Einführung von securPharm Diakoneo Diak Klinikum - Frankfurt 30.10.2019
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Frankfurt 30.10.2019 Einführung von securPharm Diakoneo Diak Klinikum 1
Eric Heideman PTA seit 1998 Arbeite seit 1998 in der Krankenhausapotheke Erst als Zivi (13 Monate) Dann 2 Jahre mit hauptverantwortlich für Bestellprozess ( Büro) Hauptverantwortlich Umstellung AMOR1 auf AMOR 3 (2003) Heutige Hauptaufgaben: Herstellung Zytostatika, Herstellung Sterillabor, Rezepturen/Defekturen, Prüflabor, Kommissionieren, Wareneingang Spezielle Aufgabengebiete: Admin AMOR3 (CGM AMOR) und Web –MUSE / hauptverantwortlich für alle Module und Änderungen. securpharm und Logistik Prozesse Chargen / OP Dokumentation und ZE Dokumentation in MUSE Gefahrstoffe 2
Wir sind: • ein patientenorientiertes Krankenhaus mit Zentralversorgung • ein Krankenhaus mit 22 Kliniken und 492 Planbetten • Lehrkrankenhaus der Universitätsklinik in Heidelberg Patientenzahlen: • rund 77.000 stationäre und ambulante Patienten • rund 1.300 Geburten 3
Versorgung Kooperationspartner Klinikum Crailsheim
• ein Krankenhaus mit Grund- und Regelversorgung.
• 165 Planbetten.
Patientenzahlen:
• rund 10.000 stationäre Patienten
4
Zusammenschluss der Diakonie Neuendettelsau und Diakonie Werk Schwäbisch Hall • Gründungstag am 1. Juli 2019 • mehr als 10.000 Mitarbeiter in über 200 verschiedenen Arbeitsstätten Diakoneo beinhaltet: • Pflegeeinrichtungen für Senioren • Ambulante Dienste • Krankenhäuser • Tagespflege • Bildungseinrichtungen • Einrichtungen für Menschen mit Behinderung 5
Mögliche Krankhäuser die wir in Zukunft beliefern könnten Zum neuen Diakoneo Krankenhausverbund gehören neben dem Diakonie- Klinikum Schwäbisch Hall auch • Klinik Hallerwiese in Nürnberg 140 Betten • Cnopfsche Kinderklinik in Nürnberg 145 Betten • Rangauklinik Ansbach 75 Betten • Klinik Neuendettelsau 150 Betten • Klinikum Schwabach 170 Betten 6
Krankenhaus Apotheke Chefapotheker: Martin Scheerer Mitglied Einkaufgemeinschaft: KEMA ApoContract Mitarbeiter: Apotheker: 4 2 Vollzeit PTA: 6 3 Vollzeit PKA / Kaufmann: 4 1 Vollzeit Hilfsarbeiter: 1 1 Vollzeit 7
Unsere Zahlen • Umsatz 2018 15,8 Mio. • Zytostatika Herstellungen 2018 12.000 • Bestellzeilen 2018 174.028 davon 3931 Eilbestellungen • Bestellungen 3.928 • Lieferscheine 4.275 • Aktive Artikel : 3.108 / davon DL =791 • securPharm Aktive Artikel : 1.669 8
Entscheidung Wareneingang oder Warenausgang
Wir haben uns für den Wareneingang entschieden.
Warum ?
91. Entscheidung auf Grund unserer Hardware •Unser Halbautomat im Neubau ist nicht mit den entsprechenden Kameras aufgerüstet, Aufrüstung ist bis heute nicht vorgesehen. •Unsicherheit wie der Pharmazierat bei der Abnahme des Apotheken-Neubaus den gesamten Kommissionierungsprozess mit Halbautomaten annimmt. -> Nachweis, dass der Halbautomat weniger Fehler macht als ein Mensch. • Automat kann die Unversehrtheit der Packungen nicht verifizieren. 10
2. Aus unserer Sicht Vorteile beim Wareneingang Komplettes Warenlager ist verifiziert, man kann dem Warenlager jederzeit etwas entnehmen •Sicherheit bei der Kommissionierung der Stationen •Prozess ist in allen Teilen der Apotheke gleich, Beispiel Zytoartikel •Hoffnung auf warenbegleitende Lieferscheine 11
Prozess des Wareneingangs Dieser Prozess musste neu überdacht werden. Wir bewahren heute keine Lieferscheine mehr in Papierform auf, diese werden als PDF in ein revisionssicheres Archiv abgespeichert Diese PDF sind daher Pflicht, wichtiger Bestandteil für die Buchprüfung. 12
Alter Prozess Wareneingang
• Lieferschein Verarbeitung
Prozess vorher :
Alle Lieferscheine werden manuell überprüft
-> zu HBS geschickt
-> OCR Erkennung
-> per Schnittstelle nach CGM AMOR eingespielt.
