Online-Zusammenarbeit: Projekte organisieren, erarbeiten und Wissen austauschen - Digitale Nachbarschaft
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Dein Verein tauscht sich aus
Online-Zusammenarbeit:
Gemeinsam Projekte organisieren,
im Netz: Geräte absichern,
erarbeitensammeln
Informationen und Wissen
undaustauschen
Netzwerke teilen
Online-Zusammenarbeit: Projekte organisieren,
erarbeiten und Wissen austauschen
Handbuch der Digitalen Nachbarschaft
Die fünf Themenbereiche der Digitalen Nachbarschaft kommen direkt
aus der Praxis des freiwilligen Engagements. Mit den DiNa-Handbüchern
zu „Dein Verein macht sich bekannt“, „Dein Verein und seine Mitglieder“,
Impressum
„Dein Verein und das Geld“, „Dein Verein tauscht sich aus“ und „Dein Verein
Redaktion: Dr. Elisabeth Maria Hofmann, Daniel Helmes (BBE), Franziska Groß, Robert Ossenkopp will’s wissen“ macht sich Dein Verein fit fürs Netz.
Gestaltung und Satz: wegewerk GmbH
Erscheinungsjahr: 2019
3. durchgesehene, aktualisierte und erweiterte Auflage 2021: 1.000
Herausgeber: Deutschland sicher im Netz e. V.
Projekt Nachbarschaft Digital >Ehrenamt >Sicher >Transformieren
Leitung: Dr. Nils Weichert
Geschäftsführer: Dr. Michael Littger (V.i.s.d.P.)
Albrechtstraße 10 c
10117 Berlin
+49 (0) 30 767581-500
www.sicher-im-netz.de
Mit dem Projekt Nachbarschaft Digital >Ehrenamt >Sicher >Transformieren (DiNa) sensibilisiert
Deutschland sicher im Netz e. V. (DsiN) Vereine, Initiativen und freiwillig engagierte Bürger*innen für
die Chancen der Digitalisierung. Das Projekt verfügt über ein bundesweites Netzwerk von regionalen
Anlaufstellen (DiNa-Treffs), das bedarfsgerechte Unterstützungsangebote für Bürger*innen im
Ehrenamt bereitstellt. Die lokale Verankerung im vertrauten, ehrenamtlichen Umfeld fördert die
nachhaltige Verbreitung von digitalen Themen im Alltag, bei denen IT-Sicherheit und Datenschutz
grundlegend für ein erfolgreiches digitales Wirken im Ehrenamt sind. Mit zwei Infobussen (DiNa-
Mobile) ist die DiNa auch mobil im Einsatz zu Fragen der Digitalisierung.
© Alle Inhalte stehen unter dem Creative-Commons-Nutzungsrecht
CC-BY-SA: https://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/de/.
Abbildung S. 29: © Photo by Surface on Unsplash
Dieses Handbuch berücksichtigt die Grundlagen der „Cyberfibel - Für Wissensvermittler*innen in
der digitalen Aufklärungsarbeit“, ein Angebot von Deutschland sicher im Netz e.V. (DsiN) und dem
Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).
Ein Projekt von Deutschland sicher im Netz e.V.
Gefördert durch das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat
Mit Unterstützung von Deutsche Telekom AG und Deutsche Bahn AG
Online-Zusammenarbeit: Projekte organisieren, erarbeiten und Wissen austauschen 5 Inhalt Über dieses Handbuch 6 1 Cloud-Computing & Dateiverschlüsselung: Wie Du Dateien im Netz sicher teilst 8 2 Collaborative Editing & Projektkollaboration: Wie Du online in Echtzeit zusammenarbeitest 13 3 Videokonferenzen, Webinare & Wikis: Wie Du online Wissen austauschst 19 4 Virtuelle Mitgliederversammlung: Wie Du online Zusammenkünfte und Abstimmungen organisierst 25 Checkliste 11 DiNa-Tipps: Online zusammenarbeiten – aber sicher! 33 Mehr digitale Themen 34 Über uns und unsere Partner 35
6
Über dieses Handbuch
1
Wenn zum Sommerfest des Schulfördervereins Die Digitale Nachbarschaft hat 11 DiNa-Tipps formu-
zwar 30 Kuchen gebacken sind, aber niemand die Ti- liert, die Dir helfen, die digitalen Chancen für Dich und
sche für das Buffet aufgestellt hat, droht das Fest im Deinen Verein sicher zu nutzen. Im ersten Kapitel geht
organisatorischen Chaos zu versinken, noch bevor es um die Funktionsweise, den Nutzen und die wich-
es richtig begonnen hat. Schon bei solchen kleineren tigsten Sicherheitsaspekte von Online-Speichern, so-
Aufgaben können Cloud-Computing und Projektma- genannten Clouds. Kapitel zwei beschäftigt sich mit
nagement-Software dem Frust der Organisator*innen Programmen zum Projektmanagement und mit den
vorbeugen. Und wenn mal etwas außer der Reihe zu Möglichkeiten, online mit anderen an Dokumenten
besprechen ist oder schnell weitere Vereinsmitglieder zusammenzuarbeiten. Worauf Du bei Videokonferen-
in die Planung einbezogen werden sollen, lassen sich zen und Webinaren achten solltest und wie Du ein
mit einer Videokonferenz lange Autofahrten durch eigenes Wiki erstellst, erfährst Du im dritten Kapitel.
den halben Landkreis vermeiden, die oft länger dauern
als die ganze Besprechung. Wenn Dein Verein dann In den DiNa-Häuschen findest Du kurze und
ein richtiger Organisationsprofi geworden ist, soll- praktische Hilfsmittel:
te er sein Wissen dokumentieren und weitergeben.
Webinare und ein eigenes Vereinswiki sind dafür ge-
eignete Mittel.
Machen
Informieren Hier werden digitale Werkzeuge vorgestellt,
Hier werden Fachbegriffe verständlich erklärt. die Du sofort verwenden kannst.*
Üben Weiterlesen
Hier gibt es Übungsaufgaben, um das neue Hier werden Websites und DiNa-Handbücher
Wissen anzuwenden. mit weiterführenden Informationen empfohlen.
*D
ie ausgewählten Werkzeuge sind bevorzugt frei zugänglich und zumindest in der Basisversion unentgeltlich.
Sie arbeiten außerdem datensparsam, transparent und möglichst werbefrei. Die Aufzählung verschiedener
Alternativen folgt keiner Rangfolge, sondern ist alphabetisch geordnet.8
1 Online-Zusammenarbeit: Projekte organisieren, erarbeiten und Wissen austauschen 9
Cloud-Computing & Dateiverschlüsselung: Mit freier Software wie Nextcloud und ownC-
loud ist es möglich, eine eigene Cloud auf einem
Wie Du Dateien im Netz sicher teilst Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt eigenen Server zu betreiben. Das gewährt ein
Deine Daten bei der Übertragung von Deinem hohes Maß an Kontrolle über die verarbeiteten
Gerät zum Server des Cloud-Anbieters. So lie- Daten. Bedenke dabei, dass Du sowohl Kosten
Was bedeutet kollaboratives Arbeiten im Internet? Wie Die Empfänger*innen können den Zugriff auf frem- gen die Daten sowohl beim Transport als auch für den eigenen Server als auch für dessen
findest Du den richtigen Cloud-Anbieter? Und was soll- de Inhalte annehmen oder ablehnen. Wenn die Ein- in der Cloud nur verschlüsselt, das heißt nicht Einrichtung in den Kostenplan mit einbezie-
te Dein Verein beim Teilen von Dokumenten in einem ladung angenommen wird, werden alle Änderungen lesbar vor. hen musst. Die DSGVO konforme Einrichtung
Online-Speicher beachten? Die Digitale Nachbarschaft der geteilten Objekte so synchronisiert, als würde es ist möglicherweise komplexer als bei anderen
zeigt Dir in diesem Kapitel, wie es geht. sich um selbst erstellte Ordner und Dateien handeln. Cloud-Anbietern.
