Die Arbeitssituationsanalyse - Arbeit gesund gestalten Mitarbeiter und Führungskräfte einbinden - BGN
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Die Arbeitssituationsanalyse Arbeit gesund gestalten Mitarbeiter und Führungskräfte einbinden
„Ich möchte, dass meine Mitarbeiter Freude
an der Arbeit haben!“
„Es ist mir wichtig, dass effektiv zusammen
gearbeitet wird.“
„Damit ich allen einen sicheren Arbeitsplatz
gewährleisten kann, müssen die Zahlen am
Ende des Monats stimmen.“
„Ich möchte Sicherheit und Gesundheit in meinem
Betrieb nachhaltig verankern.“
Die Arbeitssituationsanalyse
Arbeit gesund gestalten
Mitarbeiter und Führungskräfte einbinden
Freude an der Arbeit, effektive Zusammenarbeit, optimierte
Arbeitsprozesse und dadurch wirtschaftlicher Erfolg – welches
Unternehmen strebt dies nicht an?
Eine Methode, um dies im Betriebsalltag zu fördern, ist die
Arbeitssituationsanalyse (ASA). Mit ihrer Hilfe werden verschie-
dene Aspekte der Arbeitssituation beleuchtet. Dies schafft
die Grundlage für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess,
mit dem Sie Ihr Unternehmen voran bringen können – auf dem
Weg zu mehr Sicherheit und Gesundheit.
Diese Handlungshilfe soll Sie unterstützen, die Methode der
ASA in Ihrem Unternehmen auszuprobieren.
Methode und Praxis Material und Handlungshilfen
Vorgehen Vorlagen
A1 Was ist eine Arbeitssituations- B1 Materialliste zur Durchführung
analyse?
B2 Ablaufplan der Arbeitssituations-
A2 Wann ist eine ASA für unseren analyse
Betrieb geeignet?
B3 Pinnwand- und Flipchart-Vorlagen
A3 Die drei Phasen der
Durchführung B4 Vorlage Ergebnisbericht (Word)
A 3.1 Phase 1: Was Sie vor dem Start B5 Vorlage Ergebnispräsentation
einer ASA beachten müssen (PowerPoint)
A 3.2 Phase 2: Die Durchführung der
Arbeitssituationsanalyse Die ASA als Gefährdungs-
beurteilung
A 3.3 Phase 3: Von der ASA zu den
Ergebnissen: C Die ASA als Methode der
Ableitung und Umsetzung Gefährdungsbeurteilung psychischer
Belastung
A4 Die fünf Erfolgsfaktoren für eine
gelungene ASA
Digitale Vorlagen
D Dateivorlagen und Erklärfilme
auf USB-Stick
Ansichtsausdrucke einiger
Dateivorlagen
Die Arbeitssituationsanalyse Arbeit gesund gestalten – Mitarbeiter und Führungskräfte einbinden
Methode und Praxis
A
Vorgehen
Methode und Praxis
Vorgehen
Was ist eine A1
Arbeitssituationsanalyse?
Die Ziele: Stärken erkennen
und Belastungen abbauen
Um die Sicht von Führungskräften und Mitarbeitern auf die
eigene Arbeit zu erfassen, liefert die Arbeitssituationsanalyse
wertvolle Erkenntnisse. Durchgeführt wird sie in Form von
moderierten Gruppeninterviews.
❗
Die Arbeitssituationsanalyse
Die ASA ist ein partizipatives Analyseinstrument und
dient der Erfassung der subjektiven Sicht der Mitar- Die Arbeitssituationsanalyse
beiter und Führungskräfte auf ihre Arbeitssituation. Die ASA beleuchtet die Arbeitssituation der
Es werden nicht nur Probleme, sondern auch Stärken Mitarbeiter im Betrieb aus fünf verschiedenen
("Ressourcen") erfasst, dies bezogen auf Aspekte der Blickwinkeln:
Arbeitsorganisation, der Tätigkeit, der Arbeitsumge-
bung sowie des sozialen Miteinanders. ✔ Arbeitstätigkeit
z. B. Unfallgefahren, Klarheit der Arbeits-
aufträge, Monotonie, Über-/Unterforderung,
Entscheidungsspielraum
✔ Arbeitsumgebung
Mitarbeiter und Kollegen Ihres Betriebes können z. B. Licht, Lärm, Temperatur, Zugluft
✔ Arbeitsorganisation
in den ASAs als Moderatoren mitwirken.
Wichtig ist, dass sie dabei neutral sind, alle Mei-
nungen gelten lassen, und sich mit ihrer z. B. Arbeitsplatzgestaltung, Zusammenarbeit
eigenen Meinung zurückhalten. Beschäftigte Ihres der Abteilungen, Arbeitsabläufe: Spitzen,
Betriebes können z. B. von der BGN als ASA-Mode- Leerläufe, Unterbrechungen
ratoren ausgebildet werden. ✔ Gruppen- /Betriebsklima
z. B. Soziale Anerkennung, Stimmung im
Betrieb, Hilfsbereitschaft, Umgangston
✔ Vorgesetztenverhalten
z. B. Anerkennung von Leistungen, Unter-
stützung, Kontrolle, Motivation
Die Arbeitssituationsanalyse Arbeit gesund gestalten – Mitarbeiter und Führungskräfte einbinden 3
4
So funktioniert A1
eine Arbeitssituationsanalyse
❗
Die Arbeitssituationsanalyse
Die ASA ist eine Methode der Organisationsent-
wicklung (OE), und kann z. B. im Rahmen eines
Betrieblichen Gesundheitsmanagements oder
als Methode der psychischen Gefährdungsbeur-
So funktioniert die ASA teilung eingesetzt werden. Die ASA ist ein mode-
Zwei neutrale Moderatoren befragen Gruppen von riertes Gruppeninterview. Die Mitarbeiter werden
8 bis 15 hierarchisch gleichrangigen Personen von einem neutralen Moderator befragt.
