AFCEA Fachausstellung 2021 am 15./16. September 2021 - AFCEA Bonn eV
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AFCEA Fachausstellung 2021 am 15./16. September 2021
Folie 1
Herzlich willkommen
zur Ausstellerbesprechung
(als Videokonferenz)
am 15. Juni 2021, 10.00 h
zur
Vorbereitung der AFCEA Fachausstellung 2021
Folie 2
Besprechungspunkte der Ausstellerbesprechung am 15. Juni 2021
➢ Sachstand der Planung der AFCEA Fachausstellung 2021
➢ Format der AFCEA FA 2021 / Zeitplan
➢ Ausstellerbeteiligung 2020/2021
➢ Plakatives Vorstellen der Ausstellungsflächen der AFCEA FA im WCCB
➢ Aktuelle Standplanung
➢ Werbemaßnahmen AFCEA Bonn e.V. für die Aussteller/Aktivitäten AFCEA Bonn zur Steigerung der Besucherzahl
➢ Firmenprofile/eKompetenzmatrix ^
➢ Vorgaben/Auflagen durch CORONA
➢ Hygiene- und Infektionsschutzkonzept / Einbahnregelung
➢ Begrenzung Teilnehmer an der AFCEA FA 2021
➢ Organisatorische Vorbereitung der AFCEA Fachausstellung 2021
➢ Anmeldung Internet – Strom
➢ Eingabe Rechnungsadresse
➢ WCCB: IT-Infrastruktur WCCB / Elektro
➢ Flyer
➢ Anmeldung Besucher / Anmeldung Standpersonal
➢ Organisation Aufbau/Abbau + Parken
➢ Aufbau/Abbau >>> Logistisches Konzept
➢ Parken / Shuttleservice AFCEA Bonn
➢ Klären von weiteren Fragen mit Leiter Fachausstellung
Folie 3
AFCEA Fachausstellung am 15./16. September 2021
➢ Reine Ausstellung (innen/außen) auf bis zu 6 Ausstellungsflächen
FOYER EINGANGSBEREICH mit SAAL NAIROBI und ggf. SAAL WIEN 1-2, SAAL NEW
YORK/GENF, FOYER GALERIE, AUSSENBEREICH
➢ Kein Symposium mit High Level Vorträgen
➢ Keine Industrievorträge
➢ Keine Postersessions
➢ Kein Get-together am Mittwochabend
➢ Mit verstärkter Präsenz der Bundeswehr mit Ständen
Kdo H, Kdo Lw, Kdo SKB, Kdo CIR, BAAINBw-Abt G, BAPersBw
➢ Kein Catering für Besucher auf den Ständen
Catering ausschließlich im Basement/Rheinebene
➢ Aufgrund der Vorgaben Corona-Schutzverordnung:
Begrenzung des Personals auf der Ausstellungsfläche / Aussteller 700 – Besucher 800/Tag
Zugang nur mit QR-Code / gilt für Standbauer/Aussteller/Regiepersonal und Besucher Folie 4
Zeitplan für die AFCEA Fachausstellung 2021
➢ Aufbau
➢ 12.09.2021, 08.00 h – 23.00 h Aufbau (Abladetätigkeit in Karl-Carstens-Str. nur bis 22.00 h)
➢ 13.09.2021, 07.00 h – 23.00 h Aufbau (Abladetätigkeit in Karl-Carstens-Str. nur bis 22.00 h)
➢ 14.09.2021, 07.00 h – 23.00 h Aufbau
➢ AFCEA Fachausstellung
➢ 15.09.2021, 07.00 h – 19.00 h Zugang für Standpersonal
➢ 15.09.2021, 09.00 h – 18.00 h Zugang für Besucher
➢ 16.09.2021, 07.00 h – 21.00 h Zugang für Standpersonal
➢ 16.09.2021, 09.00 h – 17.00 h Zugang für Besucher
➢ Abbau
➢ 16.09.2021, 17.00 h – 24.00 h Abbau (Ladetätigkeit in Karl-Carstens-Str. nur bis 22.00 h)
➢ 17.09.2021, 07.00 h – 15.00 h Abbau
Folie 5
World Conference
Center Bonn
Wasserwerk und Parkhaus
Pumpenhaus
Mariott Hotel Bonn
Plenarsaal
World Conference
Center Bonn
Wasserwerk und Parkhaus
Pumpenhaus
Mariott Hotel Bonn
Plenarsaal
Folie 8
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Folie 24
Aktivitäten AFCEA Bonn zur Steigerung der Besucherzahl
➢ Pressearbeit >>> Anzeigen + Vorberichtserstattung
➢ Einladung der Inspekteure und Dienststellenleiter der „Rheinschiene“
➢ Einladung der Besucher aus den Vorjahren mit Email
➢ Verteilung Flyer in Dienststellen der Bundeswehr / andere Ressort
