Belege digital(isiert) empfangen und verarbeiten! - Optimierungs-Leitfaden - XimantiX
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Optimierungs-Leitfaden Belege digital(isiert) empfangen und verarbeiten! Praxis-Workbook mit handfesten Empfehlungen zur Kosten- und Prozessoptimierung Inklusive für Unternehmen mit +1.000 Eingangsrechnungen und anderen Belegen pro Monat Homeoffice-Ratgeber: • Typische Hürden erkennen und meistern • Best Practices für reibungslose Remote-Prozesse • Fallbeispiele mit konkreter Kosten-/Nutzenrechnung
Inhaltsverzeichnis 7 Probleme auf einen Streich lösen? 3 Wenn nicht jetzt, wann dann? 3 7 Herausforderungen beim Rechnungseingang 5 Konkrete Lösungsansätze – und was sie effektiv bringen 7 Es gibt Probleme beim Belegeingang? 7 Optimierungs-Tipp No. 1: Zentrales E-Mailpostfach für Eingangsrechnungen kann wahre Wunder wirken 7 Optimierungs-Tipp No. 2: Rechnungseingang per Post reduzieren – und zentralisieren! 8 Optimierungs-Tipp No. 3: Belegdatenerfassung automatisieren 9 Probleme bei der Rechnungsverarbeitung 10 Probleme bei der rechtskonformen Prozess- und Belegdokumentation 11 Fallbeispiele – konkrete Anwendungs- und Optimierungsszenarien 12 Fallbeispiel #1: weniger als 1.000 Eingangsbelege 12 Fallbeispiel #2: knapp 1.000 Eingangsbelege 14 Fallbeispiel #3: deutlich über 1.000 Eingangsbelege 16 Richtige Optimierungsstrategie wählen: So geht’s! 18 1. Problem- und Bedarfsanalyse 19 2. Identifikation geeigneter Optimierungsmöglichkeiten19 3. Kosten-Nutzen-Bewertung und Auswahl der zielführendsten Maßnahmen 19 4. Ausarbeiten und Umsetzen eines passgenauen Optimierungskonzepts 20 Und jetzt? So geht es für Sie nach diesem Workbook weiter! 21 2
7 Probleme auf einen Streich lösen? Es klingt wie im Märchen – ist aber keines: In die- Wenn nicht jetzt, wann dann? sem Workbook zeigen wir Ihnen, welche typischen sieben Herausforderungen Sie als Buchhaltungs-, Es ist nicht von der Hand zu weisen: Über ein Jahr Prozess- oder IT-Verantwortliche:r mit der arbeiten, leben und „ausharren“ im Homeoffice behutsamen Umstellung auf digitalisierte Empfangs- hat Spuren hinterlassen. Doch neben das (absolut und Verarbeitungsprozesse beim Belegeingang auf nachvollziehbare) Bedürfnis, endlich mal wieder einen Streich meistern können. unter echte Menschen zu kommen anstatt immer nur alles digital abzuwickeln, gesellt sich eine span- Doch damit nicht genug: Denn passend dazu haben nende, mitunter etwas stolz machende Erkenntnis: wir auch gleich noch eine ganze Reihe konkre- Auch deutsche Unternehmen können digital und ter, aufeinander aufbauender Lösungsansätze remote – und das sogar im angeblich so „digitalisie- für Sie zusammengetragen und auf das jeweilige rungsfernen“ Mittelstand! Nutzenpotenzial für Ihre jeweilige Ausgangslage hin durchleuchtet. So gehören Zoom, MS Teams, Slack und andere digitale Kommunikationskanäle nach einem Jahr Das Ergebnis: Ein überaus praxisorientiertes „Zwangsdigitalisierung“ im staatlich verordneten Workbook mit zahlreichen, tatsächlich anwendba- Homeoffice mittlerweile zum üblichen Büroalltag ren Ideen, Tipps und Strategien, mit denen nahezu einfach dazu. Wo es dagegen häufig auch jetzt noch jedes Unternehmen ein für die eigene Bedarfslage hakt, sind die komplizierteren Geschäfts- und Ver- optimales Ergebnis erzielt. waltungsprozesse – etwa bei der Beschaffung, in der Produktion oder beim digital(isiert)en Doku- Glauben Sie nicht? Dann überzeugen Sie sich ein- menten- und Belegmanagement. fach selbst! 3
Die von vielen Experten und Digitalisierungsen- Aus der schieren Not heraus, dass es auch im thusiasten beschworene, nahezu vollautomatisierte Homeoffice irgendwie weitergehen musste, „digitale Supply Chain“ entpuppt sich dabei leider haben sich bei vielen Unternehmen in den letz- oft mehr als futuristisches Wunschdenken denn als ten Monaten Arbeitsabläufe herausgebildet, die praktikable Blaupause. Meist übrigens aus einem mitunter weder sinnvoll noch wirklich sicher einfachen wie logischen Grund: Die Umsetzung oder „compliant“ sind – und oft sogar parallel, einer kompletten digitalen Supply Chain bedarf gänzlich undefiniert und nicht eindeutig nach- nicht nur extrem viel Planung, Zeit und jeder vollziehbar ablaufen. Fehler, Überschneidungen Menge Kapital. Als Lösungsansatz schießt sie häufig und jede Menge unnötiger Verzögerungen sind auch schlicht und einfach über das eigentliche Ziel förmlich vorprogrammiert. hinaus. Denn das ist – wie auch schon vor der Krise – in den meisten Unternehmen nicht die Ein ganz typischer Bereich, der vor allem bei vielen „Digitalisierung um jeden Preis“, sondern das Mittelständlern von genau diesen Problemen be- Überwinden handfester Engstellen und Hürden in troffen zu sein scheint, ist die Rechnungsbearbei- bestehenden Prozessabläufen. tung. Denn genau hier verfehlen die neuen digita- len Kommunikationsmöglichkeiten wie Zoom, Slack So sollte es in den nun anstehenden Digitalisie- & Co. leider allzu oft ihren Sinn – oder machen rungsschritten zunächst darum gehen, genau diese vormals einfache „analoge“ Prozesse nun deutlich Schwachstellen möglichst effizient und nach- stör- und fehleranfälliger. haltig zu beheben. Aktuell sind das vor allem Probleme bei abteilungs- und unternehmensüber- Konkret stehen viele Buchhaltungs-, Prozess- und greifenden Abstimmungs- und Freigabeprozessen, IT-Verantwortliche dabei vor (bis zu) sieben hand- die vor der Krise noch nicht (durchgängig) digital festen Problemen, die durch das ortsunabhängige organisiert waren. Bearbeiten von Eingangsbelegen in den letzten Wochen und Monaten mehr als deutliche zutage getreten sind. 4
