Docusuite follow your workflow
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docusuite follow your workflow
Einleitung Ein Druckzentrum zukunftsfähig gestalten. Heutzutage müssen sich Druckzentren täglich neuen Herausforderungen stellen. Variierende Outputmengen bei sehr kurzen Produktionszeiträumen gehören zum Tagesgeschäft. Der Wett- bewerb ist präsent, SLA‘s müssen eingehalten werden; Ausfälle von Technik und Personal sind weitere Unwägbarkeiten mit denen ein Unternehmen umzugehen hat. Wechselnde Produktions- bedingungen und schwankende Auftragslagen sind ebenfalls Anforderungen, denen Unterneh- men immer häufiger gerecht werden müssen. Ein heterogener Maschinenpark und eine dezentrale Übersicht über aktuelle Prozesse tragen nicht zu einer Verbesserung des Workflows bei. Verschärfte Datenschutzbestimmungen machen die Produktion und den Versand von sensiblen Daten zu einem Null-Toleranz-Thema – hier muss alles stimmen. Wer hier noch keine gesamtheitliche Datenzentrale besitzt und außerdem noch mit Insellösun- gen im Maschinenpark arbeitet, fährt mit angezogener Handbremse und verliert den Kontakt zur Spitze. Wie ist also diese Summe an Gegebenheiten, Herausforderungen und dynamischen Faktoren zu bewältigen? – Was also gilt es zu tun? Als Lösungsanbieter für Druckzentren erleben wir diese Situationen immer wieder und haben mit docusuite ein Produkt geschaffen, dass diese Herausforderungen in der gesamten Band- breite beherrscht und sich zukunftsfähig weiterentwickelt. Mit dem Bestreben die ERP Umgebung eines Unternehmens vollumfänglich mit der Produktion zu vernetzen ist es mit docusuite gelungen, ein Produktionssystem zu schaffen das schnell, leistungsfähig und reaktionsstark ein Druckzentrum zentral überwacht und begleitet. Durch eine gesamtheitliche Betrachtung der bestehenden Infrastruktur und die Einbindung aller zum Gesamtprozess beteiligten Komponenten werden wertvolle Informationen erhoben und an alle relevanten Ebenen weitergereicht. Die daraus resultierenden Benefits reichen von der Planung über die Produktion bis zur Auswer- tung, Rechnungsstellung und Prognose für den gesamten Betrieb. André Berger Geschäftsführer der edata Unternehmensgruppe 2
Dokumentation & Produktionserfassung
in Perfektion
Mit docusuite wurde eine branchenspezifische So werden auch Ihrem Druck- und Versandzentrum
Informations- und Managementsoftware entwickelt völlig neue Perspektiven eröffnet. Ob Sie Ihre Produk-
mit dem Ziel, Produktionsprozesse vollständig abzu- tion plattformunabhängig dokumentieren, Ihre Aus-
bilden, Betriebsdaten zu erfassen und damit die Mög- lastung optimieren oder Umstrukturierungen und
lichkeit zu schaffen, über ein komplexes Production- Migrationen planen sowie gezielt verfolgen möchten
Data-Warehouse das Druck- und Versandzentrum - docusuite ist dafür das ideale Tool.
qualitäts- und kostenoptimiert steuern zu können.
docusuite ist auf Echtzeiterfassung ausgelegt, beliebig
Das Produktionssystem docusuite ermöglicht es dem skalierbar und durch die generelle Herstellerunabhän-
Anwender alle im Produktionsumfeld anfallenden Auf- gigkeit optimal in vorhandene betriebliche Gegeben-
gaben zu begleiten und zu erfassen, um die Daten heiten implementierbar.
bedarfsgerecht zu Reporting- und Analysezwecken
aufzubereiten.
ERP System
Erfassen
Planen
Produktionsbegleitsystem Produktionsbegleitsystem
Produktion
Benötigen Sie eine Sendungsverfolgung inklusive Kameralesung sowie Closed-Loop-Reprintverfahren?
Verfügen Sie über mehrere Standorte, die zentral gesteuert werden sollen?
Das Produktangebot erstreckt sich von der Produktionsplanung über die Steuerung bis hin zur Analyse und Aus-
wertung aller relevanten Prozesse im Druckzentrum. Dabei können mehrere Datenaufbereitungssysteme gleich-
zeitig bedient und unterschiedliche Systeme zur Belieferung gleichzeitig angebunden werden. docusuite bietet
Ihnen somit eine Basis, die individuell auf Ihren Betrieb und Ihre Ziele zugeschnitten wird.
