Die Top 10 Tipps gegen die E-Mail-Flut - So gewährleisten Sie die Work-Life-Balance in Ihrem Unternehmen
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Die Top 10 Tipps gegen die E-Mail-Flut - So gewährleisten Sie die Work-Life-Balance in Ihrem Unternehmen -
Inhalt
1 Zusammenfassung ......................................................................................................................... 2
2 Auf das Gleichgewicht kommt es an .............................................................................................. 2
3 Beispiele aus der Praxis ................................................................................................................. 3
3.1 Always-on: Vom Standard zur Option .................................................................................. 3
3.2 Geringstmöglicher Eingriff in die Freizeit ............................................................................. 3
3.3 E-Mail-Löschung im Urlaub .................................................................................................. 4
3.4 E-Mail-Pause durch Abstellen der Mail-Server .................................................................... 4
4 Die 10 Top Maßnahmen gegen den E-Mail-Stress ........................................................................ 5
5 Die technische Lösung: iQ.Suite .................................................................................................... 7
1 Zusammenfassung
Die Zahl der täglich empfangenen geschäftlichen E-Mails nimmt seit Jahren stetig zu und mit ihr auch
die daraus resultierende Belastung der Arbeitnehmer. Neue Technologien rund um E-Mail ermöglichen
eine ständige Erreichbarkeit der Arbeitnehmer – auch in ihrer Freizeit. Die fortschreitende Verbreitung
der sogenannten Always-on Mentalität erhöht den Druck auf die Beschäftigten und steht einer
notwendigen Erholung vom Arbeitsalltag im Weg. Als Folge drohen anhaltender Stress, abnehmende
Produktivität und eine sinkende Motivation. Um ihren Mitarbeitern dennoch wertvolle Ruhepausen zu
ermöglichen, suchen Unternehmen nach Wegen, um die E-Mail-Flut zu bändigen.
Das vorliegende Whitepaper zeigt auf, wie Unternehmen mit Hilfe von organisatorischen, wie auch
technischen Maßnahmen, der ständigen E-Mail-Belastung ihrer Mitarbeiter entgegenwirken und eine
gesunde Work-Life-Balance konsequent fördern können.
2 Auf das Gleichgewicht kommt es an
Die Belastung durch E-Mails im Arbeitsalltag steigt kontinuierlich an. Gemäß der aktuellen Studie des
Marktforschungsinstituts Radicati wird bis 2017, mit durchschnittlich mehr als 116 täglich empfangen
E-Mails pro Mitarbeiter, ein neues Allzeithoch erreicht werden. Doch die E-Mail-Flut bleibt nicht auf das
Arbeitsleben beschränkt, sondern greift auch auf das Privatleben über.
In Zeiten von Smartphone, Tablet PC und
Laptop ist eine ständige Erreichbarkeit und
Bearbeitung geschäftsrelevanter E-Mails
jederzeit möglich – auch in der Freizeit. Aus der
puren Möglichkeit der ständigen Verfügbarkeit
hat sich in vielen Unternehmen eine Always-on
Mentalität entwickelt, die auch vor dem
Privatleben keinen Halt macht.
Diese Aufhebung der Trennung von Arbeits-
und Privatleben hat jedoch auch ihren Preis.
Eine ständige Erreichbarkeit, ein Leben im
Stand-by-Modus, bedeutet auch, dass ein
vollständiges „Abschalten“ nur schwer möglich ist und so wertvolle Ruhephasen fehlen.
Als Folgen sieht Heinz Mandl, emeritierter Professor für Empirische Pädagogik und Pädagogische
Psychologie an der Universität München, die Entstehung von Stress und eine abnehmende
Arbeitsproduktivität. Die Work-Life-Balance, also ein gesundes Verhältnis zwischen Arbeits- und
Privatleben, gerät in Dysbalance und mit ihr die Mitarbeiterzufriedenheit und mittelfristig auch das
Unternehmensimage.
Um die Mitarbeiter vor der Belastung durch Geschäftsmails in ihrer Freizeit zu schützen und eine
gesunde Work-Life-Balance konsequent zu fördern, müssen Maßnahmen ergriffen werden, um die
Erreichbarkeit auf ein gesundes Maß zu beschränken
2
3 Beispiele aus der Praxis
Viele Unternehmen haben diese Problematik nicht nur erkannt, sondern auch erste wichtige Schritte
eingeleitet, um die E-Mail-Flut einzudämmen und die Work-Life-Balance zu verbessern. Prominente
Beispiele sind Volkswagen, Daimler, Telekom oder das Bundesministerium für Arbeit und Soziales. Sie
alle gehen unterschiedliche Wege, haben jedoch das gleiche Ziel: dem Mitarbeiter sein „Recht auf
Unerreichbarkeit“ zu sichern.