7 Herausforderungen beim Rechnungseingang, die vor Corona oft weniger schwer zu meistern waren 1 Dezentraler Belegeingang: ng Viele Stellen empfangen Rechnu Transaktionsdokumente wie Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen. Abteilung Abteilung C Abteilung B A 2 Medienbrüche als Einstiegshürde: Belege kommen über unterschiedlichste analoge und digitale Sachbearbeiter 1 Sachbearbeiter 2 Übertragungswege ins Unternehmen. 7 Herausforderungen beim Rech- nungseingang EDI PDF 4 Unübersichtliche interne ZUGFeRD Dokumentenwege: Post- oder E-Mail „Gewachsene“ oder schwer nachvollziehbare Weiterleitungs- und Eingliederungsprozesse Rechnungsstelle im eigentlichen Kreditorenprozess, oft sogar von Abteilung zu Abteilung unterschiedlich. XRechnung Portal-Upload 3 Babylonische Formatverwirrung: Auch digitale Belege kommen in unterschiedlichen Formen (sowohl technisch als auch semantisch/ inhaltlich) an. 5
5 Ineffiziente Freigabeprozesse: Sind die Rechnungen erstmal im Kreditorenprozess, hakt es gerade in Homeoffice-Zeiten oft an einheitlichen und zeitlich angemessen optimierten Freigabeprozessen (z.B. Rechnungs- abgleich, digitalisierte Dokumentenfreigabe) inkl. Vertretungs- regelungen, verbindlichen Schritten und Deadlines etc. mit der Folge, dass Vorgänge liegenbleiben und ggf. Skonti etc. nicht genutzt werden können. 7 Ineffektiver Ressourceneinsatz: Noch nicht optimierte Kreditorenprozesse sind schon in „normalen“ Zeiten nicht besonders effizient. Kommt noch der Faktor 6 „Homeoffice“ dazu, wird es aber nochmal Gesetzliche Verpflichtungen einhalten, deutlich bitterer für die Kosten-/Nutzenbilanz auch im remoten Prozess: - nicht nur monetär, sondern auch zeitlich. GoBD-konforme Protokollierung und DSGVO-gerechte Archivierung klappen in Homeoffice-Zeiten eigentlich nur noch mit digitalisierten Prozessen. Archivablage 6
Konkrete Lösungsansätze – und was sie effektiv bringen Wie sich eine zielgerichtete, digitale Optimierung Optimierungs-Tipp No. 1: Zentrales der betroffenen Prozesse vom (oft noch) dezentra- E-Mailpostfach für Eingangsrechnungen len Rechnungseingang über ein stringentes Kon- kann wahre Wunder wirken troll- und Freigabemanagement bis hin zur termin- gerechten Bezahlung bewerkstelligen lässt, erfahren Einen besonders einfachen wie eleganten Einstieg Sie auf den nächsten Seiten. ermöglicht beispielsweise das Einrichten eines zen- tralen E-Mail-Postfachs für alle Eingangsrech- Zudem zeigen wir Ihnen, warum ein funktionie- nungen – optimalerweise in Verbindung mit einer render Rechnungseingang darüber hinaus auch als unternehmensweiten Direktive, zukünftig grund- perfektes „Sprungbrett“ für weitere, zielführende sätzlich auch intern alle eingehenden Eingangs- Digitalisierungsmaßnahmen dienen kann – an deren belege an dieses Postfach weiterzuleiten. Optional Ende dann tatsächlich so etwas wie eine volldigitali- kann auch eine automatisierte (in Copy) Weiter- sierte Supply Chain stehen könnte. leitungsregelung für dezentral eingehende E-Mails mit eindeutigen Schlüsselbegriffen wie „Rechnung“ Um es noch einmal zu betonen: Natürlich kämpft oder „Invoice“ im Betreff den Übergang zu einem nicht jedes Unternehmen mit den gleichen Proble- zentralen Rechnungseingang unterstützen. men. Es ergibt also auch keinen Sinn, Ihnen an die- Ein weiterer Vorteil: Neue Lieferanten können ser Stelle den „ultimativen Komplettlösungsansatz“ bei diesem einfachen Ansatz gleich zu Beginn der vorstellen zu wollen. Ganz im Gegenteil: „One-fits- Zusammenarbeit dazu angehalten werden, ihre all“ gibt es hier leider nicht! Rechnungen ausschließlich an das zentrale Rech- nungspostfach zu übermitteln. Und auch das „On- Glücklicherweise ist das allerdings nicht weiter boarding“ bestehender Geschäftspartner gestaltet schlimm, denn stattdessen folgt nun ein ganzer sich denkbar einfach – vor allem bei denjenigen, die Strauß an spezifischen Ideen und Vorschlägen für ohnehin bereits Rechnungsdokumente per E-Mail konkrete Optimierungsmaßnahmen, die – je nach einreichen. Hier genügt häufig bereits der kurze individueller Problemlage – wirklich sinnvoll sind. Hinweis (beispielsweise als Info-Mailing oder im persönlichen Kontakt mit den konkreten Absprech- Es gibt Probleme beim Belegeingang? partnern aus Ihrem Hause), künftig doch bitte das zentrale Postfach zu nutzen. Besonders häufig zeigen sich die größten Hürden für ortsunabhängige Rechnungsverarbeitungspro- zesse bereits beim Empfang und der zielgerichteten „Einschleusung“ der verschiedenen Eingangsbelege ins eigene Verwaltungs- oder Dokumentenmanage- mentsystem. 7
