Belege digital(isiert) empfangen und verarbeiten! - Optimierungs-Leitfaden - XimantiX
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Optimierungs-Leitfaden
Belege digital(isiert)
empfangen und verarbeiten!
Praxis-Workbook mit handfesten Empfehlungen
zur Kosten- und Prozessoptimierung Inklusive
für Unternehmen mit +1.000 Eingangsrechnungen
und anderen Belegen pro Monat
Homeoffice-Ratgeber:
• Typische Hürden erkennen und
meistern
• Best Practices für reibungslose
Remote-Prozesse
• Fallbeispiele mit konkreter
Kosten-/Nutzenrechnung
Inhaltsverzeichnis
7 Probleme auf einen Streich lösen? 3
Wenn nicht jetzt, wann dann? 3
7 Herausforderungen beim Rechnungseingang 5
Konkrete Lösungsansätze – und was sie effektiv bringen 7
Es gibt Probleme beim Belegeingang? 7
Optimierungs-Tipp No. 1: Zentrales E-Mailpostfach für
Eingangsrechnungen kann wahre Wunder wirken 7
Optimierungs-Tipp No. 2: Rechnungseingang per Post reduzieren – und zentralisieren! 8
Optimierungs-Tipp No. 3: Belegdatenerfassung automatisieren 9
Probleme bei der Rechnungsverarbeitung 10
Probleme bei der rechtskonformen Prozess- und Belegdokumentation 11
Fallbeispiele – konkrete Anwendungs- und Optimierungsszenarien 12
Fallbeispiel #1: weniger als 1.000 Eingangsbelege 12
Fallbeispiel #2: knapp 1.000 Eingangsbelege 14
Fallbeispiel #3: deutlich über 1.000 Eingangsbelege 16
Richtige Optimierungsstrategie wählen: So geht’s! 18
1. Problem- und Bedarfsanalyse 19
2. Identifikation geeigneter Optimierungsmöglichkeiten19
3. Kosten-Nutzen-Bewertung und Auswahl der zielführendsten Maßnahmen 19
4. Ausarbeiten und Umsetzen eines passgenauen Optimierungskonzepts 20
Und jetzt? So geht es für Sie nach diesem Workbook weiter! 21
27 Probleme auf einen
Streich lösen?
Es klingt wie im Märchen – ist aber keines: In die- Wenn nicht jetzt, wann dann?
sem Workbook zeigen wir Ihnen, welche typischen
sieben Herausforderungen Sie als Buchhaltungs-, Es ist nicht von der Hand zu weisen: Über ein Jahr
Prozess- oder IT-Verantwortliche:r mit der arbeiten, leben und „ausharren“ im Homeoffice
behutsamen Umstellung auf digitalisierte Empfangs- hat Spuren hinterlassen. Doch neben das (absolut
und Verarbeitungsprozesse beim Belegeingang auf nachvollziehbare) Bedürfnis, endlich mal wieder
einen Streich meistern können. unter echte Menschen zu kommen anstatt immer
nur alles digital abzuwickeln, gesellt sich eine span-
Doch damit nicht genug: Denn passend dazu haben nende, mitunter etwas stolz machende Erkenntnis:
wir auch gleich noch eine ganze Reihe konkre- Auch deutsche Unternehmen können digital und
ter, aufeinander aufbauender Lösungsansätze remote – und das sogar im angeblich so „digitalisie-
für Sie zusammengetragen und auf das jeweilige rungsfernen“ Mittelstand!
Nutzenpotenzial für Ihre jeweilige Ausgangslage hin
durchleuchtet. So gehören Zoom, MS Teams, Slack und andere
digitale Kommunikationskanäle nach einem Jahr
Das Ergebnis: Ein überaus praxisorientiertes „Zwangsdigitalisierung“ im staatlich verordneten
Workbook mit zahlreichen, tatsächlich anwendba- Homeoffice mittlerweile zum üblichen Büroalltag
ren Ideen, Tipps und Strategien, mit denen nahezu einfach dazu. Wo es dagegen häufig auch jetzt noch
jedes Unternehmen ein für die eigene Bedarfslage hakt, sind die komplizierteren Geschäfts- und Ver-
optimales Ergebnis erzielt. waltungsprozesse – etwa bei der Beschaffung, in
der Produktion oder beim digital(isiert)en Doku-
Glauben Sie nicht? Dann überzeugen Sie sich ein- menten- und Belegmanagement.
fach selbst!
3Die von vielen Experten und Digitalisierungsen- Aus der schieren Not heraus, dass es auch im
thusiasten beschworene, nahezu vollautomatisierte Homeoffice irgendwie weitergehen musste,
„digitale Supply Chain“ entpuppt sich dabei leider haben sich bei vielen Unternehmen in den letz-
oft mehr als futuristisches Wunschdenken denn als ten Monaten Arbeitsabläufe herausgebildet, die
praktikable Blaupause. Meist übrigens aus einem mitunter weder sinnvoll noch wirklich sicher
einfachen wie logischen Grund: Die Umsetzung oder „compliant“ sind – und oft sogar parallel,
einer kompletten digitalen Supply Chain bedarf gänzlich undefiniert und nicht eindeutig nach-
nicht nur extrem viel Planung, Zeit und jeder vollziehbar ablaufen. Fehler, Überschneidungen
Menge Kapital. Als Lösungsansatz schießt sie häufig und jede Menge unnötiger Verzögerungen sind
auch schlicht und einfach über das eigentliche Ziel förmlich vorprogrammiert.
hinaus. Denn das ist – wie auch schon vor der
Krise – in den meisten Unternehmen nicht die Ein ganz typischer Bereich, der vor allem bei vielen
„Digitalisierung um jeden Preis“, sondern das Mittelständlern von genau diesen Problemen be-
Überwinden handfester Engstellen und Hürden in troffen zu sein scheint, ist die Rechnungsbearbei-
bestehenden Prozessabläufen. tung. Denn genau hier verfehlen die neuen digita-
len Kommunikationsmöglichkeiten wie Zoom, Slack
So sollte es in den nun anstehenden Digitalisie- & Co. leider allzu oft ihren Sinn – oder machen
rungsschritten zunächst darum gehen, genau diese vormals einfache „analoge“ Prozesse nun deutlich
Schwachstellen möglichst effizient und nach- stör- und fehleranfälliger.
haltig zu beheben. Aktuell sind das vor allem
Probleme bei abteilungs- und unternehmensüber- Konkret stehen viele Buchhaltungs-, Prozess- und
greifenden Abstimmungs- und Freigabeprozessen, IT-Verantwortliche dabei vor (bis zu) sieben hand-
die vor der Krise noch nicht (durchgängig) digital festen Problemen, die durch das ortsunabhängige
organisiert waren. Bearbeiten von Eingangsbelegen in den letzten
Wochen und Monaten mehr als deutliche zutage
getreten sind.
