SAP BUSINESS BYDESIGN - LÖSUNGEN FÜR SAP BUSINESS BYDESIGN

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SAP BUSINESS BYDESIGN - LÖSUNGEN FÜR SAP BUSINESS BYDESIGN
SAP Business ByDesign

Lösungen für SAP Business ByDesign                                               Facts
«SAP Business ByDesign» ist die umfassende Unternehmens-Software                   Umfassende Standardlösungen für
aus der Cloud für kleine und mittelständische Unternehmen. Durch den               die Verwaltung von ERP-Belegen
modularen Ausbau mit «Kendox InfoShare» werden auch die Verarbeitung               und sensiblen Personaldokumen-
von Eingangsrechnungen, die Verwaltung von Personaldokumenten so-                  ten
wie ganz allgemein die revisionssichere Archivierung von geschäftsrele-            Komfortable Integration in «SAP
vanten Dokumenten optimal in die Betriebsabläufe integriert.                       Business ByDesign» mit trans-
                                                                                   parentem Zugriff auf Akten und
Im Zusammenspiel mit «SAP Business ByDesign» stellt «Kendox InfoShare»             Dokumente
die rechtskonforme Verwaltung aller eingehenden und ausgehenden Belege             Individuell konfigurierbare Prozes-
sicher. Der Betrieb des Dokumentenarchivs erfolgt – genauso wie bei «SAP           se und Aktenpläne
Business ByDesign» – in der Cloud. Alle Belege sind in zertifizierten Rechen-      Mobiler Zugriff auf Dokumente mit
zentren bestens aufgehoben. Sie müssen nicht selbst in teure Infrastruk-           integrierter Dokumenten Viewer
tur für die Archivierung investieren und Ihre Mitarbeiter können sich auf die      Erweiterbar zu unternehmenswei-
Kernprozesse im Unternehmen fokussieren.                                           tem Dokumentenmanagement
                                                                                   Gesetzeskonforme Aufbewahrung
Ein Zugriff auf die archivierten Dokumente ist jederzeit sichergestellt – ent-     und revisionssichere Archivierung
weder vollkommen transparent integriert in «SAP Business ByDesign» oder            Designed für den Betrieb in der
über weitere browser-basierte Anwendungen wie dem «Kendox InfoShare                Cloud
Mobile Web Client». Komfortabel Suchfunktionen stellen dabei sicher, dass
                                                                                   Professioneller Betrieb in zertifi-
Anwender schnell und unkompliziert die relevanten Dokumente und Akten              zierten Rechenzentren
bereitgestellt bekommen.

Und mit der vollständig offenen Schnittstellensammlung – der «InfoShare
Web API» – sind nahezu alle Funktionen des «Kendox InfoShare Cloud Archi-
ve Service» für individuelle Anforderungen verfügbar. Damit ist sichergesellt,
dass sich die Dokumentenarchivierung schnell und einfach in bestehende
Geschäftsprozesse und Fachanwendungen integrieren lässt.

                                                                                                      www.kendox.com
SAP BUSINESS BYDESIGN - LÖSUNGEN FÜR SAP BUSINESS BYDESIGN
Lösungen für SAP Business ByDesign
Integrierte Rechnungseingangsverarbeitung
                          In den meisten Unternehmen ist die Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen ein aufwändiger Pro-
                          zess, der mit hohen Kosten verbunden ist. Mit «Kendox InfoShare für SAP Business ByDesign» optimieren
                          Sie Ihre Rechnungsbearbeitung. Eingehende Rechnungen werden mit «Kendox InfoShare» automatisiert und
                          strukturiert verarbeitet und über einen individuell konfigurierbaren Genehmigungsworkflow freigegeben. Die
                          an die Freigabe anschliessende Übertragung der Vorkontierungsinformationen an «SAP Business ByDesign»
                          sorgt für einen reibungslosen Bearbeitungsfluss und ermöglicht so, dass die freigegebenen Rechnungen
                          schnell und effizient verbucht und zur Zahlung freigegeben werden können.

