"Unsere Mitarbeiter sind unser grösstes Kapital" - Personalarbeit an der Bibliothek der ETH Zürich

„Unsere Mitarbeiter sind unser grösstes
               Kapital“
Personalarbeit an der Bibliothek der ETH Zürich

       von Wolfram Neubauer, ETH Zürich, ETH-Bibliothek und
                         Sammlungen

Allgemeine (politische) Randbedingungen

     „Die Schweiz ist nicht Deutschland“
     die ETH Zürich ist eine technische Universität
      formale Mitarbeiterrechte sind schwach
      ausgebaut (Personalrat/Gewerkschaften/
      .....-beauftragte)
     es gibt im Regelfall keine formalen Laufbahnen

Konkrete Randbedingungen

 die bibliothekarische Ausbildung erreicht nicht den
  deutschen Standard
 bibliothekarisch ist die Schweiz ein
  “Arbeitnehmer-markt”
 die Personalarbeit an der ETH Zürich ist nicht
  einheitlich organisiert
 Benchmark (für die Bibliothek) ist die Personal-
  arbeit von Industrieunternehmen

Mission Statements/Visionen der ETH Zürich

                                                  Arbeitgeberin
               Die ETH Zürich versteht sich ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gegenüber als
     verantwortungsbewusste Arbeitgeberin mit fortschrittlichen Anstellungs‐ und Arbeitsbedingungen. Sie
       bekennt sich zu einem kooperativen, fairen Führungsstil, was sach‐ und stufengerechte Formen der
    Mitwirkung einschliesst, und pflegt eine offene Informationspolitik. Sie duldet keine Diskriminierung ihrer
    Angehörigen aufgrund von Geschlecht oder sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Die ETH will den
    Anteil an Frauen in allen Bereichen von Forschung, Lehre und Verwaltung erhöhen. Von den Vorgesetzten
                   aller Stufen fordert die ETH hohe menschliche und fachliche Kompetenzen.

Personalarbeit an der ETH Zürich

 zentrale Personalabteilung an der Hochschule
   (mit allgemeinen Zuständigkeiten)
 Gruppe Personal an der Bibliothek mit 1.6 FTE
  (aus dem Stellenpool der Bibliothek)
 formale Vereinbarung zwischen Bibliothek und
  zentraler Personalabteilung
   (hinsichtlich: Kompetenzen/Unterstellung/formale
   Kommunikationswege etc.)
 alle Personalangelegenheiten werden de facto
  an der Bibliothek erledigt
   (ausgenommen: Lohnadministration)

ETH-Bibliothek und Sammlungen: Organigramm

Führungsinstrumente an der ETH-Bibliothek
                   (1)
 Personalrecht des Bundes
   (Bundespersonalgesetz/Ausführungsbestimmungen)
 (jährliche) Mitarbeitergespräche mit Zielverein-
  barung
   (mit MA-Feedback zum Vorgesetzten)

zusätzlich an der ETH-Bibliothek:

 Herunterbrechen der Jahresziele Bibliothek über
  Bereichs- und Gruppenziele auf die individuelle
  Ebene

Jahresziele ETH-Bibliothek
Beispiel: Bereich Information und
       Spezialbibliotheken

Führungsinstrumente an der ETH-Bibliothek
                   (2)
 routinemässige Führungskommunikation
   (Bereichs- und Gruppenleitungssitzungen)
 routinemässige (2-monatliche) Besprechung mit
  Mitarbeitervertretern
 jährliche „Führungskräftetagung“
   (Kommunikation der Strategien für die nächsten Jahre/
   Budget- und Personalinformation/etc.)
 Aus- und Weiterbildungsangebote im Bereich
  Führung/Management und Bibliothekswesen
   (im Kontext ETH Zürich/freie Angebote)
 Prämiensystem der ETH Zürich
   (sog. Leistungs- und/oder Spontanprämien)

Instrumente in der Personalarbeit

 SAP als administratives Tool für alle An-
  wendungen
 ausgebaute Intranet-Anwendung als zentrales
  Bibliothekstool
 umfangreiche Formularsammlung für die
  bibliotheksinternen Prozesse
 Lohntool
   (Einreihung neuer Mitarbeitender/Lohnsimulationen/
   Lohninformation für Vorgesetzte)
 Zeiterfassungssystem ZES
 Bewerbungstool der ETH Zürich

Instrumente der Personalarbeit: Beispiele
                  (1)

Instrumente der Personalarbeit: Beispiele (2)

Instrumente der Personalarbeit: Beispiele (3)

Instrumente der Personalarbeit: Beispiele (4)

Personalarbeit an der ETH-Bibliothek
  Besonderheiten im Lifecycle „Anstellung-Ausscheiden“

