DEVONthink 3. Das Arbeitsbuch. Einarbeitung in intelligente - Version 2019.01
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DEVONthink 3.
Das Arbeitsbuch.
Einarbeitung in intelligente
InformationsverarbeitungSeite !1
Version 2019.01
DEVONthink 3.
Das Arbeitsbuch.
Einarbeitung in intelligente
Informationsverarbeitung
Michael Malzahn
Ausgabe 2019.01
!
Imprint / Impressum
Titel und Untertitel:
DEVONthink 3. Das Arbeitsbuch. Einarbeitung in intelligente
Informationsverarbeitung
Autor: Michael Malzahn
Cover: DEVONtechnologies
Copyright: ©2019 Michael Malzahn
Erstausgabe: Oktober 2019
ISBN 978-3-00-062729-3
Seite !2
Wir ertrinken in Informationen. 17
Wohin mit all dem Wissen? 18
Suchen; finden und analysieren mit DEVONthink ......................................................24
Umfassende Informationen über Dateien ................................................................................26
Arbeiten mit Dateien .................................................................................................................................27
Drei Versionen von DEVONthink................................................................................................ 28
Was genau kann DEVONthink? ................................................................................................30
Was kann DEVONthink noch? .....................................................................................................34
Anwendungsbeispiele für DEVONthink................................................................................35
„Vereinbarungen“ zu Beginn ..............................................................................................................37
DEVONthink 3b und die rechtssichere Speicherung (GoBD) ................................41
Das solltest du nun wissen: ...................................................................................................................42
ABC
ABC
ABC
ABC
Seite !3
Annäherungen an DEVONthink
Wenn du DEVONthink zum allerersten Mal startest, wirst du zu ein paar
Aktionen aufgefordert: In einem ersten Schritt öffnet sich ein Fenster und du sollst
einige Module installieren, die du nachher brauchen wirst - das Beste ist es, die
Vorauswahl der Module (erst einmal) so zu belassen wie sie ist und auf
„Installieren“ zu klicken.
Wir gehen die Module nachfolgend durch…
Der erste Programmstart .........................................................................................................................44
Datenbanken anlegen ..............................................................................................................................52
Das solltest du nun wissen: ...................................................................................................................57
Die Programmoberfläche im Überblick
Auf den ersten Blick mag DEVONthink wie eine Art Finder der anderen Art
erscheinen - DEVONthink ist aber deutlich mehr. DEVONthink ist sogar mehr als
ein reines Dokumentenmanagementsystem
Um die vielfältigen Möglichkeiten sinnvoll nutzen zu können, bietet DEVONthink
eine differenziert gestaltete Programmoberflächen für einen Zugriff auf die Inhalte
der Datenbanken
Gesamtfenster ...................................................................................................................................................59
Seitenleiste ...........................................................................................................................................................62
Papierkorb ........................................................................................................................................................... 66
Offene Datenbanken..................................................................................................................................67
Benutzte Datenbanken .............................................................................................................................68
Intelligente Gruppen...................................................................................................................................69
Intelligente Regeln ....................................................................................................................................... 70
Dateiübersicht/Dateibrowser .................................................................................................................71
Vorschau- und Arbeitsbereich ..........................................................................................................73
Seite !4
Das solltest du nun wissen: ................................................................................................................... 76
Zurechtfinden in der Programmoberfläche
DEVONthink ist ein sehr umfangreiches Werkzeug und wir werden nach und
nach in die Tiefe der Funktionen gehen - nun aber schauen wir uns erst einmal an,
wie du die Programmoberfläche verändern und deinen Bedürfnissen anpassen
kannst.
Darstellungsoptionen ..................................................................................................................................78
Detailansichten der Programmoberfläche ...............................................................................86
Anmerkungen zu QuickLook ..............................................................................................................91
Seitenleiste und Informationspalette ............................................................................................92
Das solltest du nun wissen: ...................................................................................................................93
Die Datenbank als Speicherplatz
Datenbanken sind zum einen der Speicherort für Dokumente in der Tiefe der
Benutzerbibliothek und zum anderen in der Programmoberfläche der Ort, an
welchem du mit deinen Dokumenten arbeitest.
Und da es so viele Wege gibt, wie du das Material in eine Datenbank einfügen
kannst, ist das vielleicht auch das umfangreichste Kapitel…
Datenbanken anlegen ..............................................................................................................................95
Datenbankeigenschaften ........................................................................................................................96
Datenbanken mit Passwort schützen ..........................................................................................98
Datenbank vorbereiten und mit Inhalten füllen ..............................................................99
Datenbankgrösse..........................................................................................................................................102
Operationen mit Dateien und Gruppen .................................................................................103
Importieren von Informationen & Dokumenten ...............................................................110
Seite !5
Datenbestände in die Datenbank ....................................................................................................111
Die Eingangsboxen...................................................................................................................................... 112
Der Sorter ..............................................................................................................................................................114
Die Finderseitenleiste und das Dock ............................................................................................. 115
Das Dienste-Menü ........................................................................................................................................116
Das Kontextmenü .........................................................................................................................................118
Sichern über den Druckdialog ...........................................................................................................119
Import von Bilddateien mit OCR (ab DEVONthink Pro) ....................................120
Scannen von Dokumenten ..................................................................................................................122
Feeds importieren ........................................................................................................................................126
Sorter/Webclipper/Browserextension........................................................................................130
Der DEVONthink-Webbrowser ...................................................................................................134
Komplette Webseiten speichern (Download-Manager) .........................................136
Das solltest du nun wissen: ..................................................................................................................138
Werkzeuge und Vorgehensweisen
Um mit einem Programm wie DEVONthink sinnvoll arbeiten zu können, musst du
dich mit einigen Hilfsmittel vertraut machen und du musst individuelle Workflows
entwickeln.
Spezielle Werkzeuge und Fenster ...............................................................................................140
Das Bearbeitungs- oder Inhaltsfenster .......................................................................................143
Das solltest du nun wissen:.................................................................................................................. 144
ABC
Seite !6
Seitenleiste
Die Seitenleiste verwirrt auf den ersten Blick, so viele Möglichkeiten verbergen sich
hier. Das augenfälligste ist die Liste der Datenbanken und Gruppen, aber am oberen
und unteren Rand der Seitenleiste findest du weitere wichtige Werkzeuge.
Überblick.............................................................................................................................................................146
Navigation .......................................................................................................................................................147
Leseliste ................................................................................................................................................................149
Import: Scannen (nur ab DEVONthink Pro) ....................................................................150
Importieren von Bildern (und Videos) .................................................................................... 154
Import: Mail.....................................................................................................................................................156
Extras .....................................................................................................................................................................160
Filter .........................................................................................................................................................................161
Werkzeuge .......................................................................................................................................................163
Das solltest du nun wissen:..................................................................................................................164
Informationspalette
Die Informationspalette ist ein mächtiges Werkzeug zur Eingabe von Metadaten,
zum Anlegen und Editieren ergänzender Informationen, aber zum Durchsuchen
von Dokumenten.
