Beschwerde management situation 2019 - Evaluation der - Bundesverband ...
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Evaluation der Beschwerdemanagementsituation 2018 in Krankenhäusern in Deutschland Jede zehnte Beschwerde im Krankenhaus betrifft eine Gefährdung der Gesundheit S ehr geehrte/-r Leser/-in im Rahmen der alljährlich durchgeführ- ten Benchmark-Studie des Bundes- ist, sind 1.783 Teilnehmer eingeladen worden. Insgesamt 548 Klinikverbünde (351 Rückmeldungen), davon 45 Pro- verbands Beschwerdemanagement in zent öffentliche Häuser, 15 Prozent aus Gesundheitseinrichtungen e. V. (BBfG), privater und 41 Prozent aus kirchlicher des Deutschen Krankenhausinstituts Trägerschaft, folgten dem Aufruf. Im (DKI) und des Softwareherstellers In- Der Vorstand des BBfG, Vergleich zum Vorjahr waren es mehr works, Marktführer im Bereich der von Links nach rechts: als doppelt so viele teilnehmende Klinikbeschwerde-Software, wurden Andrea Koch, Matthias Bäuerlein, Klinikverbünde. Die meisten Rückmel- erneut Daten zur Umsetzung des pa- Oliver Gondolatsch, Monika Bau- dungen kamen mit 27,1 Prozent aus tientenorientierten Beschwerdeman- mann, Sandro Cornaro, Dr. Yvonne Nordrhein-Westfalen, gefolgt von 15,8 agements erhoben. Erstmals wur- Denker Prozent aus Bayern und 14,2 Prozent den diese für Sie in einer Broschüre aus Baden-Württemberg. zusammengetragen. Das ermöglicht Ihnen einen Überblick über die Weiter- Neben der psychischen Belastung der entwicklungen und Verbesserungen Beschwerdemanager, konzentriert sich des Beschwerdemanagements und das Benchmark vor allem auf Inhalte gibt Empfehlungen zu möglichen Ver- der Beschwerden von Patienten und besserungsmaßnahmen. Angehörigen. Die meisten Kritikpunkte beliefen sich im erfassten Jahr 2018 Aus den Daten des aktuellen Bench- auf Organisation und Logistik (21,3 Pro- marks geht hervor, dass jede zehnte zent), wie beispielsweise Wartezeiten, Beschwerde im Krankenhaus eine hohe gefolgt von Beschwerden über miss- Relevanz hat, weshalb Beschwerdeman- glückte Kommunikation (17,8 Prozent) ager unter einem hohen Druck stehen. und Kritik am Gebäude oder der Aus- Inworks-Geschäftsführer Markus Tann- stattung (15,6 Prozent). Positiv gingen heimer stellte die Ergebnisse der Be- aus dem Benchmark vor allem Lob zu fragung von 548 Klinikverbünden Mitte Pflegeleistungen (27,5 Prozent) sowie November 2019 auf der Herbsttagung zur ärztlichen Versorgung (23 Prozent) des BBfG im gastgebenden Universitäts- und der Kommunikation (21,3 Prozent) klinikum Hamburg-Eppendorf vor. hervor. Für den Benchmark, der in diesem Weitere Inhalte der Studie sind im Fol- Jahr zum sechsten Mal erschienen genden zu lesen! 2
Inhalt Vorstellung des BBfG .............................................................................................. 4 Vorstand des BBfG .................................................................................................. 5 Benchmark ............................................................................................................. 6 Rahmendaten und Methode ................................................................................... 7 Stammdaten zu den befragten Gesundheitseinrichtungen ................................... 8 Organisation des Beschwerdemanagements ........................................................ 12 Psychische Belastung als Beschwerdemanager ................................................... 19 Beschwerdemeldungen .......................................................................................... 22 Inhalte ........................................................................................................... 28 Verbesserungsmaßnahmen ................................................................................... 29 Erfüllung von gesetzlichen Anforderungen ............................................................ 32 Standards des BBfG ................................................................................................ 33 Beschwerdequote ................................................................................................... 34 Die wichtigsten Ergebnisse .................................................................................... 35 Ansprechpartner ..................................................................................................... 36 3