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Zukunftsfähig mit docusuite
docusuite - die Architektur/Module
docushape dokumentiert als Basismodul sämtli- docureport ist das Analyse- und Auswertungsmodul
che Produktionsparameter und -schritte Ihrer ein- mit dem die erfassten Produktionskennzahlen ständig
sowie ausgehenden Druck- und Versandaufträge. Es zentral verfüg- und verwertbar sind. Neben den zahl-
bildet damit den zentralen Dokumentationspool. reichen standardisierten Reports in docusuite bera-
ten wir Sie gerne über die individuellen Auswertungs-
docuworkx sammelt alle aktuell eingehenden Pro- möglichkeiten.
duktionsdaten und stellt sie den Prozessphasen Druck,
Kuvertierung, manuelle Verarbeitung, Konsolidierung docuxtrem bildet die interne und externe Steuerungs-
und Versand zur Verfügung. Dabei können in Zusam- einheit der Softwarelösung. Hier werden Systemkon-
menarbeit mit den Kunden individuelle Trackingpoints figurationen vorgenommen und entsprechende
abgestimmt und implementiert werden. Schnittstellen in Ihr bestehendes Produktionsumfeld
integriert (Benutzer / Berechtigungen / Schnittstellen
Die Anwender erhalten – anschaulich aufbereitet – / Konfiguration).
konkrete Informationen und Arbeitsanweisungen zu
jedem Produktionsauftrag, auch über mehrere Stand-
orte hinweg. Innovative Funktionen wie die Plausibi-
litätskontrollen erleichtern, optimieren und verkürzen
den Arbeitsprozess. Zudem wird hierdurch die Pro-
zessqualität und Datensicherheit signifikant erhöht.
CN51
Services Windows Web Mobile PC App
Anwendungsplattform
Datenbank
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Flexibel mit docusuite
Modular und funktional erweiterbar
In der Basisversion von docusuite sind bereits alle Add-on, wir garantieren, dass Innovationen umgesetzt
Stammdatenprogramme und Funktionen für eine und in das generelle Portfolio der docusuite Leistun-
effektive Produktionssteuerung enthalten. Im Zuge gen integriert werden.
der ständigen docusuite Weiterentwicklung werden
darüber hinaus viele der Basisfunktionen um kunden- Das docusuite Portfolio wächst also stetig und bietet
individuelle Funktionen und Anforderungen erweitert. eine breite Palette an zusätzlichen, praktischen Fea-
tures. So kann jeder Kunde individuell seinen docusu-
Neuentwicklungen werden von uns generalisiert ite Leistungsanspruch definieren, um die unterschied-
und ausgebaut. Ob im Kern (den Modulen) oder als lichen Erweiterungen zu nutzen.
Realisieren Sie mit uns folgende Funktionalitäten schnell, einfach und zielgerichtet auch für Ihr Druckzentrum:
Sendungsverfolgung mit Bilddaten Produktionsplanung Individuelles Jobtracking Reporting und
und Closed-Loop-Verfahren und -prognose und Produktionsverfolgung Leistungsabrechnung
Jobdokumentation Drucker-Steuerung SLA Management und Mitarbeiter- und Prozess-
zentral,aktuell, revisionssicher und Spoolhandling Dienstleistersteuerung unterstützung durch Scannereinsatz
NewsCenter Material- und Datendrehscheibe an
Lagerverwaltung vor- und nachgelagerte Systeme
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Schema einer Betriebsumgebung mit
Einordnung der docusuite Module und Add-ons
Planen Steuern Erfassen/Auswerten Optim
Planen und Steuern mit docusavant
SLA-Management
dashboard Factory
Verwaltungs und Managementebene
Wareneingang/Lager Produktion Kontrolle
Bildarchivierung
Sendungsverfolgung
Material- und Lagerwirtschaft
Listentracking
Output-Manager
Produktionsebene
Leistungs und Materialverrechnung Paketversand
Mit docuaccount werden Stamm- und Bewe- Das Add-on Paketversand ermöglicht die ein-
gungsdaten aus der docusuite Datenbank zur fache und anwenderfreundliche Erfassung von
Erzeugung einer Abrechnung verwertet. Eigen- Paketen und deren Anmeldung bei den einge-
ständige Rechnungen inkl. Anlagen nach kun- setzten Versanddienstleistern. Durch optiona-
denindividuellen Vorgaben und Layouts werden le Gewichtsermittlung sowie Barcodeerfassung
dabei unterstützt. Die erstellten Abrechnungs- mittels Handscanner wird der Erfassungsauf-
informationen und Buchungssätze können wand auf ein Minimum reduziert.
vielfältig ausgewertet oder an übergeordnete
Systeme (Z. B. Buchungssätze an SAP) weiter-
geleitet werden.
Sendungsverfolgung Listentracking
Mit der Sendungsverfolgung ist es möglich, den Etabliert einheitliche Prozesse, erhöht die
Zustand sämtlicher im Druckprozess erstellten Datensicherheit beim Dokumentenversand und
und kuvertierten Dokumente zu erfassen und unterstützt/leitet die Mitarbeiter mittels Signal-
lückenlos zu dokumentieren. Dabei wurde sehr technik. Optimiert die Verarbeitungssicherheit
großer Wert auf Anwenderfreundlichkeit und beim Versand, stellt die Arbeitsprozesse und
dem optimalen Zusammenspiel von Kamera- die zu bearbeitenden Versandaufträge und
und Scannereinsatz gelegt. deren Fortschritte übersichtlich dar.
