EBook: work smarter not harder - Smarte Zusammenarbeit New Work Vom Intranet zum Digital Workplace BLUE Consult GmbH
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eBook: work smarter not harder Smarte Zusammenarbeit New Work Vom Intranet zum Digital Workplace BLUE Consult GmbH
Inhalt
1 Smarte Zusammenarbeit ................................................................................................................................ 3
2 New Work ...................................................................................................................................................... 3
3 Vom Intranet zum Digital Workplace ............................................................................................................. 4
3.1 Intranet.................................................................................................................................................. 5
3.2 Social Intranet ....................................................................................................................................... 5
3.3 Wie komme ich in 10 Schritten zu einem Social Intranet...................................................................... 6
4 Digital Workplace ........................................................................................................................................... 7
5 Die Schritte zum Digitalen Workplace............................................................................................................ 7
6 Checkliste: Haben Sie dies bei Ihrem Digital Workplace beachtet? ............................................................... 8
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1 Smarte Zusammenarbeit
Veränderte Arbeitswelt
Unsere Arbeitswelt hat sich verändert. Begonnen mit einem geänderten Verhalten im Privaten, vermehrte
Nutzung von Smartphones, neuen Kommunikationswegen, Sozialen Medien, neuen Anforderungen und
Bedürfnissen der Generation Y. Dieser „Trend“ hat die Arbeitswelt erreicht und die Berufswelt entwickelt. Alte
Strukturen mussten neuen Arbeitsweisen weichen. Vorreiter waren hier oft moderne Startups, jedoch
inzwischen sprechen wir nicht „nur noch“ von einem Trend, sondern von einer Philosophie namens „New
Work“, die in vielen Unternehmen angekommen ist.
Warum ist die Zeit für „New Work“ reif? Die Anforderungen der Arbeitnehmer
hat sich verändert, Arbeitgeber waren gezwungen die Arbeitsgestaltung in
Unternehmen anzupassen und zu transformieren. Die Zahl der Befürworter
übersteigt die Zahl der Skeptiker. New Work ist mehr als ein Trend und eine
neue Technik geworden, es ist ein Konzept, das die Arbeitswelt verändert und
vor allem erleichtert…
Somit ist die Digitalisierung in der Arbeitswelt angekommen. Prozesse werden automatisiert, Aufwand
verringert, Vernetzung wird einfacher, Zusammenarbeit unkomplizierter – Arbeitsweisen erneuern sich…
2 New Work
Geprägt wurde der Begriff „New Work“ von dem austro-amerikanischen Sozialphilosoph Frithjof Bergmann. Er
wollte damit einen Gegenentwurf zur klassischen Form des Kapitalismus entwickeln. Seiner Meinung nach
sollten sich die Menschen von der „Knechtschaft der Lohnarbeit“ befreien und dazu entwickelte er neue
Arbeitsformen mit folgenden Werten:
• Freiheit
• Selbständigkeit
• Teilhabe and der Gemeinschaft
New Work soll den Menschen erlauben, so zu arbeiten, wie sie wollen und nicht
wie ein altes System ihnen vorgibt. Arbeit wird damit sinnstiftender und der
Arbeitende hat die Chance sich mehr zu verwirklichen.
New Work beschreibt einen strukturellen Wandel und ist zum Oberbegriff für
moderne Veränderungen im Arbeitsalltag, ein Synonym für innovative Ansätze an
Arbeitsplätzen und neue Einstellungen, die sich mehr auf den Mitarbeiter und seine Bedürfnisse
konzentrieren. Für Unternehmen ist das oft verbunden mit einem komplett neuem Mindset.
Charakteristisch für dieses sind Faktoren wie:
1. Flexible Arbeitsgestaltung / Vertrauensarbeitszeit / Vertrauensarbeitsorte:
New Work Arbeitsplätze sind nicht mehr an Räume gebunden, sie bieten Freiraum für kreatives, aber auch
konzentriertes Arbeiten. Homeoffice, Co-Working-Spaces, flexible Bürolandschaften haben triste Büros und
teure Großraumbüros abgelöst.
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Teammitglieder arbeiten verteilt – ortsunabhängig und dezentral. Das heißt nicht das Arbeitsplätze ganz
aufgelöst werden, sie bleiben eine wichtige Anlaufstelle doch die neuen Arbeitsumgebungen bieten
Telefonboxen für ruhige Telefonate, Ruhezonen für konzentriertes Arbeiten, offene Bereiche für Austausch,
Meetingräume mit Tafeln zum Bemalen – um allen Anforderungen in einer passenden Umgebung gerecht zu
werden und so effektiveres Arbeiten zu ermöglichen in einer kreativen Umgebung bei freier Zeit- und
Ortgestaltung.
