DOSB l SEPA-Lastschriftverfahren - Eine Herausforderung für Sportverbände und Sportvereine Stand: 14. Januar 2013
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DOSB l Sport bewegt!
DOSB l SEPA-Lastschriftverfahren
Eine Herausforderung für Sportverbände
und Sportvereine
Stand: 14. Januar 2013www.dosb.de www.dsj.de www.twitter.com/dosb www.twitter.com/trimmydosb www.facebook.de/trimmy
Alle Lastschriftgläubiger in Deutsch- für bestehende schriftliche Einzugs-
land – also auch die Sportorganisatio- ermächtigungen erfreulicherweise
nen und Sportvereine – stehen in den gelungen.
nächsten Monaten vor einer besonde-
ren Herausforderung: Soweit sie vom Unabhängig davon bringt die Umstel-
01. Februar 2014 an Forderungen per lung auf das SEPA-Lastschriftverfahren
Lastschrift einziehen wollen, kann dies aber weitere Aufgaben für die Sport-
nur noch über das neue SEPA-Last- organisationen und Sportvereine mit
schriftverfahren (SEPA = Single Euro sich. Nachfolgend sind die wichtigsten
Payments Area) erfolgen. Dies ist Folge Punkte aufgelistet, die von allen Last-
einer im Frühjahr 2012 in Kraft getre- schrifteinreichern zu beachten sind:
tenen Verordnung des Europäischen
Parlaments, der sogenannten „SEPA- 1. Gläubiger-Identifikationsnum-
Verordnung“. In dieser Verordnung mer beantragen
wurde der 01.02.2014 als Enddatum
für die nationalen Lastschrift- und Alle Lastschriftgläubiger benötigen
Überweisungsverfahren festgelegt. zur Teilnahme am SEPA-Lastschrift-
verfahren eine Gläubiger-Identifika-
Der Deutsche Olympische Sportbund tionsnummer (Gläubiger-ID), die auf
(DOSB) hat sich gemeinsam mit ande- elektronischem Weg bei der Deutschen
ren Organisationen und Verbänden Bundesbank beantragt werden muss.
dafür eingesetzt, dass für bestehende Ausführliche Informationen und das
Einzugsermächtigungen keine neuen Formular zur Beantragung der Gläubi-
SEPA-Lastschriftmandate eingeholt ger-ID finden sie unter
werden müssen. Dies ist in Deutsch- www.glaeubiger-id.bundesbank.de.
land durch die im Juli 2012 erfolgte
Anpassung der Allgemeinen Geschäfts- Wir empfehlen, die Gläubiger-ID mög-
bedingungen (AGB) der Kreditinstitute lichst frühzeitig zu beantragen.
l32. Inkasso-Vereinbarung mit bürokratiearmen Konvertierung in
Kreditinstitut IBAN und BIC sollten sich die Sportor-
ganisationen/Sportvereine von ihren
Mit der Zuteilung einer Gläubiger-ID ist Hausbanken und Herstellern von Buch-
keine Zulassung zum Einzug von Last- haltungs- bzw. Vereinsverwaltungs-
schriften im SEPA-Lastschriftverfahren software möglichst frühzeitig beraten
verbunden. Diese Inkasso-Vereinbarung lassen.
ist zwischen dem kontoführenden Kre-
ditinstitut und der Sportorganisation/ Auf den BIC kann ab Februar 2014
dem Sportverein abzuschließen. bei inländischen Überweisungen und
Lastschriften und ab Februar 2016
3. Konvertierung in IBAN und BIC bei grenzüberschreitenden Zahlungen
verzichtet werden.
Während im Einzugsermächtigungsver-
fahren als Kundenkennung Kontonum- 4. Buchhaltungssoftware/Vereins-
mer und Bankleitzahl verwendet wer- verwaltungssoftware
den, sind im SEPA-Lastschriftverfahren
die internationale Bankkontonummer Mit den Herstellern der Buchhaltungs-
IBAN (International Bank Account und Vereinsverwaltungssysteme sollte
Number) und der BIC (Bank Identifier zeitnah geklärt werden, wann diese
Code) zu verwenden. SEPA-fähige Versionen ihrer Produkte
bereitstellen und welche Umstellungs-
Für die Einreicher von SEPA-Lastschrif- arbeiten durch die Sportorganisation/
ten ist es daher notwendig, ihren den Sportverein ggf. erforderlich sind.
Bestand an nationalen Kontonummern Hier sollten sie auch klären, ob zusätzli-
und Bankleitzahlen in IBAN und BIC che Kosten (z.B. für Lizenzen, Schulun-
zu überführen. Wegen einer möglichst gen, etc.) anfallen.
4l5. Geschäftsausstattung dem Zahlungsempfänger und seinem
Zahlungsdienstleister. Das SEPA-Last-
Auf Briefbögen, Geschäftspapieren, schiftmandat muss schriftlich erteilt
Faltblättern, Berichten, Internetseiten, werden. Eine elektronische Signatur ist
etc. ist eventuell die Bankverbindung noch nicht möglich.
