Anleitung zum wissenschaftlichen Arbeiten mit Word - von Jan Frähmcke
←
→
Transkription von Seiteninhalten
Wenn Ihr Browser die Seite nicht korrekt rendert, bitte, lesen Sie den Inhalt der Seite unten
Anleitung zum wissenschaftlichen Arbeiten mit Word (meist Word XP, bei älteren Versionen aber nur wenig anders) von Jan Frähmcke (mit Ergänzungen zu Word 2007 von Larissa Bieritz)
1 Einleitung 2 1 Einleitung............................................................................................................. 2 2 Die ersten Schritte ............................................................................................... 3 2.1 Gliederung.................................................................................................... 3 2.2 Inhaltsverzeichnis ......................................................................................... 4 2.3 Kopfzeilen .................................................................................................... 4 2.4 Arbeiten mit Formatvorlagen ........................................................................ 5 2.5 Kapitelname und Nummer in Kopfzeile ........................................................ 5 3 Nummerierungen von Abbildungen usw. ............................................................. 7 3.1 Abbildungen ................................................................................................. 7 3.2 Tabellen ....................................................................................................... 8 3.3 Gleichungen ................................................................................................. 8 3.4 Verweise auf Nummerierte Elemente ......................................................... 10 4 Nützliche Tipps und Short-Cuts ......................................................................... 10 4.1 Strg+A, F9 .................................................................................................. 10 4.2 Geschützte Leerzeichen ............................................................................. 10 4.3 Geschützte Bindestriche ............................................................................ 10 4.4 Bedingte Bindestriche ................................................................................ 11 4.5 Kleine Leerzeichen ..................................................................................... 11 4.6 Zeilenumbruch............................................................................................ 11 4.7 Erzwungener Seitenumbruch ..................................................................... 11 4.8 Formatierungs-Short-Cuts .......................................................................... 11 4.9 Sonderzeichen einfügen ............................................................................. 12 5 Origin-Tricks ...................................................................................................... 13 6 Schlusswort ....................................................................................................... 14 1 Einleitung Die Geschichte von wissenschaftlichen Arbeiten ist eine Geschichte voller Missverständnisse. Generationen von Studierenden und Assistenten haben sich mit uneinheitlich formatierten Protokollen abgemüht. Diese Arbeit soll den Anfang zu einem friedlichen Miteinander von Studierenden und Assistenten setzen, indem einheitliche Standards gesetzt werden und Tipps zur effizienten Nutzung von Word die Arbeit am Protokoll erleichtert.
2 Die ersten Schritte Die folgenden Unterkapitel erklären den Einstieg in das Arbeiten. Am Ende dieses Kapitels sollte eine bis auf Inhaltsverzeichnis, Kapitelüberschriften und Kopfzeilen leere Datei entstanden sein, die als Vorlage für alle Protokolle dienen kann. Man muss die folgenden Schritte also nur einmal durchführen. 