➢ Info über AFCEA Fachausstellung in anderen AFCEA Veranstaltungen
➢ AFCEA Homepage – Anteil Fachausstellung
>>> Firmenprofile / eKompetenzmatrix
Folie 25Werbemaßnahmen für die AFCEA FA 2021
Pressearbeit
Anzeigen/Vorberichtserstattung in unterschiedlichen Publikationen
➢ Hardthöhenkurier (Verteilung Flyer / Nachberichtsheft)
➢ Mittler Report Verlag
➢ Behördenspiegel (Pro Press Verlag)
➢ Wehrtechnik (Mönch Verlag)
➢ cpm communication presse marketing GmbH
➢ CRISIS PREVENTION (Beta Verlag und Marketinggesellschaft mbH)
➢ Newsletter Verteidigung (VDS Verlag Deutsche Spezialmedien GmbH)
➢ pvt POLIZEI VERKEHR + TECHNIK (EMW Exhibition & Media Wehrstedt
GmbH)
Folie 26Werbung für die Aussteller (>>>Firmenprofile/Logos)
➢ Flyer
➢ Beilage im Hardthöhenkurier – Auflage 9.000
➢ Verteilung an Dienststellen unserer Zielgruppen (2000)
(zum Teil durch Besuche von Vorstandsmitglieder AFCEA Bonn e.V.)
➢ Verteilung über die Aussteller an potenzielle Besucher
➢ Ggf. aktualisierter Neudruck mit Ergänzung um neu hinzugekommene Aussteller
vor der Fachausstellung für alle Besucher
➢ AFCEA Heft 2020 – Teil 3
➢ Firmenprofile (100 Worte) / Ausstellerliste / Standplan
➢ Homepage AFCEA Bonn e.V.
➢ Firmenprofile (500 Worte) / Ausstellerliste / Standplan
➢ eKompetenzmatrix (von den Ausstellern einzupflegen !!!)
Folie 27Flyer AFCEA Fachausstellung 2021
Flyer Nr. 1 (nur digital): Redaktionsschluss 15. Juni 2021
Flyer Nr. 2 (auch PRINT): Redaktionsschluss 1. August 2021
Flyer Nr. 3 (auch PRINT): Redaktionsschluss 1. September 2021
15./16. September 2021
World Conference Center Bonn
Folie 28Flyer AFCEA FA 2020
Folie 29Folie 30
Werbung für die Aussteller – Firmenprofile Homepage
Folie 31Werbung für die Aussteller – Firmenprofile Homepage
Folie 32Lieferung Firmenprofile/Zuarbeit der Aussteller
➢ Dank für die gute Zusammenarbeit / >>> Fehlende Firmenprofile
➢ Bitte Termine gem. Terminübersicht beachten und einhalten !!!
➢ Kontrolle Schreibweisen auf Standplan/Ausstellerliste
➢ Meine große Bitte:
➢ Dateinamen mit Firmennamen beginnen!
(Beispiel ATOS) >>> atos-Heft.docx !!! (100 Worte !!!)
>>> atos-Logo-Heft.eps
>>> atos-Internet.docx !!! (ca. 500 Worte !!!)
>>> atos-Logo-Internet.jpg
Folie 33Kompetenzmatrix Print/Homepage
Folie 34eKompetenzmatrix
Folie 35Industrievorträge
Folie 36Folie 37
Folie 38
Vorgaben/Auflagen wegen CORONA
➢ Erforderlich: genehmigtes Hygiene- und Infektionsschutzkonzept
➢ Begrenzung Personal auf der Fläche
➢ Nachverfolgbarkeit der Personen auf der Fläche
➢ Anmeldeverfahren, bei dem für Besucher, Standpersonal, Regiepersonal und
Standbauer ein QR-Code generiert wird
➢ Zugang nur mit QR-Code möglich/dadurch Überwachung Maximalzahl
➢ Scannen QR-Code bei Eintritt in das WCCB und beim Verlassen
➢ Hygienemaßnahmen gem. Hygiene- und Infektionsschutzkonzept
➢ Hinweise auf Abstandsregel (mit Markierungen)/Einbahnregelung
➢ Kein Catering auf Ständen/aufgelockerter Cateringsbereich auf Rheinebene
➢ Überwachung der Abstandsregeln
➢ Garderobe auf Rheinebene verlegt, um Ansammlungen im Eingangsbereich zu
vermeiden
➢ Info aller Teilnehmer über die Hygiene- und Verhaltenspflichten
➢ Maskenpflicht Folie 39Folie 40
Folie 41
Folie 42
Catering
➢ Catering für Besucher durch Aussteller auf den Ständen ist untersagt.