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Material & Lagerwirtschaft
mieren Rechnungsstellung
Optimiert die Prozesse beim Material- und
Warenhandling. Mindestbestände, Bestellzeit-
docuaccount räume, aktuelle Verbrauchsmengen, Schwund
Leistungsverrechnung und Ressourcenplanung werden dabei berück-
sichtigt. Lagereingangs- und Lagerausgangs-
buchungen und manuelle Eingriffsmöglich-
keiten in die Erfassung (mittels Scanner sowie
Stift-/Toucheingabe) werden dabei unterstützt
und die Daten sind sofort zentral im System
abrufbar.
Versand
Bildarchivierung
Bietet die Möglichkeit zu jeder Sendung oder
auch Sendungssequenz Bilddaten schnell und
einfach aufzurufen. Diese können dann ana-
Paketversand
Paketversand lysiert, ausgewertet oder einfach und schnell
anderen Instanzen bereitgestellt werden. Eine
revisionssichere Datenbevorratung wird nach
Kundenanforderung gewährleistet.
Dashboard Factory Output-Manager
Individuelle Auswertungen schnell, einfach und Der Output-Manager ermöglicht ein zentra-
transparent mit vielfältigen Visualisierungsmög- les, flexibles Auftragshandling und bietet eine
lichkeiten. Die erstellten Dashboards können übersichtliche Druckmaschinensteuerung. Eine
mit Filterfunktionen sowie Drill-Down Funkti- herstellerunabhängige Druckeranbindung,
onalitäten ausgestattet und auch auf Mobil- Prüf- und Kontrollmöglichkeiten sowie Daten-
geräten und Tablets wiedergegeben werden. konvertierungsmöglichkeiten in alle gängigen
Formate lassen keine Wünsche offen. Auch die
Aufbringung von Steuerzeichen, DV Freima-
chung und flexibler Logodruck ist möglich.
Planen & Steuern News Center
docusaVant stellt leicht verständliche Routi- Kommunikation innerhalb der Anwendergrup-
nen bereit, die Nutzern ein einfaches Planen pe von docusuite. Wichtige Informationen
ihrer anfallenden Produktionsjobs sowie ein zu den Produktionsprozessen können gezielt,
unmittelbares Verstehen der Ergebnisse ermög- schnell und transparent dem relevanten Perso-
licht. nenkreis übermittelt werden.
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Flexible Druckersteuerung und
Datenausgabe aus einer Hand
Druckmaschinensteuerung mit docusuite
Das Add-on Output Manager ermöglicht ein zentrales, flexibles und zukunftssicheres
Auftragsmanagement sowie eine einfache und übersichtliche Druckmaschinensteuerung.
Die Anforderungen an die Druckausgabe von Doku- Vor, während und nach der eigentlichen Druckausga-
menten hinsichtlich Zeit, Qualität und Kosten stei- be sind Ansichten zur Druckdatenüberprüfung verfüg-
gen stetig und der anhaltende technische Fortschritt bar. Zudem werden alle notwendigen Funktionalitäten
beim Maschinenpark führen zu einer immer höheren zu den Themen Nachdruck, Skalierbarkeit und Anbin-
Druckerproduktivität. Gleichzeitig werden Kriterien wie dung von vor- und nachgelagerten Systemen ange-
Flexibilität, Nachvollziehbarkeit und Reportingfähigkeit boten.
immer wichtiger für einen erfolgreichen Marktauftritt.
Vorteile des Output-Managers:
Der in die Software docusuite integrierte Output • „Any to Any“ Druckstromtransformation
Manager bietet neben flexiblen Ein- und Ausgangs- • Zentrale Druckersteuerung mit
daten durch „Any to Any“ Druckdatentransformation Fortschrittsanzeigen
auch eine flexible und herstellerunabhängige Drucker • Flexible Aufbringung von Steuerzeichen,
anbindung und ein intelligentes Auftragsmanagement. Logos und Texten
• Möglichkeit der Druckdatenansicht vor,
Die Daten der Druckmaschinen werden dabei durch während und nach der Ausgabe
die Software docusuite übernommen, angezeigt und
geben den jeweiligen Verarbeitungsfortschritt bei den
Druckaufträgen übersichtlich wieder.
Output/Druckjobs mit Output Manager Hardware Output &
unterschiedlichen Dateiformaten Elektronischer Output
API
AFPDS
Metacode
LCDS
PostScript
PCL PDF
PDF WEB
... ...
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Realtime-Rückmeldungen
zu Ihren Versandprodukten
Sendungsverfolgung mit docusuite
Neben den allgemeinen und im Markt verfügbaren Lösungen hat docusuite weiterge-
hende Anforderungen an die Sendungsverfolgung gestellt.
Ziel ist es, eine vollständige Dokumentation aller Leistungsmerkmale Sendungsverfolgung:
maschinellen und manuellen Produktionsprozesse zu • Über 600 Mio. getrackte Sendungen mit
erreichen. Zudem sollen alle für den Arbeitsprozess docusuite pro Jahr
relevanten Informationen an den Anwender über- • Hochleistungskamerasysteme synchron über
geben und der Verarbeitungsfortschritt in Echtzeit mehrere Standorte
wiedergegeben werden.
