ABLÖSUNG DES BISHERIGEN DOKUMENT ARCHIVS - Pensionskasse der Credit Suisse Group (Schweiz)
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ECM-Tag Schweiz 2013
ABLÖSUNG DES BISHERIGEN
DOKUMENT ARCHIVS
Pensionskasse der Credit Suisse Group (Schweiz)
12. November 2013
Alain Jordi, Leiter Entwicklung PV Computing AG
ABLAUF Allgemeines zur PV Computing AG Pensionskasse der Credit Suisse Group Projekt: Elektronisches Zentralarchiv für Dokumente Ausgangslage und Voranalyse Aufnahme fachlicher und technischer Anforderungen Suche nach adäquaten IT-Lösungen & Partnern Projektinitialisierung und Umsetzung Erreichte Ziele und Ergebnisse Ausblick Fragen und Diskussion
ALLGEMEINES ZUR PV COMPUTING AG
FACTS 1996 gegründet von Peter Volkart 20 Mitarbeitende 3 Standorte – Molkenstrasse 15 8026 Zürich – Hauptstrasse 45 5070 Frick – Abrichstrasse 23 D-79105 Freiburg
PENSIONSKASSE DER CREDIT SUISSE GROUP
PORTRAIT
PENSIONSKASSE DER CREDIT SUISSE GROUP (SCHWEIZ)
Bilanzsumme und verwaltetes Vermögen grösser CHF 14 Mrd.
Über 22’000 Versicherte und über 10’000 Rentner
Bietet überobligatorische Leistungen im Bereich der beruflichen
Vorsorge
Personalnebenleistungen:
– Brokertätigkeit: Angebote im Bereich Kranken-, Personen- und
Sachversicherungen mit ausgewählten Versicherungsgesellschaften
– Abwicklung Lohnausfall- und Unfallversicherung (im Auftrag der Credit Suisse)
Eigene IT ausserhalb der Credit Suisse
Revidiert durch KPMG und Internal Audit der Credit Suisse GroupORGANISATION UND VERSICHERTE
PENSIONSKASSE DER CREDIT SUISSE GROUP (SCHWEIZ)
Revisionsstelle
Experte für Stiftungsrat
berufl. Vorsorge 5 Arbeitnehmervertreter
5 Arbeitgebervertreter
2 Rentnervertreter
Audit
Aktiv Versicherte und Pensionierte der
Anlage- Stimmrechts Compensation
ausschuss -ausschuss Committee Committee
Bank Credit Suisse AG
Geschäftsleitung
Neue Aargauer Bank AG (NAB)
Geschäftsführer
Leiter Anlagen Bank Clariden Leu (seit 2007, jetzt CS)
COO
Credit Suisse Fides AG (seit 2007)
Credit Suisse Trust AG (seit 2008)
Vorsorge- Fides Treasury Services AG (seit 2013)
Anlagen
service
Wincasa (bis Ende 2013)
IT-Services Diverse mit der Credit Suisse Group AG
Communications Versicherungs- verbundene Unternehmen mit insgesamt
service
Rechnungswesen über 22’000 aktiven Versicherten und
Projekt- / Prozess-Mgt. über 10’000 Rentenbezügern.
