Ausschreibung für einen Messe- / Marktstandplatz am Draussen am See - Outdoorfestival 2021 - Veranstalter - Tourismus Zentrale ...
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Ausschreibung für einen
Messe- / Marktstandplatz am
Draussen am See – Outdoorfestival
2021
Veranstalter In Kooperation mit Festivalleitung
1Eigenbetrieb Touristik, Freizeit Tourismus Zentrale Saarland Agentur Erlebnisraum GmbH
und Kultur der GmbH
Gemeinde Losheim am See
1. Leistungsbeschreibung Messe- / Marktstandplatz für das
Draussen am See – Outdoorfestival 2021:
Der Eigenbetrieb Touristik, Freizeit und Kultur der Gemeinde Losheim am See
(Auftraggebender und Veranstalter des Festivals) beabsichtigt,
mehrere Messe- / Marktstandplätze
für das Draussen am See – Outdoorfestival zu vergeben. Bewerbende müssen einen
schriftlichen Antrag einreichen und das Angebot bei erfolgreicher Bewerbung realisieren.
Ziel dieser Vergabe ist es, das Draussen am See – Outdoorfestival mit einem spannenden
Angebot an regionalen und überregionalen Anbietern zu versehen, welches sowohl die
Versorgung des Publikums sicherstellt und sich gleichermaßen am inhaltlichen Konzept der
Veranstaltung orientiert und deren Zielgruppen Rechnung trägt.
Eine Auswahlkommission - bestehend aus dem Eigenbetrieb Touristik, Freizeit und Kultur der
Gemeinde Losheim am See (EBT), der Tourismuszentrale des Saarlandes und der vom EBT
beauftragten Festivalleitung - entscheiden über die Vergabe. Die detaillierten
Vergabekriterien finden sich unter Punkt 5 Auswahlkriterien.
2. Beschreibung der Veranstaltung:
Das Draussen am See - Outdoorfestival findet zum ersten Mal vom 25. bis 27. Juni 2021 in
Losheim am See statt.
Bei dem dreitägigen Festival dreht sich alles um Bewegung und Erleben in der Natur. Rund um
den See finden zahlreiche Events wie das Trailfest und ein Open-Water-Swim statt. Außerdem
bieten regionale Akteure eine Vielfalt an Grenzenlos-Events wie Yoga, Waldbaden, Outdoor-
Kochkurse und vieles mehr an. Abgerundet wird das Aktiv-Event von Live-Auftritten, Chill-Out-
Area auf der Girtenmühle, dem kulinarischen Markt und einigem mehr.
Zentrum des Festivals wird das Eventgelände (Strandbad) am Losheimer Stausee sein. Hier
warten eine Outdoor- und Genussmesse mit regionalen Partnern wie der „Genuss Region
Saarland“ oder „Ebbes von Hei“, ein Familienbereich sowie ein Bühnenprogramm mit
Konzerten, Vorträgen, Vorführungen und Lesungen auf alle, die
Sehnsucht nach einem Wochenende „Draussen am See“ haben.
Weitere Informationen zum Festival finden Sie hier: www.draussen-am-see.saarland
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3. Eignungsbedingungen:
Alle Bewerbenden haben mit dem Angebot folgende Unterlagen bis spätestens zum
14.03.2021 an untenstehenden Kontakt beizubringen:
- Schriftlicher Antrag (hierfür können Sie das beigefügte Antwortformular nutzen)
- Professionelle Anbieter: Nachweis der Gewerbeanmeldung, alternativ ein
Gewerberegisterauszug oder ein vergleichbarer Nachweis der Geschäftstätigkeit
- Vereine: Auszug aus dem Vereinsregister
4. Rahmenbedingungen / Leistungsanforderungen:
Der Ausschreibungsgewinner (im weiteren Anbieter genannt) erhält das Recht, sein Angebot
im Messebereich (Strandbad) des Draussen am See – Outdoorfestivals eigenverantwortlich zu
präsentieren.
Nutzungsfläche
Der Anbieter erhält dafür einen Standplatz in der von ihm gewünschten Dimension.
Standort
Die genaue Anzahl und Verortung der jeweiligen Platzierungen ergibt sich im Planungs- und
Organisationsprozess des Draussen am See – Outdoorfestivals. Der genaue Standort wird vom
Planungsteam festgelegt. Die Anbieter erhalten spätestens 2 Wochen vor dem Festival einen
detaillierten Standplan. Dieser Plan ist für alle Anbieter bindend.
Standgebühr
Die Standgebühr beträgt 20€ pro Quadratmeter zzgl. MwSt. für den gesamten Zeitraum des
Festivals.
Über das Anmeldeformular kann aus verschiedenen Standgrößen ausgewählt werden.
Zeitraum
Die Öffnungszeiten des Festivals sind nach aktuellem Planungsstand:
• Freitag, 25.06.2021, 14:00 – 22:00 Uhr
• Samstag, 26.06.2021, 10:00 – 22:00 Uhr
• Sonntag, 27.06.2021, 10:00 – 22:00 Uhr
Nachhaltigkeit
Die gesamte Veranstaltung unterliegt einem Nachhaltigkeitskonzept, an das sich alle
Beteiligten halten müssen. Das Konzept liegt der Ausschreibung als Anhang bei.
Einweggeschirr und sonstige Einwegmaterialien (insbesondere Plastik) dürfen zum Draussen
am See – Outdoorfestival nicht verwendet werden! Getränke und Speisen dürfen nur auf Basis
eines Mehrweg- oder Pfand-Systems ausgegeben werden.