Dazu kommen noch digitale Tools, die die Zusammenarbeit erleichtern und agile Arbeitsmethoden zur
schnellen und innovativen Umsetzung von Projekten.
2. Work-Life Balance
Grenzen zwischen Privat- und Arbeitsleben verwischen. Was hier nicht negativ klingen soll, denn die Freiheiten
und Selbstverantwortung steigen und dadurch bekommt das Arbeitsleben im besten Fall eine Aufwertung und
wird wichtiger.
3. Neuer Führungsstil / selbständiges Arbeiten
Strenge Hierarchiestufen in Unternehmen gehören der Vergangenheit an. Mitarbeiter bekommen mehr
Eigenverantwortung und Selbständigkeit. Stärken des Einzelnen werden gefördert und Eigeninitiative erwartet.
Weg von strikten Regeln und Standardisierung hin zu Vertrauenskultur und Empathie.
Unternehmen, die zukunftsfähig bleiben und langfristig gute Mitarbeiter finden möchten, sollten sich dem
Thema „New Work“ auseinandersetzen – denn nur so kann die Produktivität, die Wettbewerbsfähigkeit und
gleichzeitig auch die Innovationskraft gesteigert werden.
3 Vom Intranet zum Digital Workplace
Das klassische Intranet veränderte sich mit dem Aufkommen der sozialen Netzwerke Ende der 1990er, die
anfangs hauptsächlich privat genutzt wurden. Wir lernten interaktiv und in Echtzeit miteinander zu
kommunizieren, was die statische E-Mail-Kommunikation ablöste. Strukturen wandelten sich und zum
bekannten Intranet kamen Funktionen der privaten Netzwerke wie Messenger und Activity Streams. Nutzer
bekamen eigene Profile, die Kommunikation wurde einfacher und Projekte transparenter und wir hatten ein
Social Intranet. Das Social Intranet ist eng mit dem Digital Workplace verwandt, denn meist dient es als
Einstiegsplattform für diesen und ist Teil eines größeren Digital Workplace.
| 4/93.1 Intranet
Viele Unternehmen arbeiten schon seit Jahren mit firmeninternen Netzwerken – sogenannten Intranets. Sie
haben einen begrenzten Nutzerkreis, d.h. nur wer registriert ist, bekommt Zugriff – in der Regel die Mitarbeiter
des Unternehmens. Meist handelt es sich bei den Firmen-Intranets um eine hierarchische top-down Struktur.
Die Nutzer können wenig Einfluss nehmen, sie dürfen Beiträge lesen aber nicht kommentieren oder teilen.
Auch die Erstellung eigenen Contents ist nicht möglich. Es dient der Verbreitung von Informationen. Meist
bringt die Geschäftsleitung oder deren Redaktion Inhalte in Umlauf, die „konsumiert“ werden sollen. Die
Inhalte sind komplett statisch.
3.2 Social Intranet
Auch das Social Intranet ist eine Form des Intranets, da es im Gegensatz zum übergreifenden Internet einen
begrenzten Nutzerkreis hat. Jedoch ist es weit entfernt vom klassischen Intranet. Nutzer dürfen, unabhängig
von Position und Status, Inhalte erstellen, kommentieren und teilen. Sie haben ein eigenes Profil zu ihrer
Person, sind in der Lage sich mit anderen Mitgliedern Direktnachrichten zu senden oder Gruppen zu erstellen.
Warum heißt es Social Intranet? Es hat Gemeinsamkeiten mit den bekannten Social-Media-Kanälen wie
Facebook, XING oder LinkedIN. Es sind gekannte Bausteine wie liken, kommentieren, sharen integriert, es
dient aber nicht der „Erstvernetzung“ oder der Selbstdarstellung, sondern eine schon bestehende Vernetzung
kann und soll verbessert oder intensiviert werden. Kommunikation wird somit einfacher und die Arbeit kann
effizienter und effektiver erledigt werden. Darüber hinaus verbindet ein Social Intranet die Mitarbeiter über
Abteilungen, Standorte und Hierarchie-Ebenen hinweg. Projekte können leichter besprochen werden und
eventuell können auch Experten außerhalb des Teams gesucht werden, die bisher noch nicht bekannt waren.