aus einem Arbeitsbereich. Die daraus gewonnenen
Informationen sollen dazu beitragen, die Arbeits- Wer nimmt teil?
situation sicherer und gesundheitsförderlicher zu Rund 8 bis 15 hierarchisch gleichrangige Perso-
gestalten. nen aus einem Arbeitsbereich z. B. Logistik, Pro-
duktion, Verwaltung
Die geschulten Moderatoren motivieren die Mit-
arbeiter, Stärken und Problemfelder ihres Arbeitsall- Dauer
tages zu formulieren, denn sie sind ja die Experten ca. 2 Stunden
für ihren Arbeitsplatz und setzen sich täglich mit
ihren Arbeitsbedingungen auseinander. Im gleichen
Zuge erfragen die Moderatoren pragmatische und
umsetzbare Lösungsansätze. Eine von der Unter-
Das sollten Sie beachten
nehmensleitung autorisierte Projektgruppe erarbei-
Eine Arbeitssituationsanalyse sollte nur durchgeführt
tet daraus einen Maßnahmenplan, der termingerecht
werden, wenn dazu der erklärte Wille der Geschäfts-
abgearbeitet und überprüft werden sollte.
führung besteht und die Durchführung organisato-
risch so eingebettet ist, dass aus den Ergebnissen
Zusammengefasst geht es in der Arbeitssituations-
Maßnahmen abgeleitet und umgesetzt werden kön-
analyse also um drei Aspekte:
nen. Die damit verbundene Zielsetzung soll vorher
1. Wo sind in der Arbeitssituation Ressourcen,
geklärt sein.
wo sind Belastungen?
2. Wie hoch ist der Veränderungsbedarf in der
Das bedeutet: Neben der grundsätzlichen Willens-
Arbeitssituation?
erklärung von Seiten der Geschäftsführung ist es
3. In welchen Bereichen sollen Veränderungen
wichtig, den gesamten Prozess zu beschreiben, z. B.
stattfinden?
wer bekommt die Ergebnisse, wie werden diese kom-
muniziert, wer übernimmt die Ableitung und Ab-
arbeitung von Maßnahmen. Auch die Frage, ob dafür
ausreichende zeitliche und auch finanziellen Res-
sourcen zur Verfügung stehen ist bedeutsam. Ist dies
nicht der Fall, resultieren also keine Maßnahmen aus
der ASA, wird das die Beteiligten eher demotivieren.
Diese Broschüre soll Sie unterstützen, die Methode
der ASA in Ihrem Unternehmen anzuwenden.
Die Arbeitssituationsanalyse Arbeit gesund gestalten – Mitarbeiter und Führungskräfte einbinden 5
6
Wann ist eine ASA A2
für unseren Betrieb geeignet?
Neun Gründe, die für eine ASA in Ihrem
Unternehmen sprechen
1 Wenn die Geschäftsführung Ihnen 5 Wenn es Ressourcen gibt die Ergebnisse
den Auftrag erteilt hat, eine Mitarbeiter- der ASA umzusetzen.
befragung durchzuführen.
6 Um allgemein Verbesserungen im Unter-
2 Wenn Sie Stärken und Belastungen der nehmen zu erzielen.
individuellen Arbeitssituationen analysieren
möchten. 7 Zur Analyse im Rahmen eines Betrieblichen
Gesundheitsmanagements.
3 Wenn die Arbeitssituationen sicherer und
gesundheitsförderlicher werden sollen. 8 Wenn Sie Ihre Mitarbeiter aktiv an Ver-
änderungsprozessen beteiligen möchten
4 Wenn Ihnen der Krankenstand und die (Partizipation).
Unfallzahlen im Betrieb nicht egal sind.
9 Wenn Sie ein vertiefendes Verfahren zur
Durchführung der Gefährdungsbeurteilung
psychischer Belastungen suchen.
Die Arbeitssituationsanalyse Arbeit gesund gestalten – Mitarbeiter und Führungskräfte einbinden 7
Die Phasen 1–3
❗
Eine ASA – mehrere ASAs?
In der Regel werden im Betrieb mehrere ASAs
durchgeführt und zusammen ausgewertet,
um alle Arbeitsbereiche repräsentativ abzubilden.
Um den Lesefluss nicht zu beeinträchtigen,
ist im Folgenden aber immer nur von »der ASA«
die Rede.
Auch der »Arbeitsschutzausschuss«, den meisten
sicherlich bekannt, wird mit »ASA« abgekürzt.
Der ist hier aber (natürlich) nicht gemeint.
8Die drei Phasen der Durchführung A3
einer Arbeitssituationsanalyse
Eine ASA besteht aus drei aufeinander folgenden Phasen.
So hat sie die größten Erfolgsaussichten.