Vorstellung des BBfG Der BBfG: Interessenvertretung und Impulsgeber für das Beschwerdemanagement D er Bundesverband Beschwerdemanagement für Gesundheitseinrich- tungen (BBfG) versteht sich als Interessenvertretung der in Gesundheitseinrichtungen beschäftigten Be- schwerdemanager, aber auch als Impulsgeber für Bild: Philipp Dumont eine weitere Professionalisierung des Beschwerde- managements in Gesundheitseinrichtungen wie dies auch im Rahmen des Patientenrechtegesetzes fest- geschrieben ist. Der BBfG kümmert sich um die Fortbildung von Be- schwerdemanagern, fördert die kollegiale Beratung und deren Austausch, schafft Transparenz im Um- gang mit Beschwerden in Gesundheitseinrichtungen und sorgt neben der Entwicklung von Leitlinien für die Bearbeitung von Beschwerden auch für die Qual- itätssicherung. Bild: Arne Sattler Unter anderem unterstützte der BBfG im Jahr 2015 die Gründung des Bundesverbandes der Patienten- fürsprecher (BPiK) und rief 2016 gemeinsam mit dem BPiK den Tag des Patienten ins Leben, der am 26. Januar 2020 zum fünften Mal stattfand. Als Kernaufgaben sieht der BBfG die Weiterent- wicklung des Beschwerdemanagements in Ge- sundheitseinrichtungen. Auch die Stärkung des Beschwerdemanagements im Rahmen der Un- ternehmensentwicklung gehört zu den primären Zielen des Vereins. 4
Vorstellung des BBfG Der Vorstand des BBfG D er Vorstand des Bun- desverbandes Beschwerdemanagement für Ge- sundheitseinrichtungen e. V. (BBfG) setzt sich zusammen aus Oliver Gondolatsch (Geschäfts- führer der Diözesan-Arbeitsgemeinschaft kath. Krankenhäuser im Erzbistum Köln e. V.) als 1. Vorsitzender des BBfG, Matthias Bäuerlein (Be- triebsbeauftragter des Klinikums Stuttgart) als 2. Vorsitzender, Sandro Cornaro (Service Relations Patient beim Centre Hospitalier Emile Mayrisch in Oliver Gondolatsch, Luxemburg) als 3. Vorsitzender, Monika Baumann Monika Baumann, 1.Vorsitzender (Qualitätsmanagementbeauftragte vom Klinikum 4.Vorsitzende Karlsruhe) als 4. Vorsitzende, Dr. Yvonne Denker (Qualitätsmanagerin vom Herz-Jesu-Krankenhaus Münster) als 5. Vorsitzende sowie Andrea Koch (Gleichstellungsbeauftragte des Klinikums Braun- schweig) als Schatzmeisterin. Dem Vorstand des BBfG gehören sechs Mitglieder an, die laut Satzung alle zwei Jahre von der Mit- gliederversammlung bestätigt oder neu gewählt werden. Matthias Bäuerlein, Dr. Yvonne Denker, 2.Vorsitzender 5.Vorsitzende Sandro Cornaro, Andrea Koch, 3.Vorsitzender Schatzmeisterin 5
Vorstellung des Benchmark Der Benchmark als wichtiges Instrument die Patientenzufriedenheit zu erhöhen B enchmarking ist eine Methode, mit deren Hilfe Unternehmen ihre Leis- tungen mit denen ihrer besten Wettbewerber ver- I m Rahmen des Bench- marks werden seit 2013 jährlich Daten zur Umset- zung des patientenorientierten Beschwerdeman- gleichen, indem sämtliche Funktionen und Prozesse agement erhoben. der ausgewählten Institutionen analysiert werden. Die Daten werden den Krankenhäusern zum in- „Der Benchmark ist ein wichtiges Instrument, mit ternen Vergleich in anonymisierter Form zur Verfü- dem BBfG-Mitglieder sehen können, wie ihr Krank- gung gestellt und jährlich auf der Herbsttagung des enhaus im Vergleich zu anderen aufgestellt ist und BBfG präsentiert und diskutiert. Die Ergebnisse des was geändert werden sollte, um die Patientenzu- Benchmarks dienen den einzelnen Krankenhäusern friedenheit zu erhöhen“, so Matthias Bäuerlein, zur stetigen Weiterentwicklung und Verbesserung stellvertretender Vorsitzender des BBfG, der außer- ihres Beschwerdemanagements, liefern aber auch dem ergänzt: „Wir versuchen damit ein Stimmungs- ein umfassendes Bild über die Umsetzung des pa- bild einzufangen, das Aufschluss darüber geben soll, tientenorientierten Beschwerdemanagement in welche Probleme im Krankenhaus bestehen und wo deutschen Krankenhäusern. mögliche Ansätze sind, etwas zu ändern.“ Der im Auftrag des BBfG erstellte Benchmark wird jedes Einzelergebnisse der Befragungen werden publiziert Jahr im Herbst veröffentlicht. und dienen als Grundlage für gesundheitspolitische Diskussionen. Der Fragebogen wird jährlich über- arbeitet und um aktuelle Fragestellungen ergänzt. Ansprechpartner für die Konzeption und Durch- führung des jährlichen Beschwerdemanagement- benchmarks sind Matthias Bäuerlein und Markus Tannheimer. Ansprechpartner: Matthias Bäuerlein E-Mail: m.baeuerlein@klinikum-stuttgart.de Markus Tannheimer E-Mail: markus.tannheimer@inworks.de 6
Benchmark-Methodik Rahmendaten und Methode des Benchmarks I n der Erhebung ging es wie jedes Jahr um die Erfassung der Aussagen von Beschwerdemanagern in deutschen Krankenhäu- 800 700 690 sern, die unter anderem Aufschluss über Lob und Kritik von Patienten und deren Angehörigen geben. 600 548 An der Online-Befragung im Zeitraum vom 18.07 500 bis zum 23.09.2019 nahmen von 1.783 eingeladenen Ansprechpartnern 351 Teilnehmer teil, die An- 400 gaben für 548 Klinikverbündete und 690 Standorte 351 machten (siehe auch nebenstehende Grafik). Die Fragen haben sich dabei jeweils auf das vergangene 300 Jahr 2018 bezogen. 200 100 0 Rückmeldungen Klinikverbünde Standorte Durch die Abfrage der Anzahl der IK-Nummern sowie der Standorte ergeben sich in der Betrach- tung des Rücklaufes verschiedene Größen. Eine Rückmeldung kann sich auf mehrere Kliniken und/oder Standorte innerhalb eines Klinikverbun- des beziehen. Falls nicht anders ausgewiesen, wurde als Daten- basis für die nachfolgenden Ergebnisse n = Anzahl der Rückmeldungen (entspricht Teilne- hmern) verwendet. 7