Ein Social Intranet kann sich zu einer enormen Chance entwickeln, wenn sich beim Austausch der Kollegen
spontane Ideen entwickeln, diese gemeinsam zu prüfen und auf Umsetzbarkeit zu prüfen. Die Innovationskraft
und Produktivität steigen – was der Grund ist warum ein Social Intranet auch als Social-Collaboration-
Software, als Collaboration-Tool oder als Collaboration-Plattform bezeichnet wird.
In diesem Zusammenhang spricht man oft von Social Collaboration, worunter man im Allgemeinen die große
Anzahl an Maßnahmen zur technikgestützten Zusammenarbeit von zeitlich und räumlich getrennten
Menschen, Gruppen oder Teams versteht.
Alle Mitarbeiter eines Unternehmens sollen so gut wie nur möglich zusammenarbeiten. Um das zu schaffen,
gibt es viele Collaboration Tools, womit sich die Arbeitseffizienz deutlich erhöhen kann. Laut Studien, um bis zu
50 Prozent. Auch der Reifegrad für Social Collaboration hat sich von 2018 mit 3,96 auf 4,23 (2019) erhöht (laut
einer Studie der technischen Universität Darmstadt). Ein hoher Reifegrad sagt aus, dass digitale Technologien
für Kommunikation und Information häufiger genutzt werden als klassische Mittel wie Telefonate und E-Mails.
Investitionen in Social Collaboration (Foto: www.campana-schott.com)
| 5/93.3 Wie komme ich in 10 Schritten zu einem Social Intranet
Bildung eines Projektteams aus Stakeholdern des Unternehmens
Erarbeiten der Use Cases und der Nutzeranforderungen im Unternehmen
Methode: Interviews mit den Mitarbeitern
Analyse der bestehenden Infrastruktur, um eine mögliche Integration von
vorhandenem einzubeziehen
Auswahl der Technik: es gibt Open Source Software und jede Menge
kostenpflichtige Software
Installation einer Entwicklungs- und Testumgebung mit individuellen
Daten
Entwicklung des Systems aufgrund des erarbeiteten Use Cases
Integration von individuell entwickelten Social Intranet Funktionen
Interne Vorstellung, Schulung und Freigabe des Systems an einen
ausgesuchten Nutzerkreis
Einführungsphase mit Feedbackrunden zur Optimierung
Unternehmensweite Einführung und Schulung
| 6/94 Digital Workplace
Ein Digital Worplace ist eine zentrale Plattform mit den Grundprinzipien der Integration und Kollaboration, die
Informationen, Tools und Services zur Verfügung stellt. Daten aus sämtlichen unternehmenseigenen Software-
Systemen wie beispielsweise ERP, CRM usw. werden auf dieser zentralen Arbeitsplattform
zusammengebracht. Es werden Informationen ebenso wie Anwendungen und Applikationen, in einer
einheitlichen Benutzeroberfläche, zur Verfügung gestellt. Mitarbeiter bekommen die richtigen Informationen
zur richtigen Zeit an den richtigen Ort geliefert.
Vorteile des Digital Workplace:
• Einheitlichen Benutzeroberfläche
• Zentrale Plattform anstatt vieler Insellösungen
• Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten
• Bessere Verfügbarkeit der Businessprozesse und Unternehmensinformationen
• Vereinfachung von Arbeitsprozessen
• Bessere standortübergreifende Zusammenarbeit und Wissensaustausch
• Positive Auswirkungen auf Innovationskraft
• Förderung der Zufriedenheit der Mitarbeiter
5 Die Schritte zum Digitalen Workplace
1. Projektteam zusammenstellen
Um sicher zu gehen, dass alle Anforderungen im Unternehmen berücksichtigt werden, sollten Mitarbeiter
aus allen Abteilungen mit einbezogen werden. Das Projektteam sollte einen Querschnitt des
Unternehmens bilden.
2. Möglichkeiten und Anforderungen klären
Die Analyse der Arbeitsplätze und deren Use Cases, die bezüglich der digitalen Transformation
vorangetrieben werden, steht an erster Stelle.
• Welche Use Cases sind die wichtigsten?
• Gibt es schon Arbeitsabläufe, die digitalisiert sind?
• Wo besteht noch Nachholbedarf?