Freigabeprozess für Rechnungen                Direkter Zugriff auf Rechnungsbeleg           Regelbasierte Verarbeitung
Eingehende Rechnungen werden zu-              Die Rechnungsbelege, die in «Kendox           Eine regelbasierte, prozessgestützte Ver-
nächst digitalisiert und in «Kendox           InfoShare» abgelegt sind, lassen sich         arbeitung sorgt für hohe Transparenz,
­InfoShare» abgelegt. Im Anschluss daran      schnell und unkompliziert direkt aus «SAP     eine deutlich verbesserte Auskunftsbe-
 durchläuft die Rechnung einen individu-      Business ByDesign» heraus öffnen. Damit       reitschaft und kurze Durchlaufzeiten,
 ell anpassbaren Freigabeprozess, in dem      ist jederzeit ein schneller Blick auf den     so dass eine volle Skontoausschöpfung
 unter anderem Vorkontierungsinformati-       Originalbeleg möglich. Der Zugriff auf den    möglich wird. Belege können jederzeit
 onen erfasst werden, die anschliessend       Beleg erfolgt transparent – das macht         mobil freigegeben werden – damit wird
 an «SAP Business ByDesign» zur weiteren      den manuellen Wechsel in eine andere          eine standortübergreifende Verarbeitung
 Verarbeitung übergeben werden.               Anwendung überflüssig.                        der Rechnungen ohne Medienbrüche er-
                                                                                            möglicht.

Belegdatenextraktion                          Flexible Verarbeitung                         Archivierung in der Cloud
Mit der integrierten Belegdatenextrakti-      Neben Papierrechnungen, die zunächst          Der Betrieb des Dokumentenarchivs er-
on können neben Kopf- und Fussdaten           digitalisiert werden, unterstützt der Rech-   folgt – genauso wie der Betrieb von «SAP
wie z.B. Rechnungssteller, Rechnungs-         nungsfreigabeprozess auch elektroni-          Business ByDesign» selbst – in der Cloud.
nummer, Rechnungsdatum etc. auch die          sche Rechnungen. Hierzu gehören zum ei-       Ihre Dokumente sind in zertifizierten Re-
Positionsdaten wie Artikel-Nr., gelieferte    nen Rechnungen, die als PDF-Dokument          chenzentren bestens aufgehoben. Hoch-
Menge, Artikelpreise etc. ausgelesen und      per E-Mail ins Unternehmen gelangen,          verfügbarkeit und Schutz Ihrer sensiblen
mit Daten aus «SAP Business ByDesign»         als auch Rechnungen, die dem Standard         Dokumente sind so sichergestellt. Sie
abgeglichen werden. Daten, die nicht ein-     «XRechnung» entsprechen.                      müssen nicht selbst in teure Infrastruktur
deutig erkannt werden konnten, können                                                       für die Archivierung investieren und Ihre
bei Bedarf manuell korrigiert werden.                                                       Mitarbeiter können sich auf die Kernpro-
                                                                                            zesse in Ihrem Unternehmen fokussieren.

Reibungslose Abläufe
Der gesamte Rechnungsbearbeitungspro-
zess – angefangen bei der Digitalisierung
von Papierrechnungen über die automa-
tische Extraktion der Rechnungsdaten,
den Freigabeprozess bin hin zur Verbu-
chung innerhalb von «SAP Business ByDe-
sign» – ist nahtlos integriert. Rechnungen
«wandern» nach der Freigabe automa-
tisch in die Fibu und können dort effizient
verbucht werden.

Unterstützt die folgenden Formate:
    Papierrechnungen
    Elektronische Rechnungen
    als Anhang von E-Mails (PDF)
    Rechnungen im ZUGFeRD-Format
    Rechnungen im XRechnung-Format

                                                                                                                   www.kendox.com
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Lösungen für SAP Business ByDesign
Digitale Personalakte für SAP Business ByDesign
                          Überfüllte Aktenschränke, zeitaufwändige Dokumentenablage und mühsame Recherche gehören der Ver-
                          gangenheit an. Mit der in «SAP Business ByDesign» integrierten «Kendox InfoShare Digitalen Personalakte»
                          werden Papierakten weitestgehend überflüssig. Alle Dokumente – Arbeitsverträge, Gehalts- und Spesenab-
                          rechnungen, Bewerbungsunterlagen, Korrespondenzen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer etc. – wer-
                          den digitalisiert und stehen im revisionssicheren Archiv zentral und rund um die Uhr zur Verfügung.