Stammdaten zu den teilnehmenden bzw. befragten Gesundheitseinrichtungen Stammdaten zu den teilnehmenden bzw. befragten Gesundheits- einrichtungen D ie Informationen über die Klinikverbünde, die jeweils Angaben zu den Fra- gen gemacht haben, beziehen sich sowohl auf die Geografische Verteilung (n = 310)* Standorte, darauf wie viele der befragten Gesund- heitseinrichtungen ambulant oder stationär sind als (n=310)* auch die Anzahl der Betten, deren Versorgungsstufen und die Art ihrer Trägerschaft. Rückmeldungen nach Bundesländern ern Niedersachsen Bundesland Rückmeldungen in % Nordrhein-Westfalen 27,1% NRW Bayern 15,8% Baden-Württemberg 14,2% Hessen Niedersachsen 9,0% Hessen 6,8% Berlin 4,8% Sachsen-Anhalt 3,5% Bayern BaWü Sachsen 3,2% Schleswig-Holstein 2,9% Hamburg 2,9% Thüringen 2,3% Über 20 % 5 % - < 10 % Rheinland-Pfalz 2,3% 15 % - < 20 % Unter 5 % Bremen 1,6% Brandenburg 1,3% 10 % - < 15 % Mecklenburg-Vorpommern 1,3% Saarland 1,0% *n = Anzahl der Rückmeldungen 8
Aktuelle Ergebnisse des BBfG-Benchmark Fallzahlen 0 7% Fallzahlen, ambulant 90.000 und mehr (n = 468)* 17% unter 10.000 15% 60.000 - < 90.000 10% 10.000 - < 15.000 8% 30.000 - < 60.000 25% 15.000 - < 30.000 19% Fallzahlen, stationär 60.000 und mehr 0 (n = 467)* 9% 0% unter 5.000 45.000 - < 60.000 16% 7% 30.000 - < 45.000 5.000 - < 10.000 13% 15% * n = Anzahl der Klinikver- bünde, die eine Angabe 10.000 - < 15.000 - kumuliert über alle 13% Standorte - zu dieser Frage 15.000 - < 30.000 gemacht haben 28% 9
Aktuelle Ergebnisse des BBfG-Benchmark Stammdaten zu den teilnehmenden bzw. befragten Gesundheits- einrichtungen 1.000 und mehr Anzahl Betten 18% (n = 468)* unter 250 26% 750 - < 1.000 9% * n = Anzahl der Klinikver- bünde, die eine Angabe 500 - < 750 250 - < 500 - kumuliert über alle 17% 30% Standorte - zu dieser Frage gemacht haben Versorgungsstufe (n = 305)* Schwerpunktversorgung 17% Fachklinik, für: 22% 22% Maximal- / Zentralversorgung 22% Grund-Regel- Versorgung 39% * n = Anzahl der Rückmeldungen 10
Aktuelle Ergebnisse des BBfG-Benchmark Stammdaten zu den teilnehmenden bzw. befragten Gesundheits- einrichtungen privat Krankenhausträger 15% (n = 306)* öffentlich 45% frei gemeinnützig (z.B. kirchlich) 41% * n = Anzahl der Rückmeldungen 11
Aktuelle Ergebnisse des BBfG-Benchmark Organisation des Beschwerdemanagements D ie folgenden Seiten geben darüber Aufschluss, wie das Beschwerde- management in den einzelnen Kliniken organisiert ist. Darunter fallen Angaben wie die Anzahl der für die Bearbeitung von Beschwerden vorgesehenen Vollkräfte, deren Korrelation mit der Beschwerdean- zahl, die Unterstützung durch Software und weitere. Ansiedlung des Beschwerdemanagements in Ihrem Krankenhausbetrieb (n = 306)* Qualitätsmanagement 70,8% Stabsstelle Krankenhausleitung 11,3% * Sonstiges, nämlich: 7,0% Bereich Presse / Öffentlichkeitsarbeit / Marketing / Kommunikation 3,7% Stabsstelle Pflegedirektion 3,3% Stabsstelle ärztlicher Direktor 2,7% Bereich Betriebsorganisation 1,3% Bereich Unternehmensentwicklung 0,0% 0% 20% 40% 60% 80% * n = Anzahl der Rückmeldungen * n = Anzahl der Rückmeldungen 12
Aktuelle Ergebnisse des BBfG-Benchmark Organisation des Beschwerdemanagements *Sonstiges, nämlich Ausbildungsbackground (Erklärung zur vorherigen Tabelle) der Beschwerdemanager Sonstige Ansiedlung des Beschwerdemanagements im Krankenhausbetrieb: Pflege 128 Betriebswirtschaft 73 Verwaltungsdirektion Pflegedienstleitungen der Kliniken Gesundheitsökonomie / Gesundheitswesen / Stabstelle Krankenhausoberin Gesundheitsmanagement 48 Bereich Medizinischer Direktor Team aus QM, PDL, Prozessmanagement, Sekr. GF Medizin 14 Geschäftsführung Stabstelle Vorstand Qualitätsmanagement 14 Verwaltungsleitung (bis 2018) Heimaufsicht Sozialwissenschaften 14 Pflegedienstleiter beauftragt als BM Assistentin des Vorstandes MFA 10 Kaufmännischer Direktor, Direktorium Patientenmanagement (zentraler Geschäftsbereich) Ergotherapie / Physiotherapie 6 Abteilung der Allgemeinen Verwaltung Stabstelle Innenrevision Sonstige 44 Unternehmensentwicklung & Qualitätsmanagement Verwaltungsbereich Medizinische Direktion Allgemeine Verwaltung extra Besondere Weiterbildungen Abteilungsleitungen (CÄ, PDL, Geschäftsführung) Kommunikation / Konfliktmanagement / Mediation / Mitarbeiterführung 79 Qualitätsmanagement 67 Risiko- und Beschwerdemanagement 58 Keine 35 Sonstige 31 13