-> mußten überprüft werden, dann Lieferschein Freigabe
-> Lieferschein als PDF in CGM AMOR aufrufbar
Wir waren mit diesem Prozess nicht zufrieden, Datenaufbereitung fehlerhaft
13Neuer Prozess Voraussetzungen: •securPharm muss durchführbar sein •Lieferschein einfacher zu bearbeiten •Wareneingang soll schneller in CGM AMOR verbucht werden (sonst bis zu 2 Tage) •Lieferschein muß als PDF im System aufrufbar sein •Sollte Zeit einsparen, wenn möglich 14
Unsere Lösung Wareneingang mit CGM AMOR Mobile mit Cipherlab RS31 •securPharm pflichtige Artikel können verarbeitet werden •Lieferschein ist schnell und einfach im CGM AMOR Mobile zu bearbeiten •Nach Freigabe in CGM AMOR Mobile, Wareneingang in CGM AMOR verbucht -> besonderes wichtig für uns bei DL von Chargenartikel und ZE-Artikeln. •Nach Beendigung des Prozess haben wir, wie gewohnt ein PDF •Waren ohne securPharm => hier haben wir eine Zeitersparnis 15
Verknüpfung PDF Lieferschein
Wie bekommen wir unsere Lieferscheine in unser jetziges Archiv (bisher
speichert HBS die Lieferscheine)?
Mit Hilfe unserer IT wurde diese Lösung umgesetzt:
-> Mit der App, DataNetSolution unseres Multifunktionsgerätes
•Hier wir ein PDF direkt in unser Archiv abgelegt.
Wie gehen wir da vor ?
16Beispiel Lieferschein Barcode : Bekommen wir aus unserem Rechnungseingangsbuch ( Amondis); eindeutige Nummer Nach Beendigung des Prozesses werden alle Lieferscheine gescannt in der App DataNetSolution Apotheke, Buchhaltung und Controlling haben jetzt immer die Möglichkeit alle Original-Belege einzusehen (gilt auch für Rechnungen) 17
Scannen eines Barcodes in
CGM AMOR Mobile
Wie bekommen wir diese
Verknüpfungen hin:
• Unter Lieferscheindaten in CGM
AMOR Mobile wird unter Dokumenten
Archiv-ID der Barcode abgescannt.
•-> Daten sind innerhalb 1 min in CGM
AMOR 3 abrufbar.
18To do bis 9.2.2019
• Registrieren NGDA
• securPharm Modul frühzeitig bestellt / Einspielung war Herbst 2018
• CGM AMOR Release 14 einspielen lassen
• ABDA Datenbank in CGM AMOR wieder einspielen lassen
• 3 W-LAN Hotspots in der alten Apotheke von der IT einrichten lassen. 2 x
Wareneingang 1 x Zyto Labor, da der Umzug noch nicht erfolgt ist
• Drei CGM AMOR Mobile Geräte installieren lassen im W-LAN durch unsere
IT
• Mitarbeiter in CGM AMOR anlegen und Rechte verteilen für CGM AMOR
Mobile
• Zeiterfassung des Zeitaufwands bei Wareneingang / besonders bei
securPharm ( ab dem 12.2.2019 bis heute)
19Schulung im Herbst 2018 Schulung von Herr Anger: CGM AMOR Release securpharm Begrifflichkeiten •ABDA Datenbank mit ABDA Abgleich in CGM AMOR •CGM AMOR Mobile letzten beide Punkte nur theoretisch / IT Probleme 20
Stammdaten in CGM AMOR AMDAABGL / AMDB-Abgleich -Abgleich Bezugs-PZN aus Bezugsdaten -Abgleich Verfikationspflicht für securPharm -Abgleich securPharm Kennzeichen •KSP / Konfiguration securPharm -Kennzeichen Verfikationspflicht für securPharm -Bei securPharm abgeben -> 2….Kommissionierung CGM Amor Mobile 21
Erste Wareneingänge Mitte Jan/19 mit CGM AMOR Mobile
Was wir schnell gelernt haben:
• Stammdaten müssen gut gepflegt werden
• Alle Bestellungen müssen in CGM AMOR sauber vorhanden sein
(automatische Monatslieferungung)
• Wareneingang läuft schneller, aber bis jetzt ohne securPharm