• Feedback in Echtzeit
• Visuelle Darstellung der Sendungsstatus mit
Die Sendungsverfolgung beinhaltet das Aufneh-
Sendungshistorien
men von unterschiedlichen Soll-Listen aus den
• Aussteuerfunktion bei Lesefehlern, QS-Sen-
vorgelagerten datenaufbereitenden Programmen.
dungen und Dubletten uvm.
Daraufhin werden Verarbeitungsaufträge automati-
siert angelegt und die Versandgüter durch das Lesen • Reprint Anforderungen im Closed-Loop-Prinzip
der Sendungsinformationen (Aufnahme von Maschi- • Maschinenunabhängige Peripherie
nen- oder Kameradaten) zurückgemeldet. Durch • Störungsfrei und leicht austauschbar
einen Soll/Ist-Abgleich werden daraufhin die für • Automatisierte Barcode- und Jobidentifikation
den Reprint notwendigen Daten ermittelt. Verarbei- • Bild- und Datenarchivierung für Recherchen
tungs-, Sendungs- und Bildinformationen stehen nach
• Maschinenkomponente Semplion (Transport
Verarbeitungsabschluss unter docureport dauerhaft & Kameraeinheit)
zur Verfügung.
Kuvertiersystem 1 Vertikalstapler
Kuvertiersystem 2 Transportband
Kuvertiersystem 3 Postboxensystem
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Sichern Sie mit uns Ihre Versandwege
Scanner gestützter Versand von Dokumenten
docusuite bietet auch verschiedenste Prozessabläufe So ist zum Beispiel je nach Arbeitsprozess eine Prü-
und Funktionen, um den Versand von nicht DV freige- fung bei der Verarbeitung, bei der Sortierung, bei der
machten Versandgütern zu unterstützen. Das hierfür Fachentnahme sowie bei der Befüllung des Versand-
entwickelte Add-on „Listentracking“ wird eingesetzt, behältnisses möglich. Zudem wird ein flexibles Touren-
um die Datensicherheit beim Versand von Dokumen- und Koffermanagement angeboten.
ten zu erhöhen, einheitliche Prozesse zu etablieren
und den Anwendern die benötigten Informationen Durch die Auf- und Anbringung von Mandanten-, Kof-
visuell und akustisch zur Verfügung zu stellen. fer- und Institutsbarcodes im Versandbereich kann die
vollständige und korrekte Zuordnung der Versand-
Der Versand von Dokumenten über manuelle Zuord- stücke mit Hilfe von kabellosen oder WLAN Scannern
nung ist oftmals ein kritischer Schritt in der Prozessket- anwenderfreundlich unterstützt und sichergestellt wer-
te. Durch die Datenschutzanforderungen sowie durch den.
die unternehmensinternen Vorgaben selbst, muss
sowohl ein Fehl- als auch Doppelversand von Doku- Optimierung des Versands durch:
menten so weit wie möglich ausgeschlossen werden. • Mandaten- und Adressdatenverwaltung
• Einsatz von WLAN- oder RF-basierten
Das Add-on Listentracking optimiert die Verarbei- Handscannern
tungssicherheit beim Versand entscheidend und stellt • Akustische und visuelle Meldungen am Scanner
die Arbeitsprozesse, die zu bearbeitenden Versand-
• Verarbeitungs- und Fortschrittsanzeigen
aufträge und deren Fortschritte übersichtlich dar.
• Fach-, Tour- und Koffermanagement
Es wird eine Prüfung zwischen dem Versandstück und
dem zugeordneten Empfänger unterstützt und ggf.
mehrmals überprüft und protokolliert.
10Schicken Sie Ihre Pakete auf die Reise
Einfache und schnelle Paketanmeldung
Durch das docusuite Add-on Paketversand wird die Auch die Anlage von Mehrcolli Paketen und die
Anmeldung von Paketsendungen beim Versanddienst- Durchführung von Tagesabschlüssen für die unter-
leister bestmöglich unterstützt. Dabei kann für alle ein- schiedlichen Dienstleister wird unterstützt.
gesetzten Versanddienstleister derselbe Prozess und
die gleiche Programmmaske der Software genutzt Die Pflege von Stamm- und Adressdaten sowie das
werden. Angebot von diversen Recherchen und Auswertungen
runden dabei den Prozess Paketversand mit docu
Eine Scanner- und Waagenintegration gewährleistet suite sinnvoll ab.
eine anwenderfreundliche Erfassung der Versandgüter.