Total 35 Mitarbeiter verteilt auf 2 Standorte in ZürichPROJEKT: ELEKTRONISCHES ZENTRALARCHIV FÜR DOKUMENTE
ÜBERSICHT PROJEKT: ELEKTRONISCHES ZENTRALARCHIV FÜR DOKUMENTE Case for Action: End of Lifecycle der bisherigen Archivapplikation Voranalyse zur Ablösung des bestehenden elektronischen Dokumenten-Hauptarchives mit gleichzeitiger Migration weiterer Dokumenten-Archive im 4. Quartal 2008 Beschreibung der fachlichen und technischen Anforderungen für ein elektronisches Zentralarchiv für Dokumente (Anforderungskatalog) Suche nach geeigneten IT-Lösungen und Partnern im 1. Halbjahr 2009 (u.a. Messebesuch TOPSOFT 2009 in Bern) Durchführung eines Anbieter-Auswahlverfahren im 2. Halbjahr 2009
ÜBERSICHT PROJEKT: ELEKTRONISCHES ZENTRALARCHIV FÜR DOKUMENTE Case for Action: End of Lifecycle der bisherigen Archivapplikation Initialisierung und Planung des Projektes „Elektronisches Zentralarchiv“ im Dezember 2009 Ablösung der bisherigen elektronischen Dokumenten-Archive durch eine ELOprofessional-Lösung in Form eines „elektronischen Zentralarchivs“ zum 01.07.2010 (Vorsorge- und Versicherungsservice)
ÜBERSICHT
PROJEKT: ELEKTRONISCHES ZENTRALARCHIV FÜR
DOKUMENTE
Seit GO Live:
– Einführung einer workflowunterstützten Rechnungsverarbeitung
Rollout 2: 2012 / 2013:
– Rollout des elektronischen Zentralarchives in weiteren Fach-
bereichen (Anlagen, Rechnungswesen, Geschäftsleitung,
Communications)
To Do 2014:
– Abschluss Rollout 2
(IT-Services / Projekt- und Prozessmanagement)AUSGANGSLAGE UND VORANALYSE (IM VORSORGESERVICE UND VERSICHERUNGSSERVICE)
GRUNDSÄTZLICHES AUSGANGSLAGE UND VORANALYSE Dokumentarten – Welche Daten sollen wie in DMS eingestellt werden? Metadaten – Welche Daten stehen für den Index zu Verfügung? Ablagemasken – Wie werden die Metadaten strukturiert? Ablagestrukturen – Wie ist das DMS aufgebaut? Rollenkonzept – Wer (welche Gruppe) darf denn da was sehen, verarbeiten?
FAKTEN UND ZAHLEN
AUSGANGSLAGE UND VORANALYSE
Bisherige Hauptarchiv-Applikation
– Erreichung des End-of-Lifecycle der Hauptapplikation
– Zwei verschiedene Archivierungssysteme ohne Schnittstelle
1. Bestehendes elektronisches Hauptarchiv
(ca. 1.8 Mio Dokumente, davon 0.4 Mio Dokumente im
Versicherungsservice)
2. Elektronisches Archiv in der Vorsorgeapplikation
(ca. 0.7 Mio.)AUSGANGSLAGE
(PROZESSUAL IM VORSORGESERVICE)
AUSGANGSLAGE UND VORANALYSE
I. Eingehende Dokumente (extern)
Am Scan-Arbeitsplatz wird die
Dokumentart und Personal-Nummer
Briefe nochmals manuell eingegeben
(Fehlerquelle!).
Ausdruck:
Keine Erkennung von
Vorsorgeberater schreibt Dokumentart*
Mehrfach- und Rückseiten !
E-Mail und Pers-Nr. auf das Dokument (per
Handschrift)
Hauptarchiv-
Applikation
II. Interne Dokumente (Word / UserAgent) Zweiter Ausdruck:
Wird unterschrieben und eingescannt (gleiche
Verarbeitung wie «Eingehende Dokumente (extern)»
2x ausdrucken Erster Ausdruck:
Wird mit Unterschriften versehen
und zum Versicherten gesendet
MS Office
1x ausdrucken
Vorsorge
„Archiv“
1x ins User Agent “Archiv“
Standard-Schreiben
(Vorsorge-Anwendung)DOKUMENTENTYPEN (AUSZUG)
AUSGANGSLAGE UND VORANALYSE
Beispiel zur Aufnahme von Dokumenttypen (ca. 60)
Wohneigentumsförderung Rente
– Dossier zu Vorbezug – Dossier zu Pensionierung
– Dossier zu Verpfändung – …
– Rückzahlung Vorbezug
Todesfall
– …
– Dossier zu Todesfall
Freizügigkeitsleistung
– Dossier zu
– Übertrag FZL
Hinterlassenenleistungen
– Besitzstand FZL
– Begünstigtenordnung
– Persönlicher Einkauf
Todesfallkapital
– …
– …AUFNAHME FACHLICHER UND TECHNISCHER ANFORDERUNGEN
KATALOGISIERUNG EINZELNER
