Belege digital(isiert) empfangen und verarbeiten! - Optimierungs-Leitfaden - XimantiX

Die Seite wird erstellt Hannah Binder
 
WEITER LESEN
Belege digital(isiert) empfangen und verarbeiten! - Optimierungs-Leitfaden - XimantiX
Optimierungs-Leitfaden

            Belege digital(isiert)
            empfangen und verarbeiten!

Praxis-Workbook mit handfesten Empfehlungen
zur Kosten- und Prozessoptimierung              Inklusive
für Unternehmen mit +1.000 Eingangsrechnungen
und anderen Belegen pro Monat
                                                Homeoffice-Ratgeber:
                                                •	Typische Hürden erkennen und
                                                   meistern
                                                •	Best Practices für reibungslose
                                                   Remote-Prozesse
                                                •	Fallbeispiele mit konkreter
                                                   Kosten-/Nutzenrechnung
Belege digital(isiert) empfangen und verarbeiten! - Optimierungs-Leitfaden - XimantiX
Inhaltsverzeichnis
7 Probleme auf einen Streich lösen?                                                3
Wenn nicht jetzt, wann dann?                                                       3
7 Herausforderungen beim Rechnungseingang                                          5
Konkrete Lösungsansätze – und was sie effektiv bringen                             7
Es gibt Probleme beim Belegeingang?                                                7
Optimierungs-Tipp No. 1: Zentrales E-Mailpostfach für
Eingangsrechnungen kann wahre Wunder wirken                                        7
Optimierungs-Tipp No. 2: Rechnungseingang per Post reduzieren – und zentralisieren! 8
Optimierungs-Tipp No. 3: Belegdatenerfassung automatisieren                        9
Probleme bei der Rechnungsverarbeitung                                            10
Probleme bei der rechtskonformen Prozess- und Belegdokumentation                  11
Fallbeispiele – konkrete Anwendungs- und Optimierungsszenarien                    12
Fallbeispiel #1: weniger als 1.000 Eingangsbelege                                 12
Fallbeispiel #2: knapp 1.000 Eingangsbelege                                       14
Fallbeispiel #3: deutlich über 1.000 Eingangsbelege                               16
Richtige Optimierungsstrategie wählen: So geht’s!                                 18
1. Problem- und Bedarfsanalyse                                                    19
2. Identifikation geeigneter Optimierungsmöglichkeiten19
3.	Kosten-Nutzen-Bewertung und Auswahl der zielführendsten Maßnahmen             19
4. Ausarbeiten und Umsetzen eines passgenauen Optimierungskonzepts                20
Und jetzt? So geht es für Sie nach diesem Workbook weiter!                        21

                                                                               2
7 Probleme auf einen
					 Streich lösen?

Es klingt wie im Märchen – ist aber keines: In die-   Wenn nicht jetzt, wann dann?
sem Workbook zeigen wir Ihnen, welche typischen
sieben Herausforderungen Sie als Buchhaltungs-,       Es ist nicht von der Hand zu weisen: Über ein Jahr
Prozess- oder IT-Verantwortliche:r mit der            arbeiten, leben und „ausharren“ im Homeoffice
behutsamen Umstellung auf digitalisierte Empfangs-    hat Spuren hinterlassen. Doch neben das (absolut
und Verarbeitungsprozesse beim Belegeingang auf       nachvollziehbare) Bedürfnis, endlich mal wieder
einen Streich meistern können.                        unter echte Menschen zu kommen anstatt immer
                                                      nur alles digital abzuwickeln, gesellt sich eine span-
Doch damit nicht genug: Denn passend dazu haben       nende, mitunter etwas stolz machende Erkenntnis:
wir auch gleich noch eine ganze Reihe konkre-         Auch deutsche Unternehmen können digital und
ter, aufeinander aufbauender Lösungsansätze           remote – und das sogar im angeblich so „digitalisie-
für Sie zusammengetragen und auf das jeweilige        rungsfernen“ Mittelstand!
Nutzenpotenzial für Ihre jeweilige Ausgangslage hin
durchleuchtet.                                        So gehören Zoom, MS Teams, Slack und andere
                                                      digitale Kommunikationskanäle nach einem Jahr
Das Ergebnis: Ein überaus praxisorientiertes          „Zwangsdigitalisierung“ im staatlich verordneten
Workbook mit zahlreichen, tatsächlich anwendba-       Homeoffice mittlerweile zum üblichen Büroalltag
ren Ideen, Tipps und Strategien, mit denen nahezu     einfach dazu. Wo es dagegen häufig auch jetzt noch
jedes Unternehmen ein für die eigene Bedarfslage      hakt, sind die komplizierteren Geschäfts- und Ver-
optimales Ergebnis erzielt.                           waltungsprozesse – etwa bei der Beschaffung, in
                                                      der Produktion oder beim digital(isiert)en Doku-
Glauben Sie nicht? Dann überzeugen Sie sich ein-      menten- und Belegmanagement.
fach selbst!

                                                                                                        3
Die von vielen Experten und Digitalisierungsen-       Aus der schieren Not heraus, dass es auch im
thusiasten beschworene, nahezu vollautomatisierte     Homeoffice irgendwie weitergehen musste,
„digitale Supply Chain“ entpuppt sich dabei leider    haben sich bei vielen Unternehmen in den letz-
oft mehr als futuristisches Wunschdenken denn als     ten Monaten Arbeitsabläufe herausgebildet, die
praktikable Blaupause. Meist übrigens aus einem       mitunter weder sinnvoll noch wirklich sicher
einfachen wie logischen Grund: Die Umsetzung          oder „compliant“ sind – und oft sogar parallel,
einer kompletten digitalen Supply Chain bedarf        gänzlich undefiniert und nicht eindeutig nach-
nicht nur extrem viel Planung, Zeit und jeder         vollziehbar ablaufen. Fehler, Überschneidungen
Menge Kapital. Als Lösungsansatz schießt sie häufig   und jede Menge unnötiger Verzögerungen sind
auch schlicht und einfach über das eigentliche Ziel   förmlich vorprogrammiert.
hinaus. Denn das ist – wie auch schon vor der
Krise – in den meisten Unternehmen nicht die          Ein ganz typischer Bereich, der vor allem bei vielen
„Digitalisierung um jeden Preis“, sondern das         Mittelständlern von genau diesen Problemen be-
Überwinden handfester Engstellen und Hürden in        troffen zu sein scheint, ist die Rechnungsbearbei-
bestehenden Prozessabläufen.                          tung. Denn genau hier verfehlen die neuen digita-
                                                      len Kommunikationsmöglichkeiten wie Zoom, Slack
So sollte es in den nun anstehenden Digitalisie-      & Co. leider allzu oft ihren Sinn – oder machen
rungsschritten zunächst darum gehen, genau diese      vormals einfache „analoge“ Prozesse nun deutlich
Schwachstellen möglichst effizient und nach-          stör- und fehleranfälliger.
haltig zu beheben. Aktuell sind das vor allem
Probleme bei abteilungs- und unternehmensüber-        Konkret stehen viele Buchhaltungs-, Prozess- und
greifenden Abstimmungs- und Freigabeprozessen,        IT-Verantwortliche dabei vor (bis zu) sieben hand-
die vor der Krise noch nicht (durchgängig) digital    festen Problemen, die durch das ortsunabhängige
organisiert waren.                                    Bearbeiten von Eingangsbelegen in den letzten
                                                      Wochen und Monaten mehr als deutliche zutage
                                                      getreten sind.

