Benutzerhandbuch zur Bergfex-Onlinewartung

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Benutzerhandbuch zur Bergfex-Onlinewartung

Benutzerhandbuch zur Bergfex-Onlinewartung

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Fragen und Antworten zur Onlinewartung

I. ALLGEMEINE PUNKTE
      •      Wie gelange ich in die Onlinewartung?
      •      Was ist bei der Anmeldung zu berücksichtigen?
      •      Was bedeutet "Angemeldet bleiben"?
      •      Die Arbeit in Ihrer Onlinewartung
      •      Wie kann ich mein Passwort ändern?
      •      Wann werden meine Eingaben gespeichert?
      •      Wie ändere ich meine Rechnungsanschrift?
      •      Wie sehe ich vorgenommene Änderungen in meiner Präsentation?

II. BEREICH „GÄSTE“
      •      Anfragen
      •      Buchungen
      •      Freimeldungen/Import von Verfügbarkeiten (per iCal)
      •      Statistik

III. PRÄSENTATION
      •      Allgemein
      •      Beschreibung
      •      Fotos
      •      Videos
      •      Zimmer/Appartements
      •      Preise/Konditionen
      •      Angebote
      •      Ausstattung
      •      Karte

IV. SERVICE & PRODUKTE
      •      Rechnungsdaten
      •      Schnittstellen
      •      Software Umfrage
      •      Übersetzungsservice
      •      Module
      •      Protokoll

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I. ALLGEMEINE PUNKTE

Wie gelange ich in die Onlinewartung?
a. Geben Sie in der Adressleiste Ihres Browsers
folgende Adresse ein: https://www.bergfex.at/onlinewartung

b. Oder klicken Sie am Ende der der Seite auf www.bergfex.at auf den Link "Anmelden" unter
„Allgemein“

Was ist bei der Anmeldung zu berücksichtigen?
Sie haben Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort bei Ihrer Registrierung per Mail mit Betreff
„Willkommen bei Bergfex.at“ zugesandt bekommen. Geben Sie Benutzername und Passwort im
Anmeldeformular exakt so ein, wie dort angegeben. Bitte achten Sie beim Passwort darauf, dass
Sie auch die Groß- und Kleinschreibung genau so eintippen wie bei der Erstanmeldung. Klicken Sie
anschließend auf "Anmelden".

Was bedeutet "angemeldet bleiben" ?
Wenn Sie dieses Kästchen aktivieren, brauchen Sie Ihre Zugangsdaten nicht mehr einzugeben,
wenn Sie später einmal wieder die Onlinewartung aufrufen. Sie gelangen dann automatisch in den
Wartungsbereich.
Um das automatische Einloggen verwenden zu können, muss Ihr Browser sogenannte "Cookies"
annehmen, welche Ihre Anmeldeinformation aufbewahren. Wenn Ihr Browser Cookies nicht
permanent speichert oder diese gelöscht werden, erscheint beim nächsten Aufruf wieder das
Anmeldeformular. "Automatisch einloggen" wird außerdem automatisch deaktiviert, wenn Sie in der
Onlinewartung auf "abmelden" klicken.

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Die Arbeit in Ihrer Onlinewartung
Auf der Übersichtsseite werden alle Präsentationen aufgelistet, die Ihnen gehören. Klicken Sie auf
die Bezeichnung des Betriebs (oder auf die Link "Allgemein"), um zum ersten Eingabeformular zu
gelangen. Mit den weiteren Links können Sie direkt aus der Übersichtsseite heraus jedes andere
Formular in Ihrem Wartungsbereich aufrufen (im Wartungsbereich selbst ist das auch jederzeit über
die Karteikarten möglich). Sie finden im Hauptmenü auch die Kontaktdaten Ihres persönlichen
Bergfex-Betreuers, der Ihnen bei Fragen gerne zur Verfügung steht.

Wie kann ich mein Passwort ändern?
Klicken Sie unter „Service & Produkte“ auf den Link "Passwort ändern" in der linken Spalte. Aus
Sicherheitsgründen müssen Sie dort zuerst Ihr altes Passwort eingeben, anschließend zweimal das
gewünschte neue Passwort (um versehentliche Tippfehler zu vermeiden). Sie können für Ihr
Passwort sämtliche Zeichen und Zahlen verwenden. Bitte beachten Sie, dass bei Passwörtern
zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird, d.h. Sie müssen später beim Anmelden
das Passwort wieder genau so eingeben, wie Sie es hier angeben.
Nach einer Passwortänderung wird die Funktion "Angemeldet bleiben" deaktiviert, beim nächsten
Anmelden in die Onlinewartung müssen Sie sich daher einmal einloggen. Wenn Sie Ihr Passwort
nicht mehr wissen und auch die Auftragsbestätigung nicht mehr finden, klicken Sie auf der Login-
Seite auf „Passwort vergessen?“, und Sie erhalten eine Email mit einem Link, wo Sie Ihr Passwort
neu setzen können.
Wann werden meine Eingaben gespeichert?
Alle Eingaben und Änderungen werden gespeichert, sobald Sie auf eine andere Karteikarte klicken,
oder unten auf die Schaltfläche „Speichern“ bzw. "Speichern & weiter" klicken. Die Änderungen sind
sofort auf Bergfex online, d.h. alle Besucher sehen sofort nach dem Speichern die neuen Inhalte.
Nach Änderungen von Bildern sehen Sie selbst die neuen Bilder in der Darstellung möglicherweise
erst, wenn Sie die Seite in Ihrem Browser aktualisiert haben (Taste F5 oder STRG-R), da die
Browser Bilder meist zwischenspeichern und nicht jedes mal neu laden.
Wie sehe ich vorgenommene Änderungen in meiner Präsentation?
Um Ihre aktuelle Präsentation jederzeit sehen zu können, klicken Sie bitte links oben in der blauen
Spalte auf „Sommer“ oder „Winter“.