Aktuelle Ergebnisse des BBfG-Benchmark Organisation des Beschwerdemanagements 3 oder mehr Mitarbeiter 4% Im Beschwerdemanage- 2 Mitarbeiter ment tätige Mitarbeiter 13% mit humanmedizinischer Ausbildung (n = 273)* 0 Mitarbeiter 40% 1 Mitarbeiter 43% * n = Anzahl der Rückmeldungen 2 oder mehr Vorgesehene Vollkräfte 4% 0 für die Bearbeitung von 7% 1,1 bis unter 2,00 Beschwerden in Kliniken 9% (n = 425)* 1 15% 0,1 bis unter 0,5 40% 0,5 bis unter 1 26% * n = Anzahl der Rückmeldungen 14
Aktuelle Ergebnisse des BBfG-Benchmark Organisation des Beschwerdemanagements Anzahl der Vollkräfte im Verhältnis zur Anzahl der Beschwerden 58,3% 57,0% 57,1% 47,8% 47,4% Rückmeldungen in % 35,0% 33,3% 26,1% 21,1% 15,1% 15,8% 12,9% 13,9% 11,8% 11,7% 12,0% 10,2% 10,2% 10,0% 10,5% 12,0% 8,2% 8,2% 8,7% 8,7% 6,1% 8,7% 5,0% 5,0% 5,3% 3,2% 2,8% 0,0% 0,0% 0,0% 0,9% unter 100 100 - < 150 150 - < 300 300 - < 450 450 - < 600 600 und mehr (n = 93)* (n = 49)* (n= 60)* (n = 23)* (n= 19)* (n = 108)* Beschwerdemeldungen im Kalenderjahr 2018 0 Vollkräfte 0,1 - < 0,5 Vollkräfte 0,5 - < 1 Vollkräfte 1 Vollkraft 1,1 - < 2,0 Vollkräfte 2 oder mehr Vollkräfte Die oben stehende Grafik stellt die Anzahl der beschäft- in einem Großteil der Befragten Einrichtungen (57,1 igten Vollzeitkräfte im Beschwerdemanagement ins Prozent) sind es 0,1 bis 0,5 Vollkräfte, also höchstens Verhältnis zu den eingegangenen Beschwerden. So eine halbe Stelle. Jede zehnte Klinik hat für 100 bis 150 stehen beispielsweise für 100 bis 150 Beschwerden in eingegangene Beschwerden zwei oder mehr Vollkräfte 8,2 Prozent der Fälle keine Vollkräfte zur Verfügung, zur Verfügung. 15
Aktuelle Ergebnisse des BBfG-Benchmark Organisation des Beschwerdemanagements D ie folgende Tabelle zeigt auf, wie viele Vollkräfte für welche Anzahl an Beschwerden im Jahr zur Verfügung stehen und in wie vielen Klinikverbünden das Beschwerdeman- agement durch eine Software unterstützt wird. Fälle (Summe ambulant + < 15.000 15.000 - < 45.000 45.000 - < 90.000 >= 90.000 stationär) Beschwerden n VK SW n VK SW n VK SW n VK SW 0 - 200 42 0,3 23,8% 55 0,4 27,3% 50 0,4 44,0% 20 0,7 40,0% 201 – 500 10 0,6 40,0% 17 0,5 41,2% 21 0,7 47,6% 21 0,6 52,4% 501 - 1.000 2 0,3 0,0% 5 1,0 40,0% 13 1,0 38,5% 17 1,2 58,8% 1.001 - 1.500 0 - - 0 - - 0 - - 12 1,3 75,0% 1.501 - 2.000 1 0,3 0,0% 1 1,0 0,0% 2 0,5 50,0% 3 1,1 100,0% > 2.000 0 - - 0 - - 1 1,0 100,0% 3 1,3 100,0% Gesamt 55 0,3* 25,5%* 78 0,5* 30,8%* 87 0,5* 44,8%* 76 0,9* 57,9%* Detailauswertung Ø-Anzahl von Vollkräften sowie die prozentuale n = Anzahl der Rückmeldungen Häufigkeit der Verwendung einer Software zur Un- terstützung des Beschwerdemanagements im Ver- VK= durchschnittliche Anzahl an Vollkräften hältnis zur Gesamtfallzahl und der Anzahl von Be- SW = Anteil Kliniken, die eine Software benutzen schwerden im Jahr 2018 * gewichteter Mittelwert 16
Aktuelle Ergebnisse des BBfG-Benchmark Organisation des Beschwerdemanagements Anzahl der Vollkräfte im Mittel, die sich mit dem 90.000 oder mehr 0,91 Fälle (ambulant + stationär) Beschwerdemanagement beschäftigen / je Summe der Fälle* 45.000 - < 90.000 0,53 (n=282)** 15.000 - < 45.000 0,49 unter 15.000 0,31 0,00 0,50 1,00 * n = Anzahl der Rückmeldungen Anzahl der Vollkräfte im Mittel, die sich mit dem Beschwerdemanagement privat (n = 42) 0,45 beschäftigen / je Trägergruppe* Träger (n = 282)* Träger öffentlich (n = 127) 0,67 frei gemeinnützig (n = 113) 0,52 0,00 0,50 1,00 * n = Anzahl der Rückmeldungen 17
Aktuelle Ergebnisse des BBfG-Benchmark Organisation des Beschwerdemanagements F ür je 1.000 Beschwerden sind 2018 im Durchschnitt 1,4 Vollkräfte zuständig - das ergeben 282 Rückmeldungen zu 425 Klinikver- In den Zahlen der Erhebung spiegelt sich wider, dass in knapp der Hälfte der Kliniken niemand (in 7 Pro- zent der Angaben) oder maximal eine halbe Stelle (in bünden und (550 Standorte). 40 Prozent der Angaben) für das Beschwerdeman- agement zuständig ist. Lediglich 4 Prozent gaben an, zwei oder mehr Stellen für Rückmeldungen von Patienten und Angehörigen zur Verfügung zu haben. Wird Ihr Beschwerdemanagement durch eine Software unterstützt? 100,0% 90,0% Ja Nein 80,0% 70,0% Rückmeldungen in % 59,5% 58,9% 60,0% 53,7% 50,6% 49,4% 50,0% 46,3% 40,5% 41,1% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% 2018 (n=301)* 2017 (n=202)* 2016 (n=164)* 2015 (n=136)* Kalenderjahr 18