47 Herausforderungen beim Rechnungseingang,
die vor Corona oft weniger schwer zu meistern waren
1
Dezentraler Belegeingang:
ng Viele Stellen empfangen
Rechnu
Transaktionsdokumente
wie Bestellungen, Lieferscheine
und Rechnungen.
Abteilung
Abteilung C
Abteilung B
A
2
Medienbrüche als
Einstiegshürde:
Belege kommen über
unterschiedlichste
analoge und digitale Sachbearbeiter 1 Sachbearbeiter 2
Übertragungswege
ins Unternehmen.
7 Herausforderungen beim Rech-
nungseingang
EDI PDF
4
Unübersichtliche interne ZUGFeRD
Dokumentenwege: Post- oder E-Mail
„Gewachsene“ oder schwer nachvollziehbare
Weiterleitungs- und Eingliederungsprozesse Rechnungsstelle
im eigentlichen Kreditorenprozess, oft sogar
von Abteilung zu Abteilung unterschiedlich.
XRechnung
Portal-Upload
3
Babylonische Formatverwirrung:
Auch digitale Belege kommen in unterschiedlichen
Formen (sowohl technisch als auch semantisch/
inhaltlich) an.
55
Ineffiziente Freigabeprozesse:
Sind die Rechnungen erstmal im Kreditorenprozess, hakt es
gerade in Homeoffice-Zeiten oft an einheitlichen und zeitlich
angemessen optimierten Freigabeprozessen (z.B. Rechnungs-
abgleich, digitalisierte Dokumentenfreigabe) inkl. Vertretungs-
regelungen, verbindlichen Schritten und Deadlines etc. mit der
Folge, dass Vorgänge liegenbleiben und ggf. Skonti etc. nicht
genutzt werden können.
7
Ineffektiver Ressourceneinsatz:
Noch nicht optimierte Kreditorenprozesse
sind schon in „normalen“ Zeiten nicht
besonders effizient. Kommt noch der Faktor
6 „Homeoffice“ dazu, wird es aber nochmal
Gesetzliche Verpflichtungen einhalten, deutlich bitterer für die Kosten-/Nutzenbilanz
auch im remoten Prozess: - nicht nur monetär, sondern auch zeitlich.
GoBD-konforme Protokollierung und
DSGVO-gerechte Archivierung klappen
in Homeoffice-Zeiten eigentlich nur noch
mit digitalisierten Prozessen.
Archivablage
6Konkrete Lösungsansätze –
und was sie effektiv bringen
Wie sich eine zielgerichtete, digitale Optimierung Optimierungs-Tipp No. 1: Zentrales
der betroffenen Prozesse vom (oft noch) dezentra- E-Mailpostfach für Eingangsrechnungen
len Rechnungseingang über ein stringentes Kon- kann wahre Wunder wirken
troll- und Freigabemanagement bis hin zur termin-
gerechten Bezahlung bewerkstelligen lässt, erfahren Einen besonders einfachen wie eleganten Einstieg
Sie auf den nächsten Seiten. ermöglicht beispielsweise das Einrichten eines zen-
tralen E-Mail-Postfachs für alle Eingangsrech-
Zudem zeigen wir Ihnen, warum ein funktionie- nungen – optimalerweise in Verbindung mit einer
render Rechnungseingang darüber hinaus auch als unternehmensweiten Direktive, zukünftig grund-
perfektes „Sprungbrett“ für weitere, zielführende sätzlich auch intern alle eingehenden Eingangs-
Digitalisierungsmaßnahmen dienen kann – an deren belege an dieses Postfach weiterzuleiten. Optional
Ende dann tatsächlich so etwas wie eine volldigitali- kann auch eine automatisierte (in Copy) Weiter-
sierte Supply Chain stehen könnte. leitungsregelung für dezentral eingehende E-Mails
mit eindeutigen Schlüsselbegriffen wie „Rechnung“
Um es noch einmal zu betonen: Natürlich kämpft oder „Invoice“ im Betreff den Übergang zu einem
nicht jedes Unternehmen mit den gleichen Proble- zentralen Rechnungseingang unterstützen.
men. Es ergibt also auch keinen Sinn, Ihnen an die- Ein weiterer Vorteil: Neue Lieferanten können
ser Stelle den „ultimativen Komplettlösungsansatz“ bei diesem einfachen Ansatz gleich zu Beginn der
vorstellen zu wollen. Ganz im Gegenteil: „One-fits- Zusammenarbeit dazu angehalten werden, ihre
all“ gibt es hier leider nicht! Rechnungen ausschließlich an das zentrale Rech-
nungspostfach zu übermitteln. Und auch das „On-
Glücklicherweise ist das allerdings nicht weiter boarding“ bestehender Geschäftspartner gestaltet
schlimm, denn stattdessen folgt nun ein ganzer sich denkbar einfach – vor allem bei denjenigen, die
Strauß an spezifischen Ideen und Vorschlägen für ohnehin bereits Rechnungsdokumente per E-Mail
konkrete Optimierungsmaßnahmen, die – je nach einreichen. Hier genügt häufig bereits der kurze
individueller Problemlage – wirklich sinnvoll sind. Hinweis (beispielsweise als Info-Mailing oder im
persönlichen Kontakt mit den konkreten Absprech-
Es gibt Probleme beim Belegeingang? partnern aus Ihrem Hause), künftig doch bitte das
zentrale Postfach zu nutzen.
Besonders häufig zeigen sich die größten Hürden
für ortsunabhängige Rechnungsverarbeitungspro-
zesse bereits beim Empfang und der zielgerichteten
„Einschleusung“ der verschiedenen Eingangsbelege
ins eigene Verwaltungs- oder Dokumentenmanage-
mentsystem.
