EM@W - ELEKTRONISCHE MAßNAHMEABWICKLUNG FÜR ARBEITSGELEGENHEITEN - VON DER MODELLVERSUCHSDATENBANK ENFS UND ENFK ZUR ELEKTRONISCHEN ...
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eM@w – elektronische
Maßnahmeabwicklung für
Arbeitsgelegenheiten
Von der Modellversuchsdatenbank
eNFS und eNFK zur elektronischen
Maßnahmeabwicklung der
BundesagenturEntwicklungsinitiative: Neue
Förderstruktur für Jugendliche mit
besonderem Förderbedarf
Laufzeit des Modellversuchs
01.09.2003 – 30.06.2006
Transferphase
01.07.2006 – 31.12.2006Die Datenbanken eNFS und eNFK Sommer 2003 Entwicklungsstart der Datenbank eNFS Fünf am Modellversuch beteiligte Arbeitsagenturen und die INBAS GmbH beschließen die Entwicklung einer internetgestützten Datenbank Applikation November 2003 – Testphase von eNFS unter Beteiligung der Arbeitsagenturen und deren am Modellversuch beteiligten Bildungsträgern
Anfang 2004 Einsatz der Datenbank in 10 Regionen im Echtbetrieb Einführung des neuen Fachkonzeptes und der Leistungsbeschreibung für die Vergabe berufsvor- bereitender Bildungsmaßnahmen der BA. Daher wurde die Entwicklung der Datenbank eNFK notwendig. Einsatz dieser Programmversion im Sommer 2004
Entscheidung der BA vor dem Hintergrund positiver Erfahrungen zum digitalen Datenaustausch im November 2005 eine Projektgruppe zu initiieren mit dem Auftrag der Entwicklung einer fachlichen Konzeption zur „elektronischen Maßnahmeabwicklung (eM@w)“
Entwicklung zu einem „Internetgestützten Datenbank- system für die Durchführung von Arbeitsmarktdienst- leistungen der Bundesagentur für Arbeit“ Abschluss der Modellversuchsreihe im Sommer 2006 und Abschaltung der Datenbanken eNFS und eNFK Nach Abstimmung mit den beteiligten Projektpartnern wurde daher entschieden, in der Transferphase der Entwicklungsinitiative das Datenbanksystem an die aktuellen Anforderungen von BVB Maßnahmen anzupassen und es kommunikationsfähig mit der elektronischen Maßnahmeabwicklung der BA zu machen.
eM@w für Arbeitsgelegenheiten eM@w besteht im Rechtskreis SGB III seit September 2007 Fachkonzeption und Umsetzung in der IT 2009 – 2013 Praxis-Check und Pilotphase durch drei gemeinsame Einrichtungen April 2012 bis November 2013
Fachliche Anforderungen zur Nutzung von eM@w im Verfahrenszweig AGH
Einführung im Rechtskreis SGB II
Verfahrenszweig AGH
Die folgenden Ausführungen basieren im wesentlichen auf den Ausführungen des fachlichen Infopakets
der BA, Stand Oktober 2013
Die Schaffung einer Arbeitsgelegenheit muss
beantragt werden und den gesetzlichen Regelungen
entsprechen.
Träger von AGH (Maßnahmeträger) können nur
geeignete natürliche oder juristische Personen oder
Personengesellschaften sein. Es kommen neben
kommunalen Einrichtungen, Wohlfahrtsverbänden
oder Vereinen auch privatrechtlich organisierte Träger
(z.B. Alten- oder Pflegeeinrichtungen) in Betracht.Die gemeinsamen Einrichtungen (gE) üben bei der Entscheidung über den Antrag ihr Ermessen aus und erstellen bei positiver Entscheidung einen Bewilligungsbescheid - der Bewilligungsbescheid enthält alle erforderlichen Auflagen und Bestimmungen und - die Vorgaben und Regelungen zur Nutzung von eM@w
Fachliche Konzeption und technische
Architektur
Die fachliche Konzeption von eM@w sieht den
Austausch von teilnehmer- und maßnahmebezogenen
Daten zwischen gE und Maßnahmeträger zu folgenden
sechs Informationskategorien vor
Anmeldung der Teilnehmenden
Datenänderungen
Verlängerung der Teilnahme
Vorzeitiger Austritt
Monatsabrechnung
Maßnahmeberichterstattung
Es werden keine Leistungs-, Verhaltens- und
Verbleibsdaten übermitteltAllgemeines zur technischen Architektur
von eM@w
Der elektronische Informationsaustausch zwischen
den AGH - Maßnahmeträgern und der gE erfolgt in
beide Richtungen über einen Web-Server im Internet
durch Upload von Zip- Archiven. Diese enthalten eine
XML-Schnittstellendatei mit den benötigten
Informationen und ggf. standardisierten PDF-