Aktuelle Ergebnisse des BBfG-Benchmark Psychische Belastung als Beschwerdemanager E in weiterer Punkt, den Kliniken ernst nehmen sollten: Die psychis- che Belastung für Beschwerdemanager ist weiter Reduzieren würde die psychische Belastung den Befragten zufolge eine verbesserte Fehlerkultur in den Krankenhäusern, eine personelle Aufstockung gestiegen. Gaben im vergangenen Jahr noch 31,9 und Seminare sowie Schulungen für die Beschwer- Prozent der Befragten an, dass ihre Arbeit sie psy- demanager. Weitere Entlastung könnte eine unter- chisch belastet, war es laut aktuellem Benchmark stützende Beschwerdemanagement-Software sein, etwa jeder Dritte (37,2 Prozent). Als Gründe wurden die bisher von 40 Prozent der Teilnehmer genutzt zunehmende Drohungen, Angriffe und die Aggres- wird (siehe Tabelle links). sivität von Beschwerdeführern genannt, gefolgt von unbrauchbaren Rückmeldungen der betroffenen *Hinweis: Abteilungen innerhalb der Klinik sowie Zeitdruck Für eine einheitliche und verständliche Darstellung und Personalknappheit. wurde die Frageformulierung ins Positive geändert und die Werte umgerechnet. Psychische Belastungen Antworten in % 100 80 60 40 20 0 Ø ** n*** 4,4% Psychische Belastungen 2,4% werden in unserer 18,8% 36,2% 21,8% 16,4% 68,3 293 Gesundheitseinrichtung ernst genommen 7,1% Im Zusammenhang mit meiner 3,0% Arbeit als Beschwerdemanager 13,1% 33,0% 21,5% 22,2% 62,8 297 treten keinerlei psychische Belastungen auf* 100% 80% 60% 40% 20% 0% Zustimmung 100 vollkommen 80 überwiegend 60 eher 40 eher nicht 20 überwiegend nicht 0 überhaupt nicht **Ø = gewichteter Mittelwert *** n = Anzahl der Rückmeldungen 19
Aktuelle Ergebnisse des BBfG-Benchmark Psychische Belastung als Beschwerdemanager Was empfinden Sie in diesem Zusammenhang als stärkste psychische Belastung?* Emotionsgeladenes Verhalten (z.B. Drohungen, Angriffe, Aggressivität) des Beschwerdeführers (n = 171)** 20,7% Unbrauchbare Rückmeldungen der Beteiligten (n = 126)** 15,3% Personalknappheit, Zeitdruck, hohes Arbeitsaufkommen (n = 105)** 12,7% Mangelnde Unterstützung durch beteiligte Personen (n = 101)** 12,2% Initiierte Verbesserungen werden nicht umgesetzt / Kollege ändert sein Verhalten nicht (n = 87)** 10,5% Umgang mit schwierigen Beschwerdeinhalten (z.B. Sterbefälle, schwerwiegende Folgen für Patienten, etc.) (n= 84)** 10,2% Lösung des Problems absehbar nicht möglich (n = 83)** 10,1% Fehlende Anerkennung / Wertschätzung für die Arbeit als Beschwerdemanager (n = 57)** 6,9% Sonstiges: (n = 11)** 1,3% ehrfachauswahl möglich 0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% 60,0% 70,0% * Mehrfachauswahl möglich ** n = Anzahl der Rückmeldungen Sonstiges* Lange Wartezeiten auf Rückmeldungen der Bereiche Bisweilen sind Wahlleistungspatienten, die extrem Patientenklientel Psychiatrie hohe Ansprüche kommunizieren und gerne Umfang der Dokumentation Rechnungen reklamieren anstrengend. In Einzelfällen emotionale Entwertungen in Unwahre, anonyme Einträge im Internet der Sprache oder Formulierungen Nichts / Keine psychische Belastung Umgang mit psychisch kranken Menschen 20
Aktuelle Ergebnisse des BBfG-Benchmark Psychische Belastung als Beschwerdemanager Was würde Ihre Belastung reduzieren* Verbesserungen der Fehlerkultur ("Beschwerde als Chance") (n = 153)** 27,7% Personalaufstockung (n = 76)** 13,7% Supervision + Coaching (n = 75)** 13,6% Besseres Prozessmanagement (Info, Transparenz, Softwareunterstützung) (n = 66)** 11,9% Fortbildungen (n = 66)** 11,9% Vier-Augen-Prinzip bei schwierigen Fällen (n = 63)** 11,4% Mehr Unterstützung durch die Linienvorgesetzten (n = 54)** 9,8% ehrfachauswahl möglich 0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% 60,0% 70,0% * Mehrfachauswahl möglich ** n = Anzahl der Rückmeldungen 21
Aktuelle Ergebnisse des BBfG-Benchmark Beschwerdemeldungen A us dem aktuellen Benchmark von BBfG, DKI und Inworks geht hervor, dass 10,6 Prozent der eingegangenen Beschwerden wachrütteln: „Es ist wichtig, dass das Beschwerde- management ins Risikomanagement der Kliniken eingebettet wird, damit entsprechende Verbesse- in den teilnehmenden Krankenhäusern eine hohe rungsmaßnahmen eingeleitet werden können“, sagt Relevanz haben, zum Beispiel aufgrund von verletz- Tannheimer angesichts der steigenden Tendenz. ten Persönlichkeitsrechten oder des Verdachts auf Behandlungsfehler. Im Jahr zuvor waren es noch 9,6 Prozent. Der Anstieg sollte Klinikverantwortliche Anzahl der Beschwerdemeldungen (n = 453)* 600 und mehr 17,6% unter 100 31,4% 450 - < 600 6,4% 300 - < 450 7,8% 100-< 150 150 - < 300 16,6% 20,3% 22
Aktuelle Ergebnisse des BBfG-Benchmark Anzahl der Beschwerdemeldungen stationär) (n=295) 700.000 Fälle (ambulant + stationär) ...je Summe der Fälle 600.000 (ambulant + stationär) 500.000 (n = 295)* 400.000 300.000 200.000 100.000 Beschwerdemeldungen im Kalenderjahr 2018 0 0 250 500 750 1000 1250 1500 1750 2000 2250 2500 2750 3000 3250 3500 3750 4000 ( 53) 200.000 Fälle (ambulant + stationär) Ausschnitt (der Grafik oben): 180.000 ...je Summe 160.000 der Fälle 140.000 (ambulant + stationär) 120.000 (n = 253)* 100.000 80.000 60.000 40.000 20.000 Beschwerdemeldungen im Kalenderjahr 2018 0 0 250 500 750 1000 23