3 nextcloud.com/de
Das Internet ermöglicht es auch zeitlich und räum- 3 owncloud.com/de
lich getrennten Teams, gemeinsam an Dokumenten DiNa-Tipp 1: Achte darauf, dass Dein
oder größeren Projekten zu arbeiten. Diese Form der Cloud-Anbieter die Datenschutzrichtlinien der
digitalen Zusammenarbeit wird als Kollaboration oder Europäischen Union berücksichtigt!
Collaboration (auf Deutsch: Zusammenarbeit) bezeich-
net. Kollaborationsplattformen sind webbasiert und Clouds gibt es bei verschiedenen Anbietern, die in der Dropbox, Google Drive und Microsoft OneDrive
werden technisch durch das sogenannte Cloud-Com- Regel auch einen begrenzten kostenlosen Cloud-Spei- gehören zu den bekanntesten Cloud-Anbietern.
puting realisiert. cher zur Verfügung stellen, in dem Du Daten ablegen Ihre Server stehen bei der kostenfreien Nutzung
und mit anderen teilen kannst. Bei der Auswahl einer in der Regel in den USA. Da dieser Serverstandort
Cloud solltest Du vor allem zwei Aspekte im Auge be- mit weniger strengen Datenschutz- beziehungs- Erstelle eine Liste der Anforderungen Deines
halten: weise Sicherheitsauflagen verbunden ist als ein Vereins: Für welche Dateien könnte eine Cloud
Standort in der Europäischen Union, solltest Du in Deinem Verein sinnvoll sein? Wo werden
• Wo steht der Server? In der Europäischen Union hier eine zusätzliche Verschlüsselung verwen- dabei personenbezogene Daten genutzt? Muss
gelten strenge Datenschutzrichtlinien, dement- den. Mehr dazu erfährst Du im zweiten Kapitel. gegebenenfalls auf Verschlüsselung besonderer
Der Begriff Cloud (auf Deutsch: Wolke) bedeutet, sprechend sind Betreiber mit Serverstandort in der Auf keinen Fall solltest Du in den Clouds dieser Wert gelegt werden? Vergleiche die Wünsche
dass Daten in einem externen Rechenzentrum EU stärker reglementiert. Dies garantiert Dir eine Anbieter ohne eine zusätzliche Verschlüsselung Deines Vereins mit den Angeboten der vorge-
statt auf dem eigenen Server oder Computer hohe Sicherheit für die Daten Deines Vereins. Bei mit personenbezogenen Daten arbeiten. stellten Dienste.
gespeichert werden. Die Nutzer*innen haben den Anbietern aus den Vereinigten Staaten oder 3 www.dropbox.com/de
von überall Zugriff auf die Daten, da diese virtu- anderen Weltregionen gilt anderes Recht. 3 www.google.at/drive/about.html
ell stets verfügbar sind. Cloud-Computing (auf 3 onedrive.live.com/about/de
Deutsch: Rechnerwolke oder Datenwolke) be- • Sind die Dateien verschlüsselt? Die Nutzung von
zeichnet eine ganze IT-Infrastruktur, die in der Clouds erfolgt über technische Schnittstellen, also Luckycloud, Hornetdrive, Your Secure Cloud,
Regel aus Speicherplatz, Rechenleistung oder in den meisten Fällen über Deinen Webbrowser. und DriveOnWeb sind beispielhafte Anbieter,
Anwendungssoftware als Dienstleistung be- Wenn Du Cloud-Dienste für die Verwaltung oder deren Clouds in deutschen Rechenzentren
steht. Das heißt die Programme werden nicht Erhebung von personenbezogenen Daten nutzt, gehostet werden und die eine Ende-zu-Ende-
lokal installiert, sondern über ein externes musst Du auf eine verschlüsselte Übertragung Verschlüsselung integrieren. Grundsätzlich Ausführliche Informationen zur Verarbeitung
Rechnernetz ausgeführt. achten. Eine verschlüsselte Verbindung ist er- müssen Dienste mit Serverstandort in der personenbezogener Daten im Verein findest Du
kennbar an der https://-Einleitung einer Inter- Europäischen Union DSGVO konform sein. Die im DiNa-Handbuch „Mitgliederdaten: Schützen,
netadresse. Einige Browser zeigen zusätzlich ein genannten Dienste bieten verschiedene Kos- verwalten und verwenden“.
Schloss-Symbol an. Manche Anbieter haben Ende- tenpläne für Privatpersonen und Institutionen
Wie funktionieren Clouds? zu-Ende-Verschlüsselungen integriert. Dadurch an. Wenn ein zentraler Teil der digitalen Zu-
wird ausgeschlossen, dass das Unternehmen, bei sammenarbeit in Deinem Verein in der Cloud
Eine Cloud ist ein Filehosting- und Collaboration- dem Du die Vereinsdaten auf dem Server ablegst, stattfindet, ist es sinnvoll hierfür Finanzmittel
Dienst. Das System dient also der Online-Datenspei- diese auslesen kann. einzuplanen.
cherung sowie dem Austausch von Daten zwischen 3 www.hornetdrive.com/de
verschiedenen Personen. Wenn Du eine Datei in die 3 www.yoursecurecloud.de
Cloud lädst, kannst Du eine Zugangsberechtigung zu 3 www.driveonweb.de
der Datei per Link verschicken. Die Einladung ande-
rer Nutzer*innen zur Mitarbeit erfolgt ebenfalls durch
den Versand einer automatisch generierten E-Mail.10 Online-Zusammenarbeit: Projekte organisieren, erarbeiten und Wissen austauschen 11
DiNa-Tipp 2: Sorge für die Verschlüsselung
Deiner Dateien in der Cloud, wenn der Anbieter
dies nicht leistet!
Wenn der Cloud-Dienst keine Verschlüsselung integ- Boxcryptor ist eine speziell auf die Arbeit in
riert hat, kann dies über eine zusätzliche Verschlüs Clouds ausgerichtete Verschlüsselungssoftware,
selungssoftware erfolgen. Damit werden Dateien auf die mit den meisten Betriebssystemen kompati-
Deinem Rechner ver- und entschlüsselt, so dass Un- bel ist. macOS, iOS, Windows und Android wer-
befugte und Dein Cloud-Anbieter keinen Zugriff darauf den unterstützt und können plattformübergrei-
Ai
haben. Bei der Wahl der Software solltest Du darauf fend genutzt werden. Bestimmte Funktionen
achten, dass diese möglichst kompatibel mit den Be- sind mit Kosten verbunden wie zum Beispiel die
triebssystemen aller Geräte ist, mit denen Deine Ver- Nutzung von mehr als zwei Endgeräten oder die
einskolleg*innen auf die Dateien zugreifen. Bedenke, Verschlüsselung von mehreren verschiedenen
dass eine verschlüsselte Datei nur durch das gleiche Cloud-Anbietern.
Verschlüsselungsprogramm mit demselben Passwort 3 www.boxcryptor.com/de/download
entschlüsselt werden kann.
CrococryptMirror bietet eine komplexe Ver-
Gerade bei größeren Dateien in kostenfreien Clouds schlüsselung und kann vollständige Ordner
mit geringem Speicher ist außerdem eine integrierte auf Deinem System als Duplikat in Deinen
Dateikomprimierung sinnvoll. Damit sparst Du Spei- Cloud-Speicher hochladen. Wenn Du in einer
cherplatz. Datei auf Deinem Gerät arbeitest, gelangen alle
Änderungen automatisch in die verschlüsselte
Datei. Außerdem bietet die Software einen auto-
matischen Packdienst für Deine Dateien, so dass
weniger Speicherplatz benötigt wird. Zurzeit
werden nur Windowssysteme unterstützt.
3 www.frankhissen.de/crococryptmirror Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt Daten sowohl beim Transport
vom Gerät zum Cloud-Server als auch in der Cloud.
Auch Cryptomator ist eine kostenfreie Ver-
schlüsselungssoftware und bietet ähnliche
Funktionen wie Boxcryptor. Cryptomator ist
neben den gängigen Betriebssystemen auch mit
Linux kompatibel.