Optimierungs-Tipp No. 2: Rechnungs- Um das zu erreichen, bieten sich grundsätzlich zwei eingang per Post reduzieren – und zent- mögliche Lösungsstrategien an: ralisieren! 1. Machen Sie denjenigen, die Ihnen noch immer papierhafte Belege zustellen, den Umstieg auf Es gibt allerdings auch Branchen und Wirtschafts- elektronische Übertragungswege wie E-Mail zweige, in denen auch heute noch ein nicht kleiner „schmackhaft“. Reicht eine einfache Bitte nicht Anteil des Belegaustauschs in papierhafter Form aus, könnte beispielsweise die Zusicherung kür- erfolgt. Und das, obwohl digitale und papierbasierte zerer Zahlungsziele einen ausreichenden Anreiz Rechnungsdokumente bereits seit knapp zehn Jah- darstellen. ren auch umsatzsteuerrechtlich völlig gleichgestellt 2. Legen Sie (analog zum zentralen E-Mail-Post- sind. fach) auf jeden Fall eine zentrale physische Rechnungseingangs-Postadresse fest und Mit der notgedrungenen Verlagerung vieler Buch- installieren Sie vor Ort eine leistungsfähige haltungs- und Rechnungsverarbeitungsprozesse ins Möglichkeit, alle Eingangsbelege direkt digital Homeoffice hat sich jedoch auch hier gezeigt, dass zu erfassen. Besonders effizient gelingt das sich etwas verändern muss. Denn schließlich kostet übrigens mit modernen, computergestützten nicht nur die Übernahme der Rechnungsdaten in Verfahren wie KI-basierter OCR (Texterken- den „zwangsweise“ digitalisierten Verarbeitungs- nung mit künstlicher Intelligenz) – optional und Freigabe-Workflow unglaublich viel Zeit. Die auch mithilfe eines spezialisierten Dienstleisters. per Post eingehenden Rechnungen müssen auch Dazu aber gleich mehr! erst einmal ihren Weg vom jeweiligen Abteilungs- Postfach, den verschiedenen Briefkästen oder der zentralen Poststelle in die – nun möglicherweise ins Homeoffice umgezogene – Buchhaltung finden. Um hier nicht den Überblick zu verlieren, bedarf es einer organisatorischen und koordinativen Meis- terleistung – oder Sie versuchen, den Anteil der eingehenden Belege per Post (oder beispielsweise auch Fax etc.) so stark zu reduzieren, dass diese eben nicht mehr notwendig ist. 8
Optimierungs-Tipp No. 3: Belegdaten- ergänzt – werden. Trotzdem lohnt sich die „Optical erfassung automatisieren Character Recognition“ (deutsch: Texterkennung) mit steigendem Belegvolumen als unterstützende Wo wir gerade beim Thema sind: Ist der Rech- Maßnahme. nungseingang erst einmal physisch wie auch digital zentralisiert – oder zumindest so geregelt, dass alle Um jedoch auch aus dieser Technologie wirk- Eingangsbelege auch tatsächlich störungs- und ver- lich das Optimum herauszuholen, sollten gerade lustfrei ihren Weg in den Kreditorenprozess finden Rechnungsempfänger mit hohen Eingangsvolumina – wartet für gewöhnlich gleich die nächste Her- noch einen Schritt weitergehen und auf die (bereits ausforderung. Denn die eingehenden Rechnungen, weiter oben kurz angeschnittene) KI-gestützte Lieferscheine und anderen Transaktionsdokumente Variante der OCR-Technologie setzen. liegen dann zwar zur Weiterbearbeitung alle am richtigen Ort. Doch wie kommen die eigentlichen Der große Vorteil dabei: Dank künstlicher Intelli- Rechnungsdaten nun möglichst fehlerfrei, schnell genz wird das System von Beleg zu Beleg besser, und sicher ins System – ganz gleich, wie und in wel- treffsicherer und schneller – und übertrifft das cher Form die Belegdokumente vorliegen? menschliche Leistungs- und Erfassungsvermögen dadurch schon nach kurzer Zeit um ein Vielfaches. Um die benötigten Beleginformationen einheitlich Ein Umstand, der sich nicht nur in einer sinkenden zu erfassen und für die weiteren Kreditorenpro- Fehlerquote, kürzeren Bearbeitungszeiten und zessschritte verfügbar zu machen, kann man natür- einer steigenden Anzahl möglicher „Dunkelbuchun- lich auf das altbewährte händische „Abtippen“ gen“ bemerkbar macht. Der KI-gestützte Erfas- setzen. Schon bei mittleren Belegaufkommen ist das sungsprozess kann auch teilweise oder komplett an aber in der Regel nicht nur äußerst unwirtschaftlich einen professionellen Dienstleister ausgelagert und (und extrem eintönig), sondern schlicht und einfach durch zusätzliche regelbasierte Logik noch weiter auch viel zu fehleranfällig. optimiert werden. Eine spürbare Erleichterung bietet dagegen das „einfache“ optische Erkennen von Zahlen und Buchstaben mittels so genannter OCR-Techno- logie. Die ist allerdings nicht nur mit relativ viel ma- nueller Nacharbeit und oft lediglich mittelmäßigen Erfassungsergebnissen verbunden. Auch das Scan- nen muss meist noch einzeln und von Hand erle- digt – und dann manuell überprüft, korrigiert und 9
Probleme bei der Rechnungsverarbeitung Das Problem: Zwar lassen sich auch Freigabepro- zesse über die mittlerweile oft gut funktionieren- Sind die Beleginformationen erst einmal digitali- den digitalen Kommunikationswege wie Teamchat siert und fehlerfrei im System, sollten im nächsten oder E-Mail abbilden. In Sachen „Nachvollziehbar- Schritt am besten auch gleich noch Wege gefunden keit“ und „Compliance“ treiben sie vielen Prozess- werden, um einen optimierten Freigabeprozess und Datenschutzverantwortlichen aber die Sorgen- sicherzustellen. Denn genau hier hat in den letzten falten auf die Stirn – und das leider zu Recht. Denn Monaten häufig wieder das berüchtigte „Homeof- Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozesse per fice-Bermuda-Dreieck“ zugeschlagen. Kein Wunder, Chat (oder E-Mail) sind nicht nur äußerst stör- waren viele Freigabeprozesse vor der Corona-Kri- anfällig. Sie lassen sich auch nicht optimal nachver- se und der damit verbundenen „Zwangsverlage- folgen, geschweige denn überwachen noch GoBD- rung“ vieler Arbeitsplätze an den heimischen Ar- und/oder DSGVO-konform archivieren. Fehlerhafte beits- oder Küchentisch doch (zumindest teilweise) Freigaben, liegengebliebene Vorgänge, verlorenge- noch physischer Natur. gangene Skonti und andere Probleme sind so leider meist vorprogrammiert. 10