(Kontonummer, Bankleitzahl) angege-
ben. Denken sie daran, bei Neuaufla- Die verbindlichen Mandatstexte kön-
gen die neuen Kontokennungen IBAN nen bei den jeweiligen Hausbanken
und BIC zu berücksichtigen. der Sportorganisationen/Sportvereine
angefordert werden.
6. SEPA-Lastschriftmandat
Jedes SEPA-Lastschriftmandat muss
Die bisherigen Regelungen zur Er- eine eindeutige Mandatsreferenz erhal-
teilung einer Einzugsermächtigung ten. Die Mandatsreferenz ist ein vom
werden durch das sogenannte SEPA- Zahlungsempfänger individuell ver-
Lastschriftmandat abgelöst. Dieses gebenes Kennzeichen eines Mandats
ermächtigt den Zahlungsempfänger, (z.B. Mitgliedsnummer, Kundenummer,
den fälligen Betrag vom Konto des Zah- Rechnungsnummer, …) und ermöglicht
lungspflichtigen einzuziehen. Zusätzlich in Verbindung mit der Gläubiger-Iden-
wird das Kreditinstitut des Zahlungs- tifikationsnummer dessen eindeutige
pflichtigen zur Einlösung der Lastschrift Identifizierung.
angewiesen.
Ein Lastschrifteinzug ohne Mandat ist
Die Vorgaben zur Form der Man- eine unautorisierte Lastschrift, d.h. eine
datserteilung, einschließlich etwaiger unautorisierte Kontobelastung, die vom
Änderungen des Mandats, ergeben Zahler innerhalb von 13 Monaten nach
sich aus den Regelungen in der jewei- der Kontobelastung zurückgegeben
ligen Inkassovereinbarung zwischen werden kann.
l5Das SEPA-Lastschriftmandat gilt grund- 8. Vorabinformation (Pre-Notifica-
sätzlich unbefristet bis zum Widerruf tion) der Zahlungspflichtigen
durch den Zahlungspflichtigen. Wird
allerdings binnen 36 Monaten seit dem Der Zahlungspflichtige muss mindes-
letzten Lastschrifteinzug keine Folge- tens 14 Tage vor Fälligkeit (sofern mit
lastschrift vom Zahlungsempfänger dem Zahlungspflichtigen keine andere
eingereicht, verfällt das Mandat. Sofern Frist vereinbart wurde) der ersten Sepa-
nachfolgend erneute Lastschrifteinzüge Lastschriftabbuchung über Betrag und
durchgeführt werden sollen, muss der Fälligkeitstermin informiert werden.
Zahlungsempfänger ein neues Last- Bei wiederkehrenden Lastschriften mit
schriftmandat vom Zahlungspflichtigen gleichen Lastschriftbeträgen genügt
einholen. eine einmalige Unterrichtung des
Zahlungspflichtigen vor dem ersten
7. SEPA-Mandatsverwaltung Lastschrifteinzug sowie die Angabe der
nächsten Fälligkeitstermine. Auch peri-
Alle SEPA-Lastschriftmandate müs- odische Angaben des Fälligkeitstermins
sen von den Sportorganisationen/ sind möglich (z.B.: „Der Vereinsbeitrag
Sportvereinen in einer SEPA-Mandats- in Höhe von 30,00 Euro wird jeweils
verwaltung organisiert werden. Jeder am 1. Arbeitstag eines Kalenderviertel-
aus einem SEPA-Lastschriftmandat re- jahres eingezogen.“). Die Vorabinfor-
sultierender Lastschrifteinzug und jede mation muss die Gläubiger-ID und die
Rücklastschrift müssen elektronisch Mandatsreferenz enthalten.
nachvollziehbar sein.
Problematisch ist in diesen Fällen,
Die Mandatsverwaltung erfordert hohe wenn der Zahlungspflichtige (z.B. das
Sorgfalt und eine auf die Zahlungsströ- Mitglied des Sportvereins) nicht mit
me der Sportorganisation/des Sportver- dem Kontoinhaber übereinstimmt. In
eins angepasste Buchhaltungs-/Vereins- diesen Fällen muss grundsätzlich der
verwaltungssoftware. Kontoinhaber über die bevorstehende
6lAbbuchung informiert werden. Liegen l Erstlastschriften/Einmallastschriften
vom Kontoinhaber keine Adressdaten müssen spätestens 5 Tage vor Fällig-
vor, bleibt nur die Möglichkeit, den keit dem Kreditinstitut des Zahlungs-
Vertragspartner anzuschreiben und um pflichtigen vorliegen.
die Adressdaten des Kontoinhabers l Folgelastschriften müssen spätestens
zu bitten. In das Anschreiben könnte 2 Tage vor Fälligkeit dem Kreditinsti-
ein Hinweis aufgenommen werden, tut des Zahlungspflichtigen vorliegen.
dass der Zahlungspflichtige die Pflicht l Die Widerspruchsfrist für den
übernimmt, den Kontoinhaber über die Zahlungspflichtigen für autorisierte
anstehende Kontobelastung mit Betrag Lastschriften beträgt 8 Wochen ab
und Fälligkeitstermin zu informieren, dem Belastungstag.
falls er die Adressdaten nicht mitteilt. l Die Widerspruchsfrist für den Zah-
lungspflichtigen für nicht autorisierte
9. Fristen Lastschriften beträgt 13 Monate ab
dem Belastungstag.