Zudem wird durch die flexible Dienstleisterauswahl, aus Optimierung des Paketversandes durch:
einer zu bedienenden Programmoberflächer heraus, • Anbindung aller Dienstleister im Bereich
der Ressourceneinsatz optimiert. Paketversand möglich
• Integration von Barcodes, Scanner und Waagen
Sind alle notwendigen Voraussetzungen erfüllt, kann • Automatische Ausgabe von Versandetiketten
die Dienstleisterauswahl, der Wiegeprozess, die
• Einfachen Import oder Anlage von Mandanten-
Paketanmeldung und die Ausgabe des Versandetiketts und Adressdaten
durch einen einzelnen Scan ausgelöst werden. Soll-
• Vollständigkeitskontrolle durch vorgelagerte
ten nicht alle Daten zu den Paketen im Vorfeld ver-
Prozesse
fügbar sein, so kann die Wahl des Dienstleisters, die
• Tagesabschluss und Auswertungen
Gewichtsübernahme und der Übertragungsprozess
mit Hilfe von Funktionsbarcodes und unter Verwen- • Bereits lizensiert für DHL, DHL Express, UPS
und NOX
dung von Handscannern gesteuert werden.
• Kundenindividuelle Erweiterung der Zusteller
Alle ermittelten Paketinformationen werden mit dem möglich
Zusteller über das Internet direkt ausgetauscht, so • Dienstleisteranbindung und -auswertung in
dass die Logistik bei der Übergabe an den Kurier- einem Programm
oder Zustellfahrer entscheidend verkürzt wird.
11Klarheit über Kosten
und Leistungen
Kosten- und Leistungsverrechnung mit docuaccount
Durch die Bewertung von Stamm- und Bewegungs Die Software bildet aus den Produktionskennzahlen
daten ist docusuite in der Lage eine vollständige und Fakturaeinstellungen entsprechende Verrech-
Leistungsabrechnung incl. Rechnungsdruck durch- nungsdatensätze. Diese können in Papierform als
zuführen. Rechnung, oder elektronisch an ein Buchhaltungssys-
tem übergeben werden.
Durch eine Abrechnungssimulation können dabei
zunächst alle Kennzahlen der anstehenden Abrech- Zur Auswertung der gesammelten Rechnungsdaten
nungsperiode ausgewertet werden. Zeitgleich finden stehen Ihnen viele Auswertungen zur Verfügung. Alle
Plausibilitätskontrollen und Prüfungen statt, die eine angezeigten Ergebnistabellen können per Maus-Klick
korrekte Abrechnung sicherstellen. Entstehende zu einer Tabellenkalkulation wie z. B. Excel exportiert
Zusatzinformationen oder Warnungen werden dem und ggf. weiterverarbeitet werden.
Benutzer dabei präzise aufgelistet.
Leistungskriterien docuaccount:
Aus dem gebildetem Datenpool kann docusuite je
• Materialien und Leistungen mit Preisachsen
nach Bedarf verdichtete oder detaillierte Abrech-
• kundenindividuelle Preise
nungsdaten generieren. So wird z. B. eine Untertei-
lung nach Kunden, Debitor, Kostenstelle, Leistungsart • Aufschläge und Rabattierung
uvm. sichergestellt. • Freie Abrechnungsintervalle
• Simulationslauf von Rechnungen
Zusätzliche Rechnungspositionen können per • Plausibilitätsprüfungen
„Dauerauftrag“ (z.B. Rüstkosten oder Bereitstellungs- • Rückstellungs- und Stornofunktionen
pauschalen) im Abrechnungsintervall in Rechnung
• Serienrechnungsdruck
gestellt werden. Freie Eingaben von Rechnungsdaten
• PDF-Archivierung
wie Gutschriften oder Nachberechnung sind ebenso
möglich. • Buchungsübergabe SAP
• Mahnwesen und Controlling
• Visualisierungsmöglichkeit über Dashboards
Prüfung
f. Korrektur
gg
n u n gs-
si m u latio n
prüfu ng
G egen-
Re c h
Er
ne on
Datenimport o d u t e S i m u l a ti Rechnungsstellung
er F
automatisiert/manuell reigabe & Archivlegung
12Planen und Steuern
leicht gemacht
Produktionsplanung mit dem Add-on docusaVant
Es reicht heute nicht mehr aus, dass neue Softwarelö- einfaches Planen ihrer anfallenden Produktion sowie
sungen in die technische Umgebung des Kunden pas- ein unmittelbares Verstehen der Ergebnisse ermög-
sen – sie müssen maßgerecht an die Anforderungen licht. Maschinenbelegungen werden vorberechnet
des Nutzers und die auszuführenden Prozesse ange- und eine Priorisierung der Verarbeitungen ermögli-
passt sein. chen ein schnelles Eingreifen bei notwendigen Ablau-
fänderungen.