➢ Für das Catering von Besuchern (und ggf. auch Standpersonal) steht der
Cateringbereich auf der Rheinebene zur Verfügung.
Folie 43Anmeldung
AFCEA Fachausstellung 2021
Besucher
Ab 7. August freigeschaltet
Anmeldung
Standpersonal
Anmeldung
Standbauer
Folie 44Anmeldung Standpersonal
➢ Abhängig von den Vorgaben der zum Zeitpunkt der AFCEA
Fachaustellung gültigen Coronaschutzverordnung NRW wird
AFCEA Bonn den Ausstellern Obergrenzen für das Standpersonal
vorgeben – um den Zugang für eine adäquate Anzahl von Besuchern
sicherstellen zu können.
➢ Nach aktuellem Stand der Coronaschutzverordnung muss sich
das Standpersonal über das Anmeldetool anmelden.
Der Zugang zu den Ausstellungsflächen ist nur mit dem mit dem
Anmeldetool generierten QR-Code möglich.
Folie 45Obergrenzen Standpersonal
Aussteller / Firma / Organisation Stand Ausstellungsfläche
A. WEIDELT Systemtechnik GmbH & Co. KG N 17 Saal NAIROBI 2
A. WEIDELT Systemtechnik GmbH & Co. KG S 72 Saal NEW YORK/GENF 3
Airbus Defence and Space GmbH F 04 FOYER EINGANGBEREICH -NAIROBI 15
Amazon Web Services EMEA SARL S 02 Saal NEW YORK/GENF 4
ATM ComputerSysteme GmbH S 10 Saal NEW YORK/GENF 8
Atos F 16 FOYER EINGANGBEREICH -NAIROBI 10
AVS Systeme GmbH S 56 Saal NEW YORK/GENF 4
Bechtle AG S 09 Saal NEW YORK/GENF 8
blackned GmbH S 39 Saal NEW YORK/GENF 9
Bren-Tronics S 68 Saal NEW YORK/GENF 2
Bundesverband der Deutschen Sicherheits- und
Verteidigungsindustrie e.V. (BDSV) N 21 Saal NAIROBI 2
BWI GmbH F 07 FOYER EINGANGBEREICH -NAIROBI 16
CANCOM on line GmbH S 25 Saal NEW YORK/GENF 6
Carmenta Geospatial Technologies AB S 47 Saal NEW YORK/GENF 3
CeoTronics AG F 21 FOYER EINGANGBEREICH -NAIROBI 4
CGI Deutschland B.V. & Co. KG F 05 FOYER EINGANGBEREICH -NAIROBI 13
Folie 46Vorgaben/Auflagen für die Aussteller auf den Ständen
➢ Der Empfangscounter auf dem Stand ist mit einer Plexiglas-Schutz (Spukschutz)
zu versehen
➢ Der Aussteller platziert seine Show Cases so aufgelockert, dass die
Mindestabstände auch beim Andrang von Besuchern nicht unterschritten
werden. Im Bedarfsfall ist der Zugang zum Stand für Besucher temporär zu
begrenzen.
➢ Der Aussteller überwacht, dass die vorgeschriebenen Abstände einhalten
werden-
➢ Der Aussteller überwacht, dass alle Personen auf dem Stand grundsätzlich eine
Mund-Nase-Bedeckung tragen, außer am Sitzplatz. Am Sitzplatz ist ein Abstand
von 1,5 m einzuhalten.
➢ Visitenkarten sind lediglich bereitzulegen, nicht persönlich zu übergeben.