7Optimierungs-Tipp No. 2: Rechnungs- Um das zu erreichen, bieten sich grundsätzlich zwei
eingang per Post reduzieren – und zent- mögliche Lösungsstrategien an:
ralisieren! 1. Machen Sie denjenigen, die Ihnen noch immer
papierhafte Belege zustellen, den Umstieg auf
Es gibt allerdings auch Branchen und Wirtschafts- elektronische Übertragungswege wie E-Mail
zweige, in denen auch heute noch ein nicht kleiner „schmackhaft“. Reicht eine einfache Bitte nicht
Anteil des Belegaustauschs in papierhafter Form aus, könnte beispielsweise die Zusicherung kür-
erfolgt. Und das, obwohl digitale und papierbasierte zerer Zahlungsziele einen ausreichenden Anreiz
Rechnungsdokumente bereits seit knapp zehn Jah- darstellen.
ren auch umsatzsteuerrechtlich völlig gleichgestellt 2. Legen Sie (analog zum zentralen E-Mail-Post-
sind. fach) auf jeden Fall eine zentrale physische
Rechnungseingangs-Postadresse fest und
Mit der notgedrungenen Verlagerung vieler Buch- installieren Sie vor Ort eine leistungsfähige
haltungs- und Rechnungsverarbeitungsprozesse ins Möglichkeit, alle Eingangsbelege direkt digital
Homeoffice hat sich jedoch auch hier gezeigt, dass zu erfassen. Besonders effizient gelingt das
sich etwas verändern muss. Denn schließlich kostet übrigens mit modernen, computergestützten
nicht nur die Übernahme der Rechnungsdaten in Verfahren wie KI-basierter OCR (Texterken-
den „zwangsweise“ digitalisierten Verarbeitungs- nung mit künstlicher Intelligenz) – optional
und Freigabe-Workflow unglaublich viel Zeit. Die auch mithilfe eines spezialisierten Dienstleisters.
per Post eingehenden Rechnungen müssen auch Dazu aber gleich mehr!
erst einmal ihren Weg vom jeweiligen Abteilungs-
Postfach, den verschiedenen Briefkästen oder der
zentralen Poststelle in die – nun möglicherweise ins
Homeoffice umgezogene – Buchhaltung finden.
Um hier nicht den Überblick zu verlieren, bedarf es
einer organisatorischen und koordinativen Meis-
terleistung – oder Sie versuchen, den Anteil der
eingehenden Belege per Post (oder beispielsweise
auch Fax etc.) so stark zu reduzieren, dass diese
eben nicht mehr notwendig ist.
8Optimierungs-Tipp No. 3: Belegdaten- ergänzt – werden. Trotzdem lohnt sich die „Optical
erfassung automatisieren Character Recognition“ (deutsch: Texterkennung)
mit steigendem Belegvolumen als unterstützende
Wo wir gerade beim Thema sind: Ist der Rech- Maßnahme.
nungseingang erst einmal physisch wie auch digital
zentralisiert – oder zumindest so geregelt, dass alle Um jedoch auch aus dieser Technologie wirk-
Eingangsbelege auch tatsächlich störungs- und ver- lich das Optimum herauszuholen, sollten gerade
lustfrei ihren Weg in den Kreditorenprozess finden Rechnungsempfänger mit hohen Eingangsvolumina
– wartet für gewöhnlich gleich die nächste Her- noch einen Schritt weitergehen und auf die (bereits
ausforderung. Denn die eingehenden Rechnungen, weiter oben kurz angeschnittene) KI-gestützte
Lieferscheine und anderen Transaktionsdokumente Variante der OCR-Technologie setzen.
liegen dann zwar zur Weiterbearbeitung alle am
richtigen Ort. Doch wie kommen die eigentlichen Der große Vorteil dabei: Dank künstlicher Intelli-
Rechnungsdaten nun möglichst fehlerfrei, schnell genz wird das System von Beleg zu Beleg besser,
und sicher ins System – ganz gleich, wie und in wel- treffsicherer und schneller – und übertrifft das
cher Form die Belegdokumente vorliegen? menschliche Leistungs- und Erfassungsvermögen
dadurch schon nach kurzer Zeit um ein Vielfaches.
Um die benötigten Beleginformationen einheitlich Ein Umstand, der sich nicht nur in einer sinkenden
zu erfassen und für die weiteren Kreditorenpro- Fehlerquote, kürzeren Bearbeitungszeiten und
zessschritte verfügbar zu machen, kann man natür- einer steigenden Anzahl möglicher „Dunkelbuchun-
lich auf das altbewährte händische „Abtippen“ gen“ bemerkbar macht. Der KI-gestützte Erfas-
setzen. Schon bei mittleren Belegaufkommen ist das sungsprozess kann auch teilweise oder komplett an
aber in der Regel nicht nur äußerst unwirtschaftlich einen professionellen Dienstleister ausgelagert und
(und extrem eintönig), sondern schlicht und einfach durch zusätzliche regelbasierte Logik noch weiter
auch viel zu fehleranfällig. optimiert werden.
Eine spürbare Erleichterung bietet dagegen das
„einfache“ optische Erkennen von Zahlen und
Buchstaben mittels so genannter OCR-Techno-
logie. Die ist allerdings nicht nur mit relativ viel ma-
nueller Nacharbeit und oft lediglich mittelmäßigen
Erfassungsergebnissen verbunden. Auch das Scan-
nen muss meist noch einzeln und von Hand erle-
digt – und dann manuell überprüft, korrigiert und
9Probleme bei der Rechnungsverarbeitung Das Problem: Zwar lassen sich auch Freigabepro-
zesse über die mittlerweile oft gut funktionieren-
Sind die Beleginformationen erst einmal digitali- den digitalen Kommunikationswege wie Teamchat
siert und fehlerfrei im System, sollten im nächsten oder E-Mail abbilden. In Sachen „Nachvollziehbar-
Schritt am besten auch gleich noch Wege gefunden keit“ und „Compliance“ treiben sie vielen Prozess-
werden, um einen optimierten Freigabeprozess und Datenschutzverantwortlichen aber die Sorgen-
sicherzustellen. Denn genau hier hat in den letzten falten auf die Stirn – und das leider zu Recht. Denn
Monaten häufig wieder das berüchtigte „Homeof- Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozesse per
fice-Bermuda-Dreieck“ zugeschlagen. Kein Wunder, Chat (oder E-Mail) sind nicht nur äußerst stör-
waren viele Freigabeprozesse vor der Corona-Kri- anfällig. Sie lassen sich auch nicht optimal nachver-
se und der damit verbundenen „Zwangsverlage- folgen, geschweige denn überwachen noch GoBD-
rung“ vieler Arbeitsplätze an den heimischen Ar- und/oder DSGVO-konform archivieren. Fehlerhafte
beits- oder Küchentisch doch (zumindest teilweise) Freigaben, liegengebliebene Vorgänge, verlorenge-
noch physischer Natur. gangene Skonti und andere Probleme sind so leider
meist vorprogrammiert.
