EBusiness Lösung - Yellow Pages - Im Unternehmen die passenden Experten und Ansprechpartner schnell und effizient finden
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UNTERNEHMERISCHES WISSEN eBusiness Lösung - Yellow Pages Im Unternehmen die passenden Experten und Ansprechpartner schnell und effizient finden
eBusiness Lösung Yellow Pages
eBusiness Lösung -
Yellow Pages
Problemstellung & Einsatzbereiche im
Unternehmen
In Unternehmen befindet sich Wissen zum einen in
Yellow Pages, auch als Expertenverzeichnis oder dokumentierter Form, z.B. in Anleitungen, Handbü-
Expertendatenbank bezeichnet, stellen ein Instru- chern etc.. Zum anderen haben die Mitarbeiter viel
ment aus dem Bereich Wissensmanagement dar. Wissen über konkrete Arbeitsabläufe sowie prakti-
Sie sind vergleichbar mit einem Telefonbuch, da sie sche Fertigkeiten und Kompetenzen. Dieses Wis-
auch zur schnellen und gezielten Suche nach rele- sen lässt sich nur schwer dokumentieren. Zudem
vanten Ansprechpartnern und Experten herangezo- fehlt oftmals Transparenz darüber, welcher Mitar-
gen werden. Yellow Pages enthalten neben Kontakt- beiter über welches Wissen verfügt, insbesondere
daten aber auch weitere personenbezogene Daten, bei langjährigem Erfahrungswissen. Das vorhan-
wie beispielsweise Angaben über Qualifikationen, den Wissen wird somit kaum oder nicht genutzt.
Forschungsbereiche oder Fremdsprachenkenntnisse. Daher ist es wichtig, zu erfassen, welcher Mitarbei-
ter über welches Themengebiet Bescheid weiß, um
diese Informationen im Unternehmen verfügbar zu
machen.
►► Sie möchten, dass neue Mitarbeiter bestmög-
lich ins Unternehmen integriert und eingear-
beitet werden. Yellow Pages können in diesem
Rahmen dabei helfen, relevante Ansprechpart-
ner zu finden.
►► Sie möchten in einem interdisziplinären Pro-
jekt geeignete Experten zusammenbringen. Mit
Hilfe von Yellow Pages lassen sich Experten
leichter identifizieren.
►► Sie möchten einen Überblick über Qualifikati-
onen, Referenzen, Themenschwerpunkte und
Sprachen Ihrer Mitarbeiter haben. In Yellow
Pages können Sie Mitarbeiter finden, die außer-
gewöhnliche Sprachen sprechen.
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eBusiness Lösung Yellow Pages
Wissensmanagement-Werkzeuge, die in Unter- Neben Yellow Pages sollte es die Möglichkeit
nehmen eingesetzt werden beziehen sich auf drei geben,. vorhandenes fachliches Wissen, Prozess-
unterschiedliche Bereiche: die technische, organi- dokumentation, Produkthandbücher etc. in regelmä-
satorische und zwischenmenschliche Ebene. Das ßigen Abständen zu dokumentieren und allen Mitar-
auf den Autoren Bullinger, Wörner, Prieto basie- beitern im Unternehmen zur Verfügung zu stellen.
rende Modell beschreibt, dass die Bestandteile Dies kann Teil eines integrierten Wissensmanage-
Technik, Organisation und Mensch bei einem Wis- ment-Systems oder eine separate IT-Anwendung
sensmanagement-System berücksichtigt werden wie beispielsweise ein Wiki sein.
sollten, bestenfalls in einem ausgewogenen Maß.
Kurzbeschreibung Yellow Pages
Dies trifft auch für Yellow Pages zu. Sie verbessern
einerseits die organisationellen Rahmenbedinun- Yellow Pages sind vergleichbar mit einem Telefon-
gen, in dem es Zugriff auf das Wissen der Mitarbei- buch. Sie enthalten Informationen zu Mitarbeitern
ter ermöglicht. Die richtigen Ansprechpartner und und gegebenfalls externen Partnern im Untereh
mögliche Projektpartner können identifiziert wer- men. Im Gegensatz zu einem herkömmlichen Tele-
den. fonbuch werden an dieser Stelle aber auch vert-
fende personenbezogene Daten, wie beispielsweise
Die Komponente Mensch kommt zum Tragen, da Angaben über Kompetenzen und Qualifikationen
Yellow Pages eine bessere interne Vernetzung abgebildet.