3 cryptomator.org/de
Installiere ein Dateiverschlüsselungsprogramm Wie Du ein sicheres Passwort erstellst, erfährst
VeraCrypt ist ein kostenfreier Verschlüsse- Deiner Wahl. Erstelle eine Beispieldatei und lass Du im DiNa-Handbuch „Gemeinsam im Netz:
lungsdienst, der mit allen gängigen Systemen diese durch das Programm verschlüsseln. Schau Geräte absichern, Informationen sammeln und
kompatibel ist und mit dem sich auch Datenträ- Dir die verschlüsselte Datei an. Was siehst Du? Netzwerke teilen“.
ger verschlüsseln lassen. VeraCrypt verwendet Nun öffne die Datei wieder mithilfe Deines Pass-
zur Verschlüsselung unter anderem sogenann- worts.
te Containerdateien, die wie Dokumentensafes
funktionieren, in denen sensible Dokumente
sicher gespeichert werden können. Ein Zugriff
auf die so verschlüsselten Dateien ist nur mithil-
fe eines zuvor festgelegten Passworts möglich.
Die Benutzeroberfläche ist nur englischsprachig
verfügbar.
3 www.veracrypt.fr/en/Downloads.html2 Online-Zusammenarbeit: Projekte organisieren, erarbeiten und Wissen austauschen 13
2
Collaborative Editing & Projektkollaboration:
Wie Du online in Echtzeit zusammenarbeitest
Welche Möglichkeiten gibt es, online gemeinsam an Wenn Du einen Dropbox-Account besitzt, kannst
einem Text zu schreiben? Was sind die Vorteile einer Du das Dropbox Paper nutzen, das über alle
digitalen Mind-Map? Und wie kann Dein Verein die Funktionen einer klassischen Dokumentbe-
Planung von Veranstaltungen und anderen Projekten arbeitung verfügt. Um das Tool im vollen Um-
mithilfe von Programmen besser organisieren? Die fang kollaborativ verwenden zu können, ist es
Digitale Nachbarschaft zeigt Dir in diesem Kapitel, wie erforderlich, dass auch die Co-Autor*innen des
es geht. Dokuments einen Dropbox-Account besitzen.
Ausführlichere Informationen zum Online-
Speicher Dropbox findest Du im ersten Kapitel.
Gemeinsam Texte erarbeiten 3 www.dropbox.com/de/paper
Sogenannte Collaborative Editing-Programme ermög- Der Texteditor Etherpad steht als kostenfreie
lichen es mehreren Personen, gleichzeitig im selben Open-Source-Software zur Verfügung. Ether-
Dokument zu arbeiten. Das ist beispielsweise sinnvoll, pad benötigt einen eigenen Webserver, auf dem
wenn Du gemeinsam mit der/dem Vereinsvorsitzen- die Software installiert werden kann. Neben
den an einem Presseartikel schreibst und dann noch der Textbearbeitung ist es möglich, im Bearbei-
eine dritte Person zur Überprüfung der Rechtschrei- tungsfenster zu chatten. Auf einem Etherpad-
bung heranziehen willst. Mit einem Programm zur Server kann ohne Zugangsbeschränkung von
gleichzeitigen gemeinsamen Bearbeitung von Doku- allen Nutzer*innen ein neues Textdokument,
menten erspart sich Dein Verein das Hin- und Her- ein sogenanntes Pad, erstellt werden. Jedes
senden von E-Mails mit Anhängen und das Zusam- Textdokument hat dabei eine feste Webadresse.
menführen unterschiedlicher Versionen eines Textes. Nur mit dieser Webadresse kann das Pad ein-
gesehen und editiert werden. Der bearbeitete
Online-Editoren sind webbasiert, das heißt Du öffnest Text wird in kurzen Zeitabständen vom Server
und bearbeitest die Dateien in Deinem Browser, die abgespeichert, aber jede*r Autor*in kann jeder-
Dokumente sind nicht auf Deinem Gerät gespeichert. zeit einen bestimmten Bearbeitungsstand noch-
Änderungen sind in den Programmen sofort bei allen mals speichern. Über eine Zeitleiste hast Du die
sichtbar. Durch farbige Hinterlegungen ist außerdem Möglichkeit, Änderungen sichtbar oder auch
unterscheidbar, wer, wann, welche Änderung am Text wieder rückgängig zu machen. Das Dokument
unternommen hat. kann auch als Microsoft Word-Dokument oder
PDF exportiert und heruntergeladen werden. Es
existieren einige Etherpad-Installationen auf
Webservern, die Du kostenfrei ohne eigenen
Server nutzen kannst wie zum Beispiel bei der
Wikimedia Foundation.
3 etherpad.wikimedia.org
Ein weiteres kostenfreies Programm zur ge-
CryptPad ist ein Tool, um gemeinsam an Do- meinsamen Bearbeitung von Texten ist Google
kumenten zu arbeiten. Neben Textdokumen- Docs. Um den Dienst zu nutzen, benötigst Du
ten können auch Umfragen und To-do-Listen ein Google-Konto. Auch bei Google Docs steht
erstellt und kollaborativ bearbeitet werden. Die eine nachträgliche Übersicht zur Verfügung,
kostenlose Version hält einen Speicher von wer welchen Textabschnitt bearbeitet hat. In-
25 MB zum Teilen von Daten und einen halte eines Dokuments, die von den Autor*in-
privaten Speicher von bis zu 1 GB bereit. nen und Co-Autor*innen des Dokuments er-
3 cryptpad.fr/index.html stellt wurden, werden von Google verschlüsselt.14 Online-Zusammenarbeit: Projekte organisieren, erarbeiten und Wissen austauschen 15
Die Ausnahme sind Inhalte, die auf Google-Pro- Duplicati ist nur auf Englisch verfügbar. Dafür
dukten gehostet werden, zum Beispiel bei You- gibt es kein Dateienlimit und hohe Sicherheits-
Tube. 3 www.google.de/intl/de/docs/about standards. Die Lösung ist browserbasiert und
somit ausschließlich online nutzbar.
Auch mit der Editierungssoftware Nuclino 3 www.duplicati.com
kannst Du gemeinsam mit anderen Vereins-
mitgliedern an Dokumenten arbeiten. Die ange- FreeFileSync ist ebenfalls in englischer Spra-
botenen Bearbeitungsfunktionen sind weniger che und ohne Begrenzung der Dateimengen
umfangreich als bei vergleichbaren Anbietern. kostenlos nutzbar. Hier ist die Arbeit auch offline
Alle grundlegenden Funktionen sind jedoch ent- möglich. Durch eine Spende in selbstgewählter
halten. Aufgrund seiner Übersichtlichkeit eignet Höhe kannst Du weitere Funktionen erhalten.
sich Nuclino auch für Personen, die bisher we- 3 www.freefilesync.org
nig Erfahrung mit Textverarbeitungsprogram-
men gesammelt haben. Goodsync ist ein Anbieter mit deutscher Sprach-
3 www.nuclino.com ausgabe. In der kostenlosen Version können al-
lerdings nur Backups von 100 Dateien genutzt
werden.
3 www.goodsync.com/de
DiNa-Tipp 3: Speichere regelmäßig
Sicherheitskopien aktueller Cloud-Dokumente Gemeinsam Ideen ausarbeiten
auf Deiner Festplatte!
