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Anleitung zur Antragstellung
Version: 2.1
Veröffentlicht am: 04.02.2021
1.0 Initialfassung, 05.10.2020
2.0 Revision, diverse inhaltliche und genderspezifische
Überarbeitungen, 20.11.2020
2.1 Informationen zur Überarbeitung der Trägerstamm-
daten ergänzt
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 1 / 44
1 Einführung 3 1.1 Prozessbeschreibung 3 1.1.1 Registrierung an der Förderprojektsoftware (FöPro) 4 1.1.2 Antrag auf Trägerprüfung stellen (Erlangung der Programmberechtigung) 4 1.1.3 Antrag auf Trägerprüfung prüfen 5 1.1.4 Projektantrag stellen 5 1.1.5 Projektantrag prüfen 5 1.1.6 Projektantrag entscheiden 5 2 Registrierung und Aktivierung für Antragstellende 6 2.1 Registrierung 6 2.2 Trägerorganisation anlegen 7 3 Trägerorganisation anlegen 9 3.1 Trägerstammdaten überarbeiten 13 4 Antrag erfassen 14 4.1 Anlegen und Ausfüllen des Antrags auf Trägerprüfung am Beispiel EpIB 14 4.2 Trägerorganisation auswählen 15 4.3 Anlegen und Ausfüllen des Projektantrags auf Gewährung einer Zuwendung 19 4.4 Trägerorganisation auswählen 20 5 Übersicht und Grundlagen 23 5.1 Startseite (Dashboard) für Antragstellende 23 5.2 Hauptmenü 23 5.2.1 Förderung 24 5.2.2 Anträge 24 5.2.3 Trägerorganisation 24 5.2.4 Nachrichten 24 5.2.5 Kalender 24 5.3 Arbeiten mit Tabellen 24 5.3.1 Daten suchen und Filtern 25 5.3.2 Suche zurücksetzen, Filter entfernen 27 5.3.3 Sortierung anpassen 27 5.3.4 Listendarstellung anpassen 27 5.3.5 Anzahl Datensätze pro Seite ändern und blättern 28 5.3.6 Wechsel aus Tabelle in Detailansicht 28 6 Kommunikation 30 6.1 Nachricht an Antragstellende 30 6.2 Nachrichten verwalten 31 6.2.1 Anzeige von Nachrichten als Liste 31 6.2.2 Anzeige von Nachrichten in der Verlaufsansicht 31 6.2.3 Optional: zusätzliche Mailinformation beim Eingang einer Nachricht 32 6.2.4 Status von Nachrichten 32 6.2.5 Aktionen zu Nachrichten 32 6.3 Notizen 33 6.4 Aufgaben 34 6.4.1 Aufgaben anzeigen 35 7 Profildaten verwalten 36 Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 2 / 44
7.1 Persönliche Daten anpassen 36 7.2 Anmeldedaten anpassen 37 7.3 Benutzereinstellungen anpassen 39 7.4 Abwesenheit und Vertretungen anpassen 39 7.5 Meine Organisation ansehen 41 7.6 Zugangsdaten vergessen 42 7.7 Abmeldung 43 7.8 Session Timeout 44 1 Einführung 1.1 Prozessbeschreibung Die folgenden Abbildungen geben einen Überblick über den typischen Ablauf eines Förder- prozesses innerhalb der Förderprogramme bei Engagement Global gGmbH (EG). Dabei werden sowohl Schritte aufgeführt, die Antragstellende ausführen sowie solche Schritte, welche von EG-Mitarbeitenden durchgeführt werden. Nicht jedes Förderprogramm bildet alle Schritte ab. Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 3 / 44
1.1.1 Registrierung an der Förderprojektsoftware (FöPro)
Um in der Förderprojektsoftware arbeiten zu können, ist für Nutzende des Systems, egal ob
Antragstellende, EG-Mitarbeitende, etc., eine Registrierung am System notwendig. Hierbei
erfolgt die eindeutige Identifizierung mittels E-Mailadresse und einem Passwort.
Diese Registrierung kann direkt über FöPro über die Startseite erfolgen oder durch Fremdre-
gistrierung durch Fachadministrierende.
Bei der Selbstregistrierung erhalten Nutzende die Rolle und Berechtigung eines oder einer
Antragstellenden. Über die Fremdregistrierung wird die Rolle und Berechtigung bereits vor-
gegeben.
1.1.2 Antrag auf Trägerprüfung stellen (Erlangung der Programmberechtigung)
EG bietet eine Reihe von Services für Entwicklungsinitiativen und Organisationen an, die
sich für eine global gerechtere Welt engagieren wollen, ob konkret in Projekten oder für
Kampagnen in der Informations- und Bildungsarbeit zu entwicklungspolitischen Themen. Für
jedes Förderangebot gibt es verschiedene Vorgaben und Voraussetzungen, die für eine er-
folgreiche Förderung eingehalten werden müssen.
Hierzu ist eine Prüfung der antragstellenden Organisation als Träger notwendig, um diese
Voraussetzungen zu prüfen und eine Programmberechtigung zu erhalten, welche schluss-
endlich zur Berechtigung führt, Projektanträge stellen zu können.
Antragstellende stellen dazu einen Antrag auf Trägerprüfung und reichen diesen über FöPro
bei EG ein.
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 4 / 44
1.1.3 Antrag auf Trägerprüfung prüfen
Nach Einreichung des Antrags auf Trägerprüfung wird dieser durch EG-Mitarbeitende geprüft
und es wird über die beantragte Programmberechtigung positiv oder negativ entscheiden.
1.1.4 Projektantrag stellen
Im Rahmen der Beantragung von Zuwendungen bei der Engagement Global gGmbH (EG)
müssen Antragstellende einen Projektantrag beim ausgewählten Förderprogramm/Förderin-
strument erfassen. Bei der Auswahl des richtigen Förderprogramms/Förderinstruments kann
die Mitmachzentrale von EG behilflich sein. Im Projektantrag wird die antragstellende Organi-
sation (Träger) ausgewählt und weitere Nutzende dieses Trägers werden als Projektbetei-
ligte benannt und dem Projektantrag zugeordnet. Der Projektantrag muss alle notwendigen
Informationen zum zu fördernden Projekt enthalten, erst dann kann er bei EG zur Prüfung
eingereicht werden. Eine Validierung durch das System hilft dabei, dass nichts vergessen
wird.
1.1.5 Projektantrag prüfen
Mit der Antragsprüfung wird bei EG erst begonnen, nachdem der unterzeichnete Projektan-
trag per Post eingegangen ist. Während der fachlich-inhaltlichen Prüfung ist es EG-
Mitarbeitenden möglich, den Antrag zur Nachforderung weiterer Unterlagen / Überarbeitung
relevanter Informationen an Antragstellende zurückzureichen.
Der Antrag wird von EG-Mitarbeitenden geprüft und die Prüfergebnisse werden mit einer
Empfehlung zur Entscheidung dokumentiert. Um die Entscheidung des Projektantrages ein-
zuleiten, kann dieser ggf. einer Kontrolle nach dem 4-Augen-Prinzip oder etwaige Gre-
mien/Sitzungen durchlaufen.
1.1.6 Projektantrag entscheiden
Im Rahmen der Prüfung wird der Projektantrag mit seiner Entscheidungsempfehlung bewer-
tet und zur Entscheidung freigegeben. Der Antrag kann aber auch zur erneuten Prüfung an
EG-Mitarbeitenden zurückgegeben werden.