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II. „GÄSTE“

Anfragen
Unter „Anfragen“ finden Sie ein Archiv aller an Sie über Ihren Bergfex-Eintrag zugesandten
Buchungsanfragen. Die Anfragen werden auch an Ihre Email-Adresse verschickt, diese Übersicht
dient also in erster Linie als Archiv.

Sie können sich jede Anfrage im Detail anschauen, in dem Sie auf deren Titel klicken.

In der Detailansicht können Sie dem Gast direkt antworten, indem Sie auf „Per Mail Antworten“
klicken. Der Inhalt der Anfrage wird aber nicht in Ihr Antwortmail automatisch übernommen.

Indem Sie auf „Absage schicken“ klicken, können Sie dem Gast eine vorgefertigte Absage-Email
zusenden.

Anfragen können auch aus dem Archiv gelöscht werden (an sich gibt es dafür aber keine
Notwendigkeit) indem Sie auf das Papierkorb-Symbol in der Liste klicken.

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Mailvorlagen

Hier legen Sie fest, welcher Text verwendet werden soll, wenn Sie auf Buchungsanfragen ein
Angebot oder eine Absage schicken möchten. Eine Anrede wird automatisch hinzugefügt und
braucht daher nicht im Text enthalten sein. Sie finden hier einen kurzen Standardtext, den Sie nach
Belieben abändern können. Zum Beispiel können Sie alternative, verfügbare Buchungszeiträume
mit Preisen angeben. Auch ist es möglich sich selbst oder an eine weitere Emailadresse eine Kopie
der von hier aus versandten Email zu verschicken.

Export
Sie haben hier die Möglichkeit, die Kontaktdaten Ihrer bisherigen Besucheranfragen zu Exportieren.
Diese Daten können Sie so leichter in anderen Anwendungen (Adressbücher, Tabellen,
Datenbanken, Newsletter-Tool) weiterverwenden.

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Buchungen
Verwalten Sie hier Ihre Buchungen und Reservierungen. Buchungen können direkt aus Ihren
Buchungsanfragen übernommen werden, oder hier manuell hinzugefügt und geändert werden. Es
besteht auch die Möglichkeit Buchungen von anderen Websites und Reservierungs-Programmen,
wie z.B.: FeWo-direkt.de, Easybooking, Kognitiv oder airbnb im iCalendar-Format zu importieren.

Buchungen hinzufügen

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Export von Buchungen

Sie können Ihre eingetragenen Buchungen auf Bergfex im iCalendar-Format in Programmen wie
Google Calendar oder Apple Kalender mit dem angegebenen Bergfex-Link (neben „Export“)
einbinden.

Zum Exportieren Ihrer Buchungen im CSV-Format klicken Sie infach auf „CSV-Datei“.
Importieren Sie Buchungen im iCalendar-Format, um automatisiert Ihre Freimeldungen aktuell zu
halten.

Unterstützte Plattformen:
Kognitiv/Seekda, easybooking, booking.com, GastroDat, vOffice, EasyGuestmanagement, traum-
ferienwohnungen.de, fewo-line.de, ferienhausmiete.de, fewo-direkt.de (homeaway), avantio.com,
SabeeApp, DIRS21, Zimmersoftware, CapCorn.at, google Kalender, Multikalender und andere
Anbieter mit ICal Export.
Die meisten Anbieter exportieren einen Kalender pro Zimmer oder pro Zimmerkategorie. Fügen Sie
jeden Kalender als Importquelle hinzu und achten Sie darauf, dass diese der passenden
Zimmerkategorie (falls vorhanden) zugewiesen sind. Zeiträume, in denen die Gesamtzahl der
Buchungen das Kontingent erreicht, werden als nicht verfügbar markiert.

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Freimeldungen
Bitte markieren Sie hier Zeiträume, an denen Ihr Betrieb ausgebucht ist (= sämtliche
Wohnungen/Zimmer) oder noch Buchungen möglich sind. Wählen Sie dazu zunächst die
entsprechende Schaltfläche. Klicken Sie dann auf das Beginndatum, ziehen Sie dann den
Mauszeiger bei gedrückter linker Taste bis zum Enddatum. Die Tage werden entsprechend markiert
und sofort gespeichert. An- und Abreisetage werden automatisch halb markiert dargestellt.
Das Freimeldesystem dient dazu, unnötige Buchungsanfragen für Zeiträume zu vermeiden, zu
denen alle Ihre Zimmer/Wohnungen vollständig ausgebucht sind.

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Wie kann ich Verfügbarkeiten und Buchungen von Schnittstellen auf bergfex
importieren?

Um Freimeldungen automatisiert aktuell zu halten, können Buchungen im iCalendar-Format von
anderen Plattformen wie z.B. Kognitiv/Seekda, easybooking, booking.com, GastroDat, vOffice,
EasyGuestmanagement, traum-ferienwohnungen.de, fewo-line.de, ferienhausmiete.de, fewo-
direkt.de (homeaway), avantio.com, SabeeApp, DIRS21, Zimmersoftware, CapCorn.at, google
Kalender, Multikalender und andere Anbieter mit „ICal-Export“ importiert werden.

Empfehlenswert wäre dazu, Ihre Zimmerkategorien vorher auf Bergfex anzulegen. Alle in Ihrem
Reservierungssystem angelegten Zimmer/Ferienwohnungen/Chalets müssen einzeln auf Bergfex in
der Onlinewartung unter Zimmer/Appartements als Typen gleich angelegt werden. Wichtig: Die
Gesamtzahl der angegebenen Zimmer/Appartements unter dem Punkt „Allgemein“ und die Anzahl
der einzelnen Zimmer/Appartements unter dem gleichnamigen Punkt müssen übereinstimmen.