3.1 Always-on: Vom Standard zur Option
Thomas Sattelberger, Personalchef bei der Deutschen Telekom, erließ bereits 2010 in seinem
Unternehmen eine Richtlinie zum "Umgang mit mobilen Arbeitsmitteln außerhalb der Arbeitszeit". Diese
besagt, dass jeder Mitarbeiter für sich selbst entscheiden kann, ob er nach Feierabend, am
Wochenende oder im Urlaub E-Mails beantworten will oder nicht. Aus dem ungeschriebenen Standard
der ständigen Erreichbarkeit wurde ein Wahlrecht.
Doch es ist es fraglich, ob diese Regelung alleine ausreicht, um ein „Abschalten“ nach Feierabend
konsequent zu fördern und einer Selbstausbeutung der Beschäftigten vorzubeugen. Mitarbeiter werden
nach wie vor dazu verleitet, eingehende Mails zu bearbeiten, vor allem wenn sie von wichtigen
Absendern, wie Vorgesetzten oder Kunden, stammen.
3.2 Geringstmöglicher Eingriff in die Freizeit
Einen Schritt weiter ging Ursula von der Leyen. Während ihrer Zeit als Ministerin im Bundesministerium
für Arbeit und Soziales forcierte sie eine deutliche Trennung von Arbeit und Privatleben. Für 1100
Staatsdiener wurden "Regeln zur ausnahmsweisen Erreichbarkeit außerhalb der individuellen
Arbeitszeit" festgelegt. Diese besagen: "Niemand, der über einen mobilen Zugang und ein Handy
verfügt, ist außerhalb der individuellen Arbeitszeit verpflichtet, diese zu nutzen. Eine Selbstausbeutung
der Beschäftigten soll vermieden werden."
Außerhalb der Arbeitszeit gelte in Bezug auf die Erreichbarkeit "das Prinzip des geringstmöglichen
Eingriffs in die Freizeit". Vorgesetzte dürfen demnach ihre Beschäftigten im Urlaub grundsätzlich nicht
in Anspruch nehmen.
Diese Regelungen richten sich verstärkt an Führungskräfte, da diese in Ausnahmefällen nun darlegen
müssen, warum sie ihre Mitarbeiter außerhalb der eigentlichen Arbeitszeit kontaktieren. Dies wirkt einer
Überlastung der Mitarbeiter und dem Druck durch eine Vielzahl eingehender Mails außerhalb der
Arbeitszeit, entgegen.
33.3 E-Mail-Löschung im Urlaub
Für den Stuttgarter Autobauer Daimler hat die Erholung seiner Mitarbeiter während ihrer arbeitsfreien
Tage einen hohen Stellenwert. Darum wurde das Ziel festgelegt, den Mitarbeiter von der Belastung
durch ein überfülltes E-Mail-Postfach zum Urlaubsende, zu befreien und somit eine wirkliche Erholung
zu ermöglichen. Hierzu wird allen Beschäftigten seit 2013 die Möglichkeit eingeräumt, alle E-Mails, die
sie während ihrem Urlaub erhalten, löschen zu lassen. Unerlässliche Voraussetzung ist hierbei ein
Abwesenheitsassistent, der den Absender darüber informiert, dass die E-Mail vom Empfänger nicht
gelesen wird und mitteilt wer der zuständige Vertreter ist, an den er sich in dringenden Fällen wenden
kann. „Diese neue Spielregel zur E-Mail-Abwesenheit ist eine ganz wesentliche Maßnahme, damit
unsere Belegschaft in Ruhephasen noch besser „abschalten“ kann“, erklärte hierzu Personalvorstand
Wilfried Porth.
3.4 E-Mail-Pause durch Abstellen der Mail-Server
Europas größter Autohersteller Volkswagen sagt E-Mails außerhalb der Arbeitszeit den Kampf an. Eine
Betriebsvereinbarung garantiert mehr als 1100 Beschäftigten, dass sie von 18:15 Uhr bis 7:00 Uhr
morgens nicht mehr mit geschäftlichen E-Mails auf ihren Blackberrys konfrontiert werden. Erreicht wird
dies durch ein Herunterfahren der entsprechenden Mail-Server eine halbe Stunde nach Ende der
Gleitzeit und dem wieder Hochfahren eine halbe Stunde vor Arbeitsbeginn.
Laut einem Unternehmenssprecher soll diese Regelung "einen fairen Ausgleich darstellen zwischen
den Arbeitnehmerinteressen und denen des Unternehmens.“ Die Regelungen betreffen jedoch lange
nicht alle Angestellten bei VW, sondern sind auf eine Gruppe tariflicher Angestellter mit Diensthandy
beschränkt. Leitende und außertarifliche Angestellte sind gänzlich von diesen Regelungen
ausgenommen.