10Probleme bei der rechtskonformen Pro-
zess- und Belegdokumentation
Spar-Tipp Besser gelingt das stattdessen mit einem – wahl-
Um digitale Freigabeprozesse weise ins eigene ERP-System integrierten –
auch ohne teure Zusatzlizenzen, Freigabeprozess, der klar definiert ist und die
aufwändige ERP-Systemerweite- Möglichkeit bietet, Störungen (z.B. Krankheit etc.)
rungen und unzählige Consulting- zu kompensieren und alle Schritte rechtskonform
stunden zu realisieren, können zu dokumentieren.
diese auch einfach „neben“ dem
eigentlichen ERP-System abgebil- Nachdem das gerade beim Einsatz professioneller
det werden – etwa mithilfe eines ERP-Lösungen namhafter Hersteller jedoch oft mit
erfahrenen eBeleg-Dienstleisters erheblichen Zusatzkosten und ausuferndem Zeit-
wie XimantiX. Der Vorteil: Mit und Ressourcenaufwand für die unternehmenswei-
dieser Lösung schlagen Sie gleich te Implementierung und weitere (teure) Lizenzen
mehrere Fliegen mit einer Klap- verbunden ist, schrecken viele Unternehmen vor
pe. Denn als erfahrener Digitali- diesem Optimierungsschritt erst einmal zurück.
sierungsdienstleister sorgen wir
nicht nur für rechts- und vorga- Spätestens bei der nächsten Betriebs- oder Steuer-
benkonforme Freigabeprozesse, prüfung wird dann jedoch schnell klar, warum sich
die perfekt zu Ihren Anforderun- die Investition in ein nachvollziehbares (und vor
gen passen – wir realisieren diese allem: dokumentiertes) Freigabesystem dennoch
auch in perfektem Einklang mit gelohnt hätte.
Ihrem Belegeingang UND Ihrem
bestehenden ERP-System. Und
das nicht nur schnell, sondern
auch äußerst ressourcen- und
kosteneffizient.
Mehr erfahren:
www.ximantix.de/rechnungseingang
11Fallbeispiele – konkrete Anwendungs-
und Optimierungsszenarien
Die vorgestellten Ideen und Möglichkeiten zur Ausgangslage: Neben knapp 200 monatlichen
Prozessoptimierung rund um den Rechnungs- und Eingangsrechnungen von verschiedenen Zulieferern
Belegeingang klingen zwar erstmal spannend, doch (meist per E-Mail, vereinzelt auch noch via Fax)
Ihnen fehlt noch der konkrete Bezug zur eigenen sieht sich das 2-köpfige Buchhaltungsteam auch ei-
Situation? Kein Problem! Denn als erfahrener ner wahren Flut von kleinteiligen Einzelrechnungen
Optimierungsdienstleister wissen wir ziemlich beauftragter Handwerker gegenüber, die zudem
genau, wo bei Ihnen der digitale Schuh drückt. Auf meist per Post oder im Rahmen einer persönliche
Basis unserer jahrelangen Digitalisierungsarbeit für Übergabe an den Projektleiter vor Ort eingehen.
zahlreiche Kunden unterschiedlichster Branchen,
Größen und Prozessausbaustufen haben wir des- Herausforderung: Aufgrund des relativ hohen,
halb drei typische Szenarien zusammengestellt, die dezentral und uneinheitlich eingehenden Beleg-
zeigen, wie sich der Belegeingang – und die konkre- aufkommens sind die beiden Mitarbeiterinnen in
ten, damit verbundenen Fokus-Probleme – individu- der Buchhaltung schon in „normalen“ Zeiten fast
ell optimieren lassen. ausschließlich damit beschäftigt, die Eingangsbelege
zur internen Prüfung und Freigabe weiterzuleiten,
Fallbeispiel #1: weniger als 1.000 Ein- zu begleichen und papierhaft zu archivieren. Das ist
gangsbelege aber aufgrund uneinheitlicher Homeoffice-Regelun-
gen nicht mehr ohne weiteres papierbasiert mög-
Kunde: Als etabliertes Familienunternehmen steht lich – zudem gehen in letzter Zeit immer häufiger
die „Max Mustermann Haus- und Hof Erhaltungs- auch Belege irgendwo im Freigabeprozess verloren.
GmbH“ seit knapp 50 Jahren für professionelle
Hausmeister- und Instandhaltungstätigkeiten in der Projektziele: Einführen und Sicherstellen eines
Region. Mit über 150 betreuten Einzelobjekten digitalen Freigabeprozesses. Die beiden (auch wei-
und knapp 30 festangestellten Verwaltungs- und terhin vor Ort im Büro arbeitenden) Buchhaltungs-
Projektmitarbeitern macht der regional führende mitarbeiterinnen sollen zudem spürbar entlastet
Mittelständler einen mehrstelligen Millionenumsatz werden. Der zu etablierende Prozess muss dabei
im Jahr. sowohl einfach als auch für Mitarbeiter mit „nor-
mal“ ausgeprägtem Verständnis von elektronischer
Datenverarbeitung umsetzbar sein.
12Empfohlene Optimierungslösung: Zentralisie- Um auch in der Buchhaltung zu einer spürbaren
ren und digitale Abläufe etablieren Entlastung der dort Beschäftigten zu gelangen,
bietet sich ebenfalls eine relativ „simple“ Lösung
Nach aufmerksamer Lektüre der vorangegangenen an: Denn schon eine einfache OCR-Erkennung
Seiten werden Sie es sicherlich ahnen: Ganz oben zur Erfassung der wichtigsten Beleg- und Rech-
auf der Digitalisierungs- und Optimierungsagenda nungsinhalte aus den digitalen Dokumenten trägt
steht hier die Zentralisierung des Posteingangs. dazu bei, die manuellen Aufwände erheblich zu
Zudem sollte unbedingt eine dedizierte E-Mail- reduzieren – auch ohne integrierten Stammdaten-
Adresse für eingehende Rechnungen festgelegt oder Bestellabgleich.
und gegebenenfalls auch für interne Weiterleitun-
gen genutzt werden. Um darüber hinaus physisch Eine einfache elektronische Ablagefunktion rundet
eingehende Belege schnell und einfach direkt vor das effiziente Optimierungspaket ab – und schlägt
Ort zu digitalisieren, reicht in der Regel bereits die damit noch einmal gleich zwei Fliegen mit einer
Ausstattung der betroffenen Abteilungen und Büros Klappe. Denn eine GOBD-konforme digitale
mit handelsüblichen Büroscannern aus. Archivierung macht nicht nur die bisher üblichen
unendlichen Reihen an Aktenordnern überflüssig.