                                                                                                      4
7 Herausforderungen beim Rechnungseingang,
                 die vor Corona oft weniger schwer zu meistern waren

                                                                                                          1
                                                                                                              Dezentraler Belegeingang:
                                       ng                                                                     Viele Stellen empfangen
                                 Rechnu
                                                                                                              Transaktionsdokumente
                                                                                                              wie Bestellungen, Lieferscheine
                                                                                                              und Rechnungen.

                                                                                              Abteilung
                                                        Abteilung                                C
                                Abteilung                  B
                                   A

2
    Medienbrüche als
    Einstiegshürde:
    Belege kommen über
    unterschiedlichste
    analoge und digitale                                            Sachbearbeiter 1                                 Sachbearbeiter 2
    Übertragungswege
    ins Unternehmen.

         7 Herausforderungen beim Rech-
         nungseingang
          EDI                                                                                                                    PDF

4
    Unübersichtliche interne                                                                                                   ZUGFeRD
    Dokumentenwege:                                  Post- oder                        E-Mail
    „Gewachsene“ oder schwer nachvollziehbare
    Weiterleitungs- und Eingliederungsprozesse     Rechnungsstelle
    im eigentlichen Kreditorenprozess, oft sogar
    von Abteilung zu Abteilung unterschiedlich.

                                                                                                                           XRechnung

     Portal-Upload
                                                                                   3
                                                                                       Babylonische Formatverwirrung:
                                                                                       Auch digitale Belege kommen in unterschiedlichen
                                                                                       Formen (sowohl technisch als auch semantisch/
                                                                                       inhaltlich) an.

                                                                                                                           5
5
    Ineffiziente Freigabeprozesse:
    Sind die Rechnungen erstmal im Kreditorenprozess, hakt es
    gerade in Homeoffice-Zeiten oft an einheitlichen und zeitlich
    angemessen optimierten Freigabeprozessen (z.B. Rechnungs-
    abgleich, digitalisierte Dokumentenfreigabe) inkl. Vertretungs-
    regelungen, verbindlichen Schritten und Deadlines etc. mit der
    Folge, dass Vorgänge liegenbleiben und ggf. Skonti etc. nicht
    genutzt werden können.

                                                                                     7
                                                                                         Ineffektiver Ressourceneinsatz:
                                                                                         Noch nicht optimierte Kreditorenprozesse
                                                                                         sind schon in „normalen“ Zeiten nicht
                                                                                         besonders effizient. Kommt noch der Faktor
6                                                                                        „Homeoffice“ dazu, wird es aber nochmal
    Gesetzliche Verpflichtungen einhalten,                                               deutlich bitterer für die Kosten-/Nutzenbilanz
    auch im remoten Prozess:                                                             - nicht nur monetär, sondern auch zeitlich.
    GoBD-konforme Protokollierung und
    DSGVO-gerechte Archivierung klappen
    in Homeoffice-Zeiten eigentlich nur noch
    mit digitalisierten Prozessen.

                                                                      Archivablage
                                                                                                                     6
Konkrete Lösungsansätze –
			 und was sie effektiv bringen

Wie sich eine zielgerichtete, digitale Optimierung      Optimierungs-Tipp No. 1: Zentrales
der betroffenen Prozesse vom (oft noch) dezentra-       E-Mailpostfach für Eingangsrechnungen
len Rechnungseingang über ein stringentes Kon-          kann wahre Wunder wirken
troll- und Freigabemanagement bis hin zur termin-
gerechten Bezahlung bewerkstelligen lässt, erfahren     Einen besonders einfachen wie eleganten Einstieg
Sie auf den nächsten Seiten.                            ermöglicht beispielsweise das Einrichten eines zen-
                                                        tralen E-Mail-Postfachs für alle Eingangsrech-
Zudem zeigen wir Ihnen, warum ein funktionie-           nungen – optimalerweise in Verbindung mit einer
render Rechnungseingang darüber hinaus auch als         unternehmensweiten Direktive, zukünftig grund-
perfektes „Sprungbrett“ für weitere, zielführende       sätzlich auch intern alle eingehenden Eingangs-
Digitalisierungsmaßnahmen dienen kann – an deren        belege an dieses Postfach weiterzuleiten. Optional
Ende dann tatsächlich so etwas wie eine volldigitali-   kann auch eine automatisierte (in Copy) Weiter-
sierte Supply Chain stehen könnte.                      leitungsregelung für dezentral eingehende E-Mails
                                                        mit eindeutigen Schlüsselbegriffen wie „Rechnung“
Um es noch einmal zu betonen: Natürlich kämpft          oder „Invoice“ im Betreff den Übergang zu einem
nicht jedes Unternehmen mit den gleichen Proble-        zentralen Rechnungseingang unterstützen.
men. Es ergibt also auch keinen Sinn, Ihnen an die-     Ein weiterer Vorteil: Neue Lieferanten können
ser Stelle den „ultimativen Komplettlösungsansatz“      bei diesem einfachen Ansatz gleich zu Beginn der
vorstellen zu wollen. Ganz im Gegenteil: „One-fits-     Zusammenarbeit dazu angehalten werden, ihre
all“ gibt es hier leider nicht!                         Rechnungen ausschließlich an das zentrale Rech-
                                                        nungspostfach zu übermitteln. Und auch das „On-
Glücklicherweise ist das allerdings nicht weiter        boarding“ bestehender Geschäftspartner gestaltet
schlimm, denn stattdessen folgt nun ein ganzer          sich denkbar einfach – vor allem bei denjenigen, die
Strauß an spezifischen Ideen und Vorschlägen für        ohnehin bereits Rechnungsdokumente per E-Mail
konkrete Optimierungsmaßnahmen, die – je nach           einreichen. Hier genügt häufig bereits der kurze
individueller Problemlage – wirklich sinnvoll sind.     Hinweis (beispielsweise als Info-Mailing oder im
                                                        persönlichen Kontakt mit den konkreten Absprech-
Es gibt Probleme beim Belegeingang?                     partnern aus Ihrem Hause), künftig doch bitte das
                                                        zentrale Postfach zu nutzen.
Besonders häufig zeigen sich die größten Hürden
für ortsunabhängige Rechnungsverarbeitungspro-
zesse bereits beim Empfang und der zielgerichteten
„Einschleusung“ der verschiedenen Eingangsbelege
ins eigene Verwaltungs- oder Dokumentenmanage-
mentsystem.