Phase 1 Phase 2 Phase 3
Vor der ASA Während der ASA Nach der ASA
Vorbereitung Durchführung Maßnahmenableitung
und Evalution
Laufende Infor- ✔ Auftrag der Geschäfts- ✔ Die ASA Schritt für Schritt ✔ Einen Ergebnisworkshop
mationen an leitung einholen durchführen mit der Führungsebene
Mitarbeiter und durchführen
Führungskräfte ✔ Strukturen und Verantwort-
während der drei lichkeiten bestimmen ✔ Maßnahmen ableiten und
Phasen einen Maßnahmenplan
✔ Die Ziele und das Vorgehen erstellen
klären. Dies ist der Rah-
men, in welchem die ASA ✔ Erste Maßnahmen zeitnah
durchgeführt wird. umsetzen
✔ Kapazitäten und ✔ Allen im Betrieb die Er-
Ressourcen bereitstellen gebnisse und Maßnahmen
kommunizieren
✔ Zwei Moderatoren für den
Prozess bestimmen ✔ Regelmäßiges Controlling
des Maßnahmenplans
✔ Erfolgskontrolle ca. alle 1
bis 1,5 Jahre
Die Arbeitssituationsanalyse Arbeit gesund gestalten – Mitarbeiter und Führungskräfte einbinden 9Die Phase 1
❗
Der Steuerkreis
Der Steuerkreis überwacht das Vorgehen bei der
ASA und sorgt für einen reibungslosen und
nachhaltigen Ablauf. Im Steuerkreis sollten alle
wichtigen Akteure vertreten sein, z. B. Vertreter
der Geschäftsleitung, der Personalabteilung,
des Betriebsrates, die Fachkraft für Arbeitssicher-
heit, der Betriebsarzt sowie Vertreter aller
Bereiche.
10Was Sie vor dem Start A 3.1
der Arbeitssituationsanalyse
beachten müssen
Die erste Phase erfordert folgende konkrete Aktionen
und Absprachen:
1 Auftrag einholen 2 Planen 3 Einladen
✔ Geschäftsleitung erteilt ✔ Steuerkreis bilden ✔ Alle Mitarbeiter des Be-
den Auftrag eine oder (Struktur und Verantwort- triebes über die Durch-
mehrere ASAs durchzu- lichkeiten bestimmen). führung von ASAs infor-
führen. mieren, auch über den
✔ Sicherstellen, dass alle Zweck und den Rahmen,
✔ Geschäftsleitung wird über wichtigen Akteure im (z. B. im Rahmen des
das Vorgehen informiert. Steuerkreis vertreten sind. Betrieblichen Gesundheits-
managements).
✔ Es gibt einen Kümmerer. ✔ Ziele und Vorgehen fest-
legen und Zeitplan erstel- ✔ Listen für die freiwillige
len: Was ist unsere Aus- Anmeldung in den ent-
gangssituation? Was ist sprechenden Bereichen
unser Ziel? aushängen.
✔ Wie hoch ist das Budget ✔ Teilnehmer festlegen
für Maßnahmen? und einladen.
✔ Führungskräfte aller
Ebenen frühzeitig infor-
mieren und einbinden.
Die Arbeitssituationsanalyse Arbeit gesund gestalten – Mitarbeiter und Führungskräfte einbinden 11Die Phase 2 12
Die Durchführung A 3.2
der Arbeitssituationsanalyse
Der Ablauf
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie eine ASA
durchführen können. Die einzelnen Bausteine führen Sie
Schritt für Schritt durch die Methode.
Details (Ablaufplan, Materialien etc) zu den einzelnen Dieser beispielhafte ASA-Ablauf
Bausteinen finden Sie im Abschnitt B dieses Heftes ist für 2 Stunden konzipiert
ca. 10 min ca. 10 min ca. 5 min
Vorbereitung Einen gelungenen Stärken und Ressourcen Veränderungsbedarf in der
Einstieg finden der Arbeitssituation erfassen Arbeitssituation einschätzen
✔ Dauer und Zeitrahmen ✔ Die Moderatoren stellen Die Moderatoren stellen Ziel der ASA ist es, Verände-
der ASA festlegen sich vor und heißen die folgende Fragen: rungsbedarfe in der Arbeits-
Teilnehmer willkommen. situation einzuschätzen.
✔ Teilnehmerinnen ✔ Was gefällt Ihnen an
und Teilnehmer einladen ✔ Die Moderatoren stellen Ihrer Arbeit? Die Moderatoren fordern die
den Ablauf und das Ziel Teilnehmer daher auf, ihren
✔ Zwei Moderatoren der ASA vor. ✔ Was läuft gut? generellen Veränderungsbe-
für die ASA benennen darf mit Klebepunkten sicht-
✔ Die Teilnehmer stellen ✔ Wo liegen die Stärken bar zu machen.
✔ Ein Raum buchen und sich der Gruppe vor. des Unternehmens?
mit erforderlichen Arbeits- Sie fragen:
materialien ausstatten ✔ Die Moderatoren stellen ✔ Welche Ressourcen ✔ Wie wichtig ist eine Ver-
den Teilnehmern die gibt es? änderung Ihrer Arbeits-
Regeln der Zusammen- situation?
arbeit vor. Die Moderatoren schreiben • sehr wichtig
die Beiträge auf Zuruf auf ein • teilweise wichtig
Flipchart. • weniger wichtig
Jeder Teilnehmer klebt seinen
Klebepunkt hinter die Katego-
rie, die für ihn am zutreffends-
ten ist.
Danach beschreiben die Mo-
deratoren das Ergebnis und
leiten zum nächsten Baustein
über.