Aus diesem Grund wurde in Zusammenarbeit mit
unseren Kunden docusaVant entwickelt. docusaVant Der aus Anwendersicht größte Vorteil besteht darin,
erweitert das Potenzial von docusuite um die Pro- bereits vorhandene Informationen auf visuell ange-
duktionsplanungs- und Steuerungskomponente im nehme Art und Weise logisch darzustellen, um bei
Bereich von Druck- und Versandzentren. den höchst komplexen Planungs- und Steuerungs-
vorgängen den größtmöglichen und nachvollziehba-
Die Produktionsjobs werden dabei anhand ihrer Pro- ren Effekt zu erzielen.
duktionsparameter interpretiert, neu bewertet und für
Planungs- und Steuerungsgrundlagen zur Verfügung Zudem wurde ein SLA-Management implementiert,
gestellt. Dabei werden reale historische Produktions- welches eine Auswertung auf Pünktlichkeiten, Erfül-
zeiten zur Berechnung herangezogen. lungsgrade und Vollständigkeiten ermöglicht und
hierdurch auch eine effektive Dienstleistersteuerung
Die Softwarekomponente stellt, einmal eingerichtet, unterstützen kann.
leicht verständliche Handlings bereit, die Nutzern ein
docusaVant ist wie docusuite eine auf .NET basierende Softwarelösung für Anwender mit hohen Ansprüchen
an Flexibilität und Bedienlogik eines Produktions- und Planungssystems.
13Abbildung von
outgesourcten Leistungen
Dienstleistersteuerung mit docusuite
Die Produktion von Druckerzeugnissen hat einen Die Outsourcing Prozesse werden in docusuite in der
Wandel erlebt. Waren in der Vergangenheit noch viele gewünschten Informationstiefe nachvollziehbar abge-
Druckzentren in Deutschland als Teil eines großen bildet.
Unternehmens tätig, so ist speziell in den letzten Jah-
ren eine Verlagerung der Druckproduktion zu einigen Dabei spielen auch die flexible Einbindung von Daten-
wenigen Druckdienstleistern zu beobachten. schnittstellen und Multi-Channel-Funktionen eine
wichtige Rolle, um den Anwenderkreis bei seinen Auf-
Die Auslagerung einer hausinternen Produktion hat gabenstellungen und Kontrollen im Hinblick auf die
dabei sowohl Chancen als auch Risiken. Outputproduktion zielgerichtet zu unterstützen.
Die zuvor über Jahre gewachsene Informationsstruk- docusuite stellt optisch aufbereitet dar:
tur und die individuellen Prozessschritte und Massnah- • Prozessorientierte Darstellung von Dokumen-
men zum Datenschutz werden durch die Verlagerung ten, Sendungen und Verarbeitungsaufträgen
zum Dienstleister aufgebrochen. Das ehemals selbst • SLA-Management mit Pünktlichkeits- und
produzierende Unternehmen ist nun Auftraggeber Vollständigkeitsauswertungen
und möchte trotzdem die Informationstiefe und Aus- • Visualisierung von Kosten und Leistungen
sagefähigkeit einer Eigenproduktion beibehalten. • Multi-Channel-Schnittstelle (simultaner Da-
tenaustausch zu SAP, Aufbereitung, Archiv,
Hier können die Funktionalitäten im Bereich Dienstleis- E-Mail uvm.)
tersteuerung von docusuite. genutzt werden. • Moderner Web Client mit Dashboards und
Produktionsansichten
docusuite
Dashboard
Standort Auftraggeber
Multi-Channel Nutzung
Windows Web Mobile PC App
Reporting- Reporting- Reporting-
...
dienstleister dienstleister dienstleister
Standort Dienstleister A Standort Dienstleister B Standort Dienstleister n
14Zeit und Kosten sparen mit intelligenten
Methoden in der Warenwirtschaft
Lagerprozesse sinnvoll integrieren, steuern und verwalten mit dem
docusuite Add-on Material- und Lagerwirtschaft
Durch die docusuite Erweiterung Material- und Lager- anhand von Scanmarken, welche Aktionen der Benut-
verwaltung können viele Prozesse beim Material- zer starten möchte. Hierdurch können z. B. Umlage-
und Warenhandling optimiert und anwenderfreundlich rungen, Rücklieferungen an den Lieferanten und die
unterstützt werden. Dokumentation von Transportschäden sowie die Ein-
gabe von Minder- oder Übermengen bei Anlieferung,
Durch die in docusuite implementierte Warenwirt- einfach und schnell dokumentiert werden. Auch die
schaft können Materialbewegungen in Druckzentren Prüfung von Plausibilitäten wird unterstützt und der
einfach und transparent abgebildet werden. Dies wird Anwender erhält Informationen und Warnungen im
durch technische Hilfsmittel wie Scanner und mobile Eingabedialog.
Eingabegeräte sinnvoll unterstützt.
Ein umfangreiches und bedienerfreundliches
Neben den durch die Produktionsbegleitung erho- Reporting ist dabei genauso implementiert wie diver-
benen abzugsfähigen Verbrauchsmengen (incl. se Exportmöglichkeiten für die, im Bereich Lager- und
Schwund), bietet die Software den operativen Mitar- Materialverwaltung, ermittelten Ergebnisse.
beitern eine Unterstützung bei Lagereingangs- und
Lagerausgangsbuchungen. docusuite stellt optisch aufbereitet dar:
• eine Lagerhierarchie
Über kleine handliche Imager können somit Lagerzu- • Lagerflächen in der Produktion
gänge und Lagerentnahmen in Echtzeit erfasst und • vorhandene Zwischenlager
über einen Scan-Prozess mit Mengen und Lager- • eine übersichtliche Gesamtlageransicht
plätzen versehen werden. Neben einer durch Stamm-
• Lagerbestände und -mengen
daten unterstützten Mengenerfassung kann der ope-
rative Mitarbeiter zu jeder Buchung auch einfach und • etwaige Mindestbestände
schnell Korrekturen und Abweichungen (Mengen,
Qualität etc.) in das System einpflegen.