4Das Konzept zur Müllentsorgung bzw. -vermeidung muss mindestens die Vorgabe zur
Vorhaltung von einem „Müllbehälter“ pro Stand und die eigenverantwortliche Beseitigung
von Müll in unmittelbarer Nähe (3 m) des Standes abdecken. Um die infrastrukturellen
Erfordernisse so gut wie möglich zu planen, gibt es auf Seiten des Veranstalters eine feste
Bezugsperson für die Logistik vor Ort.
Auf- und Abbau
Die Aufbauzeiten sind am 23. und 24. Juni 2021 von 08:00 bis 18:00 Uhr. Ab dem 25. Juni 2021
ist das gesamte Festivalgelände nur noch eingeschränkt befahrbar. Der Abbau erfolgt ab dem
27. Juni 2021 ab 22:00 Uhr bzw. nach Veranstaltungsende UND nach dem Abgang des
Publikums und muss bis spätestens 28. Juni 18 Uhr vollständig erledigt sein.
Sicherheit und Vorschriften
Der Anbieter stellt die Standsicherheit aller eigenen Aufbauten bzw. aller beauftragten
Partner*innen sicher. Dieser stellt zudem die Einhaltung der jeweils gültigen Vorschriften
sicher. Darüber hinaus erstellt der Veranstalter ein Sicherheitskonzept, welches dem Anbieter
ausgehändigt wird. Der Anbieter hat sicherzustellen, dass die sicherheitstechnischen Auflagen
eingehalten werden. Darüber hinaus muss der Anbieter sich an die zu dem Zeitpunkt gültigen
gesetzlichen Regelungen und Verordnungen halten (z.B.: Maßnahmen zur Eindämmung der
Corona-Pandemie).
5. Auswahlkriterien:
Unter den geeigneten Bewerbungen erhalten die Anbieter mit dem besten bzw.
überzeugendsten Angebot gemäß den vorgegebenen Kriterien den Zuschlag. Voraussetzung
ist die Einhaltung der Rahmenbedingungen/Leistungsanforderungen. Die Bewertung des
Angebotes erfolgt durch folgendes Bewertungsschema:
Passendes Angebot zum 30%
Gesamtkonzept
Qualität des Angebots 20%
Nachhaltigkeit 20%
Durchführung 30%
Die Zulassung der Anbieter erfolgt auf Grundlage der vom Eigenbetrieb Touristik, Freizeit und
Kultur der Gemeinde Losheim am See beschlossenen Richtlinien des Draussen am See –
Outdoorfestivals. Die Bewerbungen werden nach den folgenden Kriterien bewertet:
Passendes Angebot zum Gesamtkonzept, Qualität der Dienstleistung, Nachhaltigkeit und
Durchführung.
Bei dem Kriterium “Qualität der Dienstleistung“ werden Punkte wie Schulungen / Ausbildung
des Personals, ein zum Konzept passendes Portfolio, Preis-Leistungsverhältnis und
Hygienekonzepte betrachtet.
5Bei dem Punkt „Nachhaltigkeit“ wird die Berücksichtigung des Natur- und Artenschutzes, der
Eingriffsgrad in die Natur, die Vermittlung eines nachhaltigen Lebensstils sowie ein
rücksichtsvoller, vorbildhafter Umgang mit der Natur beurteilt.
Das Bewertungskriterium “Durchführung“ berücksichtigt das Engagement des Bewerbenden
für das Draussen am See - Outdoorfestival und dient der Sicherstellung der Attraktivität des
Angebotes. Mögliche Aspekte sind zum Beispiel: Bewerbung der Messe-/Marktteilnahme
über Marketingkanäle (z.B. Social Media), zeitlicher Umfang der Anwesenheit des Anbieters
bzw. einer besonders qualifizierten Person während des Draussen am See - Outdoorfestivals.
6. Bestimmungen zum Datenschutz und Bestätigung der persönlichen
Angaben:
Mit dem Absenden der Bewerbung für diese Veranstaltung geben Sie Ihre Einwilligung für die
Verarbeitung der von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Absatz 1
Buchstabe a) Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Daten werden ausschließlich für
die Planung und Durchführung der Veranstaltung verwendet. Im Zusammenhang mit der
Datenverarbeitung erfolgt keine Weitergabe der Daten an Dritte.
Mit meiner Unterschrift bestätige ich unter anderem, dass ich den Inhalt dieses
Bewerbungsbogens vollständig gelesen und diesen in Gänze zur Kenntnis genommen habe
sowie die von mir vor gemachten Angaben der Wahrheit entsprechen. Darüber hinaus
bestätige ich durch die Unterschrift, dass ich die entsprechende Leistungsbeschreibung sowie
die dortigen gemachten Vorgaben und Rahmenbedingungen mit Abgabe meiner Bewerbung
vollumfänglich einhalte.
7. Bewerbungsverfahren:
Zur Teilnahme am Bewerbungsverfahren bitten wir Sie das beigefügte Word-Dokument zu
nutzen. Bei einer freien Form orientieren Sie sich bitte an der Struktur und Reihenfolge der
Oberpunkte des beigefügten Dokumentes.
Ansprechpersonen:
Eigenbetrieb Touristik, Freizeit und Kultur (Veranstalter)
Gemeinde Losheim am See
Vanessa Mertes
Merziger Straße 3 | 66679 Losheim am See
E-Mail: VMertes@losheim.de | Telefon: 06872 609 264
Agentur Erlebnisraum GmbH (Festivalleitung)
Fabian Theobald
Saargemünder Straße 11 | 66119 Saarbrücken
E-Mail: f.theobald@agentur-erlebnisraum.de | Telefon: 0151 27 58 29 23
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