Nach den SEPA-Richtlinien müssen die
Lastschriften fristgerecht bei den Kre- 10. Überleitung bestehender
ditinstituten eingereicht werden, d.h. Einzugsermächtigungen
innerhalb einer bestimmten Anzahl von
Arbeitstagen vor dem Fälligkeitstermin. Durch eine Änderung der Allgemeinen
Auch hier sind verschiedene Kriterien Geschäftsbedingungen der Kreditins-
und Vorschriften zu berücksichtigen, titute wurde im Juli 2012 die Rechts-
z.B. ob es sich um die erste oder eine grundlage dafür geschaffen, dass für
wiederkehrende Zahlung handelt. Hier bestehende schriftliche Einzugser-
einige wesentliche Fristen, die im SEPA- mächtigungen keine neuen SEPA-
Lastschriftverfahren einzuhalten sind: Mandate eingeholt werden müssen.
Damit ist eine wesentliche Grundlage
dafür geschaffen worden, eine rechts-
sichere und möglichst bürokratiearme
l7Umstellung vom bisherigen Einzugser- 11. Weiterführende Links
mächtigungsverfahren auf das SEPA-
Lastschriftverfahren zu erreichen. Ergänzende detaillierte Informationen
zum neuen SEPA-Lastschriftverfahren
Zu beachten ist, dass in diesen „Über- finden Sie auch auf den folgenden
leitungsfällen“ die Zahlungspflichtigen Internetseiten:
von den Sportorganisationen/Sportver-
einen vor dem ersten Einzug über das Deutsche Bundesbank:
SEPA-Lastschriftmandat in Textform www.sepadeutschland.de
von dem Systemwechsel unter Angabe www.glaeubiger-id.bundesbank.de.
der Gläubiger-ID und der Mandatsrefe-
renz informiert werden müssen. Diese Die Deutsche Kreditwirtschaft:
Information kann auch als Teil einer http://www.die-deutsche-kreditwirt-
Vorabinformation über den ersten SEPA schaft.de/uploads/media/121126_DK-
Lastschrifteinzug erfolgen (siehe auch SEPA_FAQ_v2.5_Stand_11-2012.pdf
8.).
Sparkassen-Finanzgruppe:
Gegebenenfalls müssen Sportorgani- http://www.sparkasse.de/privatkunden/
sationen/Sportvereine auf Nachfrage konto-karte/sepa/sepa-lastschrift.html
ihrer Hausbanken die Unterrichtung der
Zahlungspflichtigen in geeigneter Form http://www.sparkasse.de/firmenkun-
nachweisen. den/konto-karte/sepa/index.html
Bankenverband:
http://bankenverband.de/presse/presse-
infos/einfacher-uebergang-zur-sepa-
lastschrift-2013-einzugsermaechtigun-
gen-gelten-weiter
8lDeutsche Bank:
https://www.deutsche-bank.de/pbc/gk-
zahlungsverkehr-sepa.html
Commerzbank:
https://www.firmenkunden.commerz-
bank.de/de/international/zahlungsver-
kehr/sepa/start.htm
https://www.firmenkunden.commerz-
bank.de/files/brochures/_de/sepa.pdf
Bitkom:
http://www.bitkom.org/files/docu-
ments/BITKOM_SEPA-Leitfaden.pdf
Die oben genannten Punkte machen deutlich, dass es bis zum Stichtag
01.02.2014 einige wichtige Aufgaben zu erledigen gilt. Da für diese all-
gemeinen Hinweise keine rechtliche Gewähr übernommen werden kann,
empfehlen wir allen Sportorganisationen/Sportvereinen, sich frühzeitig
einerseits von ihren Hausbanken und andererseits von den Herstellern der
Buchhaltungs- bzw. Vereinsverwaltungssoftware hinsichtlich der durch
das neue SEPA-Lastschriftverfahren erforderlichen Umstellungsarbeiten
beraten zu lassen. Da das SEPA-Lastschriftverfahren bereits heute genutzt
werden kann, sollte in diesen Beratungen auch ein für die Sportorganisati-
on/den Sportverein möglichst optimaler Umstellungszeitpunkt festgelegt
werden.
l9Notizen 10 l
Impressum Titel: DOSB l SEPA-Lastschriftverfahren – eine Herausforderung für Sportverbände und Sportvereine Herausgeber: Deutscher Olympischer SportBund l Otto-Fleck-Schneise 12 60528 Frankfurt am Main l Tel. +49 (0) 69 / 67 00 0 l Fax +49 (0) 69 / 67 49 06 E-Mail office@dosb.de l www.dosb.de
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