Wenn Du Dich in Deinem Verein über neue Veranstal-
Wenn viele Personen an einer Datei arbeiten, kommt tungen oder spezifische Themen austauschen möch- Mindmap zur Organisation eines Sommerfestes, erstellt mit Mindmeister
es gelegentlich zu Fehlern. Es kann zum Beispiel pas- test, kann ein Mind-Mapping-Tool helfen. Die Metho-
sieren, dass jemand versehentlich die Formeln in der de der Mind-Map eignet sich unter anderem, um Ideen
Excel-Tabelle verändert, so dass wochenlange Arbeit zu sammeln und zu ordnen, Vorträge zu entwerfen,
verloren geht. Das lässt sich verhindern, indem Du für Protokolle von offenen Gesprächen zu strukturieren,
regelmäßige Backups des Cloud-Ordners auf Deiner aber auch zur Organisation von Aufgabenlisten. Ein
eigenen Festplatte sorgst. Ein Backup ist eine exakte webbasiertes Tool ermöglicht es zudem, gemeinsam
Kopie einer Datei oder eines Ordners. Dabei besteht die an einer Mind-Map zu arbeiten, ohne dass alle an ei- Mac-, iPhone- und iPad-Nutzer*innen können für Mindmeister ist ein deutschsprachiges Online-
Möglichkeit, einen automatischen Backup-Dienst zu nem Tisch sitzen. das gemeinsame Brainstorming MindNode nutzen. Mind-Mapping-Tool, mit dem Du gemeinsam mit
installieren. Ob die gesicherten Dateien verschlüsselt MindNode lässt sich intuitiv bedienen und ist kos- Deinen Vereinskolleg*innen Ideen sammeln und
oder Klartexte sind, macht für das Programm keinen tenlos nutzbar. Die Vollversion mit einem erweiter- visualisieren kannst. Die Basisversion ist kosten-
Unterschied. Du kannst nach der Installation festle- ten Funktionsangebot ist kostenpflichtig. los verfügbar. Mit ihr lassen sich bis zu drei Mind-
gen, welche Dateien wie oft automatisch gesichert 3 mindnode.com Maps erstellen und in Echtzeit bearbeiten. Um
und auch wann sie gelöscht werden. Mindmeister nutzen zu können, ist eine Registrie-
Auf mind-map-online.de kannst Du Mind-Maps rung erforderlich.
Eine Mind-Map (auf Deutsch: Gedächtniskarte) direkt im Browser erstellen. Die Nutzeroberfläche 3 www.mindmeister.com/de
ist eine Technik, bei der die Zusammenhänge ist einfach und intuitiv gestaltet. Eine Anleitung
von Gedanken zu einem bestimmten Themen- und eine Hilfsfunktion helfen bei Fragen oder Be-
gebiet visuell dargestellt werden. Die Darstel- dienungsschwierigkeiten. Die Mind-Map kann per
lung erfolgt nach dem Prinzip der Kategorisie- Link mit anderen Personen geteilt werden und lässt
rung, so dass Beziehungen durch gemeinsame sich als PDF exportieren und herunterladen.
Die vorgestellten kostenlosen Backup-Program- oder ähnliche Merkmale zwischen den Begrif- 3 mind-map-online.de
me sind mit macOS, Windows und Linux kom- fen dargestellt werden.
patibel, können also auch auf den Geräten Dei-
ner Vereinskolleg*innen installiert werden. Alle
Dienste bieten eine integrierte Verschlüsselung.16 Online-Zusammenarbeit: Projekte organisieren, erarbeiten und Wissen austauschen 17
DiNa-Tipp 4: Bearbeite in
Kollaborationssoftware nie unverschlüsselt
personenbezogene Daten! Auf der Onlineplattform WECHANGE kannst
Du nicht nur gemeinsam an Dokumenten
Vor der Nutzung der vorgestellten Tools solltest Du Wir stellen Dir drei Projektmanagement-Pro- arbeiten und Projekte organisieren. Die Steht demnächst eine größere Veranstaltung
in Deinem Verein immer sorgfältig zwischen Nutzer- gramme vor, die Dir einen Überblick über Funk- Plattform bietet zugleich die Möglichkeit, die an? Dann probiere Dich an einem Projektma-
freundlichkeit, Datenschutz und Kosten abwägen. In tionen, Anwenderfreundlichkeit und eventuelle eigene Arbeit sichtbar zu machen und sich nagement-Programm aus. Zerlege dafür Deine
keinem Fall aber solltest Du personenbezogene Daten Kosten geben. über eine Karte sowie im Forum mit anderen Veranstaltung in Arbeitspakete und bestimme
unverschlüsselt in kollaborativen Werkzeugen be- Projekten zu vernetzen. WECHANGE ist eine deren Fristen, so dass alle Vereinsmitglieder
arbeiten. Bei der Open-Source-Software OpenProject Open-Source-Lösung, deren mit grünem Strom eine Übersicht über die anstehenden Aufgaben
kannst Du unbegrenzt Projekte wie beispiels- betriebene Server in Deutschland stehen. Als haben.
weise die Planung von Veranstaltungen oder Genossenschaft verfolgt die Plattform keine
des Jahresberichts anlegen und Vereinsmit- wirtschaftlichen Interessen, sondern setzt auf
glieder hinzufügen. Neben einem Kalender gibt eine solidarische, freiwillige Finanzierung.
es für alle Projekte eine Kommentarfunktion. 3 wechange.de
Außerdem bietet die Software die Möglichkeit,
Wähle gemeinsam mit Deinen Vereinskolleg*in- ein eigenes Wiki zu erstellen, in dem Du zum
Dein Verein und seine Mitglieder
nen ein Tool aus und versucht, ein Dokument Beispiel Fragen zu wiederkehrenden Themen
zu erstellen, wie zum Beispiel die Einladung beantworten oder Informationen für jedes Ver-
zur nächsten Mitgliederversammlung. Tauscht einsmitglied hinterlegen kannst. Bei der kos-
euch über das Ergebnis aus: Worin liegt der Nut- tenlosen Version steht nur ein eingeschränkter DiNa-Tipp 5: Erkläre die Funktionen und
zen der Software im Vereinsalltag? Support zur Verfügung. 3 www.openproject.org Anwendung der Programme, um Dein Team für
das kollaborative Arbeiten zu motivieren!
Der Fokus der freien Software Project Libre liegt
auf der prozesshaften Darstellung von Projekten Eine Projektmanagement-Software bringt Dich und
Gemeinsam online planen und wird ergänzt durch eine Kalenderfunktion. Deinen Verein vor allem dann strukturiert weiter,
Wenn Du in der Vergangenheit mit Microsoft wenn sie von allen Beteiligten aktiv gepflegt wird, Mitgliederdaten: Schützen, verwalten
Das Sommerfest Deines Vereins steht an, in den ver- Project gearbeitet hast, kannst Du die Daten- also alle die relevanten Daten eingeben und Fort- und verwenden
gangenen Jahren war der Ablauf immer gleich. Trotz- sätze importieren und weiternutzen. Bei Fra- schritte dokumentieren. Je mehr Vereinsmitglieder
dem gibt es viele Personen, die nicht wissen, wo die gen und Problemen findest Du wie bei anderen Du von den Vorzügen überzeugen kannst, umso höher
Stehtische zu finden sind, wer sie holt und in welcher Open-Source-Projekten entsprechende Online- sind Akzeptanz und Motivation und damit die Wahr-
Reihenfolge aufgebaut und dekoriert wird. Jedes Jahr Foren mit Hilfestellungen. Das Programm bietet scheinlichkeit einer echten Zusammenarbeit. Bei der
wartet die Hälfte der Personen am Veranstaltungsort zusätzlich die Option eines kostenpflichtigen Neueinführung eines solchen Werkzeugs ist es also DiNa-Handbuch „Mitgliederdaten: Schützen, verwalten und verwenden“
geduldig darauf, dass das benötigte Material angelie- Cloud-Services. 3 www.projectlibre.com wichtig, alle Teammitglieder mit den Funktionen und
fert wird. In solchen Fällen kann eine Projektmanage- der Anwendung vertraut zu machen. Außerdem soll-
ment-Software Dich und Deinen Verein bei der Pla- Eine weitere Alternative ist die Kommunika- test Du vorab klären, ob alle ein Gerät haben, das den
nung und Durchführung des Vorhabens unterstützen. tionsplattform Slack, die den Austausch von Anforderungen der Software genügt.
Die zentralen Funktionen eines solchen Programms Informationen in Arbeitsgruppen erleichtern
sind Projektplanung, Ressourcenmanagement, Cont- soll. Dazu richtest Du unterschiedliche Channels DiNa-Tipp 6: Achte auf sichere Passwörter
rolling und Zeiterfassung. ein, die wie Chaträume funktionieren. Slack er- und ein aktuelles Betriebssystem bei allen Wie Du Deine Geräte sicher einrichtest, erfährst
füllt damit die Funktion eines Messengers für Nutzer*innen! Du im DiNa-Handbuch „Gemeinsam im Netz:
Gerade bei einem größeren Projekt mit mehreren Be- die Bürokommunikation. Das Besondere dabei Geräte absichern, Informationen sammeln und
teiligten ist es hilfreich, Aufgaben mithilfe einer Soft- ist, dass überall Dateien hochgeladen und di- Neben der Motivation, die Software im Verein zu nut- Netzwerke teilen“. Ausführliche Informationen
ware zu verteilen, statt To-do-Listen zu führen und rekt kommentiert werden können. Praktisch zen, ist die Sicherheit bei der Anwendung ein wichti- zu den geltenden Datenschutzrichtlinien findest
einzelne Aufgaben über E-Mails zu vergeben. Neben ist auch, dass Slack mit vielen weiteren Diens- ger Aspekt. Haben alle Nutzer*innen sichere Passwör- Du im DiNa-Handbuch „Mitgliederdaten: Schüt-
der Verteilung und Übermittlung von Aufgaben an ten verknüpft werden kann, etwa mit Dropbox, ter und ein aktuelles Betriebssystem? Beachte, dass zen, verwalten und verwenden“.
