Blaupause für andere KMU - Autoflotte
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SPEZIAL KLEINE FLOTTEN NORTHTEC FUHRPARKSOFTWARE
Blaupause für andere KMU
North-Tec hat eine digitale Anwendung entwickelt, die nicht nur Maschinen vernetzt, sondern mit der sich
auch Firmenwagen via App managen lassen. Der Mittelständler setzt diese selbst in der Flotte ein.
die Plattform vor etwa drei Jahren als vir-
tuelle Schaltstelle entwickelt, um Maschi-
nen und Anlagen via Sensoren und ent-
sprechender Steuerung zu überwachen,
fernzuwarten und zu kontrollieren. Dazu
gibt es eine App für Smartphones mit den
gängigen Betriebssystemen und PC plus
QR-Code als spezifische ID an jeder Ma-
schine, mit der Unternehmen einzelne
Arbeits- und Prozessschritte nachverfol-
gen und dokumentieren können. In der
Praxis wird die Software folglich bei den
Kunden zur Temperaturüberwachung in
Kühlhäusern genauso eingesetzt wie bei-
spielsweise als direkte Schnittstelle zwi-
schen Photovoltaik-, Biogas- und Wind-
kraftanlagen zu den Netzbetreibern und
Vermarktern. Und der Einsatz lässt sich auf
viele andere Bereiche ausweiten.
Worauf es individuell ankommt
Für den Elektroingenieur war es daher na-
heliegend, die digitale Basis zusätzlich für
die eigene Fuhrparkverwaltung zu nutzen.
Die Anwendung sollte hierfür einfach zu
handhaben sein, die Daten sinnvoll mitei-
nander verknüpfen sowie bei Kunden ein-
North-Tec | In Kürze
Fotos: North-Tec
Die North-Tec Gruppe mit rund 60 Mit-
arbeitern hat ihren Ursprung im Son-
North-Tec-Geschäftsführer Ralf Breckling (rechts) und Projektmanager Marco Schnack dermaschinenbau. Das Unternehmen
konstruiert, baut und repariert speziel-
le Anlagen nach Kundenbedarf. Diese
reichen von Lösungen zum Beladen
Diese Aussage sitzt: „Fuhrparkmanage- Geschäftsführer der North-Tec Gruppe als von Backblechputzmaschinen bis hin
ment-Software liefert oft unzählige Funk- langjähriger Nutzer einer externen Lösung zu Schaltschränken als Einzelfertigung
tionen und Auswertungen bis hin zur gezogen. Alternativen waren für den Un- oder in Kleinserie. Größter Geschäfts-
Fahrweise der Mitarbeiter einschließlich ternehmer mit seinen 21 Firmenfahrzeugen bereich ist der Neu- und Ausbau von
Beschleunigungs- und Bremsverhalten“, nicht in Sicht. Biogasanlagen. Weitere Standbeine:
sagt Ralf Breckling. „Solche Informationen Erst die „Ding.X“ genannte eigene Soft- Aufbau von Infrastruktur für E-Mobilität
brauchen wir als mittelständisches Unter- ware hat ihm einen Ausweg eröffnet. Ur- sowie die Entwicklung von Software.
nehmen nicht.“ Dieses Resümee hat der sprünglich hat das Team um den Ingenieur
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NORTHTEC FUHRPARKSOFTWARE SPEZIAL KLEINE FLOTTEN
Aufgaben neu strukturiert
Im Vorfeld haben beide die internen Pro-
zesse analysiert, um den exakten Bedarf zu
ermitteln. Schnell war offenkundig: Die
kaufmännischen Daten bleiben unbe-
rührt. Sie sind transparent und laufen in
der Buchhaltung zusammen. Das betrifft
vor allem die Kosten für das Leasing inklu-
sive Wartung und Verschleiß, welche die
Leasinggeber mit monatlichen Reportings
flankieren. „Auch alle anderen Ausgaben
können wir nachvollziehen. Vielmehr soll-
ten Bereiche während der Laufzeit der Lea-
sing-Fahrzeuge neu ausgerichtet werden“, Ein QR-Code für jedes Kfz: Damit werden
erläutert Breckling. Im Fokus dabei: das die Firmenwagen zu Betriebsmitteln
Schadenmanagement, der Räder- und Rei-
fenwechsel, die Serviceintervalle, die jähr-
lichen Fahrzeugkontrollen gemäß UVV
und die TÜV-Termine. dass der Mangel oder Schaden mittels QR-
Zu diesem Zweck werden die Kfz zu- Code sofort zugeordnet und behoben
nächst als Betriebsmittel im System ange- wird. Außerdem geht nichts mehr verlo-
legt. Zeitgleich erhält jeder Firmenwagen ren.“ Gleiches gilt bei einem Unfall. Kommt
einen QR-Code seitlich am Armaturenbrett es zu einem solchen Ereignis, werden Bil-
aufgeklebt und jeder Mitarbeiter lädt sich der und Informationen ebenfalls digital er-
die Ding.X-App auf sein Smartphone. fasst und übermittelt, so dass der Flotten-
Sobald er freigeschaltet ist, muss er damit verantwortliche die Reparaturprozesse
arbeiten. Daneben wurde ein Mitarbeiter direkt anstoßen kann.