Flip 1 – 3 Flip 4 Flip 5
Klebepunkte
Die Arbeitssituationsanalyse Arbeit gesund gestalten – Mitarbeiter und Führungskräfte einbinden 13ca. 10 min ca. 5 min ca. 70 min
Veränderungsbereiche Veränderungsbereiche Problemfelder konkretisieren
werden vorgestellt identifizieren und priorisieren und Lösungen erarbeiten
Die Moderatoren stellen die Jeder Teilnehmer bekommt Da nicht alle Bereiche auf ein- Die Teilnehmer geben ihre
fünf Bereiche der Arbeits- drei Klebepunkte und markiert mal bearbeitet werden kön- Beiträge in die Runde
situation, in denen Verände- damit die Bereiche, in denen nen, wird der am stärksten
rungen stattfinden können, eine Veränderung der Arbeits- gewichtete Veränderungsbe- Diese Lösungen werden auf
jeweils mit Beispielen vor: situation am wichtigsten ist. reich zuerst bearbeitet. grünen Karten festgehalten.
Möglicherweise gibt es nicht
✔ Arbeitstätigkeit Die Punkte werden ausgezählt Die Teilnehmer werden aufge- sofort eine Lösungsidee.
und die Themen in eine ent- fordert, konkrete Probleme in
✔ Arbeitsumgebung sprechende Rangreihe ge- den Bereichen zu benennen. Danach wird der nächste Ver-
bracht. Diese Problemfelder werden änderungsbereich bearbeitet,
✔ Arbeitsorganisation von den Moderatoren auf rosa wenn noch Zeit ist.
Karten geschrieben.
✔ Gruppen-/Betriebsklima Eine vollständige Abarbeitung
Die Moderatoren fragen: aller Themen ist meist nicht
✔ Vorgesetztenverhalten ✔ Welche Probleme gibt es möglich und auch nicht nötig.
konkret in diesem Bereich?
Woran haben Sie gedacht? Wichtiger ist die möglichst
konkrete Bearbeitung der
Die Teilnehmer geben ihre wichtigsten Themen.
Beiträge in die Runde
Die Moderatoren fragen auch
direkt nach Lösungen:
✔ Wie könnte das Problem
gelöst werden? Haben Sie
Ideen, wie es besser laufen
könnte?“
Pinnwand 1 Flip 6 Pinnwand 2
3 Klebepunkte/ Teilnehmer Karten, z. B. rosa Karten
für Probleme, grüne Karten
für Lösungen
14Ende
ca. 5 min ca. 5 min
Ergebnisse zusammenfassen Einen gelungenen Nachbereitung:
und freigeben Abschluss finden Einen Ergebnisbericht
schreiben
Die Moderatoren fassen die ✔ Die Moderatoren bedanken ✔ Die Ergebnisse in einem
Ergebnisse zusammen und sich bei den Teilnehmern Bericht dokumentieren.
lassen die Weitergabe an die für die Mitarbeit.
Führungsebene von den Teil- ✔ Ein Fotoprotokoll über die
nehmenden absegnen. Dazu ✔ Die Teilnehmer können Ergebnisse erstellen und
fragen sie: ein Blitzlicht zur ASA dem Ergebnisbericht
✔ Können die Ergebnisse geben, z.B. zu »Was nehme anfügen. Dazu Metaplan-
so an die Führungsebene ich heute mit?« wände und Flipcharts
weitergegeben werden?“ mit den Ergebnissen foto-
✔ Die Moderatoren geben grafieren.
Seitens der Teilnehmer könn- den Teilnehmern einen
ten Hemmungen bestehen, kurzen Ausblick auf den ✔ Die Ergebnisse an die
Ergebnisse weiterzugeben weiteren Prozess, z.B. so: Führungsebene kommu-
(z.B. Angst, dass Rück- Wir werden nun die Ergeb- nizieren
schlüsse auf die eigene Per- nisse aufbereiten und an → siehe Kapitel 6
son möglich sind). Die die Führungsebene weiter-
Moderatoren fragen zusätz- geben. Diese wird anhand
lich: der Lösungsvorschläge
✔ Gibt es etwas, das nicht Maßnahmen ableiten und
weitergegeben werden umsetzen. Dies wird im
soll? Zeitraum XY stattfinden.
✔ Die Moderatoren verab-
schieden sich von den Teil-
nehmern.
Kamera
Die Arbeitssituationsanalyse Arbeit gesund gestalten – Mitarbeiter und Führungskräfte einbinden 15Die Phase 3
❗
Inhalte des Ergebnisworkshops
✔ Präsentieren der Ergebnisse vor dem Steuer-
kreis und der Führungsebene
✔ Diskutieren der Ergebnisse
✔ Beschließen von Sofortmaßnahmen
✔ Dokumentieren der Maßnahmen in einem
Maßnahmenplan
✔ Die nächsten zu bearbeitenden Themen
festlegen und mit Verantwortlichkeiten und
Terminen belegen
✔ Rückmeldung an die Mitarbeiter und die
Führungskräfte planen
✔ Internes und externes Projektmarketing
festlegen
✔ Weiteres Vorgehen festlegen
16Von der ASA zu den Ergebnissen A 3.3
Den richtigen Abschluss sicherstellen
Die letzte Phase bereitet die Umsetzung der Maßnahmen
entscheidend vor. Der Ergebnisbericht dient der Führungsebene
zur Ableitung und Umsetzung von konkreten Veränderungs-
maßnahmen.
Zügig umgesetzte Sofortmaßnahmen zeigen das Engagement
der Geschäftsleitung für die Mitarbeiter
Gut dokumentiert Ein Ergebnisworkshop Erste Maßnahmen Einen Maßnahmenplan
klärt Maßnahmen zeitnah umsetzen erstellen
Nach der ASA dokumentieren Die Präsentation dieser Er- Mehrere Sofortmaßnahmen, Dieser beinhaltet eine kon-
die Moderatoren die Ergeb- gebnisse sollte in einem also Maßnahmen, die schnell krete Beschreibung der einzel-
nisse in einem Ergebnisbe- Ergebnisworkshop für die Pro- umsetzbar sind und unmittel- nen Maßnahmen sowie die
richt, z. B. in einem Fotoproto- jektgruppe, die Führungs- bar bemerkt werden, sollten Information darüber, wer bis
koll. Eine Vorlage für ein sol- ebene und den Betriebsrat gleich identifiziert werden und wann die einzelnen Arbeits-
ches Protokoll finden Sie im erfolgen. Die Lösungsvor- deren Umsetzung zeitnah er- schritte erledigt.
