" Wie die Internationale Föderation der Rotkreuz- und Rothalbmond-Gesellschaften ihre globale Speak-up-Kultur mit EQS Integrity Line fördert " ...

Success Story

» Wie die Internationale Föderation der
   Rotkreuz- und Rothalbmond-Gesellschaften
   ihre globale Speak-up-Kultur mit
   EQS Integrity Line fördert «
 Im Jahr 2020 führte die Internationale Föderation der Rotkreuz- und Rothalbmond-Gesellschaften
 (IFRC) in Zusammenarbeit mit der EQS Group ein neues Hinweisgeber- und Fallmanagementsystem
 namens Integrity Line ein. In unserer Fallstudie untersuchen wir, warum sich die Katastrophenhilfs-
 organisation für ein digitales Hinweisgebersystem entschied, wie die Umsetzung ablief und welche
 positiven Auswirkungen bereits feststellbar sind.

Seit mehr als 100 Jahren verfolgt die Internationale Föderation der Rotkreuz- und
    Rothalbmond-Gesellschaften (IFRC) die Mission, menschliches Leid zu verhindern
    und zu mildern, das Leben und die Gesundheit von Menschen zu schützen und
    sich für die Achtung der Menschenwürde einzusetzen. Darüber hinaus hat es sich
    die IFRC zum Auftrag gemacht, bei der Entwicklung einer internationalen offenen
    Kommunikationskultur mitzuwirken.

    Als Teil dieser Bemühungen, das Vertrauen der Stakeholder zu stärken und eine
    „Speak-up“-Mentalität zu fördern, hat die IFRC das digitale Hinweisgebersystem
    der EQS Group eingeführt. Nach intensiver Evaluierung verschiedener Anbieter
    fiel die Wahl auf EQS Integrity Line und wurde nun erfolgreich implementiert.

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Ausgangssituation –
    Der Wunsch nach einer
    offenen Speak-up-Kultur
      Die IFRC ist das größte humanitäre Netzwerk der Welt. Durch die Arbeit von
      13,7 Millionen Freiwilligen werden 150 Millionen Menschen in 192 Ländern
      erreicht. Im Rahmen der Strategie 2030 hat sich die Organisation dazu verpflichtet,
      die großen humanitären und entwicklungspolitischen Herausforderungen dieses
      Jahrzehnts zu bewältigen — und zwar ohne Diskriminierung aufgrund von
      Nationalität, Rasse, Geschlecht, Religion, Klasse oder politischer Überzeugung.

      Im Rahmen der Strategie 2030 wurden die Stärkung des Vertrauens in die Organi-
      sation und des Verantwortungsbewusstseins der Mitglieder als die Prioritäten für
      die Transformation der IFRC definiert. Das begleitende Projekt läuft unter dem
      Namen „RC² Integrity“ und verfolgt das Ziel, Fälle und Anschuldigungen, die auf
      Verstöße gegen humanitäre Grundsätze und Werte hinweisen, noch früher zu
      erkennen und darauf zu reagieren. Zudem soll unter den Freiwilligen und Mitarbei-
      tenden eine offene Kommunikationskultur („Speak-up“-Kultur) gefördert werden.
      Um dies zu erreichen, setzt die IFRC auf eine ethische Organisationskultur, die das
      persönliche und institutionelle Verantwortungsbewusstsein in den Mittelpunkt
      der Arbeit stellt. Ein wichtiger Schritt war hierbei die Einführung eines digitalen
      Hinweisgebersystems.

      Die Bemühungen der IFRC, neue und moderne Compliance-Standards durch das
      „RC² Integrity“- Projekt umzusetzen, wurden sogar mit einer Nominierung für den
      ECEC Award im Rahmen der European Compliance and Ethics Conference 2021
      gewürdigt.

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Modernisierung des
    Compliance-Programms und
    Entscheidungsprozesse
    innerhalb der IFRC
      Vor der Strategie 2030 waren die Compliance-Tools und Ermittlungsmöglich-
      keiten der IFRC auf einem Stand von vor 2010 und bedurften dringend einer
      Überarbeitung. Denn vor der Umstellung auf ein digitales Compliance-System
      wurde der Großteil der Untersuchungen mit Word und Excel durchgeführt. In den
      vergangenen sechs Jahren begann die Organisation deshalb in moderne Lösungen
      in den Bereichen Prävention, Investigation und Aufklärung zu investieren.

