MAC Initialer "Inbox Zero" WS

[MAC] Initialer "Inbox Zero" WS

                                             CC-Mails

CC Mails nur noch einmal pro Woche zu lesen. Unter der Woche sollen die Mails, auf denen ich CC
bin sofort in einen eigens dafür kreierten Ordner verschwinden. Dieser Ordner wird dann jeweils
einmal pro Woche durchgearbeitet.

So wird der CC Ordner eingerichtet:

Zuerst erstellst Du unter der Inbox/Posteingang einen Ordner mit dem Namen CC

Dann erstellst Du eine neue Regeln mit folgenden Parametern:

Hier darauf achten, dass die Regel als Serverregel erstellt wird so werden die Mails schon auf dem
Server in den CC: Ordner verschoben.
Ist sie als Clientregel erstellt werden die Mails erst in den Ordner verschoben wenn das Outlook auf
dem Client geöffnet wird.

Tipp:
Beim Erstellen der Regel den Ordner "Posteingang" angewählt haben, die kann die Regel auch
rückwirkend angewendet werden.

Mailblock erstellen

 •   Je nach Bedürfnissen des Coachee zwischen 1-5 Mailblöcke pro Tag
 •   Zu Beginn soll der Mailblock eher etwas länger angelegt werden (ca. 30-45 Minuten pro
     Mailblock)
 •   Es macht Sinn diesen Mailblock gleich zu Beginn des Coachings zu setzen, damit nicht Aufgaben
     zu diesen Zeiten in den Kalender eingeplant werden (dadurch wird einem möglichen
     Kritikpunkt/Einwand vorgebeugt)

Ideen - Optional:
  • Coachee wünscht, dass Kalender bei Outlook zuerst geöffnet wird: Öffnung von Outlook direkt
     im Kalender
        o Funktioniert so bei Mac nicht, Outlook startet immer mit der Konfiguration in welcher es
            zuletzt beendet wurde.
        o Wurde das Outlook in der Kalenderansicht geschlossen, wird beim nächsten öffnen auch
            zuerst der Kalender erscheinen
        o Wenn zwei Outlook Fenster beim Schliessvorgang geöffnet waren (Posteingang und
            Kalender) so öffnet es auch wieder die zwei Fenster
  • Mails werden ausserhalb von Mailblock über diese Variante versendet: Versenden von Mails
     ausserhalb des Mailblocks
        o Wenn nur die Fenster von Outlook geschlossen sind, das Programm aber selber noch
            offen. Kann über Cmd+Tab Outlook ausgewählt werden und anschliessend über Cmd+N
            ein Neues Mail geöffnet werden
        o Funktioniert so bei Mac nicht, könnte über ein Skript realisiert werden

                                           Kategorien

Kategorien anlegen im Outlook inkl. Farben und Tastenkombinationen

Empfohlene Kategorien

Keine Kategorien für: Serientermine, Fahrten, Private Termine

Hinzufügen von Kategorien
Outlook Einstellungen öffnen

Über das Plus können neue Kategorien erstellt werden

Die Kategorien können auf dem Mac nicht mit Short-Cuts belegt werden.

Anzeige Kategorien
Damit die Kategorien bei den Kollegen und Kolleginnen in der Firma auch angezeigt werden, muss
folgende Freigabeeinstellung bei den Kalenderfreigaben (Rechtsklick - Kalender >
"Freigabeberechtigungen..." gewählt werden:

 1. Gewünschte Person oder gleich "Default"/Allgemeine Einstellung auswählen
 2. Hier zwingend "Alle Details" anwählen, somit sind aber auch die Dokumente/Notizen im Body
    des Terminkalenders ersichtlich

Verwendung von Frei/Beschäftigt

Aufgaben     Grundsätzlich frei - wichtige, unverrückbare Termine als beschäftigt markieren

Termine      Je nach Standort beschäftigt oder abwesend (aus Sicht des Gegenübers auswählen)

Fahrten      Abwesend

ACHTUNG: Wenn bereits Kategorien existieren sollten diese nicht einfach gelöscht werden, sondern
neue Kategorien erstellt werden. Wenn die Farben abweichen von unseren empfohlenen Kategorien
ist dies nicht weiter tragisch, sollte aber im Coachingbuch niedergeschrieben werden, damit die
Information beim nächsten Coaching-Impuls zur Verfügung stehen.

Notifikationen

Die "Inbox Zero" Methodik sieht vor, dass alle Notifikationen, erhalt von neuen Mails, ausgeschaltet
werden (PC, Tablet, Mobile, etc.)
Begründung: Effizientes Arbeiten heisst auch konzentriert arbeiten. Wer immer wieder von
Notifikationen aus der Arbeit gerissen wird, kann sich nicht konzentrieren und es geht wertvolle Zeit
verloren.

Lokaler Outlook Client
Unter Outlook -> Einstellungen -> Benachrichtigungen und Sounds folgende Haken entfernen:

Apple Mitteilungen ausschalten
Systemeinstellungen -> Mittelungen -> Outlook -> Ohne

Office 365 Portal

1. In die Einstellungen von Outlook Online gehen auf Optionen klicken

2. E-Mail Lasche öffnen, Nachrichtenoptionen auswählen und kontrollkästen deaktivieren.
   Danach speichern

Screen Teilung

Tools für die Screenteilung: http://alternativeto.net/software/bettersnaptool/
Öffnen von Kalender im zweiten Fenster
Rechtsklick auf Mail- oder Kalenderelement (Posteingang, Ordner, Archiv, Kalender etc.) "In neuem
Fenster öffnen"
Anschliessend in Kalender wechseln
-- Hauptfenster

Posteingang auf 0 Mails aufräumen

Grafik Mailverarbeitung zur Hand nehmen, um aufzuzeigen wie man innerhalb eines Mailblocks
vorgeht, um auf 0 Mails im Posteingang zu kommen. Posteingang Initial aufräumen anhand des
"Inbox Zero" Ansatzes:

Vorgehen
 • Mails werden von oben nach unten bearbeitet
       o Grund: Allfällige Redundanzen werden bereits aufgehoben, da die neuste Mail zuerst
         gelesen wird.
 • Jedes Mail lässt sich einer der drei Mail-Kategorien zuordnen
       o Kleine Aufgabe
           • Direkt erledigen, ablegen oder löschen
       o Grosse Aufgabe
           • im Kalender einplanen, Sicherheit schaffen (Personen Feedback geben bis wann die
               Aufgabe erledigt wird) und ablegen oder löschen
                 ▪ Beachten
                        • Genügend Zeit einplanen
                        • Entsprechende Kategorie "Gelb" wählen für den Eintrag
                        • Auswählen ob "frei" oder "beschäftigt"
                        • Bei "normalen Angestellten" empfehlen wir ca. 80% der Zeit zu
                            verplanen und bei Führungskräften ca. 60%
                        • Wenn das Mail im Kalender geplant ist als Kalendereintrag mit Anlage,
                            kann das Mail ohne weiteres gelöscht werden aus dem Posteingang,
                            das hat keinen Einfluss auf die Anlage
       o Information
           • Bei jedem Mailblock wird der Posteingang auf 0 Mails abgearbeitet.

Was passiert wenn der Kunde über 80 Elemente im Posteingang hat?
In diesem Fall erstellen wir einen Outlook-Ordner Namens "Temporär" und kopieren alle Elemente
des Posteingangs ausser die 50 aktuellsten Elemente in diesen Ordner.