Anhang B des Heftes. schläge, die von den Mit- folgen.
arbeitern erarbeitet wurden,
Wenn mehrere ASAs durch- werden hier vorgestellt, Sie dienen nicht nur der Ver-
geführt wurden, empfiehlt diskutiert und, wo möglich, besserung der Arbeitssitua-
sich eine zusammenfassende Maßnahmen abgeleitet. tion sondern auch dem
Darstellung. Aus dem Proto- Projektmarketing. Die Mitar-
koll sollte hervorgehen, wer, beiter und Führungskräfte
warum, wann befragt worden sollen spüren, dass die Ana-
ist, geordnet nach Bereichen, lyse Früchte trägt und die Ge-
zusammengefasst zu Themen- schäftsleitung ernsthaft an
blöcken. der Verbesserung der Arbeits-
situation interessiert ist.
❗
Eine Dateivorlage zum
Protokoll finden Sie auf dem
Beispiele für die Ableitung
Datenstick.
von Maßnahmen
Erkanntes Lösungsvorschlag
Problemfeld
in der ASA
Beispiel 1 Die Kleidung der Anschaffung von
Logistik ist nicht funktionalen, warmen
wintertauglich Winterjacken als
Sofortmaßnahme
Beispiel 2 Automatisch geregel- Einbau eine Schalters
te Beleuchtung in der zur manuellen Beleuch-
Lagerhalle führt zu un- tungsregelung
zureichender Lichtver-
sorgung
Die Arbeitssituationsanalyse Arbeit gesund gestalten – Mitarbeiter und Führungskräfte einbinden 1718
Die fünf Erfolgsfaktoren für eine A4
gelungene ASA
Es gibt bestimmte Rahmenbedingungen, die für einen Erfolg
dieser Methode unabdingbar sind. Auf diese Erfolgsfaktoren
sollten Sie ein besonderes Augenmerk legen.
1. 2.
Erfolgsfaktor Auftragsklärung Erfolgsfaktor Moderation
Vor der Durchführung der Arbeitssituationsanalyse Eine ASA sollte von zwei erfahrenen Personen mo-
muss ein klar formulierter Auftrag der Geschäftslei- deriert werden, die die Methode gut kennen,
tung eingeholt werden, denn damit ist auch die kon- den Teilnehmern gegenüber neutral sind und auch
krete Zielstellung verbunden. so wahrgenommen werden. Sie sorgen für die
inhaltliche Struktur, schreiben mit und schaffen die
Wozu soll die Arbeitssituationsanalyse durchgeführt
Rahmenbedingungen für eine offene Diskussion.
werden? Welche Probleme will man damit lösen?
Welche Ziele verwirklichen? Wann wäre die Durchfüh- Die Moderatoren informieren zum Einstieg über den
rung der ASA aus Sicht der Geschäftsführung erfolg- betrieblichen Hintergrund der Veranstaltung. Wenn
reich? Solche Fragen sollen im Vorfeld beantwortet es zu einem späteren Zeitpunkt einen Ergebniswork-
werden. Auf dieser Basis kann eine Geschäftsfüh- shop gibt, sollte dieser am besten vom gleichen
rung den verbindlichen Auftrag zur Durchführung er- Team moderiert werden.
teilen. Ohne eine solche Auftragsklärung entsteht
Wichtig für den Erfolg der Moderation ist die Qualifi-
leicht eine Situation der Unverbindlichkeit, welche
kation zur Methode der ASA, aber auch inwieweit die
diejenigen verärgert, die sich engagieren und erfolg-
Moderatoren von den Teilnehmern als neutral wahr-
reiche Maßnahmen zumindest erschwert, wenn nicht
genommen werden. Interne Moderatoren wissen
gar verhindert
mehr über die betrieblichen Abläufe und Hinter-
gründe, haben aber meist mehr Schwierigkeiten die
Neutralität zu wahren. Wichtig ist, dass die Teilneh-
mer in der ASA die Moderatoren als vertrauenswürdig
und neutral wahrnehmen. Externe Moderatoren
haben es hier unter Umständen etwas leichter. Die
BGN bietet die Schulung von betriebsinternen Mode-
ratoren für die Durchführung der ASA an.
Die Arbeitssituationsanalyse Arbeit gesund gestalten – Mitarbeiter und Führungskräfte einbinden 19❗
BGN-Qualifizierungsangebote
3. Wir unterstützen Sie mit folgenden Qualifizie-
rungsangeboten zu diesem Themenfeld:
Erfolgsfaktor Informationsmanagement
✔ Fachseminar Psychische Gefährdungs-
Die begleitende Information über Aktivitäten, Ziele, beurteilung
Ergebnisse und Maßnahmen ist zentral. Zielgruppen ✔ Multiplikatorenschulung ASA
sind sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte, ✔ Beratung zur Gefährdungsbeurteilung
die vor Durchführung der ASAs über deren Sinn und psychischer Belastung
Zweck informiert werden müssen. Nach der Durch- ✔ Praxiswissen psychische Gefährdungs-
führung wird möglichst schnell über die Ergebnisse beurteilung – Psychische Belastungen erken-
und abgeleiteten Maßnahmen kommuniziert, sowie nen und bearbeiten: Seminar für Kleinbetriebe
darüber, wie mit schwerer zu lösenden Problemfel-
dern umgegangen wird. Hier sind unterschiedliche – Infos erhalten Sie unter ausbildung@bgn.de
vom Steuerkreis festzulegende – Vorgehensweisen oder unter www.bgn.de
denkbar:
✔ Man kann alle Ergebnisse allen Mitarbeitern vor-
stellen, z.B. in einer Betriebsversammlung
✔ Man kann bereichsspezifische Präsentationen
durchführen, z.B. in Abteilungssitzungen
✔ Man kann Ergebnisse auch schriftlich kommuni-
zieren, z.B. über Aushänge oder Artikel in Mit-
arbeiterzeitschriften.