Schlanke Verwaltungsprozesse                  Temporäre Dokumentenfreigabe                   Automatische Aktendeckel
Personalakten, die in «Kendox InfoShare»      Einzelne Dokumente oder ganze Akten            Personalakten können automatisch aus
verwaltet werden, lassen sich jederzeit       können bestimmten Personen – z.B. ei-          «SAP Business ByDesign» heraus erzeugt
schnell und unkompliziert direkt aus «SAP     nem Mitarbeiter oder seinem Vorgesetz-         werden. Die Stammdaten des Mitarbei-
Business ByDesign» heraus aufrufen. Die       ten – für eine vorübergehende Aktenein-        ters werden dabei als Information am «Di-
nahtlose Integration der «Digitalen Perso-    sicht freigegeben werden. Nach Ablauf          gitalen Aktendeckel» angebracht. Dies er-
nalakte» erlaubt die Umsetzung von wirk-      des zuvor festgelegten Zeitraums wird          laubt einen strukturierten Zugriff auf die
lich schlanken Verwaltungsprozessen in        das Zugriffsrecht automatisch wieder           digitalen Akten, ohne dass dazu zwingend
der HR-Abteilung.                             entzogen.                                      «SAP Business ByDesign» verwendet wer-
                                                                                             den muss.

Integrierter Vorlagenmanager                  Automatische Ablage                            Rechtskonforme Archivierung
Über die Office-Integration der «Digitalen    Sowohl Belege, die innerhalb von «SAP          Die Dokumente in der «Digitalen Persona-
Personalakte» können neue Dokumente           Business ByDesign» erzeugt werden (z.B.        lakte» werden rechtskonform archiviert;
bequem mit Hilfe des Vorlagenmanagers         Spesenabrechnungen) als auch Belege            Änderungen an Dokumenten können
und basierend auf Textbausteinen direkt       aus Fremdsystemen (wie z.B. Gehaltsab-         nachvollzogen werden und es ist eben-
in der Personalakte erstellt werden. Die      rechnungen) können über die zur Verfü-         falls jederzeit nachvollziehbar, was mit
Zuordnung des neuen Dokuments in die          gung stehenden Schnittstellen automa-          einzelnen Dokumenten passiert ist. So
richtige Akte erfolgt dabei automatisch.      tisch in die jeweilige Akte des Mitarbeiters   hat die Personalabteilung die Sicherheit,
                                              abgelegt werden.                               dass wirklich alles unter Kontrolle ist.

Vielfältige Zugriffsmöglichkeiten
Der Zugriff auf die «Digitale Personalakte»
ist für den Mitarbeiter aus der Personal-
abteilung über verschiedene Wege mög-
lich. Neben der direkten Integration in
«SAP Business ByDesign» können Anwen-
der sowohl über den «Mobile Web Client»
als auch über eine browserbasierte Ak-
tenanwendung auf Akten und Dokumente
zugreifen.

Zentrale Verwaltung, globaler Zugriff
Der standortunabhängige Zugriff auf
Personaldokumente ist vor allem für Un-
ternehmen mit verteilten Standorten ein
sehr großer Vorteil. Die Mitarbeiterinfor-
mationen werden dabei zentral in der «Di-
gitalen Personalakte» verwaltet, sind aber
von jedem Standort jederzeit schnell und
einfach abrufbar.

                                                                                                                    www.kendox.com
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Lösungen für SAP Business ByDesign
Archivierung von Spesenbelegen
                         Für Unternehmen, die die Reisekosten ihrer Mitarbeiter effizient kontrollieren und abrechnen möchten, stellt
                         «SAP Business ByDesign» ein Modul zur Spesenabrechnung zur Verfügung. Über dieses Modul können Mit-
                         arbeiter für sich selbst oder im Auftrag anderer Mitarbeiter Spesen samt den zugehörigen Spesenbelegen
                         einreichen. Mit «Kendox InfoShare für SAP Business ByDesign» werden sowohl die Belege (die auch mobil
                         eingereicht werden können) als auch die im Anschluss an die Prüfung erzeugte Spesenabrechnung rechts-
                         konform archiviert und – sofern gewünscht – in der jeweiligen Personalakte bereitgestellt.

