams
Terminplanung und Arbeitsteilung. Wer übernimmt wann welche Aufgabe? – Microsoft Teams, Word

Organisation und Kostenkalkulation der Jugendfreizeit „IT‐Camp auf Langeoog“ mit max. 30 Kindern /
Jugendlichen plus einer Sozialarbeiterin / einem Sozialarbeiter und zwei Jugendpflegerinnen /
Jugendpfleger
Fahrt‐, Unterbringungs‐ und Verpflegungskosten – Internetrecherche / Vorgabe Kostenkalkulation Excel‐Datei
Buchungsanfrage Jugendherberge oder Zeltplatz – Internetrecherche / Vorgabe Kostenkalkulation Excel‐Datei

Buchung Anreise (Bus, Bahn Fähre) – Internetrecherche/Vorgabe Kostenkalkulation Excel‐Datei
Infrastruktur (medizinische Versorgung, Inselplan, Freizeitmöglichkeiten etc.) – Internetrecherche / Dokumente ablegen
in OneNote

Kostenkalkulation inkl. Berücksichtigung der Eigenbeteiligung – Excel / Vorgabe Kostenkalkulation Excel‐Datei)
MEILENSTEIN: Infoabend – Vorstellung Programm und Wochenplan – PowerPoint

Ausschreibung und Anmeldung
MEILENSTEIN: Antrag auf Genehmigung der Haushaltsmittel – Word / Vorgabe Kostenkalkulation Excel‐Datei
Plakat (A3) inkl. Inselplan/Luftaufnahme zum Aushängen entwickeln (z. B. an Schulen) – PowerPoint
Ausschreibungstext für die Homepage der Kreisverwaltung erstellen – Word
MEILENSTEIN: Einladung Serienbrief an Eltern inkl. Einwilligungserklärung und Workshop‐Angebot (Export/Import
Teilnahmeliste Kreisverwaltung) ‐ Word
Anmeldeformular inkl. Verbindlichkeitsregelung (Formularfelder für Rückmeldung?) und Datenschutzerklärung – Word
(wird als gesetzt vorgegeben)
MEILENSTEIN: Rückmeldung zur Einladung mit Elternerklärung und Workshop Angebot plus Informationen zu Allergien,
Nahrungsmittelunverträglichkeit etc. ‐ Word
MEILENSTEIN: Teilnahmeliste (Besonderheiten Teilnehmende) – Vorgabe Teilnehmerliste Excel‐Datei
MEILENSTEIN: Einladung Infoabend ‐ Word
MEILENSTEIN: Gesamtrechnungserstellung über Eigenbeteiligung (Workshop, Schwimmbad, Watt etc.) ‐ Word
Angebotsflyer mit Workshops zur Auswahl ‐ PowerPoint
1. Fotosafari inkl. Erstellung eines Fotobuches, 2. Case‐Modding, 3. LAN‐Party, 4. Kreatives Schreiben,
5. Homepageerstellung in WORDPRESS, 6. Robotik

Organisation Workshops
Auswertung der Rückmeldungen zum Workshop‐Angebot. Die ersten drei Workshops mit der höchsten Teilnahmezahl
werden angeboten (Fotosafari, LAN‐Party, Homepageerstellung) ‐ Vorgabe Teilnehmerliste Excel‐Datei
Einteilung der Teilnehmende in drei gleich große Gruppen nach Rückmeldung der Workshop‐Prioritäten mit
Berücksichtigung der 1. und 2. Wahl (evtl. aus Teilnahmeliste) – Vorgabe Teilnehmerliste Excel‐Datei
Materialliste Workshops für Teilnehmende ‐ Word
Zeiteinteilung Workshops in Verbindung mit dem Wochenplan ‐ Word
Ergebnisse der Workshops festhalten – Bilddatei OneDrive
MEILENSTEIN: Präsentation des Projekts „IT‐Camp auf Langeoog“ ‐ Landrat der Kreisverwaltung ‐ PowerPoint

Wochenplan
Übersicht Freizeitaktivitäten Insel Langeoog – Gestaltung evtl. mit Inselplan ‐ PowerPoint
Wochenplan für Freizeitorganisation unter Berücksichtigung der Workshops ‐ PowerPoint

                                                           13

Leitfaden für Kursleitende zur Musterprojektarbeit ‐
Xpert Office 365 Projekt
13. BEANTWORTEN Sie mit Ihren Kursteilnehmenden die Fragen aus der Musteraufgabe ZU DEN
    LERNZIELEN 6 BIS 25 des Lernzielkatalogs für das Modul „Xpert Office 365 Projekt “ und FÜHREN Sie die
    entsprechenden Arbeitsanweisungen aus

Sämtliche von den Kursteilnehmenden zu bearbeitenden oder zu erstellenden Dateien stehen den
Kursleitenden/Lehrkräften als Lösungsdateien zur Verfügung!

      6.    Microsoft Teams                                                                     5 UStd
      Die Teilnehmenden haben die Fertigkeit, die App Teams im Rahmen einer Projektarbeit als zentralen
      Ort für projektorientierte Teamarbeit mit ihren Kernaufgaben in Microsoft 365 zu nutzen.