Ein Platz für Zusatzinformationen ..............................................................................................166
Info ............................................................................................................................................................................167
Annotationen & Erinnerungen .......................................................................................................169
Inhalt......................................................................................................................................................................170
Dokument............................................................................................................................................................. 171
Konkordanz (nur ab DEVONthink Pro) ...............................................................................172
Seite !7
Siehe auch & Einordnen ........................................................................................................................173
Das solltest du nun wissen: ..................................................................................................................174
Die Menüs kennenlernen
Die Fenstermenüs von DEVONthink folgen dem üblichen Muster von macOS-
Programmen - wir gehen sie von links nach rechts durch. Und es gibt weitere
Menüs im Finder, über die du DEVONthink ansprechen kannst: Das Dienstemenü,
das Kontextmenü des Finders und schließlich das Dockmenü.
Doch der Reihe nach…
Fenstermenü: DEVONthink Pro ....................................................................................................176
Fenstermenü: Ablage ...............................................................................................................................177
Fenstermenü: Bearbeiten .......................................................................................................................179
Fenstermenü: Daten ..................................................................................................................................180
Format...................................................................................................................................................................187
Werkzeuge .......................................................................................................................................................188
Darstellung ....................................................................................................................................................... 190
Gehe zu ..................................................................................................................................................................191
Fenster ...................................................................................................................................................................192
Scriptmenü ........................................................................................................................................................193
Hilfe .........................................................................................................................................................................194
Kontextmenü in DEVONthink ......................................................................................................195
Findermenüs ....................................................................................................................................................196
Dockmenü...........................................................................................................................................................197
Das solltest du nun wissen:..................................................................................................................198
Seite !8
Dokumente in DEVONthink bearbeiten
Einige Dateiformate lassen sich direkt in DEVONthink bearbeiten. Andere
hingegen können zwar mit Hilfe von QuickLook im Vorschaumodus gelesen bzw.
angesehen werden, müssen aber für die Bearbeitung in einem externen Programm
geöffnet werden.
Auf den folgenden Seiten befassen wir uns mit den Möglichkeiten, Dokumente zu
bearbeiten und klären, inwieweit eine Bearbeitung direkt in DEVONthink erfolgen
kann oder ob auf du auf ein externes Programm zurück greifen musst.
Übersicht ...........................................................................................................................................................200
Text-Formate ................................................................................................................................................202
Formatierte Notiz .....................................................................................................................................205
Markdown ...................................................................................................................................................... 206
PDFs .........................................................................................................................................................................212
Bildformate ........................................................................................................................................................ 217
Tabellen ...............................................................................................................................................................218
HTML .................................................................................................................................................................220
Andere Formate ...........................................................................................................................................221
Dokumente extern bearbeiten ........................................................................................................222
Dokumente verlinken .............................................................................................................................223
Annotieren von Dokumenten .........................................................................................................224
Das solltest du nun wissen: ................................................................................................................226
ABC
ABC
Seite !9Mit Dokumenten arbeiten
Das Dokumentenmanagement mit DEVONthink geht weit über reine
Dokumentenspeicherung hinaus: Wenn ein Dokument in den Datenbankbestand
aufgenommen wird, wird dessen Inhalt analysiert und ausgewertet, das Dokument
wird dabei mit anderen bereits vorhandenen Dokumenten in Beziehung gesetzt.
Dokumente anzeigen und öffnen.................................................................................................228
Dokumente verschieben und einordnen................................................................................230
Suchen ..................................................................................................................................................................234
Das solltest du nun wissen: ................................................................................................................235
Dokumente und Informationen organisieren
Es gibt in DEVONthink einige grundlegende Wege, Informationen in eine
sinnvolle Struktur zu bringen: Du kannst Gruppen anlegen, du kannst Inhalte
markieren, etikettieren, mit Tags oder mit Zusatzinformationen versehen, du kannst
Inhalte gruppieren etc. …
Gruppen ..............................................................................................................................................................237
Export als Datenbank............................................................................................................................240
In den Papierkorb legen ........................................................................................................................241
Dateien kennzeichnen ............................................................................................................................242
Ausgewählte Arbeiten mit der Datenbank ...................................................................... 243
Das solltest du nun wissen: ................................................................................................................254
ABC
ABC
Seite !10Informationen suchen und finden
Gespeicherte Inhalte werden erst dann zu einer verwertbaren Information, wenn sie
in irgendeiner Weise wiedergefunden werden können - und dieses Finden beginnt
mit einer Suche. Oder anders: Eine Datenbank ist nur so gut wie die Möglichkeit,
nach den darin gesammelten Inhalten zu suchen…
Das Suchfeld in der Symbolleiste ................................................................................................256
Individuelle Suchstrategien ..............................................................................................................259
Suchen mit HoudahSpot ......................................................................................................................263
Das solltest du nun wissen: ................................................................................................................264
Rechnerübergreifendes Arbeiten
DEVONthink ermöglicht die Synchronisation und das Teilen von
Datenbankinhalten über Rechnergrenzen und sogar Systemgrenzen hinweg.
Zwei Möglichkeiten ................................................................................................................................266
Synchronisationslösungen ...................................................................................................................267
Serverlösung (nur DEVONthink Server) ............................................................................279
Das solltest du nun wissen: ................................................................................................................288
Aufgaben automatisieren
Um Prozesse zu vereinfachen, bieten intelligente Regeln, aber auch AppleScript
praxisgerechte Möglichkeiten zur Automatisierung bestimmter Workflows.
Intelligente Regeln.................................................................................................................................... 290
AppleScript .....................................................................................................................................................293
Automatisierung mit x-callback ..................................................................................................295
Hazel ....................................................................................................................................................................302
Seite !11Automator.......................................................................................................................................................304
Das solltest du nun wissen: ...............................................................................................................305
Pflege- und Reparaturarbeiten
Nichts funktioniert ohne Fehler und auch bei der Arbeit mit DEVONthink kann
und wird es Probleme geben. Entweder DEVONthink hat sich verschluckt oder die
Fehlerursache saß vor dem Monitor. Oder, oder…
Überprüfen und Reparieren .............................................................................................................307
Datenbank optimieren..........................................................................................................................308
Backup ................................................................................................................................................................309
Neuaufbau der Datenbank ...............................................................................................................310
Das solltest du nun wissen: ...................................................................................................................311
Der Weg zurück
Bei einer DEVONthink-Datenbank gibt es immer einen Weg zurück, denn
DEVONthink erstellt keine Datenbank in einem proprietären Format.
Keine proprietäre Datenbank...........................................................................................................313
Tastaturkürzel kennen lernen
Tastaturkürzel erleichtern die Navigation und Nutzung vom macOS-Programmen.