Zur Entscheidung freigegebene Anträge können entweder vom Prüfenden oder nach dem 4-
Augen-Prinzip gefördert oder nicht gefördert werden. Es ist aber auch möglich, den Antrag
mit Auflagen zu fördern oder zurückzustellen. Die Entscheidung wird dabei im System doku-
mentiert. Sobald das Anschreiben für Antragstellende erstellt ist, wird dieses in der FöPro
hinterlegt. Der Antragstatus (bewilligt / abgelehnt / zurückgestellt) wird in diesem Zuge veröf-
fentlicht und somit für Antragstellende sichtbar.
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 5 / 44
2 Registrierung und Aktivierung für Antragstel-
lende
Anwendende, die in der Rolle als Antragstellende im System tätig sein wollen, haben die
Möglichkeit sich selbst zu registrieren. Registrierte Nutzende erhalten automatisch die Rolle
„Antragstellende“. Die Antragstellung selbst ist erst möglich, wenn Nutzende die Registrie-
rung abgeschlossen haben (Account-Aktivierung durchgeführt) und einer Trägerorganisation
zugeordnet wurden. Die verschiedenen Möglichkeiten, wie dies erfolgen kann, werden in den
nachfolgenden Kapiteln beschrieben.
2.1 Registrierung
Die Registrierung erfolgt in zwei Schritten. Zunächst übermitteln Nutzende ihre Grunddaten
an die FöPro, anschließend versendet die FöPro einen Aktivierungslink an die angegebene
E-Mail-Adresse. Dadurch wird sichergestellt, dass sich hinter den eingegebenen Daten eine
Person befindet, die auf das hinterlegte E-Mail-Konto Zugriff hat. Mit dem Aktivierungslink er-
halten Anwendende die Möglichkeit, sich ein Passwort zu vergeben. Danach ist der Account
freigeschaltet und Nutzende können sich anmelden. Nutzende können, da sie in dieser
Phase noch keiner Trägerorganisation zugeordnet sind, noch keine Anträge erfassen.
Um sich zu registrieren, gehen Sie wie folgt vor:
1. Auf der Anmeldemaske wählen Sie unterhalb der Eingabefelder für registrierte Nut-
zende den Link „Registrieren Sie sich“.
2. Es öffnet sich eine Eingabemaske, in der die Grunddaten für einen Nutzenden-Ac-
count eingetragen werden müssen. Die E-Mail-Adresse wird dabei als Benutzenden-
name in der FöPro verwendet und muss eindeutig sein.
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 6 / 44
3. Füllen Sie alle Felder aus und bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzerklärung ge-
lesen haben.
4. FöPro speichert Ihre Eingaben und bestätigt, wenn der Nutzendendatensatz erfolg-
reich angelegt werden konnte.
5. Prüfen Sie anschließend Ihr E-Mail-Postfach. Sie erhalten eine Nachricht von der
FöPro, in der ein Aktivierungslink enthalten ist. In der Nachricht wird erläutert, welche
Schritte durchgeführt werden müssen, um den Account zu aktivieren.
Nachdem der Account aktiviert ist, können Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und dem selbst
vergebenen Passwort an der FöPro anmelden.
2.2 Trägerorganisation anlegen
Nachdem Sie sich als registrierte Nutzende angemeldet haben, sehen Sie die Grundfunktio-
nen der Anwendung.
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 7 / 44
Bevor Sie einen Antrag erfassen und einreichen können, müssen Sie zunächst die Trägeror- ganisation erfassen, für die Sie einen Antrag stellen möchten. Um eine Organisation zu erfassen, gehen Sie wie im folgenden Kapitel beschrieben vor. Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 8 / 44
3 Trägerorganisation anlegen
Die Bearbeitungshoheit für die Daten zur Trägerorganisation liegt bei den Antragstellenden
selbst.
Auch die Ergänzung der Beschreibung sowie der Upload von Nachweisen zur Rechtsform
sind für antragstellende Nutzende freigeschaltet.
Eine Trägerorganisation können Sie im Rahmen der Antragserfassung neu anlegen oder
aber über das Menü.
1. Wählen Sie im Hauptmenü den Eintrag "Trägerorganisation" und darunter "Trägeror-
ganisation bearbeiten".
2. Oberhalb des Datenbereichs im Tabellenkopf finden Sie die Schaltfläche "Für neuen
Träger tätig werden", über den Sie in die Erfassung einer Trägerorganisation einstei-
gen.
Wenn Sie im Rahmen der Antragserfassung eine neue Trägerorganisation anlegen möchten,
dann wählen Sie in der Rubrik "Trägerorganisation" den ersten Block "Trägerorganisation"
aus und öffnen diesen im Bearbeitungsmodus.
Sie bekommen hier die Option, über eine Schaltfläche "Träger bearbeiten" die Daten zu er-
fassen.
Sie können hier nach einer Trägerorganisation suchen. Sollte noch kein Eintrag vorhanden
sein, erstellen Sie einen neuen Träger. Dieser Wizard öffnet sich auch bei Ihrer ersten An-
meldung in der FöPro.
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 9 / 44
1. Nachdem Sie die Aktion zur Erfassung einer neuen Trägerorganisation gewählt ha-
ben, öffnet sich ein modales Fenster mit einem kleinen Wizard, der Sie durch die Er-
fassung führt.
2. Füllen Sie die Basisdaten zu Ihrer Organisation aus.
3. Im nächsten Schritt geben Sie die Beschreibung Ihrer Organisation ein.
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 10 / 444. Geben Sie als nächstes einen Vertretung-/Zeichnungsberechtigten an.
Über die Schaltfläche "Neuen Vertretungs-/Zeichnungsberechtigten erstellen" öffnet sich
ein weiteres Fenster, welches Sie befüllen müssen.
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 11 / 44Nach Anlage eines oder mehrerer Vertretungs- und/oder Zeichnungsberechtigter wer-
den diese Ihnen hier angezeigt und können dort bearbeitet oder gelöscht werden.
5. Im nächsten Schritt können Sie bei Bedarf Nachweisdokumente hinzufügen um die
Daten Ihrer Organisation zu vervollständigen.
Hinweis
Da in der FöPro die gespeicherten Daten des Trägers erst nach erfolgreicher Träger-
prüfung für die Veröffentlichung freigeschaltet werden, wird in dieser Suchmaske viel-
leicht kein Ergebnis gefunden werden, selbst wenn die gesuchte Trägerorganisation
in der FöPro bereits vorhanden ist.
