Workshop zur Projektumsetzung und Berichterstattung im Kooperationsprogramm INTERREG Polen - Sachsen 2014-2020
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Workshop zur Projektumsetzung und Berichterstattung im Kooperationsprogramm INTERREG Polen – Sachsen 2014-2020 Sächsische Kontrollinstanz für deutsche Kooperationspartner Görlitz, 08.11.2016 Magdalena Döring, Kerstin Leischke, Stefanie Jähn, Anna Mitrovic
Kontrollinstanz für deutsche Kooperationspartner
Inhalt
1. Verlauf und Umfang der administrativen Prüfung
- Hinweise zum Ausfüllen der Belegliste und des Projektfortschrittsberichtes
- Hinweise zur Einreichung der Unterlagen zur Stichprobe
2. Förderfähige Ausgaben und Ihre Abrechnung
3. Nicht förderfähige Ausgaben
4. Publizitätsmaßnahmen
1. Kooperationsprogramm INTERREG Polen – Sachsen 2014-2020
Gruppe IK70 - Ansprechpartner
EU-Funktionalität EU-Funktionalität
Verwaltung Kontrolle
Gruppenleitung IK70
Magdalena Döring
- Allgemeine
PL-SN
Auskünfte
Regionaler Kontaktpunkt Artikel 23-Prüfung
Kamila Kozlowska Kerstin Leischke
- Beratung der - Informationen zur
Kooperationspartner Projektabrechnung
- Öffentlichkeitsarbeit
- Projektbegleitung
Kontaktdaten Ansprechpartner
Magdalena Döring Kerstin Leischke
Tel.: +49-351-4910 4870 Tel.: +49-351-4910 4888
E-Mail: E-Mail:
magdalena.doering@sab.sachsen.de kerstin.leischke@sab.sachsen.de
Stefanie Jähn Anna Mitrovic
Tel.: +49-351-4910 4274 Tel.: +49-351-4910 4899
E-Mail: stefanie.jaehn@sab.sachsen.de E-Mail: anna.mitrovic@sab.sachsen.de
Kamila Kozlowska
Tel.: +49-351-4910 4879
Tel.: +48-3581-6639091
E-Mail:
kamila.kozlowska@sab.sachsen.de
Kooperationsprogramm INTERREG Polen – Sachsen 2014-2020
Artikel 23 – Prüfung - Ziel der Kontrolle
Überprüfung, ob:
- die kofinanzierten Produkte und Dienstleistungen geliefert und
erbracht wurden
- die vom Begünstigten geltend gemachten Ausgaben vorgenommen
wurden
- die geltend gemachten Ausgaben den anwendbaren
Rechtsvorschriften und den Bedingungen für die Unterstützung des
Vorhabens genügen
Rechtsgrundlage: Art. 125, Abs. 4, Buchst. A), VO (EU) Nr. 1303/2013 Art.
Kooperationsprogramm INTERREG Polen – Sachsen 2014-2020
Artikel 23 – Prüfung - Arbeitsmethoden
Administrative Prüfung Vor-Ort-Kontrolle
- Rechtmäßigkeit und - korrekter Ablauf der Prozesse
Vereinbarkeit der Ausgaben mit innerhalb des Projekts
gemeinschaftlichen und - Feststellung des
nationalen Vorschriften sowie Projektfortschrittes vor Ort
mit den Festlegungen des - Einhaltung der Informations-
Zuwendungsvertrages und Publizitätsvorschriften vor
- Einhaltung der Informations- Ort
und Publizitätsvorschriften
- Unregelmäßigkeitsmeldung an
die Nationale Behörde
Kooperationsprogramm INTERREG Polen – Sachsen 2014-2020
Artikel 23 – Prüfung - Prüfungszeiträume
In der Regel quartalsweise Abrechnung
10 Kalender- 90 Kalender-
tage tage
30.06. 10.07. 10.08. 10.09. 10.10.
