ZUM DRITTEN MAL IN FOLGE: BERICHTE AUS DER PRAXIS - IT-HAUS

BERICHTE AUS DER PRAXIS

ZUM DRITTEN MAL IN FOLGE:
STADT IDAR-OBERSTEIN SENKT IHRE DRUCKKOSTEN MIT DEN
MANAGED PRINT SOLUTIONS DER IT-HAUS GMBH

Photo © magneticmcc – stock.adobe.com | Text © IT-HAUS GmbH

Die rund 30.000 Einwohner zählende Stadt Idar-Oberstein liegt     Touristik und Wirtschaftsförderung. Insgesamt verfügt die Stadt
im Herzen von Rheinland-Pfalz im Südwesten Deutschlands.          Idar-Oberstein über rund 570 Beschäftigte, diese stehen den
International bekannt ist Idar-Oberstein durch seine weltweit     Bürger/innen als kompetente Ansprechpartner zur Verfügung.
agierende Schmuck- und Edelsteinbranche. Deren mehr als           Die Stadtverwaltung ist ein moderner Dienstleistungsbetrieb,
500-jährige Tradition, einst durch den Abbau von Achat- und       an ihrer Spitze steht der Oberbürgermeister. Er repräsentiert
Bergkristallvorkommen in der Region begründet, ist eng mit        die Stadt und leitet die Verwaltung. Ihm zur Seite steht der
der Geschichte der „Edelstein- und Schmuckstadt“ verbunden.       Bürgermeister, der einen eigenen Geschäftsbereich führt. Die
Der Stadtverwaltung obliegen als Kommunalbehörde die viel-        Selbstverwaltungsaufgaben der Kommune werden durch den
fältigen Aufgaben im Bereich der kommunalen Daseinsvorsorge.      40-köpfigen Stadtrat wahrgenommen, der von den Bürger/innen
Dies betrifft die unterschiedlichsten Lebensbereiche der Bürger/   alle fünf Jahre gewählt wird.
innen, sei es Erziehung und Bildung, Soziales und Kultur, Woh-
nen und Bauen, öffentliche Sicherheit und Ordnung oder etwa        www.idar-oberstein.de

LÖSUNGEN: Managed Print Services
SERVICES: Consulting & Integration; Configuration, Onsite & Repair Services