                                                                                                        7
Optimierungs-Tipp No. 2: Rechnungs-                    Um das zu erreichen, bieten sich grundsätzlich zwei
eingang per Post reduzieren – und zent-                mögliche Lösungsstrategien an:
ralisieren!                                            1.	Machen Sie denjenigen, die Ihnen noch immer
                                                           papierhafte Belege zustellen, den Umstieg auf
Es gibt allerdings auch Branchen und Wirtschafts-          elektronische Übertragungswege wie E-Mail
zweige, in denen auch heute noch ein nicht kleiner         „schmackhaft“. Reicht eine einfache Bitte nicht
Anteil des Belegaustauschs in papierhafter Form            aus, könnte beispielsweise die Zusicherung kür-
erfolgt. Und das, obwohl digitale und papierbasierte       zerer Zahlungsziele einen ausreichenden Anreiz
Rechnungsdokumente bereits seit knapp zehn Jah-            darstellen.
ren auch umsatzsteuerrechtlich völlig gleichgestellt   2.	Legen Sie (analog zum zentralen E-Mail-Post-
sind.                                                      fach) auf jeden Fall eine zentrale physische
                                                           Rechnungseingangs-Postadresse fest und
Mit der notgedrungenen Verlagerung vieler Buch-            installieren Sie vor Ort eine leistungsfähige
haltungs- und Rechnungsverarbeitungsprozesse ins           Möglichkeit, alle Eingangsbelege direkt digital
Homeoffice hat sich jedoch auch hier gezeigt, dass         zu erfassen. Besonders effizient gelingt das
sich etwas verändern muss. Denn schließlich kostet         übrigens mit modernen, computergestützten
nicht nur die Übernahme der Rechnungsdaten in              Verfahren wie KI-basierter OCR (Texterken-
den „zwangsweise“ digitalisierten Verarbeitungs-           nung mit künstlicher Intelligenz) – optional
und Freigabe-Workflow unglaublich viel Zeit. Die           auch mithilfe eines spezialisierten Dienstleisters.
per Post eingehenden Rechnungen müssen auch                Dazu aber gleich mehr!
erst einmal ihren Weg vom jeweiligen Abteilungs-
Postfach, den verschiedenen Briefkästen oder der
zentralen Poststelle in die – nun möglicherweise ins
Homeoffice umgezogene – Buchhaltung finden.
Um hier nicht den Überblick zu verlieren, bedarf es
einer organisatorischen und koordinativen Meis-
terleistung – oder Sie versuchen, den Anteil der
eingehenden Belege per Post (oder beispielsweise
auch Fax etc.) so stark zu reduzieren, dass diese
eben nicht mehr notwendig ist.

                                                                                                          8
Optimierungs-Tipp No. 3: Belegdaten-                       ergänzt – werden. Trotzdem lohnt sich die „Optical
erfassung automatisieren                                   Character Recognition“ (deutsch: Texterkennung)
                                                           mit steigendem Belegvolumen als unterstützende
Wo wir gerade beim Thema sind: Ist der Rech-               Maßnahme.
nungseingang erst einmal physisch wie auch digital
zentralisiert – oder zumindest so geregelt, dass alle      Um jedoch auch aus dieser Technologie wirk-
Eingangsbelege auch tatsächlich störungs- und ver-         lich das Optimum herauszuholen, sollten gerade
lustfrei ihren Weg in den Kreditorenprozess finden         Rechnungsempfänger mit hohen Eingangsvolumina
– wartet für gewöhnlich gleich die nächste Her-            noch einen Schritt weitergehen und auf die (bereits
ausforderung. Denn die eingehenden Rechnungen,             weiter oben kurz angeschnittene) KI-gestützte
Lieferscheine und anderen Transaktionsdokumente            Variante der OCR-Technologie setzen.
liegen dann zwar zur Weiterbearbeitung alle am
richtigen Ort. Doch wie kommen die eigentlichen            Der große Vorteil dabei: Dank künstlicher Intelli-
Rechnungsdaten nun möglichst fehlerfrei, schnell           genz wird das System von Beleg zu Beleg besser,
und sicher ins System – ganz gleich, wie und in wel-       treffsicherer und schneller – und übertrifft das
cher Form die Belegdokumente vorliegen?                    menschliche Leistungs- und Erfassungsvermögen
                                                           dadurch schon nach kurzer Zeit um ein Vielfaches.
Um die benötigten Beleginformationen einheitlich           Ein Umstand, der sich nicht nur in einer sinkenden
zu erfassen und für die weiteren Kreditorenpro-            Fehlerquote, kürzeren Bearbeitungszeiten und
zessschritte verfügbar zu machen, kann man natür-          einer steigenden Anzahl möglicher „Dunkelbuchun-
lich auf das altbewährte händische „Abtippen“              gen“ bemerkbar macht. Der KI-gestützte Erfas-
setzen. Schon bei mittleren Belegaufkommen ist das         sungsprozess kann auch teilweise oder komplett an
aber in der Regel nicht nur äußerst unwirtschaftlich       einen professionellen Dienstleister ausgelagert und
(und extrem eintönig), sondern schlicht und einfach        durch zusätzliche regelbasierte Logik noch weiter
auch viel zu fehleranfällig.                               optimiert werden.

Eine spürbare Erleichterung bietet dagegen das
„einfache“ optische Erkennen von Zahlen und
Buchstaben mittels so genannter OCR-Techno-
logie. Die ist allerdings nicht nur mit relativ viel ma-
nueller Nacharbeit und oft lediglich mittelmäßigen
Erfassungsergebnissen verbunden. Auch das Scan-
nen muss meist noch einzeln und von Hand erle-
digt – und dann manuell überprüft, korrigiert und

                                                                                                          9
Probleme bei der Rechnungsverarbeitung                Das Problem: Zwar lassen sich auch Freigabepro-
                                                      zesse über die mittlerweile oft gut funktionieren-
Sind die Beleginformationen erst einmal digitali-     den digitalen Kommunikationswege wie Teamchat
siert und fehlerfrei im System, sollten im nächsten   oder E-Mail abbilden. In Sachen „Nachvollziehbar-
Schritt am besten auch gleich noch Wege gefunden      keit“ und „Compliance“ treiben sie vielen Prozess-
werden, um einen optimierten Freigabeprozess          und Datenschutzverantwortlichen aber die Sorgen-
sicherzustellen. Denn genau hier hat in den letzten   falten auf die Stirn – und das leider zu Recht. Denn
Monaten häufig wieder das berüchtigte „Homeof-        Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozesse per
fice-Bermuda-Dreieck“ zugeschlagen. Kein Wunder,      Chat (oder E-Mail) sind nicht nur äußerst stör-
waren viele Freigabeprozesse vor der Corona-Kri-      anfällig. Sie lassen sich auch nicht optimal nachver-
se und der damit verbundenen „Zwangsverlage-          folgen, geschweige denn überwachen noch GoBD-
rung“ vieler Arbeitsplätze an den heimischen Ar-      und/oder DSGVO-konform archivieren. Fehlerhafte
beits- oder Küchentisch doch (zumindest teilweise)    Freigaben, liegengebliebene Vorgänge, verlorenge-
noch physischer Natur.                                gangene Skonti und andere Probleme sind so leider
                                                      meist vorprogrammiert.