Es gibt programmübergreifend nutzbare und programmspezifische Tastaturkürzel
ABC
Seite !12Tipps und Workflows
Dezidierte individuelle Vorgehensweisen kann ich dir nicht vorschlagen. Was zu
deiner Arbeitsweise und deinem Arbeitsgebiet passt, musst du schon selbst
entwickeln. Ein paar Tipps für die alltägliche Arbeit, die eigentlich für fast jeden
DEVONthink-Nutzer Verbesserungen im Workflow bringen, will ich trotzdem
geben
Arbeiten mit Arbeitsumgebungen ............................................................................................326
Mit mehreren Fenstern arbeiten ..................................................................................................328
Dokumente stempeln ..............................................................................................................................329
Eigene Vorlagen nutzen .....................................................................................................................332
Kontakte in DEVONthink ................................................................................................................338
Funktionen mit Shortcut starten ....................................................................................................341
Platz sparen in DEVONthink ........................................................................................................342
Gruppen beim Klassifizieren/Einordnen ignorieren ....................................................344
Eigene Buttons in der Werkzeugleiste....................................................................................346
Eigene Buttons Für Gruppen ............................................................................................................348
Das solltest du nun wissen: ................................................................................................................349
Mehrdimensionales Strukturieren mit Tags
Tags sind eine Art strukturlose Strukturierung von Dokumentenbeständen - eine
Ordnungsstruktur für kreative Chaoten und solche, die es werden wollen.
Taggen - Worum geht’s…? ..............................................................................................................351
Wie setzt man das Taggen nun um?.....................................................................................357
Automatisches Taggen ........................................................................................................................359
Die Grenzen des Taggens in DEVONthink .......................................................................360
Seite !13Das solltest du nun wissen: ................................................................................................................ 363
Sammeln, Ordnen, Organisieren
Nun, wo wir weitgehend am Ende angekommen sind, streifen wir beispielhaft
einige Besonderheiten. Deren Darstellung soll Anregung und Aufforderung für dich
sein. Das ultimative Rezept, das für alle Bedürfnisse passen wird, kann ich
allerdings nicht bieten.
Gruppenstruktur ..........................................................................................................................................365
Datenbanken aufteilen .........................................................................................................................368
Rechtsgrundlagen ......................................................................................................................................370
Informationsmanagement für alle..............................................................................................373
Szenario: Das papierlose Büro ..........................................................................................................376
Szenario: Selbstmanagement ..........................................................................................................380
Szenario: Webfundstücke sammeln..........................................................................................385
Szenario: Bookmark-Verwaltung ................................................................................................387
Workflow in der Übersicht...............................................................................................................388
Das solltest du nun wissen:..................................................................................................................391
DEVONthink to Go
Für die mobile Nutzung auf dem iPad oder dem iPhone gibt es eine iOS-App, die
es ermöglicht, ausgewählte Dokumentenbestände zwischen iOS und macOS zu
synchronisieren
Der mobile Container für deine Dokumente......................................................................393
Die Programmoberfläche ....................................................................................................................394
Die Programmeinstellungen ............................................................................................................400
Seite !14Navigation in der Datenbank ......................................................................................................403
Aktionen in der Datenbank ............................................................................................................404
Editieren von Inhalten .........................................................................................................................405
PDF-Dokumente bearbeiten .............................................................................................................406
Verknüpfung mit anderen Apps ................................................................................................407
DEVONthink und die iCloud
Nicht alles, was in Cupertino erdacht wird, macht auch Sinn.
Die Crux mit dem Dokumente-Ordner ..................................................................................409
Weitere Informationsquellen
Dieses Arbeitsbuch kann bei der Fülle an Möglichkeiten, die DEVONthink bietet,
nur einen Ausschnitt der Funktionsvielfalt dieses Programms aufzeigen.
DEVONthink in der Tiefe kennenzulernen wird eine Zeit lang dauern - aber es
lohnt sich. Wenn du weiteres Wissen suchst, findest du Hilfestellungen zuallererst
in der DEVONthink-Hilfe, die du über das Fenstermenü erreichst (hier allerdings in
Englisch, denn die Hilfe wurde und wird auch nicht übersetzt).
Weitere Informationen findest du z.B. im Internet...
DEVONthink-Foren .................................................................................................................................414
Kontaktaufnahme mit den Entwicklern ................................................................................414
DEVONthink-Consultants .................................................................................................................. 414
Der Autor 415
Literaturhinweise 416
Seite !15Bild- und Textquellen 417
Seite !16Annäherungen an DEVONthink
!
Wenn du DEVONthink zum allerersten Mal startest, wirst
du zu ein paar Aktionen aufgefordert: In einem ersten
Schritt öffnet sich ein Fenster und du sollst einige Module
installieren, die du nachher brauchen wirst - das Beste ist es,
die Vorauswahl der Module (erst einmal) so zu belassen
wie sie ist und auf „Installieren“ zu klicken.
Wir gehen die Module nachfolgend durch…
Seite !43DER ERSTE PROGRAMMSTART
Programminstallation
Das ist das Fenster, das sich nach der Programminstallation und beim ersten
Öffnen von DEVONthink präsentiert. Hier kannst du einige Module und
Verknüpfungen zu anderen Programmen installieren - wir schauen uns die Punkte
im Einzelnen an:
!
Das Fenster „Zusätzliche Module installieren“
Seite !44Browsererweiterungen
Über die Browsererweiterungen verknüpfst du deinen Browser mit DEVONthink:
Im Browser wird in der Werkzeugleiste einen Button mit dem Namen Clip to
DEVONthink oder auch Webclipper erstellt. Wenn du eine Webseite geöffnet hast
und auf den jenen Button klickst, öffnet sich ein kleines schwebenden Fenster. Über
dieses Fenster kannst du u.a. Webinhalte direkt aus dem Browser in
unterschiedlichen Formatierungen einer DEVONthink-Datenbank hinzufügen.
Außerdem kannst du den gefundenen Webinhalt mit Kommentaren und Tags
versehen (mit den Tags befassen wir uns noch näher) oder bereits einem bestimmten
Verzeichnis in einer Datenbank zuweisen; und schließlich kannst du das Dateiformat
wählen, in welchem das jeweilige „Fundstück“ abgespeichert werden soll. Den Button
schauen wir uns später noch einmal näher an.
Es gibt in diesem schwebenden Fenster außer dem Webclipper noch weitere
Bereiche, die wir uns zu einem späteren Zeitpunkt anschauen werden.
Den Button kannst du über die Browsereinstellungen wieder entfernen - in Safari
geht das über den Bereich Erweiterungen in den Safari-Programmeinstellungen).
PDF-Service-Scripte
Die PDF-Service-Scripte installieren sich im Druckdialog und im Dienstemenü -
damit ist es beispielsweise möglich Inhalte direkt aus den meisten Programmen
heraus über den Druckdialog oder das Dienstemenü an DEVONthink zu übergeben
(Save to DEVONthink 3). Die jeweilige Information wird dann im jeweiligen
Format in der Globalen Eingangsbox abgelegt (bzw. virtuell in dieses Verzeichnis
„gedruckt“).