ANFORDERUNGEN
Aufnahme fachlicher und technischer Anforderungen
Anforderungskatalog (Auszug):
a.) Datenübernahme und Migration der alten Ablagesysteme aus Archiv und Vorsorgeanwendung
in ein zentrales elektronisches Archiv
Vorgehensmöglichkeiten
b.) Abfrage-Integration in der Vorsorgeanwendung (z.B. über WebServices, URL-Abfrage)
-> Vorschläge zur Verbesserung des Scan-Vorgangs:
- Sachbearbeiter erstellen "Laufblätter" mit Barcodes (Excel-Beispiel siehe rechts)
- automatische Zuordnung des Geschäftsfalles
- automatische Erkennung von Mehrfachseiten Scanner mit VRS
- Neue Scan-Software mit Bearbeitungsmöglichkeit vor der Ablage (Qualitäts-
sicherung)
- Neue Scan-Software unterstützt Archivformate- > TIF oder PDF/A--Format
- Neue Scan-Software erkennt automatisch doppelseitig bedruckte Dokumente
c.) Automatisieren Dokumentenarchivierung für User Agent-Dokumente
(z.B. mit "Archivreferenzzeile" und Verarbeitung am Abend)
d.) Automatisierung Dokumentenarchivierung Massenversand
(z.B. mit "Archivreferenzzeile")
e.) Sicherstellung der Revisionstauglichkeit mit digitalen Zertifikaten (Vorteil:
Unabhängigkeit vom Speichermedium, zusätzliche Möglichkeiten z.B. bei der
Netzwerkauthentifizierung, Mail-Signierung etc.)
f.) …ZUKÜNFTIGER ABLAUF ALS NEUE
ANFORDERUNG (PROZESSUAL)
AUFNAHME FACHLICHER UND TECHNISCHER
ANFORDERUNGEN
I. Eingehende Dokumente (extern)
Im Teilprojekt 3 wird die Option geprüft, eingehende Briefe im Vorwege zu verscannen und anschliessend dem zuständigen Vorsorgeberater zwecks Bear-
beitung elektronisch zur Verfügung zu stellen (Wegfall der nachgelagerten Verscannung!)
Automat. Erkennung / Zuordnung des
Briefe Dokuments auf Basis Barcode automa-
tischer Erkennung von Mehrfach- und
Doppelseiten.
Mitarbeiter erstellt Barcodeblatt
E-Mail mit Dokumentart und Pers-Nr..
Vorsorgeberater entscheidet,
ob die E-Mail archiviert wird
oder nicht.
II. Interne Dokumente
(Vorsorgeanwendung) Zentrales
elektronisches
Dokumenten-Archiv
1x ausdrucken
Vorsorge-
anwendung
Wird 1x elektronisch im User Agent temporär
zwischengespeichert und nachts elektronisch
ins Zentralarchiv »überspielt». Vorsorgeanwendung
Zugriff auf gesamtes
Dossier über UserAgent
(Web-Services oder Java-SS)SUCHE NACH ADÄQUATEN
IT-LÖSUNGEN &
PARTNERN (ANBIETERAUSWAHL)RECHERCHE SUCHE NACH ADÄQUATEN IT-LÖSUNGEN & PARTNERN Marktrecherchen (Internet, Messe TOPSOFT, Business- Kontakte etc.) Nach Vorauswahl erfolgt die Initialisierung eines Auswahlverfahren (August 2009) Präsentation von Lösungsvorschlägen durch ausgewählte Firmen auf Basis der Ergebnisse der PK-internen Voranalyse Finale Bewertung aller Präsentationen anhand verschiedener Kriterien und Gewichtungen (Entscheidung) Anforderungs- und Kriterienkatalog
PROJEKTINITIALISIERUNG UND
UMSETZUNGTIMELINE
PROJEKTINITIALISIERUNG UND UMSETZUNG
Projektdauer bis Ende Rollout 1: ca. 1.5 Jahre
Unterbrüche durch interne Projekte
– Beitrags- / Leistungsprimat
– …PROJEKT ZENTRALARCHIV PROJEKTINITIALISIERUNG UND UMSETZUNG Das „Projekt Zentralarchiv“ wurde in drei Teilprojekte gegliedert, ein viertes kam in 2011 hinzu: TP1 – Change To Go (Jan 10 – Mrz 10) Beinhaltet im Wesentlichen die organisatorische und technische Vorbereitung zur Ablösung der alten Dokumentenarchive sowie die Migration der Bestände (wurde erfolgreich umgesetzt!) TP2 – Productiv To Go (Apr 10 – Aug 10) Beinhaltet im Wesentlichen die Testphase und das „Go Live“ des neuen Zentralarchives sowie eine sechswöchige „Stabilisierungsphase“ (wurde de facto aber nicht benötigt) (wurde erfolgreich umgesetzt!)