Vereinsmitglieder behältst Du mit einer Projektma- GoogleDocs oder Skype. Kleine Teams können Dein Verein verpflichtet ist, die Daten der Mitglieder
nagement-Software den Überblick über alle Prozesse. Slack auf unbegrenzte Zeit kostenlos nutzen. In zu schützen. Mache Dir also Gedanken, welche Infor-
Manche Programme bieten Dir außerdem einen Ka- dieser Version stehen 5 GB Speicher zur Verfü- mationen zu den einzelnen Nutzer*innen wirklich
lender und Kommunikationskanäle. gung. Bis zu zehn externe Dienste können ver- hinterlegt sein müssen.
knüpft werden. 3 slack.com/intl/de-de3 Online-Zusammenarbeit: Projekte organisieren, erarbeiten und Wissen austauschen 19
3
Videokonferenzen, Webinare & Wikis:
Wie Du online Wissen austauschst
Welche Schritte sind nötig, um sich mithilfe von Damit die Videokonferenz eine klare Struktur hat
Kommunikationssoftware erfolgreich in Gruppen zu und die Zusammenarbeit effektiv ist, solltest Du vor-
verständigen? Wie setzt Du ein Online-Seminar um? ab eine Tagesordnung zusammenstellen und Dir die
Und warum kann die Erstellung eines eigenen Wikis folgenden Punkte überlegen:
für Deinen Verein sinnvoll sein? Wissen weiterzuge-
ben und weiterzuentwickeln ist für ein aktives Ver- • Was soll besprochen werden?
einsleben besonders wichtig. Das Internet bietet hier • Wer soll an der Konferenz teilnehmen?
viele Möglichkeiten. Die Digitale Nachbarschaft zeigt • Wer übernimmt die Moderation?
Dir in diesem Kapitel, wie es geht. • Wer schreibt das Ergebnisprotokoll?
• Wie lange soll die Konferenz dauern?
Am virtuellen Besprechungstisch
DiNa-Tipp 8: Teste vor Beginn der
Wenn Du Dich mit anderen Engagierten unabhän- Videokonferenz Kamera, Ton und die
gig von euren unterschiedlichen Aufenthaltsorten Internetverbindung!
austauschen möchtest, ist dies per Videokonferenz
virtuell und in Echtzeit möglich. Dabei können alle Vor der ersten gemeinsamen Videokonferenz ist es
Teilnehmer*innen sich zeitgleich gegenseitig sehen empfehlenswert, dass sich alle Teilnehmer*innen
und miteinander reden. Das spart Zeit und ist durch mit dem Videokonferenzsystem vertraut machen.
Gestik und Mimik persönlicher als ein Telefonat. So Probiert es gemeinsam aus und klärt offene Fragen
können beispielsweise auch letzte Abstimmungen im Voraus, damit es keine technischen Unsicher-
zum Programm des Vereinssommerfestes per Video- heiten während der Nutzung des Programms gibt.
konferenz gemeinsam abgesprochen werden. Außerdem sollten alle Teilnehmer*innen vor Beginn
der Videokonferenz Kamera, Ton und Internetverbin-
Bei einer Videokonferenz kannst Du zwischen der dung entsprechend einrichten.
Übertragung mit Ton und Bild oder nur Ton wählen.
Die meisten Smartphones, Tablets und Laptops ver-
fügen bereits über die nötigen Voraussetzungen für
eine Videokonferenz. Du brauchst dafür eine Kamera
und ein Mikrofon oder ein Headset. Außerdem soll-
test Du eine schnelle und möglichst störungsfreie
Internetverbindung haben. Jami ist eine kostenfreie, nichtkommerzielle
Software, die mit den gängigen Betriebssyste-
men kompatibel ist. Neben den Standardfunk-
DiNa-Tipp 7: Erstelle für Deine Videokonferenz tionen wie Videokommunikation und Chat
eine Tagesordnung und ernenne eine*n hat Jami den Vorteil, dass es nicht über einen
Moderator*in! zentralen Server kommuniziert, sondern Deine
Daten dezentral verarbeitet. Die Kommunikation
Zusätzlich gibt es Programme, die das, was Du auf ist verschlüsselt, wodurch es schwieriger ist, das
Deinem Bildschirm siehst, für andere freigeben. So Gespräch zu belauschen. Die Zahl der Teilneh-
kannst Du den Konferenzteilnehmer*innen bei- mer*innen an Videokonferenzen ist bei Jami
spielsweise eine Präsentation zeigen. Diese erweiter- nicht begrenzt. 3 jami.net/download
te Funktion heißt Webkonferenz. Bei einer größeren
Anzahl von Teilnehmer*innen ist es hilfreich, eine*n Skype ist ein Kommunikationsdienst von Mi-
Moderierenden zu ernennen, der/die Teilnehmer*in- crosoft, in dem neben Chatfunktionen auch
nen das Wort erteilen kann. Datenübermittlung, Audio- und Videotelefonie20 Online-Zusammenarbeit: Projekte organisieren, erarbeiten und Wissen austauschen 21
integriert sind. Auch die Übertragung des eige- mögliche Lösung. Ein Webinar ist ein Seminar, das Mit virtuellem Nachschlagewerk
nen Bildschirminhaltes ist möglich, so dass Du über das Internet gehalten wird. Interessierte Perso-
anderen beispielsweise ein Programm erklären nen nehmen daran per Computer oder Tablet teil, sei In vielen Vereinen gibt es eine Reihe von Alltagsfra-
kannst. 3 www.skype.com/de es von zu Hause aus oder im Büro. gen und eine Menge Hintergrundwissen, das geteilt
Ein deutscher Anbieter für die Konzeption von werden sollte. Mit einer Wiki-Software lassen sich
Tox verzichtet wie Jami auf die Kommunikation Die wichtigsten Grundfunktionen einer geeigneten Webinaren ist edudip next. Alle personenbezo- solche Informationen sammeln und aktuell halten.
über einen zentralen Server und baut eine di- Webinar-Software sind Ton- und Videoübertragung. genen Daten werden hier auf deutschen Servern Das bekannteste Beispiel für ein Wiki ist die freie On-
rekte Peer-to-Peer-Verbindung auf. Die Software Hiermit stellst Du sicher, dass die Seminarteilneh- gespeichert und unterliegen somit den europäi- lineenzyklopädie Wikipedia. Die Nutzer*innen kön-
ist kostenlos erhältlich und nicht-kommerziell. mer*innen sehen können, wer mit ihnen spricht. schen Datenschutzrichtlinien. Die webbasierte nen die Beiträge ansehen und durchsuchen; Bearbei-
Neben Instant Messaging und normalen Tele- Außerdem sollte das Programm eine Bildschirmüber- Software kann zwei Wochen kostenlos getestet ter*innen haben die Möglichkeit, Beiträge in ihrem
fonanrufen sind auch Videokonferenzen mög- tragung unterstützen. So sehen diejenigen, die Dei- werden. Danach kostet die günstigste Version Browser zu ändern und zu aktualisieren. In der Wiki-
lich. Darüber hinaus können die Teilnehmer*in- ner Schulung folgen, was Du auf Deinem Bildschirm bei einer Laufzeit von zwei Jahren 34 Euro pro pedia wurden auf diese Weise weltweit bereits mehr
nen einer Konferenz ihren Bildschirm teilen und siehst. Wenn Du also eine Präsentation öffnest oder Monat. 3 www.edudip-next.com/de als 50 Millionen Artikel gesammelt.