Ergänzt werden können diese Maßnahmen zudem Digitale Archive können zudem viel leichter durch-
um praktische Scan-Apps, mit denen beispielsweise sucht werden. So lassen sich auch Jahre zurücklie-
die Projektleiter auch etwaige, persönlich überge- gende Vorgänge – etwa bei einer späteren Steuer-
bene Rechnungen ohne großen Aufwand direkt vor und Betriebsprüfung – besonders schnell und
Ort digitalisieren und per E-Mail an das zentrale einfach „wiederfinden“.
Rechnungseingangs-Postfach übergeben können
– übrigens völlig im Einklang mit den geltenden Damit der gesamte, unternehmensweite Rech-
GoBD-Vorschriften zur Digitalisierung von papier- nungsbearbeitungs- und Freigabeworkflow künftig
haft eingehenden Belegdokumenten. möglichst reibungslos, schnell und sicher funktio-
niert, sollten zudem alle dafür nötigen Abläufe klar
definiert, entsprechende Meilensteine festgelegt
und jegliche Freigaben über ein Groupware-Sys-
tem, das die gemeinsame Arbeit an Dokumenten
Praxis-Tipp: ermöglicht oder über eine Referenz zur Rechnung
Lieferanten „ködern“ die Aufgaben verteilen kann, organisiert werden.
Einen Anreiz, um möglichst viele
Lieferanten für die Übermittlung
von digitalen Belegen per E-Mail
zu gewinnen, stellt häufig die da-
mit verbundene deutlich kürzere
Durchlaufzeit bis zur tatsächli-
chen Bezahlung dar. 13Fallbeispiel #2: knapp 1.000 Eingangs- Herausforderung: Mit steigender Nachfrage und
belege ständig wachsendem Bestellaufkommen werden
die händischen Erfassungs- und Übertragungspro-
Kunde: Als breit aufgestellter Spezialhersteller von zesse zunehmend ineffizient. Zudem ist die Praxis
Technikkomponenten ist die „Technikbauteil AG“ der manuellen Bestellerfassung extrem stör- und
einer der führenden Anbieter in Mitteleuropa. Zu- fehleranfällig.
dem zählt das international arbeitende Unterneh-
men zu den Vorreitern bei der ortsunabhängigen Projektziele: Entlastung der betroffenen Mitarbei-
Arbeitsplatzgestaltung in der Branche. ter in den verschiedenen, internationalen Nieder-
lassungen sowie der zentralen Belegbuchhaltung
Ausgangslage: Neben einer relativ überschauba- bei gleichzeitiger Beschleunigung der benötigten
ren Anzahl an Dienstleisterrechnungen, die sowohl Durchlaufzeiten.
postalisch als auch per E-Mail eingehen, erhalten
die fünf internationalen Vertriebs-Dependancen der
Technikbauteil AG jeden Monat zusammen knapp
800 Bestellungen mit oft mehrseitigen Bauteillisten.
Diese werden zunächst von den jeweiligen Stand-
ortmitarbeitern entgegengenommen, händisch
erfasst und in das vorhandene ERP-System über-
tragen.
14Empfohlene Digitalisierungslösung: Mit einer nahtlosen
Cloud-basierte Workflow-Optimierung • Anbindung an einen digitalen Freigabepro-
zess und
Auch hier sollte der erste Schritt hin zu einem opti- • einer anschließenden Rückgabe der Daten an
mierten Belegerfassungs- und Bearbeitungsprozess das bestehende ERP-System,
unbedingt die Einführung eines zentralen Postein- könnte zudem der gesamte Beleg- und Rech-
gangs sein. In diesem Fall allerdings getrennt nach nungsbearbeitungs-Workflow bis hin zum (au-
Auftrags- und Rechnungserfassung – und realisiert tomatisierten) Zahlungslauf sichergestellt werden.
in Form von dedizierten E-Mail-Postfächern, die eine
automatisierte Verarbeitung der Belege ermöglichen. Gut zu wissen: Eine ähnliche Automatisierung ist
natürlich auch für den gesamten Bestelleingangs-
Die dafür benötigte Erfassungssoftware sollte Prozess inklusive automatisierter Auftragserfassung
aufgrund der dezentralen Unternehmensstruk- und Übergabe an die Produktion möglich.
tur bestenfalls Cloud-basiert sein und neben der
Rechnungsdatenverarbeitung auch das Auslesen
von Bestellungen und Lieferscheinen ermög-
lichen. Denn damit wird auch der automatisierte
Abgleich der in allen zugehörigen Eingangsdoku-
menten angegebenen Mengen und Werte möglich, Sehr empfehlenswert: Digitale
auch bekannt als 3-Way-Matching. Zudem sollte die Archivierung gleich „mitoptimie-
verwendete Erfassungssoftware in der Lage sein, ren“
typische Stammdaten wie Artikel- und Preisinfor- Sollte das bestehende ERP-Sys-
mationen oder Lieferantenstammdaten mit dem tem noch keine (zufriedenstel-
bestehenden IT- oder ERP-System im Unterneh- lende) Möglichkeit zur digitalen
men abzugleichen – und dabei automatisch auf Archivierung aller relevanten
Abweichungen hinweisen! Eingangsdokumente bieten, kann
an dieser Stelle auch nun optimal
Eine integrierte Funktion zum optischen Hervorhe- „nachgebessert“ werden – selbst-
ben wichtiger Begriffe und Fundstellen wie Lieferfris- verständlich dann gleich komplett
ten – oder andere, beispielsweise bei der Produktion GoBD-konform und mit DMS-
zu beachtende Sondervorgaben – könnte den Mehr- Funktionen.
wert für die beteiligten Mitarbeiter bei der Eingangs-
belegbearbeitung zudem noch weiter erhöhen.