Mittels der Einbindung mobiler Computer kann der
Produktionsmitarbeiter frei im Lager ohne Einschrän-
kung arbeiten. docusuite erkennt dabei automatisch
15Individuelle Auswertungen
schnell, einfach und transparent
Eigene Auswertungen erstellen mit der Dashboard Factory
Aufgrund hoher und zukünftig weiter steigender werden direkt visualisiert, so dass durch die unmittel-
Anforderungen im Bereich von individuellen Auswer- bare Umsetzung das Design schnell angepasst/opti-
tungen bietet die Softwarelösung docusuite, mit der miert werden kann.
integrierten Dashboard Factory, eine effiziente Möglich-
keit die relevanten Unternehmensdaten darzustellen. Die Dashboards können in docusuite oder auch über
das Web aufgerufen werden. Hierdurch können die
Mit dem docusuite Add-on Dashboard Factory wird Informationen zusätzlichen Benutzergruppen oder
es den Kunden ermöglicht, eigene und flexible Aus- Kunden bereitgestellt werden, die nicht dem direkten
wertungen anhand einer eigenständigen Datenbank Produktionsumfeld zugeordnet sind.
zu erstellen in die auch anderweitige Datenquellen
eingebunden werden können. Somit wird eine kun- Alle Benutzer erhalten im „Viewer “ Modus lediglich die
denindividuelle Erweiterung der Datenanzeige sicher- Möglichkeit die freigegebenen Auswertungen anzuse-
gestellt. Auch Daten aus docuaccount (Kosten- und hen und die Datenanzeige kann anwenderspezifisch
Leistungsdaten) und docusaVant (z.B. SLA-Quoten) eingeschränkt werden.
stehen zur Verfügung.
Die interaktive Nutzung der Dashboards wird über Drill
Die eigene offene Datenbank der Dashboard Factory Down Möglichkeiten und die Anwahlmöglichkeit von
wird im regelmäßigem Takt mit Produktionsdaten flexiblen Zeitfiltern unterstützt. Als weitere Präsentati-
befüllt. Damit wird gesichert, dass sich die Abfrage onsmethode stellt ein zusätzliches, einfaches Windows
großer Datenmengen nicht störend auf die betreffende Programm auch eine Präsentationsfunktion bereit.
Produktionsumgebung auswirkt.
Mit dem Dashboard Designer definieren Sie die
Datenabfrage, und erstellen das Layout. Die Daten
16Mit docusuite Vorteile für Ihr Unternehmen sichern /
Dienstleistungsspektrum edatasystems
Durch unsere langjährige Projekterfahrung können wir Projektmanagement übernehmen. Remote oder Vor-
unseren Kunden umfangreiche Unterstützung bei der Ort-Service, Konzeption, Planung und die Integrati-
Realisierung von internen Prozessanpassungen anbie- on von Drittkomponenten (z.B. Maschinenprotokol-
ten. Neben der Implementierung von Software bauen le oder Lesesysteme / Workflows von Drittanbietern)
wir die notwendige Hardware auf und stellen Anpas- sowie Schulungen und Beratung runden dabei unser
sungen und Customizing sicher. Angebot ab.
Zudem begleiten wir Sie bei der Wartung der not- Zusammenarbeit
wendigen Komponenten wie Software, Datenbank Dieser fundamentale Bestandteil einer erfolgreichen
und Dienste und stellen den störungsfreien Betrieb Projektumsetzung ist uns sehr wichtig. Ehrlichkeit und
(auf Wunsch inklusive Hardwaresupport) während vertrauliche, partnerschaftliche Zusammenarbeit mit
und nach der Implementierungsphase sicher. Wenn Kunden und Interessenten wird bei uns großgeschrie-
Sie es wünschen, können wir ferner das komplette ben und gelebt.
Implemen- Hardware-
Anpassung Customizing Wartung
tierung Support
Sicherstellung des laufenden Betriebes
17Weitere Komponenten
und Funktionen
docuservice, immer bereit – Protokollverarbeitung in Echtzeit
Der docuservice verarbeitet verschiedenste Protokol- in die Job-Queue übernommen wurde, werden die
le und Logfiles aus jedem beliebigen System heraus. Dateien dann in einem Unterverzeichnis archiviert.
Damit werden Schnittstellen zu vor- und nachgela-
gerten Programmen und Prozessen geschaffen, die Das eigene Housekeeping erledigt in konfigurierbaren
in einer universellen Anwendung münden. Intervallen die endgültige Archivierung. So wird Spei-
cherplatz optimal verwaltet und Daten sind jederzeit
Der docuservice liest nach Ablauf von definierten vollständig rekonstruierbar.