innerhalb des Unternehmens ermöglichen. Bei-
spielsweise zum Thema Websitengestaltung kann Yellow Pages werden häufig als Expertenverzeich-
sich eine Gruppe von Interessierten und Erfah- nisse bezeichnet. Für jeden Mitarbeiter wird online
renen bilden, die sich regelmäßig trifft und aus- ein Profil angelegt, in dem Kontaktdaten und Infor-
tauscht.Yellow Pages lassen sich zudem gut in mationen beispielsweise zu Fachgebiet, Projekter-
Soziale Netzwerke einbinden. farungen, Sprachkompetenz, Länderkompetenz,
Kurzbiografie sowie gegebenfalls Fotos oder Aus-
Oftmals sind Yellow Pages Lösungen einfach bedi- zeichnungen eingetragen werden.
enbare IT-Systeme und tragen so dazu bei, dass
aus technischer Sicht keinerlei Hürden bei der Nut- Die Profile können individuell angelegt sowie jeder-
zung entstehen. Häufig bedarf es keines großen zeit aktualisiert bzw. gelöscht werden.
Aufwandes der Schulung und Einarbeitung.
In der Regel sind die Daten nur unternehmensintern
verfügbar, so dass externe Kunden und Partner kei-
nen Zugriff haben. Im Fall dies erwünscht ist, kön-
nen für bestimmte Personen Zugangsberechtigun-
gen geschaffen werden.
Auf der linken Seiten wird ein Beispiel dargestellt,
wie ein Yellow Pages Profil aussehen könnte. Es
umfasst Kompetenzen, berufliche Erfahrungen,
Qualifikationen sowie Sprachen.
3eBusiness Lösung Yellow Pages
Fördernde Faktoren - Yellow Pages Hemmende Faktoren - Yellow Pages
► Technik: die Akzeptanz des Systems ist eine ►► Technik: die Einführung von Yellow Pages ist
wichtige Voraussetzung für die Nutzung. Wird immer mit einem finanziellen und insbesondere
der Zweck des Systems deutlich steigt oftmals mit zeitlichen oder personellen Aufwänden ver-
auch die Akzeptanz der Mitarbeiter. Beispiels- bunden. Eine Anwendung, die nicht inuitiv bedi-
weise entsteht ein Mehwert, wenn Mitarbeiter enbar ist, erschwert die Akzeptanz und führt
leichter Ansprechpartner identifizieren können. möglicherweise zu einer geringen Nutzung.
Das IT-System sollte sich an die vorhandenen
Geschäftsprozesse anpassen. Neueinsteigern ►► Organsiation: eine späte Kommunikation bei
sollte das System vorgestellt werden und sie der Einführung von Yellow Pages kann zu einer
sollten möglichst bald ein eigenes Profil erstel- Ablehung und Nichtnutzung führen. Durch hier-
len. archische Strukturen und dem Klima von Furcht
wird die Bereitschaft verringert, eigenes Wissen
► Organisation: eine frühzeitige Kommunikation zu präsentieren und weiterzugeben. Dies kann
der Einführung von Yellow Pages und Schu- dazu führen, dass wenige Informationen in den
lungen sind wichtig für den Erfolg. Durch Ver- Profilen angegeben werden und Profile schnell
trauen und Offenheit im Unternehmen sind veralten, da sie nicht gepflegt werden. Ist der
die Mitarbeiter eher bereit, ihre Expertise und Nutzen für die Mitarbeiter nicht erkennbar,
auch private Interessen anzugeben. Die Nut- so werden diese der Anwendung ablehnend
zung von Yellow Pages spart, denn es ermög- gegenüberstehen. Wenn ein Verantwortlicher
licht ein schnelles und effizientes Auffinden für die Datenpflege fehlt, werden die Profile in
von relevanten Ansprechpartnern. Die Unter- unregelmäßigen Abständen aktualisiert.
nehmensleitung kann zudem erkennen, wel-
che Kompetenzen im Unternehmen verfügbar ►► Mensch: Mitarbeiter sind zum Teil skeptisch
sind und auf mögliche Bedarfe besser reagie- gegenüber Yellow Pages. Sie haben Angst
ren. Auch können Doppelarbeiten vermieden vor zu vielen Fragen während der Arbeit. Sie
und die Zusammenarbeit verbessert werden. befürchten, dass sie als überflüssig betrachtet
Um möglichst aktuelle Profile zu erhalten, ist werden, wenn sie über zu wenig Daten im Pro-
ein Verantwortlicher wichtig, der sich um die fil verfügen. Diese Faktoren haben großen Ein-
Datenpflege kümmert. fluss auf den Erfolg bzw. Misserfolg des Sys-
tems.