Wird ggf. noch ergänzt
Folie 47Folie 48
Internetanschlüsse / WLAN
➢ Internet-Anschlüsse durch WCCB gem. Anmeldung
➢ gem. Anmeldung beim Leiter Fachausstellung
(Nachmeldungen noch bis 15.08.2021 möglich)
➢ Platzierungswünsche für Internet-Anschluss/Anschlüsse
mit Skizze an Leiter Fachausstellung
➢ Eigenes WLAN für Aussteller im begrenztem Umfang möglich
➢ WLAN „Fachausstellung 2021“
➢ wird vom WCCB zur Verfügung gestellt
➢ ist vorrangig für die Nutzung durch Besucher gedacht
➢ offenes Passwort für alle Besucher
➢ Leistung wird unter allen Nutzer geteilt
Folie 49Elektro / Strom
➢ bei jedem Stand Anschluss mit einer Schukosteckdose inklusive
➢ Platzierungswünsche für Anschlüsse mit Skizze an Leiter
Fachausstellung (ansonsten mittig an der Standrückwand)
➢ Mehrbedarf an Strom über Anmeldetool
➢ Rechnungsstellung erfolgt durch AFCEA
➢ Preise: inkl. Verlegung, Verteilung und Verbrauch
weitere Schuko-Steckdose 59,70 €
Stromanschluss 16A CEE (400V) 109.90 €
Stromanschluss 32A CEE (400V) 156,80 €
Stromanschluss 63A CEE (400V 238,70 €
Stromanschluss 125 CEE (400V) 380,50 €
Stromanschluss 250A CEE Powerlock 763,00 €
Folie 50Standreinigung
Die Gänge zwischen den Ständen (nicht die Stände) werden auf allen
Ausstellungsflächen durch das WCCB vor und während der
Fachausstellung gereinigt.
Sollten Sie vor jedem Ausstellungstag eine Reinigung Ihres Standes
wünschen, melden Sie dies bitte über das Anmeldetool an
(1,55 €/qm/Anzahl der Reinigungen) an und bringen Sie bitte an Ihrem
Stand einen deutlich lesbaren Hinweis: "Standreinigung gebucht" an.
Die Reinigung erfolgt dann durch das WCCB. Die Abrechnung erfolgt über
die Standrechnung AFCEA.
Folie 51Sicherheit / Bewachung
In den Nachtstunden werden die Ausstellungsräume und das Außengelände
durch Sicherheitspersonal des WCCB und durch ein von AFCEA Bonn e.V.
beauftragtes Unternehmen (PB-Sicherheit e.K.) bewacht. Unbefugten Personen
wird der Zugang verwehrt. AFCEA übernimmt keine Haftung für abhanden
gekommene Gegenstände. Für die Bewachung der Stände mit besonders
wertvollen oder sicherheitsbedürftigen Exponaten sollten Sie als Aussteller
selbst sorgen.
Hierfür empfehlen wir das von uns beauftragte
Sicherheitsunternehmen PB-Sicherheit e.K.
➢ info@pb-sicherheit.de
➢ www.pb-sicherheit.de
Folie 52Folie 53
Einzelheiten zum Aufbau (1)
➢ Vorgestaffelt: Ausmessen und Kennzeichnung der Standflächen
➢ Beginn Entladen/Aufbau Sonntag, 12.09.2021, ab 08.00 Uhr
08 – 09.30 h: Entladung Fair-Building Messe, Bramer Messebau, Schwan GmbH
➢ Entladung danach andere Standbauer am 12.09.2021, ab 09.30 h
>>> first come, first served = nach Anmeldungsreihenfolge Meldepunkt
(>>> 2 Gabelstapler + 6 Hubwagen für alle verfügbar)
➢ Entladung aller Standbauer am 13./14.09.2021, 07.00 h – 23.00 h
>>> first come, first served = nach Anmeldungsreihenfolge Meldepunkt
➢ Verfahren:
➢ alle Standbauer fahren einen Meldepunkt am Parkplatz Petra-Kelly-Allee an, wo die Tel.-Nr.
aufgenommen und ihnen eine Platznummer für die Reihenfolge des Entladens vergeben wird
➢ Standbauer verbleiben zunächst auf einem Parkplatz bis zum Abruf
➢ Wenn Entladekapazitäten frei sind, werden die Standbauer zeitgerecht in der Reihenfolge der
Platznummer zum Entladen abgerufen
Folie 54Einzelheiten zum Aufbau (2)
Verfügbarkeit der 2 Gabelstapler
➢ Sonntag: 08:00 h - 22.00 h: >>> 2 Stapler
➢ Montag: 07:00 h - 22.00 h: >>> 2 Stapler
➢ Dienstag: 07:00 h - 15.00 h: >>> 1 Stapler
➢ Donnerstag: 18:00 h - 22:00 h: >>> 2 Stapler - 1 Stapler bis 24:00 h
➢ Freitag: 07:00 h - 12:00 h: >>> 2 Stapler - 1 Stapler bis 15:00 h
•
Folie 55Folie 56
Folie 57
Einzelheiten zum Aufbau (3)
➢ Das ausführliche Verfahren („logistisches Konzept für den Aufbau“) mit
weiteren Angaben wird bis Anfang Juli an die Aussteller versandt.