Sie können die URLs zum iCal Kalender selbst in Ihrem bergfex-Wartungsbereich (unter
„Buchungen“ - „Import/Export“) eintragen, indem Sie auf das kleine PLUS-Symbol rechts des
jeweiligen Objektnamen klicken („Import hinzufügen“) um dort den passenden iCalendar-Link in der
URL-Zeile reinkopieren und anschließend speichern.

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Sobald die iCal-Links bei den jeweiligen Zimmer/Appartements eingetragen sind klicken Sie einmal
auf den grauen Button mit den sich im Kreis drehenden Pfeile, somit wird der Import mit der
jeweiligen Schnittstelle synchronisiert.

Abschließend muss in den Freimeldungen unter >>Kalender-Einstellungen...

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Wie bekomme ich die iCal-Links bei meinem Reservierungssystem und was ist dabei
zu beachten?

Portale wie easybooking, Feratel und Seekda bieten ihren Kunden die Möglichkeit diese selbst in
ihren jeweiligen Konten zu verwalten, in diesem Fall die iCal-Links zu kopieren.

Bitte beachten Sie, dass easybooking für jedes Objekt eigene iCal-Links hinterlegt. Das bedeutet,
wenn z.B. von einem Objekt mehrere Einheiten gleichen Typs vorhanden sind müssen bei Bergfex
genauso viele iCal-Links eingefügt werden.

Bei allen anderen Anbieter kontaktieren Sie Ihren jeweiligen Ansprechpartner und lassen sich die iCal-Links
übermitteln.

Mehr dazu im Abschnitt Schnittstellen.

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Statistik
Unsere Zugriffsstatistik informiert Sie über:
   1) die Anzahl der Besucher, die sich Ihren Betrieb auf Bergfex angesehen haben,
   2) die Anzahl der Anfragen, die Sie über unser Anfrageformular erhalten haben, sowie
   3) die Anzahl der Besucher, die über Bergfex Ihre private Homepage besucht haben.
Die Daten werden jeweils einmal täglich um 5h früh aktualisiert. Als Standard-Statistik sehen Sie die
Werte der letzten 365 Tage.

Unterhalb haben Sie die Möglichkeit, die Werte nach verschiedensten Kriterien darzustellen: pro
Kalenderjahr, pro Monat und alles (gesamter Zeitraum Ihres Eintrags).

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III. „PRÄSENTATION“

Allgemein

Eingabe im Formular „Allgemein“
Hier können Sie die Kontaktdaten Ihres Betriebs bearbeiten:
- Name der Unterkunft
- Betreiber
- Anschrift / Straße und PLZ -Ort
- Telefonnummer und Fax (werden nicht im Eintrag angezeigt)
- E-Mail (für die Anfrage-Zustellung) und Ihr Homepage-Link (falls vorhanden)
- Logo Ihres Betriebs

Bitte geben Sie als Anschrift die Hausadresse ein, wo sich Ihr Betrieb befindet (die
Rechnungsanschrift wird nicht hier, sondern unter der Karteikarte "Rechnungsanschrift" bearbeitet).
Füllen Sie bitte alle Felder möglichst vollständig aus. Alle Anfragen, die Sie erhalten, werden an die
hier angegebene E-Mailadresse geschickt - achten Sie daher bitte darauf, dass die E-Mailadresse
korrekt ist, damit Ihnen die Buchungsanfragen zugestellt werden können.
Geben Sie auch die Adresse Ihrer privaten Homepage (falls vorhanden) ein. Diese Adresse wird auf
Ihrer Bergfex-Präsentation angezeigt, Besucher können sich so auch auf ihrer privaten Homepage
informieren. Weiters können Sie auf dieser Seite Ihr Logo einstellen, indem Sie auf „Durchsuchen“
klicken, Ihr Logo als Datei von Ihrem PC auswählen, und auf „Logo speichern“ klicken. Achtung:
das Logo wird automatisch auf eine maximale Breite (80 Pixel) skaliert.
Es können auch 2 PDFs (Folder) hochgeladen werden.
Für das Anfrageformular besteht die Möglichkeit 3 Optionen auszuwählen, die dann für den Gast
als verpflichtende (die vollständige Adresse, Telefonnummer oder die Personenanzahl) Angaben
gelten. Es können beliebig eine, zwei oder alle drei Optionen angehakt werden.

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Beschreibung
Eingabe im Formular "Beschreibung"
Hier können Sie Ihre Beschreibungstexte zur Präsentation eingeben. Für Sommer- und
Winterpräsentation geben Sie bitte jeweils eine Überschrift und einen ausführlichen
Beschreibungstext Ihres Hauses ein. Der Gast soll sich ein umfangreiches und vollständiges Bild
von Ihrem Angebot machen können.
Bettenanzahl:
Die Bettenanzahl wird von Ihrer offiziellen Registrierung beim Tourismusverband übernommen. Die
Anzahl kann nach der Anmeldung nur über unser Büro geändert werden. Sollte sich Ihre
Bettenanzahl einmal ändern, schreiben Sie uns bitte an info@bergfex.at.
Zimmer- oder Appartements-Anzahl:
Unter „Zimmer gesamt“ bzw. „Appartements gesamt“ können Sie jederzeit die Anzahl ändern,
wenn sich der Stand einmal ändern sollte.
Zahlungsarten:
Hier können Sie alle in Ihrem Haus akzeptierten Zahlungsarten angeben. Zum Beispiel Barzahlung,
Bankomatkarte, EC-Karte, Visa, Mastercard, Diners Club, American Express, etc.
Betriebsnamen ändern:
Betriebsnamen können nur von Bergfex geändert werden. Hierzu gibt es folgende Richtlinien:
durchgehende Großbuchstaben, keine Sternebezeichnungen, keine Orts- und Regionsangaben
(außer im Eigennamen enthalten). Und keine Marketing- und Ausstattungsbegriffe. Auf Bergfex
sollen alle Unterkünfte einheitlich und neutral mit ihren Eigennamen in den
Unterkunftsverzeichnissen gelistet werden.