Probleme bei der rechtskonformen Pro- zess- und Belegdokumentation Spar-Tipp Besser gelingt das stattdessen mit einem – wahl- Um digitale Freigabeprozesse weise ins eigene ERP-System integrierten – auch ohne teure Zusatzlizenzen, Freigabeprozess, der klar definiert ist und die aufwändige ERP-Systemerweite- Möglichkeit bietet, Störungen (z.B. Krankheit etc.) rungen und unzählige Consulting- zu kompensieren und alle Schritte rechtskonform stunden zu realisieren, können zu dokumentieren. diese auch einfach „neben“ dem eigentlichen ERP-System abgebil- Nachdem das gerade beim Einsatz professioneller det werden – etwa mithilfe eines ERP-Lösungen namhafter Hersteller jedoch oft mit erfahrenen eBeleg-Dienstleisters erheblichen Zusatzkosten und ausuferndem Zeit- wie XimantiX. Der Vorteil: Mit und Ressourcenaufwand für die unternehmenswei- dieser Lösung schlagen Sie gleich te Implementierung und weitere (teure) Lizenzen mehrere Fliegen mit einer Klap- verbunden ist, schrecken viele Unternehmen vor pe. Denn als erfahrener Digitali- diesem Optimierungsschritt erst einmal zurück. sierungsdienstleister sorgen wir nicht nur für rechts- und vorga- Spätestens bei der nächsten Betriebs- oder Steuer- benkonforme Freigabeprozesse, prüfung wird dann jedoch schnell klar, warum sich die perfekt zu Ihren Anforderun- die Investition in ein nachvollziehbares (und vor gen passen – wir realisieren diese allem: dokumentiertes) Freigabesystem dennoch auch in perfektem Einklang mit gelohnt hätte. Ihrem Belegeingang UND Ihrem bestehenden ERP-System. Und das nicht nur schnell, sondern auch äußerst ressourcen- und kosteneffizient. Mehr erfahren: www.ximantix.de/rechnungseingang 11
Fallbeispiele – konkrete Anwendungs- und Optimierungsszenarien Die vorgestellten Ideen und Möglichkeiten zur Ausgangslage: Neben knapp 200 monatlichen Prozessoptimierung rund um den Rechnungs- und Eingangsrechnungen von verschiedenen Zulieferern Belegeingang klingen zwar erstmal spannend, doch (meist per E-Mail, vereinzelt auch noch via Fax) Ihnen fehlt noch der konkrete Bezug zur eigenen sieht sich das 2-köpfige Buchhaltungsteam auch ei- Situation? Kein Problem! Denn als erfahrener ner wahren Flut von kleinteiligen Einzelrechnungen Optimierungsdienstleister wissen wir ziemlich beauftragter Handwerker gegenüber, die zudem genau, wo bei Ihnen der digitale Schuh drückt. Auf meist per Post oder im Rahmen einer persönliche Basis unserer jahrelangen Digitalisierungsarbeit für Übergabe an den Projektleiter vor Ort eingehen. zahlreiche Kunden unterschiedlichster Branchen, Größen und Prozessausbaustufen haben wir des- Herausforderung: Aufgrund des relativ hohen, halb drei typische Szenarien zusammengestellt, die dezentral und uneinheitlich eingehenden Beleg- zeigen, wie sich der Belegeingang – und die konkre- aufkommens sind die beiden Mitarbeiterinnen in ten, damit verbundenen Fokus-Probleme – individu- der Buchhaltung schon in „normalen“ Zeiten fast ell optimieren lassen. ausschließlich damit beschäftigt, die Eingangsbelege zur internen Prüfung und Freigabe weiterzuleiten, Fallbeispiel #1: weniger als 1.000 Ein- zu begleichen und papierhaft zu archivieren. Das ist gangsbelege aber aufgrund uneinheitlicher Homeoffice-Regelun- gen nicht mehr ohne weiteres papierbasiert mög- Kunde: Als etabliertes Familienunternehmen steht lich – zudem gehen in letzter Zeit immer häufiger die „Max Mustermann Haus- und Hof Erhaltungs- auch Belege irgendwo im Freigabeprozess verloren. GmbH“ seit knapp 50 Jahren für professionelle Hausmeister- und Instandhaltungstätigkeiten in der Projektziele: Einführen und Sicherstellen eines Region. Mit über 150 betreuten Einzelobjekten digitalen Freigabeprozesses. Die beiden (auch wei- und knapp 30 festangestellten Verwaltungs- und terhin vor Ort im Büro arbeitenden) Buchhaltungs- Projektmitarbeitern macht der regional führende mitarbeiterinnen sollen zudem spürbar entlastet Mittelständler einen mehrstelligen Millionenumsatz werden. Der zu etablierende Prozess muss dabei im Jahr. sowohl einfach als auch für Mitarbeiter mit „nor- mal“ ausgeprägtem Verständnis von elektronischer Datenverarbeitung umsetzbar sein. 12
Empfohlene Optimierungslösung: Zentralisie- Um auch in der Buchhaltung zu einer spürbaren ren und digitale Abläufe etablieren Entlastung der dort Beschäftigten zu gelangen, bietet sich ebenfalls eine relativ „simple“ Lösung Nach aufmerksamer Lektüre der vorangegangenen an: Denn schon eine einfache OCR-Erkennung Seiten werden Sie es sicherlich ahnen: Ganz oben zur Erfassung der wichtigsten Beleg- und Rech- auf der Digitalisierungs- und Optimierungsagenda nungsinhalte aus den digitalen Dokumenten trägt steht hier die Zentralisierung des Posteingangs. dazu bei, die manuellen Aufwände erheblich zu Zudem sollte unbedingt eine dedizierte E-Mail- reduzieren – auch ohne integrierten Stammdaten- Adresse für eingehende Rechnungen festgelegt oder Bestellabgleich. und gegebenenfalls auch für interne Weiterleitun- gen genutzt werden. Um darüber hinaus physisch Eine einfache elektronische Ablagefunktion rundet eingehende Belege schnell und einfach direkt vor das effiziente Optimierungspaket ab – und schlägt Ort zu digitalisieren, reicht in der Regel bereits die damit noch einmal gleich zwei Fliegen mit einer Ausstattung der betroffenen Abteilungen und Büros Klappe. Denn eine GOBD-konforme digitale mit handelsüblichen Büroscannern aus. Archivierung macht nicht nur die bisher üblichen unendlichen Reihen an Aktenordnern überflüssig. Ergänzt werden können diese Maßnahmen zudem Digitale