                                                                                                       10
Probleme bei der rechtskonformen Pro-
                                     zess- und Belegdokumentation

Spar-Tipp                            Besser gelingt das stattdessen mit einem – wahl-
Um digitale Freigabeprozesse         weise ins eigene ERP-System integrierten –
auch ohne teure Zusatzlizenzen,      Freigabeprozess, der klar definiert ist und die
aufwändige ERP-Systemerweite-        Möglichkeit bietet, Störungen (z.B. Krankheit etc.)
rungen und unzählige Consulting-     zu kompensieren und alle Schritte rechtskonform
stunden zu realisieren, können       zu dokumentieren.
diese auch einfach „neben“ dem
eigentlichen ERP-System abgebil-     Nachdem das gerade beim Einsatz professioneller
det werden – etwa mithilfe eines     ERP-Lösungen namhafter Hersteller jedoch oft mit
erfahrenen eBeleg-Dienstleisters     erheblichen Zusatzkosten und ausuferndem Zeit-
wie XimantiX. Der Vorteil: Mit       und Ressourcenaufwand für die unternehmenswei-
dieser Lösung schlagen Sie gleich    te Implementierung und weitere (teure) Lizenzen
mehrere Fliegen mit einer Klap-      verbunden ist, schrecken viele Unternehmen vor
pe. Denn als erfahrener Digitali-    diesem Optimierungsschritt erst einmal zurück.
sierungsdienstleister sorgen wir
nicht nur für rechts- und vorga-     Spätestens bei der nächsten Betriebs- oder Steuer-
benkonforme Freigabeprozesse,        prüfung wird dann jedoch schnell klar, warum sich
die perfekt zu Ihren Anforderun-     die Investition in ein nachvollziehbares (und vor
gen passen – wir realisieren diese   allem: dokumentiertes) Freigabesystem dennoch
auch in perfektem Einklang mit       gelohnt hätte.
Ihrem Belegeingang UND Ihrem
bestehenden ERP-System. Und
das nicht nur schnell, sondern
auch äußerst ressourcen- und
kosteneffizient.

Mehr erfahren:
www.ximantix.de/rechnungseingang

                                                                                     11
Fallbeispiele – konkrete Anwendungs-
und Optimierungsszenarien

Die vorgestellten Ideen und Möglichkeiten zur          Ausgangslage: Neben knapp 200 monatlichen
Prozessoptimierung rund um den Rechnungs- und          Eingangsrechnungen von verschiedenen Zulieferern
Belegeingang klingen zwar erstmal spannend, doch       (meist per E-Mail, vereinzelt auch noch via Fax)
Ihnen fehlt noch der konkrete Bezug zur eigenen        sieht sich das 2-köpfige Buchhaltungsteam auch ei-
Situation? Kein Problem! Denn als erfahrener           ner wahren Flut von kleinteiligen Einzelrechnungen
Optimierungsdienstleister wissen wir ziemlich          beauftragter Handwerker gegenüber, die zudem
genau, wo bei Ihnen der digitale Schuh drückt. Auf     meist per Post oder im Rahmen einer persönliche
Basis unserer jahrelangen Digitalisierungsarbeit für   Übergabe an den Projektleiter vor Ort eingehen.
zahlreiche Kunden unterschiedlichster Branchen,
Größen und Prozessausbaustufen haben wir des-          Herausforderung: Aufgrund des relativ hohen,
halb drei typische Szenarien zusammengestellt, die     dezentral und uneinheitlich eingehenden Beleg-
zeigen, wie sich der Belegeingang – und die konkre-    aufkommens sind die beiden Mitarbeiterinnen in
ten, damit verbundenen Fokus-Probleme – individu-      der Buchhaltung schon in „normalen“ Zeiten fast
ell optimieren lassen.                                 ausschließlich damit beschäftigt, die Eingangsbelege
                                                       zur internen Prüfung und Freigabe weiterzuleiten,
Fallbeispiel #1: weniger als 1.000 Ein-                zu begleichen und papierhaft zu archivieren. Das ist
gangsbelege                                            aber aufgrund uneinheitlicher Homeoffice-Regelun-
                                                       gen nicht mehr ohne weiteres papierbasiert mög-
Kunde: Als etabliertes Familienunternehmen steht       lich – zudem gehen in letzter Zeit immer häufiger
die „Max Mustermann Haus- und Hof Erhaltungs-          auch Belege irgendwo im Freigabeprozess verloren.
GmbH“ seit knapp 50 Jahren für professionelle
Hausmeister- und Instandhaltungstätigkeiten in der     Projektziele: Einführen und Sicherstellen eines
Region. Mit über 150 betreuten Einzelobjekten          digitalen Freigabeprozesses. Die beiden (auch wei-
und knapp 30 festangestellten Verwaltungs- und         terhin vor Ort im Büro arbeitenden) Buchhaltungs-
Projektmitarbeitern macht der regional führende        mitarbeiterinnen sollen zudem spürbar entlastet
Mittelständler einen mehrstelligen Millionenumsatz     werden. Der zu etablierende Prozess muss dabei
im Jahr.                                               sowohl einfach als auch für Mitarbeiter mit „nor-
                                                       mal“ ausgeprägtem Verständnis von elektronischer
                                                       Datenverarbeitung umsetzbar sein.