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 12 / 443.1 Trägerstammdaten überarbeiten Die Pflege Ihrer Angaben zur Trägerorganisation erfolgt über den Menüpunkt Trägerorgani- sation, Träger bearbeiten. Durch einen Klick auf den Orange hinterlegten Namen Ihrer Orga- nisation in der Spalte Name gelangen Sie zur Übersicht Ihrer Trägerstammdaten. Nun ist der orangene Button „Überarbeitung der Stammdaten“ anzuklicken. Folgendes kann da- raufhin in den jeweiligen Kategorien geändert werden: Trägerorganisation – Stammdaten wie Adresse, Name, E-Mail-Adresse. Weiterhin die Beschrei- bung der Organisation. Bankverbindungen – Pflege der Kontodaten Vertretungs-/Zeichnungsberechtigte – Bearbeitung bestehender und hinzufügen neuer Vertre- tungs- und/oder Zeichnungsberechtigter Personen Nachweise – Hinterlegen Sie Dokumente zu Ihrer Organisation wie Satzung, Vollmacht oder Frei- stellungsbescheid, etc. Nutzer – hier sehen Sie die Nutzer, die Ihrer Trägerorganisation zugeordnet sind. Prüfstatus – Hier können Sie nachvollziehen für welche Förderprogramme Sie Projektanträge stel- len dürfen. Nachdem Sie die Überarbeitung beendet haben drücken Sie wieder auf den oben rechts orange hinterlegten Button „Änderungen einreichen“. Diese Änderungen werden nun von unseren Mitar- beitenden geprüft. Hinweis: Bitte beachten Sie das sowohl nach einer Überarbeitung der Stammdaten als auch nach Stellung eines Antrags auf Trägerprüfung keine weitere Änderung der Stammdaten möglich ist, bis die Prüfung durch unsere Mitarbeitenden abgeschlossen wurde. Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 13 / 44
4 Antrag erfassen
Die Antragserfassung liegt in der Verantwortung der Antragstellenden. Hierbei kann die Mit-
machzentrale der EG beraten und die Mitarbeitenden bei EG können unterstützen.
4.1 Anlegen und Ausfüllen des Antrags auf Trägerprüfung am Beispiel EpIB
Um einen Antrag im FöPro zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Wählen Sie auf Ihrem Dashboard die Aktion "Neuen Antrag erstellen".
Alternativ können Sie über das Hauptmenü unter dem Eintrag "Anträge" den Punkt
"Neuen Antrag erstellen" auswählen.
2. Es öffnet sich die Liste der möglichen Förderangebote, die aktuell gültig sind. Wählen
Sie das gewünschte Förderangebot aus und drücken Sie in dieser Zeile die Aktion
"Antrag erstellen". In diesem Fall wird exemplarisch der Antrag auf Trägerprüfung
EpIB gewählt. Für die Förderinstrumente der SKEW (FKKP, Nakopa, KPF, KEpol)
gibt es einen Sammelantrag.
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 14 / 443. Es wird nun automatisch durch die FöPro das Antragsformular auf Basis des gewähl-
ten Förderprogramms/Förderinstruments erstellt und eine Antragsnummer vergeben.
FöPro öffnet anschließend den neu angelegten Antrag automatisch in der Detailan-
sicht.
4. Die Antragsnummer dient in der FöPro zu jedem Zeitpunkt als eindeutige Identifikati-
onsnummer des Antrags und späteren Projekts und kann nicht geändert oder ge-
löscht werden.
5. Bevor Sie Ihren Projektantrag einreichen können, muss jeder Träger von EG einer
Trägerprüfung/Freischaltung als Träger durchlaufen. Den Projektantrag könne Sie al-
lerdings auch schon vorher ausfüllen.
4.2 Trägerorganisation auswählen
Bevor Sie den Antrag bei EG einreichen können, müssen Sie zunächst die Trägerorganisa-
tion und den Ansprechpartner am Antrag zuordnen. Gehen Sie hierfür wie folgt vor:
1. Wählen Sie in Ihrem Antrag die Rubrik: "Trägerorganisation".
2. Öffnen Sie diese Rubrik und klicken in den ersten Block "Trägerorganisation", um die-
sen in der Bearbeitungsansicht zu öffnen.
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 15 / 443. Sie haben zwei Möglichkeiten, eine Trägerorganisation hinzuzufügen. Sofern die Trä-
gerorganisation noch nicht in de FöPro hinterlegt ist, müssen Sie diese neu erfassen.
Die Anleitung hierzu finden Sie im Kapitel "Trägerorganisation anlegen".
4. Für den Fall, dass die Organisation bereits in dem System erfasst wurde, wählen Sie
die Auswahlbox "Trägerorganisation" und öffnen diese.
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 16 / 445. Geben Sie nun einen Teil des Namens der Organisation ein, die Sie als Trägerorga-
nisation zuordnen möchten.
6. Je mehr Zeichen Sie tippen, umso mehr schränken Sie die Treffermenge ein.
7. Wählen Sie nun den gewünschten Eintrag aus (per Mausklick oder über die Tasta-
tur).
8. Mit der Bestätigung Ihrer Auswahl befüllt das System automatisch die Grunddaten
(Adresse, Beschreibung und Ansprechpartner) sofern vorhanden.
9. Für den Fall, dass Sie nur einem Träger zugehörig sind, ist dieser vorausgewählt.
10. Füllen Sie weiterhin die Basisdaten zum Antrag aus und speichern Sie diese.
11. Treffen Sie Ihre Auswahl bei den grau hinterlegten Feldern und bestätigen Sie, dass
Sie die EU/VN Sanktionsvorschriften einhalten werden. Speichern Sie die Eingaben.
12. Beantragen Sie die Trägerprüfung über die entsprechende Schaltfläche "Trägerprü-
fung beantragen".
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 17 / 4413. Bevor Sie den Antrag endgültig einreichen können, müssen Sie die Sicherheitsab-
frage bestätigen und klicken dann auf "Trägerprüfung beantragen".
14. Fehlen Angaben werden Sie mit der Angabe des entsprechenden Feldes darauf hin-
gewiesen. Ergänzen Sie die Angaben und senden Sie den Antrag erneut.
15. Nach erfolgreicher Antragseinreichung erhalten Sie eine Bestätigung, dass Ihr Antrag
eingereicht wurde und geprüft wird.
16. Anschließend haben Sie die Möglichkeit sich den Antrag als PDF herunterzuladen o-
der ihn zu markieren. Das PDF muss je nachdem um welches Förderprogramm es
sich handelt postalisch an Engagement Global gesendet werden. Sie erkennen dies
zum einen an der Nachricht im grünen Kästchen, welches auftaucht, zum anderen ist
im Falle einer notwendigen Einsendung in der generierten PDF-Datei ein Unterzeich-
nungsfeld und ein Anschreiben enthalten, welches die Adresse zur Einsendung vor-
gibt.
Hinweise
Sie müssen aus der Liste der möglichen Projektbeteiligten mindestens eine Benutzende oder
einen Benutzenden auswählen, der oder dem der Antrag zugeordnet wird. Geben Sie in die-
sem Fall auch die Position der Person an.
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 18 / 444.3 Anlegen und Ausfüllen des Projektantrags auf Gewährung einer Zuwen-
dung
Um einen Projektantrag im FöPro zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Wählen Sie auf Ihrem Dashboard die Aktion "Neuen Antrag erstellen".
Alternativ können Sie über das Hauptmenü unter dem Eintrag "Anträge" den Punkt
"Neuen Antrag stellen" auswählen.
2. Es öffnet sich die Liste der möglichen Förderangebote, die aktuell gültig sind. Wählen
Sie die gewünschte Förderung aus und drücken Sie in dieser Zeile die Aktion "Antrag
anlegen".
3. Es wird nun automatisch durch die FöPro das Antragsformular auf Basis der gewähl-
ten Förderung erstellt und eine Antragsnummer vergeben. FöPro öffnet anschließend
den neu angelegten Projektantrag automatisch in der Detailansicht.
4. Die Antragsnummer dient in der FöPro zu jedem Zeitpunkt als eindeutiges Identifikati-
onsmerkmal der Projektantrags und kann nicht geändert oder gelöscht werden.