      7.    Mit Word im Team arbeiten                                                           1 UStd
      Die Teilnehmenden kennen den Unterschied zwischen Word Online und installiertem Word
      und haben die Fertigkeit, Word‐Dokumente für die Teamarbeit vorzubereiten.

      8.    Grafische Elemente                                                                  1 UStd
      Die Teilnehmenden haben die Fertigkeit, grafische Elemente in Word Dokumente einzufügen
      und zu bearbeiten.

      9.    Formatierung und Strukturierung von Texten                                          2 UStd
      Die Teilnehmenden haben die Fertigkeit, lange Texte in ein Word‐Dokument zu übernehmen,
      zu formatieren und zu strukturieren.

      10.   Dokumentvorlagen                                                                    1 UStd
      Die Teilnehmenden haben die Fähigkeit eine Dokumentvorlage zu erstellen und einzusetzen.

      11.   Serienbrief                                                                         2 UStd
      Die Teilnehmenden haben die Fertigkeit, erweiterte Serienbrieffunktionen einzusetzen.

      12.   Formulare                                                                           2 UStd
      Die Teilnehmenden haben die Fertigkeit, Formulare zu erstellen, zu bearbeiten, zu schützen,
      auszufüllen und zu drucken.

       13. Mit Excel im Team arbeiten                                                           1 UStd
      Die Teilnehmenden haben die Fertigkeit, Arbeitsmappen im Team Online und in Echtzeit zu
      bearbeiten, zu teilen und Änderungen zu verfolgen.

      14.   Tabellen als Tabelle formatieren                                                    1 UStd
      Die Teilnehmenden haben die Fähigkeit, große, umfangreichen Tabellen zu formatieren,
      Detaildaten bei Bedarf ein‐ oder auszublenden und Ergebniszeilen umzuschalten.

      15.   Zellformate                                                                         1 UStd
      Die Teilnehmenden haben die Fähigkeit, bedingte Zellformate zu erstellen.

      16.   Spezielle Funktionen                                                                3 UStd
      Die Teilnehmenden haben die Fähigkeit, spezielle Funktionen in Excel zielgerichtet
      anzuwenden.

                                                    14

Leitfaden für Kursleitende zur Musterprojektarbeit ‐
Xpert Office 365 Projekt

      17.   Datentools                                                                         3 UStd

      Die Teilnehmenden haben die Fähigkeit, mithilfe der Datenüberprüfung den Typ der Daten oder die
      Werte einzuschränken.

      18.   Dynamische Diagramme                                                               3 UStd

      Die Teilnehmenden haben die Fähigkeit, dynamische Diagramme zu erstellen, zu
      bearbeiten und in Word zu importieren.

      19.   Bildschirmpräsentation einrichten                                                  0,5 UStd

      Die Teilnehmenden haben die Fertigkeit, spezielle Einstellungen für die Präsentation
      vorzunehmen.

      20.   Druck‐, Speicher‐ und Exportfunktionen                                             1 UStd

      Die Teilnehmenden haben die Fertigkeit, spezielle Optionen einzustellen sowie andere
      Speicherformate und Exportfunktionen zu nutzen.

      21.   Importieren von Textdateien                                                        0,5 UStd

      Die Teilnehmenden haben die Fertigkeit, eine Gliederung aus einer Textdatei zu importieren
      und aufzubereiten.

      22.   Grafische Elemente                                                                 0,5 UStd

      Die Teilnehmenden haben die Fertigkeit, grafische Elemente zu bearbeiten.

      23.   Diagramme animieren                                                                1 UStd

      Die Teilnehmenden haben die Fähigkeit, Diagramme zu animieren.

      24.   Objekte                                                                            1 UStd

      Die Teilnehmenden haben eine Übersicht über die in PowerPoint verfügbaren Objekte.

      25.   Folienmaster                                                                       1,5 UStd

      Die Teilnehmenden haben die Fähigkeit, den Folienmaster anzupassen.

14. BEACHTEN Sie die Hinweise zum DATENSCHUTZ
Microsoft 365 Deutschland unterscheidet sich von den bereits in Europa verfügbaren Microsoft 365‐
Diensten. Microsoft 365 Deutschland ist ein Cloud‐Angebot für Kunden mit besonders strengen Datenschutz‐
und Compliance‐Richtlinien in Deutschland, der Europäischen Union (EU) und der Europäischen
Freihandelszone (EFTA).
https://products.office.com/de‐de/office‐365‐deutschland/office‐365‐deutschland
Hinweise zur Erfassung von personenbezogenen Daten: Datenschutzerklärung von Microsoft:
https://privacy.microsoft.com/de‐de/privacystatement

Microsoft und EU‐Datenschutz‐Grundverordnung:
https://www.microsoft.com/de‐de/aktion/IT‐Sicherheit/eu‐datenschutz‐grundverordnung.aspx

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Leitfaden für Kursleitende zur Musterprojektarbeit ‐
Xpert Office 365 Projekt

 Notizen

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