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Mehrsprachige Beschreibungen:
Ihre Beschreibungstexte können Sie auf Bergfex in bis zu 18 Sprachen darstellen. Um
beispielsweise eine englische Beschreibung einzugeben, klicken Sie bitte auf die Karteikarte
"englisch" im jeweiligen Eingabefeld.
Wir empfehlen Ihnen, Ihre Beschreibung unbedingt auch in Englisch darzustellen, da Ihr Text in
allen anderen Sprachen-Zweigen von Bergfex (z.B. Ungarisch, Französisch, Schwedisch, u.v.m.)
dann auch immer in Englisch präsentiert wird, was die meisten internationalen Gäste verstehen. Sie
können dazu gerne auch unseren Übersetzungsdienst nutzen, Details dazu folgen gegen Ende
dieses Benutzerhandbuchs.
Eingabefeld „Anmerkungen“:
In diesem Feld können Sie weitere Informationen (Ortstaxe, u.a.) zusammenfassen. Der Text des
Anmerkungsfeldes wird in Ihrer Präsentation grau dargestellt.
Formatierungsmöglichkeiten
Da uns ein einheitliches Schriftbild wichtig ist, stehen nur begrenzte Formatierungsmöglichkeiten
zur Verfügung:
Beispiele:
1.) Um einen Text fett darzustellen, kennzeichnen Sie den Bereich mit "*".
Eingabe: Unser Haus ist für einen *Familienurlaub* bestens geeignet.
Darstellung: Unser Haus ist für einen Familienurlaub bestens geeignet.
2.) Um einen Text kursiv darzustellen, verwenden Sie das Zeichen "/" als Begrenzung.
Eingabe: Unser Haus ist für einen /Familienurlaub/ bestens geeignet.
Darstellung: Unser Haus ist für einen Familienurlaub bestens geeignet.
3.) Um einen Text unterstrichen darzustellen, verwenden Sie das Zeichen "_" als Begrenzung.
Eingabe: Unser Haus ist für einen _Familienurlaub_ bestens geeignet.
Darstellung: Unser Haus ist für einen Familienurlaub bestens geeignet.
4.) Aufzählungen können Sie mit einem Bindestrich + Leerzeichen oder Stern + Leerzeichen
darstellen. Z.B.
- Aufzählungstext 1
- Aufzählungstext 2
- etc.
5.) Wenn Sie Links in der Form http://www.beliebiegeadresse.at eintippen oder in das Textfeld
hinein kopieren, wird diese Adresse in der Darstellung automatisch verlinkt (bitte unbedingt
vollständig mit http:// zu Beginn eingeben). Der Link zu Ihrer eigenen Homepage wird
automatisch angezeigt, Sie können im Textfeld z.B. zu Ausflugszielen oder Liftkartenpreisen
verlinken.
TIPP: Bieten Sie dem Gast durch Ihre Beschreibung einen möglichst vollständigen Einblick in Ihr
Angebot und Ihre Leistungen.

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Fotos

Einfügen von Bildern
Unter „Fotos“ können Sie mit einer beliebigen Anzahl von Bildern für die Sommer- und Winterseite
Ihrer Präsentation jeweils eine eigene Bildergalerie darstellen.

Neue Bilder hinzufügen

Sie können Bilder für Ihre Sommer- und Winter-Galerie online stellen, klicken Sie dafür auf „Winter“
bzw. „Sommer“.

Um neue Fotos hinzuzufügen klicken Sie hier auf den blauen Button„Fotos hochladen“ oder „Fotos

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aus anderen Alben kopieren“.

Bei dem folgenden Auswahlfenster wählen Sie bitte vom entsprechenden Speicherplatz Ihrer
Datenquelle (PC, externe Festplatte, Foto-CD, DVD, etc.) eines oder mehrere Bilder aus, die
hochgeladen werden sollen.

Tipp: Sie können mit gedrückter  - Taste mehrere einzelne Bilder aus Ihrem Ordner
auswählen.

Danach klicken Sie auf „Öffnen“.

Tipp: Verwenden Sie nur Bilder, wo Sie die Rechte besitzen, diese auf Ihrer Homepage
darzustellen. Wenn Sie z.B. Bilder des Tourismusverbandes (nur mit dessen Zustimmung)
verwenden, können Sie unter Homepage oder Copyright Ihren TVB anführen.

Die Bilder werden nun auf den Server von Bergfex hochgeladen. Der Upload ist abgeschlossen
wenn der Ladebalken bei allen Fotos 100% erreicht hat.

Das Raufladen kann je nach Anzahl und Größe der Bilder und nach Internetverbindung ein paar
Minuten dauern. Sobald Ihre Bilder gespeichert wurden, sehen Sie diese in Ihrer Übersicht.

Tipp: Wenn Sie von der Wintergalerie in die Sommergalerie wechseln möchten klicken Sie auf
Ihren Betriebsnamen oberhalb von „Winter“, dann gelangen Sie in die Übersicht und dort weiter auf
„Sommer“.

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Bilder in eine andere Galerie kopieren (z.B. von Winter nach Sommer)
Wenn Sie für Ihre Galerie Bilder verwenden möchten, die Sie im Sommer oder Winter bereits online
gestellt haben, dann klicken Sie in der Übersicht Ihrer Sommer- oder Winter-Galerie auf den Link
„Fotos aus anderen Alben kopieren“.

Hier können Sie die Bilder der jeweils anderen Galerie auswählen, welche in die aktuelle Galerie
kopiert werden sollen.

Per Klick auf den Button „Ausgewählte Bilder kopieren“ werden die Bilder übertragen.