2.1 Gliederung Bei Protokollen oder sonstigen Arbeiten mit mehr als fünf Seiten bzw. drei Kapiteln bietet sich eine Gliederung der Arbeit zu Beginn des Schreibens an. Dazu erstellt man eine neue Word-Datei wechselt über Ansicht/Gliederung zur Gliederung- sansicht, wo man seine geplanten Kapitelüberschriften zeilenweise eingibt. Nachträgliches Hinzufügen ist sehr einfach, sodass "Einleitung", "Hauptteil", "Schluss" auch schon erstmal reicht. Alle eingegebenen Überschriften markiert man, und wählt nach Rechtsklick auf die Markierung Nummerierung und Aufzählungszeichen. Im erscheinenden Dialogfeld wählt man das Blatt Gliederung und aus der unteren Reihe der angebotenen Vorlagen die zweite von links. Damit hat man nun zugleich auch festgelegt, dass Unterkapitel als 1.1 usw. nummeriert werden und die Überschriften entsprechend den Formatvorlagen (siehe Seite 5) formatiert sind. In der Gliederungsansicht haben nun die Kapitelüberschriften die Nummern 1, 2, 3… Um ein neues Kapitel einzufügen, setzt man hinter eine Überschrift einfach ein [Enter] und das nächste Kapitel wird generiert. Um Unterkapitel zu erstellen, erzeugt man ein neues Kapitel und kann dieses durch horizontales Verschieben des Symbols vor der Kapitelnummer dieses um eine gewünschte Anzahl von Ebenen verschieben. Word 2007: 1. Überschriften wie gehabt zeilenweise aufschreiben 2. Markieren und folgendes zuweisen a. auf Start einen Überschriftentyp (wohl erst einmal „Überschrift 1“) b. durch Rechtsklick einen Nummerierungstyp 3. Für Unterkapitel Start/ Liste mit mehreren Ebenen auswählen 4. Für die jeweiligen Unterkapitel hat Word die Überschriften 2-∞ schon angepasst und brauchen bei Bedarf nur noch ausgewählt werden
2 Die ersten Schritte 4 Anmerkung: Die Überschriften können durch Rechtsklick auf dieselbigen beliebig geändert werden (Listeneinzug, Farbe etc) 2.2 Inhaltsverzeichnis Nach der Erstellung einer Gliederung ist die Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses ein Klacks. An der Stelle, wo das Inhaltsverzeichnis hingehört, einfach bei Einfügen/Referenzen/Index und Verzeichnisse das Blatt Inhaltverzeichnis auswählen und mit OK bestätigen. Nach dem Hinzufügen neuer Kapitel oder Veränderung der Seitenzahlen muss das Inhaltsverzeichnis aktualisiert werden. Dies geschieht durch markieren und die F9-Taste. Word 2007: Hier findet man das Inhaltsverzeichnis unter Verweise. Unter Inhaltsverzeichnis/Inhaltsv. einfügen kann man wie zuvor handeln. Zusätzlich sind Vorlagen dazugekommen. Diese kann man einfach auswählen und durch Doppelklick und Tabelle aktualisieren, tja, halt aktualisieren. 2.3 Kopfzeilen Die Kopfzeile sollte je nach Art des Protokolls/der Arbeit folgende Dinge enthalten: Gruppennummer Name(n) Seitenzahlen (evtl. 5/34 oder 5 von 34) Datum Überschrift des Protokolls (z.B. "Protokoll zum Versuch 14 - Reaktionskalorimetrie") bei größeren Arbeiten Kapitelüberschriften In die Kopfzeilenansicht wechselt man über Ansicht/Kopf- und Fußzeile. Hier kann man über die sich öffnende Symbolleiste die Seitenzahl automatisch einfügen und Formatierungen vornehmen. Mit der Schaltfläche Schließen gelangt man zurück zur Normalansicht. Sollen innerhalb des Dokumentes unterschiedliche Kopfzeilen erscheinen (z.B. wg. Kapitelüberschriften, Kapitel 2.5), so empfiehlt es sich, im Dokument Abschnittswechsel (Einfügen/Manueller Wechsel) einzufügen und die Schaltfläche Verknüpfung zum Vorherigen in der Kopfzeilenansicht zu deaktivieren, um im jedem Abschnitt eine individuelle Kopfzeile zu haben.
2 Die ersten Schritte 5 Damit auf der ersten Seite keine Kopfzeile erscheint, muss man über Datei/Seite einrichten/Layout die Option Erste Seite anders aktivieren und in der Kopfzeilenansicht die Kopfzeile der ersten Seite löschen. Dafür bietet es sich an, in jedem Abschnitt mindestens eine leere Seite einzufügen ([Strg]+[Enter] fügt Seitenumbruch ein), um die richtige Anzeige der Kopfzeilen in den verschiedenen Absätzen zu überprüfen. Word 2007: Unter Einfügen/Kopfzeile/Kopfzeile bearbeiten gelangt man zum Bearbeitungsmenü. Unterschiedliche Kopfzeilen lassen sich eingeben, wenn man die Seiten in Abschnitte (Seitenlayout/Umbrüche/Abschnittswechsel) eingeteilt hat und man nach Klicken auf Mit vorheriger verknüpfen den gewünschten Namen eingibt. TIPP: Will man die Seitenzahl mit in der Kopfzeile angezeigt haben, sollte man Seitenzahl einfügen statt Kopfzeile - so lässt sich noch der gewünschte Text eingeben, andersherum leider bisher nicht… 2.4 Arbeiten mit Formatvorlagen Um die gewünschten Formatierungen des Textes (Schriftart, Schriftgröße, Ausrichtung, Zeilenabstand) von vorneherein festzulegen und nicht auf jeden Absatz neu anwenden zu müssen, bietet es sich an, mit Formatvorlagen zu arbeiten. Die Überschriften haben schon eine Formatvorlage ("Überschrift 1", "Überschrift 2", usw.). Der normale Text ist als "Standard" definiert. Um die Formatierungen in einer Formatvorlage zu ändern, wählt man im Dialogfeld Format/Formatvorlagen bei der entsprechenden Ändern aus, und stellt die gewünschten Formatierungen ein. Eigentlich immer sollte für normalen Text Schriftgröße 12, Blocksatz und 1,5-facher Zeilenabstand eingestellt sein. Ein Abstand von 6 pt nach jedem Absatz ist empfehlenswert. Word 2007: Ist vom Prinzip her genauso, nur dass alles übersichtlich(er) unter Start zu finden ist. Ein Rechtsklick führt zum gewünschten Punkt Ändern. 2.5 Kapitelname und Nummer in Kopfzeile Bestehende Kopfzeilen können auch durch Doppelklick angesteuert werden. Beim mittleren Tabulator sollten zwei Felder eingefügt werden (Einfügen/Feld). Feldname ist beide Male StyleRef. Der auszuwählende Formatvorlagenname ist Überschrift 1 oder 2, je nachdem, ob nur die Hauptüberschriften erscheinen sollen oder die zweite