► Mensch: eine positive Einstellung der Mitarbei-
ter zu Yellow Pages hat einen Einfluss darauf, ►► Datenschutz: der Aufbau einer Expertendank
wie viel Informationen sie preis geben. Dabei ist verbunden mit der Erhebung von personen-
wird insbesondere spezielles Wissen sichtbar. bezogenen Daten. Für die Verarbeitung perso-
Die Mitarbeiter können weitestgehend individu- nenbezogener Daten ist im Sinne des Daten-
ell ihre eigenen Profile gestalten und beispiels- schutzgesetzes eine Einwilligung von allen
weise Fotos einpflegen oder auf andere Seiten betroffenen Mitarbeitern vorab einzuholen.
im Intra- oder Internet verlinken.
Beispiel aus der Praxis
ARCADIS ist ein führender internationaler Dienstleister in den Bereichen Consulting, Planung und Pro-
jektmanagement. Firmensitz der deutschen Tochtergesellschaft ARCADIS Deutschland GmbH ist in
Darmstadt. Das Unternehmen ist in den Bereichen Infrastruktur, Wasser, Umwelt und Bauwerke tätig.
ARCADIS Deutschland GmbH nutzt Yellow Pages, um die Kompetenzen seiner 700 Mitarbeiter an den
17 Standorten in Deutschland zu erfassen und zu bestimmen, wer für welches Projekt eingesetzt werden
kann. Die Yellow Pages umfassen den Namen des einzelnen Mitarbeiters, seine Adresse, seinen jähr-
lich aktualisierten Lebenslauf, seine Kernkompetenzen und Funktionen. Die Profile sind in eine Sharepoint
Plattform eingebunden. Die Software zur Darstellung und Recherche von Yellow Pages wurde bei ARCA-
DIS intern entwickelt (Quelle: http://www.prowis.net/prowis/?q=node/126).
4eBusiness Lösung Yellow Pages
Yellow Pages Lösungen Der bottom-up Ansatz ermöglicht eine direkte Ein-
bindung in das Tagesgeschäft und fördert somit
Yellow Pages sind oftmals im Intranet oder Wiki die Motivation der Mitarbeiter. Ein Nachteil ist,
eines Unternehmens integriert. Auch eine Kom- dass der Aufwand für die Koordination höher ist.
bination mit sozialen Netzwerken ist möglich. Es Es kann zudem sein, dass die Maßnahme mit der
exisitieren sowohl kommerzielle als auch Open Unternehmensstrategie nicht einhergeht.
Source Produkte.
Für eine optimale Einführung einer neuen Wis-
Weiterhin gibt es umfassende Wissensmanage- sensmanagement-Methode eignet sich eine
mentsysteme mit diversen Funktionalitäten, bei Mischung aus top-down und bottom-up Ansatz.
denen Yellow Pages ein Bestandteil der Software Die Mitarbeiter sollten dabei in den Entschei-
ist wie beispielsweise Knowledge Miner der USU dungsprozess miteinbezogen werden. Weiterhin
AG und Knowledge Cafe von altavier. Das System sollte das Management die Maßnahme unterstüt-
Knowledge Cafe umfasst zum Beispiel folgende zen und im Rahmen einer langfristigen Unterneh-
Komponenten: Yellow Pages, Virtuelle Bibliothek, mensstrategie verankern.
Knowledge Base, Presse, MyNews, BlackBoard,
Projekte, Workflow und Diskussion. Die Lösung Unternehmen können Yellow Pages oftmals in
kann in ein Unternehmensintranet eingebunden bestehende IT-Systeme integrieren. Dies sollte
werden. Jeder Mitarbeiter hat eine eigene Web- vor der Entscheidung für ein bestimmtes System
site, in der er Arbeitsschwerpunkte, Kompetenzen geprüft werden. Zudem können bestehende Wikis
und Projekterfahrungen mitteilt. oder Content Management Systeme häufig um
Yellow Pages Funktionen ergänzt werden. Teil-
Wissensmanagement-Systeme werden in der weise werden diese bereits vom gleichen Anbieter
Regel top-down oder bottom-up eingeführt. Bei bereit gestellt.