Intervallen aus Verzeichnissen die verfügbaren Pro-
duktionsdateien nacheinander ein. Der docuservice arbeitet aber auch via FTP-Transfer
und ist so in der Lage, vom HOST System oder von
Die Jobinformationen aus den Dateien werden in einer Server-Client-Umgebungen Daten herunterzuladen
Warteschlange (Job-Queue) abgelegt. Sofern der Job und aus dem Zielverzeichnis zu löschen.
Leistungskriterien des docuservice:
• Unabhängigkeit von datenaufbereitenden Systemen und Portooptimierung
• Jobimport von mehreren zehntausend Protokollen pro Tag
• Identifikation und Zuweisung von Sendungsdaten und Abrechnungsleistungen
zu mehreren tausend Jobs pro Tag
• Automatischer Druck von Produktionsbegleitbelegen
• Automatische Nachdruckanforderung mit Eingangskontrolle
• Verwalten und Starten von Druckdaten
• Import von Jobparametern und Maschinenprotokollen
• E-Mail-Services mit skalierbaren Verteilern
• Datenbereitstellung für Archivierungs und E-Commerce-Anwendungen
• Kontrollierte und visuell dargestellte Prozesse für vereinfachtes Handling
Reprint – kontrolliert, systemübergreifend und sicher
Ob mit docusuite direkt oder über eine integrierte Eingehende Druckdaten aus dem Nachdruckverfah-
Sendungsverfolgung: Das Nachdruckverfahren wird ren werden mit den Anforderungen abgeglichen und
komplett von docusuite überwacht. Angeforderte wiederum verfolgt. Das bietet gerade im sensiblen
Sendungen werden visuell dargestellt und in der Job- Bereich der Makulaturnacherstellung ein Höchstmaß
historie mitgeführt. an Sicherheit.
18Unser Qualitätsversprechen
Unsere Herstellerunabhängigkeit garantiert unseren Kunden
ein optimales Einbindungs- und Implementierungsergebnis
Kundenfokussierung Qualität
Die langfristige Partnerschaft zu unseren Kunden Wir sind erst zufrieden, wenn Sie es sind. Aus diesem
steht im Vordergrund unserer Tätigkeit. Grund werden auch alle Anforderungen protokolliert
und in einer Konzeption festgehalten. Dies gilt selbst
Das Verstehen der Ansprüche und Anforderungen im Basis- bzw. Standardbetrieb. Weiterhin werden alle
unserer Kunden sowie die Konzentration auf ihre Meetings mit Tagesprotokollen erfasst und so lücken-
Wünsche sind die grundlegenden Voraussetzungen los alle Beschlüsse innerhalb des Projekts zur Doku-
unserer Geschäftstätigkeit. Gerade im Bereich der mentation geführt.
Softwareentwicklung ist dieses Gefüge von äußerster
Wichtigkeit. Denn die Lösung ist nur so gut, wie es ihre Termingenauigkeit und die Einhaltung der Daten-
Skalierbarkeit zulässt. schutzbestimmungen sind für uns selbstverständlich
und somit die Grundvoraussetzungen für die Qualität
Skalierbarkeit unserer Leistung. Alle unsere kundenrelevanten Pro-
docusuite passt sich an die Anforderungen unserer zesse sind nach DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziert.
Kunden an. Aktuell verfügt docusuite über Schnitt-
stellen zu allen gängigen Aufbereitungskomponenten Herstellerunabhängigkeit
und deren Protokollen. Durch die verschiedenartig ausgeprägten Projekte
und die momentan realisierten Schnittstellen zu den
Weiterhin kann docusuite im Mischbetrieb unter verschiedenen Produkten und Peripherien im Markt
verschiedenen Erzeugungsplattformen (IBM HOST, sind wir bestens über die aktuellen Entwicklungen und
BS2000, Dezentrale Serverwelt) betrieben werden. Die Trends informiert.
eingehenden Daten werden von docusuite homoge- Unsere Herstellerunabhängigkeit garantiert unseren
nisiert und einheitlich veranschaulicht. Nur so gewinnt Kunden ein optimales Einbindungs- und Implemen-
das Druckzentrum einen gesamtheitlichen Über- tierungsergebnis.
blick über seine vielschichtigen Produktionsaufträ-
ge. Genauso verhält es sich im Umfeld verschiedener
Branchen und Dienstleistungsbereiche. enz des
spar
Versand
Tran
Verfügbarkeit te
lu
so
Unser Produkt docusuite und dessen Komponenten
Kuvertierung
wo
Ab
rkfl
sind auf Echtzeiterfassung ausgelegt. Das bedeu-
ow
tet, dass alle Dienstkomponenten zur Erfassung und
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Bereitstellung von Daten - 365 Tage / 24 Std. – für
Sie im Einsatz sind. In Spitzenzeiten ist docusuite in
der Lage, pro Tag Protokolle im 5-stelligen Bereich
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auszuwerten, in einen logischen Jobkontext zu set-
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zen und weitere Peripherien (z.B. Kamerasysteme)
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mit diesen Daten zu beliefern.
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