 Bewerbungsverfahren
 realistische Darstellung der Aufgabenprofile (ein-
  schliesslich Angabe d. Vorgesetzten zur Kontaktauf-
  nahme)
 möglichst rasche Bearbeitung (Eingangsbestätigung;
  Zwischenbescheide/Absagen/Zusagen)
 2-stufiges Verfahren bei Bewerbungsgesprächen
 keine Mitwirkung von Personalvertretung etc./keine
  Gremienveranstaltungen
 reale Gehaltsverhandlungen im zweiten Gespräch
 nach der Einstellungsentscheidung „sofortige“ Über-
  gabe eines Vorvertrages

Personalarbeit an der ETH-Bibliothek
   Besonderheiten im Lifecycle „Anstellung-Ausscheiden“

 Eintritt/Probezeit
 Teilzeit auf allen Stufen möglich (etwa 50% der MA sind
  Teilzeit = mind. 60%; Ausnahme BL = mind. 90%)
 Kontaktaufnahme d. direkten Vorgesetzten vor Stellenantritt
  (Besprechung von Details)
 erster Arbeitstag: Blumenstrauss/Türschild/Eintrag in
  Telefonliste/IT-Technik am Arbeitsplatz
 Begrüssung durch Direktor/Stellvertreter/Personalchefin
 definierte Ansprechperson in der Gruppe
 Einarbeitungsplan liegt (schriftlich) vor
 Abschlussgespräch am 1. Tag, nach der 1. Woche, nach
  dem 1. Monat

Personalarbeit an der ETH-Bibliothek
   Besonderheiten im Lifecycle „Anstellung-Ausscheiden“

 Folgejahre/Routine (1)
 obligatorischer „Grundkurs“ zum Kennenlernen der Bibliothek
 Personalgespräch mit Zielvereinbarung und Bewertung des
  Erreichten (Bewertung ist gehaltsrelevant)
 Weiterbildungsangebote (ad hoc/ETHZ/formale Vereinbarung
  Bibliothek-MA/durch Vereinbarung im Personalgespräch)
 Übernahme der Kursgebühren + Arbeitszeit (Ausnahmen
  möglich)
 Geldprämien (einschliesslich entsprechender
  Kommunikation)

Personalarbeit an der ETH-Bibliothek
   Besonderheiten im Lifecycle „Anstellung-Ausscheiden“

 Folgejahre/Routine (2)
 halbjährliche Information aller MA (fakultativ) über relevante
  Entwicklungen in der Bibliothek/Universität/etc.
 fakultative Bibliotheksveranstaltungen (Betriebsausflug/
  Weihnachtsfeier/anlassspezifische Veranstaltungen
  (Projektabschluss/Prämienvergabe etc.) (= Pflichtver-
  anstaltungen für Führungspersonal)
 Einbindung der MA durch einen sog. Ideenpool mit
  Prämierung der besten Idee (1. Preis: Wochenendreise)
 Dienstaltersgeschenke (der ETHZ): beginnend ab 5 Jahre
 einfach möglicher Wechsel innerhalb der Bibliothek

Personalarbeit an der ETH-Bibliothek
Besonderheiten im Lifecycle „Anstellung-Ausscheiden“

 Austritt/Kündigung
 Kulanz bei Ferienregelung (Barauszahlung) und/oder
  verkürzte Kündigungsfristen
 offizielles Austrittsgespräch mit der Personalchefin
  (Kündigungsgründe)
 fristgerechte Abgabe von Arbeitszeugnissen
  (möglichst am letzten Arbeitstag)

Personalarbeit an der ETH-Bibliothek
Besonderheiten im Lifecycle „Anstellung-Ausscheiden“

 Pensionierung
 Austrittsgespräche mit Direktor und Personalchefin
 Offizielles Abschiedsessen mit direktem Vorgesetztem
  und Direktor/Stellvertreter
 Abschiedsgeschenk (Blumenstrauss/Weinpräsent)
 (teilweise) Übernahme der Kosten für ein Abschiedsfest
  (langjährige Mitarbeiter)
 Pensionierte werden zu allen offiziellen Feiern ein-
  geladen (Betriebsausflug/Weihnachtsfeier)

Generelle Merkmale der Personalarbeit
           an der ETH-Bibliothek
 systematische „Beobachtung“ der MA hinsichtlich
  ihres Potentials (für neue Aufgaben)
 Führungskräfte werden systematisch für neue
  Aufgaben vorbereitet
 möglichst persönliche Beziehungen zwischen
  HR-Mitarbeiterinnen und Personal
 Weiterbildung ist definiert als wesentliches
  Element für den Erfolg der Bibliothek
 die Führungspersonen haben einen wesentlichen
  Anteil am Erfolg/Misserfolg

Frage!

    Wie ist nun die Reaktion der
Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen der ETH-
             Bibliothek?

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!