Dateien miteinander austauschen. Bei diesem vielleicht ein Programm zum Projektmanagement
Tool liegt der selbsterklärte Fokus auf Sicherheit vorstellst, kannst Du dies praktisch vorführen. ClickMeeting ist ein Webinaranbieter mit Sitz Der Begriff Wiki stammt aus dem Hawaiianischen
und Verschlüsslung. 3 www.tox.chat in Polen. Als Unternehmen nach polnischem und bedeutet übersetzt „schnell“. Genau das be-
Ein Webinar bietet auch die Möglichkeit zur Inter- Recht ist ClickMeeting verpflichtet, die DSGVO schreibt den Vorteil, den ein Wiki seinen Nutzer*in-
aktion, so dass im besten Fall ein Dialog mit den umzusetzen und einzuhalten. Die Software bie- nen und Bearbeiter*innen bietet: Du kannst unkom-
Teilnehmer*innen entsteht. Durch eine Kommen- tet alle gängigen Funktionen für die Durchfüh- pliziert Beiträge finden, bearbeiten, Bilder und andere
tar- oder Chatfunktion haben die Teilnehmenden die rung von Webinaren, u.a. einen Präsentations- Medien ergänzen oder diese Beiträge an andere wei-
DiNa-Tipp 9: Achte bei Videokonferenzen Möglichkeit, Fragen an Dich zu richten, ohne Deine modus, einen Chat, das Teilen des Bildschirms, terleiten. So reichen die möglichen Funktionen eines
auf Deine Privatsphäre! Präsentation zu unterbrechen. Du kannst dann zu ein Whiteboard und Umfragen. Es gibt auch die Vereinswikis von der Übersicht häufig verwendeter
einem günstigen Zeitpunkt während Deines Vortrags Möglichkeit, Webinare auf Facebook oder You- Unterlagen wie Anträge oder Nutzungsregeln bis hin
Bei Videokonferenzen werden insbesondere durch auf die Nachfragen eingehen. Oder aber eine zwei- Tube zu streamen. Die webbasierte Software zum gezielten Wissensmanagement aller wichtigen
die Übertragung der Bilder auch persönliche oder te Person ist zugeschaltet, die die Moderation über- kann 30 Tage kostenlos getestet werden. Danach Informationen im Verein.
sogar sensible Daten übermittelt. Schütze also Deine nimmt und die Fragen an Dich bündelt. hängt der Preis von der Größe des Publikums
Privatsphäre sowohl bei den Sicherheitseinstellun- und dem Abrechnungszeitraum (monatlich oder
gen des Dienstes als auch während der Videokonfe- Bei einigen Tools ist es zudem möglich, Umfragen in jährlich) ab. Für eine maximale Zahl von 25 Per- DiNa-Tipp 11: Sichere das Know-how Deines
renz. Dazu gehört zum Beispiel, darauf zu achten, was den Vortrag einzubinden und so die Meinung oder sonen kostet die günstigste Version 26 Euro pro Vereins in einem Wiki!
während des Gesprächs im Hintergrund der Aufnah- den Kenntnisstand der Teilnehmenden zu erfragen. Monat bzw. 22 Euro pro Monat im Jahresabo.
me zu sehen ist. Das kann Aufschluss über Deinen Viele Webinar-Dienste bieten außerdem an, das Se- 3 www.clickmeeting.com/de Vor der Einrichtung eines Wikis solltest Du Dir mit
Aufenthaltsort oder Deine Vermögensverhältnisse minar aufzuzeichnen und später Personen zugäng- Deinen Vereinskolleg*innen überlegen, welche Infor-
geben. Sei Dir während der Konferenz bewusst, dass lich zu machen, die nicht teilnehmen konnten. Der US-amerikanische Dienst Zoom bietet ein mationen bereits irgendwo aufgeschrieben sind wie
Teilnehmer*innen mit ihrem Programm Mitschnitte umfangreiches Tool für Videobesprechungen zum Beispiel eine Telefonliste oder die Bedingungen
erstellen können. Informiere Dich außerdem vorab, und Webinare. Das Unternehmen erklärt, die der Unfallversicherung der Mitglieder. Auch Proto-
wie Deine Konferenz von den jeweiligen Anbietern DiNa-Tipp 10: Achte bei Webinaren auf die Rahmenbedingungen des EU-US Datenschutz- kolle von offenen Vorstandssitzungen, Arbeitskrei-
verschlüsselt wird. Sicherheit und den Datenschutz! schilds einzuhalten. Die Basisversion kann sen oder sonstigen Versammlungen gehören dazu.
kostenlos genutzt werden und bietet die Mög- Weiteres Wissen in Deinem Verein findet sich vor
Auch bei der Webinar-Software solltest Du auf Si- lichkeit, Meetingsmit bis zu 100 Teilnehmer*in- allem bei den Expert*innen für bestimmte Bereiche.
Im virtuellen Seminarraum cherheit und Datenschutz achten. Stelle Dir dazu die nen durchzuführen. Die Teilnehmer*innen be- Beispielsweise sind Informationen über die Ordnung
folgenden Fragen: nötigen kein eigenes Zoom-Konto, sondern im Geräteschrank oder das Ablagesystem der Buch-
Planungen für Fortbildungen und Workshops stoßen können per Telefon, Desktop, Mobiltelefon oder haltungsunterlagen oft nicht schriftlich dokumen-
manchmal schon bei der Terminfindung auf nahe- • Werden die Audiokanäle und Textnachrichten Tablet der Veranstaltung beitreten. Der Zutritt tiert. Macht gemeinsam eine Liste der Expert*innen
zu unüberwindbare Hindernisse. Und ist dann ein verschlüsselt? zum Meeting erfolgt über die Eingabe einer und ihrer Wissensbereiche. Daraus kannst Du ein
Termin gefunden, kommt es immer wieder vor, dass Besprechungs-ID. Konferenzen mit mehr als kleines internes Verzeichnis erstellen, das Auskunft
mehrere Teilnehmer*innen spontan ab- oder zusa- • Können Nutzer*innen auch anonym beitreten? drei Teilnehmer*innen sind auf 40 Minuten be- darüber gibt, wer welche Kompetenzen in eurem Ver-
gen, was Vereine mit begrenzten Raumreserven und schränkt. 3 www.zoom.us ein beisteuern kann und möchte.
finanziellen Mitteln vor noch mehr organisatorische • Wer kann dem Webinar folgen? Soll die Teilnahme
Herausforderungen stellt. Hier sind Webinare eine öffentlich oder eingeschränkt möglich sein? Die Preisangaben der vorgestellten Webinar- Es existieren verschiedene Wiki-Tools mit unter-
Software entsprechen dem Stand im März 2021. schiedlichem Funktionsumfang, die auch unter-
Prüfe die aktuellen Zahlen direkt auf den Web- schiedlich schwierig zu pflegen und zu bedienen
sites der Anbieter. sind. Um etwas mehr Abwechslung in Dein Wiki zu22 Online-Zusammenarbeit: Projekte organisieren, erarbeiten und Wissen austauschen 23
bringen und Vereinsmitglieder zu motivieren, sich
aktiv in das Wiki einzubringen, kannst Du beispiels-
weise einen kleinen Schreibwettbewerb initiieren
oder eine Meinungsumfrage erstellen.
Wo steckt das Wissen in Deinem Verein? Erstelle
Beachte bei der Wahl der Wiki-Software und der eine erste Liste mit Informationsbereichen, die
Daten, die Du dort eingibst, die Sicherheit und den in Deinem Verein vorhanden sind. Tausche Dich
Datenschutz: möglichst mit Personen anderer Vereine oder
Organisationen darüber aus, welche Funktions-
• Wer kann beim Wiki mitlesen? träger*innen bei ihnen welches Wissen haben,
das auch für andere hilfreich sein könnte.
• Welche Daten sollen eingegeben werden?
• Ist der Zugang zum Wiki mit persönlichen und
sicheren Passwörtern geschützt?