✔ Die Ergebnisse können auch als Anlage an den
Gehaltszettel gehängt werden
Hervorheben sollte man vor allem die im Ergebnis-
workshop bereits festgelegten und ggf. sogar schon
umgesetzten Sofortmaßnahmen.
20A4
4. 5.
Erfolgsfaktor Maßnahmenumsetzung Erfolgsfaktor Projektverantwortlicher
Nach der Arbeitssituationsanalyse müssen konkrete Vor, während und vor allem nach der Durchführung
Problemlösungen erarbeitet und in einem kontinuier- der ASA muss eine beauftragte Person das weitere
lichen Prozess umgesetzt werden. Auf diese Weise Vorgehen im Sinne eines kontinuierlichen Verbesse-
setzen sie einen nachhaltigen Verbesserungsprozess rungsprozesses am Laufen halten. Diese Person
statt verpuffender Einzelaktionen in Gang. Ihre Mitar- sollte die Fäden in der Hand halten, Termine überwa-
beiter glauben spätestens jetzt, dass Sie es ernst chen, neue Sitzungen einberufen und abteilungs-
meinen! übergreifend kommunizieren, sprich, der Kümmerer
für die weiteren Prozessschritte sein.
Der gesamte Prozessablauf
einer ASA
Die Phase 1 Die Phase 2 Die Phase 3
Auftrag – Struktur – Ziel Durchführung der ASA Ergebnisworkshop
mit Maßnahmenfestlegung
↓ ↓
Einladung zur ASA Umsetzung der Maßnahmen
↓
Überprüfung der Maßnahmen
Die Arbeitssituationsanalyse Arbeit gesund gestalten – Mitarbeiter und Führungskräfte einbinden 21✎ 22
B
Material und Handlungshilfen
Material und Handlungshilfen
Vorlagen
VorlagenMaterial und Handlungshilfen B1
Damit Sie ihre ASA gut visualisieren und dokumentieren können,
benötigen Sie folgende Materialien.
✔ Namensschilder für Moderatoren
und Teilnehmer
✔ Flipchartständer
✔ Flipcharts
✔ Pinnwand
✔ Vorbereitetes Pinnwandpapier
✔ Pinnwandkarten in 2 Farben
✔ Pinnadeln
✔ Moderationsstifte
✔ Klebepunkte in zwei Farben
✔ Kamera
Die Arbeitssituationsanalyse Arbeit gesund gestalten – Mitarbeiter und Führungskräfte einbinden 23Ablaufplan einer ASA
Der hier gezeigte Ablaufplan zeigt Ihnen detailliert, wie Sie
vorgehen können und worauf Sie achten müssen.
Seite 1
- Den Rahmen
schaffen
- Einen gelungenen !"#$%&'#$()*+,-*#.%&/*0,-*!1"-,/22,/%$/,3(2$($#42-*$"5*
Einstieg finden !"#$%&"'(#'%)"#%(#*+",,"#$*#%-'&.$/+*".'#'%01/%23,+1&%#"'#$%2$3#"*44"*1+*".'4+'+,54#6%7#$%8,+'%0#"9*%-:'#';%*
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Seite 2
- Stärken und
Ressourcen
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Eine digitale Text-
vorlage zur indivi-
duellen Anpassung
für Ihre ASA finden
Sie auf dem beilie-
genden USB-Stick
Seite 3
- Veränderungs-
bereiche iden-
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Seite 4
- Einen Ergebnis-
bericht schreiben
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Die Arbeitssituationsanalyse Arbeit gesund gestalten – Mitarbeiter und Führungskräfte einbinden 25Pinnwand- und Flipchart-Vorlagen
Folgende Pinnwände und Flipcharts sollten Sie
vorbereitet haben.
Pinnwand 1
So sieht die vor-
bereitete Pinn-
!"#$%&"#'%()*"#"+,-".&"#./#*"+0))+0'10+2%.
wand 1 aus
3+0.4"+)5+"60-"3"%.
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Ergebnisbericht B4
Im Ergebnisbericht wird konkret beschrieben, welche Ergebnisse
erarbeitet wurden, und welche Maßnahmen angestoßen
werden sollen. Diese Vorlage hilft Ihnen, zügig die eigenen
Ergebnisse und Themen zusammenzufassen.
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BErgebnispräsentation
Hier finden Sie die Inhalte der ppt-Vorlage für Ihre
Ergebnispräsentation
Seiten 4 bis 6
Seiten 1 bis 3 ↓
Titelseite
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Seiten 7 bis 9 Seiten 10 bis 12
↓
↓
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Die Arbeitssituationsanalyse Arbeit gesund gestalten – Mitarbeiter und Führungskräfte einbinden 31✎ 32
Die ASA als Gefährdungsbeurteilung
C
Gefährdungsbeurteilung
Vorgehen
Die ASA alsHandlungsfeld Gefährdungsbeurteilung C1
psychischer Belastung:
so können Sie die ASA einsetzen
Die ASA kann auch als Methode der Gefährdungsbeurteilung
psychischer Belastung eingesetzt werden. Sie zählt zu den
sogenannten »vertiefenden Verfahren«.