15Fallbeispiel #3: deutlich über 1.000 Ein- Herausforderung: Zwar gelingt die einfache, digi-
gangsbelege tale Erfassung der eingehenden Dokumente bereits
an den meisten Standorten relativ reibungslos – ge-
Kunde: Die „Südschwäbische Tief- und Straßenbau schieht aber vielerorts noch händisch als einfacher
AG“ blickt mittlerweile auf eine knapp 100-jährige Scan oder gar durch individuelles Abtippen. Zudem
Firmengeschichte zurück und hat sich vor allem verfügen die verschiedenen, erst in den letzten Jah-
in den letzten Jahren durch zahlreiche Firmenzu- ren zu einem international agierenden Baukonzern
sammenschlüsse und Zukäufe zu einem der füh- verschmolzenen Unternehmensteile und Konzern-
renden Straßen- und Autobahn-Bauunternehmen töchter über eine schier unüberschaubare Zahl
entwickelt. Neben Süddeutschland, Südfrankreich verschiedener ERP- und IT-Systeme, teilweise sogar
und dem Alpenraum verwirklicht der internationale in Form von aufwändigen Eigenentwicklungen. Die
Baukonzern mit schwäbischen Wurzeln heute auch zentrale Finanzbuchhaltung im schwäbischen Mut-
immer mehr Projekte in Süd-Osteuropa, auf dem terhaus setzt hingegen auf SAP.
Balkan und im Baltikum.
Projektziele: Um auf internationaler Bühne zu-
Ausgangslage: Durch die Zusammenarbeit mit künftig mithalten zu können, sollen die bestehen-
zahlreichen nationalen wie auch internationa- den, individuellen und zum Teil schwerfälligen
len Zulieferern sowie unzähligen regionalen und Dokumentenverarbeitungs- und Freigabeprozesse
lokalen Sub-Unternehmern an den verschiedenen der Südschwäbischen Tief- und Straßenbau AG
Projektstandorten sieht sich die Buchhaltung mo- • unit-, system- und länderübergreifend
natlich einer hohen vierstelligen Zahl von Eingangs- harmonisiert,
rechnungen gegenüber. Die sowohl zentral als auch • kosteneffizient und rechtssicher
über die verschiedenen Tochterunternehmen und digitalisiert sowie
Abteilungen in den jeweiligen Ländern eingehenden • zukunftssicher optimiert
Dokumente umfassen neben (zum Teil inhaltlich werden. Eine Komplett-Umstellung aller konzern-
und steuerrechtlich sehr unterschiedlich aufge- weiten Dokumenten- und Freigabeprozesse auf ein
bauten) Waren- und Dienstleistungsrechnungen in lizenzbasiertes ERP-System wie SAP oder MS Dy-
Papier- und digitaler Form auch viele weitere, mit- namics 365 (Navision) stellt jedoch aus kaufmänni-
unter steuerrelevante Transaktionsdokumente wie schen Gesichtspunkten heraus keine Option dar.
Lieferscheine oder Bestell- und Warenlisten.
16Empfohlene Digitalisierungslösung: Digitale Nur mit einer leistungsfähigen, KI-basierten
Harmonisierung und Prozessintegration (automatischen) Erfassung der Beleginhalte ist
eine solche Aufgabe heute noch effizient zu be-
Bei einer derart granularen, international gewach- wältigen. Optimalerweise realisiert als besonders
senen Konzernstruktur liegen die Probleme häufig effektives 3-Way-Matching (Bestellung, Rechnung,
sprichwörtlich im Detail. Denn meist funktionieren Lieferung) über eine standardisierte Schnittstelle
die etablierten Dokumenten-,Verarbeitungs- und zum bestehenden SAP-System – und ergänzt um
Freigabeprozesse in den einzelnen Units relativ zusätzliche Erfassungsmöglichkeiten für Belege von
reibungslos. Die Herausforderung besteht jedoch Einmallieferanten, unbekannten Lieferanten und Be-
vor allem darin, die verschiedenen Prozesse auch legen ohne Stammdatenbezüge im SAP.
zentral steuerbar, nachvollziehbar und (nicht zu
vergessen!) rechtssicher „unter einen Hut“ zu Die Steuerung der Freigabeprozesse ist dabei
bringen. sowohl vollintegriert als auch außerhalb von SAP
denkbar. Denn so ist es für bereits erfahrene Mit-
Ein zentraler Schritt liegt deshalb in der universalen arbeiter weiterhin möglich, die gewohnten „Cock-
Empfangs-, Erfassungs- und Verarbeitungsmöglich- pits“ innerhalb der SAP-Umgebung zu nutzen.
keit aller Arten von Rechnungen und anderen Alternativ kann der Freigabeprozess webbasiert
Transaktionsdokumenten – und zwar format- und für Mitarbeiter ohne eigene SAP-Lizenz erfolgen.
kanalunabhängig.
Ein weiterer großer Vorteil bei dieser Art der
Ob ein Eingangsdokument nun auf Papier, per integrativen Prozessautomatisierung: Sie ermöglicht
Mail, als PDF oder über EDI in Form einer eine umfassende Übersicht sowie die individuelle
elektronischen Rechnung im ZUGFeRD-Format, als Statusnachverfolgung des gesamten Belegverlaufs
XRechnung oder einem anderen Standard über- innerhalb einer Prozesskette – vom Eingang, über
mittelt wird: die Bearbeitung bis hin zur abschließenden Archi-
vierung, beispielsweise via ArchiveLink aus SAP an
ein vorhandenes DMS.
17Richtige
Optimierungsstrategie wählen:
So geht’s!
Sie sehen: Die digitale Optimierung des Rechnungs- Denn geht es schließlich an die konkrete Strategie-
eingangs lohnt sich im Grunde immer – ganz gleich, und Prozessplanung, orientieren sich erfolgreiche
wie weit Sie bereits gekommen sind auf Ihrem ganz Optimierungsprojekte für gewöhnlich an einem
persönlichen Digitalisierungsweg. Bleibt im Grunde ganz bestimmten, individuellen Planungsschema –
nur die Frage: Wie geht es nun weiter? das sich zum Teil erheblich von anderen „gängigen“
Digitalisierungsprozessen unterscheidet.
Um das Beste aus dem anstehenden Digitalisie-
rungsprojekt herauszuholen, sollten Sie vor allem
eines tun: Strategisch und detailliert planen. Am
besten zusammen mit jemandem, der/die sich mit
den zur Verfügung stehenden Möglichkeiten, Lö- Lösungen und Anbieter
sungsansätzen und Strategien richtig gut auskennt. vergleichen leicht gemacht!