Aktuelle Ergebnisse des BBfG-Benchmark Relevanz der Beschwerdemeldungen Verteilung der Beschwerden nach der Relevanz keine Relevanz 16,0% 16,4% geringe Relevanz 38,2% 39,3% 2018 mittlere Relevanz 35,2% 34,8% 2017 hohe Relevanz 10,6% 9,6% 0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% Verteilung in Prozent hohe Relevanz: Gefährdung der Sicherheit; Imageverlust sowie mögl. Haftungsansprüche aus Pflege- / Behandlungsfehlern, Verletzung von Persönlichkeitsrechten, Organisationsverschulden etc.; dringender Handlungsfall mittlere Relevanz: Unzureichend erfüllte (Basis-) Leistungen, genereller Handlungsbedarf, jedoch nicht zeitkritisch geringe Relevanz: Fehlende Wunsch- oder Begeisterungsleistungen, kein definierter Handlungsbedarf, unkritisch keine Relevanz: Nachweislich nicht begründete, nicht nachvollziehbare Rückmeldung, z.B. aufgrund der Erkrankung oder der Gesamtsituation des Patienten; auch nicht gerechtfertigte Beschwerden 24
Aktuelle Ergebnisse des BBfG-Benchmark Verteilung der Beschwerdemeldungen Durchschnittliche relative Verteilung der Beschwerdemeldungen nach Eingangsmedium (2015: n=122 – 2016: n=151 – 2017: n=187 - 2018: n=271)* 2018 2017 2016 2015 Beschwerden resultierend aus 31,3% 9,8% 12,4% Patientenbefragung 11,3% Beschwerden resultierend aus 20,5% 26,7% Meinungskarte(n) 36,6% 38,3% 15,4% E-Mail / Elektrisches Kontaktformular 20,2% 19,8% 18,9% 13,3% Telefonisch 14,6%18,3% 14,8% 9,8% Brief 11,0% 9,8% 9,1% 5,6% Persönlich 6,3% 5,1% 4,9% Offizielle soziale Netzwerke (Instagram, 1,8% 1,7% Bewertungsportale, FB, etc.) 1,5% 1,5% Sonstiges 2,0% 1,7% 1,7% 0,8% vom Patientenfürsprecher übergeben 1,3% 1,1% 1,0% 0% 10% 20% 30% 40% 50% Berechnungsgrundlage sind die relativen Ergebnisse der einzelnen Kliniken im Mittel 25
Aktuelle Ergebnisse des BBfG-Benchmark Beschwerdemeldungen Soziale Netzwerke 2018 2017 2018 2017 2018 2017 (n = 253)* (n = 186)* (n = 253)* (n = 186)* (n = 253)* (n = 186)* 100% Teilweise; 21,5% Teilweise; 23,3% Teilweise; 23,1% Nein; 18,3% Teilweise; 26,5% Nein; 14,6% Teilweise; 33,3% Teilweise; 34,4% 80% Nein; 37,6% Nein; 35,2% 60% Nein; 31,2% Nein; 35,0% 40% Ja; 58,9% Ja; 58,6% Ja; 40,9% Ja; 41,5% Ja; 34,4% 20% Ja; 31,7% 0% Überwachen Sie regelmäßig Reagieren Sie strukturiert auf Bearbeiten Sie einzelne Rückmel- soziale Netzwerke auf mögliche Meldungen in sozialen dungen in den sozialen Netzwerken Beschwerdemeldungen? Netzwerken? als Beschwerdevorgänge weiter? 26
Aktuelle Ergebnisse des BBfG-Benchmark Beschwerdemeldungen P Erfassen Sie in Ihrem Beschwerdemanagement auch Beschwerden von Mitarbeitern? roblematisch sehen viele (2018: n=253)* Beschwerdemanager, dass sie immer mehr mit der Bearbeitung interner Beschwerden von Klinikmitar- beitern beschäftigt sind. Mehr als die Hälfte der Teil- nehmer des Benchmarks gab an, auch Beschwerden von Mitarbeitern zu erfassen. Das halten einige Be- schwerdemanager für problematisch, weil ihnen die 51,4% Zeit für eingegangene Beschwerden von Patienten Ja und Angehörigen fehle. Ein Punkt, der in Zukunft noch genauer definiert werden könnte. Nein 48,6% 0,0% 50,0% 100,0% Relative Antworthäufigkeiten im Vergleich 27
Aktuelle Ergebnisse des BBfG-Benchmark Inhalte I nsgesamt wurden 249 plausible und vollständige Rückmeldungen zu 385 Klinikverbünden und 484 Standorten bezüglich der D ie Inhalte der Beschw- erden haben sich im Vergleich zum Vorjahr kaum verändert. Die meisten Kritikpunkte beliefen sich Anzahl der Beschwerden sowie der Anzahl der In- auf Organisation und Logistik (21,3 Prozent), wie halte gemacht. Aus diesen vollständigen Angaben beispielsweise Wartezeiten, gefolgt von Beschw- ergeben sich im Schnitt pro Beschwerde 1,3 Inhalte. erden über missglückte Kommunikation (17,8 Pro- zent) und Kritik am Gebäude oder der Ausstattung (15,6 Prozent). Positiv gingen aus dem Benchmark vor allem Lob zu Pflegeleistungen (27,5 Prozent) sowie zur ärztlichen Versorgung (23 Prozent) und der Kommunikation (21,3 Prozent) hervor. Anteil der Beschwerde-/Lobinhalte nach Kategorien (n=224)* Beschwerdeinhalte** Lobinhalte** Pflegerische Leistung / Organisation / Logistik 21,3% Versorgung 27,5% Ärztliche Leistung / Kommunikation 17,8% Versorgung 23,0% Gebäude / Ausstattung 15,6% Kommunikation 21,3% Hotelleistungen 14,6% Hotelleistungen 9,0% Ärztliche Leistung / Versorgung 12,7% Organisation / Logistik 7,7% Pflegerische Leistung / Versorgung 11,0% Sonstiges 6,3% Sonstiges 7,0% Gebäude / Ausstattung 5,1% 0% 10% 20% 30% 0% 10% 20% 30% **Mehrfachnennungen möglich 28