Seite !45Ordneraktionen-Scripte
Wichtig sind die DEVONthink-Ordneraktionen. Wie auch andere Scripte sind die
Ordneraktionen automatisierte Abläufe, welche die Arbeit deutlich erleichtern
können. Ordneraktionen öffnen sich mittels „Rechte-Maus-Taste-
Klick“ (=Kontextmenü) auf einen Finderordner - du kennst das sicher schon von
anderen Programmen. Anhand der Einbindung der Scanfunktion erkläre ich noch,
wie man eine solche Ordneraktion anlegt.
Apple-Mail-Regeln
In Mail.app kannst du bestimmte, auf DEVONthink bezogene Workflows über
Regeln festlegen.
Script-Menü-Erweiterung
Application-Scripte automatisieren einige Arbeitsabläufe oder erleichtern die
Zusammenarbeit mit Drittanbieter-Software, beispielsweise mit Browsern, der
Kalender.app oder Terminplanungssoftware.
Sie helfen dir aber auch bei der Erstellung eigener kleiner Routinen bzw. Workflows
z.B. mit Hilfe des intelligenter Regeln, außerdem kannst du eine Fülle eigener Scripte
einbinden - hier ist das DEVONtechnologies-Forum eine gute Anlaufstelle - wir
kommen noch einmal darauf zurück. Welche Scripte hier zur Verfügung stehen,
hängt von der Programmversion ab.
OCR
Von großem Nutzwert ist die integrierte Texterkennungssoftware (nur ab
DEVONthink Pro): Damit lassen sich Textinhalte in PDF- oder Bilddateien auslesen
und dadurch maschinenlesbar, also kopier- und durchsuchbar machen. Erst mit
einem OCR-Workflow lässt sich ein papierloses Büro umsetzen - ohne diese Funktion
fällt einer der wesentlichen Vorteile einer intelligenten Informationsverwaltung weg.
Mit Hilfe eines angepassten Scriptes lässt sich der per OCR ausgelesene Text ggfs.
auch gleich als RTF abspeichern.
Seite !46Plugin für Apple-Mail
Wenn das Mail-Plugin installiert ist, kannst du im Programm Mail.app einzelne
oder mehrere Mails per Fenstermenü, per Kontextmenü oder Tastenkombination der
Globalen Inbox deiner Datenbanken hinzufügen.
Da macOS zunehmend zu einem Hochsicherheitstrakt geworden ist, musst du in den
Einstellungen von Mail.app zusätzlich noch unter
Allgemein > Plugins verwalten
das Plugins freigeben bzw. aktivieren
Die wegfallende Funktion nach einem Systemupdate führt jedes Mal zu
Verwirrungen bei vielen DEVONthink-Nutzern, denn das Mail-Plugin stellt seine
Arbeit leider nach (fast) jedem Update ein und muss dann erneut installiert und
aktiviert werden.
Globaler Eingang in Sichern-Dialogen
Über die Option Globaler Eingang in Sichern-Dialogen erstellst du einen
Ordnerverweis zur Globalen Inbox in der Seitenleiste des Finders:
Diese Inbox ist eine Eingangsbox, die wichtig für das Hinzufügen von Inhalten zur
DEVONthink-Datenbank ist - wir werden sie uns noch genauer anschauen. Eine
solche Eingangsbox in der Finderseitenleiste zu haben, ist u.a. auch deshalb
praktisch, weil du sie im Sichern-Dialog in anderen Programmen direkt adressieren
kannst. Außerdem kannst du Inhalte aus dem Finder direkt hier hineinlegen - beim
nächsten Start von DEVONthink tauchen diese Inhalte dann in der Globalen
Eingangsbox auf.
Seite !47Eine grobe Orientierung in der Programmoberfläche
Werfen wir einen ersten Blick auf die Programmoberfläche:
!
Die Programmoberfläche im Überblick
Die grobe Aufteilung
Links siehst du eine Seitenleiste - sie dient v.a. zum Navigieren in den Datenbanken.
Von oben nach unten siehst du hier
• Angelegte Favoriten
• Den Globalen Eingang und die Eingangsgruppen der Datenbanken
• Die Tags der Datenbanken
• Den Papierkorb - aufgeteilt nach Datenbanken
• Die offenen Datenbanken
• Die benutzten Datenbanken
• Die intelligenten Gruppen - ein paar sind bereits vorangelegt
Seite !48• Ganz unten siehst du eine Werkzeugleiste, über die du weitere Funktionen
erreichen kannst: Du kannst hier bestimmte Aktionen durchführen, du kannst
aber auch verschiedene Filter anwenden, nach denen du die Anzeige der
Datenbankinhalte filtern kannst
Rechts siehst du eine Informationspalette - sie dient im Wesentlichen der Anzeige
und Verwaltung verschiedener Metainformationen. Wenn du auf ein Dokument
klickst, werden dir diese Metainformationen angezeigt bzw. du kannst diese
editieren.
Die Informationspalette ist in verschiedene Bereiche aufgeteilt, welche du über
Buttons im oberen Bereich öffnen kannst. Im Einzelnen sind das:
• Allgemein Informationen
• Annotationen und Erinnerung
• Informationen zu den Inhalten: Ein Verzeichnis der Dokumenteninhalte und
Miniatur-Voransichten der Dokumente
• Dokumentinformationen mit individualisierteren Feldern für Metainformation,
eingefügten Bilddateien und Links
• Anzeige von im Dokument enthaltenen Stichworten - angezeigt als Liste, Cloud
und Diagramm
• Ein Fenster für das Verschieben/Klassifizieren von Dokumenten und die
Anzeige relevanter anderer Dokumente (Funktion „Siehe auch“)
• Eine Suchwerkzeug zum Durchsuchen der jeweiligen Dokumenteninhalte
Mitte: Der mittlere Bereich ist dazu da, Dokumenteninhalte anzuzeigen. Hier gibt es
zwei grundsätzlich verschiedene Möglichkeiten: Es gibt Dateiformate, die von
DEVONthink nativ unterstützt werden, diese Dokumente kannst du nicht nur
anzeigen lassen, sondern in diesem mittleren Bereich auch editieren. Fast alle
anderen gängigen Dateiformate können hier zwar angezeigt, aber nicht editiert
werden; willst du sie editieren, musst du sie extern mit einem entsprechenden
Programm öffnen.
Die Art und Weise, wie die Dokumente in der Programmoberfläche anzeigt werden,
hängt von der Darstellungsvariante ab, die du entweder über das Fenstermenü oder
über die Buttons oben links eingestellt hast. Wenn du nichts verändert hast, sieht die
Darstellung wie im obigen Screenshot aus - es handelt sich um die Standardvorschau.
Seite !49Nativ von DEVONthink unterstützte Dokumentenformate kannst du durch
Doppelklick in einem eigenem Fenster Fenster öffnen. Dir bieten sich dann in der
Werkzeugleiste des Fensters einige formatspezifische Bearbeitungswerkzeuge.