Bitte an Standbauer weiterleiten.
➢ Aufbauzeit nach aktueller Planung: 07.00 h – 23.00 h
>>> bei Bedarf am 16. September 2021 auch „Nachtarbeit“ möglich
➢ Aufbewahren Verpackungsmaterial ist möglich (Saal NAIROBI Süd)
➢ Fahrzeuge Standbauer sollten vorrangig auf Parkplatz Petra-Kelly-Allee
verbleiben/abgestellt werden
➢ Nach aktuellem Stand der Coronaschutzverordnung müssen sich
Standbauer über das Anmeldetool anmelden. Der Zugang zu den
Ausstellungsflächen ist nur mit dem mit dem Anmeldetool generierten
QR-Code möglich.
Folie 58Einzelheiten zum Abbau
➢ Abbau am 16.09.2021, 17.00 h – und nicht früher !!!
➢ bei vorzeitigem Abbau Sanktionen gem. AGB !!!
➢ Abtransport Stand-Ausstattung in eigener Zuständigkeit (bei Bedarf
wird durch AFCEA Team priorisiert)
➢ Für das Aufladen: >>> 2 Hublader für alle verfügbar
➢ Abruf der Transport-Fahrzeuge bei „Aufladebereitschaft“
durch Team AFCEA
➢ Nutzung Hublader über das Loading Dock in der Karl-Carstens-Straße
nur bis 22.00 h möglich
➢ Abbau bis 16.09.2021, 24 h
➢ Fortsetzung Abbau ab 17.09.2021, 07.00 h
➢ Ende Abbau: 17.09.2021, 15.00 h
Folie 59Anlieferung von Material für den Stand
Wenn Sie postalisch oder durch eine Spedition Ausstellungsprodukte/Material für die
AFCEA Fachausstellung in das Maritim Hotel Bonn anliefern lassen möchten, ist dies ab
dem 13.09.2021, 07.30 h, möglich.
Ich empfehle folgende Anschrift
Firma – AFCEA FA 2020 - Stand Nr. (entsprechend anpassen !!!)
c/o World Conference Center Bonn - Eingang Bühne
Karl-Carstens-Straße
53111 Bonn
(Koordinaten: 50.720534‘ N 7.123758‘ E)
Die angelieferten Gegenstände können während der Aufbauphase und der Ausstellung
jederzeit im AFCEA Ausstellerbüro, das während des Tages (ab 07.30 h - 22.00 h)
durchgängig besetzt ist, oder über den Leiter Fachausstellung durch einen
Firmenangehörigen abgeholt werden.
Folie 60Anlieferung von Material für den Stand
Folie 61Rücklieferung von Material für den Stand
Bitte verpacken Sie das Material, das Sie durch Speditionen oder DHL zurückliefern
lassen wollen, mit einer eineindeutigen Adresse und einer klaren Kennzeichnung, durch
wen das Material abgeholt werden soll.
Das versandfertige Material wird nach der Fachausstellung zentral in der
Warenannahme des WCCB (Eingang Bühne) gelagert. Die Einlagerung erfolgt über den
Leiter Fachausstellung/Team AFCEA.
Bitte informieren Sie die abholende Spedition über den genauen Ort der Abholung.
Bitte veranlassen Sie, dass das zurückzuliefernde Material bis spätestens 04. April 2020,
15:00 Uhr, abgeholt wird.
Folie 62Parken (Besucher)
➢ im Parkhaus WCCB
➢ im Parkhaus Marriott Hotel Bonn
➢ auf dem „Sonderparkstreifen“ auf der Heinemannstraße
➢ auf dem Parkplatz am Rande des Freizeitparks Rheinaue
➢ auf dem Parkplatz Petra-Kelly-Allee
➢ Dienststellen der Bundeswehr werden angehalten,
Busse (Sammeltransporte) für den Transport zur AFCEA
Fachausstellung einzusetzen.
Folie 63WCCB 15./16. September
Besucher
Folie 64WCCB
Standbauer
Aussteller 12.9. – 17.9.2021
Am 15./16. September AFCEA Shuttlebus
ab MARITIM Hotel Bonn
>>> über Parkplätze
Heinemannstraße
nur 15./16.09.2021
Folie 65Folie 66
AFCEA Fachausstellung 2021 am 15./16. September 2021
Folie 67Sie können auch lesen