Die Wiki-Software DokuWiki zeichnet sich
durch eine hohe Nutzerfreundlichkeit aus und
kann dadurch auch von Anfänger*innen leicht
bedient werden. Eine Installationsanleitung hilft
dabei, die Software einzurichten. Die Software
unterstützt 50 Sprachen, darunter auch Deutsch.
3 www.dokuwiki.org/dokuwiki
MediaWiki liegt unter anderem dem Onlinele-
xikon Wikipedia zugrunde. Mit der Wiki-Soft-
ware können Informationen organisiert und
miteinander verknüpft werden. MediaWiki
ist auf Deutsch verfügbar.
3 www.mediawiki.org/wiki/MediaWiki
TikiWiki ist eine Wiki-Software, die über ein
normales Wiki hinaus weitere Funktionen bie-
tet wie etwa die Einrichtung von Foren und das
Verfassen von Blogs. Die Software kann kosten-
los heruntergeladen werden. Auch TikiWiki ist
auf Deutsch verfügbar. 3 de.tiki.org4 Online-Zusammenarbeit: Projekte organisieren, erarbeiten und Wissen austauschen 25
4
Virtuelle Mitgliederversammlung:
Wie Du online Zusammenkünfte und
Abstimmungen organisierst
Welche technischen Möglichkeiten sind geeignet, Auch bei der Organisation und Durchführung einer
um online Mitgliederversammlungen durchzufüh- virtuellen Mitgliederversammlung gelten die in der
ren? Was musst Du bei geheimen Abstimmungen Vereinssatzung festgelegten Regelungen zur Einbe-
im Internet beachten? Und welche Rechtsanforde- rufung der Mitgliederversammlung, zu Beschluss-
rungen gelten bei der Durchführung einer virtuellen vorlagen und -quoren sowie zur Protokollierung. Es
Mitgliederversammlung? Die Einberufung von Mit- ist sehr sinnvoll, in einem entsprechenden Passus
gliedersammlungen und das Fassen von Beschlüs- in der Satzung festzuhalten, dass die Mitgliederver-
sen unter Einhaltung der Satzung sind grundlegend sammlung als Präsenzveranstaltung oder virtuell
für das Bestehen jedes Vereins. Um die Veranstal- abgehalten werden kann. Dies schafft eine stabile
tung auch digital erfolgreich durchzuführen, gibt es Rechtsgrundlage für die Möglichkeit der virtuellen
einige technische, rechtliche und organisatorische Mitgliedersammlung und der Gültigkeit der hier ge-
Voraussetzungen. Die Digitale Nachbarschaft zeigt fassten Beschlüsse.
Dir in diesem Kapitel, wie es geht.
Hintergrund: Digitalisierung des
Vereinslebens
Inzwischen werden virtuelle Versammlungen
Die Entscheidung, eine Mitgliederversammlung on-
und Beschlussfassungen auf entsprechender
line durchzuführen, kann unterschiedliche Gründe
Satzungsgrundlage weitestgehend anerkannt.
haben. Insbesondere Vereinsstrukturen mit Mitglie-
Dafür steht auch ein Präzedenzurteil des Ober-
dern, die räumlich weit entfernt voneinander leben,
landesgerichts Hamm vom 29. September 2011.
legen dies nahe. Das Internet erleichtert hier die
Du findest das Urteil auf dem Justizportal Nord-
Zusammenkunft, da keine langen Anreisen in Kauf
rhein-Westfalen, wenn du unter „Entscheidun-
genommen werden müssen. Zudem bewirkt die Digi-
gen“ nach dem Aktenzeichen I-27 W 106/11
talisierung, immer mehr Teile des analogen Vereins-
suchst. 3 www.justiz.nrw.de
lebens zu virtualisieren, also ins Internet zu verlegen.
Dies umfasst die Entstehung digitaler Engagement-
formen wie auch die Digitalisierung der Vereinsorga-
nisation.
In der kommentierten Mustersatzung, die die
Stiftung Mitarbeit zur Verfügung stellt, fin-
dest Du unter §7 (4) eine beispielhafte Formu-
lierung zur Verankerung der virtuellen Mit-
Ausführliche Informationen zur Organisations- gliederversammlung in der Vereinssatzung.
entwicklung durch Digitalisierung findest Du im 3 www.buergergesellschaft.de/fileadmin/pdf/
DiNa-Handbuch: „Digitaler Wandel: Verstehen, Kommentierte_Mustersatzung_neu_logo_
entscheiden, umsetzen“. wwbg.pdf26 Online-Zusammenarbeit: Projekte organisieren, erarbeiten und Wissen austauschen 27
Sieht die Satzung bisher keine virtuelle Mitglieder- lässt sich über einen Webbrowser oder mit Dudle ist ein weiteres datensparsames Umfra-
versammlung vor, kann Dein Verein diese dennoch einer mobilen App für Android oder iOS öffnen. ge-Tool, das die Technische Universität Dresden
durchführen, wenn alle Mitglieder dem schriftlich Mit Jitsi Meet kannst Du Deinen Bildschirm anbietet. 3 dudle.inf.tu-dresden.de
zustimmen. Grundlage dafür ist der § 32 Abs. 2 des teilen oder Dich in einem Chat mit anderen
Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) über die schriftliche Hier findest du eine Auswahl von Videokonfe- Teilnehmer*innen austauschen. Neben der Auch der Verein Digitalcourage stellt mit nuudel
Allzustimmung. Stelle dafür alle Abläufe genau dar, renz-Tools, die insbesondere auch bei virtuellen offiziellen Jitsi-Meet-Instanz existieren viele eine datensparsame Anwendung zur Verfügung,
damit die Mitglieder eine informierte Entscheidung Mitgliederversammlungen Anwendung finden: weitere öffentliche Instanzen, die Du kosten- mit der Du Umfragen erstellen kannst.
treffen können. los nutzen kannst. Außerdem gibt es die Mög- 3 nuudel.digitalcourage.de
Die kostenlose Open-Source-Software BigBlue- lichkeit, eine eigene Jitsi-Instanz aufzusetzen.
Button wird aufgrund des hohen Wertes des 3 www.jitsi.org/jitsi-meet EUSurvey ist das offizielle Umfrage-Tool der
Technische Umsetzung Datenschutzes insbesondere im schulischen Europäischen Kommission. Es ist ursprüng-
und universitären Bereich verwendet. Bei der Für Vereine, die mit der Microsoft 365-Sui- lich dafür gedacht, öffentliche Meinungen ein-
Eine virtuelle Mitgliederversammlung findet in der Durchführung von Videokonferenzen stehen te arbeiten, bietet sich die Nutzung von zuholen. Das Tool ist Open Source und steht
Regel als Videokonferenz statt, unterstützt durch ein wie auch bei kommerziellen Lösungen ein Chat, Microsoft Teams an. Das ist die Lösung des unter der EUPL-Lizenz. Es ist kostenlos für alle
Tool für Abstimmungen. Bei der Auswahl der techni- ein Whiteboard und eine Umfragefunktion zur US-amerikanischen Unternehmens Microsoft EU-Bürger*innen. Die Software wird gehostet
schen Lösungen solltest Du besonders sorgfältig vor- Verfügung, der Bildschirm kann geteilt werden Corporation. Das Anwendungspaket Microsoft von der Generaldirektion Informatik (DIGIT)
gehen und die folgenden Kriterien berücksichtigen: und es gibt die Möglichkeit, Untergruppenräu- 365 kombiniert Office-Programme mit Online- der Europäischen Kommission. EUSurvey bietet
me einzurichten, sogenannte Breakoutrooms. Diensten. Microsoft Teams ermöglicht organi- verschiedene Funktionen, unter anderem ein-
• Datenschutz und Datensicherheit: Prüfe, ob die ge- Es existieren verschiedene öffentliche Big- sationsinterne alltäglichen Besprechungen und fache Textfragen, Multiple-Choice-Fragen und
wählten Programme die Anforderung der Daten- BlueButton-Instanzen, die Du kostenlos nutzen Chats, kann aber auch für offizielle Videokonfe- fortgeschrittene Funktionen wie Multimedia-
schutz-Grundverordnung (DSGVO) erfüllen und kannst. Auf der Website von Digitalcourage e.V. renzen mit externen Teilnehmer*innen verwen- Elemente. 3 www.ec.europa.eu
eine entsprechende Datensicherheit gewährleis- findest du eine Liste von Adressen, wenn Du in det werden. Bei der Durchführung stehen ergän-
ten. das Suchfeld „bigbluebutton“ eingibst. Außerdem zenden Anwendungen wie Microsoft Forms für LamaPoll ist ein deutscher Anbieter für Online-
ist es möglich, eine eigene Instanz aufzusetzen. Abstimmungen zur Verfügung. Auch Microsoft Umfragen und -Fragebögen mit Sitz in Berlin.