Die Zahl der Output-Geräte durch Konsolidierung der Drucker-           innovative HP PageWide Technologie, mit pigmentierter Tinte
flotte zu senken, birgt erhebliche Einsparpotenziale. Gleichzeitig     und Farbdruckgeschwindigkeiten von bis zu 75 DIN-A4-Seiten pro
steigt aber auch das Risiko, dass beim Ausfall eines Geräts viele      Minute, zum Einsatz. Diese ermöglicht dem Kunden Einsparungen
Mitarbeiter betroffen sind und wichtige Geschäftsprozesse              bei den Gesamtdruckkosten von bis zu 50 Prozent. Darüber hinaus
unterbrochen werden. Deshalb setzt die Stadt Idar-Oberstein            wurden zusätzlich zu Druckern und kleinen MFP erstmals auch
bereits zum dritten Mal in Folge auf die Unterstützung der IT-HAUS     Kopierer in den Vertrag integriert. Hier wurden knapp 20 Bestands-
GmbH. Diese übernimmt als Full-Service-Dienstleister neben der         geräte ausgetauscht, wobei der Kunde im A3-Segment auf HP Color
Lieferung auch den flächendeckenden Reparatur- und Wartungs-           LaserJet setzt.
service der Geräte. So helfen die Managed Print Solutions der
IT-HAUS GmbH dem Kunden dabei, nicht nur Verbrauchsmaterial            Als Authentifizierungslösung kommt bei insgesamt 42 Multifunk-
zu reduzieren, sondern alle papierbasierten Prozesse zu optimie-       tionsgeräten SafeCom zum Einsatz. Dank der sogenannten Pull
ren und damit sein EDV-Team zu entlasten.                              Print Software funktioniert jeder MFP im Unternehmen wie ein
                                                                       persönlicher Drucker. Die Benutzer senden ihre Druckaufträge in
AUSGANGSPOSITION                                                       eine Warteschlange und authentifizieren sich an einem beliebigen
Die EDV-Abteilung der Stadtverwaltung Idar-Oberstein ist ver-          Gerät im Netzwerk, um ihre Ausdrucke abzuholen. In der virtuel-
antwortlich für die Bereitstellung und Aufrechterhaltung (Ad-          len Druckwarteschlange bleiben sie so lange verschlüsselt, bis sich
ministration/Systembetreuung) der notwendigen städtischen              der Anwender mittels Mitarbeiterausweis am Gerät authentifiziert
ITK-Infrastruktur, inklusive aller Außenstellen. Dies betrifft unter   (Ende-zu-Ende-Verschlüsselung). Dies erhöht nicht nur die Sicher-
anderem Schulen, Kindertagesstätten, Touristik und Feuerwachen.        heit, sondern reduziert zugleich die Anzahl nicht abgeholter,
Ihr obliegen die Datensicherungsarbeiten und die Anwenderunter-        verwechselter oder verloren gegangener Druckaufträge und damit
stützung. Neben der Neubeschaffung von Hard- und Software und der      Materialverbrauch sowie Druckkosten. Während der Kunde nach
Verwaltung der EDV-Anlage betreut die EDV-Abteilung auch die           wie vor das kostenlose Konfigurationstool HP Web JetAdmin nutzt,
Telekommunikationsunterstützung (Voice over IP) der Stadt.             um neue Geräte ins Netzwerk zu integrieren, wird seine Druck-
                                                                       umgebung für alle Standorte zentral über die Software FMAudit des
Bestand die ursprüngliche Druckerflotte der Stadterwaltung noch        Herstellers ECi Software Solutions verwaltet. Die Lösung erfasst alle
aus Modellen unterschiedlicher Hersteller, so wurde diese in Zu-       relevanten Daten der vorhandenen Systeme. Tagesaktuelle Zähler-
sammenarbeit mit der IT-HAUS GmbH bereits 2010 komplett auf HP         stände, aufgeschlüsselt nach Farbe, Format, Duplex etc., werden
Geräte umgestellt. Diese wurden fünf Jahre später nochmals durch       automatisch übermittelt, ebenso erfolgt eine automatisierte Toner-
120 Officejet und Laserjet Drucker abgelöst. Hierfür schloss die       bedarfsmeldung an IT-HAUS, sobald ein definierter Schwellenwert
Stadt einen Full-Service-Mietvertrag über 60 Monate mit IT-HAUS,       unterschritten wird. Über eine verschlüsselte Verbindung informiert
der der Kommune sowohl Planungssicherheit gewährte als auch            die Software zudem automatisch über Störungen, sodass IT-HAUS
Flexibilität hinsichtlich der Gerätezahl bei gleich bleibenden Kon-    als Servicepartner bei Bedarf schnell und gezielt handeln kann.
ditionen einräumte. Darüber hinaus erbrachte IT-HAUS sämtliche         Durch den Einsatz von FMAudit schafft die Stadt Idar-Oberstein eine
Serviceleistungen und zeigte in regelmäßigen Review Meetings           optimale Basis, um Beschaffungs- und Betriebskosten zu senken,
Optimierungspotenzial im Betrieb der Flotte auf.                       versteckte Kosten zu erkennen und in der Folge zu reduzieren.
                                                                       Anhand der über FMAudit erfassten Daten lassen sich auch Geräte,
ANFORDERUNGEN UND ZIELE                                                Einstellungen und Störungshäufigkeit auf einfache Weise verglei-
Die Vereinheitlichung der Druckerflotte entlastete die IT-Abteilung    chen. So erstellt IT-HAUS für den Kunden monatliche Reports über
nachhaltig. Ferner veranlassten die guten Erfahrungen mit dem          Zählerstände und Ausfallraten sowie die erfolgten Technikereinsätze.
Hersteller HP sowie das im Rahmen der langen Geschäftsbezie-
hung gewachsene Vertrauen die Verantwortlichen dazu, IT-HAUS           VORTEILE
2019 ein drittes Mal als Lieferanten zu beauftragen. Da kommunale      •   Schlankere Prozesse durch Automatisierung
Einrichtungen in besonderem Maße verpflichtet sind, Dokumente          •   Einsparungen durch Konsolidierung
vertraulich zu behandeln, war diesmal außerdem eine Authentifi-        •   Emissionsfreie Büros
zierungslösung für die Multifunktionsgeräte gefordert. So sollten      •   Zentrale Verwaltung
an sämtlichen MFP nur solche Dokumente druckbar sein, die dem          •   Sicheres Drucken
jeweils authentifizierten Benutzer zugewiesen sind.                    •   Reduzierter Materialverbrauch
                                                                       •   Kostentransparenz
LÖSUNG
Zunächst galt es die Bestandsgeräte abzulösen. Um die Kosten für       NUTZEN
die Infrastruktur und den Betrieb der Output-Systeme nachhaltig zu     Indem IT-HAUS als Single Point of Contact für den Kunden fungiert,
reduzieren, wurde entschieden, die Flotte nochmals auf insgesamt       erhält dieser erstmals alles aus einer Hand – von einfachen A4-
100 Geräte an 26 Standorten zu reduzieren und dabei ausschließ-        Druckern bis hin zu komplexen A3-Systemen. Neben einer völlig
lich Farbgeräte einzusetzen. Da ein Wunsch der städtischen An-         neuartigen Lösung mit wesentlich mehr Möglichkeiten und Funkti-
gestellten in emissionsfreien Büros lag, hatte die Stadtverwaltung     onalitäten innerhalb seiner Flotte verfügt er so jederzeit über einen
die Druckerflotte bereits zu einem Drittel auf Tintenstrahldrucker     kompetenten und zuverlässigen Ansprechpartner für alles, was mit
umgestellt. Heute kommt bei knapp drei Viertel der Geräte die          Output zu tun hat.

LÖSUNGEN: Managed Print Solutions
SERVICES: Consulting & Integration; Configuration, Onsite & Repair Services

  FAKTEN
  HARDWARE
  • 27x HP Color LaserJet Managed Flow MFP E87640z
    A3-Laser-Multifunktionsdrucker
  • 43x HP PageWide Managed Color Flow MFP E58650z
    A4-Tintenstrahl-Multifunktionsdrucker
  • 30x HP PageWide Managed P55250dw A4-Tintenstrahl-
    Farbdrucker

  SOFTWARE
  • HP Web Jetadmin
  • SafeCom
  • ECi FMAudit

  O-TON
  Michael Römer, EDV-Leiter, Stadtverwaltung Idar-Oberstein:
  „Die neue Follow-Me-Printtechnik reduziert nachhaltig Fehldrucke.
  Durch die vollvernetzte und verschlüsselte Anbindung der
  Druckerflotte tragen wir dem Datenschutz Rechnung. Zudem wird die
  Administration durch die EDV-Abteilung weiter vereinfacht.“