Archive können zudem viel leichter durch- um praktische Scan-Apps, mit denen beispielsweise sucht werden. So lassen sich auch Jahre zurücklie- die Projektleiter auch etwaige, persönlich überge- gende Vorgänge – etwa bei einer späteren Steuer- bene Rechnungen ohne großen Aufwand direkt vor und Betriebsprüfung – besonders schnell und Ort digitalisieren und per E-Mail an das zentrale einfach „wiederfinden“. Rechnungseingangs-Postfach übergeben können – übrigens völlig im Einklang mit den geltenden Damit der gesamte, unternehmensweite Rech- GoBD-Vorschriften zur Digitalisierung von papier- nungsbearbeitungs- und Freigabeworkflow künftig haft eingehenden Belegdokumenten. möglichst reibungslos, schnell und sicher funktio- niert, sollten zudem alle dafür nötigen Abläufe klar definiert, entsprechende Meilensteine festgelegt und jegliche Freigaben über ein Groupware-Sys- tem, das die gemeinsame Arbeit an Dokumenten Praxis-Tipp: ermöglicht oder über eine Referenz zur Rechnung Lieferanten „ködern“ die Aufgaben verteilen kann, organisiert werden. Einen Anreiz, um möglichst viele Lieferanten für die Übermittlung von digitalen Belegen per E-Mail zu gewinnen, stellt häufig die da- mit verbundene deutlich kürzere Durchlaufzeit bis zur tatsächli- chen Bezahlung dar. 13
Fallbeispiel #2: knapp 1.000 Eingangs- Herausforderung: Mit steigender Nachfrage und belege ständig wachsendem Bestellaufkommen werden die händischen Erfassungs- und Übertragungspro- Kunde: Als breit aufgestellter Spezialhersteller von zesse zunehmend ineffizient. Zudem ist die Praxis Technikkomponenten ist die „Technikbauteil AG“ der manuellen Bestellerfassung extrem stör- und einer der führenden Anbieter in Mitteleuropa. Zu- fehleranfällig. dem zählt das international arbeitende Unterneh- men zu den Vorreitern bei der ortsunabhängigen Projektziele: Entlastung der betroffenen Mitarbei- Arbeitsplatzgestaltung in der Branche. ter in den verschiedenen, internationalen Nieder- lassungen sowie der zentralen Belegbuchhaltung Ausgangslage: Neben einer relativ überschauba- bei gleichzeitiger Beschleunigung der benötigten ren Anzahl an Dienstleisterrechnungen, die sowohl Durchlaufzeiten. postalisch als auch per E-Mail eingehen, erhalten die fünf internationalen Vertriebs-Dependancen der Technikbauteil AG jeden Monat zusammen knapp 800 Bestellungen mit oft mehrseitigen Bauteillisten. Diese werden zunächst von den jeweiligen Stand- ortmitarbeitern entgegengenommen, händisch erfasst und in das vorhandene ERP-System über- tragen. 14
Empfohlene Digitalisierungslösung: Mit einer nahtlosen Cloud-basierte Workflow-Optimierung • Anbindung an einen digitalen Freigabepro- zess und Auch hier sollte der erste Schritt hin zu einem opti- • einer anschließenden Rückgabe der Daten an mierten Belegerfassungs- und Bearbeitungsprozess das bestehende ERP-System, unbedingt die Einführung eines zentralen Postein- könnte zudem der gesamte Beleg- und Rech- gangs sein. In diesem Fall allerdings getrennt nach nungsbearbeitungs-Workflow bis hin zum (au- Auftrags- und Rechnungserfassung – und realisiert tomatisierten) Zahlungslauf sichergestellt werden. in Form von dedizierten E-Mail-Postfächern, die eine automatisierte Verarbeitung der Belege ermöglichen. Gut zu wissen: Eine ähnliche Automatisierung ist natürlich auch für den gesamten Bestelleingangs- Die dafür benötigte Erfassungssoftware sollte Prozess inklusive automatisierter Auftragserfassung aufgrund der dezentralen Unternehmensstruk- und Übergabe an die Produktion möglich. tur bestenfalls Cloud-basiert sein und neben der Rechnungsdatenverarbeitung auch das Auslesen von Bestellungen und Lieferscheinen ermög- lichen. Denn damit wird auch der automatisierte Abgleich der in allen zugehörigen Eingangsdoku- menten angegebenen Mengen und Werte möglich, Sehr empfehlenswert: Digitale auch bekannt als 3-Way-Matching. Zudem sollte die Archivierung gleich „mitoptimie- verwendete Erfassungssoftware in der Lage sein, ren“ typische Stammdaten wie Artikel- und Preisinfor- Sollte das bestehende ERP-Sys- mationen oder Lieferantenstammdaten mit dem tem noch keine (zufriedenstel- bestehenden IT- oder ERP-System im Unterneh- lende) Möglichkeit zur digitalen men abzugleichen – und dabei automatisch auf Archivierung aller relevanten Abweichungen hinweisen! Eingangsdokumente bieten, kann an dieser Stelle auch nun optimal Eine integrierte Funktion zum optischen Hervorhe- „nachgebessert“ werden – selbst- ben wichtiger Begriffe und Fundstellen wie Lieferfris- verständlich dann gleich komplett ten – oder andere, beispielsweise bei der Produktion GoBD-konform und mit DMS- zu beachtende Sondervorgaben – könnte den Mehr- Funktionen. wert für die beteiligten Mitarbeiter bei der Eingangs- belegbearbeitung zudem noch weiter erhöhen. 15