Bearbeiten Ihrer Fotos in der Bildergalerie

Änderung der Bildreihenfolge
Um die Reihenfolge der Bilder zu ändern, ziehen Sie ein bestimmtes Bild mit gedrückter linker
Maustaste an den gewünschten neuen Platz. Sobald sich die anderen Bilder automatisch
verschoben bzw. angepasst haben, können Sie die Maustaste loslassen. An erster Stelle soll immer
die Hausansicht Ihres Betriebes erscheinen.

Löschen von Bildern

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Wenn Sie mit dem Maus-Zeiger auf eines der Bilder zeigen, erscheint in der rechten oberen Ecke
ein X, bei Klick auf dieses X wird das Bild aus Ihrer Galerie gelöscht.

Bilder bearbeiten

Klicken Sie auf den Link „Bilder bearbeiten“ um verschiedene Optionen für Ihre Bilder zu nutzen.
Sinnvoll ist es, zu Ihren Bildern einen Titel und eine Beschreibung zu hinterlegen, bzw. auch ein
Copyright, wenn die Bilder nicht von Ihnen stammen, sondern z.B. vom Tourismusverband oder
den Bergbahnen.

Stammdaten zu Ihrem Foto / Detailansicht Ihrer Bilder
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Wenn Sie hier auf eines der Bilder klicken, öffnet sich ein weiteres Fenster, wo Sie Ihr Bild weiter
bearbeiten können (z.B. Zuschneiden, Originalbild downloaden, etc.)

Ihr Foto erscheint dann in der Großansicht Ihrer Präsentation inklusive Titel und Beschreibungstext
z.B. in folgender Weise…

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Videos

Sie haben die Möglichkeit Videos, welche Sie auf youtube, vimeo oder anderen Videoportalen
hochgeladen haben auf 'Bergfex zu präsentieren.

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Zimmer/Appartements
Falls Ihr Betrieb mehr als ein Zimmer bzw. Appartement anbietet, tragen Sie diese hier ein. Sie
können dann für jeden Zimmertyp bzw. jedes Appartement einen eigenen Freimeldekalender
nutzen sowie Fotos und Zusatzinformationen hinzufügen.

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Zu jedem angelegten Zimmertyp können Sie eine eigene Ausstattungsliste ...

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… und eigene Fotos darstellen.

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Freimeldungen zu Ihren Zimmern

Grundsätzlich wird für jeden Zimmertyp bzw. jedes Appartement ein eigener Freimelde-Kalender
angelegt.
Wenn Sie weiterhin wie bisher mit nur einem allgemeinen Kalender für das gesamte Haus arbeiten
möchten, dann klicken Sie auf den Link „Kalender-Einstellungen...“.
Dort können Sie die Checkbox „Eigenen Freimeldekalender für jeden Zimmertyp/jedes Appartement
verwenden“ deaktivieren. Diese Checkbox erscheint erst, wenn die Zimmer/Appartements angelegt
sind.

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Preise/Konditionen

Unsere neue Preisverwaltung finden Sie in Ihrer Online-Wartung unter dem Menüpunkt
„Preise/Konditionen“:

1) Allgemein

       Unter dem Reiter „Allgemein“ können Sie mit dem Button „Altersgruppe hinzufügen“
       verschiedene Altersgruppen für Kinder, Jugendliche, etc. anlegen, die in Ihrem Haus
       unterschiedlich bepreist werden. Mit „-Gruppe entfernen“ können diese wieder gelöscht
       werden.
   •   Weiters sind als Basis-Einstellungen die Währung (EUR/CHF), die Ortstaxe sowie Angaben
       zur Endreinigung festzulegen.

   •   In den Feldern „Zahlungsarten“ und „Anmerkungen“ können Sie allgemeine Informationen zu
       Ihren Preisen als Text hinterlegen, bei Bedarf auch mehrsprachig.

   •   Die Texte können formatiert werden mit folgender Codierung: *text* = text,
       /text/ = text , **Überschrift** = Überschrift

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2) Saisonen

• Unter „Saisonen“ können Sie die verschiedenen Saisonen in Ihrer Preisgestaltung auf
Bergfex mit Start- und End-Datum einrichten.
• Mit dem Button „+ neue Saison“ können individuelle und auf Ihren Betrieb zugeschnittene
Saisonen erstellt werden. Der Saisontitel (Bezeichnung der Saison) ist frei wählbar.
• Sie können auch auswählen, ob es sich um eine Saison (Standard), ein Event oder den Status
„geschlossen“ handelt.

• Die Idee eines Events ist, dass es längere Saison-Einstellungen überschreibt. D. h. man kann
1 Wintersaison von Dezember - April anlegen und darüber Events z.B. für Weihnachten und
Silvester. Damit erspart man sich, 3 Zeiträume für "Wintersaison" definieren zu müssen. Die
Dauer eines Events ist flexibel. Aktuell werden Events in den Preislisten nicht angezeigt, weil
es kurze Ausnahmen zu den regulären Preisen sind. Für Silvester kann sowohl „Saison“ als
auch „Event“ verwendet werden. Als Event vielleicht eher, wenn man nur für 2-3 Tage andere
Preise hat, als Saison, wenn es eine eigene Woche ist.
• Die farbliche Markierung ist ebenso frei wählbar.
• Um Beginn und Ende einer Saison festzulegen, tragen Sie das Datum im jeweiligen Feld ein
und klicken Sie danach auf „Speichern“. Einzelne Saisonen dürfen sich hier nicht
überschneiden. Wenn eine Saison z.B. am Sa., 20. Juni, beginnt, dann muss die Saison
davor am Freitag, 19. Juni, enden. Sollte sich das Datum für verschiedene Saisonzeiten
überschneiden, werden sie beim Klick auf „Speichern“ darauf hingewiesen.