Aktuelle Ergebnisse des BBfG-Benchmark Verbesserungsmaßnahmen I m Jahr 2018 folgte den Erhebungen zufolge auf 84 Prozent der gemeldeten Beschwerden Soforthilfen durch das Beschwerde- Wie viele Verbesserungsmaßnahmen wurden in 2018 in etwa durch das Beschwerdemanagement initiiert? management, z.B. in Form einer Terminkoordina- tion, einer technischen Unterstützung oder einer (n = 209)* Sonderreinigung. Immerhin bei 11 Prozent der Be- Kategorie 1 schwerden wurden operative Verbesserungen, wie im Ø 6,7** beispielsweise eine neue Beschilderung als Service 5%*** Kategorie 2 für Patienten, durchgeführt. im Ø 13,6** 11%*** Wurden Verbesserungsmaßnahmen im Beschwerdemanagement veranlasst bzw. bearbeitet? (n = 252)* ( ) Kategorie 3 im Ø 95,3** 84%*** Ja 92% Kategorie 1: Strategische Verbesserungen, die einer interdisziplinären Lösung bedürfen (z.B. Wartezeiten Orthopädische Ambulanz, CIRS-Einführung) Kategorie 2: Operative Verbesserungen durch den betrof- Nein fenen Bereich (z.B. Aufnahmemanagement i.d. Augen- 8% klinik, Beschilderung in der Chirurgie verbessern) Kategorie 3: Soforthilfe durch das Beschwerdemanage- ment (Terminkoordination, Sonderreinigung, fehlende Erreichbarkeit, technische Unterstützung, Schlichtung / Entschuldigung, Schulung, Prozessänderung, Reparatur) 29
Aktuelle Ergebnisse des BBfG-Benchmark Verbesserungsmaßnahmen I nsgesamt wurden 208 Rückmeldungen zu 322 Klinikverbünden und 399 Standorten bezüglich der Anzahl der Beschwerden sowie Ist die Wirksamkeitsmessung von Verbesse- rungsmaßnahmen verbindlich festgelegt? (n = 221)* der Anzahl der veranlassten Verbesserungsmaßnahmen gemacht. Daraus ergibt sich, dass pro 100 Beschwerden 31 Verbesserungsmaßnahmen veranlasst wurden. Al- lerdings wurde deren Wirksamkeit nur in knapp 70 Pro- Ja zent der Fälle „immer“ oder „oft“ überprüft. 37% „Hier kann noch mehr getan werden, um die Wirksamkeit der von Patienten gesehenen Verbesserungsmaßnahmen nachhaltig zu implementieren, vor allem wenn man sieht, dass nur in 37 Prozent der Häuser verbindlich festgelegt Nein ist, dass die Wirksamkeit von Verbesserungsmaßnah- 63% men geprüft wird“, empfiehlt Inworks-Geschäftsführer Markus Tannheimer. Wurde die Wirksamkeit dieser Ver- besserungsmaßnahmen überprüft? Werden Maßnahmen zusammen mit dem (n = 220)* nie 2% Risikomanagement abgestimmt bzw. entwickelt? immer (n = 221)* 18% selten 31% Nein Ja 21% 79% oft 49% 30
Aktuelle Ergebnisse des BBfG-Benchmark Verbesserungsmaßnahmen Durch wen wurde ggf. die Wirksamkeit der Verbesserungsmaßnahmen in 2018 überprüft? *Andere: (n = 218)* Geschäftsführung / Klinikvorstand / Direktorium 9 Qualitätsmanagement (n=186) 36,2% Fachvorgesetzte des Bereichs / Pflegedienstleitung / Chefarzt 8 Beschwerdemanager (n=143) 27,8% Dezentrale Beschwerdemanager / Externe Auditoren 3 Risikomanager (n=95) 18,5% Arbeitssicherheit / Hygiene 2 Beauftragter 12,8% für die Maßnahme (n=66) Interne Auditoren 2 andere (n=24) 4,7% Maßnahmenkommission 1 Einzelfallentscheidung 1 0% 20% 40% Eine weitere Empfehlung des BBfG zur Verbesserung der Qual- Inhalte der Empfehlungen zur Zusammenarbeit zwischen ität der Beschwerdebearbeitung in deutschen Krankenhäusern, Beschwerdemangement und Patientenfürsprache sind ein ist die engere Zusammenarbeit von Patientenfürsprechern und regelmäßiger Austausch über die Arbeit. Außerdem sind Pa- Beschwerdemanagern. Patientenfürsprecher funktionieren da- tientenfürsprecher künftig dazu angehalten, jeden Einzelfall bei als Informationskanal des Beschwerdemanagements. Sie für eine möglichst lückenlose statistische Erfassung an das Be- sind nicht bei der Klinik angestellt, somit also unabhängig von schwerdemanagement zu übermitteln – auch anonym, wenn es den Interessen der Klinik, und ergänzen als Vermittler zwischen der Datenschutz erfordert. Patient und Krankenhaus das Beschwerdemanagement. „Man- che trauen sich vielleicht nicht, sich direkt an das Krankenhaus zu wenden und haben über Patientenfürsprecher eine weitere Anlaufstelle“, so der BBfG-Vorsitzende Oliver Gondolatsch. 31
Aktuelle Ergebnisse des BBfG-Benchmark Erfüllung von gesetzlichen Anforderungen U nter diesem Punkt wurden die Teilnehmer bezüglich der Erfüllung geset- zlicher Anforderungen, wie sie im Sozialgesetzbuch (§139 A) stehen, bei der Bearbeitung von Beschwerden befragt. Demnach gaben 90,7 Prozent der Befragten vollkommen eine zügige Bearbeitung von Beschwerden an. In 78,8 überwiegend Prozent fließen Ergebnisse aus dem Beschwerdeman- überwiegend nicht agement ins Risikomanagement ein und in 93,6 Prozent überhaupt nicht werden Patienten explizit ermutigt, Lob und Beschw- kann ich nicht beurteilen erden zu äußern. g g Erfüllung von Standards bzw. Antworten in % gesetzlichen Anforderungen 1 2 3 4 Ø* n** 0,8% Die Bearbeitung von Beschwerden 33,7% 57,0% 1,8 249 erfolgt zügig. 0,4% 8,0% 2,8% Die Bearbeitung von Beschwerden ist 59,4% 33,7% 1,5 249 für mich jederzeit transparent. 0,4% 3,6% Das Beschwerdemanagement ist an 1,2% die speziellen Verhältnisse unserer 56,2% 37,3% 1,5 249 Klinik angepasst. 4,4% 0,8% Doppelstrukturen von Qualitäts-, 2,0% Beschwerde- und Risikomanagement 60,4% 29,6% 6,0% 1,5 250 werden vermieden. 2,0% Ergebnisse aus dem 4,0% Beschwerdemanagement fließen immer wieder auch in das 46,8% 32,0% 15,2% 1,7 250 Risikomanagement mit ein. 2,0% Unsere Patienten werden explizit 1,2% ermutigt, ihre Anregung / 68,0% 25,6% 5,2% 1,4 250 Beschwerde (auch Lob) zu äußern. 0% 20% 40% 60% 80% 100% Mittelwert 32