Archivierung von Spesenbelegen               Archivierung der Spesenabrechnung             Archivierung in der Cloud
Sobald der Mitarbeiter einen Spesen-         Die nach erfolgter Prüfung mit «SAP Bu-       Der Betrieb des Dokumentenarchivs er-
beleg über die Mitarbeiter-Self-Services     siness ByDesign» erzeugte Spesenab-           folgt – genauso wie bei «SAP Business By-
erfasst hat, wird dieser automatisch in      rechnung wird ebenfalls automatisch und       Design» – in der Cloud. Alle Belege sind in
«Kendox InfoShare» übertragen und archi-     rechtskonform in «Kendox InfoShare» ar-       zertifizierten Rechenzentren bestens auf-
viert. Anschliessend steht er im Rahmen      chiviert. Bei der Ablage werden entspre-      gehoben. Sie müssen nicht selbst in teure
der Spesengenehmigung dem jeweiligen         chende Indexkriterien wie z.B. Mitarbei-      Infrastruktur für die Archivierung investie-
Bearbeiter zur Prüfung zur Verfügung und     ter-Nummer, Abrechnungszeitraum etc.          ren und Ihre Mitarbeiter können sich auf
kann vom berechtigten Mitarbeiter zu ei-     vergeben, so dass die Abrechnung auch         die Kernprozesse in Ihrem Unternehmen
nem späteren Zeitpunkt erneut eingese-       ohne «SAP Business ByDesign» leicht auf-      fokussieren.
hen werden.                                  findbar ist.

Transparenter Zugriff                        Automatische Aktenablage
Im Rahmen der Prüfung der Spesenab-          Sofern gewünscht werden sowohl die
rechnung hat der jeweilige Bearbeiter        Spesenbelege als auch die von «SAP
einen transparenten Zugriff auf die zuge-    Business ByDesign» erzeugte Spesen-
hörigen Belege. Der Zugriff erfolgt dabei    abrechnung automatisch in die «Digitale
entweder direkt aus der Oberfläche des       Personalakte» des jeweiligen Mitarbeiters
«SAP Business ByDesign» Work-Centers         übernommen. Der Mitarbeiter kann an-
heraus oder über den «Mobile Web Client»     schliessend – falls er die entsprechenden
von «Kendox InfoShare».                      Zugriffsrechte hat – direkt über «seine»
                                             Personalakte auf die Abrechnung und die
                                             beigefügten Belege zugreifen.

                                                                                                                   www.kendox.com
SAP BUSINESS BYDESIGN - LÖSUNGEN FÜR SAP BUSINESS BYDESIGN
Lösungen für SAP Business ByDesign
Archivierung eingehender und ausgehender Belege
                          Mit «Kendox InfoShare» können nicht nur Eingangsrechnungen oder Spesenbelege verwaltet werden, son-
                          dern neben internen Dokumenten auch alle anderen ein- und ausgehenden Belege wie bspw. Ausgangsrech-
                          nungen, Lieferscheine, Quittungen, Materialentnahmebelege oder Gehaltslisten. Je nach Anwendungsszena-
                          rio kann die Übernahme der Belege manuell, halb-automatisch oder komplett automatisiert im Hintergrund
                          vorgenommen werden. Für die Erfassung von eingehenden Papierbelegen stehen komfortable Werkzeuge
                          zur Verfügung, die den Anwender beim Digitalisieren und Verschlagworten der Belege effizient unterstützen.
                          Der Zugriff auf die Belege aus «SAP Business ByDesign» kann anschliessend entweder über einen direkten
                          Link oder über den als sog. «Mash-up» in die SAP-Oberfläche integrierten «Mobile Web Client» erfolgen.