                                                                                                       12
Empfohlene Optimierungslösung: Zentralisie-              Um auch in der Buchhaltung zu einer spürbaren
ren und digitale Abläufe etablieren                      Entlastung der dort Beschäftigten zu gelangen,
                                                         bietet sich ebenfalls eine relativ „simple“ Lösung
Nach aufmerksamer Lektüre der vorangegangenen            an: Denn schon eine einfache OCR-Erkennung
Seiten werden Sie es sicherlich ahnen: Ganz oben         zur Erfassung der wichtigsten Beleg- und Rech-
auf der Digitalisierungs- und Optimierungsagenda         nungsinhalte aus den digitalen Dokumenten trägt
steht hier die Zentralisierung des Posteingangs.         dazu bei, die manuellen Aufwände erheblich zu
Zudem sollte unbedingt eine dedizierte E-Mail-           reduzieren – auch ohne integrierten Stammdaten-
Adresse für eingehende Rechnungen festgelegt             oder Bestellabgleich.
und gegebenenfalls auch für interne Weiterleitun-
gen genutzt werden. Um darüber hinaus physisch           Eine einfache elektronische Ablagefunktion rundet
eingehende Belege schnell und einfach direkt vor         das effiziente Optimierungspaket ab – und schlägt
Ort zu digitalisieren, reicht in der Regel bereits die   damit noch einmal gleich zwei Fliegen mit einer
Ausstattung der betroffenen Abteilungen und Büros        Klappe. Denn eine GOBD-konforme digitale
mit handelsüblichen Büroscannern aus.                    Archivierung macht nicht nur die bisher üblichen
                                                         unendlichen Reihen an Aktenordnern überflüssig.
Ergänzt werden können diese Maßnahmen zudem              Digitale Archive können zudem viel leichter durch-
um praktische Scan-Apps, mit denen beispielsweise        sucht werden. So lassen sich auch Jahre zurücklie-
die Projektleiter auch etwaige, persönlich überge-       gende Vorgänge – etwa bei einer späteren Steuer-
bene Rechnungen ohne großen Aufwand direkt vor           und Betriebsprüfung – besonders schnell und
Ort digitalisieren und per E-Mail an das zentrale        einfach „wiederfinden“.
Rechnungseingangs-Postfach übergeben können
– übrigens völlig im Einklang mit den geltenden          Damit der gesamte, unternehmensweite Rech-
GoBD-Vorschriften zur Digitalisierung von papier-        nungsbearbeitungs- und Freigabeworkflow künftig
haft eingehenden Belegdokumenten.                        möglichst reibungslos, schnell und sicher funktio-
                                                         niert, sollten zudem alle dafür nötigen Abläufe klar
                                                         definiert, entsprechende Meilensteine festgelegt
                                                         und jegliche Freigaben über ein Groupware-Sys-
                                                         tem, das die gemeinsame Arbeit an Dokumenten
    Praxis-Tipp:                                         ermöglicht oder über eine Referenz zur Rechnung
    Lieferanten „ködern“                                 die Aufgaben verteilen kann, organisiert werden.
    Einen Anreiz, um möglichst viele
    Lieferanten für die Übermittlung
    von digitalen Belegen per E-Mail
    zu gewinnen, stellt häufig die da-
    mit verbundene deutlich kürzere
    Durchlaufzeit bis zur tatsächli-
    chen Bezahlung dar.                                                                                 13
Fallbeispiel #2: knapp 1.000 Eingangs-                 Herausforderung: Mit steigender Nachfrage und
belege                                                 ständig wachsendem Bestellaufkommen werden
                                                       die händischen Erfassungs- und Übertragungspro-
Kunde: Als breit aufgestellter Spezialhersteller von   zesse zunehmend ineffizient. Zudem ist die Praxis
Technikkomponenten ist die „Technikbauteil AG“         der manuellen Bestellerfassung extrem stör- und
einer der führenden Anbieter in Mitteleuropa. Zu-      fehleranfällig.
dem zählt das international arbeitende Unterneh-
men zu den Vorreitern bei der ortsunabhängigen         Projektziele: Entlastung der betroffenen Mitarbei-
Arbeitsplatzgestaltung in der Branche.                 ter in den verschiedenen, internationalen Nieder-
                                                       lassungen sowie der zentralen Belegbuchhaltung
Ausgangslage: Neben einer relativ überschauba-         bei gleichzeitiger Beschleunigung der benötigten
ren Anzahl an Dienstleisterrechnungen, die sowohl      Durchlaufzeiten.
postalisch als auch per E-Mail eingehen, erhalten
die fünf internationalen Vertriebs-Dependancen der
Technikbauteil AG jeden Monat zusammen knapp
800 Bestellungen mit oft mehrseitigen Bauteillisten.
Diese werden zunächst von den jeweiligen Stand-
ortmitarbeitern entgegengenommen, händisch
erfasst und in das vorhandene ERP-System über-
tragen.

                                                                                                     14
Empfohlene Digitalisierungslösung:                       Mit einer nahtlosen
Cloud-basierte Workflow-Optimierung                      •	Anbindung an einen digitalen Freigabepro-
                                                            zess und
Auch hier sollte der erste Schritt hin zu einem opti-    •	einer anschließenden Rückgabe der Daten an
mierten Belegerfassungs- und Bearbeitungsprozess            das bestehende ERP-System,
unbedingt die Einführung eines zentralen Postein-        könnte zudem der gesamte Beleg- und Rech-
gangs sein. In diesem Fall allerdings getrennt nach      nungsbearbeitungs-Workflow bis hin zum (au-
Auftrags- und Rechnungserfassung – und realisiert        tomatisierten) Zahlungslauf sichergestellt werden.
in Form von dedizierten E-Mail-Postfächern, die eine
automatisierte Verarbeitung der Belege ermöglichen.      Gut zu wissen: Eine ähnliche Automatisierung ist
                                                         natürlich auch für den gesamten Bestelleingangs-
Die dafür benötigte Erfassungssoftware sollte            Prozess inklusive automatisierter Auftragserfassung
aufgrund der dezentralen Unternehmensstruk-              und Übergabe an die Produktion möglich.
tur bestenfalls Cloud-basiert sein und neben der
Rechnungsdatenverarbeitung auch das Auslesen
von Bestellungen und Lieferscheinen ermög-
lichen. Denn damit wird auch der automatisierte
Abgleich der in allen zugehörigen Eingangsdoku-
menten angegebenen Mengen und Werte möglich,                Sehr empfehlenswert: Digitale
auch bekannt als 3-Way-Matching. Zudem sollte die           Archivierung gleich „mitoptimie-
verwendete Erfassungssoftware in der Lage sein,             ren“
typische Stammdaten wie Artikel- und Preisinfor-            Sollte das bestehende ERP-Sys-
mationen oder Lieferantenstammdaten mit dem                 tem noch keine (zufriedenstel-
bestehenden IT- oder ERP-System im Unterneh-                lende) Möglichkeit zur digitalen
men abzugleichen – und dabei automatisch auf                Archivierung aller relevanten
Abweichungen hinweisen!                                     Eingangsdokumente bieten, kann
                                                            an dieser Stelle auch nun optimal
Eine integrierte Funktion zum optischen Hervorhe-           „nachgebessert“ werden – selbst-
ben wichtiger Begriffe und Fundstellen wie Lieferfris-      verständlich dann gleich komplett
ten – oder andere, beispielsweise bei der Produktion        GoBD-konform und mit DMS-
zu beachtende Sondervorgaben – könnte den Mehr-             Funktionen.
wert für die beteiligten Mitarbeiter bei der Eingangs-
belegbearbeitung zudem noch weiter erhöhen.