Fallbeispiel #3: deutlich über 1.000 Ein- Herausforderung: Zwar gelingt die einfache, digi- gangsbelege tale Erfassung der eingehenden Dokumente bereits an den meisten Standorten relativ reibungslos – ge- Kunde: Die „Südschwäbische Tief- und Straßenbau schieht aber vielerorts noch händisch als einfacher AG“ blickt mittlerweile auf eine knapp 100-jährige Scan oder gar durch individuelles Abtippen. Zudem Firmengeschichte zurück und hat sich vor allem verfügen die verschiedenen, erst in den letzten Jah- in den letzten Jahren durch zahlreiche Firmenzu- ren zu einem international agierenden Baukonzern sammenschlüsse und Zukäufe zu einem der füh- verschmolzenen Unternehmensteile und Konzern- renden Straßen- und Autobahn-Bauunternehmen töchter über eine schier unüberschaubare Zahl entwickelt. Neben Süddeutschland, Südfrankreich verschiedener ERP- und IT-Systeme, teilweise sogar und dem Alpenraum verwirklicht der internationale in Form von aufwändigen Eigenentwicklungen. Die Baukonzern mit schwäbischen Wurzeln heute auch zentrale Finanzbuchhaltung im schwäbischen Mut- immer mehr Projekte in Süd-Osteuropa, auf dem terhaus setzt hingegen auf SAP. Balkan und im Baltikum. Projektziele: Um auf internationaler Bühne zu- Ausgangslage: Durch die Zusammenarbeit mit künftig mithalten zu können, sollen die bestehen- zahlreichen nationalen wie auch internationa- den, individuellen und zum Teil schwerfälligen len Zulieferern sowie unzähligen regionalen und Dokumentenverarbeitungs- und Freigabeprozesse lokalen Sub-Unternehmern an den verschiedenen der Südschwäbischen Tief- und Straßenbau AG Projektstandorten sieht sich die Buchhaltung mo- • unit-, system- und länderübergreifend natlich einer hohen vierstelligen Zahl von Eingangs- harmonisiert, rechnungen gegenüber. Die sowohl zentral als auch • kosteneffizient und rechtssicher über die verschiedenen Tochterunternehmen und digitalisiert sowie Abteilungen in den jeweiligen Ländern eingehenden • zukunftssicher optimiert Dokumente umfassen neben (zum Teil inhaltlich werden. Eine Komplett-Umstellung aller konzern- und steuerrechtlich sehr unterschiedlich aufge- weiten Dokumenten- und Freigabeprozesse auf ein bauten) Waren- und Dienstleistungsrechnungen in lizenzbasiertes ERP-System wie SAP oder MS Dy- Papier- und digitaler Form auch viele weitere, mit- namics 365 (Navision) stellt jedoch aus kaufmänni- unter steuerrelevante Transaktionsdokumente wie schen Gesichtspunkten heraus keine Option dar. Lieferscheine oder Bestell- und Warenlisten. 16
Empfohlene Digitalisierungslösung: Digitale Nur mit einer leistungsfähigen, KI-basierten Harmonisierung und Prozessintegration (automatischen) Erfassung der Beleginhalte ist eine solche Aufgabe heute noch effizient zu be- Bei einer derart granularen, international gewach- wältigen. Optimalerweise realisiert als besonders senen Konzernstruktur liegen die Probleme häufig effektives 3-Way-Matching (Bestellung, Rechnung, sprichwörtlich im Detail. Denn meist funktionieren Lieferung) über eine standardisierte Schnittstelle die etablierten Dokumenten-,Verarbeitungs- und zum bestehenden SAP-System – und ergänzt um Freigabeprozesse in den einzelnen Units relativ zusätzliche Erfassungsmöglichkeiten für Belege von reibungslos. Die Herausforderung besteht jedoch Einmallieferanten, unbekannten Lieferanten und Be- vor allem darin, die verschiedenen Prozesse auch legen ohne Stammdatenbezüge im SAP. zentral steuerbar, nachvollziehbar und (nicht zu vergessen!) rechtssicher „unter einen Hut“ zu Die Steuerung der Freigabeprozesse ist dabei bringen. sowohl vollintegriert als auch außerhalb von SAP denkbar. Denn so ist es für bereits erfahrene Mit- Ein zentraler Schritt liegt deshalb in der universalen arbeiter weiterhin möglich, die gewohnten „Cock- Empfangs-, Erfassungs- und Verarbeitungsmöglich- pits“ innerhalb der SAP-Umgebung zu nutzen. keit aller Arten von Rechnungen und anderen Alternativ kann der Freigabeprozess webbasiert Transaktionsdokumenten – und zwar format- und für Mitarbeiter ohne eigene SAP-Lizenz erfolgen. kanalunabhängig. Ein weiterer großer Vorteil bei dieser Art der Ob ein Eingangsdokument nun auf Papier, per integrativen Prozessautomatisierung: Sie ermöglicht Mail, als PDF oder über EDI in Form einer eine umfassende Übersicht sowie die individuelle elektronischen Rechnung im ZUGFeRD-Format, als Statusnachverfolgung des gesamten Belegverlaufs XRechnung oder einem anderen Standard über- innerhalb einer Prozesskette – vom Eingang, über mittelt wird: die Bearbeitung bis hin zur abschließenden Archi- vierung, beispielsweise via ArchiveLink aus SAP an ein vorhandenes DMS. 17
Richtige Optimierungsstrategie wählen: So geht’s! Sie sehen: Die digitale Optimierung des Rechnungs- Denn geht es schließlich an die konkrete Strategie- eingangs lohnt sich im Grunde immer – ganz gleich, und Prozessplanung, orientieren sich erfolgreiche wie weit Sie bereits gekommen sind auf Ihrem ganz Optimierungsprojekte für gewöhnlich an einem persönlichen Digitalisierungsweg. Bleibt im Grunde ganz bestimmten, individuellen Planungsschema – nur die Frage: Wie geht es nun weiter? das sich zum Teil erheblich von anderen „gängigen“ Digitalisierungsprozessen unterscheidet. Um das Beste aus dem anstehenden Digitalisie- rungsprojekt herauszuholen, sollten Sie vor allem eines tun: Strategisch und detailliert planen. Am besten zusammen mit jemandem, der/die sich mit den zur Verfügung stehenden Möglichkeiten, Lö- Lösungen und Anbieter sungsansätzen und Strategien richtig gut auskennt. vergleichen leicht gemacht! Um zunächst selbst erst einmal die So kann es sich gerade bei komplexeren Aufgaben- verschiedenen Möglichkeiten, An- stellungen lohnen, schon frühzeitig auf externe gebote und Anbieter zu vergleichen, Kompetenz in Form erfahrener Prozessoptimie- haben wir Ihnen eine praktische rungsberater zurückzugreifen. In Frage kommen Profi-Vergleichs-Checkliste zum dafür neben spezialisierten „reinen“ Digitalisie- Download über rungs- und Prozessberatungsfirmen oder Beratern www.ximantix.de/rechnungseingang aus dem Umfeld Ihrer vorhandenen ERP-Lösung zusammengestellt. Das Besondere natürlich auch praxis- und effizienzorientiert daran: In der umfangreichen Tabelle arbeitende eBeleg-Serviceprovider wie XimantiX. steht schon alles drin, was sie für Grundsätzlich gilt auf jeden Fall: Je mehr Erfahrung einen sinnvollen, wirklich detaillier- beim Planen und Optimieren von digitalen Rech- ten und aussagekräftigen Vergleich nungseingangs- und Verarbeitungsprozessen, desto abfragen sollten! besser! 18