Archivierung ausgehender Belege               Bereitstellung der Validierungsdaten         Direkter Zugriff auf die Belege
Dokumente, die von «SAP Business ByDe-        Die für die automatische Datenvalidie-       Die Belege, die in «Kendox InfoShare»
sign» erzeugt werden (Ausgangsrechnun-        rung benötigen Daten aus «SAP Business       archiviert sind, lassen sich schnell und
gen, Lieferscheine, Gehaltsabrechnun-         ByDesign» (oder einer anderen externen       unkompliziert direkt aus «SAP Business
gen etc.) können automatisch in «Kendox       Datenquelle) – z.B. Bestelldaten, Liefe-     ByDesign» heraus öffnen. Der Zugriff
InfoShare» archiviert werden. Über die        rantenstamm, Konto- und Bankdaten,           auf den Beleg erfolgt transparent – das
offene Schnittstelle (API) von «Kendox In-    Wareneingang etc. – werden regelmässig       macht den manuellen Wechsel in eine
foShare» lassen sich beliebige Dokumen-       in einem asynchronen Prozess automa-         andere Anwendung überflüssig. Alternativ
te mit den entsprechenden Indexwerten         tisch bereitgestellt.                        können Anwender sowohl über den «Mobi-
direkt in das Archiv übertragen. Zusätz-                                                   le Web Client» als auch über andere brow-
lich lassen sich die so archivierten Belege                                                serbasierte Anwendungen auf Akten und
automatisch und ohne manuellen Eingriff                                                    Dokumente zugreifen.
den entsprechenden Akten zuordnen.
                                                                                           Rechtskonforme Archivierung in der
Komfortable Erfassungswerkzeuge               E-Mail Integration                           Cloud
Mit «Kendox InfoShare» stehen Werkzeu-        Eingehende Belege, der per E-Mail an ein     Der Betrieb des Dokumentenarchivs er-
ge zur Digitalisierung einzelner Papier-      zentrales Postfach (z.B. info@firma.com)     folgt – genauso wie bei «SAP Business By-
dokumente («Arbeitsplatz Scanning») als       gesendet werden, können automatisch          Design» – in der Cloud. Alle Belege sind in
auch von ganzen Dokumentenstapeln             aus dem E-Mail extrahiert, rechtskon-        zertifizierten Rechenzentren bestens auf-
(«Batch Scanning») zur Verfügung. Die         form in «Kendox InfoShare» archiviert und    gehoben. Sie müssen nicht selbst in teure
automatische Trennung der Dokumente           gleichzeitig einem Folgeprozess zugeführt    Infrastruktur für die Archivierung investie-
in Dokumentenstapeln kann entweder            werden.                                      ren und Ihre Mitarbeiter können sich auf
durch die Verwendung von Barcodes,                                                         die Kernprozesse in Ihrem Unternehmen
Patch-Codes oder mit Hilfe von Trennblät-                                                  fokussieren.
tern erfolgen.

Belegdatenextraktion
Ein komfortabler «Capturing-Prozess» ex-
trahiert alle relevanten Informationen mit
Hilfe einer Text-Erkennung (OCR) automa-
tisch aus den Belegen. Die so extrahier-
ten Daten können einer zusätzlichen «Da-
ten-Validierung» zugeführt werden, die die
extrahierten Daten gegen Daten aus «SAP
Business ByDesign» oder aus anderen
externen Datenquellen abgleicht (z.B. im
Rahmen einer Wareneingangsprüfung).
Daten, die nicht ausreichend zuverlässig
erkannt werden konnten, werden einem
manuellen «Validierungsschritt» zuge-
führt.

                                                                                                                   www.kendox.com
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Lösungen für SAP Business ByDesign
Belege und Dokumente digital signieren
                             Mit dem «Cloud Signatur Service for DocuSign» von «Kendox InfoShare» gehören handschriftliche Unterschrif-
                             ten der analogen Vergangenheit an. Sobald die «Digitale Signatur» in Ihre Prozesse integriert ist, können Sie
                             zukünftig auf Mehrfachausdrucke, manuelle Verteilung von Dokumenten und das anschliessende Einscan-
                             nen verzichten. Verträge und Vereinbarungen können so deutlich schneller abgeschlossen und Geschäfte
                             schneller abgewickelt werden. Durch den Einsatz digitaler Signaturen und Prozessen ohne Medienbrüche
                             steigern Sie zudem die Produktivität Ihrer Mitarbeiter signifikant und sparen so bares Geld.