• Mit Hilfe von „+ weiteren Zeitraum hinzufügen“ können Sie einer Saison einen oder mehrere
Zeiträume zuweisen, welche die selbe Preisgestaltung aufweist.
• Mit „-“ (rechts neben dem Zeitraum) können diese Zeiträume wieder gelöscht werden. Mit „
X “ (recht neben der Saison) können Sie eine komplette Saison wieder löschen.
• Im Optimalfall werden lückenlos (inkl. „geschlossen“) Saisonen für die nächsten 18 Monate
im System angelegt bzw. dargestellt. Dann genügt einmal jährlich eine Aktualisierung der
Daten.

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3) Restriktionen

Hier können Sie u.a. den Mindestaufenthalt der Gäste für Ihre Saisonen definieren, damit Sie die
Buchungsanfragen von Bergfex genau so erhalten, wie Sie diese benötigen und annehmen können.

Unter dem Button „Bearbeiten“ können Sie festlegen, an welchen Tagen eine An- bzw. Abreise
möglich ist. Zusätzlich kann ein Mindest- und Maximalaufenthalt (optional auch für jeden
Wochentag einzeln konfigurierbar) eingetragen werden. Diese Möglichkeit besteht auch für die
Auswahl, wie lange vor dem Anreisetag gebucht werden muss (Frühbucher).

Ein Mindestaufenthalt kann zB auch nur für bestimmte Anreisetage eingerichtet werden, zB freitags
mind. 2 Nächte, im Rest der Woche 1 Nacht. Alle Restriktionen können generell für den gesamten
Betrieb vergeben werden oder optional für jeden angelegten Zimmertyp extra festgelegt werden.

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4) Preisplan

Im Preisplan können für die angelegten Zimmerkategorien die Preise für alle (zuvor angelegten)
Saisonen hinterlegt werden.
Zunächst ist in der „Preiserfassung“ das Preismodell auszuwählen: Preise pro Person oder Preise
pro Einheit. Zweiteres gilt v.a. für Ferienwohnungen, Ferienhäuser, Chalets und Hütten.
Belegungsabhängig ist vorgesehen, wenn in einem Zimmer/Appartements eine variable Belegung
(z.B. 1-3 Personen) schlafen können und sich dadurch unterschiedliche bzw. belegungsabhängige
Preise ergeben.

• Unter „Auswahl“ wählen Sie die Preiseingabe für eine der bereits angelegten
Zimmer-/Appartement - Kategorien aus.
• Die Belegung Ihres Zimmers/Appartements (Mindest-, Standard- und Maximalbelegung)
können Sie unter „Belegungsoptionen bearbeiten, falls diese noch nicht definiert wurden.
• Sie können für jeden Zimmertyp die Preise eingeben, oder mit „ Konfiguration übertragen“
bereits einen angelegten Preisplan einfach übertragen.

• Sollten noch keine Saisonen angelegt sein oder ein Zeitraum von keiner Saisonzeit
abgedeckt sein, treffen die „Standardpreise“ zu. Es müssen unter „Saisonen“ zumindest 9
Monate Saisonen (inkl. Geschlossen) in der Zukunft lückenlos angelegt sein, damit die
Standardpreise online nicht angezeigt werden.
• Durch Auswahl von „pro Wochentag konfigurieren“ können verschiedene Preise abhängig
vom Wochentag vergeben werden.
• Durch Klick auf den Doppelpfeil können Preise für alle Wochentage übernommen werden.

• Sollten Sie das Menü ohne zu speichern wechseln, werden Sie durch folgende Meldung
darauf hingewiesen:

• Durch Auswahl von „Verlassen“ werden Änderungen verworfen. Bitte speichern Sie immer
alle Änderungen.

VORSCHAU der Preisliste online in Ihrer Präsentation:
Wenn Sie in Ihrer Onlinewartung links oben auf Ihr Logo klicken, dann öffnet in einem neuen Tab Ihre
Präsentation, wie sie aktuell auf Bergfex dargestellt wird. Am Ende der Übersichts-Seite finden Sie die
Preisliste.

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5) Verpflegung

   •   Im Menüpunkt „Verpflegung“ können Sie auswählen, welche Arten und zu welchen
       Konditionen Sie Verpflegungen anbieten.

   •   Mit „+ Hinzufügen“ gelangen Sie zu folgender Eingabe-Maske:

Hier können Sie festlegen, ob die Verpflegungsvarianten für alle Saisonen und alle
Zimmerkategorien gelten, oder bestimmten Saisonen und/oder Zimmerkategorien zugeordnet
werden sollen.

   •   Falls bei den hinterlegten Preisen (siehe Preisplan) eine Verpflegung bereits enthalten ist,
       kann dies unter dem Punkt „im Basispreis inkludiert“ definiert werden.
   •   Zusätzliche Verpflegungsvarianten werden als Zuschlag zum Basispreis oder als Ermäßigung
       gerechnet (wird im Preisplan online angezeigt, siehe unterhalb).

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6) Aufpreise

Im Menüpunkt „Aufpreise“ können Sie verschiedene Aufpreise für Leistungen festlegen, indem Sie
auf „hinzufügen“ klicken. Hier stehen folgende Rubriken zur Auswahl:
   •   Bettwäschemiete
   •   Haustiere
   •   Aufenthaltsdauer (Zuschlag für Kurzaufenthalte)
   •   Babybetten
   •   Personenanzahl (Einzelzimmer-Aufschlag, dies kann auch anders gelöst werden in dem Sie
       z.B. für Ihr DZ eine Mindestbelegung von 1 Pers. Festlegen, und die Preis
       belegungsabhängig eingeben, also Basispreis für 1 Pers. Im DZ und Preis für 2 Pers. im DZ)

Alle Aufpreise können nach verschiedenen Kriterien definiert werden:
    •  generell oder pro Saison
    •  pro Nacht oder pro Aufenthalt
    •  für das ganze Haus oder zimmerspezifisch
    •  sowie auch zusätzlich
    •  Prozentual oder mit einem fixen €-Betrag

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7) Ermäßigungen

Im Reiter „Ermäßigungen“ können die wichtigsten Ermäßigungen definiert werden, indem Sie auf
„hinzufügen“ klicken. Hier stehen folgende Rubriken zur Auswahl:
    •  Frühbucher
    •  Last-Minute
    •  Kinder-Ermäßigung
    •  Aufenthaltsdauer (diese Option kann genutzt werden wenn Sie nach Aufenthaltsdauer
       gestaffelte Preise haben. Z.B. 100 € für 1-2 Nächte, 90 € für 3-6 Nächte und 80 € ab 7
       Nächten. In dem Fall wäre 100 € der Basispreis und für 3-6 Nächte und ab 7 Nächte werden
       jeweils Ermäßigungen angeboten.)