Wie Sie einen strategisch sinnvollen, effizient 2. Identifikation geeigneter geplanten und damit von vornherein erfolgsver- Optimierungsmöglichkeiten sprechenden Digitalisierungsansatz im Bereich der Belegeingangsoptimierung erkennen? Das verraten Sind erstmal alle Fakten, Probleme und Wün- wir Ihnen jetzt. Oder anders gesagt: Achten Sie sche auf dem Tisch, formt sich der nächste einfach bereits in der Angebots- und Konzeptions- Meilenstein oft wie von selbst. Denn in einem phase darauf, dass (mindestens) die folgenden ausführlichen Prozessaudit bleiben wichtige vier Projekt- und Planungsmeilensteine erkennbar Schwachstellen meist nicht unentdeckt. Auch werden: prozessbedingte Engpässe und immer wieder auftauchende, ärgerliche Fehlerquellen werden 1. Problem- und Bedarfsanalyse in der Regel dann offensichtlich. Gleiches gilt im Übrigen auch für bislang vielleicht (noch) nicht Versierte Digitalisierungsberater:innen nehmen offensichtliche Optimierungspotenziale – zu- sich zunächst ausreichend Zeit, um Sie und Ihre mindest dann, wenn man weiß, wo sich diese für individuelle Bedarfslage genau kennenzulernen. gewöhnlich „verstecken“. Achten Sie darauf, welche Fragen man Ihnen stellt – und ob diese tatsächlich auf Ihre konkre- 3. Kosten-Nutzen-Bewertung und Aus- ten „Pain Points“ rund um den Rechnungs- und wahl der zielführendsten Maßnahmen Belegeingang und die anschließenden Rech- nungsverarbeitungsprozesse abzielen. Zudem Im nächsten Schritt sollte es dem/der Bera- sollte es auch jetzt bereits darum gehen, welche ter:in bereits möglich sein, eine relativ konkrete Ziele es konkret in welchem Zeitraum zu er- Machbarkeits- und Nutzenprognose abzugeben. reichen gilt. Und natürlich, wie sich der Erfolg Optimalerweise gleich in Verbindung mit „har- grundsätzlich überprüfen lässt. ten“ Erfolgszahlen, etwa über die Höhe der zu erwartenden Kostenersparnis oder die voraus- sichtliche Prozessbeschleunigung. 19
4. Ausarbeiten und Umsetzen eines Setzen Sie bei Ihrem Digitalisierungsprojekt auf ei- passgenauen Optimierungskonzepts nen erfahrenen Dienstleister wie XimantiX, tragen ein hochprofessionelles, bedürfnisbezogenes und Sind schließlich alle entscheidenden Projekt- individuelles Projektmanagement sowie ein hervor- faktoren und -voraussetzungen geklärt und ist ragender, reaktionsstarker und versierter Kunden- grundsätzlich klar, wohin die „Digitalisierungs- support ebenfalls zum fortlaufenden Projekt- und reise“ für Ihre Belegeingangsprozesse gehen soll, Optimierungserfolg bei. kann der wohl wichtigste Planungsschritt für ein erfolgreiches Optimierungsprojekt erfolgen: Die konkrete, individuelle Konzeption und Planung, optimalerweise initiiert in einem zielgerichteten Kickoff-Strategieworkshop und ausgearbeitet in einem tragfähigen, konkreten und nachvollzieh- baren Pflichtenheft. Nicht vergessen: Bestellungen sind auch Eingangsdokumente! Nachdem sich auf den letzten Seiten des Workbooks fast alles um den digital(isiert)en Empfang und die störungsfreie Weiterverarbeitung von Rechnungsdokumenten gedreht hat, möchten wir die Gelegenheit nutzen, noch kurz auf zwei weitere typische „Problem- kinder“ beim Belegeingang einzugehen: Bestellungen und Auftragsbestätigungen. Neben Eingangsrechnungen stellen die genannten Bestelldokumente nämlich erfahrungs- gemäß oft einen ähnlich großen „Pain Point“ bei der Bearbeitung von Eingangsdokumen- ten dar. Oft kommen Sie über viele unterschiedliche Kanäle, Büros und Vertriebspartner ins Haus – und das nicht selten teils analog, teils digital. Und in diversen unterschiedlichen Formaten. Damit auch hier nichts liegen bleibt, kann es sich daher anbieten, die Eingangsprozesse für Bestellungen und Auftragsbestätigungen gleich mitzuharmonisieren. Sprechen Sie uns gerne an, wir kennen uns nämlich auch in diesem Bereich ganz hervorragend aus! 20
Und jetzt? So geht es für Sie nach diesem Workbook weiter! Wir hoffen, Ihnen mit diesem Frage-Antwort- Sollten Sie den Griff zumTelefonhörer dagegen Workbook ein möglichst klares Bild rund um den noch scheuen, haben wir ebenfalls das passende Beleg- und Rechnungseingang und die Möglich- Weitermach-Material für Sie: Unsere umfangreiche keiten, diesen digital zu optimieren, verschafft zu Vergleichscheckliste, mit der Ihnen die Auswahl der haben. Sollten Sie nun mit dem Gedanken spielen, geeigneten Lösung zur Optimierung Ihres Beleg- etwas konkreter in die Materie einzusteigen, stehen und Rechnungseingang besonders leichtfällt. Denn wir sehr gerne mit unserer umfangreichen Experti- hier steht bereits alles drin, was wirklich wichtig se für Ihre Fragen zur Verfügung. ist, um eine sinnvolle Auswahl zu treffen. Übrigens: Erfahrungsgemäß scha- det es nie, hin und wieder auch schon einmal einen etwas weiteren Blick über den aktuellen Opti- mierungs-Tellerrand zu werfen. Haben Sie eventuell bereits neben dem Rechnungseingang auch den Rechnungsausgang oder andere Dokumentenprozesse (beispiels- weise im HR-Bereich) als zukünf- tige Digitalisierungsfelder in Ihrem Hause ausgemacht, sollten Sie das auch bei der Auswahl der passenden Rechnungsausgangs-Lösung im Hin- terkopf behalten. Denn so müssen Sie später nicht noch ein zusätzliches System implementieren, sondern können bestenfalls einfach weitere Geschäftsprozesse digital integrieren. Ansprechpartner: Tim Roßky Profi-Checkliste zum vergleich verschiedener Lösungsanbieter E-Mail: info@ximantix.com für den Beleg- und Rechnungsausgang Tel.: 089 452 3083 0 Videocall gerne auf Anfrage über info@ximantix.com! 21