• Anforderungen Ihre Mitarbeiter in Bezug auf:
o Digitalisierung bestimmter Prozesse
o Home-Office oder flexible Arbeitszeiten?
• Lassen sich diese durch Digital Workplaces erfüllen?
Die Anforderungen an Ihren Digital Workplace sollten Sie sammeln und priorisieren. Diese Liste bietet eine
gute Basis für die Suche nach den passenden Tools.
3. Tools für den Digital Workplace auswählen
Hier gibt es verschiedene Frage zu beantworten:
• Wollen Sie mit mehreren Tools arbeiten?
| 7/9• Wollen Sie eine Komplettlösung?
• Welche Tools und Software, IT Infrastruktur haben Sie bereits?
• Wollen Sie eine cloudbasierte Lösung?
Nachdem Sie diese Fragen beantwortet haben, planen Sie genug Zeit ein, verschiedene Varianten zu
vergleichen. Auch hier ist es sinnvoll Vertreter aus verschiedenen Abteilungen bei der Auswahl mit
einzubeziehen. Besonders wichtig sind Werkzeuge, die eine effiziente Kommunikation und agiles
Projektmanagement ermöglichen. Cloudbasierte Systeme sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter orts- und
zeitunabhängig arbeiten können. Bedenken Sie bei der Auswahl auch den Aspekt der Sicherheit.
4. Tools testen und einführen
Nach der Entscheidung, aus welchen Tools Ihr Digital Workplace bestehen soll, beginnt die Einführung.
Testen Sie die Funktionen zunächst mit einem ausgewählten Team, bevor Sie das ganze Unternehmen
darauf umstellen. So bildet sich außerdem ein Expertenkreis für die digitale Transformation, der bei der
Einführung eine Vorreiterrolle einnehmen und andere Mitarbeiter unterstützen kann.
5. Datensicherheit
Durch den Digital Workplace wird auch ortsunabhängiges Arbeiten möglich, das heißt auch dass Ihre Mitarbeiter mit
mobilen Geräten oder privaten PCs auf relevante Dokumente zugreifen können. Das kann auch bestimmte
Sicherheitsrisiken mit sich bringen. Daher ist es besonders wichtig ein Sicherheitskonzept auszuarbeiten.
6. Einführen, schulen, optimieren
Die besten Tools bringen keinen Mehrwert, wenn die Mitarbeiter sie nicht annehmen, ihren Mehrwert
nicht erkennen und sie dann nicht richtig nutzen. Dann entwickeln sich zahllose Einzellösungen, die am
offiziellen System vorbeiführen und dem Unternehmen sowie der effektiven Zusammenarbeit schaden.
Sorgen Sie deshalb für eine einheitliche Einführung Ihres Digital Workplace. Sehen Sie es wie eine
Kampagne, die alle Mitarbeiter erreichen muss. Inbegriffen sollten umfassende Schulungen sein. Auch die
Möglichkeit nach der Einführung Fragen beantwortet zu bekommen sollte gewährleistet sein. Es handelt
sich um einen Prozess, der auch nicht von Beginn an perfekt sein muss.
Behalten Sie Ihren Digital Workplace im Blick und optimieren Sie, wo es nötig ist.
6 Checkliste: Haben Sie dies bei Ihrem Digital Workplace beachtet?
Sind die Anforderungen der verschiedenen Abteilungen berücksichtigt?
Wurden die Bedürfnisse der Mitarbeiter abgefragt und einbezogen?
Wurden die Voraussetzungen für eine effiziente Kommunikationslösungen geschaffen?
Wurde die bestehende IT-Infrastruktur gecheckt, um eine Komplettlösung zu schaffen?
Haben Sie Tools für agiles Projektmanagement eingebunden?
Wurde eine Cloud-Lösung für mobilen Zugriff installiert?
Haben Sie ein Datensicherheitskonzept?
Sind die Tools skalierbar?
Haben Sie Ihren Digital Workplace umfassend eingeführt?
| 8/9Wollen Sie auch smarter zusammenarbeiten?
Dann haben wir noch weiteres Infomaterial für Sie:
Flyer „Digital Workplace“
Flyer „Collabaroation Day – 1 Tages Workshop“
Die Unterlagen finden Sie auf unserer Webseite: www.blue-consult.de
Oder kontaktieren Sie direkt unsere Experten
BLUE Consult GmbH
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47829 Krefeld
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Tel. 0221 9139689 0
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Wir freuen uns auf Sie!
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