Universell einsetzbar                              Digitale Steuerung von Dokumenten                   Nachvollziehbar und transparent
Unabhängig davon, in welchen Prozessen             Mit einer digitalen Signatur steuern Sie            Die Genehmigungs- und Signaturpro-
und auf welchen Dokumenten eine ver-               Ihre Geschäftsprozesse durchgehend di-              tokolle der «Digitalen Signatur» werden
bindliche Unterschrift erforderlich ist: der       gital: Angebote und Verträge signieren,             automatisch archiviert und mit dem Ur-
«Cloud Signatur Service» ist mit allen Lö-         Bestellungen und Rechnungen freigeben,              sprungsdokument verknüpft. Damit ist si-
sungen von Kendox integrierbar. Egal, ob           den Empfang von Informationen bestäti-              chergestellt, dass jederzeit nachvollzieh-
im Vertragsmanagement, mit der Digita-             gen und vieles mehr wird mit dem «Cloud             bar ist, wer wann welchen Beleg signiert
len Personalakte, dem Fuhrparkmanage-              Signatur Service» digital und ohne Medi-            hat. Zusätzlich haben Sie jederzeit den
ment oder jeder anderen Kendox Lösung.             enbrüche abgewickelt.                               Überblick, wo sich Ihr Dokument im Unter-
                                                                                                       zeichnungsprozess befindet.

Flexible Prozessgestaltung
Dokumente und Belege werden direkt
aus «Kendox InfoShare» an den Sig-
nier-Service übertragen. In DocuSign
wird dann der Ablauf, die Reihenfolge
und das Regelwerk des Unterschriften-
und Genehmigungsprozesses festgelegt
und gesteuert. Nachdem die Dokumente
digital signiert worden sind, erfolgt die
rechtskonforme Archivierung mit «Kendox
InfoShare» - revisionssicher und unverän-
derbar.

Rechtssicher statt «recht sicher»
Die elektronischen Signaturen von Docu-
Sign sind konform zur eIDAS*-Verordnung
der EU. Damit wird die Rechtsgültigkeit
elektronischer Signaturen vor Gericht
sichergestellt: sie sind den «Papierunter-
schriften» nahezu gleichgestellt**.

Hinweis:
Diese Lösung setzt ein gültiges Konto der
DocuSign-eSignatur voraus.
(Personal, Standard, Business Pro)

*  eIDAS: Electronic Identification, Authentication and Trust Services
** Für die allermeisten Transaktionen ist eine einfache elektronische Signatur ausreichend; in bestimmten seltenen Fällen ist eine qualifizierte elek-
   tronische Signatur (QES) notwendig (siehe auch §126a BGB)

                                                                                                                                 www.kendox.com
SAP BUSINESS BYDESIGN - LÖSUNGEN FÜR SAP BUSINESS BYDESIGN
Lösungen für SAP Business ByDesign
Mehrsprachigkeit
Der «Kendox InfoShare Mobile Web Client»
ist international einsetzbar und aktuell in
den folgenden Sprachen verfügbar:

   Deutsch
   Englisch
   Französisch
   Italienisch
   Spanisch
   Portugiesisch
   Niederländisch
   Japanisch
   Mandarin

Weitere Sprachen in Vorbereitung.
Zusätzliche Sprachen sind auf Anfrage
verfügbar.

                                              www.kendox.com
SAP BUSINESS BYDESIGN - LÖSUNGEN FÜR SAP BUSINESS BYDESIGN
Lösungen für SAP Business ByDesign
                                         Integrierte Rechnungseingangsverarbeitung
                                         Mit «Kendox InfoShare für SAP Business ByDesign» optimieren Sie Ihre Rechnungsbearbeitung.
                                         Eingehende Rechnungen werden mit «Kendox InfoShare» automatisiert und strukturiert verarbei-
                                         tet und über einen individuell konfigurierbaren Genehmigungsworkflow freigegeben. Die an die
                                         Freigabe anschliessende Übertragung der Vorkontierungsinformationen an «SAP Business ByDe-
                                         sign» sorgt für einen reibungslosen Bearbeitungsfluss und ermöglicht so, dass die freigegebenen
                                         Rechnungen schnell und effizient verbucht und zur Zahlung freigegeben werden können.