                                                                                                        15
Fallbeispiel #3: deutlich über 1.000 Ein-              Herausforderung: Zwar gelingt die einfache, digi-
gangsbelege                                            tale Erfassung der eingehenden Dokumente bereits
                                                       an den meisten Standorten relativ reibungslos – ge-
Kunde: Die „Südschwäbische Tief- und Straßenbau        schieht aber vielerorts noch händisch als einfacher
AG“ blickt mittlerweile auf eine knapp 100-jährige     Scan oder gar durch individuelles Abtippen. Zudem
Firmengeschichte zurück und hat sich vor allem         verfügen die verschiedenen, erst in den letzten Jah-
in den letzten Jahren durch zahlreiche Firmenzu-       ren zu einem international agierenden Baukonzern
sammenschlüsse und Zukäufe zu einem der füh-           verschmolzenen Unternehmensteile und Konzern-
renden Straßen- und Autobahn-Bauunternehmen            töchter über eine schier unüberschaubare Zahl
entwickelt. Neben Süddeutschland, Südfrankreich        verschiedener ERP- und IT-Systeme, teilweise sogar
und dem Alpenraum verwirklicht der internationale      in Form von aufwändigen Eigenentwicklungen. Die
Baukonzern mit schwäbischen Wurzeln heute auch         zentrale Finanzbuchhaltung im schwäbischen Mut-
immer mehr Projekte in Süd-Osteuropa, auf dem          terhaus setzt hingegen auf SAP.
Balkan und im Baltikum.
                                                       Projektziele: Um auf internationaler Bühne zu-
Ausgangslage: Durch die Zusammenarbeit mit             künftig mithalten zu können, sollen die bestehen-
zahlreichen nationalen wie auch internationa-          den, individuellen und zum Teil schwerfälligen
len Zulieferern sowie unzähligen regionalen und        Dokumentenverarbeitungs- und Freigabeprozesse
lokalen Sub-Unternehmern an den verschiedenen          der Südschwäbischen Tief- und Straßenbau AG
Projektstandorten sieht sich die Buchhaltung mo-       •	unit-, system- und länderübergreifend
natlich einer hohen vierstelligen Zahl von Eingangs-       harmonisiert,
rechnungen gegenüber. Die sowohl zentral als auch      •	kosteneffizient und rechtssicher
über die verschiedenen Tochterunternehmen und              digitalisiert sowie
Abteilungen in den jeweiligen Ländern eingehenden      • zukunftssicher optimiert
Dokumente umfassen neben (zum Teil inhaltlich          werden. Eine Komplett-Umstellung aller konzern-
und steuerrechtlich sehr unterschiedlich aufge-        weiten Dokumenten- und Freigabeprozesse auf ein
bauten) Waren- und Dienstleistungsrechnungen in        lizenzbasiertes ERP-System wie SAP oder MS Dy-
Papier- und digitaler Form auch viele weitere, mit-    namics 365 (Navision) stellt jedoch aus kaufmänni-
unter steuerrelevante Transaktionsdokumente wie        schen Gesichtspunkten heraus keine Option dar.
Lieferscheine oder Bestell- und Warenlisten.

                                                                                                       16
Empfohlene Digitalisierungslösung: Digitale              Nur mit einer leistungsfähigen, KI-basierten
Harmonisierung und Prozessintegration                    (automatischen) Erfassung der Beleginhalte ist
                                                         eine solche Aufgabe heute noch effizient zu be-
Bei einer derart granularen, international gewach-       wältigen. Optimalerweise realisiert als besonders
senen Konzernstruktur liegen die Probleme häufig         effektives 3-Way-Matching (Bestellung, Rechnung,
sprichwörtlich im Detail. Denn meist funktionieren       Lieferung) über eine standardisierte Schnittstelle
die etablierten Dokumenten-,Verarbeitungs- und           zum bestehenden SAP-System – und ergänzt um
Freigabeprozesse in den einzelnen Units relativ          zusätzliche Erfassungsmöglichkeiten für Belege von
reibungslos. Die Herausforderung besteht jedoch          Einmallieferanten, unbekannten Lieferanten und Be-
vor allem darin, die verschiedenen Prozesse auch         legen ohne Stammdatenbezüge im SAP.
zentral steuerbar, nachvollziehbar und (nicht zu
vergessen!) rechtssicher „unter einen Hut“ zu            Die Steuerung der Freigabeprozesse ist dabei
bringen.                                                 sowohl vollintegriert als auch außerhalb von SAP
                                                         denkbar. Denn so ist es für bereits erfahrene Mit-
Ein zentraler Schritt liegt deshalb in der universalen   arbeiter weiterhin möglich, die gewohnten „Cock-
Empfangs-, Erfassungs- und Verarbeitungsmöglich-         pits“ innerhalb der SAP-Umgebung zu nutzen.
keit aller Arten von Rechnungen und anderen              Alternativ kann der Freigabeprozess webbasiert
Transaktionsdokumenten – und zwar format- und            für Mitarbeiter ohne eigene SAP-Lizenz erfolgen.
kanalunabhängig.
                                                         Ein weiterer großer Vorteil bei dieser Art der
Ob ein Eingangsdokument nun auf Papier, per              integrativen Prozessautomatisierung: Sie ermöglicht
Mail, als PDF oder über EDI in Form einer                eine umfassende Übersicht sowie die individuelle
elektronischen Rechnung im ZUGFeRD-Format, als           Statusnachverfolgung des gesamten Belegverlaufs
XRechnung oder einem anderen Standard über-              innerhalb einer Prozesskette – vom Eingang, über
mittelt wird:                                            die Bearbeitung bis hin zur abschließenden Archi-
                                                         vierung, beispielsweise via ArchiveLink aus SAP an
                                                         ein vorhandenes DMS.

                                                                                                        17
Richtige
		 Optimierungsstrategie wählen:
 So geht’s!
Sie sehen: Die digitale Optimierung des Rechnungs-     Denn geht es schließlich an die konkrete Strategie-
eingangs lohnt sich im Grunde immer – ganz gleich,     und Prozessplanung, orientieren sich erfolgreiche
wie weit Sie bereits gekommen sind auf Ihrem ganz      Optimierungsprojekte für gewöhnlich an einem
persönlichen Digitalisierungsweg. Bleibt im Grunde     ganz bestimmten, individuellen Planungsschema –
nur die Frage: Wie geht es nun weiter?                 das sich zum Teil erheblich von anderen „gängigen“
                                                       Digitalisierungsprozessen unterscheidet.
Um das Beste aus dem anstehenden Digitalisie-
rungsprojekt herauszuholen, sollten Sie vor allem
eines tun: Strategisch und detailliert planen. Am
besten zusammen mit jemandem, der/die sich mit
den zur Verfügung stehenden Möglichkeiten, Lö-            Lösungen und Anbieter
sungsansätzen und Strategien richtig gut auskennt.        vergleichen leicht gemacht!
                                                          Um zunächst selbst erst einmal die
So kann es sich gerade bei komplexeren Aufgaben-          verschiedenen Möglichkeiten, An-
stellungen lohnen, schon frühzeitig auf externe           gebote und Anbieter zu vergleichen,
Kompetenz in Form erfahrener Prozessoptimie-              haben wir Ihnen eine praktische
rungsberater zurückzugreifen. In Frage kommen             Profi-Vergleichs-Checkliste zum
dafür neben spezialisierten „reinen“ Digitalisie-         Download über
rungs- und Prozessberatungsfirmen oder Beratern           www.ximantix.de/rechnungseingang
aus dem Umfeld Ihrer vorhandenen ERP-Lösung               zusammengestellt. Das Besondere
natürlich auch praxis- und effizienzorientiert            daran: In der umfangreichen Tabelle
arbeitende eBeleg-Serviceprovider wie XimantiX.           steht schon alles drin, was sie für
Grundsätzlich gilt auf jeden Fall: Je mehr Erfahrung      einen sinnvollen, wirklich detaillier-
beim Planen und Optimieren von digitalen Rech-            ten und aussagekräftigen Vergleich
nungseingangs- und Verarbeitungsprozessen, desto          abfragen sollten!
besser!