Abkürzungs- und Fachbegriffsverzeichnis Abkürzungsverzeichnis • EDIFACT EDIFACT ist ein internationaler Standard für • DMS: Dokumenten-Management-System den Austausch elektronischer Daten im Ge- • DSGVO: Datenschutz-Grundverordnung schäftsverkehr, der branchenübergreifend ge- • ERP: Enterprise-Resource-Planning nutzt wird. • PDF: Portable Document Format • eRechnung • GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Füh- „Echte“ elektronische Rechnungen bestehen rung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeich- aus einem strukturierten Datensatz, der auf nungen und Unterlagen in elektronischer Form digitalem Wege erstellt, übermittelt und emp- sowie zum Datenzugriff fangen wird und damit eine (teil-)automatisierte • KI: Künstliche Intelligenz Weiterverarbeitung ermöglicht. • OCR: Optical Character Recognition (deutsch: • Groupware Texterekennung) Unter „Gruppen-Software“ versteht man heute Softwarelösungen zur Unterstützung der Zu- Fachbegriffsverzeichnis sammenarbeit in einer Gruppe – und das über zeitliche und/oder räumliche Distanz hinweg. • Compliance • MS Dynamics 365 Mit dem Begriff wird die betriebswirtschaftliche Microsoft Dynamics 365 ist eine intelligente wie auch rechtliche Regeltreue von Unterneh- Lösung zur Ressourcenplanung und zum Kun- men beschrieben. Darunter fällt beispielsweise denbeziehungsmanagement von Unternehmen. die Einhaltung von (freiwilligen) Verpflichtungen, Die Lösung ist auch unter ihren früheren Be- Richtlinien,Verordnungen, Gesetzen und ande- zeichnungen Navision und MS Dynamics NAV ren Regeln, an denen sich das Unternehmen bekannt. orientiert. • Rechnungsabgleich • Digitalisierung Das Verfahren des „Invoice Matching“ be- Unter Digitalisierung versteht man die Über- schreibt ein Durchlaufen aller durch Bestellun- tragung von analogen Werten in digitale Forma- gen gesicherten Rechnungen eines automati- te. Ihre Verarbeitung oder Speicherung erfolgt sierten Verfahrens. Dabei werden ausgewählte dabei in einem digitaltechnischen System. Rechnungsinformationen mit der Bestellung • EDI abgeglichen, bevor eine Zahlung genehmigt wer- Beim Electronic Data Interchange werden den kann. Papier-Dokumente durch elektronische Doku- mente ersetzt. Anschließend werden die Daten in einem Standardformat übermittelt. 22
• SAP • XRechnung Bei SAP handelt es sich um ein integriertes be- Die XRechnung stellt eine sogenannte „Core triebswirtschaftliches Standardsoftwareprodukt, Invoice User Specification“ (CIUS) auf Basis des das es Unternehmen vereinfacht, ihre einzelnen europäischen semantischen Datenmodells dar Unternehmensbereiche zu verwalten. Es kann und gilt als der bevorzugte eRechnungsstandard in verschiedenen Bereichen wie Buchführung, der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Controlling oder Vertrieb eingesetzt werden. • ZOOM • Slack Zoom ist eine Videotelefonie-Software, die bis Slack ist ein webbasierter Instant-Messaging- zu 1.000 Teilnehmer gleichzeitig erlaubt. Dienst, der zur Kommunikation innerhalb von • ZUGFeRD Arbeitsgruppen genutzt werden kann. Es ermög- ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des licht nicht nur das Austauschen von Nachrich- Forums elektronische Rechnung Deutschland“. ten, sondern auch das Chatten in einer Gruppe. Dabei handelt es sich um ein so genanntes Hybrid- • Transaktionsdokumente Format, das aus zwei inhaltlich identischen Teilen Transaktionsdokumente sind Dokumente, die besteht: Einem reinen XML-Datensatz und einem eine Transaktion dokumentieren, also beispiels- Sichtdokument in PDF-Form, das ohne speziellen weise Lieferscheine, Rechnungen und Mahnun- E-Rechnungs-Viewer auskommt. gen. Auch Kontoauszüge oder Bestelllisten etc. können zu den Transaktionsdokumenten gezählt werden. • 3-Way-Matching Das 3-Way-Matching stellt eine besonders ver- lässliche Form des Beleg- und Bestellabgleichs dar. Hierbei werden die Rechnungsdaten mit den Mengen und Werten auf der Bestellung und der tatsächlichen Lieferung abgeglichen. In einer optimal digital(isiert)en Supply Chain kann dieser Schritt automatisiert erfolgen. 23
Herausgeber: Angaben gemäß §5 TMG Ximantix Software GmbH Landsberger Str. 402 81241 München Handelsregister: HRB 180632 Registergericht: Amtsgericht München Vertreten durch: Geschäftsführer: Tim Roßky Kontakt Telefon: 089-4523083-0 Telefax: 089-4523083-10 E-Mail: info@ximantix.com Haftungsausschluss: Die Inhalte spiegeln die Erfahrungen der Ximantix Software GmbH zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wider. Die Informa- tionen wurden mit größtmöglicher Sorgfalt recherchiert und zusammengestellt. Dennoch besteht kein Anspruch auf sachliche Richtigkeit,Vollständigkeit und/oder Aktualität. Jegliche Haftung wird ausgeschlossen. Alle Rechte, auch der auszugsweisen Verviel- fältigung, liegen bei XimantiX. 24
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