                                         Digitale Personalakte für SAP Business ByDesign
                                         Überfüllte Aktenschränke, zeitaufwändige Dokumentenablage und mühsame Recherche gehören
                                         der Vergangenheit an. Mit der in «SAP Business ByDesign» integrierten «Kendox InfoShare Digita-
                                         len Personalakte» werden Papierakten weitestgehend überflüssig. Alle Dokumente – Arbeitsver-
                                         träge, Gehalts- und Spesenabrechnungen, Bewerbungsunterlagen, Korrespondenzen zwischen
                                         Arbeitgeber und Arbeitnehmer etc. – werden digitalisiert und stehen im revisionssicheren Archiv
                                         zentral und rund um die Uhr zur Verfügung.

                                         Archivierung von Spesenbelegen
                                         Für Unternehmen, die die Reisekosten ihrer Mitarbeiter effizient kontrollieren und abrechnen
                                         möchten, stellt «SAP Business ByDesign» ein Modul zur Spesenabrechnung zur Verfügung. Über
                                         dieses Modul können Mitarbeiter für sich selbst oder im Auftrag anderer Mitarbeiter Spesen
                                         samt den zugehörigen Spesenbelegen einreichen. Mit «Kendox InfoShare für SAP Business By-
                                         Design» werden sowohl die Belege (die auch mobil eingereicht werden können) als auch die im
                                         Anschluss an die Prüfung erzeugte Spesenabrechnung rechtskonform archiviert und – sofern
                                         gewünscht – in der jeweiligen Personalakte bereitgestellt.

                                         Archivierung eingehender und ausgehender Belege
                                         Mit «Kendox InfoShare» können alle ein- und ausgehenden Belege verwaltet werden. Je nach
                                         Anwendungsszenario kann die Übernahme der Belege manuell, halb-automatisch oder komplett
                                         automatisiert im Hintergrund vorgenommen werden. Für die Erfassung von eingehenden Papier-
                                         belegen stehen komfortable Werkzeuge zur Verfügung, die den Anwender beim Digitalisieren und
                                         Verschlagworten der Belege effizient unterstützen. Der Zugriff auf die Belege aus «SAP Business
                                         ByDesign» kann anschliessend entweder über einen direkten Link oder über den als sog. «Mash-
                                         up» in die SAP-Oberfläche integrierten «Mobile Web Client» erfolgen.

                                         Belege und Dokumente digital signieren
                                         Mit dem «Cloud Signatur Service for DocuSign» von «Kendox InfoShare» gehören handschriftliche
                                         Unterschriften der analogen Vergangenheit an. Sobald die «Digitale Signatur» in Ihre Prozesse
                                         integriert ist, können Sie zukünftig auf Mehrfachausdrucke, manuelle Verteilung von Dokumenten
                                         und das anschliessende Einscannen verzichten. Verträge und Vereinbarungen können so deut-
                                         lich schneller abgeschlossen und Geschäfte schneller abgewickelt werden.

Haftungsausschluss: Alle Rechte sowie Druckfehler, Irrtümer und Änderungen vorbehalten

Kendox AG                                              Kendox AG                                Kendox GmbH
Hauptsitz                                              Niederlassung Österreich                 Deutschland

Bahnhof-Strasse 7                                      Favoritenstraße 87/2                     Paul-Reusch-Str. 2
9463 Oberriet SG                                       1100 Wien                                46045 Oberhausen
Schweiz                                                Österreich                               Deutschland

T +41 (71) 552 34 00                                   T +43 (720) 27 34 20                     T +49 (208) 77 89 28 00
                                                                                                                                           08/2021

www.kendox.com | info@kendox.com
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