Eingangsbox in DEVONthink
Dateien, die du in der Inbox im Finder abgelegt hast oder auf irgendeine andere
Weise an DEVONthink übergibst (z.B. über den Extensions-Button), werden der
Globalen Eingangsbox von DEVONthink hinzugefügt.
!
Die Eingangsboxen
In der Seitenleiste findest du die Eingangsboxen der Datenbanken und die
Globale Eingangsbox. Die Globale Eingangsbox ist der übergeordnete Sammelplatz
für alle Dokumente, die du DEVONthink hinzufügst ohne ein definiertes
Zielverzeichnis anzusprechen. In einer zweiten Hierachieebene siehst du die
Eingangsboxen der gerade geöffneten Datenbanken. Im Gegensatz zu
Seite !50DEVONthink 2 sind hier die Globale Eingangsbox und die Eingangsboxen der
Datenbanken zusammengefasst. In DEVONthink 2 waren die Eingangsboxen der
jeweiligen Datenbanken in den Datenbanken selbst zu finden.
Die Globale Eingangsbox kann im Rahmen deines alltäglichen Workflows in
einem ersten Schritt alle Inhalte und Dokumente, die du in eine DEVONthink-
Datenbank einordnen möchtest, aufnehmen. Erst in einem zweiten Schritt schaffst
du dann Ordnung und ordnest die Datei einer bestimmten Datenbank oder einer
bestimmten Gruppe in einer Datenbank zu. Ich möchte dir aber raten, Dokumente
nicht allzu lange in der Globalen Eingangsboxe liegen zu lassen, sondern recht bald
in andere Datenbanken oder in die Eingangsboxen der jeweiligen Datenbanken zu
verschieben. Das kann teilweise auch automatisiert oder halbautomatisiert erfolgen.
Die Globale Eingangsbox ist jedenfalls kein dauerhafter Speicherplatz.
Noch hast du vielleicht aber gar keine individuelle Datenbank angelegt - das
machen im nächsten Abschnitt (später mehr dazu...).
Seite !51DATENBANKEN ANLEGEN
Im Verlauf der weiteren Programmeinrichtung wirst du irgendwann eine
Datenbank anlegen müssen. Entweder wirst du dazu im Verlauf der anfänglichen
Einrichtungsroutine dazu aufgefordert oder aber du machst das jetzt oder später
über das Fenstermenü:
Ablage > neue Datenbank...
Standardmäßig werden Datenbanken im Verzeichnis
~/Datenbanken/
abgelegt. Möglich sind aber auch alle anderen Finderverzeichnisse.
Wenn du mit macOS Sierra oder neuer unterwegs bist, empfehle ich, die
Datenbanken nicht im Dokumentenverzeichnis
~/Dokumente/
abzulegen (auch nicht in einem Unterverzeichnis), denn das
Dokumentenverzeichnis wird je nach Systemeinstellung mit der iCloud
synchronisiert:
Es gibt in den Systemeinstellungen die Möglichkeit, den Schreibtisch und
das Dokumenteverzeichnis in die iCloud auszulagern um einerseits auf dem
Rechner Platz zu sparen und anderseits Dokumente rechnerübergreifend
verfügbar zu machen. Das kann im Einzelfall vorteilhaft sein, aber in die
iCloud gehören DEVONthink-Datenbanken gehören nicht in die Cloud
(DEVONthink hat eigene Mittel und Wege, Datenbanken
rechnerübergreifend zu nutzen - siehe hierzu auch mehr im Kapitel zum
Thema Synchronisation und im Kapitel DEVONthink und die iCloud am
Schluss des Ebooks).
Seite !52!
Eine neue Datenbank anlegen
Eine neu angelegte Datenbank wird nach ihrer Einrichtung in der Seitenleiste
von DEVONthink (der linken Teil des DEVONthink-Programmfensters) unter
Offene Datenbanken angezeigt. Weitere Datenbanken kannst du entweder nach
dem gleichen Muster über das obige Fenstermenü anlegen, aber auch über einen
„Rechte-Maus-Taste-Klick“ in den Seitenbereich oder über ein Hilfsmenü, das du
über ein Zahnradsymbol am unteren linken Programmfensterrand erreichst.
Grundsätzlich kannst du eine Datenbank auch auf einer externen Festplatte
ablegen, allerdings sollte die gleiche Datenbank nicht in geöffnetem
Zustand von unterschiedlichen Rechnern aus genutzt werden können, da es
mit hoher Wahrscheinlichkeit irgendwann zu Beschädigungen der
Datenbank kommen wird. Auch die Dropbox oder eine andere Cloud ist
ein ungeeigneter Ablageort für eine Datenbank. Selbst ein NAS sehe ich
als einen kritischen Aufbewahrungsort für eine Datenbank an - auch wenn
das etliche Nutzer so machen.
Um eine Nutzung gleicher Datenbestände durch mehrere Nutzer möglich
zu machen, gibt es eine Synchronisations- und eine Websharing-Lösung,
die wir uns später noch erarbeiten werden.
Seite !53Favoriten definieren
Alle geöffneten Datenbanken können in der Seitenleiste von DEVONthink nicht
nur unter Offene Datenbanken angezeigt werden - damit bestimmte
Gruppenstrukturen oder einzelne Dokumente schneller erreichbar sind, kannst sie du
auch unter den Favoriten ablegen. Favoriten ermöglichen einen direkteren und
damit schnelleren Zugriff auf Datenbestände.
Um eine Datenbank oder eine Gruppe in den Favoriten einzuordnen, gehst du
mit Rechte-Maus-Klick auf das Ordnersymbol und wählst
Kontextmenü > Zu Favoriten hinzufügen
Benutzte Datenbanken
Vorher genutzte Datenbanken werden unter Benutzte Datenbanken angezeigt.
!
Seitenleiste: Favoriten, Eingangsgruppen, offene und benutzte Datenbanken, intelligente Gruppen
Seite !54Lizenzierung
DEVONthink kannst du eine Zeit lang (immerhin 150 Arbeitsstunden) ohne
weitere Einschränkungen unlizenziert benutzen.
Du kannst DEVONthink aber eigentlich auch gleich kaufen - es wird dir
ohnehin zu einem unverzichtbaren Hilfsmittel werden, auf das du, wenn
du es einmal kennen gelernt hast, nicht mehr verzichten willst. Und nach
dem Kauf und der Einarbeitung wirst du dich fragen, wie du bislang ohne
dieses Programm zurechtgekommen bist…
Die nach dem Kauf von DEVONtechnologies übermittelten Registrierungsdaten
musst du im Lizensierungs-Fenster eingeben. Wenn das erfolgt ist, bedankt sich das
Programm artig bei dir. Sollten dir die angebotenen 150 h Demo-Zeit nicht
ausreichen, kannst du dich per Kontaktanfrage, die du im Fenstermenü unter
Hilfe > Kontakt
findest, an DEVONtechnologies wenden und um eine Verlängerung der Demo-
Zeit bitten.