2 Die ersten Schritte 6 Ebene auch noch. Das erste Feld bekommt als Feldoption (AbsatzNr. im vollständigen Kontext einfügen). Das zweite Feld hat keine Option. So sieht es dann aus. Man kann natürlich auch mehr Felder einfügen. Tabelle 1: StyleRef 2 Die ersten Schritte 2.5 Kapitelname und Nummer in Kopfzeile 2.5 Die ersten Schritte - Kapitelname und Nummer in Kopfzeile Etwas aufpassen muss man bei Kapiteln, die keine Unterkapitel haben. Word 2007: Diese ganzen Funktionen findet man, indem man den gewünschten Ort in der Kopfzeile anklickt (zur Not mehrmals) und Schnellbausteine/Feld einfügt. 2.6 Seitenzahlen Möchte man z.B. auf Seite 8 mit der Seitenzahlnummerierung bei „1“ beginnen, gibt man bei Einfügen/Seitenzahlen/Seitenzahlen formatieren in das Kästchen Beginnen bei die gewünschte Zahl ein. Ist zwar trivial, weil es jeder bestimmt schon einmal gemacht hat, aber es ist wichtig für das automatisch aktualisierende Inhalts– verzeichnis (2.2). Besonders einfach wird das Seitenzahleinfügen, wenn man sich an die Abschnittswechsel aus 2.3 gehalten hat.
3 Nummerierungen von Abbildungen usw. 3.1 Abbildungen Abbildungen einzufügen geht gut über Copy-and-Paste aus fast allen gängigen Programmen. Einige unterstützen diesen Weg nicht, sondern fordern den Umweg über die Abspeicherung von Bildern und das Einfügen über Einfügen/Grafik/Aus Datei. Um die Nummerierung von Abbildungen automatisch erstellen zu können, sollten Bilder nur in der Zeile eingefügt werden. Abbildung 1: Blaue Berge Wenn es von Text umgeben sein soll, sollten Tabellen oder Textfelder benutzt werden, in die die Bilder eingefügt werden. Die Nummerierung ist sehr einfach machbar, indem das Bild angeklickt wird und über Einfügen/Referenz/Beschriftung oder Rechtsklick/Beschriftung die Beschriftung mit der Bezeichnung Abbildung eingefügt wird. Will man Abbildungen mit Abb., Figure oder Fig. beschriften, kann man sich relativ einfach eine neue Bezeichnung einrichten. Um bei längeren Beschriftungen und bei Verweisen im Text auf eine Abbildung Probleme zu vermeiden, sollte direkt nach dem Einfügen das normale durch ein geschütztes Leerzeichen zwischen "Abbildung" und der Nummer ersetzt werden. Mehrere Abbildungen nebeneinander sollten mit Tabellen realisiert werden. Abbildung 2: Helices Abbildung 3: LH Bee II
8 Word 2007: Die Handhabung ist identisch. Die Beschriftung an sich ändern (Farbe, Schriftart, etc.) lässt sich bei Start/Formatvorlagen/Beschriftung/(Rechtsklick)Ändern. 3.2 Tabellen Die Nummerierung von Tabellen ist der der Abbildungen sehr ähnlich. Die gesamte Tabelle wird markiert und über Einfügen/Referenz/Beschriftung mit der Bezeichnung Tabelle die Beschriftung eingefügt. Tabellenbeschriftungen stehen im Gegensatz zu Abbildungen ÜBER der Tabelle. 3.3 Gleichungen Um Gleichungen einzufügen, geht man entweder den langen Weg über Einfügen/Objekt/Microsoft-Formel-Editor oder legt sich über Ansicht/Symbolleisten /Anpassen/Befehle unter Einfügen per Drag-and-Drop das Icon für den Formel-Editor mit in die Symbolleiste. Für Viele-Formeln-Schreiber und Short-Cut-Fanatiker bietet sich die Definition eines Short-Cuts mit dem Button Tastatur im eben beschriebenen Dialogfeld an. Word 2007: Für mich die beste Neuerung: Einfach Einfügen/Formel und man gelangt zu einer sehr großen Auswahl an Vorlagen! Zwischen mathematischen und griechischen Zeichen wechseln kann man über Symbole/Weitere/(obere Zeile) 1. 2. Gleichungen sollten eigentlich immer nummeriert werden. Dazu gibt es in Word die Funktion Beschriftung, die man mit einem Rechtsklick auf die Gleichung auswählen kann. Word hat die Beschriftungen für Abbildungen, Tabellen und Formeln vordefiniert. Soll die Beschriftung nicht Formel, sondern Gleichung heißen, so kann diese hinzudefiniert werden. Die Beschriftung von Gleichungen sollte unter dem ausgewählten Element positioniert sein.