Um zunächst selbst erst einmal die
So kann es sich gerade bei komplexeren Aufgaben- verschiedenen Möglichkeiten, An-
stellungen lohnen, schon frühzeitig auf externe gebote und Anbieter zu vergleichen,
Kompetenz in Form erfahrener Prozessoptimie- haben wir Ihnen eine praktische
rungsberater zurückzugreifen. In Frage kommen Profi-Vergleichs-Checkliste zum
dafür neben spezialisierten „reinen“ Digitalisie- Download über
rungs- und Prozessberatungsfirmen oder Beratern www.ximantix.de/rechnungseingang
aus dem Umfeld Ihrer vorhandenen ERP-Lösung zusammengestellt. Das Besondere
natürlich auch praxis- und effizienzorientiert daran: In der umfangreichen Tabelle
arbeitende eBeleg-Serviceprovider wie XimantiX. steht schon alles drin, was sie für
Grundsätzlich gilt auf jeden Fall: Je mehr Erfahrung einen sinnvollen, wirklich detaillier-
beim Planen und Optimieren von digitalen Rech- ten und aussagekräftigen Vergleich
nungseingangs- und Verarbeitungsprozessen, desto abfragen sollten!
besser!
18Wie Sie einen strategisch sinnvollen, effizient 2. Identifikation geeigneter
geplanten und damit von vornherein erfolgsver- Optimierungsmöglichkeiten
sprechenden Digitalisierungsansatz im Bereich der
Belegeingangsoptimierung erkennen? Das verraten Sind erstmal alle Fakten, Probleme und Wün-
wir Ihnen jetzt. Oder anders gesagt: Achten Sie sche auf dem Tisch, formt sich der nächste
einfach bereits in der Angebots- und Konzeptions- Meilenstein oft wie von selbst. Denn in einem
phase darauf, dass (mindestens) die folgenden ausführlichen Prozessaudit bleiben wichtige
vier Projekt- und Planungsmeilensteine erkennbar Schwachstellen meist nicht unentdeckt. Auch
werden: prozessbedingte Engpässe und immer wieder
auftauchende, ärgerliche Fehlerquellen werden
1. Problem- und Bedarfsanalyse in der Regel dann offensichtlich. Gleiches gilt im
Übrigen auch für bislang vielleicht (noch) nicht
Versierte Digitalisierungsberater:innen nehmen offensichtliche Optimierungspotenziale – zu-
sich zunächst ausreichend Zeit, um Sie und Ihre mindest dann, wenn man weiß, wo sich diese für
individuelle Bedarfslage genau kennenzulernen. gewöhnlich „verstecken“.
Achten Sie darauf, welche Fragen man Ihnen
stellt – und ob diese tatsächlich auf Ihre konkre- 3. Kosten-Nutzen-Bewertung und Aus-
ten „Pain Points“ rund um den Rechnungs- und wahl der zielführendsten Maßnahmen
Belegeingang und die anschließenden Rech-
nungsverarbeitungsprozesse abzielen. Zudem Im nächsten Schritt sollte es dem/der Bera-
sollte es auch jetzt bereits darum gehen, welche ter:in bereits möglich sein, eine relativ konkrete
Ziele es konkret in welchem Zeitraum zu er- Machbarkeits- und Nutzenprognose abzugeben.
reichen gilt. Und natürlich, wie sich der Erfolg Optimalerweise gleich in Verbindung mit „har-
grundsätzlich überprüfen lässt. ten“ Erfolgszahlen, etwa über die Höhe der zu
erwartenden Kostenersparnis oder die voraus-
sichtliche Prozessbeschleunigung.
194. Ausarbeiten und Umsetzen eines Setzen Sie bei Ihrem Digitalisierungsprojekt auf ei-
passgenauen Optimierungskonzepts nen erfahrenen Dienstleister wie XimantiX, tragen
ein hochprofessionelles, bedürfnisbezogenes und
Sind schließlich alle entscheidenden Projekt- individuelles Projektmanagement sowie ein hervor-
faktoren und -voraussetzungen geklärt und ist ragender, reaktionsstarker und versierter Kunden-
grundsätzlich klar, wohin die „Digitalisierungs- support ebenfalls zum fortlaufenden Projekt- und
reise“ für Ihre Belegeingangsprozesse gehen soll, Optimierungserfolg bei.
kann der wohl wichtigste Planungsschritt für ein
erfolgreiches Optimierungsprojekt erfolgen: Die
konkrete, individuelle Konzeption und Planung,
optimalerweise initiiert in einem zielgerichteten
Kickoff-Strategieworkshop und ausgearbeitet in
einem tragfähigen, konkreten und nachvollzieh-
baren Pflichtenheft.
Nicht vergessen: Bestellungen sind auch Eingangsdokumente!
Nachdem sich auf den letzten Seiten des Workbooks fast alles um den digital(isiert)en
Empfang und die störungsfreie Weiterverarbeitung von Rechnungsdokumenten gedreht
hat, möchten wir die Gelegenheit nutzen, noch kurz auf zwei weitere typische „Problem-
kinder“ beim Belegeingang einzugehen: Bestellungen und Auftragsbestätigungen.
Neben Eingangsrechnungen stellen die genannten Bestelldokumente nämlich erfahrungs-
gemäß oft einen ähnlich großen „Pain Point“ bei der Bearbeitung von Eingangsdokumen-
ten dar. Oft kommen Sie über viele unterschiedliche Kanäle, Büros und Vertriebspartner
ins Haus – und das nicht selten teils analog, teils digital. Und in diversen unterschiedlichen
Formaten.
Damit auch hier nichts liegen bleibt, kann es sich daher anbieten, die Eingangsprozesse
für Bestellungen und Auftragsbestätigungen gleich mitzuharmonisieren. Sprechen Sie uns
gerne an, wir kennen uns nämlich auch in diesem Bereich ganz hervorragend aus!
20Und jetzt? So geht es für Sie
nach diesem Workbook weiter!
Wir hoffen, Ihnen mit diesem Frage-Antwort- Sollten Sie den Griff zumTelefonhörer dagegen
Workbook ein möglichst klares Bild rund um den noch scheuen, haben wir ebenfalls das passende
Beleg- und Rechnungseingang und die Möglich- Weitermach-Material für Sie: Unsere umfangreiche
keiten, diesen digital zu optimieren, verschafft zu Vergleichscheckliste, mit der Ihnen die Auswahl der
haben. Sollten Sie nun mit dem Gedanken spielen, geeigneten Lösung zur Optimierung Ihres Beleg-
etwas konkreter in die Materie einzusteigen, stehen und Rechnungseingang besonders leichtfällt. Denn
wir sehr gerne mit unserer umfangreichen Experti- hier steht bereits alles drin, was wirklich wichtig
se für Ihre Fragen zur Verfügung. ist, um eine sinnvolle Auswahl zu treffen.