Solltest du ein Versionsupgrade machen wollen, z.B. von der Standard-Version
auf die Office- oder auch Server-Version, gibt es reduzierte Upgrade-Preise. Ebenso
gibt es reduzierte Erweiterungspreise für weitere Arbeitsplätze.
Support-Assistent
Jedes Mal, wenn du DEVONthink startest, erscheint ein Startbildschirm -
zumindest, wenn du diese Funktion nicht in den Programmeinstellungen
deaktiviert hast. Der Startbildschirm heißt im „offiziellen“ Wortlaut übrigens nicht
„Startbildschirm“, sondern Support-Assistent.
Der Startbildschirm enthält ein paar nützliche Informationen, die hin und wieder
aktualisiert werden - am Anfang mag das nützlich sein, später verzögert das nur
den Programmstart. Den Startbildschirm kannst du jedoch problemlos deaktivieren,
wenn dich die Informationen nicht interessieren.
Seite !55Wenn du den Startbildschirm erneut aktivieren möchtest, kannst du das
im Fenstermenü unter
Hilfe > Support-Assistent
erneut aktivieren.
Seite !56DAS SOLLTEST DU NUN WISSEN:
• Verschiedene Module bieten eine Schnittstelle zu anderen Programmen,
außerdem lässt sich über zahlreiche Script-Lösungen eine
Zusammenarbeit mit anderen Programmen erreichen
• Eines der wichtigsten Module ist die Texterkennung, die Inhalte von
ansonsten nicht lesbaren Dokumenten erfassbar- und
verarbeitungsfähig macht
• Der „Globaler Eingang“ kann als Sammelbox für unterschiedlichste
Inhalte und somit als Schnittstelle für den Import von Dokumenten
dienen
• Datenbanken sammeln die Dokumentbestände, die
Programmoberfläche von DEVONthink bietet die Werkzeuge für die
Bearbeitung- und Verwaltung dieser Dokumentenbestände.
• Du kannst mit nur einer Datenbank arbeiten, du kannst aber auch mit
einem differenzierten Set unterschiedlicher und projektbezogener
Datenbanken arbeiten
Seite !57Die Programmoberfläche im Überblick
!
Auf den ersten Blick mag DEVONthink wie eine Art
Finder der anderen Art erscheinen - DEVONthink ist aber
deutlich mehr. DEVONthink ist sogar mehr als ein reines
Dokumentenmanagementsystem
Um die vielfältigen Möglichkeiten sinnvoll nutzen zu
können, bietet DEVONthink eine differenziert gestaltete
Programmoberflächen für einen Zugriff auf die Inhalte der
Datenbanken
Seite !58GESAMTFENSTER
Auf das Programmfenster hatten wir bereits einen ersten Blick geworfen. Für die
Aufteilung des Programmfensters gibt es unterschiedliche Ansichtsmodi, die beiden
wesentlichen sind die Standardansicht und die Breitbildansicht. Zwischen beiden
Ansichten kannst du über den Button Vorschau in der Werkzeugleiste umschalten:
!
Programmfenster: Standardansicht
Seite !59!
Programmfenster: Breitbildansicht
Die Arbeitsbereiche sind:
(1) Die Seitenleiste mit den Datenbanken und den Filtermöglichkeiten
(2) Der Dateibrowser mit den in den Datenbanken angelegten Gruppen bzw.
Ordnern
(3) Die Dateivorschau für die Ansicht von Dateiinhalten
Bei beiden Ansichtsmodi siehst du rechts die bereits erwähnte
Informationspalette und oben eine Werkzeugleiste, wie du sie auch von anderen
Programmen kennst
Seite !60Um dir nun die Programmoberfläche zu erarbeiten, suchst du dir auf deinem
Rechner vielleicht einmal zur Übung ein paar Dateien, die du für die Arbeit mit
DEVONthink verwenden kannst, z.B.:
• Eine Bilddatei, eine Audiodatei, eine Videodatei, eine PDF-Datei, je
eine Datei aus einer Office-Suite (eine Textdatei, eine Präsentation und
eine Tabelle)
Mit Hilfe dieser Übungsdateien kannst du einzelne Vorgänge, die im
Arbeitsbuch beschrieben werden, nachspielen - dann wird die ganze Einarbeitung
nicht ganz so trocken und theoretisch.
Seite !61SEITENLEISTE
In der Seitenleiste auf der linken Seite siehst du:
• Ganz oben die Favoriten
• Darunter die Globale Eingangsbox und die datenbankspezifischen
Inboxen
• Den programminternen Papierkorb und die datenbankspezifischen
Papierkörbe
• Die geöffneten Datenbanken
• Die benutzten Datenbanken
• Die Intelligenten Gruppen
Ggfs. musst du die Bereiche erst aufklappen. Die Seitenleiste kannst du -vielleicht
weil sie im Weg ist- verbergen indem du in der Werkzeugleiste auf den Button
Seitenleiste ganz links klickst.
Seite !62Global
In der Seitenleiste siehst du unter Global:
• Den Eingang der Globalen Inbox
• Hierarchisch untergeordnet sieht du die Eingänge der einzelnen
geöffneten Datenbanken
Es mag anfangs etwas verwirrend erscheinen, dass die
Eingangsboxen hierarchisch gegliedert sind und möglicherweise
wirst du dich hier anfangs mitunter verirren. Aber diese hierarchisch
gegliederte Anzeige macht ihren Sinn
Die Eingänge sind optional aufklappbar - wenn du sie aufklappst, werden dir
die diversen Gruppen im jeweiligen Eingang angezeigt. Du siehst in der Seitenleiste
selbst allerdings nur die Gruppen in der Inbox, nicht die angelegten
Gruppenstrukturen und die in den Gruppen liegenden Inhalte (die in den Gruppen
eingeordneten Inhalte siehst du im Dateibrowser im Arbeitsbereich.
Globale Eingangsbox
In der mit „Eingang“ bezeichneten Globalen Inbox wird alles gesammelt, was du aus
dem Finder per Ordneraktion, per Drag-and-Drop in den angelegten Ordner der
Finderleiste, per Scanfunktion oder beispielsweise per Sorter in DEVONthink
einfügen willst.
Die Globale Eingangsbox ist die große Sammelbox, in der ohne weitere Ordnung alle
Fundsachen gesammelt werden können - das entspricht dem GTD-Prinzip (GTD =
„Getting Things Done®), bei dem in einem ersten Arbeitsschritt Objekte und erfasst
werden und erst in weiteren Schritten eine Bearbeitung und Zuordnung erfolgt.
Nach diesem Prinzip kannst du deinen kompletten Workflow innerhalb
DEVONthink gestalten.
Seite !63Eingänge der Datenbanken
Unterhalb der Globalen Inbox befinden sich die Eingänge der gerade geöffneten
Datenbanken.