Alle Ermäßigungen können nach verschiedenen Kriterien definiert werden:
    •  generell oder pro Saison
    •  pro Nacht oder pro Aufenthalt
    •  für das ganze Haus oder zimmerspezifisch
    •  Prozentual oder mit einem fixen €-Betrag
    •  und andere spezifische Optionen

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Eingabe Ermäßigung „Frühbucher“:

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Eingabe Ermäßigung „Last Minute“

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Eingabe „Kinder-Ermäßigung“:

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Eingabe „Aufenthaltsdauer“:

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Angebote
Eingabe im Formular „Angebot“
TIPP: Wir möchten Ihnen empfehlen, Ihren Bergfex-Eintrag aktiv zu nutzen und für das ganze Jahr
zahlreiche Pauschalangebote auf Bergfex zu präsentieren. Sie können auch abgelaufene Pauscha-
len vom Vorjahr mit neuen Daten (Laufzeit, Preis, etc.) anpassen und wieder aktivieren.
Betriebe mit vielen Pauschalen, erhalten erfahrungsgemäß im Schnitt auch viel mehr Anfragen!

Insgesamt können bis zu 30 (aktive) Pauschalen erfasst werden. Die aktiven Pauschalen sind auf
der Übersichts-Seite dunkelblau hinterlegt, während die abgelaufenen hellblau markiert sind.
Pauschalen können normale Wochenpreise enthalten oder auch Paketpreise inkl. Zusatzleistungen
wie z.B. Wellness-Behandlungen oder Ski-Tageskarten.

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Wie wird ein neues Angebot angelegt?
Um ein neues Angebot zu präsentieren, klicken Sie auf den Link „Neues Angebot“.

In der Detaileingabe sind verschiedene Informationen einzutragen:
          - Überschrift (Name/Thema der Pauschale, mehrsprachige Eingabe möglich)
          - Kategorien (max. 3 Themen können ausgewählt werden, wichtig ist nur Kategorien zu
              kombinieren die für den suchenden Gast auch Sinn ergeben)
          - Dauer des Aufenthaltes (Anzahl der Nächtigungen)
          - Pauschalpreis (hier kann ein ab-Preis oder ein um-Preis angegeben werden; die
              Währung kann in EUR oder für Betriebe in der Schweiz in SFR angegeben werden)
          - Verpflegung (wählen Sie aus den Typen nur Übernachtung, Halbpension,
              Übernachtung mit Frühstück, Vollpension, All inclusive und ¾ Pension (HP mit
              Nachmittagsjause aus)
          - Erster möglicher Anreisetag (der Beginn der Gültigkeitsdauer Ihrer Pauschale)
          - Letzter möglicher Anreisetag (abhängig von Dauer und generellem Gültigkeitszeitraum
              der beworbenen Pauschale; wenn Sie z.B. von 01.09.-30.09. eine 3-Tagespauschale
              anbieten, dann ist der letzte mögliche Anreisetag der 28.09.)
          - Beschreibung (in kurzen Sätzen und Aufzählungen sollen die Leistungen Ihres
              Packages zusammengefasst werden; mehrsprachige Eingabe möglich)
          - Anmerkungen (hier können Aufpreise, Ermäßigungen oder sonstige
              Zusatzinformationen erfasst werden)

Nach Eingabe aller Daten klicken Sie auf Speichern und die Übersichtsseite wird wieder geladen.
Sie können angelegte Pauschalen jederzeit bearbeiten oder auch löschen. Wenn der Gültigkeits-
Zeitraum einer Pauschale abgelaufen ist, wird diese automatisch nicht mehr online angezeigt.
Abgelaufene Pauschalen verbleiben aber zur weiteren Wiederverwertung in Ihrem System.

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Ausstattung

Geben Sie hier bitte an, welche Ausstattungsmerkmale auf Ihre Unterkunft zutreffen und klicken Sie
anschließend ganz unten auf Speichern.

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Karte
Wie setze ich die Position meines Betriebs auf der Karte?
Im unteren Bereich des Formulars "Allgemein" wird die Karte angezeigt sowie die Position Ihres
Hauses, soweit diese automatisch über Ihre Anschrift ermittelt werden konnte.
Klicken Sie zunächst auf „Weiter >“, um die Position zu überprüfen bzw. neu zu setzen.

Bewegen Sie den Schieberegler auf der linken Seite nach + oder --, um die Karte zu vergrößern
oder zu verkleinern. Je stärker die Karte vergrößert ist, desto genauer können Sie die Lage
festlegen.
Klicken Sie oben auf der Karte auf die Schaltfläche "Satellit". Für die meisten Regionen in Österreich
existieren hochauflösende Luftaufnahmen, sodass Sie die Position Ihres Betriebs noch exakter
setzen können, als es über die Straßenkarte möglich ist.
Um die Position Ihres Hauses zu setzen/ändern, haben Sie zwei Möglichkeiten:
a) Verschieben Sie den roten Ballon an die gewünschte Stelle (Ballon mit gedrückter linker
Maustaste zur gewünschten Stelle verschieben).
b) Klicken Sie einfach auf die gewünschte Stelle, die Markierung wird dann dorthin verschoben.
Diese Variante ist nur möglich, wenn noch kein Ballon gesetzt wurde.
Um den Kartenausschnitt zu verschieben, können Sie entweder die Pfeil-Schaltflächen links oben
benutzen, oder Sie verschieben die Karte, indem Sie diese mit gedrückter linker Maustaste in die
gewünschte Richtung ziehen.
Für den Fall, dass der Ballon versehentlich in einem falschen Gebiet liegt, vergrößern Sie den
Kartenausschnitt (Klick auf --), sobald Sie dann den Ballon verschieben versuchen, erscheint
untenstehende Meldung. Dann auf „Verschieben auf höheren Zoomstufen ermöglichen“ klicken
und den Ballon entsprechend platzieren.