22Stammdaten / Bezug •Wenn wir KP/ Palettenware bestellen und einzelne Packungen bekommen, dann müssen wir ab sofort auch Einzelpackungen bestellen (gleiche Menge). Sonst führt das bei jeder Bestellung zu Problemen. •Es gibt aber auch Firmen die wirklich KP Packungen mit einem 2D Code (Datamatrix) für die KP versehen (Clexane, Eliquis, Oxytocin, Suprane usw. ) - Hier sollten weiterhin KP Packungen bestellt werden. •Es gibt Firmen, wo wir mit einer PZN bestellen und eine Packung mit einer anderen PZN geliefert bekommen. Wenn dies immer so ist, muss diese PZN in den Bezugsdaten geändert werden. Damit der gesamte Prozess richtig läuft. Achtung: Konditionen müssen ebenfalls die gleichen sein. 23
Bestellungen • Alle Bestellungen sollten mit CGM AMOR Mobile bearbeitet werden. Nur in Ausnahmefällen ist es erlaubt, manuell Lieferscheine zu erfassen • Bestellungen für die man eine Rückmeldung bekommt (Hexal usw.), dass Mengen gekürzt oder gar nicht geliefert werden, sollten sofort geändert und der Bestellbeleg neu ausgedruckt werden. • Monatliche automatische Lieferungen (z.B.: Antibiotika) müssen als Bestellung in CGM AMOR angelegt werden. Sonst ist keine Bearbeitung mit CGM AMOR Mobile möglich. • Bei Sonderbestellungen, Sonderartikel, die wir selber in CGM AMOR anlegen, muss in dieser Anlagemaske die richtige PZN stehen. Sonst funktioniert es nicht mit CGM AMOR Mobile bzw. securPharm. 24
Besonderheiten • Sonderartikel/-bestellung: hier darf nie ein Artikel mit der Lernfunktion in CGM AMOR Mobile angelernt werden. • Großhandel: Telefonisch bestellte Artikel in Bestellung einfügen. Und nach Meldung, dass eine andere PZN geliefert wird, muss die neue PZN in die Bestellung eingefügt werden. • Teillieferungen/Überlieferung: wenn nichts auf Bestellung oder Lieferschein vermerkt ist, muss beim Bestellenden nachgefragt werden, bevor in CGM AMOR Mobile bestätigt wird. • Lieferscheine in CGM AMOR Mobile die schon viele securPharm-Artikel enthalten, möglichst nicht löschen und wieder neu anfangen. Das macht es bei der Auswertung besonders schwierig, Fehler zu finden. • Ein Artikel wird mit 2 verschiedenen Verfalldaten geliefert, es muß immer der länger laufende Artikel zuerst gescannt werden, damit die richtigen securPharm Parameter gezogen werden. -> Hier gibt es hoffentlich bald eine Lösung von Aescudata 25
Weiter Besonderheiten • Lieferscheine Infusionslager, diese werden nach dem Lieferschein in CGM AMOR Mobile eingegeben. Ohne Scannen sondern mit dem Bestellnummer. . • Zyto Bestellbeleg mitgeben ins Zyto Labor, falls ein Artikel nicht gescannt werden kann, braucht man da die Bestellnummer. • BTM Artikel: BTM Abgabebelegnummer nicht vergessen einzugeben. 26
9.2.2019 ist gekommen ……… •Die ersten 14 Tage habe ich den Wareneingang übernommen, um den Prozess zu testen •Interpretation der 2-D Codes Fehler CGM AMOR Mobile, es mussten mit Hilfe von Herrn Anger (Teamviewer) die Scanner neu eingerichtet werden •Mitarbeiterschulung nach diesen ersten 14 Tagen angefangen. Dieser Prozess hat sich über mehrere Wochen verteilt. •Neuerungen oder Probleme wurden in der wöchentlichen Besprechung besprochen und mit E-Mails an alle Mitarbeiter verteilt. 27
Hilfe - was bedeuten diese Symbole?