                                                                                                      18
Wie Sie einen strategisch sinnvollen, effizient        2. Identifikation geeigneter
geplanten und damit von vornherein erfolgsver-            Optimierungsmöglichkeiten
sprechenden Digitalisierungsansatz im Bereich der
Belegeingangsoptimierung erkennen? Das verraten        	Sind erstmal alle Fakten, Probleme und Wün-
wir Ihnen jetzt. Oder anders gesagt: Achten Sie          sche auf dem Tisch, formt sich der nächste
einfach bereits in der Angebots- und Konzeptions-        Meilenstein oft wie von selbst. Denn in einem
phase darauf, dass (mindestens) die folgenden            ausführlichen Prozessaudit bleiben wichtige
vier Projekt- und Planungsmeilensteine erkennbar         Schwachstellen meist nicht unentdeckt. Auch
werden:                                                  prozessbedingte Engpässe und immer wieder
                                                         auftauchende, ärgerliche Fehlerquellen werden
1. Problem- und Bedarfsanalyse                           in der Regel dann offensichtlich. Gleiches gilt im
                                                         Übrigen auch für bislang vielleicht (noch) nicht
	Versierte Digitalisierungsberater:innen nehmen         offensichtliche Optimierungspotenziale – zu-
  sich zunächst ausreichend Zeit, um Sie und Ihre        mindest dann, wenn man weiß, wo sich diese für
  individuelle Bedarfslage genau kennenzulernen.         gewöhnlich „verstecken“.
  Achten Sie darauf, welche Fragen man Ihnen
  stellt – und ob diese tatsächlich auf Ihre konkre-   3.	Kosten-Nutzen-Bewertung und Aus-
  ten „Pain Points“ rund um den Rechnungs- und             wahl der zielführendsten Maßnahmen
  Belegeingang und die anschließenden Rech-
  nungsverarbeitungsprozesse abzielen. Zudem           	Im nächsten Schritt sollte es dem/der Bera-
  sollte es auch jetzt bereits darum gehen, welche       ter:in bereits möglich sein, eine relativ konkrete
  Ziele es konkret in welchem Zeitraum zu er-            Machbarkeits- und Nutzenprognose abzugeben.
  reichen gilt. Und natürlich, wie sich der Erfolg       Optimalerweise gleich in Verbindung mit „har-
  grundsätzlich überprüfen lässt.                        ten“ Erfolgszahlen, etwa über die Höhe der zu
                                                         erwartenden Kostenersparnis oder die voraus-
                                                         sichtliche Prozessbeschleunigung.

                                                                                                       19
4. Ausarbeiten und Umsetzen eines 		                  Setzen Sie bei Ihrem Digitalisierungsprojekt auf ei-
   passgenauen Optimierungskonzepts                   nen erfahrenen Dienstleister wie XimantiX, tragen
                                                      ein hochprofessionelles, bedürfnisbezogenes und
	Sind schließlich alle entscheidenden Projekt-       individuelles Projektmanagement sowie ein hervor-
  faktoren und -voraussetzungen geklärt und ist       ragender, reaktionsstarker und versierter Kunden-
  grundsätzlich klar, wohin die „Digitalisierungs-    support ebenfalls zum fortlaufenden Projekt- und
  reise“ für Ihre Belegeingangsprozesse gehen soll,   Optimierungserfolg bei.
  kann der wohl wichtigste Planungsschritt für ein
  erfolgreiches Optimierungsprojekt erfolgen: Die
  konkrete, individuelle Konzeption und Planung,
  optimalerweise initiiert in einem zielgerichteten
  Kickoff-Strategieworkshop und ausgearbeitet in
  einem tragfähigen, konkreten und nachvollzieh-
  baren Pflichtenheft.

   Nicht vergessen: Bestellungen sind auch Eingangsdokumente!

   Nachdem sich auf den letzten Seiten des Workbooks fast alles um den digital(isiert)en
   Empfang und die störungsfreie Weiterverarbeitung von Rechnungsdokumenten gedreht
   hat, möchten wir die Gelegenheit nutzen, noch kurz auf zwei weitere typische „Problem-
   kinder“ beim Belegeingang einzugehen: Bestellungen und Auftragsbestätigungen.

   Neben Eingangsrechnungen stellen die genannten Bestelldokumente nämlich erfahrungs-
   gemäß oft einen ähnlich großen „Pain Point“ bei der Bearbeitung von Eingangsdokumen-
   ten dar. Oft kommen Sie über viele unterschiedliche Kanäle, Büros und Vertriebspartner
   ins Haus – und das nicht selten teils analog, teils digital. Und in diversen unterschiedlichen
   Formaten.

   Damit auch hier nichts liegen bleibt, kann es sich daher anbieten, die Eingangsprozesse
   für Bestellungen und Auftragsbestätigungen gleich mitzuharmonisieren. Sprechen Sie uns
   gerne an, wir kennen uns nämlich auch in diesem Bereich ganz hervorragend aus!

                                                                                                      20
Und jetzt? So geht es für Sie
           nach diesem Workbook weiter!

      Wir hoffen, Ihnen mit diesem Frage-Antwort-              Sollten Sie den Griff zumTelefonhörer dagegen
      Workbook ein möglichst klares Bild rund um den           noch scheuen, haben wir ebenfalls das passende
      Beleg- und Rechnungseingang und die Möglich-             Weitermach-Material für Sie: Unsere umfangreiche
      keiten, diesen digital zu optimieren, verschafft zu      Vergleichscheckliste, mit der Ihnen die Auswahl der
      haben. Sollten Sie nun mit dem Gedanken spielen,         geeigneten Lösung zur Optimierung Ihres Beleg-
      etwas konkreter in die Materie einzusteigen, stehen      und Rechnungseingang besonders leichtfällt. Denn
      wir sehr gerne mit unserer umfangreichen Experti-        hier steht bereits alles drin, was wirklich wichtig
      se für Ihre Fragen zur Verfügung.                        ist, um eine sinnvolle Auswahl zu treffen.