44 Die 10 Top Maßnahmen gegen den E-Mail-Stress
Die aufgezeigten Lösungen haben eines gemein: Ein Regelwerk, das dabei
hilft die zunehmende Informationsflut zu kanalisieren und für Pausen von
E-Mail & Co. sorgt. Diese Regeln müssen transparent gestaltet sein und den
Mitarbeitern auch eindeutig kommuniziert werden.
Es gibt eine Reihe weiterer einfacherer Verhaltensrichtlinien, mit deren Hilfe
Sie den Umgang mit E-Mails erheblich verbessern können. Zu den 10
erfolgversprechendsten Maßnahmen zur Eindämmung der E-Mail-Flut
zählen:
1. Anzahl der CC-Empfänger beschränken
Abstimmungsprobleme und unnötiger virtueller Papierkram können die Folgen zu vieler
CC-Empfänger sein. Beschränken Sie also die Anzahl der Empfänger und verbessern Sie
dadurch die Produktivität.
2. Möglichst auf BCC-Empfänger verzichten
Auch hier gilt: Weniger ist mehr! Entscheiden Sie sich daher bewusst für den Einsatz von
BCC, wo es sinnvoll ist – beispielsweise beim Versand von E-Mails, wenn sich die Empfänger
nicht kennen und die E-Mail-Adressen nicht untereinander bekannt werden sollen.
3. E-Mail Ping-Pong vermeiden
Spätestens wenn eine Antwortmail auf die nächste folgt und ein nicht enden wollender
E-Mail-Fluss entsteht, sollten Sie sich fragen, ob der Griff zum Telefonhörer nicht der bessere
Weg ist.
4. E-Mail außerhalb der Arbeitszeit abschalten
Stellen Sie sich die Frage: Muss ich wirklich immer erreichbar sein? Oftmals lautet die
Antwort „Nein“. Dann schalten Sie auch mal ab.
5. E-Mails während der Ausführung bestimmter Tätigkeiten, wie bei Meetings oder
Projektarbeiten, nicht lesen oder schreiben
Vermeiden Sie die parallele Bearbeitung von E-Mails während anderen Tätigkeiten. Gerade
während Meetings leidet die Aufmerksamkeit. Damit tun Sie sich und anderen Mitarbeitern
keinen Gefallen.
6. E-Mail-Anhänge automatisiert in zentrale Collaboration Plattformen, wie z.B.
Microsoft SharePoint oder IBM Connections, übertragen
Dank moderner Technologien ist es möglich, Datei-Anhänge zentral abzulegen und
Mitarbeitern einfach zur Verfügung zu stellen. Das schont die Infrastruktur und verbessert
die Produktivität.
7. Unterschiedliche Anforderungen für interne und externe Kommunikation
berücksichtigen
Überlegen Sie, ob und wann E-Mails wirklich notwendig sind. Oftmals lassen sich gerade
interne Sachverhalte auch über Social Business Systeme, Communities, das Intranet oder
moderne Chat-Lösungen klären.
58. E-Mails für Mitarbeiter inhaltsbasiert vorsortieren/klassifizieren
Durch eine (halb-)automatische Klassifizierung können Sie von vornherein entscheiden, an
welchen Mitarbeiter bestimmte E-Mails gehen. So lassen sich beispielsweise Newsletter &
Co. aussortieren oder Inhalte mit Kunden- oder Auftragsnummer gezielt an den Vertrieb
weiterleiten.
9. Regelbasierte Beschränkung von E-Mail/Attachment-Größen
Nicht jeder Datei-Anhang gehört in eine E-Mail. Überlegen Sie selbst, ob 20 oder 30
Megabyte große Dateien via E-Mail versendet werden müssen. Eine zentrale Lösung kann
helfen, solche Selektionsprozesse zu automatisieren. So können auch vertrauliche Daten
vom Versand via E-Mail ausgenommen werden.
10. Benutzer im richtigen Umgang mit E-Mail trainieren
Auch wenn wir alle E-Mail seit vielen Jahren kennen und nutzen, heißt das nicht automatisch,
dass wir einen professionellen Umgang mit dem Medium pflegen. Stellen Sie für Ihre
Mitarbeiter einen kurzen Leitfaden zur E-Mail-Kommunikation auf oder bieten Sie kurze
Schulungen zum effizienten E-Mailing an.
65 Die technische Lösung: iQ.Suite
Die konsequente Umsetzung der genannten Maßnahmen gestaltet sich in der Praxis oftmals schwierig
und verlangt nach einer geeigneten technischen Lösung, welche die einzelnen Schritte sinnvoll umsetzt.