Die neue Position Ihres Betriebs wird sofort automatisch gespeichert. Sollte sich die Lage Ihres
Hauses nicht korrekt einzeichnen lassen, schreiben Sie uns bitte an info@bergfex.at

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IV. „SERVICE & PRODUKTE“
Rechnungsdaten
Wie ändere ich meine Rechnungsanschrift?

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Klicken Sie unter „Service & Produkte“ auf den Link "Rechnungsdaten" in der linken Spalte. Auf der
Seite „Rechnungsdaten“ (die zuerst erscheint) finden Sie eine aktuelle Version Ihrer
Auftragsbestätigung, die Ihnen zu Beginn Ihrer Zusammenarbeit mit Bergfex per Mail zugeschickt
wurde. Diese enthält Ihren Benutzernamen, die aktuelle Laufzeit Ihrer Bergfex-Periode, den Preis,
die Rechnungsanschrift und auch die Kontaktdaten Ihres persönlichen Bergfex-Betreuers.

Rechnungsanschrift

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Unter „Rechnungsanschrift“ können Sie eine neue Rechnungsadresse eingeben, wenn sich diese
einmal geändert hat. Wenn Sie die Zahlungsweise einmal auf Bankeinzug umstellen möchten,
schreiben Sie eine kurze Mail an info@bergfex.at.

Achten Sie darauf, wenn Sie mehrere Einträge haben, ob die Änderung für alle Einträge gilt oder nur
für den ausgewählten Eintrag. In diesem Fall steht oberhalb die Auswahl zur Verfügung.

Schnittstellen

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Mit einer Anbindung zu unseren Partnern werden automatisiert Verfügbarkeiten aktualisiert und
Buchungsanfragen an Ihre Buchungssoftware übermittelt.

Unter Schnittstellen können Sie bei einen unserer Partner-Channelmanager die Aktivierung der
Schnittstelle beantragen, indem Sie den grünen Button „Schnittstelle einrichten“ anklicken und
anschließend im neuen Fenster unter „unterstütze Anbieter“ den Channelmanager Ihrer Wahl
auswählen.

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Sobald Sie einen Channelmanager ausgewählt und „Schnittstelle beantragen“ angeklickt haben,
erhalten Sie eine Nachricht >>Anbindung Ihrer Präsentation

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An folgende Adressen müssen die Anträge bei LTS und Capcorn weitergeleitet werden:
ticket@lts.de , office@capcorn.at oder koessner@capcorn.at
Nachdem die Aktivierung seitens der jeweiligen Channelmanager erfolgt ist, wird eine Auflistung
Ihrer Objekte in Ihrem bergfex-Wartungsbereich (unter „ Zimmer/Appartements“ - „Schnittstelle“)
aufscheinen, welche Sie nun wie folgt (siehe Screenshot) zuweisen können.

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Bitte beachten Sie, dass manche Channelmanager ihre Leistungen verrechnen. D. h. es könnten für die
Aktivierung und Verwaltung der Schnittstellen variable Kosten anfallen. Diesbezüglich können Sie sich bei
ihren jeweiligen Ansprechpartner Ihres Channelmanagers informieren.

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Software Umfrage
Um den Unterkunftsbereich auf Bergfex optimal weiterentwickeln zu können, bitten wir Sie, uns die
von Ihnen verwendete Hotelsoftware, Channelmanager und Buchungsplattformen bekannt zu
geben.

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Übersetzungsservice
Der Übersetzungsdienst von Bergfex
Eine genaue Anleitung für die Übersetzung der Beschreibung Ihres Bergfex-Eintrags in bis zu 18
Sprachen finden Sie unter „Sonstiges“ in der linken Spalte. Klicken Sie dazu einfach auf
Übersetzungsdienst.
Wenn Sie eine Übersetzung bestellen möchten, setzen Sie unter Punkt 2 bei „Folgenden
Beschreibungstext für Winter übersetzen“ ein Häkchen. Hier können Sie nun eine Auswahl treffen,
in welche Sprachen Ihr aktueller Beschreibungstext übersetzt werden soll.

Durch die Zusatzoption „Diese Übersetzungen auch für die Sommerpräsentation verwenden (keine
Zusatzkosten)“ unterhalb der Sprachenauswahl können Sie den übersetzten Wintertext auch für Ihre
Sommer-Präsentation verwenden. Oder Sie lassen einen zusätzlichen Sommertext extra
übersetzen, indem Sie die Option „Folgenden Beschreibungstext für Sommer übersetzen“ anhaken.
Der Preis der Übersetzungen wird nach Wort- und Sprachenanzahl automatisch berechnet.

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Für Fragen, Anregungen und Hilfe steht Ihnen das Team von Bergfex jederzeit gerne zur
Verfügung!

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Module
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Bergfexinhalte wie Freimeldekalender, Schneewerte oder Lifte-
und Pisteninformationen kostenlos in Ihre eigene Homepage einzubinden. Die genaue Anleitungen
dafür finden Sie links unter „Produkte - Module“. Aktualisierungen in Ihrer Onlinewartung werden in
Echtzeit auf Ihre Homepage übernommen und sind dort auch sofort online.

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Protokoll
Unter Änderungsprotokoll werden sämtliche Änderungen aufgelistet.

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