                                                                                Übrigens: Erfahrungsgemäß scha-
                                                                                det es nie, hin und wieder auch
                                                                                schon einmal einen etwas weiteren
                                                                               Blick über den aktuellen Opti-
                                                                               mierungs-Tellerrand zu werfen.
                                                                               Haben Sie eventuell bereits neben
                                                                               dem Rechnungseingang auch den
                                                                               Rechnungsausgang oder andere
                                                                              Dokumentenprozesse (beispiels-
                                                                              weise im HR-Bereich) als zukünf-
                                                                              tige Digitalisierungsfelder in Ihrem
                                                                              Hause ausgemacht, sollten Sie das
                                                                             auch bei der Auswahl der passenden
                                                                             Rechnungsausgangs-Lösung im Hin-
                                                                             terkopf behalten. Denn so müssen
                                                                             Sie später nicht noch ein zusätzliches
                                                                             System implementieren, sondern
                                                                             können bestenfalls einfach weitere
                                                                             Geschäftsprozesse digital integrieren.

                                                                             Ansprechpartner:
                                                                             Tim Roßky
Profi-Checkliste zum vergleich verschiedener Lösungsanbieter                 E-Mail: info@ximantix.com
für den Beleg- und Rechnungsausgang
                                                                             Tel.: 089 452 3083 0

                                                                            Videocall gerne auf Anfrage über
                                                                            info@ximantix.com!

                                                                                                               21
Abkürzungs- und
		 Fachbegriffsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis                                  • EDIFACT
                                                       	EDIFACT ist ein internationaler Standard für
• DMS: Dokumenten-Management-System                       den Austausch elektronischer Daten im Ge-
• DSGVO: Datenschutz-Grundverordnung                      schäftsverkehr, der branchenübergreifend ge-
• ERP: Enterprise-Resource-Planning                       nutzt wird.
• PDF: Portable Document Format                        • eRechnung
•	GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Füh-           	„Echte“ elektronische Rechnungen bestehen
   rung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeich-           aus einem strukturierten Datensatz, der auf
   nungen und Unterlagen in elektronischer Form           digitalem Wege erstellt, übermittelt und emp-
   sowie zum Datenzugriff                                 fangen wird und damit eine (teil-)automatisierte
• KI: Künstliche Intelligenz                              Weiterverarbeitung ermöglicht.
•	OCR: Optical Character Recognition (deutsch:        •	Groupware
   Texterekennung)                                     	Unter „Gruppen-Software“ versteht man heute
                                                          Softwarelösungen zur Unterstützung der Zu-
Fachbegriffsverzeichnis                                   sammenarbeit in einer Gruppe – und das über
                                                          zeitliche und/oder räumliche Distanz hinweg.
• Compliance                                           • MS Dynamics 365
	Mit dem Begriff wird die betriebswirtschaftliche     	Microsoft Dynamics 365 ist eine intelligente
  wie auch rechtliche Regeltreue von Unterneh-            Lösung zur Ressourcenplanung und zum Kun-
  men beschrieben. Darunter fällt beispielsweise          denbeziehungsmanagement von Unternehmen.
  die Einhaltung von (freiwilligen) Verpflichtungen,      Die Lösung ist auch unter ihren früheren Be-
  Richtlinien,Verordnungen, Gesetzen und ande-            zeichnungen Navision und MS Dynamics NAV
  ren Regeln, an denen sich das Unternehmen               bekannt.
  orientiert.                                          • Rechnungsabgleich
• Digitalisierung                                      	Das Verfahren des „Invoice Matching“ be-
	Unter Digitalisierung versteht man die Über-            schreibt ein Durchlaufen aller durch Bestellun-
  tragung von analogen Werten in digitale Forma-          gen gesicherten Rechnungen eines automati-
  te. Ihre Verarbeitung oder Speicherung erfolgt          sierten Verfahrens. Dabei werden ausgewählte
  dabei in einem digitaltechnischen System.               Rechnungsinformationen mit der Bestellung
• EDI                                                     abgeglichen, bevor eine Zahlung genehmigt wer-
	Beim Electronic Data Interchange werden                 den kann.
  Papier-Dokumente durch elektronische Doku-
  mente ersetzt. Anschließend werden die Daten
  in einem Standardformat übermittelt.

                                                                                                      22
• SAP                                                  • XRechnung
	Bei SAP handelt es sich um ein integriertes be-      	Die XRechnung stellt eine sogenannte „Core
   triebswirtschaftliches Standardsoftwareprodukt,       Invoice User Specification“ (CIUS) auf Basis des
   das es Unternehmen vereinfacht, ihre einzelnen        europäischen semantischen Datenmodells dar
   Unternehmensbereiche zu verwalten. Es kann            und gilt als der bevorzugte eRechnungsstandard
   in verschiedenen Bereichen wie Buchführung,           der öffentlichen Verwaltung in Deutschland.
   Controlling oder Vertrieb eingesetzt werden.        • ZOOM
• Slack                                                	Zoom ist eine Videotelefonie-Software, die bis
	Slack ist ein webbasierter Instant-Messaging-          zu 1.000 Teilnehmer gleichzeitig erlaubt.
   Dienst, der zur Kommunikation innerhalb von         • ZUGFeRD
   Arbeitsgruppen genutzt werden kann. Es ermög-       	ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des
   licht nicht nur das Austauschen von Nachrich-         Forums elektronische Rechnung Deutschland“.
   ten, sondern auch das Chatten in einer Gruppe.        Dabei handelt es sich um ein so genanntes Hybrid-
•	Transaktionsdokumente                                 Format, das aus zwei inhaltlich identischen Teilen
	Transaktionsdokumente sind Dokumente, die              besteht: Einem reinen XML-Datensatz und einem
   eine Transaktion dokumentieren, also beispiels-       Sichtdokument in PDF-Form, das ohne speziellen
   weise Lieferscheine, Rechnungen und Mahnun-           E-Rechnungs-Viewer auskommt.
   gen. Auch Kontoauszüge oder Bestelllisten etc.
   können zu den Transaktionsdokumenten gezählt
   werden.
• 3-Way-Matching
	Das 3-Way-Matching stellt eine besonders ver-
   lässliche Form des Beleg- und Bestellabgleichs
   dar. Hierbei werden die Rechnungsdaten mit
   den Mengen und Werten auf der Bestellung
   und der tatsächlichen Lieferung abgeglichen. In
   einer optimal digital(isiert)en Supply Chain kann
   dieser Schritt automatisiert erfolgen.

                                                                                                       23
Herausgeber:
Angaben gemäß §5 TMG

Ximantix Software GmbH
Landsberger Str. 402
81241 München

Handelsregister: HRB 180632
Registergericht: Amtsgericht München

Vertreten durch:
Geschäftsführer: Tim Roßky

Kontakt
Telefon: 089-4523083-0
Telefax: 089-4523083-10
E-Mail: info@ximantix.com

Haftungsausschluss:
Die Inhalte spiegeln die Erfahrungen der Ximantix Software
GmbH zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wider. Die Informa-
tionen wurden mit größtmöglicher Sorgfalt recherchiert und
zusammengestellt. Dennoch besteht kein Anspruch auf sachliche
Richtigkeit,Vollständigkeit und/oder Aktualität. Jegliche Haftung
wird ausgeschlossen. Alle Rechte, auch der auszugsweisen Verviel-
fältigung, liegen bei XimantiX.

                                                                    24
Sie können auch lesen