abgestellt, bei dem die Fäden rund um den
alltäglichen Betrieb im Fuhrpark zusam- Wichtige Termine und Vorgänge
Via App managt und dokumentiert die menlaufen. managen
Firma Vorgänge wie Schäden und Termine
Alle Schäden digital melden und Ähnlich funktioniert es bei anstehenden
dokumentieren Serviceintervallen. Sobald ein Termin an-
steht, schicken die Fahrer eine Nachricht.
setzbar und beliebig erweiterbar sein. In- Als Erstes hat North-Tec begonnen, die Der Fuhrparkmanager schaut jeden Mor-
zwischen dient Ding.X anderen Firmen Schäden an den Fahrzeugen zu erfassen gen in die Anwendung und kümmert sich
auch im Fuhrpark (siehe „Komplett App- und zu dokumentieren. Der Geschäftsfüh- um den Vorgang. Ab diesem Zeitpunkt be-
gelöst“, Seite 24). „Wir haben nur Module rer begründet das mit dem schnellen kommt der Mitarbeiter bei jedem Schritt
integriert, die es ermöglichen, unsere Fir- Wachstum, das zu manch hektischen Ab- eine Push-Nachricht – vom Status „in Bear-
menfahrzeuge wie Betriebsmittel über die läufen geführt hat: „Hat zum Beispiel das beitung“ bis zum Termin im Autohaus plus
Hol- und Bring-Service und gegebenen-
falls mit Ersatzfahrzeug. Genauso werden
die jährlich verpflichtenden Fahrzeugprü-
North-Tec liefert eine Datenbasis, fungen gemäß UVV und TÜV-Termine or-
mit der Firmen ihre Fahrzeuge wie
ganisiert und dokumentiert.
Ausgenommen vom üblichen Prozede-
Inventar per App verwalten.
re ist der saisonale Räder-Reifenwechsel:
Hier erfolgt lediglich eine Meldung über
den Vollzug via App. Der Kfz-Nutzer stimmt
den Termin selbst mit der internen Projekt-
leitung und dem freien regionalen Reifen-
App als zentrales Tool zu managen“, sagt Rücklicht an einem Anhänger nicht mehr händler ab.
Ingenieur Marco Schnack, der als Produkt- funktioniert, gab es vom Mitarbeiter ein- „Damit das funktioniert, haben wir
manager mit Breckling die Weiterentwick- fach im Vorbeigehen einen Zuruf. Heute nicht nur verantwortliche Fahrer bei den
lung und den Vertrieb vorantreibt. meldet er das via App inklusive Bilder, so dual genutzten Firmenwagen, sondern
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auch jedes rein dienstlich genutzte Fahr- tar, Werkzeuge und andere Bereiche mit
zeug einem Mitarbeiter zugewiesen“, so einer App verwalten können und nicht zig
Marco Schnack. Der Vorteil: „Wenn ein Apps brauchen, bei denen keiner mehr
Fahrzeug dann während der Laufzeit an durchblickt. Das ist gerade für KMU wie
einen anderen übergeben wird, ist der Zu- dem unseren wichtig.“
stand des Fahrzeugs mit Bildern und Da-
ten in einer zentralen Datenbank festge- Maßstäbe in IT-Sicherheit
halten.“
Und wie ist es um die IT-Sicherheit und
Speziell für den Bedarf von den den Datenschutz bestellt, welche North-
Klein- und Mittelständlern Tec mit der Anwendung anderen Flotten-
kunden bieten muss? „Die Datenbanken
Aus den daraus gewonnenen Informatio- laufen in einem zertifizierten Rechenzent-
nen soll längerfristig eine digitale Lebens- rum in Deutschland“, erläutert Breckling.