      Zunächst evaluierte IFRC zehn Anbieter von Hinweisgebersystemen und reduzierte
      die Auswahl schließlich auf fünf. Es wurden sowohl Callcenter-basierte Systeme, die
      weniger technologisch ausgefeilt waren, als auch umfassende digitale Lösungen
      geprüft. Letztendlich entschied sich die IFRC für das digitale Hinweisgebersystem
      EQS Integrity Line.

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Die Gründe für die Umstellung
    auf ein digitales
    Hinweisgebersystem
      Die IFRC nutzte ursprünglich das Hinweisgebersystem eines externen Anbieters.
      Dies führte jedoch zu einer hohen Dunkelziffer an unerkannten Fällen, da das System
      nur zögerlich von den Mitarbeitern angenommen wurde. Dennoch stieg die Zahl an
      Meldungen in den vergangenen Jahren drastisch und die Organisation musste mit
      der Einrichtung mehrerer Kanäle reagieren. Der Flickenteppich aus unterschied-
      lichen Systemen, die Vielzahl an IFRC-Mitgliedern und das enorme Volumen an
      Berichten führte zu zahlreichen strukturellen und kulturellen Problemen mit dem
      bestehenden System. Daher war es sehr wichtig, dass ein neues digitales System
      skalierbar ist, um die Mitglieder in den verschiedenen Ländern zu unterstützen.

    Wie die IFRC digitale
    Compliance jetzt einsetzt
      Die IFRC nutzt ihr digitales Compliance-System nun sowohl zur Prävention als auch
      zur Aufdeckung von Missständen. Auf Präventionsebene wird es für Schulungen
      und zur Verbesserung der Organisationskultur eingesetzt. Darüber hinaus wird es
      auch für E-Learning und zur Kommunikation von Compliance-Maßnahmen genutzt.
      Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Vermittlung von Richtlinien und der Stärkung
      der Organisationskultur in Bezug auf Verantwortlichkeit und Transparenz.

      Auch zur Aufdeckung und Untersuchung von Missständen kommt Technologie
      zum Einsatz. Zum Beispiel für regelmäßige Audits und zur Datenanalyse. Aktuell
      werden Telefone und Laptops häufig noch in IT-forensischen Laboren untersucht.
      Dadurch, dass aufgrund der Covid-19-Pandemie zunehmend im Homeoffice
      gearbeitet wird, ist davon auszugehen, dass sich dies auch auf Untersuchungs-
      prozesse auswirken wird.

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Fünf Fragen an:
    André Caria,
    Head of Investigations bei IFRC
        1. Wie haben Sie die Mitarbeiter über das neue Hinweisgebersystem
        informiert? Haben Sie es auch für Hinweise von außen geöffnet?

        Die Bekanntmachung des neuen Systems war nicht schwierig. Wir haben auf eine
        Reihe traditioneller Kommunikationskanäle zurückgegriffen und uns über E-Mail,
        Webinare, Townhall-Meetings und so weiter an die Mitarbeiter gewandt. Wir
        haben es auch schon für externe Parteien geöffnet — in erster Linie für unsere
        Lieferanten, da wir als gemeinnützige Organisation keine Kunden haben. Alle
        relevanten Interessensgruppen wurden während des Vertragsprozesses über
        unsere Null-Toleranz-Politik gegenüber Korruption informiert. Eine andere Heraus-
        forderung sind Dienstleistungsnutzer, da diese mit der Integrity Line nur schwer zu
        erreichen sind. Der Türkische Rote Halbmond und die IFRC haben beispielsweise
        1,8 Millionen Dienstleistungsnutzer in der Türkei. In diesem Fall greifen wir immer
        noch auf traditionelle Kanäle und Feedback-Mechanismen für die Community
        zurück. Mitarbeiter, die mit den Communities in Kontakt stehen, können sensibles
        Feedback wiederum über die Integrity Line melden.