Eine passgenaue Lösung sollte dabei transparent sein und als Orientierungshilfe für Mitarbeiter dienen.
Sie sollte individuell konfigurierbar sein, um auf die jeweilige Situation des Unternehmens und seiner
Angestellten optimal eingehen zu können. Automatisierte und zentrale Prozesse sollten zudem für eine
konsequente Durchsetzung des Regelwerks sorgen.
Unter dem Namen iQ.Suite bietet GROUP Business Software eine umfassende Lösung zum zentralen
E-Mail-Management an, die allen genannten Ansprüchen gerecht wird. Mit ihrer Hilfe ist es möglich, die
E-Mail-Zustellung auf die Arbeitszeit der Mitarbeiter zu beschränken und so E-Mail-freie Ruhephasen
zu schaffen. Hierzu lassen sich im Vorfeld personenspezifische Arbeits- bzw. Abwesenheitszeiten
definieren. Wochenenden und Betriebsfeiertage können zentral festgelegt und individuelle
Abwesenheiten durch die Mitarbeiter ergänzt werden. Auch die Definition wiederkehrender
Abwesenheitszeiten ist möglich.
Sollte eine E-Mail außerhalb der konfigurierten Arbeitszeit an das E-Mail-Postfach gesendet werden,
wird diese angehalten und erst zum nächsten Arbeitsbeginn zugestellt. Um sicherzustellen, dass
besonders wichtige oder geschäftskritische E-Mails (z.B. für die Geschäftsführung oder den
Kundenservice) weiterhin zugestellt werden, können zusätzliche Ausnahmeregeln konfiguriert werden.
Abbildung: Zeitgesteuerte E-Mail-Zustellung
Auch die unter den Top 10 Maßnahmen skizzierten Verhaltensregeln lassen sich mit einem zentralen
E-Mail-Management unterstützen. Als Beispiel sei hier die Begrenzung von CC- und BCC-Empfängern,
Klassifizierung von E-Mail-Inhalten oder auch Ablage von E-Mail-Anhängen in Social Business
Systemen, wie IBM Connections und Microsoft SharePoint genannt.
7Im Ergebnis erhalten Unternehmen mit der iQ.Suite eine frei konfigurierbare und automatisierte Lösung
an die Hand, die die E-Mail-Zustellung transparent steuert und konsequent entsprechend den Vorgaben
durchsetzt. Regulatorische Grauzonen werden beseitigt und eine gesunde Work-Life-Balance der
Mitarbeiter gefördert. Die Freizeit wird nicht mehr durch eingehende E-Mails gestört und kann nun
endlich zum „Abschalten“ und Erholen genutzt werden. Ausgeglichene, zufriedene und leistungsfähige
Beschäftigte sind das Resultat.
8Über GBS GROUP Business Software ist führender Anbieter von Lösungen und Services für die IBM und Microsoft Collaboration Plattformen. Mit den Competence Centern Security, Modernization, Mobility und Portal & BPM befähigt GBS seine Kunden, die Herausforderungen von heute und morgen schneller, einfacher und effizienter zu bewältigen. Weltweit vertrauen mehr als 5.000 Kunden und 4 Millionen Anwender auf die Expertise von GBS. Der Konzern ist in Europa, Nordamerika sowie Asien tätig. Die europäische Zentrale befindet sich in Frankfurt, die nordamerikanische Konzernzentrale in Atlanta/USA. Weitere Informationen unter www.gbs.com © 2014 GROUP Business Software AG, Alle Rechte vorbehalten. Die Produktbeschreibungen haben lediglich allgemeinen und beschreibenden Charakter. Sie verstehen sich weder als Zusicherung bestimmter Eigenschaften noch als Gewährleistungs- oder Garantieerklärung. Spezifikationen und Design unserer Produkte können ohne vorherige Bekanntgabe jederzeit geändert werden, insbesondere, um dem technischen Fortschritt Rechnung zu tragen. Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen stellen die behandelten Themen aus der Sicht der GROUP Business Software AG zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dar. Da GROUP Business Software AG auf sich ändernde Marktanforderungen reagieren muss, stellt dies keine Verpflichtung seitens der GROUP Business Software AG dar und GBS kann die Richtigkeit der hier dargelegten Informationen nach dem Zeitpunkt der Veröffentlichung nicht garantieren. Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. Die GROUP Business Software AG schließt für dieses Dokument jede Gewährleistung aus, sei sie ausdrücklich oder konkludent. Dies umfasst auch Qualität, Ausführung, Handelsüblichkeit oder Eignung für einen bestimmten Zweck. Alle in diesem Dokument aufgeführten Produkt- oder Firmennamen können geschützte Marken ihrer jeweiligen Inhaber sein.
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