9 Beispiel: E m c2 Gleichung 1 Gleichungen sollten immer etwas eingerückt oder sogar zentriert sein. Die elegantere Methode ist, eine Tabelle bestehend aus 2 Spalten und einer Zeile einzufügen, die linke Spalte auf 14.5 cm Breite zu vergrößern, die Umrahmung auf ohne zu stellen und dann in die linke Zelle die Formel einzufügen. Die Tabelle beschriftet man nun mit einer neu zu definierenden Beschriftung namens "(". Unter der Tabelle erscheint nun: "(1". Man fügt ")" hinzu und verschiebt die Beschriftung in die rechte Zelle. Beide Zellen werden zum Schluss noch zentriert ([Strg]+E) und die Zeile unter der Tabelle gelöscht. 4 x 3 34 y 4 (1) Wer sich diese Arbeit jedes Mal sparen will, kann diese erstellte Tabelle per Copy-and-Paste mehrmals ins Dokument kopieren und dann nur die Formel durch Doppelklicken einzeln bearbeiten. Word 2007: Die Beschriftungsversion funktioniert hier leider nicht so einfach wie bei 2003. Man kann den Umweg über eine 1x1-Tabelle gehen, denn dann lässt sich die Formel mit „Formel“ beschriften. Dann allerdings kann man auch gleich die Tabellenversion machen. Hierzu ebenso eine 2x1-Tabelle einfügen; unter Tabelleneigenschaften die linke 14,5 cm, die rechte dann entsprechend kleiner (ca. 3,5 cm), sonst rutscht die Nummerierung von der Seite… Probleme, die bei mir aufgetaucht sind: Die Nummerierung erschien nicht auf derselben Höhe wie die Formel Formel der Nummerierungshöhe anpassen, andersrum ging’s schlechter. Es gab keine Zeile vor oder nach der Tabelle, die man löschen konnte, sondern nur einen großen Abstand Text davor, danach und die Tabelle markieren, Absatz für vor und nach auf 0 pt setzen Beim copy&paste wurde die Beschriftung nicht automatisch aktualisiert Tabelle nochmals markieren und F9 drücken
3.4 Verweise auf nummerierte Elemente Auf Abbildungen, Tabellen, Gleichungen oder Kapitel automatisch zu verweisen erspart viel Mühe. Über Einfügen/Referenz/Querverweis muss nur der Typ, auf den verwiesen werden soll, ausgewählt werden, z.B. Abbildung. Dann wird eine bestimmte Abbildung ausgewählt und je nachdem, ob die nur die Beschriftung und Nummer (Abbildung 1) oder der gesamte Text (Abbildung 2: Helices) oder vielleicht die Seitenzahl (siehe Seite 7) eingefügt werden soll, die Option eingestellt. Genauso kann auch auf Kapitel (nummeriertes Element) oder manuell gesetzte Textmarken (Einfügen/Textmarke) verwiesen werden. Word 2007: Einfügen/Querverweis 4 Nützliche Tipps und Short-Cuts 4.1 Strg+A, F9 Markieren des gesamten Textes und danach Aktualisierung aller Felder (Nummerierungen, Inhaltsverzeichnisse, Querverweise). Vorsicht: F9 nicht mit Entf verwechseln. 4.2 Geschützte Leerzeichen Durch den Blocksatz kann es bei langen Wörtern in der nächsten Zeile zu breiten Leerzeichen kommen. Bei Wörtern, die ein einheitliches Leerzeichen haben und auch am Zeilenende nicht auseinander gerissen werden sollen, bieten sich geschützte Leerzeichen an, die mit Strg+Shift+Leertaste gesetzt werden. Anbieten tut es sich auch bei Zahlen und den dazugehörigen Einheiten, ausgeschriebenen Wörtern (AW) mit Abkürzung dahinter. 4.3 Geschützte Bindestriche Ähnlich wie bei Leerzeichen gibt es geschützte Bindestriche. Wichtig z.B. bei 3.5 10- 10 kg, was als 3.5 10-10 kg besser aussieht. Shortcut: Strg+Shift+Minus Word 2007: Falls es nicht funktioniert, über Strg+Shift+Getrenntstrich+hochstellen