Hat gedauert, bis manche dieser Zeichnen zum
ersten Mal aufgekommen sind:
Grünes Schild: securPharm
Blaues Ausrufezeichen: Probleme mit
Herstellerdatenbank/NGDA oder W-LAN
Graues Schild : kein securPharm
Rotes Schild: wahrscheinlich doppelt gescannt
28Erster securPharm pflichtige Artikel •erster securPharm-pflichtige Artikel erst am 9.3. 2019 erfasst. Und gleich das erste Problem -> Amgen Lieferung: Problem mit Barcodes weiß auf schwarz Hilferuf bei Aescudata -> wurde dann mit einem Patch gelöst. 29
securPharm Protokoll - Lernen, was alle diese Informationen bedeuten - Bei welchen Meldungen müssen wir eingreifen? 30
Was bedeuten all diese Informationen? 31
Erst seit kurzem wissen wir, dass man unter SSP / securPharm /Benachrichtung die Nachricht bei Doppel-Scan für Ausbuchung herausnehmen kann. -> Haben wir für uns eingeführt 32
Fehlermanagement bei Auffälligkeiten
Die meisten Fehler bei uns:
Firma hat die falsche Seriennummer gemeldet / oder noch nicht ins System
gemeldet.
Meistens Datenbankfehler:
Wie laufen Fehlermeldungen bei uns ab?
Heute ist es so, dass ich diese hauptsächlich überwache. Bei
Unregelmäßigkeiten wird ein Fehlerprotokoll geschrieben und
die zuständige Apothekerin hinzugezogen.
Quarantäne der Ware / Meldung an Firma
33Probleme nicht Lieferbarkeit Wir legen keinen neuen Stammsatz an in CGM AMOR . Wir legen in den Bezugsdaten den neuen Lieferanten an, mit gegebenenfalls anderer Packungsgröße. Zusatzbezeichnung werden diese Informationen hinterlegt. Grund: Da unsere Warenlager in der Apotheke und auch auf den Stationen wirkstoffbbezogen sind und die Stationen mit Barcodekarten bestellen, war es uns zu aufwändig. Bei diesen Artikel wird bis zur Lieferfähigkeit auf 4… geändert 34
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Weitere Stolpersteine • Nach Einspielung der ersten Patches wurde von unserer IT vergessen, auch die CGM AMOR Mobile Geräte upzudaten. •Fehlerhafter Patch von Aescudata: bei Artikeln, die erst nach Datum xxxx securPharm pflichtig waren, wurde das Mengenfeld nicht gelb, sondern blieb grau. Dadurch mussten dann alle Packungen gescannt werden. Unsere Lösung: Mind. 1 Woche warten um ein Patch einzuspielen, und hören was die Buschtrommeln melden von den Kollegen. •Verfalldatum nicht richtig auf Packung verschlüsselt -> 01.12.2020 oder 15.12.2020 -> Statt 31.12.2020 37
Zeiterfassung Warum machen wir das bis heute: •Um dem Geschäftsführer zu zeigen, dass die Einführung von securPharm Personal bindet. •Um zu sehen, mit wie viel Personal (Stunden) wir pro Tag rechnen müssen, wenn am Tag x alle Artikel verifikationspflichtig sind. •Was für eine Zeitersparnis werden die Warenbegleitscheine später bringen, sobald diese eingeführt werden? 38
Was steckt hinter der Zeiterfassung Diese Zeit fließt ein: •die Vorbereitung zum Scannen •Das Prüfen der Vollständigkeit der Ware •Palette/Rollwägen abpacken •Auspacken •Scannen, •in Kartons wieder packen •Palette/Rollwägen wieder packen 39
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Auswertung / Zytoartikel wurden nicht erfasst •Wareneingang ohne securPharm, rund 5.5 min. pro Bestellposition •Wareneingang mit securPharm, durchschnittlich seit 9.2. ca. 7min, in den letzten Wochen bewegen wir uns mehr zu 7,8 min. •Bisher höchste Menge an Scans pro Bestellposition = 1200 •Wir bestellen jeden Artikel durchschnittlich 4 mal im Jahr. •D.h.: Es müßten jeden Tag 27 Artikel, die securPharm-pflichtig sind, bearbeitet werden. Heute sind es ca. 12 Artikel. •Hochgerechnet dann pro Tag mit mind. 1490 Scans; Spitzen ca. 3500 Scans •Personalaufwand hochgerechnet auf mind. 1,5 Stellen bzw. 1,8 Stellen 41
Wünsche und Ziele •Modul für warenbegleitende Lieferscheine einführen 42
Fragen? 43
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 44
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