• Barrierefreiheit: Stelle sicher, dass alle Mitglieder 3 www.bigbluebutton.org erläutert in seiner Datenschutzerklärung den Das Unternehmen besitzt einen hohen Sicher-
Zugang zu den Programmen haben und sie nach Umgang mit personenbezogenen Daten. heitsstandard und gewährleistet so eine EU-
Vereinsrecht teilhaben können. Dazu gehört, dass CiscoWebex ist ein Anbieter für Videokonfe- 3 www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/ DSGVO-konforme Datenverarbeitung. Die Server
allen die technischen Geräte mit einer Internet- renzen des US-amerikanischen Unternehmens microsoft-teams/group-chat-software sind nach DIN ISO 27001 zertifiziert und bieten
verbindung zur Verfügung stehen und sie in der Cisco Systems, Inc., der auch von den deutschen eine sogenannte Ende-zu-Ende-Verschlüs-
Lage sind, die Programme anzuwenden. Behörden genutzt wird. In seiner Datenschutz- selung. Sensible Daten lassen sich außerdem
richtlinie informiert das Unternehmen ausführ- verschlüsseln und sind dann selbst für Lama-
• Eignung und Aufwand: Überprüfe, ob die Program- lich, wie es die globale Übertragung personen- Poll-Administratoren nicht auslesbar. In der kos-
me für die Anzahl der Mitglieder passen und even- bezogener Daten im Rahmen aller geltenden tenlosen Basisversion können 50 Personen pro
tuell kostenpflichtige Programme für Deinen Ver- Gesetze schützt und ermöglicht. Du hast die Mög- Umfrage teilnehmen. Mehr Teilnehmer*innen
ein finanziell tragbar sind. Stelle außerdem sicher, lichkeit, den Konferenzraum mit einem Passwort Offene Online-Abstimmungen können mit Um- und zusätzliche Funktionen können kosten-
dass die notwendigen technischen Voraussetzun- zu schützen und die Teilnehmenden in einer vir- frage-Tools erfolgen. Bei der Durchführung ist pflichtig hinzugebucht werden.
gen für alle Mitglieder zumutbar sind. tuellen Lobby zu empfangen. Weitere Tipps für es wichtig, dass die Mitglieder bei jeder Um- 3 www.lamapoll.de/Lizenz
sichere Konferenzen findest Du im Hilfe-Center. frage ihren vollständigen Namen angeben. So
3 help.webex.com/de-de/8zi8tq/xa-Cisco- kann bei der Auszählung noch einmal überprüft Vereine, die mit der Microsoft 365-Suite arbei-
Webex-Best-Practices-for-Secure-Meetings- werden, ob jeweils eine Stimmberechtigung vor- ten, können auch Microsoft Forms nutzen. Mit-
Hosts liegt. Denke außerdem daran, die Ergebnisse im- hilfe dieser Anwendung kannst Du Umfragen
mer zu speichern, beispielsweise durch einen und Abstimmungen erstellen und die Ergebnis-
CicsoWebex bieten seine Dienste preisgestaffelt Screenshot. se dann auch nach Excel exportieren.
und in unterschiedlichem Umfang an. Die kos- 3 www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/
tenlose Version gestattet 100 Teilnehmer*innen Croodle ist ein Open-Source-Programm für On- online-surveys-polls-quizzes
und eine Konferenzdauer von bis zu 50 Minuten. line-Umfragen und Terminabstimmungen mit
3 www.webex.com einem besonderen Fokus auf Datensicherheit.
Alle Daten werden verschlüsselt auf dem Server
Jitsi Meet ist eine kostenlose Open-Source-Soft- gespeichert.
ware für Videokonferenzen. Für die Nutzung 3 www.systemli.org/service/croodle.html
ist kein Konto erforderlich, die Anwendung28 Online-Zusammenarbeit: Projekte organisieren, erarbeiten und Wissen austauschen 29
Diskussionen und Beschlussfassungen sind ein
wichtiger Teil der Mitgliederversammlung, der bei
der virtuellen Umsetzung einen höheren organisato-
rischen Aufwand erfordert. Sequenzielle Kommuni-
kations- und Abstimmungsverfahren entlasten die
Videokonferenz. So kannst Du einige Diskussionen,
ausführliche Informationen über wichtige Themen
sowie Abstimmungen auslagern. Je nach Ziel der be-
reitgestellten Materialien hast Du damit die Möglich-
keit, Abstimmungen und Diskussionen bereits vor Polyas ist ein zertifizierter Anbieter für gehei-
oder gegebenenfalls auch nach der Mitgliederver- me Online-Wahlen mit Sitz in Deutschland.
sammlung über verschiedene Medien zu organisie- Angeboten werden die Formate Online-Wah-
ren, also mithilfe von Postbriefen, E-Mails, Messen- len, Nominierungsplattform und Live Voting.
ger-Nachrichten oder in geschlossenen Gruppen in Die Preise richten sich nach der Anzahl der
sozialen Netzwerken. Wahl- beziehungsweise Vorschlagsberechtigten
pro Abstimmung. Für beispielsweise 40 Wahl-
Geheime Abstimmungen sind notwendig, wenn berechtigte kostet eine Abstimmung 94,24€.
mindestens ein stimmberechtigtes Mitglied 3 www.polyas.de
dies wünscht. In der virtuellen Mitgliederver-
sammlung gibt es hier unterschiedliche sichere votesUP! ist eine ehrenamtlich betriebene,
Vorgehensweisen: die Abstimmung kann als Brief- deutsche Plattform für Online-Abstimmungen
wahl erfolgen, wenn vorab klar ist, dass geheim ab- und zur Unterstützung weiterer Konferenzab-
gestimmt werden soll, Du kannst eine zertifizierte läufe. Sowohl offene Abstimmungen als auch
Software für Online-Wahlen verwenden oder Du geheime Wahlen sind möglich, mit optionaler
führst die Mitgliederversammlung in einer speziellen einmaliger E-Mail-Verifizierung und Zwei-
Konferenzsoftware durch, in die ein Umfragetool für Faktor-Authentifizierungen. Ergänzt wird dies
geheime Abstimmungen integriert ist. Insbesondere durch zahlreiche weitere Funktionen, unter
letzteres ist allerdings sehr kostenintensiv. anderem Programmvisualisierung, Redelisten,
Anträgen zur Geschäftsordnung und Chats
zwischen Teilnehmenden. votesUP! wird kos-
tenlos zur Verfügung gestellt; eine freiwillige Be-
teiligung an den Serverkosten ist willkommen.
3 www.votesup.eu
Ein Beispiel für eine integrierte Gesamtlösung
ist die Software VOXR Smart Conferencing
von dem deutschen Unternehmen VOXR.org –
Digitale Event-Interaktion. Angeboten werden
verschiedene Funktionen, vom virtuellen Kon-
ferenzguide bis hin zu authentifizierten Abstim-
Weitere Hinweise und Beispiele zur Online-Ab- mungen und Wahlen. Die Kosten belaufen sich
stimmung findest Du in dem Artikel „Mit den auf etwa 495 € pro Einzelveranstaltung mit bis
richtigen Tools online abstimmen“ auf der Home- zu 1000 TN. 3 www.voxr.org
page von Fairlinked. Das Unternehmen bietet
Kurse und Beratung zum digitalen Teamma- Die Preisangaben der vorgestellten Software
nagement für soziale Unternehmen und Vereine. entsprechen dem Stand im März 2021. Prüfe die
3 www.fairlinked.org/mit-den-richtigen-tools- aktuellen Zahlen direkt auf den Websites der
online-abstimmen. Anbieter.Sie können auch lesen