11 4.4 Bedingte Bindestriche Lange Wörter können von Word automatisch getrennt werden. Dabei wird an be- sonders unsinnigen Stellen getrennt. Daher sollte man lieber am Ende des Schrei- bens sich die Zeilenumbrüche manuell ansehen und bei auffällig großen Leerzeichen in der vorherigen Zeile ein Wort trennen. Das geht mit nem Bindestrich, aber sollte sich der Zeilenumbruch doch aus irgendeinem Grund noch verschieben hat man Trennungsarte-fakte, die nicht gut aussehen. Bedingte Bindestriche (Strg+Minus) erleichtern das nochmalige Durchsuchen. Sie werden nur gesetzt, wenn wirklich getrennt wird. Word 2007: Ob automatisch oder manuell: einstellbar unter Seitenlayout 4.5 Kleine Leerzeichen Wenn in einer Arbeit viele Zahlen größer als 10000 sind, sollte man überlegen, ob man nicht solche Zahlen > 10 000 mit einem kleinen Leerzeichen als Tausendertrennung einfügt. Gerade bei wenigen Nullen (2 134 678.1 ist besser als 2134678.1)bietet sich das an. Dieses Zeichen findet man bei den Sonderzeichen (1/4 Em-Abstand). Da bietet sich auch ein Shortcut an, den man aber noch belegen muss. Strg+Leertaste bietet sich an, ist aber bisher mit irgendner Fkt. belegt, die niemand braucht, also: Überschreiben! 4.6 Zeilenumbruch Shift+Enter beendet die Zeile aber nicht den Absatz. Kann mit Blocksatz aber teilweise etwas komisch aussehen 4.7 Erzwungener Seitenumbruch Strg+Enter 4.8 Formatierungs-Short-Cuts Strg+Shift+f macht Fett Strg+Shift+k macht kursiv Strg+Shift+q macht KAPITÄLCHEN Strg+Shift+u macht Unterstreichung
12 Strg+Shift+b macht den nächsten B chsta e griechi ch nicht entdeckt/möglich?! Strg+1 macht einfachen Zeilenabstand Strg+5 macht 1.5-fachen Zeilenabstand Strg+2 macht doppelten Zeilenabstand 4.9 Sonderzeichen einfügen Sonderzeichen haben einen vierstelligen Hex-Code, der eingegeben und mit Alt+c bestätigt das Sonderzeichen einfügt. Einige Beispiele: Å 00c5 ≤ 2264 × 00d7 ≥ 2265 ± 00b1 → 2192 ≈ 2248 ↔ 2194
5 Origin-Tricks keine Ordnung und erst recht keine Garantie für Vollständigkeit: Verweis auf andere Worksheets innerhalb eines Projektes: Statt col(A) wird Data1_A angegeben, wenn auf die Spalte A im Data1- Worksheet verwiesen werden soll. Diagramme in Word einfügen: Rechtsklick an Rand des Graphen oder Edit und dann Copy Page auswählen Punkte statt Komma als Dezimaltrenner: Tools/Options/NumericFormat, wenn erstmal eingestellt, wirkt es bei jedem Originstart, bis es wieder zurückgestellt wird. Ein Umformatieren von in Word eingefügten Graphen funktioniert damit mit einem kurzen Doppelklick. Hintergrundfarbe ändern: Plot-Details/Display/Base-Color auch transparent (gut für PowerPoint) Rechentricks: Umrechnung eines Absorptionsspektrums von der nm-Skala auf eine Wellenzahl- Skala: 2 A( ) = A( ) * Spektren spiegeln: Neue x-Spalte einfügen mit = 2 * 0 - col(x)
6 Schlusswort Diese Datei soll ständig erweitert werden, aber auch nicht zu groß. damit es noch übersichtlich bleibt. Wer Verbesserungsvorschläge, Anregungen für neue Kapitel oder sogar selbstgeschriebene Absätze hat, kann mir diese gerne zukommen lassen.
Sie können auch lesen