Übrigens: Erfahrungsgemäß scha-
det es nie, hin und wieder auch
schon einmal einen etwas weiteren
Blick über den aktuellen Opti-
mierungs-Tellerrand zu werfen.
Haben Sie eventuell bereits neben
dem Rechnungseingang auch den
Rechnungsausgang oder andere
Dokumentenprozesse (beispiels-
weise im HR-Bereich) als zukünf-
tige Digitalisierungsfelder in Ihrem
Hause ausgemacht, sollten Sie das
auch bei der Auswahl der passenden
Rechnungsausgangs-Lösung im Hin-
terkopf behalten. Denn so müssen
Sie später nicht noch ein zusätzliches
System implementieren, sondern
können bestenfalls einfach weitere
Geschäftsprozesse digital integrieren.
Ansprechpartner:
Tim Roßky
Profi-Checkliste zum vergleich verschiedener Lösungsanbieter E-Mail: info@ximantix.com
für den Beleg- und Rechnungsausgang
Tel.: 089 452 3083 0
Videocall gerne auf Anfrage über
info@ximantix.com!
21Abkürzungs- und
Fachbegriffsverzeichnis
Abkürzungsverzeichnis • EDIFACT
EDIFACT ist ein internationaler Standard für
• DMS: Dokumenten-Management-System den Austausch elektronischer Daten im Ge-
• DSGVO: Datenschutz-Grundverordnung schäftsverkehr, der branchenübergreifend ge-
• ERP: Enterprise-Resource-Planning nutzt wird.
• PDF: Portable Document Format • eRechnung
• GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Füh- „Echte“ elektronische Rechnungen bestehen
rung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeich- aus einem strukturierten Datensatz, der auf
nungen und Unterlagen in elektronischer Form digitalem Wege erstellt, übermittelt und emp-
sowie zum Datenzugriff fangen wird und damit eine (teil-)automatisierte
• KI: Künstliche Intelligenz Weiterverarbeitung ermöglicht.
• OCR: Optical Character Recognition (deutsch: • Groupware
Texterekennung) Unter „Gruppen-Software“ versteht man heute
Softwarelösungen zur Unterstützung der Zu-
Fachbegriffsverzeichnis sammenarbeit in einer Gruppe – und das über
zeitliche und/oder räumliche Distanz hinweg.
• Compliance • MS Dynamics 365
Mit dem Begriff wird die betriebswirtschaftliche Microsoft Dynamics 365 ist eine intelligente
wie auch rechtliche Regeltreue von Unterneh- Lösung zur Ressourcenplanung und zum Kun-
men beschrieben. Darunter fällt beispielsweise denbeziehungsmanagement von Unternehmen.
die Einhaltung von (freiwilligen) Verpflichtungen, Die Lösung ist auch unter ihren früheren Be-
Richtlinien,Verordnungen, Gesetzen und ande- zeichnungen Navision und MS Dynamics NAV
ren Regeln, an denen sich das Unternehmen bekannt.
orientiert. • Rechnungsabgleich
• Digitalisierung Das Verfahren des „Invoice Matching“ be-
Unter Digitalisierung versteht man die Über- schreibt ein Durchlaufen aller durch Bestellun-
tragung von analogen Werten in digitale Forma- gen gesicherten Rechnungen eines automati-
te. Ihre Verarbeitung oder Speicherung erfolgt sierten Verfahrens. Dabei werden ausgewählte
dabei in einem digitaltechnischen System. Rechnungsinformationen mit der Bestellung
• EDI abgeglichen, bevor eine Zahlung genehmigt wer-
Beim Electronic Data Interchange werden den kann.
Papier-Dokumente durch elektronische Doku-
mente ersetzt. Anschließend werden die Daten
in einem Standardformat übermittelt.
22• SAP • XRechnung
Bei SAP handelt es sich um ein integriertes be- Die XRechnung stellt eine sogenannte „Core
triebswirtschaftliches Standardsoftwareprodukt, Invoice User Specification“ (CIUS) auf Basis des
das es Unternehmen vereinfacht, ihre einzelnen europäischen semantischen Datenmodells dar
Unternehmensbereiche zu verwalten. Es kann und gilt als der bevorzugte eRechnungsstandard
in verschiedenen Bereichen wie Buchführung, der öffentlichen Verwaltung in Deutschland.
Controlling oder Vertrieb eingesetzt werden. • ZOOM
• Slack Zoom ist eine Videotelefonie-Software, die bis
Slack ist ein webbasierter Instant-Messaging- zu 1.000 Teilnehmer gleichzeitig erlaubt.
Dienst, der zur Kommunikation innerhalb von • ZUGFeRD
Arbeitsgruppen genutzt werden kann. Es ermög- ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des
licht nicht nur das Austauschen von Nachrich- Forums elektronische Rechnung Deutschland“.
ten, sondern auch das Chatten in einer Gruppe. Dabei handelt es sich um ein so genanntes Hybrid-
• Transaktionsdokumente Format, das aus zwei inhaltlich identischen Teilen
Transaktionsdokumente sind Dokumente, die besteht: Einem reinen XML-Datensatz und einem
eine Transaktion dokumentieren, also beispiels- Sichtdokument in PDF-Form, das ohne speziellen
weise Lieferscheine, Rechnungen und Mahnun- E-Rechnungs-Viewer auskommt.
gen. Auch Kontoauszüge oder Bestelllisten etc.
können zu den Transaktionsdokumenten gezählt
werden.
• 3-Way-Matching
Das 3-Way-Matching stellt eine besonders ver-
lässliche Form des Beleg- und Bestellabgleichs
dar. Hierbei werden die Rechnungsdaten mit
den Mengen und Werten auf der Bestellung
und der tatsächlichen Lieferung abgeglichen. In
einer optimal digital(isiert)en Supply Chain kann
dieser Schritt automatisiert erfolgen.
23Herausgeber:
Angaben gemäß §5 TMG
Ximantix Software GmbH
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Handelsregister: HRB 180632
Registergericht: Amtsgericht München
Vertreten durch:
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Telefax: 089-4523083-10
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