Eine Methode mit Chancen
und Vorteilen
Die Analysetiefe der Gefährdungsbeurteilung kann
unterschiedlich sein. Im Rahmen einer umfassenden
Gefährdungsbeurteilung im Betrieb gibt es vielleicht
Hinweise auf das Vorliegen psychischer Gefährdun-
gen, deren Ausprägung Sie genauer analysieren
möchten. In einem solchen Fall eignet sich die ASA
hervorragend als vertiefendes Analyseinstrument.
Der Vorteil dieser Workshop-Methode ist, dass Sie
die Mitarbeiter bei der Ermittlung der Belastungsfak-
toren direkt beteiligen; so können Sie bei der Ent-
wicklung und Umsetzung von Maßnahmen auf deren
Ideen und Vorschläge zurückgreifen.
Bei der Auswahl von Maßnahmen sollten Sie techni-
schen und organisatorischen Maßnahmen den
Vorrang geben und sich nur in begründeten Fällen für
personenbezogene Maßnahmen entscheiden.
Im Folgenden fassen wir kurz zusammen, was Sie
dabei beachten sollten.
Die Arbeitssituationsanalyse Arbeit gesund gestalten – Mitarbeiter und Führungskräfte einbinden 33Die Vorbereitung ist
entscheidend
Bevor psychische Belastungen ermittelt und Maß-
nahmen entwickelt werden können, müssen einige
Dinge im Vorfeld geklärt und organisiert werden.
1. Festlegen einer Projektgruppe
Wer arbeitet mit?
Auch wenn Sie als Unternehmerin oder Unter-
nehmer für die Planung und Umsetzung der
Gefährdungsbeurteilung zuständig sind, sollten
Sie einzelne, oder in sehr kleinen Betrieben
sogar alle Mitarbeiter und Führungskräfte aus
den verschiedenen Arbeitsbereichen einbinden.
2. Erstellung eines Zeitplans
Was wird wann von wem gemacht?
Für die zielgerichtete Durchführung der Gefähr-
dungsbeurteilung ist ein Zeitplan hilfreich.
Darin sollte festgehalten werden, wann die psy-
chischen Belastungen ermittelt werden, wann
die Auswertungen und Umsetzungen stattfinden
und wer welche Aufgaben dabei übernimmt.
3. Qualifizierungsbedarf festlegen
Was sind psychische Belastungen
und wer muss wissen,
was es damit auf sich hat?
Für eine erfolgreiche Gefährdungsbeurteilung
muss für alle Beteiligten geklärt werden, was
psychische Belastungen sind, welche unter-
schiedlichen Belastungen es gibt und welche
betriebsspezifischen Belastungen vorliegen
könnten.
34C1
❗
So sollten Sie bei der Gefährdungs-
beurteilung psychischer Belastungen
vorgehen
Wenn das Vorgehen geplant ist und die nötigen
Voraussetzungen zur Durchführung einer
Gefährdungsbeurteilung geschaffen wurden,
müssen Sie in sieben Schritten vorgehen:
Diese Gefährdungsfaktoren
müssen Sie bei der Gefährdungs- 1. Festlegen von Arbeitsbereichen/
beurteilung psychischer Tätigkeiten und deren Reihenfolge
Belastungen berücksichtigen
2. Ermittlung der psychischen
Bei der Gefährdungsbeurteilung liegt der Fokus auf Belastung der Arbeit
den arbeitsbedingten Belastungen. Sie schauen
3. Beurteilung der psychischen
sich also an, ob die Arbeitsbedingungen im Betrieb Belastung der Arbeit
kurz- oder langfristig negative Folgen für die Ge-
sundheit haben könnten. Um bei der Ermittlung der 4. Entwicklung und Umsetzung
psychischen Belastungen alle relevanten Gefähr- von Maßnahmen
dungsfaktoren zu berücksichtigen, müssen Sie die
folgenden fünf Bereiche abdecken: 5. Wirksamkeitskontrolle
Arbeitsinhalt/Arbeitsaufgabe 6. Aktualisierung und Fortschreibung
Sind die Mitarbeiter für ihre jeweilige Tätigkeit
7. Dokumentation
ausreichend qualifiziert, erleben sie emotional
belastende Situationen (z.B. aggressive Kun-
den), haben sie die Möglichkeit ihre Aufgaben
abwechselnd zu gestalten?
Arbeitsorganisation
Gibt es belastende Regelungen bzgl. der Arbeits-
zeit (Schichtarbeit, Stoßzeiten etc.), gibt es
Schwierigkeiten im Arbeitsablauf (Unterbrechun-
gen, hohe Arbeitsintensität etc.)?
Soziale Beziehungen
Gibt es Konflikte mit Kollegen oder Vorgesetzten?
Arbeitsumgebung
Sind die benötigten Arbeitsmittel vorhanden,
gibt es physikalische oder chemische Faktoren,
die zu sich negativ auf die Mitarbeiter auswirken
könnten (z. B. Lärm, Gerüche, Hitze/Kälte)?
Neue Arbeitsformen
Müssen Sie große Strecken zwischen Wohn- und
Arbeitsort zurücklegen? Haben Sie einen prekären
Arbeitsplatz?