Workflow
Eine endgültige Ordnung schaffst du erst dann, wenn du die Dokumente und die
gesammelten Inhalte einer bestimmten Datenbank zuweist bzw. an einen
bestimmten Platz in einer Datenbank einordnest. Die einzige überdauernde Ordnung,
die du innerhalb einer Inbox schaffen solltest, ist das Editieren von Metadaten und
das Taggen - (die angelegten Tags bleiben bei Verschieben der Dateien in andere
Gruppen oder Datenbanken erhalten). Mit dem Editieren von Metadaten und dem
Taggen befassen wir uns noch eingehender…
Eine grau unterlegte Zahl zeigt an, wie viele Dateien sich in der Eingangsbox
befinden.
Tags
Dokumente, die du in den Dokumentenbestand einfügst, kannst du mit
Metadaten versehen - dazu gehören auch Tags. Unter den Eingangsboxen findest
du die Tag-Listen. Unter den Eingangsboxen findest du die Tag-Listen der
Datenbanken und des Globalen Eingangs:
• Die Tag-Liste der Globalen Inbox
• Hierarchisch untergeordnet sieht du die Tag-Listen der einzelnen
geöffneten Datenbanken
Die Tag-Listen sind aufklappbar - wenn du sie aufklappst, werden dir die Tags
der jeweiligen Datenbank alphabetisch geordnet angezeigt. Neben dem einzelnen
Tag findest du eine kleine Zahl, die dir anzeigt, wieviele Dokumente mit diesem
Begriff getaggt sind. Eine Tag-Darstellung in Cloudform ist auch möglich - diese
erreichst du über die Filter am unteren Ende der Seitenleiste. Damit werden wir uns
Seite !64aber noch befassen, da deren Funktion etwas von der alphabetischen Tag-Liste
abweicht.
Um Dokumente zu taggen kannst du sie ganz einfach in einen oder mehrere
dieser Tags ziehen. Um den Tag zu entfernen, löschst du das Dokument aus dem
Tag in gleicher Weise wie du auch ein Dokument aus einer Gruppe bzw. einem
Ordner löschen würdest. Keine Angst, das Dokument verliert nur sein Tag und
wird nicht gelöscht
Seite !65PAPIERKORB
Weiterhin siehst du in der Seitenleiste unterhalb der Tag-Liste die
programminternen Papierkörbe:
• Den Papierkorb mit der Globalen Inbox
• Darunter die Papierkörbe der einzelnen geöffneten Datenbanken
Bei den Papierkörben handelt es sich um DEVONthink-spezifische „Mülleimer“,
die nichts mit dem Papierkorb des Finders zu tun haben. In diese Papierkörbe wird
all das verschoben, was du aus den Datenbanken löschst. Eine Zahl zeigt an, wie
viele Dateien sich im Papierkorb befinden.
Was du hier hinein entsorgst, bleibt erst einmal dort liegen und das ist auch gut
so - wie oft habe ich schon eine Datei in diesen Papierkorb gezogen und hätte sie
dann doch noch einmal brauchen können...
Löschen kannst du den Papierkorb-Inhalt über das Kontextmenü oder aber über
ein Hilfsmenü, das du über das mit einem Zahnradsymbol in der Fußleiste des
Programmfensters erreichst. Die auf diese Weise gelöschten Dateien sind aber auch
dann noch nicht unwiederbringlich verloren, sondern werden erst einmal in den
Papierkorb des Finders verschoben. Erst wenn du die Dateien aus dem Finder-
Papierkorb löschst, sind sie endgültig weg.
Seite !66OFFENE DATENBANKEN
Hier werden alle gerade aktiven Datenbanken angezeigt und du hast Zugriff
auf deren Inhalte.
Seite !67BENUTZTE DATENBANKEN
Hier werden die benutzten Datenbanken und aktuell geschlossenen
Datenbanken angezeigt - allerdings nicht jene, die bereits unter den Favoriten
abgelegt sind. Das macht Sinn, weil auf diese Weise -gerade wenn du mit
mehreren Datenbanken arbeitest- ein bisschen mehr Übersicht gewahrt bleibt.
Seite !68INTELLIGENTE GRUPPEN
In diesem Bereich kannst du datenbankübergreifende intelligente Gruppen an-
bzw. ablegen - standardmäßig sind das die Gruppen
• Heute
• Zuletzt hinzugefügt
• Fällig diese Woche
• Tophits
• Verlauf und
• Ungelesen
Mit Hilfe intelligenter Gruppen erleichterst du den Zugriff auf bestimmte
Dateibestände, denn diese Gruppen zeigen dir auf einen Schlag an, welche Dateien
z.B. noch ungelesen sind etc. Darüber hinaus können intelligente Gruppen (wie auch
bei die Smart Folders im Finder) für Suchvorgänge nützlich sein. Im Grunde sind
intelligente Gruppen auch nichts anderes als dauerhaft gesicherte Suchroutinen.
Du kannst weitere intelligente Gruppen anlegen, z.B. könntest du dir hier alle
Numbers-Tabellen, alle Replikanten (mit diesem Begriff befassen wir uns noch)
oder alle rot markierten Gruppen anzeigen lassen. Oder, oder…
Wichtig: Diese Gruppen sind keine Gruppen im engeren Sinn, sondern eigentlich
eine Art gespeicherte Such- oder Filterroutinen.
Lege jetzt testweise einmal über das Kontextmenü oder über das mit einem Kreis
markierte Symbol in der Fußleiste eine intelligente Gruppe an und schau dir die
diversen Optionen an, die sich dir bieten.
Seite !69INTELLIGENTE REGELN
Intelligente Regeln (Smart rules) sind eine Art Weiterentwicklung der
intelligenten Gruppen. Im Gegensatz zu den intelligenten Gruppen, können sie auch
Aktionen ausführen und ersetzen bzw. Erweitern damit u.a. die Scriptfähigkeit von
DEVONthink:
Beispielsweise kannst du bestimmte Kriterien für die Auswahl von Dokumenten
festlegen und darauf eine bestimmte Aktion anwenden, vielleicht kannst du die
Dokumente umbenennen, du kannst Dokumente nach einem bestimmten
Arbeitsvorgang in den Papierkorb verschieben, du kannst Wörter in einem
Dokument zählen, Bildinformationen in einen Kommentar schreiben und vieles
andere mehr. Es lassen sich auch Scripte einbinden, die dann ausgeführt werden.
Für das Anlegen solcher Aktionen ist keinerlei Programmiererfahrung erforderlich.
Wir werden uns noch damit befassen…
Seite !70DATEIÜBERSICHT/DATEIBROWSER
Schau dir den Bereich rechts neben der Seitenleiste an - den Bereich, den ich auf
den Seiten 59/60 mit (2) markiert habe: Hier findest du die Dateiübersicht mit:
• Den von dir angelegten Gruppen (bzw. Ordnern)
• Den von dir angelegten bzw. Eingefügten Dokumenten
• Den von dir angelegten datenbankspezifischen intelligenten Gruppen
Mit den einzelnen Punkten befassen wir uns noch näher - hier nur ein Überblick.
Diese Dateiübersicht ist in Spalten gegliedert, die Spalten informieren über einige
Metadaten, diese Spalten lassen sich individualisieren und darüber hinaus kannst
du über die Spalten die Dokumente auch ordnen (das funktioniert nicht anders als
im Finder).