Einreichung
Quartals Abschluss
des PFB bei der
-ende der Prüfung
Kontrollinstanz
Kooperationsprogramm INTERREG Polen – Sachsen 2014-2020
Artikel 23 – Prüfung - Ablauf bei Großprojekten
Projektpartner
PFB + BL
+ Originalunterlagen
Vor-Ort-Kontrolle
SL2014
Protokoll Verwaltungsprüfung
Protokoll VOK
Kontrollinstanz SABKooperationsprogramm INTERREG Polen – Sachsen 2014-2020
Artikel 23 – Prüfung - Ablauf bei Kleinprojekten
Antragsteller
Kleinprojekt
PFB + BL
+ Originalunterlagen
Vor-Ort-Kontrolle
Euroregion
SL2014
Neiße e.V.
Protokoll Zahlenmäßige
Verwaltungsprüfung Ergebnisse der Prüfung
Kontrollinstanz SABKooperationsprogramm INTERREG Polen – Sachsen 2014-2020
Artikel 23 – Prüfung - Protokoll Verwaltungsprüfung
Überprüfung der sächsischen Projektteile auf
- Übereinstimmung der abgerechneten Ausgaben mit den
relevanten Programm-, nationalen und
projektspezifischen Rechtsgrundlagen
- Einhaltung von Auflagen
- Einhaltung Ausgabenobergrenzen
- Einhaltung der Publizitätsvorschriften
- Einhaltung der Vorgaben zu den Querschnittszielen
- Ausschluss der doppelten Abrechnung von Ausgaben
- Ausschuss der Überfinanzierung des Vorhabens
(Drittmittel, Nettoeinnahmen)
- Ggf. Umsetzung von Beanstandungen externer
PrüfinstitutionenHinweise zum Ausfüllen der Belegliste
Hinweise zum Ausfüllen der Belegliste
Spalte Anmerkungen: zusätzliche beschreibende Informationen, Erläuterungen, die
dem Prüfer eine einfachere Prüfung ermöglichen lassen.
z.B.: Angabe des genutzten Wechselkurses, Bezug auf eine
früher abgerechnete RechnungHinweise zum Ausfüllen der Belegliste
Kategorie mit Limits: weitere Auswahl „Ausgabenhöhe außerhalb der Fördergebiets
(20%-Regel)“Hinweise Projektfortschrittsbericht Sachlicher Fortschritt der Projektdurchführung: Beschreibung des Realisierungsstandes der einzelnen Aufgaben gemäß Zuwendungsvertrag
Hinweise Projektfortschrittsbericht Eventuell aufgetretene Probleme sind hier zu beschreiben.
Hinweise Projektfortschrittsbericht Produktindizes: Angabe der Anzahl der erzeugten Outputs in Bezug auf den jeweiligen Abrechnungszeitraum. Ergebnisindizes: beziehen sich auf die direkten und sofortigen Effekte, die eingetreten sind.
Hinweise Projektfortschrittsbericht Hier soll eine Beschreibung des Maßnahmeplans im Rahmen der weiteren Umsetzung des Projektes und der im Projekt bis zur Einreichung des nächsten Projektfortschrittsberichts vorgesehen Aufgaben vorgenommen werden. Wurden im aktuellen Projektfortschrittsbericht nicht alle geplanten Aufgaben realisiert, sollen hier die Maßnahmen genannt werden, die im nächsten Berichtserstattungszeitraum getroffen werden.