einem top-down Ansatz entscheidet sich das
Management eines Unternehmens dafür, Wis- Bei der Integration von Yellow Pages ist darauf zu
sensmanagement einzuführen. Im Hinblick auf achten, wie hoch die Kosten für die Schnittstellen-
Yellow Pages könnte dies das Ziel sein, eine programmierung zum bestehenden IT-System des
Transparenz über das im Unternehmen verfüg- Unternehmens sind und wie viel Kosten für eine-
bare Wissen zu schaffen. Da mit der Maßnahme laufende Wartung und Pflege des Systems anfal-
meist langfristig eine Strategie verfolgt wird, wer- len werden. Ist eine interne IT-Abteilung vorhan-
den Unternehmensziele berücksichtigt. Der den, die das System anpassen kann, kann dies
Ansatz kann dazu führen, dass das Vorhaben auf die Kosten senken.
Seiten der Mitarbeiter auf Ablehnung trifft oder
sich nur schwer realisieren lässt. Unter Umständen kann der Aufbau einer separa-
ten Yellow Pages Lösung kostengünstiger sein,
Bei einem bottom-up Ansatz erkennen die Mit- insbesondere wenn es sich um ein Open Source
arbeiter selbst ihren Bedarf für ein Wissensma- Content Management System oder Wiki handelt.
nagement-System. Im Hinblick auf Yellow Pages Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn sich ein
könnte dies die zeitaufwändige Suche nach Mitarbeiter des Unternehmens darum kümmern
Ansprechpartnern oder die Suche nach Experten kann.
für geplante Projekte sein.
Weiterführende Informationen
► Am Beispiel der Allgemeinen Baugenossenschaft Zürich wird in einer Masterarbeit auf die Einführung
von Yellow Pages eingegangen.
http://web.zhaw.ch/fileadmin/user_upload/management/ivm/publikationen/pdf/mt/master_thesis_yellow_
pages_longhini.pdf
► Anhand mehrerer Beispiele zeigt Ihnen die Community of Knowledge, wie sich Wissensmanagement-
systeme mit Yellow Pages Funktionen in Unternehmen einsetzen lassen.
http://www.community-of-knowledge.de/beitrag/softwareunterstuetzung-im-wissensmanagement/
► Nähere Informationen zu den Strategien der Einführung von Wissensmanagement in Unternehmen fin-
den Sie in der Enzyklopädie der Wirtschaftsinformatik.
http://www.enzyklopaedie-der-wirtschaftsinformatik.de/wi-enzyklopaedie/lexikon/daten-wissen/Wissens-
management/Wissensmanagement--Strategien-des/Wissensmanagement--Einfuhrungsstrategien-des
5eBusiness Lösung Yellow Pages
Impressum
Herausgeber
eBusiness Lotse Darmstadt-Dieburg
Hochschule Darmstadt
Institut für Kommunikation & Medien
Max-Planck-Straße 2
64807 Dieburg
Text und Redaktion
Dr. Christoph Rensing
Dörte Maasch
Bildnachweis
throwthedamnthing /Flickr
Creative Commons Attribution - ShareAlike 2.0.
Generic
Stand
August 2014
Über unsere eBusiness Lösungen
Mit unserer Reihe eBusiness Lösungen wollen wir
Ihnen Einstiegsinformationen zu verschiedenen
Lösungen aus den Bereichen Social Media, E-Le-
arning und Wissensmanagement zur Verfügung
stellen.
Alle eBusiness Lösungen werden motiviert mit- Kontakt
tels Beschreibung einer Herausforderung mit der
auch Sie als Unternehmer oder Unternehmerin ©eBusiness Lotse Darmstadt-Dieburg
potenziell konfrontiert sind. Unsere Vorstellung der Hochschule Darmstadt
Lösung soll Ihnen die Möglichkeit geben, selbst zu Institut für Kommunikation & Medien
beurteilen, ob der Einsatz der Lösung für Sie rele- Max-Planck-Straße 2
vant sein kann. Wenn die Lösung für Sie nutzbar 64807 Dieburg
erscheint, finden Sie Hinweise auf weitere Quellen.
Gerne können Sie uns aber auch kontaktieren. http://www.ebusiness-info.de
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