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 19 / 444.4 Trägerorganisation auswählen Bevor Sie den Projektantrag bei EG einreichen können, müssen Sie zunächst die Trägeror- ganisation und den oder die Projektbeteiligten am Projektantrag zuordnen. Bei Projektbetei- ligten handelt es sich um Nutzende ihrer Trägerorganisation, welche diesen Antrag sehen können sollen und/oder im weiteren Projektverlauf beteiligt sein sollen, bspw. durch Einrei- chen einer Mittelanforderung, eines Nachweises, etc. Gehen Sie hierfür wie folgt vor: 1. Wählen Sie in Ihrem Projektantrag die Rubrik: "Trägerorganisation". Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 20 / 44
2. Öffnen Sie diese Rubrik und klicken in den ersten Block "Trägerorganisation", um die-
sen in der Bearbeitungsansicht zu öffnen.
3. Sie haben zwei Möglichkeiten, eine Trägerorganisation hinzuzufügen. Sofern die Trä-
gerorganisation noch nicht im System hinterlegt ist, müssen Sie diese neu erfassen.
Die Anleitung hierzu finden Sie im Kapitel "Trägerorganisation anlegen".
4. Für den Fall, dass die Organisation bereits in dem System erfasst wurde, wählen Sie
die Auswahlbox "Trägerorganisation" und öffnen diese.
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 21 / 445. Geben Sie nun einen Teil des Namens der Organisation ein, die Sie als Trägerorga-
nisation zuordnen möchten.
6. Je mehr Zeichen Sie tippen, umso mehr schränken Sie die Treffermenge ein.
7. Wählen Sie nun den gewünschten Eintrag aus (per Mausklick oder über die Tasta-
tur).
8. Mit der Bestätigung Ihrer Auswahl befüllt das System automatisch die Grunddaten
(Adresse, Beschreibung und Ansprechpartner) sofern vorhanden.
9. Füllen Sie weiterhin die Basisdaten zum Antrag aus und speichern Sie diese.
10. Ergänzen Sie die Angaben für den Ausgaben- und Finanzierungsplan.
11. Füllen Sie als nächsten die "Beschreibung des Vorhabens" aus.
12. Füllen Sie sukzessive alle Rubriken aus.
13. Sollte für Ihre Organisation noch keine Berechtigung zum Einreichen von Projektan-
trägen vorliegen, können Sie die Schaltfläche "Projektantrag einreichen" nicht betäti-
gen. In diesem Fall beantragen Sie zuerst die Programmberechtigung.
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 22 / 4414. Nach erfolgreichem Einreichen Ihres Projektantrags erhalten Sie eine Bestätigungs-
nachricht unter "Nachrichten" im Portal.
15. Die erfolgreiche Prüfung und Bewilligung Ihres Antrags wird Ihnen ebenfalls als
Nachricht zugestellt.
5 Übersicht und Grundlagen
In diesem Kapitel erhalten Sie eine Übersicht über die generelle Struktur von der FöPro. Der
Seitenaufbau wird erläutert sowie die Bedeutung verwendeter Bedienelemente.
5.1 Startseite (Dashboard) für Antragstellende
Nach der Anmeldung sehen Sie Ihren persönlichen Startbildschirm. Hier ist bereits die gene-
relle Seitenstruktur erkennbar. Im linken Bereich ist das Navigationsmenü angesiedelt, der
Hauptinhalt wird im mittleren Seitenbereich dargestellt und der rechte Seitenbereich ist – wo
angemessen – für Detailinformationen zu in Listen angezeigten Elementen oder für zusam-
menfassende Informationen bei einer Detailansicht reserviert.
Das Dashboard bietet folgende Informationen und Schnelleinstiege im System:
Bald zu erledigen sind alle Aufgaben, die dem Nutzer persönlich zugewiesen sind und bei
denen eine Erledigungsfrist definiert ist, die innerhalb der nächsten 4 Wochen endet.
Meine ungelesenen Nachrichten sind alle Nachrichten, die noch ungelesen sind und die
angemeldete Nutzende als Adressaten haben.
Meine Anträge ermöglicht den Wechsel in eine gefilterte Ansicht von allen Anträgen, die ak-
tuelle Nutzende als Bearbeitende eingetragen haben.
Alle Funktionen, die über das Dashboard erreicht werden, sind auch über das reguläre
Hauptmenü erreichbar.
5.2 Hauptmenü
Das Hauptmenü am linken Seitenrand variiert abhängig von der Rolle und den zugewiese-
nen Berechtigungen von Benutzenden. Das Menü enthält im Standard-Format grundsätzlich
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 23 / 44ein sprechendes Icon, welches den Kontext symbolisiert, sowie eine Bezeichnung. Dank des
responsiven Designs der Applikation ist es möglich, die textliche Darstellung der Menüele-
mente auszublenden. Dies kann beispielsweise bei der Arbeit mit sehr breiten tabellarischen
Darstellungen sinnvoll sein, um mehr Platz für die Tabellen-Daten zu schaffen.
Um die Texte im Menü auszublenden, klicken Sie auf das Icon mit dem doppelten Links-
pfeil: Es werden anschließend nur noch die Icons der Menü-Elemente angezeigt. Um die
Texte wieder zusätzlich einzublenden, klicken Sie auf das Icon mit dem doppelten Rechts-
pfeil oben am Menürand. Ihre Einstellung wird gespeichert. Jeweils die letzte Einstellung vor
Beenden des Systems wird Ihnen beim nächsten Log-in standardmäßig vorgegeben.
5.2.1 Förderung
Dieser Menüpunkt wird allen Nutzenden standardmäßig angezeigt. Unter dem Punkt „För-
derarten auswählen“ findet sich die Übersicht der aktuell angebotenen Förderarten, die für
die EG relevant sind.
Klicken Sie auf eine der Kacheln mit einer Förderart, wird unterhalb der Erläuterungstext für
diese Förderart eingeblendet.
5.2.2 Anträge
Im Menüpunkt „Anträge“ finden Sie die Liste aller Anträge, die für Sie relevant sind. Sie ha-
ben verschiedene Möglichkeiten, diese Ansicht zu filtern bzw. nach einem bestimmten An-
trag zu suchen.
5.2.3 Trägerorganisation
Der Menüpunkt „Trägerorganisation“ führt auf die Liste aller Organisationen, für die Sie als
Antragstellende in der FöPro tätig sind.
5.2.4 Nachrichten
Die FöPro verfügt über ein internes Benachrichtigungssystem. Hierüber werden Nachrichten
automatisch mit Objekten (Anträgen, Antragstellenden) verknüpft und sind dadurch sowohl
im Nachrichtenkontext auffindbar als auch im Kontext des jeweiligen Antrags.
5.2.5 Kalender
In der Kalenderoption haben Sie die Möglichkeit Termine herunterzuladen oder neue Ter-
mine anzulegen. Beim Herunterladen von Terminen öffnet sich automatisch die Kalender-
funktion von Outlook oder dem von Ihnen genutzten Kalender. Die Kalenderfunktion findet
sich im Menübereich Nachrichten als Unterpunkt.