Hinweise zur Einreichung Unterlagen zur Stichprobe - Mindestens 20% der abgerechneten Ausgaben der Belegliste wird für die Stichprobe herangezogen - Einreichung der Unterlagen in elektronischer Form möglich - Bei den Unterlagen zu Personalkosten und Vergabe ist eine Einreichung im Original erforderlich - Eine Nummerierung und Heftung der Unterlagen entsprechend der laufenden Nummer ist erwünscht
2. Förderfähige Ausgaben
- vgl. Gemeinsames Programmhandbuch Punkt VIII.1.5
Personalkosten
Sachkosten (Büro- und Verwaltungskostenpauschale, Reise- und Unterbringungskosten,
Kosten für externe Expertisen und Dienstleistungen)
Ausrüstungskosten
Infrastruktur und Bauarbeiten2.1 Personalkosten
Personalkosten
Tatsächliche Personalkosten-
Personalkosten Pauschale
Stellenförderung
Teilzeit mit flexiblem Projektbezug
Teilzeit mit fester Stundenzahl2.1.1. Personalkostenpauschale
- Pauschale in Höhe von 20% der Summe der förderfähigen
direkten Reise- und Unterbringungskosten
direkten Kosten für externe Expertise und Dienstleistungen und
direkten Kosten für Ausrüstungskosten
Kosten für Infrastruktur und Bauarbeiten
- keine Vorlage gesonderter Nachweise erforderlich
- keine Änderung der Abrechnungsvariante während der Projektumsetzung möglich2.1.2. Tatsächliche Personalkosten - Erforderliche Nachweise für alle tatsächlichen Personalkosten: Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung, Zahlungsnachweis, Lohnjournale - Vollständige Projektarbeit (Stellenförderung) Nachweis: projektbezogener Arbeitsvertrag - Anteilige Projektarbeit mit flexibler Arbeitszeit Nachweis: Tätigkeitsnachweis - Anteilige Projektarbeit mit fester Stundenzahl pro Monat Nachweis: Dokument mit Festlegung des Prozentsatzes der Arbeitszeit
2.2.1. Büro- und Verwaltungskosten (Pauschale)
- Abrechnung als Pauschalsatz in Höhe von 15% der förderfähigen Personalkosten
- Inhalt der Pauschale:
Büromiete, Versicherungen, Nebenkosten, Büromaterial, Instandhaltung, Reinigung, Reparatur, IT-
Systeme und deren Wartung, Kommunikation (z.B. Telefon, Fax, Internet), Bankgebühren für
Kontoeröffnung und Kontoführung, Kaffee/Tee/Kekse usw. für Treffen der Projektpartner
- Keine separate Abrechnung der einzelnen Ausgaben möglich2.2.2. Reise- und Unterbringungskosten
- Förderfähige Reisekosten für deutsche Kooperationspartner:
Fahrtkosten in Höhe von 0,30 € pro Kilometer
Der Arbeitsweg des Personals vom Wohnort zum Arbeitsort wird nicht berücksichtigt
Übernachtungskosten inkl. Frühstück bis max. 85,00 € pro Nacht
Verpflegungsmehraufwand bei Projekttätigkeit außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte
- 12 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden je Kalendertag
- 24 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden je Kalendertag2.2.3. Kosten für externe Expertisen und Dienstleistungen
- Ausgaben, die aufgrund von schriftlichen Verträgen/Vereinbarungen sowie Rechnungen mit externen
Auftragnehmern getätigt wurden
- umfasst u.a. direkte Kosten für:
Studien, Konzepte und Erhebungen
Dolmetscher- und Übersetzungsleistungen
Werbung, Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit
Ausgaben für Veranstaltungen (Vorlage Teilnehmerlisten bei Abrechnung)
Künstlerhonorare
- siehe auch Programmhandbuch, Pkt. VIII.1.5 D2.3. Kosten für Ausrüstungsgüter
- Förderfähig sind nur die im Rahmen des Vorhabens bewilligten Ausrüstungsgüter
- Anschaffung oder Miete bzw. Leasing der Ausrüstungsgüter
- Die Abrechnung und Erstattung erfolgt in Form der linearen Abschreibung
(Basis = AFA –Tabelle gemäß Steuerrecht)2.4. Kosten für Infrastruktur und Bauarbeiten
- Kosten im Zusammenhang mit der Erstellung und Inbetriebnahme von Infrastruktur
grenzübergreifender Art
- Umgesetzte Arbeiten müssen dem jeweiligen nationalen Baurecht entsprechen
Förderfähige Ausgaben:
- Erwerbskosten für unbebaute und bebaute Grundstücke sowie Gebäude einschließlich
Grunderwerbsnebenkosten (Notargebühren, Grundbucheintrag, Grunderwerbssteuer)