Aktuelle Ergebnisse des BBfG-Benchmark Standards des BBfG D ie Standards des BBfG sorgen dafür, dass Beschwerdemanager professionell ausgebildet sind für eine transparente und qualitative Beschwerdemanagement mit Hilfe von Fachexperten optimal vorzubereiten“, begründet Oliver Gondolatsch, Vorsitzender des BBfG, den Vorstoß. Bearbeitung von Beschwerden. Um die geforderten Standards sichern zu können, bietet der Bundesver- Aus den erhobenen Daten von 2018 geht hervor, dass band Beschwerdemanagement für Gesundheitsein- 64 Prozent der teilnehmenden Gesundheitseinrichtun- richtungen (BBfG) in Kooperation mit Bildungsträgern gen die Standards des BBfG kennen. 23 Prozent stim- Qualifizierungsseminare im Bereich des patientenori- men eindeutig zu danach zu arbeiten. entierten Lob- und Beschwerdemanagements an. „Ziel der Veranstaltungen ist es, Beschwerdemanagerinnen und Beschwerdemanager für ihre Tätigkeit im Lob- und Kennen Sie die Standards des BBfG? Arbeiten Sie nach den Standards (n = 244)* des BBfG? (n = 159)* (n=159) ja ja 64% 23% nein 8% nein teilweise 36% 69% 33
Aktuelle Ergebnisse des BBfG-Benchmark Beschwerdequote I m Folgenden stellt sich dar, inwieweit sich die Beschwerdequote innerhalb der unterschiedlichen Trägerschaften differenziert: Durchschnittliche Beschwerdequote* Durchschnittliche Beschwerdequote* im im Verhältnis zur Trägerschaft Verhältnis zu den Fallzahlen** (n = 235)** (n = 235)*** ab 150.000 (n=35) 0,28% privat (n=29) 1,09% Fälle (ambulant + stationär) Trägerschaft Trägerschaft 60.000 - < 150.000 (n=71) 0,50% öffentlich (n=108) 0,42% 20.000 - < 60.000 (n=80) 0,63% frei gemeinnützig (n=98) 0,93% unter 20.000 (n=49) 1,49% 0,0% 1,0% 2,0% 0,0% 1,0% 2,0% Beschwerdequote in Prozent Beschwerdequote in Prozent * Beschwerdequote: Anzahl Beschwerden*100/ * Beschwerdequote: Anzahl Beschwerden*100/ (ambulante Fälle + stationäre Fälle) (ambulante Fälle + stationäre Fälle) ** n = Anzahl der Rückmeldungen ** ambulant + stationär *** n = Anzahl der Rückmeldungen 34
Aktuelle Ergebnisse des BBfG-Benchmark Die wichtigsten Ergebnisse im Überblick In 70,8 Prozent ist das Beschwerdemanagement Das meiste Lob bekommt die Pflegerische Leistung/ der Gesundheitseinrichtungen organisatorisch dem Versorgung (27,5 Prozent) gefolgt von der Ärztlichen Qualitätsmanagement zugeordnet. In 11,3 Prozent Leistung/Versorgung (23,0 Prozent). ist eine Stabsstelle der Krankenhausleitung dafür verantwortlich. 0,72 Prozent (n=235)* beträgt die Beschwerdequote (Anzahl Beschwerden*100/(ambulante Fälle + sta- In 2018 bearbeiten durchschnittlich 1,4 Vollkräfte tionäre Fälle) im Mittel. 1.000 Beschwerden. Klinikverbünde mit privatem Träger erzielen eine 40,5 Prozent (n=301)* der befragten Gesundheits- höhere Beschwerdequote (1,09 Prozent, n=29*) einrichtungen verfügen inzwischen über eine Soft- als solche mit öffentlichem Träger (0,42 Prozent, wareunterstützung im Beschwerdemanagement. n=108*) oder mit freiem/gemeinnützigem Träger (In älteren Erhebungen sah dies wie folgt aus: (0,93 Prozent, n= 98*). Ob dies an einer wirkungs- 2017 nutzen 41,1 Prozent (n=202)* eine Software; volleren Beschwerdestimulierung durch die pri- 2016 nutzen 50,6 Prozent (n=164)* eine Software; vaten Träger oder an mehr Beschwerdeanlässen 2015 nutzen 46,3 Prozent (n=136)* eine Software). liegt, konnte mit dem vorliegenden Datenmaterial nicht ermittelt werden. 48,6 Prozent der Klinikverbünde erfassen im Rahmen des Beschwerdemanagements auch Beschwerden von Mitarbeitern. 58,9 Prozent der Gesundheitseinrichtungen über- wachen regelmäßig die sozialen Netzwerke auf mögliche Beschwerdemeldungen. 1,3 verschiedene Inhalte enthält eine Beschwerde- meldung im Durchschnitt. Die häufigsten Beschwerden erfolgen zu Organi- sation/Logistik (z.B. Wartezeiten) (21,3 Prozent), gefolgt von Kommunikation (17,8 Prozent) und Be- schwerden zu Gebäude/Ausstattung (15,6 Prozent). 35
Ansprechpartner Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an: Bundesverband Beschwerdemanagement für Gesundheitseinrichtungen e.V. Matthias Bäuerlein c./o. Klinikum Stuttgart Kriegsbergstr. 60 70174 Stuttgart Telefon: 0711 278 - 32106 Mail: info@bbfg-ev.de Markus Tannheimer inworks GmbH Hörvelsinger Weg 39 89081 Ulm Telefon: 0731 93807 - 0 Mail: markus.tannheimer@inworks.de Alle Bildrechte, wenn nicht anders vermerkt: BBfG 36
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