akte zu den Modellen entstehen. „Wir kön- „Darüber hinaus sind wir ISO-27001-zerti-
nen zum Beispiel abbilden, wenn ein fiziert, weil wir insbesondere virtuelle
Fahrzeug innerhalb der Leasinglaufzeit Kraftwerke bedienen und kritische Daten
von fünf Jahren vier Mal aus demselben managen. Zusätzlich haben wir einen zer-
Grund in der Werkstatt war“, sagt Schnack. tifizierten Leitstand sowie einen Notruf,
Solche Daten liefern auch andere Anbieter. der rund um die Uhr besetzt ist.“ Das sind
Das ist Ralf Breckling bewusst. Er sieht den auch die Maßstäbe für die Informationssi-
Vorsprung von Ding.X in einem anderen cherheit und den Datenschutz im Fuhr-
VW T6 und Audi Q5: Zwei von über 20 Punkt: „Wir liefern eine Datenbasis, in der parkmanagement.
Firmen-Pkw in der North-Tec Flotte Flottenbetreiber ihre Fahrzeuge wie Inven- Annemarie Schneider
App-gelöst
Warum das Familienunternehmen Beyersdorf mit rund 1.300 Mitarbeitern an sieben Standorten mittels
Ding.X ihre Führerscheinkontrolle managt. Der IT-Leiter Edward Darkwa berichtet.
Dienstleistungen rund um den Betrieb
von Gebäuden sind das Kerngeschäft der
Firma Beyersdorf mit Sitz im schleswig-
holsteinischen Handewitt. Die Mitarbeiter
reinigen nicht nur Gebäude, Glas und Fas-
saden. Sie übernehmen beispielsweise
auch den Winterdienst für Kommunen. Zu
diesem Zweck ist eine Flotte mit rund 200
Firmenwagen und Kleinbussen sowie Spe-
zialfahrzeugen wie Lkw und Traktoren im
Einsatz. Viele der Beschäftigten nutzen
diese Arbeitsmittel. Halterpflichten und
Foto: Beyersdorf/Edward Darkwa
Führerscheinkontrolle sind folglich ein
Dauerthema.
IT-Leiter Edward Darkwa hat dafür nach
einer komplett digitalen Lösung gesucht
und ist auf Ding.X gestoßen. „Wir haben
auch andere Anwendungen angeschaut.
Edward Darkwa organisiert über die North-Tec Software die Führerscheinkontrolle Aber diese waren weniger anpassbar“, sagt
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Darkwa. Er erläutert: „Es sollten über eine telt. Damit kann der Nutzer nun auf die landet automatisch beim zuständigen Kol-
App neben der Führerscheinkontrolle App zugreifen. legen am Standort, der mit der Prüfung
noch weitere Bereiche organisiert werden beauftragt ist“, sagt Darkwa. Fehlen Infor-
können und der Datenfluss zum eigenen Führerscheinkontrolle in der mationen, erfolgt eine Ablehnung mit der
ERP-System gewährleistet sein. North-Tec Praxis Pflicht zur Wiedervorlage nach sieben Ta-
hat das möglich gemacht.“ Mitte 2019 star- gen. Ist alles in Ordnung, wird das bestätigt
tete die Zusammenarbeit. Sobald ein neuer Mitarbeiter in die Firma und der Vorgang automatisch in der Per-
eingetreten ist oder der halbjährliche sonalakte abgelegt. Zuvor wurden die Do-
Auf den Bedarf zugeschnitten
Seither managt Beyersdorf über die Soft-
ware plus App die Urlaubsanträge genau- Foto vom Führerschein hochladen
und schon beginnt die Prüfung.
so wie die Krankmeldungen oder die Füh-
rerscheinkontrolle. Ein Chat ist integriert,
der Whatsapp als Kommunikationsmittel
ersetzt.
Zugang erhält der Mitarbeiter, nach-
dem er im ERP-System angelegt wurden Check ansteht, kommt eine Push-Nach- kumente kopiert, abgeheftet und Excel-Lis-
ist und den automatisch an seine E-Mail- richt. „Dann hat er drei Tage Zeit, seinen ten ohne Prüfmechanismen geführt. „Jetzt
Adresse versandten Link öffnet und bestä- Führerschein neben einem Tablet, PC oder läuft alles digital – von der Erfassung via
tigt. Danach werden die Zugangsdaten für einer Zeitung mit Datumsanzeige zu foto- App bis zum Versand in die Personalakte“,
die App an seine E-Mail-Adresse übermit- grafieren und das Bild zu schicken. Dieses freut sich Darkwa. Annemarie Schneider
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