Die Arbeitssituationsanalyse Arbeit gesund gestalten – Mitarbeiter und Führungskräfte einbinden 3536
C1
❗
Die Gefährdungsbeurteilung im Betrieb,
eine vorgeschriebene Pflicht
Die Durchführung der Gefährdungsbeurteilung Alle Inhaber von Betrieben sind gesetzlich außer-
ist eine gesetzliche Pflicht, basierend auf dem Ar- dem zu einer Dokumentation der Gefährdungs-
beitsschutzgesetz § 38ff. Auch wenn dieses keine beurteilung verpflichtet und müssen diese auf
detaillierten Vorschriften zum Vorgehen enthält, Nachfrage den Aufsichtsbehörden vorweisen kön-
sind doch einige allgemeine Schutzziele formuliert, nen. Diese muss nicht in einer bestimmten Form
an denen sich der Arbeitgeber orientieren muss. vorliegen, es kann sich also um Unterlagen in
Die Arbeit soll so gestaltet sein, dass eine Gefähr- Papierform oder in Form elektronisch gespeicherter
dung für Leben und Gesundheit möglichst vermie- Dateien handeln.
den und die verbleibende Gefährdung möglichst
gering gehalten wird. Seit 2013 werden explizit Die Aufsichtsbehörden prüfen die Angemessenheit
auch die psychischen Belastungen als eine solche der Gefährdungsbeurteilung. Dabei prüfen sie unter
Gefährdung aufgeführt. anderem, ob die Gefährdungsbeurteilung ange-
messen dokumentiert wurde.
Als Unternehmer müssen Sie sich daher anschau-
en, welche potenziellen Gefährdungen in Ihrem Die Dokumentation sollte die Beurteilung der
Betrieb vorhanden sind, um Unfällen und arbeits- Gefährdungen, die Festlegung konkreter Arbeits-
bedingten Erkrankungen vorzubeugen. Für die schutzmaßnahmen einschließlich Terminen
Planung und Umsetzung der Gefährdungsbeurtei- und Verantwortlichen, die Durchführung und Über-
lung ist immer der Arbeitgeber verantwortlich. prüfung der Wirksamkeit der Maßnahmen und
das Datum der Erstellung enthalten.
Neben der Ermittlung der Gefährdungen im Betrieb
sind Unternehmer außerdem dazu verpflichtet, Außerdem wird überprüft, ob die wesentlichen
im Betrieb geeignete Maßnahmen zu ergreifen und Arbeitsplätze und Tätigkeiten beurteilt wurden
im Hinblick auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen. und auch die besonderen Personengruppen (z. B.
Das Beurteilungsergebnis müssen Sie auch bei der Mütter, Jugendliche) berücksichtigt wurden.
Unterweisung der Mitarbeiter berücksichtigen. Sie sollten nachweisen können, dass Sie alle rele-
Die Gefährdungsbeurteilung muss immer dann ak- vanten Gefährdungen des Arbeitsplatzes und der
tualisiert werden, wenn am Arbeitsplatz, in der Tätigkeit ermittelt haben.
Arbeitsorganisation oder in den Umgebungsbedin-
gungen, und grundsätzlich in regelmäßigen Ab- Mit der einmaligen Erhebung der Gefährdungen
ständen. ist es nicht getan. Die Gefährdungsbeurteilung
muss in regelmäßigen Abständen wiederholt wer-
den. Außerdem sind Veränderungen am Arbeits-
platz, in der Arbeitsorganisation und/oder den
Umgebungsbedingungen zwingende Anlässe, die
Gefährdungen erneut zu erheben
Die Arbeitssituationsanalyse Arbeit gesund gestalten – Mitarbeiter und Führungskräfte einbinden 37✎ 38
Vorlagen
D
Analog und digital
VorlagenDigitale Vorlagen D
Damit Sie die Arbeitssituationsanalyse in Ihrem Betrieb gut
umsetzen können, stellen wir Ihnen neben den
Print-Inhalten in diesem Praxisordner weitere Inhalte in digitaler
Form zur Verfügung. Diese sind auf dem eingehefteten
USB-Stick zu finden.
Die Animationsfilme Die Workshop-Vorlagen
In zwei kurzen Animationsfilmen wird Ihnen die Auch finden Sie alle Vorlagen auf dem Stick, die Sie
Methode der Arbeitssituationsanalyse in wenigen benötigen, um die Workshops durchzuführen und
Minuten erklärt: nachzubereiten:
• Im ersten Film geht es um die Perspektive des • Den Ablaufplan als Vorlage (pdf)
Unternehmers: Warum lohnt sich diese Methode
im Betrieb? Was muss die Unternehmensleitung • Pinnwand- und Flipchartvorlagen
beachten?
• Einen Ergebnisbericht und eine ppt-Vorlage,
die Sie nur noch mit Ihren Inhalten ergänzen und
anpassen müssen.
Szene aus Film 1
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der
Durchführung in Ihrem Betrieb!
• Im zweiten Film wird die konkrete Vorgehensweise
eines ASA-Workshops Schritt für Schritt erklärt –
ganz praktisch.
Szene aus Film 2
Die Arbeitssituationsanalyse Arbeit gesund gestalten – Mitarbeiter und Führungskräfte einbinden 39✎ 40
Impressum Herausgeber Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe Dynamostraße 7-11 68165 Mannheim www.bgn.de Konzeption Inga Bacher, Martina Köster, Andrea Weimar, BGN Design ChristianLutsch public-c.de, Karlsruhe Illustrationen Dieter Hermenau plonsker media gmbh, Landau in der Pfalz
Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe Dynamostraße 7-11 68165 Mannheim info@bgn.de
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