PROJEKT ZENTRALARCHIV PROJEKTINITIALISIERUNG UND UMSETZUNG TP3 (Rollout 2) – Optimum To Go Beinhaltet im Wesentlichen den weiteren Rollout des neuen Zentralarchiv auf alle restlichen Organisationseinheiten. (bis Ende 1. Quartal 2014)
CHANCEN UND RISIKEN PROJEKTINITIALISIERUNG UND UMSETZUNG Chancen Risiken Schlanke Lösung Ungenügendes Konzept Einfaches Handling Ungenaue Umsetzung Zentrale Ablage Zu hohe Detailierung Weniger Papier Erfahrung der Hohe Projektleitung Informationsverfügbarkeit
ERREICHTE ZIELE UND ERGEBNISSE
PROJEKT ZENTRALARCHIV
ERREICHTE ZIELE UND ERGEBNISSE
Erreichte Optimierungen:
– Erweiterung der Indexwerte zur Nutzung der detaillierteren
Suche und Darstellung
– Schnellere Suchmöglichkeit in nur einem System
– E-Mail-Ablage inkl. recherchierbare Dateianhänge
– Einführung eines Sicherheitskonzepts auf Abteilungs- und
Benutzerebene
– Einführung von Barcodes auf selbsterstellten Belegen zur
maschinellen Verarbeitung nach der Rücksendung der KundenPROJEKT ZENTRALARCHIV
ERREICHTE ZIELE UND ERGEBNISSE
Erreichte Optimierungen:
– Schnellere Ablage und Indexierung der Dokumente
– Zeit- und Druckkosteneinsparung durch optimierte elektronische Abläufe
– Revisionssichere und gesetzeskonforme Archivierung
– Langzeitarchivierung und Möglichkeit auf Festlegung eines Verfallsdatums
– Umstellung vom «Nachgelagerten Scannen» auf «Vorgelagertes Scannen»
sofern nach Auswertung der Datenanalyse sinnvoll
– Projekt Rechnungswesen
• Workflowunterstütze Rechnungsverarbeitung
• Berechtigungs- / RollenkonzeptPROJEKT ZENTRALARCHIV ERREICHTE ZIELE UND ERGEBNISSE Zahlen von Volltext-Verarbeitung – Tage der OCR-Verarbeitung 68 – PDF Total 1'355'948 – TIF Total 1'605'234 – Total 2'961'182 Verwendete Lizenzen, Module und Schnittstellen – ELOprofessional (30 schreibende User) – Zugriff über den Windows-Client – UDS for ELO inkl. Barcode-Erkennung (30 User) – DMI for ELO (Dokumenten Management Importer)
PROJEKT ZENTRALARCHIV
ERREICHTE ZIELE UND ERGEBNISSE
Gegenwärtiges Fazit – Erst mit diesem Projekt und ELO wurden die
Abläufe messbar:
– Platzersparnis auf dem Filesystem (zwischen bisherigen Dokumenten
Hauptarchiv und ELO) – 30% des Datenvolumens konnte eingespart
werden
– Dadurch ergab sich eine Kostenersparnis aufgrund weniger benötigten
Speicherbedarfs auch im Hinblick auf die umgesetzten Snapshots über
NetApp
– Zeitersparnis bei der Dokumentenablage am Scan-Arbeitsplatz:
Aussage der Mitarbeiterin der Dokumentenablage:
«Nach 2 Wochen Ferien, konnte ich die Belege mit 1,5 Tagen
Zeitersparnis ablegen»PROJEKT ZENTRALARCHIV
ERREICHTE ZIELE UND ERGEBNISSE
Gegenwärtiges Fazit – Erst mit diesem Projekt und ELO wurden die
Abläufe messbar:
– Dadurch ergab sich auch hier eine Kostenersparnis im Personalbereich.
