DMR Förderprojekt egov multidigital - www.aachen.de Digitale Konferenz Digitale Services Nov 2020
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DMR Förderprojekt egov multidigital Digitale Konferenz Digitale Services Nov 2020 www.aachen.de
Inhalt
Ziele
Vorstellung der Teilprojekte
Aktueller Status
Herausforderungen
Projektergebnisse / Blaupausen
Ziele
global
Ausbau
Mitarbeiterportal
Prozesse optimieren (Dashboard)
(Formulare/Workflows/
Serviceportal)
Effizienzsteigerung
Standardisierung
Sichere
Steigerung Bürger- und
Wirkung
Dokumentenablage an
zentraler Stelle
(DMS/Fachverf.) Mitarbeiterservice
Zukunftsfähige Arbeitsweise
Moderner Arbeitgeber
Schaffung Grundlage für medienbruchfreie Prozesse
Ziele konkret Umfassende Digitalisierung zweier Fachbereiche: FB 11 – Personal und Organisation: Durch die Realisierung einer digitalen Postzustellung in Verbindung mit einem allgemeinen Dokumentenmanagementsystem sowie einem workflow-basierten Personalratsmanagement können im Bereich der Personalverwaltung ein Großteil der Arbeitsprozesse auf eine digitale Aktenführung umgestellt werden. Darüber hinaus soll durch den weiteren Ausbau des SAP HCM Prozesses im Mitarbeiterportal als auch die Realisierung einer möglichst medienbruchfreien Vorgangsbearbeitung über die einzelnen Verfahren hinaus der gesamte Fachbereich papierarm arbeiten. FB 36 – Umwelt: Durch die Realisierung einer digitalen Postzustellung in Verbindung mit einem allgemeinen Dokumentenmanagementsystem soll hier der Grundstein für eine weiterführende Digitalisierung gelegt werden. Die digitale Vorgangsbearbeitung soll auch hier realisiert werden. Schnittstellen zu den vorhandenen Fachverfahren sowie die Implementierung von Onlineprozessen bzw. eines digitalen Antragswesens sind zu prüfen.
Vorstellung der Teilprojekte Bestandteil des Multiprojektes „Digitalisierung FB 11 und FB 36“
Vorstellung Big Picture
Vorstellung
Big Picture DMS
Bürgerportal ePostweg ePost und eRechnung ePosteingang
eRechnungsweg Input
Schnittstellen
Finanzverfahren Mitarbeiter-Portal
„Du hast Post“
Postkorb
ePostweg
Archiv-Schnittstelle
Output-
Management
DMS (nScale eGov) Fachverfahren
eAkte
LangzeitarchivVorstellung
DMS Vorgehenskonzept
Fachverfahren/
E-Akten
Fachverfahren/
Fachverfahren/
E-Akten
E-AktenFachverfahren/
E-Akten SAP HCM
eSignatur
Prozess Prozess Prozess
FB 11 FB 36 Dez V FB xy
Stufenweiser Aufbau
Fachbezogene Ausprägungen
(Einzelprojekte)
Rahmenrichtlinien/Konzepte
Basis DMS
3-System-Landschaft
nscale egoveAktueller Status:
E-Posteingang Aufbau der zentralen Postlogistik ist abgeschlossen
Nscale egove: Basissystem inkl. Schnittstellen wie E-Rechnung und Mitarbeiterportal ist definiert und im Test; Aufbau
DMS Piloten 3-System-Landschaft; Pflichtenhefte zur Definition fachspezifischer Anforderungen / Analyse Fachaufgaben / Postlauf
sind in Arbeit Geplantes Projektende: 1. Quartal 2021
Systemauswahl Allris; aktuell: Erarbeitung Pflichtenheft
E-PRmanagement Geplantes Projektende: 3. Quartal 2021
Anforderungen sind definiert; Pflichtenheft ist in Arbeit;
SAP Orgmanag. 9 Arbeitspakete: Schwerpunkte: Prozesse Stellenplanakte / Arbeitsplatzbeschreibungen
Geplantes Projektende: Ende 2. Quartal 2021
Systemauswahl: xft Document Composer; Pflichtenheft ist in Arbeit, zunächst keine Prozesse
SAP Officeintegration Geplantes Projektende: 1. Quartal 2021
Abschluss Gesamtvorhaben: 3. Quartal 2021Herausforderungen
Abhängigkeiten zwischen den Teilprojekten
Aktenplan vor DMS-Projekt
E-Post/DMS
SAP OM/DMS
E-PR-Management/Office Integration
Ressourcen
Parallele Projekte im Fachbereich Personal und Organisation
Projektarbeit neben Tagesgeschäft
Parallel zur technischen Umsetzung erhebliche organisatorische Änderungen (GPO) erforderlich
Überforderung Organisation und Mitarbeitende
Hemmnis für technische Umsetzung
Rechtliche Hemmnisse
CoronaÜbergreifende Regelungen/Blaupausen
• E-Posteingang:
› Handlungsempfehlung
› Anforderungsprofil / Pflichtenheft
› Verfahrensanweisung Postlogistik
› Negativliste Posteingang
› Strategiepapier: rechtskonformes Digitalisieren: „Der Weg der Stadt Aachen“
• DMS:
› Aktenplan Basis KGST Produktaktenplan (in Arbeit)
›
›
Aufbau und Betriebskonzept „DMS Dienst“
Konzept: Akten- und Vorgangsbildung
Handbuch
›
›
Fragenkatalog Fachaufgaben
Allg. DMS Berechtigungskonzept
E-Akten
›
›
Matrix Schutzbedarfsanalyse
DMS Rollout-Plan (in Arbeit)
Stadt Aachen
› Key-User Konzept (in Arbeit)
BMI Organisationskonzept
› Anforderungsprofil/Konzept Bestandsaktendigitalisierung (in Arbeit)
E-Personalratsmanagement
› Anforderungsprofil/Soll-Prozess
SAP Officeintegration
› Anforderungsprofil/Pflichtenheft (in Arbeit)
SAP Organisationsmanagement
› Anforderungsprofil/Pflichtenheft (in Arbeit)
• Schriftformerfordernis:
› möglichst Verzicht , Lösung für Ersatz q.e.S: Lösung in Prüfung (POC) (in Arbeit)
› Risikoanalyse/Experimentierklausel (in Arbeit)Ansprechpartner:
Norbert Dödtmann
Leitung Informations- und Kommunikationsmanagement
0241/432-11400
norbert.doedtmann@mail.aachen.de
Susanne Pauqué
Projektmanagerin
0241/432-11443
susanne.pauque@mail.aachen.deVielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
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