BDI - The Voice of German Industry - Interessenvertretung der Industrie Reform des steuerlichen Reisekostenrechts
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BDI – The Voice of German Industry
Interessenvertretung der Industrie
Reform des steuerlichen Reisekostenrechts
zum 1. Januar 2014
Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 1
Das neue Reisekostenrecht
Agenda
Erste Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 4 EStG-neu)
o Definition der „ersten Tätigkeitsstätte“
o Ort der Tätigkeitsstätte
Fahrtkosten
Verpflegungsmehraufwand (§ 9 Abs. 4a EStG-neu)
o Neue Verpflegungspauschalen
o Dreimonatsfrist
o Kürzung bei Mahlzeitengestellungen
Mahlzeiten (§ 8 Abs. 2 S. 8 EStG, § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 1a EStG-neu)
o Bewertung von Mahlzeiten
o Pauschalierung
Übernachtungskosten (§ 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 5 und Nr. 5a EStG-neu)
o Auswärtstätigkeit
o Doppelte Haushaltsführung
Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 2
Reform des steuerlichen Reisekostenrechts
Gesetzgebungsverfahren
Ziele
• Vereinfachung der
Reisekostenabrechnung
• Reduzierung der Prüfungs- und
Nachweispflichten der Arbeitgeber
Ablauf
• 19. September 2012:
Kabinettsbeschluss
• 23. November 2012: Beratung
Bundesrat
• 20. Februar 2013: Beschluss Bundestag
• 25. Februar 2013: Veröffentlichung im
Bundesgesetzblatt (Teil I 2013, S. 285)
• 1. Januar 2014: Inkrafttreten der
neuen Regelungen
Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 3Schlüsselfunktion
„Erste Tätigkeitsstätte“:
Wohnung des Arbeitnehmers
Keine Reisekosten!
Entfernungspauschale Reisekostenersatz
des Arbeitgebers
(Auswärtstätigkeit)
Kunde Kunde
Betriebssitz des Arbeitgebers
= Erste Tätigkeitsstätte
Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik
4Das neue Reisekostenrecht
Gesetzliche Definition einer „ersten Tätigkeitsstätte“, § 9 Abs. 4 EStG (neu)
„1Erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers,
eines verbundenen Unternehmens (§ 15 des Aktiengesetzes) oder eines vom
Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist.
2Die Zuordnung im Sinne des Satzes 1 wird durch die dienst- oder arbeitsrechtlichen
Festlegungen sowie die diese ausfüllenden Absprachen und Weisungen bestimmt. 3Von
einer dauerhaften Zuordnung ist insbesondere auszugehen, wenn der Arbeitnehmer
unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48
Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll. 4Fehlt eine solche
dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung auf eine Tätigkeitsstätte oder ist sie nicht
eindeutig, ist erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung, an der der Arbeitnehmer
1. typischerweise arbeitstäglich tätig werden soll oder
2. je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner
vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll. 5Je Dienstverhältnis hat der
Arbeitnehmer höchstens eine erste Tätigkeitsstätte. 6Liegen die Voraussetzungen der
Sätze 1 bis 4 für mehrere Tätigkeitsstätten vor, ist diejenige Tätigkeitsstätte erste
Tätigkeitsstätte, die der Arbeitgeber bestimmt. 7Fehlt es an dieser Bestimmung oder ist
sie nicht eindeutig, ist die der Wohnung örtlich am nächsten liegende Tätigkeitsstätte die
erste Tätigkeitsstätte.“
Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 5Das neue Reisekostenrecht Bestimmung der „ersten Tätigkeitsstätte“ Prüfungsschema: Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 6
Das neue Reisekostenrecht
Bestimmung der „ersten Tätigkeitsstätte“: Ortsfeste betriebliche Einrichtung
Orte einer „betrieblichen Einrichtung“:
Kein fester Ort: auf
Schiffen, Fahrzeugen
Sonderfall:
Bildungseinrichtung eTSt,
Nicht: Einrichtungen wenn vollzeitige
Home Office des Arbeitgebers Bildungsmaßnahme (nicht
bei nebenberuflicher
Fortbildung)
Orte
Achtung: bei Dritten
Verbundene Dritte (Kunde) nur eTSt,
Unternehmen (z.B. Kunde) wenn auch dauerhaft
tätig
= > 48 Monate
Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 7Das neue Reisekostenrecht
Bestimmung der „ersten Tätigkeitsstätte“: Zuordnung des Arbeitgebers
Dokumentation der Zuordnung des Arbeitgebers durch:
Arbeitsvertrag, Tarifvertrag
Protokollnotizen, Einsatzpläne
Dienst- oder Ziel:
Reisekostenabrechnungen Prüfung/
arbeitsvertragliche
Festlegung Organigramm Streit
des Arbeitgebers: vermeiden!