        2. Wie haben die Mitarbeiter auf das neue Hinweisgebersystem reagiert?

        Die Rückmeldungen sind bisher positiv. In der Vergangenheit gab es Misstrauen
        gegenüber der Telefon-Hotline, vor allem im Hinblick auf den Schutz der übermit-
        telten Daten und Hinweise. Mit der neuen Lösung haben die Mitarbeiter die
        Gewissheit, dass es nur ein einziges System gibt, über das sie auf ihre Daten
        zugreifen und mit uns kommunizieren können. Das schafft Vertrauen, da sie sicher
        sein können, dass ihre Meldung vertraulich behandelt wird und ihre persönlichen
        Daten verschlüsselt gespeichert werden. Wir können das wachsende Vertrauen
        daran erkennen, dass wir weniger anonyme Meldungen erhalten als früher. Deutlich
        mehr Mitarbeiter fühlen sich sicher genug, um ihren Namen preiszugeben, wenn
        sie sich an uns wenden. Ein klarer Ausdruck von Vertrauen.

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André Caria
      André kam im Juni 2015 als Head of Investigations in die IFRC-Abteilung für Innenre-
      vision und Ermittlungen und wurde 2020 Leiter der Ermittlungen. Er hat mehr
      als 100 Untersuchungen von Fehlverhalten in Europa, Afrika, Amerika und Asien
      durchgeführt und koordiniert, einige davon in extrem komplexen Umgebungen.
      Neben der Einführung eines Rahmenwerks zur Betrugsbekämpfung schulte er
      Hunderte von IFRC-Mitarbeitern in der Betrugsprävention, betreute Ermittler und
      schloss Partnerschaften mit führenden Bildungsorganisationen. Er begann seine
      Laufbahn im Bereich Governance, Risiko, Kontrolle und Audit bei Protiviti und war
      auch bei Fiat und PwC tätig.

      3. Welche anderen Anforderungen waren für Sie bei der Einrichtung des
      digitalen Hinweisgebersystems wichtig?

      In Anbetracht unserer internationalen Organisation und unserer Freiwilligen war
      es äußerst wichtig, dass das System kostenlos zugänglich ist. Außerdem musste
      es über mehrere Kanäle erreichbar sein und E-Mail, Telefon, Internet und Text
      einbinden. Da wir eine Katastrophenhilfsorganisation sind, brauchten wir spezielle
      Telefonnummern für die Hilfsaktionen, an denen wir beteiligt sind. Zudem war
      die Implementierung eines digitalen Hinweisgebersystems mit integriertem Fall-
      management ein wichtiges Kriterium für uns.

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4. Welches war das größte Hindernis, auf das Sie gestoßen sind und welche
           Lehren haben Sie aus dem Prozess gezogen?

           Ich würde sagen, dass die verfahrenstechnischen Schritte und Anforderungen ein
           Hindernis darstellten, da sie die Qualifizierung, Auswahl und Implementierung des
           digitalen Hinweisgeber- und Fallmanagementsystems verzögerten. Eine weitere
           Herausforderung war es, Menschen zusammenzubringen, die früher unabhängig
           voneinander arbeiteten, um eine gemeinsame Definition von Integritätsver-
           letzungen festzulegen. Hinzu kam die Migration von alten Daten aus früheren
           Systemen in die neue Plattform. Covid-19 war natürlich eine weitere Hürde, da
           die Umstellung mitten in der Pandemie stattfand und wir mit Beschäftigten
           zusammenarbeiten mussten, die im Homeoffice waren.

           Die wichtigste Erkenntnis aus dem Projekt ist, dass man mehr Zeit für die Sensibi-
           lisierung und Kommunikation über die Vorteile der neuen Lösung einplanen
           sollte — sowohl intern als auch extern.

           5. Was ist Ihr aktueller Arbeitsschwerpunkt?

           Derzeit sind wir dabei, Integrity Line bis Ende 2022 auf 45 bis 60 nationale Gesell-
           schaften - Mitglieder der IFRC - zuzuschneiden und dort einzuführen. Wir schulen
           135 bis 180 Fallmanager, die mit Integrity Line arbeiten. Dadurch stellen wir sicher,
           dass alle Vorfälle umgehend im System erfasst und beurteilt werden können.
           Kritische Fälle sollen dann mit klaren Empfehlungen für zeitnahe und wirksame
           Maßnahmen priorisiert werden.

       BRANCHE:                    BUDGET:           NATIONALE GESELLSCHAFTEN:         GRÜNDUNGSJAHR:
    Hilfsorganisation           494.444.000 CHF                  192                         1919
                                     (2021)

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EQS Integrity Line &
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