- Bau- und Baunebenkosten (Baunebenkosten bis zu 15 % der förderfähigen Baukosten)2.4. Projektvorbereitungskosten
- Abrechnung erfolgt auf der Grundlage der tatsächlichen Kosten
- Es muss ein klarer und direkter Zusammenhang mit dem geförderten Projekt bestehen
- Geltend gemacht werden können projektbezogene Ausgaben wie:
- Vorbereitungskosten für den Projektantrag
- Kosten für die Erstellung des Partnerschaftsvertrages
- Übersetzungskosten für den Projektantrag + weitere Unterlagen
- Organisationskosten für gemeinsame Termine zur Vorbereitung
- Relevant für den Zeitraum ab dem 01.01.2014 bis zum Datum der Registrierung des Projektantrages
- PVK sind bis zu 5% der gesamten zuschussfähigen Ausgaben im Rahmen des Projektes förderfähig2.5. Eigenleistungen als Eigenkapitalersatz - Arbeitsleistungen in Form der unbezahlten freiwilligen Arbeit (max. 8,50 € pro Stunde) - Sachleistungen – z.B. Bereitstellung von Waren, Dienstleistungen, Grundstücke und Immobilien - Abrechnung bis zur Höhe des Eigenanteils möglich - Im Kleinprojektfonds – Arbeitsleistung des Geschäftsführers bis zu 5 % der förderfähigen Ausgaben
3. Nicht förderfähige Ausgaben
(vgl. Programmhandbuch , Punkt VIII.1.7)
Beispiele:
- Bußen, Geldstrafen, sowie Ausgaben im Zusammenhang von Gerichtsverfahren
- Kosten der Wechselkursschwankungen bei Fremdwährungen
- Provisionen, die bei Geldwechsel erhoben werden
- Darlehens- und Kreditkosten
- Success Fee
- Vergütung für Mitglieder der in der Satzung des Begünstigten genannten Gremien, im
Zusammenhang mit den üblichen Satzungspflichten der Einrichtung
- Abfindungen4. Publizitätsmaßnahmen
- Mit Unterzeichnung des Zuwendungsvertrages ist der Begünstigte verpflichtet, die Öffentlichkeit in
Kenntnis zu setzen, dass das Projekt von der Europäischen Union gefördert wird
- Alle Kommunikationsmaßnahmen müssen einen Hinweis auf die Förderung haben
- Mögliche Kommunikationsmaßnahmen:
- Webseite
- Plakate, Hinweisschilder, Erläuterungstafeln
- Veranstaltungen
- Veröffentlichungen (Flyer, Broschüren,…)
- Pressemitteilungen
- WerbematerialPublizitätsmaßnahmen – Merkmale Logo
- Das Logo des Programms mit dem EU-Emblem soll immer an sichtbarer Stelle in allen Informations-
und Werbeartikeln angebracht werden
- Bei der Darstellung von weiteren Logos, soll das Programmlogo mindestens genauso groß sein wie
das größte der anderen LogosKennzeichnung der Projekte
Publizitätspflicht – Plakat
Während der Durchführung des Projektes
ist der Begünstigte verpflichtet, ein Plakat an einer
gut sichtbaren Stelle anzubringen
(vom Anfang bis zum Ende der Projektrealisierung)
Folgende Daten müssen mindestens vorhanden sein:
- das Logo (Fläche mindestens 25% des Plakates)
- Bezeichnung des Projekts
- mindestens A3 GrößeHinweisschild
- Beträgt der öffentliche Gesamtbeitrag mehr als 500.000 Euro, muss ein Hinweisschild an jedem
Investitionsstandort angebracht werden.
- Mindestgröße 90x70cm mit folgenden Angaben:
- das Logo
- Hauptziel der Investition
- Bezeichnung Projekt
- Schriftart: Calibri oder notfalls Ubuntu
(Kursivschrift, Unterstreichungen und
Schrifteffekte sind nicht zulässig!)
- Das Logo zusammen mit allen Informationen müssen mindestens 25% der Fläche der Tafel
einnehmenErläuterungstafel
- Vorgeschrieben, wenn der öffentliche Gesamtbeitrag mehr als 500.000 Euro beträgt und ein
materieller Gegenstand angekauft bzw. Infrastruktur- oder Bauvorhaben finanziert werden
- Spätestens 3 Monate nach Projektabrechnung sind permanente Erläuterungstafeln anzubringen
- Format A3 ausreichend (Ausnahme: Linienprojekten (Straßen, Radwege) Mindestgröße 90x70 cm)
Als Nachweis sind die Plakate / Hinweisschilder zu fotografieren und den Projektunterlagen
beizulegenDanke für Ihre Aufmerksamkeit!
Abteilung Infrastruktur und Kommunales
Pirnaische Straße 9
01069 Dresden
Tel.: +49-351-4910 4870
Fax: +49-351-4910 4205
E-Mail: magdalena.doering@sab.sachsen.deSie können auch lesen