Neue Zuordnung: Wenn
wesentliche Änderung der
Verhältnisse
Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 8Das neue Reisekostenrecht
Bestimmung der „ersten Tätigkeitsstätte“: Merkmal „Dauerhaft“
„Kettenabordnung“
unschädlich“ (wenn
Verlängerung jeweils
Befristeter um < 48 Monate)
Arbeits-
vertrag
Mehr
Als 48
Monate
Unbefristeter
Arbeitsvertrag
Maßstab Prognose („…tätig werden soll“): Zeitlicher Umfang der
tatsächlichen Tätigkeit dann unbeachtlich!
Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 9Das neue Reisekostenrecht
Bestimmung der „ersten Tätigkeitsstätte“: Zeitliche Kriterien
Achtung:
Hilfstätigkeiten
(Abholen von Material,
Teilnahme an Meetings
Typischerweise etc.) unbeachtlich
arbeitstägliches
Aufsuchen
Bei Fehlen der Maßstab:
Zuordnung oder Prognose
Zwei volle Arbeitstage/ („tätig werden
wenn Zuordnung
Woche soll“) !
nicht eindeutig:
Zeitanteile
Mind. 1/3 der
vereinbarten
regelmäßigen Arbeitszeit
Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 10Das neue Reisekostenrecht
Prüfung der „ersten Tätigkeitsstätte“ bei mehreren Tätigkeitsstätten
Zuordnung Zeitliche Bestimmung
des AG Kriterien des AG
Arbeits-/ Arbeits- Wenn AN an
dienstrecht- täglich mehreren Im Zweifel:
liche > 2 Arbeits- Tätigkeitsst. die zur
Zuordnung tage/Woche mind. 1/3 Wohnung
Weisungen, seiner nächst-
Mind. 1/3 Arbeitszeit
Absprachen der verein- gelegene
tätig werden Tätigkeits-
barten soll
regelmäß- stätte
igen = AG kann
Arbeitszeit bestimmen,
welche seine
= Prognose! eTSt sein soll
Sonst: Ggfs.
keine eTSt
Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 11Verpflegungsmehraufwand:
Neue Verpflegungspauschalen (Inland)
Neu Bisher
Eintägige Dienstreisen
> 8 Stunden Abwesenheit 12 Euro 6 Euro (> 8 Std.) / 12 Euro (> 14 Std.)
Mehrtägige Dienstreisen
An-/Abreise 12 Euro 6 Euro (> 8 Std.) / 12 Euro (> 14 Std.)
Zwischentage 24 Euro 24 Euro
Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik
12Verpflegungsmehraufwand:
Neue Verpflegungspauschalen (Ausland)
Auslandspauschalen
Zwei (statt bisher drei) Pauschalen
120 % der nach dem BRKG
> 24 Stunden Abwesenheit
festgesetzten Tagegelder
80 % der nach dem BRKG
Alle übrigen Fälle
festgesetzten Tagegelder
Neue Pauschalen ab 2014 (voraussichtlich)
Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik
13Das neue Reisekostenrecht
Beispiele zum Verpflegungsmehraufwand
Vergleich alte/neue Verpflegungspauschale:
1. Eintägige Dienstreise innerhalb Berlins:
Start 7.00 Uhr Wohnung, Rückkehr 17.00 Uhr
• Steuerfreie Pauschale von 12 Euro (Erstattung durch AG oder
Werbungskostenersatz), da Abwesenheit von mehr als 8 Stunden
Vergleich heute: Steuerfreie Pauschale von 6 Euro
2. Zweitägige Dienstreise nach München:
Start 1. Tag um 7.00 Uhr, Rückkehr 2. Tag um 15.00 Uhr
• Steuerfreie Pauschale von jeweils 12 Euro für An- und Abreisetag = 24 Euro
(zusätzlich 24 Euro nur für „Zwischentage“)
Vergleich heute: Steuerfreie Pauschalen von 2 x 12 Euro = 24 Euro
3. Dreitägige Dienstreise nach München:
Start 1. Tag um 7.00 Uhr, Rückkehr 3. Tag um 12.00 Uhr
• Steuerfreie Pauschale von jeweils 12 Euro für An- und Abreisetag und zusätzlich 24
Euro für Zwischentag = 48 Euro
Vergleich heute: Steuerfreie Pauschalen von 12+24+6 Euro = 42 Euro
Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 14Das neue Reisekostenrecht
Vereinfachung der Dreimonatsfrist (gilt nicht für Fahrtätigkeit)
Maßgeblich allein zeitliche
Unterbrechung von
4 Wochen
Keine Prüfung und Nachweis von
Berechnung der Anlass der Unterbrechung Vereinfachung!
Dreimonatsfrist: (Urlaub, Krankheit etc.)
Voraussetzung „dieselbe
Tätigkeit“: Wenn die
auswärtige Tätigkeitsstätte an
> 1-2 Tagen aufgesucht wird
Ansonsten Neubeginn der
Dreimonatsfrist!
Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 15Mahlzeiten:
Steuerfreie Erstattung nur noch, wenn tatsächlicher Aufwand
Neu Bisher
Bewertung von Mahlzeiten
Sachbezugswert Wahlrecht: tatsächlicher Wert
oder Sachbezugswert
Bei Mahlzeiten bis Bei Mahlzeiten bis
max. 60 Euro max. 40 Euro
Besteuerung von arbeitgeberseitig gewährten Mahlzeiten
Keine Besteuerung,
Wahlrecht: Besteuerung des
aber Kürzung der
Sachbezugswerts oder des
Verpflegungspauschale:
tatsächlichen Werts
- um 4,80 € (Frühstück)
(Anwendung der 44-Euro-
- um 9,60 € (Mittag-
Freigrenze)
oder Abendessen)
Zusätzlich Option:
Pauschalbesteuerung
i.H.v. 25 %
Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik
16Das neue Reisekostenrecht
Mahlzeitenkürzung (Details)
Kürzung gilt nicht für: Neue Bescheinigungspflichten:
Geschäftsessen („wenn der Dritte Nachweis in LSt-Bescheinigung durch
eingeladen hat“) Buchstabe „M“, dass AN
Teilnahme an Arbeitsessen eines unentgeltliche/verbilligte Mahlzeit
Dritten erhalten hat
Belohnungsessen (Wert > 60 €) Keine detaillierten AG-Bescheinigungen
über Anzahl der erhaltenen Mahlzeiten
Mahlzeiten im Rahmen von erforderlich (über Reisekosten-
Betriebsveranstaltungen abrechnung hinaus)
Neuer Arbeitgeberaufwand!
Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 17Das neue Reisekostenrecht
Mahlzeitengestellung: Pauschale Besteuerung durch Arbeitgeber
Neue Möglichkeit der Pauschalversteuerung
durch Arbeitgeber
(§ 40 Abs. 2 Nr. 1a EStG):
Wenn Abwesenheit von < 8 Stunden
Wenn Dreimonatsfrist abgelaufen ist
Wenn keine Aufzeichnungen über die Abwesenheitsdauer geführt werden
Hinweis: Pauschalversteuerung wie bisher auch dann möglich, wenn höhere –
als die gesetzlich steuerbefreiten – Verpflegungspauschalen gezahlt werden
Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 18Das neue Reisekostenrecht
Unterkunftskosten bei längerfristiger Auswärtstätigkeit
Begrenzung auf 48 Monate Danach Beschränkung auf DHH
Steuerfreie Erstattung von der Höhe Nach Ablauf von 48 Monaten:
nach unbegrenzten Unterkunftskosten Beschränkung auf 1.000 €/Monat
beschränkt auf 48 Monate (gilt auch f. Hotelrechnungen)
Voraussetzung: Dieselbe Achtung: Gilt auch, wenn Beginn
Neue
Auswärtstätigkeit der Tätigkeit vor dem 1.1.2014
Obergrenze:
Nach 4
Jahren max.
Unterbrechung von 1.000 € pro Maßstab nicht Prognose,
6 Monaten führt zu Neubeginn Monat sondern tatsächlicher
der 48-Monatsfrist Zeitablauf
Keine Verlängerung!
Dokumentationspflicht des AG!
Unterbrechung von 6 Monaten Tatsächlicher Zeitablauf
Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 19Das neue Reisekostenrecht
Unterkunftskosten bei doppelter Haushaltsführung
Neue Obergrenze: Definition „eigener Hausstand“
Steuerfreie Erstattung bis 1. Voraussetzung: „Innehaben“ einer
max. 1.000 €/Monat Wohnung
Erfasst sind: Miete inkl. Nebenkosten, 2. Voraussetzung: Angemessene
Garagenkosten, AfA, Gebühren etc. Beteiligung an den Kosten der
1.000 €-Grenze gilt nur für Inland, im Lebensführung („Umsonst“-Wohnen bei
Ausland tatsächliche Mietkosten Eltern nicht ausreichend)
(wie bisher) Pauschale Regelung: Dann, wenn AN
Neu (BMF): Bei Überschreiten mind. 10 % der monatlichen Kosten
Ausgleich in anderem Monat möglich trägt
Vereinfachung: Wegfall von Prüfung
und Nachweis der „ortsüblichen
Miete!
Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 20Reform des Reisekostenrechts
Vereinfachung überwiegt
Kontra
Umstellung auf neuen Begriff
Pro der „ersten Tätigkeitsstätte“
Rechtssicherheit durch Zum Teil neue
gesetzliche Definition der Bescheinigungs-
„ersten Tätigkeitsstätte“ pflichten der Arbeitgeber
Vereinfachung beim Keine durchgreifende
Verpflegungsmehraufwand Vereinfachung
Vereinfachung bei der
Doppelten Haushaltsführung
Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 21Das neue Reisekostenrecht
Rechtzeitig auf die neuen Regelungen vorbereiten!
Rücksprache mit Steuerberater
Buchhaltung anpassen
Kontakt mit Softwarehersteller
Übernahme der neuen Regelungen
Interne Reiserichtlinie Prüfung von Kosten des Arbeitgebers und
überarbeiten Möglichkeiten der Erstattung
Interne Abstimmung mit Geschäftsführung / Betriebsrat
Eigene Information durch Rundschreiben / Gespräche
Mitarbeiter informieren
Anbieten von externer Weiterbildung
Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 22Sie können auch lesen