5.3 Arbeiten mit Tabellen
Alle zentralen Objekte, die in FöPro gespeichert sind, können je Objekttyp in einer tabellari-
schen Übersicht aufgerufen werden. Anwendende können sich hier einen Überblick über die
Anzahl und Art der Objekte verschaffen. Mögliche Objekte sind dabei beispielsweise ein An-
trag, eine Sitzung oder Antragstellende. Auch Nachrichten und Aufgaben werden als Objekte
in Tabellen bzw. Listen dargestellt, genauso wie Nutzende der FöPro.
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 24 / 445.3.1 Daten suchen und Filtern
Die Tabellen bzw. Listenansichten enthalten jeweils oberhalb der Tabelle eine Such- und Fil-
terfunktion, anhand derer die Menge und Qualität der angezeigten Objekte eingeschränkt
werden kann. Jede von Ihnen erstellte Such- bzw. Filterfunktion kann gespeichert werden.
Sie haben damit die Möglichkeit, die für Sie relevanten immer wiederkehrenden Filterkriterien
zu speichern, um schnell an die gewünschten Suchergebnisse zu kommen. Es können belie-
big viele Suchen in den verschiedenen tabellarischen Ansichten gespeichert werden. Jede
dieser Suchen ist nur für aktuell Benutzende verfügbar.
Welche Such- und Filterkriterien zur Verfügung stehen, ist abhängig von dem ausgewählten
Objekttyp, der in der Liste dargestellt wird. Im Folgenden wird exemplarisch anhand der Liste
von Anträgen die Such- und Filterfunktion erläutert.
In der gezeigten Abbildung wird beim Aufruf der Seite die vollständige Liste aller verfügbaren
Daten (Anträge) angezeigt, die Nutzende aufgrund ihrer Berechtigung sehen darf.
Wo sinnvoll, wird das in der Regel am häufigsten verwendete Filterkriterium bereits im Filter
oben angeboten; im aktuellen Fall ist es die Antragsnummer. Soll nur nach der FöPro-An-
tragsnummer gesucht werden, geben Sie hier die gewünschte Bezeichnung ein und starten
die Suche über die Schaltfläche „Suche starten“.
Werden andere Filterkriterien gewünscht, gehen Sie wie folgt vor:
1. Wählen Sie die Aktion "Erweiterte Suche öffnen“.
2. Es öffnet sich die erweiterte Suchmaske.
3. Hier können Sie weitere Filter hinzufügen und beliebig viele Filterkriterien miteinander
kombinieren.
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 25 / 444. Ist die Liste länger als die angezeigte Maske, können Sie rechts über den Scrollbal-
ken die gesamte Liste durchgehen. Alternativ können Sie in das Feld „Suchen“ die
ersten Buchstaben des gewünschten Filterkriteriums eingeben. Die Auswahlliste wird
automatisch auf die Kriterien begrenzt, die diese Buchstaben enthalten.
5. Wählen Sie den gewünschten Begriff als Filterkriterium aus, indem sie ihn anklicken.
6. Das System zeigt das gewünschte Filterkriterium nun in der Such- und Filterleiste mit
an. Dabei unterscheidet sich die Anzeige abhängig davon, in welcher Form das Filter-
kriterium angewendet werden kann. Sofern der gewünschte Bereich fest definierte
Werte enthält, wird eine Auswahlliste angeboten wie im gezeigten Beispiel der „Trä-
gerorganisation“.
Klicken Sie in das Filterfeld, um die Liste der verfügbaren Trägerorganisationen ange-
zeigt zu bekommen.
7. Klicken Sie auf einen der Einträge, um diesen als Filterkriterium auszuwählen.
Wo ein einfaches Feld als Filterkriterium angezeigt wird, erfolgt die Suche über Freitextein-
gabe.
Geben Sie entweder den vollständigen Begriff oder nur Teile des Begriffes ein, den Sie su-
chen. Es werden alle Datensätze gefunden, die diesen Begriff abbilden bzw. als Teil enthal-
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 26 / 44ten (Beispielsweise wird bei der Eingabe der Stadt „Berlin“ auch die Stadt „Überlingen“ ge-
funden, da hierin der Ausdruck „berlin“ enthalten ist). Groß- und Kleinschreibung wird in der
Suche nicht berücksichtigt.
Wenn Sie alle gewünschten Filterkriterien gewählt und angegeben haben, wählen Sie die
Aktion „Suche starten“. Es wird Ihnen anschließend die Trefferliste aufgrund der eingegebe-
nen Kriterien angezeigt.
Möchten Sie die Suche speichern, gehen Sie bitte wie folgt vor:
1. Wählen Sie, nachdem die Suche durchgeführt wurde, die Aktion „Suche speichern“.
2. Es öffnet sich ein kleiner Dialog, in dem Sie eine eindeutige Bezeichnung für Ihre Su-
che vergeben müssen.
3. Speichern Sie den eingegebenen Namen mit der Schaltfläche „Speichern“.
Um die von Ihnen gespeicherte Suche erneut aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Wählen Sie die Aktion „Neue Suche“.
2. Es öffnet sich eine Liste der von Ihnen gespeicherten Suchparameter.
3. Wählen Sie aus der Liste die gewünschte Suche aus.
4. Drücken Sie anschließend auf „Suche starten“, um das gewünschte Ergebnis ange-
zeigt zu bekommen.
Hinweis: Mit dem Speichern werden die Filterkriterien gespeichert, nicht das Ergebnis
der Suche. Abhängig von den Daten kann sich also beim Aufruf ein und derselben Su-
che das Ergebnis in der Trefferliste verändern.
5.3.2 Suche zurücksetzen, Filter entfernen
Um einen Filter zu entfernen, klicken Sie am Filter rechts auf das Minus.
Der Filter wird dann in dem Filterbereich ausgeblendet. Nachdem Sie die Suchanfrage über
„Suche starten“ erneut aktiviert haben wird Ihnen das Suchergebnis ohne Berücksichtigung
des entfernten Filters angezeigt.
5.3.3 Sortierung anpassen
Im Tabellenkopf wird Ihnen die Standardsortierung der Tabelle angezeigt.
Im aktuellen Beispiel ist nach Antragsnummer absteigend sortiert.
Möchten Sie die vorgegebene Sortierreihenfolge ändern, klicken Sie auf den gewünschten
Spaltenkopf, nach dem sortiert werden soll. Es kann immer genau nach einer Spalte sortiert
werden.
5.3.4 Listendarstellung anpassen
In vielen Fällen werden für unterschiedliche Anforderungen verschiedene Spalten in der Dar-
stellung einer Tabelle benötigt. Das System bietet daher die Möglichkeit, aus einer vordefi-
nierten Liste an maximal möglichen Spalten diejenigen auszuwählen, die in der aktuellen An-
sicht eingeblendet werden sollen.
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 27 / 44Um die Listendarstellung anzupassen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
1. Klicken Sie oberhalb der Liste rechts auf das Zahnrad.
2. Es öffnet sich die Liste mit verfügbaren Spalten.
3. Die Spalten, die bereits in der aktuellen Anzeige vorhanden sind, sind dabei mit ei-
nem Häkchen gekennzeichnet. Spalten, die aktuell ausgeblendet sind, aber optional
hinzugefügt werden können, haben kein Häkchen vor der Bezeichnung.
4. Wählen Sie die zusätzlich einzublendenden Spalten, indem Sie die jeweilige Bezeich-
nung anklicken.
5. Entfernen Sie eine Spalte aus der Anzeige, indem Sie ein mit Häkchen markiertes
Element anklicken. Die Anzeige wird unmittelbar aktualisiert.