Diese Mitarbeiterin konnte zusätzliche Aufgaben der Buchhaltung
übernehmen.
– Zeit-/ & Kostenersparnis durch Direktablage der E-Mails vom Outlook ins
ELO: kein Ausdruck und Einscannen war mehr notwendig. Der Nachweis
wurde erbracht:
Bei der Ablage von 1’000 E-Mails konnte die durchschnittliche Ablagezeit
von 42 Sek. auf 10-15 Sekunden reduziert werden.GRÜNDE FÜR ELOprofessional
ERREICHTE ZIELE UND ERGEBNISSE
Die ELOprofessional-Lösung
– Erfüllt alle wesentlichen fachlichen und technischen Anforderungen PK
CSG und ist „state of the art“ in puncto effizientes Dokumenten-
Management und -Archivierung
– Ermöglichte den Zuschnitt auf die individuellen Bedürfnisse der PK CSG
– Erlaubt die individuelle Erweiterung der Einsatzmöglichkeiten auf einem
hohen Qualitätsniveau auch in den nächsten Jahren
– Führt durch eine intuitive Benutzerführung und Oberflächengestaltung zu
einer beschleunigten weniger fehleranfälligen Arbeitsweise im Umgang mit
Dokumenten und der ArchivierungGRÜNDE FÜR ELOprofessional
ERREICHTE ZIELE UND ERGEBNISSE
Die ELOprofessional-Lösung
– Investitionskosten stehen in einem guten betriebswirtschaftlichen
Verhältnis zum Leistungsumfang (Lizenzen, Module,
Schnittstellen und sonstige Aufwände)
– Jährliche Kosten für Software-Wartung und Aktualisierungen
sind angemessen (keine versteckten Kostentreiber!)GRÜNDE FÜR ELOprofessional
ERREICHTE ZIELE UND ERGEBNISSE
Zitat des Kunden
– «Die ELOprofessional-Lösung ist die angemessene „Antwort“ für
unsere Probleme bzw. Erwartungen in puncto effizientes und
nachhaltiges Dokumenten-Management sowie Dokumenten-
Archivierung.»GRÜNDE AUF PV COMPUTING AG ZU SETZEN (KUNDENFEEDBACK) ERREICHTE ZIELE UND ERGEBNISSE Bietet als versiertes Unternehmen alle wesentlichen Dienstleistungen rund um die ELOprofessional-Technologie nach dem Prinzip „Alles aus einer Hand“ an Verfügt als ELO Business-Partner über hochqualifizierte und motivierte Mitarbeiter mit entsprechenden Erfahrungen Hat uns bisher in allen Phasen des Projekts zuverlässig begleitet und uns bei auftretenden Problemen schnell und pro-aktiv unterstützt Koordiniert selbständig und sehr ergebnisorientiert die Zusammenarbeit mit anderen technischen Partnerfirmen der PK CSG im Rahmen des Projektes
GRÜNDE AUF PV COMPUTING AG ZU
SETZEN (KUNDENFEEDBACK)
ERREICHTE ZIELE UND ERGEBNISSE
Fazit des Kunden
– «Wir haben mit der PV Computing AG einen verlässlichen und
versierten Partner zur technischen Umsetzung des Projektes
„Zentralarchiv“ gefunden.»AUSBLICK
PROJEKT ZENTRALARCHIV AUSBLICK Datenanalyse vom physischen Posteingang sowie Geschäftsfallauslöser im Vorsorgeservice (e-Mail, Telefon, Fax, etc.) Einsatzprüfung einer elektronischen Schriftenerkennung
FRAGEN UND DISKUSSION
VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT!
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