Zur Übung erstellst du nun vielleicht einmal eine Gruppe und ordnest ein paar
deiner Dateien hier ein, die du vorher in die Globale Eingangsbox gelegt hattest.
Das machst du über
Daten > Neu > Gruppe
Der Gruppe kannst du einen beliebigen Namen geben - z.B. „Übungsdateien“. In
diese Gruppe oder auch direkt in das Hauptfenster oder in eine der Eingangsboxen
deiner Datenbank kannst du Dateien, Dokumente oder auch ganze Ordner aus dem
Finder in die Datenbank ziehen. Diese Gruppen sind eigentlich nichts Anderes wie
die Ordner im Finder (und doch nicht das Gleiche). Du erstellst sie über
• Das Fenstermenü:
Daten > Neu > Gruppe
• Das Kontextmenü
• Tastaturkürzel:
⇧-⌘-N
Seite !71Neu erstellte Ordner bzw. Gruppen werden standardmäßig mit der Bezeichnung
Neue Gruppe... versehen, du kannst die Gruppe nach Belieben umbenennen.
Seite !72VORSCHAU- UND ARBEITSBEREICH
Der Vorschau- und Arbeitsbereich ist das, was ich auf den Seiten 59/60 mit (3)
markiert habe: In diesem Bereich werden die Dokumenteninhalte angezeigt
• Handelt es sich um Dateien, die du direkt in DEVONthink bearbeiten
kannst (z.B. Markdown-, RTF- oder TXT-Formate), wird der
Vorschaubereich zum Arbeitsfenster
• Andere, nicht in DEVONthink editierbare Formate werden in diesem
Bereich als Vorschau angezeigt - diese Vorschaufunktion basiert auf
QuickLook und funktioniert bei einer ganzen Reihe von Dateiformaten
Den Begriff Arbeitsbereich, den ich hier für den mittleren Bereich des
Programmfensters verwende, bitte nicht verwechseln mit
Arbeitsumgebung - das ist etwas anderes, das wir uns auch noch
anschauen werden.
Dateiinhalte lassen sich entweder im Vorschau- bzw. Arbeitsbereich anzeigen
oder aber du kannst Dokumente innerhalb von DEVONthink durch Doppelklick in
einem eigenen Fenster öffnen - im letzterem Fall stehen erweiterte
Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung (wir befassen uns mit den jeweiligen
Bearbeitungsmöglichkeiten noch im Detail; ebenso befassen wir uns noch mit den
unterschiedlichen Anzeigeoptionen für den Haupt- und Arbeitsbereich, aber auch
für das Gesamtfenster).
Bearbeiten lassen sich in diesem Teil des Programmfensters nur einige wenige
Formate wie TXT-, RTF-Dateien, formatierte Notizen, Markdown- und HTML-
Dokumente - das Vorschaufenster (der untere Bereich des Hauptfensters) lässt sich
in diesen Fällen als Arbeitsfenster nutzen.
Schau dir einfach einmal anhand verschiedener Dateiformate an, wie sich der
Vorschau- und Arbeitsbereich abhängig vom Dateiformat ändert:
Seite !73z.B. Pages-Dokumente
Pages- oder auch Word-Dokumente lassen sich in einer DEVONthink-Vorschau
anzeigen (allerdings nicht bearbeiten, denn diese Vorschau basiert auf QuickLook).
z.B. Numbers-Tabellen
Numbers-Dokumente lassen sich ebenfalls nur in einer Vorschau darstellen,
dabei werden die einzelnen Blätter in einer Seitenleiste dargestellt. Bearbeiten
kannst du sie nur, wenn du sie extern in Numbers öffnest.
z.B. Keynote-Präsentationen
Keynote- oder auch Powerpoint-Präsentationen lassen sich in der Vorschau des
Arbeitsbereiches anzeigen, in den Vorschauen der Präsentationen lässt sich scrollen.
Auch diese Dateiformate kannst du extern bearbeiten.
z.B. PDF-Dateien
PDF-Dateien werden in einer Vorschau dargestellt, in den Einzelseiten lässt sich
scrollen.
Der Inhalt von PDF-Dateien lässt sich in DEVONthink zwar nicht editieren, aber
durchaus aktiv nutzen - wir kommen darauf zurück. Öffnen kannst du die PDF-
Dateien in DEVONthink, aber auch mit einem externen Programm - beispielsweise
mit Vorschau.app oder Acrobat Reader.
Seite !74z.B. Audio-Dateien
Audioformate lassen sich in DEVONthink sammeln und auch abspielen - die
Optionen sind jedoch gegenüber einem ausgesprochenen Audioprogramm erheblich
reduziert - ein Ersatz für z.B. iTunes ist DEVONthink ganz sicher nicht, aber es
macht projektbezogen sicher Sinn, Audioformate von DEVONthink verwalten zu
lassen.
z.B. Video-Dateien
Videodateien lassen sich in DEVONthink sammeln und auch abspielen - die
Optionen sind jedoch gegenüber einem ausgesprochenen Videoprogramm reduziert
- hier trifft das zu, was ich schon zu Audioformaten schrieb.
z.B. Bild-Dateien
Bilddateien unterschiedlicher Formate lassen sich in DEVONthink sammeln, eine
direkte Bearbeitung ist jedoch nicht möglich.
Sehr schön ist die Cover-Flow-Ansicht gelöst, wenn sich mehrere Bilddateien in
einer Gruppe befinden. Dazu gehst du über das Fenstermenü
Darstellung > Cover-Flow
und markierst mehrere Bilddateien, die du dann entweder mit Hilfe von Gesten
(Wischen mit zwei Fingern) oder mit Hilfe des horizontalen Scrollbalkens im
Vorschaubereich durchblättern kannst. (Ehrlich gesagt, habe ich selbst diese
Darstellungsweise so gut wie noch nie genutzt, aber ist gibt Szenarien, in denen das
durchaus Sinn macht).
Seite !75DAS SOLLTEST DU NUN WISSEN:
• Die grundlegend zu unterscheidenden Bereiche der Programmoberfläche
sind
‣ Die Seitenleiste mit der Globalen Inbox und den Datenbanken
‣ Der Dateiübersicht mit den Gruppen
‣ Der Arbeitsbereich mit der Datei- oder Dokumentenliste und dem
Arbeits- oder Vorschaubereich
• Die Anzeige im Arbeits- oder Vorschaubereich
‣ Die direkt von DEVONthink unterstützten Dokumentenformaten kannst
du in diesem Bereich nicht nur lesen/anschauen, sondern auch editieren
‣ Für viele andere Formate ist eine Quick-Look-Voransicht möglich, diese
Formate können aber extern geöffnet und bearbeitet werden
• Die Darstellung dieser Bereiche kannst du passend zu deinem Workflow
bzw. zu speziellen Erfordernissen ändern
Seite !76Sie können auch lesen