6. Um die Auswahlliste zu schließen, klicken Sie wieder auf die Schaltfläche mit dem
Zahnrad-Icon.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass bei Auswahl von sehr vielen Spalten möglicher-
weise die Anzeige auf dem verfügbaren Ausgabegerät (Monitor, Tablet …) nicht mehr
zu einem akzeptablen visuellen Ergebnis führen kann.
Sie haben die Möglichkeit, jederzeit die Anzeige der Spalten wieder auf die standardmäßig
vorgegebene Anzahl zurückzusetzen. Hierfür gehen Sie wie folgt vor:
1. Wählen Sie das Zahnrad zur Bearbeitung der Tabellenansicht und öffnen Sie die
Auswahlliste.
2. Wählen Sie „Auf Standard zurücksetzen“ als Aktion.
3. Es werden wieder die im Programmcode hinterlegten Spalten angezeigt.
4. Schließen Sie die Auswahlliste durch Klick auf das Zahnrad-Icon.
5.3.5 Anzahl Datensätze pro Seite ändern und blättern
Standardmäßig werden in allen Listen zunächst die ersten 10 Treffer des Suchergebnisses
angezeigt. Sie haben die Möglichkeit, die Anzahl angezeigter Datensätze pro Seite anzupas-
sen und Sie können durch die Ergebnisliste blättern, sofern mehr als eine Seite vorhanden
ist.
Die Funktionen hierfür finden Sie im Fuß der Tabelle.
Im gezeigten Beispiel wird die erste Seite von 5 angezeigt. Je Seite werden 10 Datensätze
aufgeführt. Wenn Sie mehr Datensätze je Seite sehen wollen, klicken Sie auf eine der Zah-
len rechts neben der 10. Das System wechselt automatisch die Anzeige auf 25, 50 oder 100
Datensätze je Seite.
Wenn Sie durch das Suchergebnis blättern möchten, klicken Sie im rechten Bereich auf eine
der nicht rot hinterlegten Zahlen. Das System wechselt automatisch auf die gewünschte
Seite.
5.3.6 Wechsel aus Tabelle in Detailansicht
Jeder Datensatz kann unmittelbar aus der Listenansicht bzw. Tabelle in der Detailansicht ge-
öffnet werden. In einigen Fällen ist darüber hinaus eine Vorschau-Option verfügbar.
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 28 / 44Wenn Sie die Vorschau-Option öffnen wollen, klicken Sie auf eine beliebige Stelle des Da- tensatzes in der tabellarischen Darstellung. Es öffnet sich im rechten Seitenbereich eine Kurzansicht mit den Grundinformationen, in dem im Beispiel gezeigten Fall die Grunddaten zu einem Antrag. Möchten Sie den Antrag (oder ein anderes Objekt) in der Detailansicht aufrufen, wählen Sie die Schaltfläche „Aktionen“ und darunter den Eintrag „Details anzeigen“. Das System wechselt damit aus der tabellarischen Übersicht in die Detailansicht zu einem Antrag. Möchten Sie wieder zurück in die Übersichtsliste wechseln, finden Sie jeweils ober- halb der Detailansicht einen Link „Zur Übersicht der Anträge“. Der Link enthält immer die Information, auf welche Übersichtsseite der Anwender weiterge- leitet wird. Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 29 / 44
6 Kommunikation
Sie haben in FöPro verschiedene Möglichkeiten der Kommunikation mit Antragstellenden o-
der anderen Beteiligten. Außerdem können Sie die Kommunikationsfunktionen nutzen, um
interne Vermerke zu dokumentieren.
6.1 Nachricht an Antragstellende
Um eine Nachricht an Antragstellende zu schreiben, gehen Sie wie folgt vor:
1. Rufen Sie den Antrag auf, in dessen Kontext Sie eine Nachricht an Antragstellende
verfassen möchten.
2. Wählen Sie die Rubrik „Zusammenfassung“ und öffnen diese zur Ansicht.
3. Im rechten Bereich dieser Rubrik bekommen Sie den Namen der Ansprechpartnerin-
nen und/oder Ansprechpartner zum Antrag angezeigt.
4. Klicken Sie auf diesen Link mit dem Symbol eines Briefumschlages, um eine Nach-
richt zu erfassen.
5. Es öffnet sich eine Maske, in der die oder der Empfangenden der Nachricht bereits
vorbelegt ist.
6. Vergeben Sie einen Betreff und schreiben Sie den gewünschten Nachrichtentext in
das Feld. Erst wenn sowohl Betreff als auch Text ausgefüllt sind, ist es möglich, die
Nachricht abzusenden; erst dann wird die Schaltfläche „Senden“ aktiviert.
7. Versenden Sie die Nachricht, indem Sie die Schaltfläche „Senden“ wählen.
8. Das System quittiert den erfolgreichen Versand mit einer temporär angezeigten Infor-
mation am oberen Seitenrand.
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 30 / 446.2 Nachrichten verwalten
6.2.1 Anzeige von Nachrichten als Liste
Alle Nachrichten - unabhängig von ihrem jeweiligen Kontext - werden in einer Übersichtsliste
angezeigt. Sie erreichen diese Liste, indem Sie auf der Startseite die Kachel „Meine ungele-
senen Nachrichten“ anklicken, oder indem Sie im linken Hauptmenü den Punkt „Nachrichten
verwalten“ auswählen.
Die Abbildung zeigt die Übersicht von Nachrichten bei Antragstellenden. Solange die Nach-
richten in der Listenansicht angezeigt werden, wird bei Auswahl einer Nachricht im rechten
Seitenbereich eine Kurzansicht des Nachrichteninhalts eingeblendet. Alternativ kann über
„Aktionen“ jede Nachricht auch in einer Detailansicht aufgerufen werden.
Die Liste von Nachrichten kann gefiltert werden; vordefinierte Suchen sind speicherbar, ana-
log zu den bekannten Funktionalitäten. Siehe hierzu auch Kapitel "Daten suchen und Fil-
tern".
6.2.2 Anzeige von Nachrichten in der Verlaufsansicht
Die gesamte Korrespondenz zu einem Antrag wird im Antragskontext gespeichert und ist
dort jederzeit abrufbar. Die Nachrichten sind in die Verlaufsansicht des Antrags integriert. In
dieser Ansicht erhalten Prüfende bzw. Bearbeitende eines Antrags einen Überblick über die
Bearbeitungsschritte, die ein Antrag durchlaufen hat einschließlich aller Kommentare und
Benachrichtigungen. Ein Filter ermöglicht es hier, sich entweder nur die Nachrichten oder nur
die Statusübergänge zu einem Antrag einzublenden. Die nachfolgende Abbildung zeigt
exemplarisch eine Verlaufsansicht mit beiden Elementarten.
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 31 / 446.2.3 Optional: zusätzliche Mailinformation beim Eingang einer Nachricht
Möchten Sie bei jedem Eingang einer Nachricht in FöPro automatisch per E-Mail an Ihren
persönlichen E-Mail-Account informiert werden, so können Sie dies in Ihren Profildaten akti-
vieren. Details hierzu finden Sie in Kapitel "Benutzereinstellungen anpassen".
6.2.4 Status von Nachrichten
Jede Nachricht hat beim Erstellen den Status "ungelesen". Alle Nachrichten in diesem Status
werden in der Kopfleiste im Nachrichtensymbol (Briefumschlag) zusammengezählt und auch
auf dem persönlichen Dashboard von Bearbeitenden als neue Nachricht angezeigt.
Mit dem Öffnen einer Nachricht wird automatisch der Status auf "gelesen" gesetzt. Damit
wird diese Nachricht nicht länger als neue Nachricht mitgezählt, bleibt aber weiterhin aufruf-
bar.
Im Rahmen der Aktionen an einer Nachricht kann mit der Aktion "als ungelesen markieren"
eine Nachricht wieder in den ursprünglichen Status gesetzt werden. Damit wird sie wieder im
Dashboard mitgezählt.
6.2.5 Aktionen zu Nachrichten
6.2.5.1 Antworten
Mit dieser Funktion wird automatisch eine Nachricht an den ursprünglichen Autor erstellt und
zur Bearbeitung angezeigt. Der ursprüngliche Nachrichtentext wird unter Angabe der oder
des ursprünglich Erstellenden und Versanddatums übernommen, ebenfalls der Betreff. Die-
ser wird zusätzlich gekennzeichnet mit "Re", wie auch in gängigen Mail-Programmen üblich.
6.2.5.2 Weiterleiten
Jede Nachricht kann an einen weiteren Nutzer weitergeleitet werden. Dabei ist zu beachten,
dass nur solche Nutzer ausgewählt werden können, die die grundsätzliche Berechtigung be-
sitzen, das zugehörige Objekt einzusehen.
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 32 / 446.2.5.3 Löschen
Wenn Sie eine Nachricht löschen, so wird sie aus der Liste der bei Ihnen angezeigten Nach-
richten entfernt. Die Nachricht bleibt weiterhin im System erhalten und wird auch im Verlauf
eines Antrags als aktenrelevantes Element angezeigt.
6.2.5.4 Antrag anzeigen
Mit dieser Funktion werden Ihnen alle zu diesem Vorgang relevanten Details angezeigt.
6.2.5.5 Drucken
Mit dem Aufruf der Druck-Funktion wird die Nachricht in einer eigenen Seite dargestellt und
die Browser-Funktion für den Druckbefehl wird aufgerufen.
6.3 Notizen
Sie haben die Möglichkeit, persönliche oder organisationsweit sichtbare Notizen zu einem
Antrag zu erfassen, bspw. um Prüfvermerke zu hinterlegen, Zwischenergebnisse zu doku-
mentieren oder persönliche Notizen zu erfassen.
Jede Notiz wird dabei innerhalb eines Antrags dem jeweiligen Kontext zugeordnet, in dem
sie erfasst wird. Notizen können überall dort erfasst werden, wo sich das Stecknadel-Symbol
befindet.
Um eine Notiz zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie in dem gewünschten Kontext auf das Notizensymbol zur Verwaltung der
Notizen.
2. Es öffnet sich ein modales Fenster, in dem möglicherweise vorhandene Notizen aus
diesem Kontext angezeigt werden.
3. Außerdem erhalten Sie ein Eingabefeld, um den Text Ihrer Nachricht zu erfassen.
4. Geben Sie Ihre Nachricht ein und scrollen Sie bis an den unteren Rand des modalen
Fensters, so dass weitere Aktionen sichtbar werden.
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 33 / 445. Unterhalb des Textfeldes finden Sie einen Schalter über den Sie steuern können, ob
die Notiz für die gesamte Organisation sichtbar sein soll oder ob Sie diese Notiz als
persönliche Notiz kennzeichnen wollen.
6. Falls Ihr Account mehreren Organisationen zugeordnet sein sollte, müssen Sie si-
cherstellen, dass bei Sichtbarkeit für die Organisation genau eine Organisation aus-
gewählt ist.
7. Aktivieren Sie den Schalter, um die Notiz nur für Sie sichtbar zu machen.
8. Speichern Sie Ihre Notiz über die Schaltfläche "Speichern".
6.4 Aufgaben
Das gesamte System unterstützt Anwendende in der Abwicklung der Geschäftsprozesse an-
hand von Aufgaben.
Die in den ersten Kapiteln beschriebenen Prozesse zur Antragserfassung, -prüfung und -ent-
scheidung werden systemseitig jeweils durch Aufgaben abgebildet, die Anwendende durch
den Prozess führen. Mit Erledigung einer Aufgabe durch eine oder einen Anwendenden wird
automatisch die nachfolgende Aufgabe (in der Regel für eine oder einen anderen Anwenden-
den) angelegt und - soweit möglich - zugewiesen.
Jede Aufgabe enthält strukturell die folgenden Informationen:
• Status (offen / geschlossen)
• Titel
• Aufgabenbeschreibung
• Termin (sofern die Berechnungsregel hierfür definiert wurde)
• Optional Wiedervorlagetermin
• Zuständige Nutzende oder zuständiger Nutzender (sofern ermittelbar)
• Priorität (wird bei manuellen Aufgaben gesetzt)
• Erstellungsdatum
• Grunddaten zum verbundenen Objekt (Antrag, Antragstellende, etc.)
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 34 / 446.4.1 Aufgaben anzeigen Antragstellende erhalten jede ihrer Aufgaben als Nachricht zugestellt. Dabei wird der Titel als Betreff gesetzt, die Aufgabenbeschreibung ist der Nachrichteninhalt. Die Nachrichten enthal- ten jeweils einen Verweis auf das verbundene Objekt (in der Regel auf den Antrag). Darüber hinaus werden offene Aufgaben, deren Fristende bevorsteht, in der Liste der zu er- ledigenden Aufgaben angezeigt, welche über das Dashboard aufgerufen werden kann. Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 35 / 44
7 Profildaten verwalten
Angemeldete Benutzende haben die Möglichkeit ihre eigenen Profildaten zu verwalten. Die
Funktion wird in den folgenden Schritten beschrieben:
1. Wählen Sie im Kopf der Seite die neben dem Namen der oder des Benutzenden an-
gezeigte Schaltfläche, um die Funktion „Profil“ aufzurufen.
2. Klicken Sie anschließend auf „Profil“, um die Profilseite zu öffnen.
Im Folgenden werden die Rubriken in den Profildaten erläutert und wie Sie hier Änderungen
vornehmen.
7.1 Persönliche Daten anpassen
1. Öffnen Sie die Rubrik „Persönliche Daten“, um diese anzusehen oder zu bearbeiten,
indem Sie auf die Rubrik klicken.
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 36 / 442. Es werden Ihnen die Kategorien „Name“ und „Kontakt“ angezeigt. Am rechten Rand
der Kategorie finden Sie ein Icon, welches die Bearbeitungsmöglichkeit für diesen
Datensatz anzeigt. Klicken Sie in die Kategorie oder auf das Icon, um die gewählten
Daten zur Bearbeitung zu öffnen.
3. Nun haben Sie die Möglichkeit, in die angezeigten Felder die gewünschten Werte
einzutragen oder zu bearbeiten. Alle Felder, die mit einem Stern (*) markiert sind,
sind dabei Pflichtfelder und vor dem Speichern zwingend auszufüllen.
4. Beenden Sie den Bearbeitungsvorgang, indem Sie die Ansicht über die Schaltfläche
„Speichern“ schließen. FöPro wechselt wieder zurück in den Anzeigemodus, es wer-
den die aktualisierten Daten angezeigt.
5. Wenn Sie Ihre Änderungen nicht speichern möchten, können Sie die Ansicht über
das Kreuz rechts oben oder über die Schaltfläche „Abbrechen“ verlassen.
7.2 Anmeldedaten anpassen
In der Rubrik „Anmeldedaten“ haben Sie die Möglichkeit, die hinterlegte E-Mail-Adresse
ebenso wie das Passwort zu ändern. Um die Mail-Adresse zu ändern, gehen Sie wie folgt
vor:
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 37 / 441. Klicken Sie in die Kategorie „E-Mail-Adresse“.
2. Beachten Sie den Hinweis zur Änderung der E-Mail-Adresse.
3. Geben Sie die gewünschte neue E-Mail-Adresse ein und bestätigen Sie die Ände-
rung, indem Sie ihr Passwort eingeben.
4. Speichern Sie die Änderungen.
5. Wenn Sie nun erneut die Seite zur Bearbeitung öffnen, informiert FöPro über die lau-
fende Aktivierung der neuen E-Mail-Adresse.
6. Das System versendet an die neue E-Mail-Adresse einen Aktivierungslink für diese
Adresse. Erst wenn dieser Link aufgerufen wurde, wird die neue Adresse aktiviert.
7. Klicken Sie auf „E-Mail-Adresse aktivieren“, um den Vorgang abzuschließen.
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 38 / 448. Das System bestätigt diese Aktion mit einer Hinweismeldung am oberen Seitenrand.
9. Anschließend wird aus Sicherheitsgründen eine E-Mail an die bisher gültige E-Mail-
Adresse versendet, die die Änderung bestätigt.
7.3 Benutzereinstellungen anpassen
In der Rubrik „Benutzereinstellungen“ haben Sie die Möglichkeit, den zusätzlichen Versand
von E-Mails für jede Nachricht im System zu aktivieren bzw. zu deaktivieren. Gehen Sie hier-
für wie folgt vor:
1. Klicken Sie in das Feld „Nachrichten“, um es zur Bearbeitung zu öffnen.
2. Die Maske wird nun im Editiermodus angezeigt.
3. Ergänzen Sie das Häkchen „Nachrichten vom System erhalten“, wenn Sie zusätzlich
zu jeder Nachricht im System eine automatische E-Mail-Benachrichtigung an Ihren
persönlichen, im System hinterlegten, E-Mail-Account erhalten möchten.
4. Entfernen Sie das Häkchen, wenn Sie diese zusätzlichen E-Mail-Benachrichtigungen
nicht wünschen.
5. Speichern Sie Ihre Änderungen über die Schaltfläche „Speichern“.
7.4 Abwesenheit und Vertretungen anpassen
Wenn Sie abwesend sind, haben Sie die Möglichkeit, dies im System zu hinterlegen. Sie
können einen Abwesenheitszeitraum festlegen und einen Vertreter einrichten. Dies hat im
System folgende Auswirkungen:
• Im Antragskontext wird den anderen Benutzenden neben Ihrem Namen ein kleines
Warndreieck angezeigt. Bei Mouseover wird automatisch der Abwesenheitszeitraum
eingeblendet.
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 39 / 44• Auch beim Versenden von Nachrichten an aktuell abwesende Nutzende wird der o-
der die Empfangende als „abwesend“ gekennzeichnet.
• Schicken Ihnen während Ihrer Abwesenheit Benutzende dennoch im System eine
Nachricht, so erhalten Anwendende automatisch eine Abwesenheitsnotiz, in der auf
die eingetragene Vertretung hingewiesen wird.
• Die Nachrichten, die während Ihrer Abwesenheit an Sie adressiert werden, werden
automatisch vom System zusätzlich dem eingetragenen Vertreter weitergeleitet.
Um eine Vertretung einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:
1. Wählen Sie die Rubrik „Abwesenheit und Vertretungen“.
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 40 / 442. Klicken Sie in die Kategorie „Abwesenheit“, um eine Vertretung einzurichten.
3. Tragen Sie das Beginn- und Enddatum Ihrer Abwesenheit ein.
4. Um eine Vertretung anzugeben, tippen Sie bitte in das Feld mindestens 3 Buchsta-
ben des Namens der gewünschten Vertretung.
5. Das System bietet Ihnen eine Auswahlliste der möglichen Vertretungen an. Wählen
Sie nun die gewünschte Person aus, die die Vertretung übernehmen soll.
Hinweis: es werden nur Systembenutzer als Vertretug angeboten, die dieselbe
Rolle inne haben wie Sie selbst.
6. Speichern Sie Ihre Eingaben mit der Aktion „Speichern“.
Die eingegebenen Daten werden Ihnen nun angezeigt.
Hat ein anderer Benutzer Sie als Vertreter eingegeben, so können Sie dies in der Anzeige
„Vertretungen“ einsehen.
7.5 Meine Organisation ansehen
Sie haben hier die Möglichkeit einzusehen, für welche Organisation Sie als Nutzer freigege-
ben wurden und welche Rolle Ihnen jeweils zugeordnet wurde.
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 41 / 44Sollten hier Änderungen erforderlich sein, wenden Sie sich bitte an die fachliche Administra-
tion ihrer Organisation.
7.6 Zugangsdaten vergessen
Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie sich durch das System einen neuen
Aktivierungslink an die in FöPro hinterlegte E-Mail-Adresse zusenden lassen. Hierfür gehen
Sie wie folgt vor:
1. In der Anmeldemaske unterhalb der Eingabefelder finden Sie den Link „Passwort zu-
rücksetzen“.
2. Wählen Sie diesen Link aus. Es öffnet sich eine neue Seite, auf der Sie aufgefordert
werden, Ihre E-Mail-Adresse einzugeben.
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 42 / 443. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und bestätigen Sie die Aktion mit „E-Mail senden“.
4. Das System quittiert die erfolgreiche Eingabe mit einer Hinweismeldung:
5. Das System generiert einen Aktivierungslink und sendet diesen automatisch an die
eingegebene Mail-Adresse, sofern hierfür eine Benutzende oder ein Benutzender im
System vorhanden ist.
6. Um das Passwort zurückzusetzen, befolgen Sie die Hinweise in der E-Mail. Sie kön-
nen sich anschließend mit dem neu vergebenen Passwort wieder am System anmel-
den.
7.7 Abmeldung
Eine ordnungsgemäße Abmeldung von der FöPro sichert ihren Benutzenden-Account sowie
die in der FöPro gespeicherten Daten vor unbefugtem Zugriff, da mit der Abmeldung die für
die Verwendung der FöPro erforderlichen sog. Session-Informationen im Browser gelöscht
werden. Versäumen Sie daher nicht, sich bei Beendigung der Arbeit von der FöPro abzumel-
den. Hierfür gehen Sie wie folgt vor:
1. Wählen Sie rechts oben das Kontextmenü neben Ihrem Namen aus und öffnen die-
ses.
2. Klicken Sie auf „Abmelden“.
3. Die aktuellen Session-Informationen werden systemseitig gelöscht, der oder die Nut-
zende wird abgemeldet und Sie werden auf die Anmeldeseite der FöPro weitergelei-
tet.
Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 43 / 447.8 Session Timeout Sollten Sie einmal vergessen haben sich abzumelden, so wird automatisch nach Ablauf einer Frist (aktuell eingestellt auf 24 Stunden) bei Inaktivität automatisch der Abmeldevorgang durchgeführt. Engagement Global gGmbH, 04.02.2021 Seite 44 / 44
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