Dokumenten. Die hierfür notwendigen technischen
Standards und zu übertragenden Dateninhalte sind in
einer XSD-Schemadatei beschrieben. Diese ist auf der
Homepage der BA unter folgendem Link veröffentlicht:
http://emaw.arbeitsagentur.de/xsd/emaw.xsdAnmeldeprozess für AGH-Maßnahmeträger
Im Rahmen des Antrags- und Bewilligungsverfahrens
für eine Arbeitsgelegenheit erfolgt die Mitteilung der
Trägerreferenznummer an den AGH-Maßnahmeträger
durch die zuständige gE mit Hilfe eines
Standardbriefes. Nachdem der AGH-Maßnahmeträger
die Trägerreferenznummer erhalten hat, kann der vom
AGH-Maßnahmeträger mit dem Vordruck „SGB II AGH
eM@w 3e - Erklärung Server-und Softwarelösung“
(Anlage 2) benannte Provider den AGH-
Maßnahmeträger über das Ereignis „eMawAnmeldung“
(siehe technisches Infopaket) mit folgenden Daten
anmelden: Trägerreferenznummer
Providername
ZentraleAnmeldeverfahren von eM@w für AGH-
Maßnahmeträger
Die Anmeldung des AGH-Maßnahmeträgers muss für jede
einzelne Trägerreferenz erfolgen. Die Mitteilung der Träger-
referenznummer erfolgt zeitnah nach der Erfassung und vor
der Bewilligung der Maßnahme in dem operativen IT- Fach-
verfahren der BA durch die zuständige gE mit Hilfe eines
Standardschreibens.Die für den Datenaustausch erforderliche Server- und Softwarelösung kann vom AGH-Maßnahmeträger selbst oder durch einen beauftragten Dritten (externen Provider) bereitgestellt werden. Für den Datenaustausch mit eM@w ist für den Zugriff auf den Kommunikationsserver der Zentrale der Bundesagentur für Arbeit ein Zertifikat erforderlich. Sofern noch kein Zertifikat vorliegt, hat der AGH-Maßnahmeträger spätestens 3 Wochen vor Beginn der Maßnahme unter der Faxnummer 0911/ 179 8158 die Erklärung zur Server-und Softwarelösung (Anlage 2) zu übersenden. Das Zertifikat für die elektronische Maßnahmeabwicklung wird via E-Mail und einer PIN auf dem Postweg durch das IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit an den Softwareprovider gesandt. Für den elektronischen Datenaustausch für die jeweilige Maßnahme ist nur ein Provider zugelassen.
Grundregeln des eM@w Datenaustausches • Ein Datenaustausch ist erst nach Anmeldung des jeweiligen AGH-Maßnahmeträgers durch seinen Provider zu dem neuen Verfahrenszweig AGH (Ereignis „eM@wAnmeldung“) möglich • Ein Datenaustausch zu einer Teilnehmerin, einem Teilnehmer ist erst möglich, wenn von der gE ein Ereignis „AGHAnmeldung“ an eM@w (und in der Folge an den AGH- Maßnahmeträger) übermittelt wurde
• Ein Datenaustausch zur Maßnahmeabwicklung (Prozess
Monatsabrechnung sowie Prozess Maßnahmebericht-
erstattung) ist erst möglich, wenn von der gE erstmalig ein
Ereignis:
o „AGH-Neu-AnforderungMonatsabrechnung“
o „AGHAnforderungMassnahmebericht“
an eM@w (und in der Folge an den AGH-
Maßnahmeträger) übermittelt wurde
• Der Aufbau der ausgetauschten Datenarchive und die
Namenskonventionen sind die gleichen wie in den
anderen VerfahrenszweigenAnmeldeprozess Die Anmeldung der Teilnehmerin, des Teilnehmers erfolgt ausschließlich von der gE zum AGH-Maßnahmeträger mit dem Ereignis „AGHAnmeldung“. Die „AGHAnmeldung“ enthält folgende Informationen: • Kundendaten: • Name, Vorname • Geburtsdatum • Kundennummer • ggf.gesetzl. Betreuerdaten • Angaben der gE: • 3-stellige Dienststellennummer • Maßnahmenummer • Verfahrenszweig
• AGH spezifische Daten:
o Adresse (PLZ, Ort, Straße, Hausnummer)
o Tätigkeits-/Berufsbezeichnung
o Einsatzstelle
o Förderdauer
o Anzahl der Wochenstunden
o Zeitverteilung
o Arbeitszeitform
o regelmäßige Arbeitszeit
o regelmäßige Arbeitstage
o individuelle MAE
o ggf. zusätzliche individuelle Fahrkosten
• Kontaktdaten sachbearbeitende Stelle (Trägerteam)
• Kontaktdaten IFK (Betreuerteam)
Diese Daten dienen der Aufnahme und Zusage durch den AGH-Maßnahmeträger.
Zeitnah nach Aufnahme der Teilnehmerin, des Teilnehmers durch den AGH-
Maßnahmeträger übersendet dieser das Ereignis „AGHZusageTraeger“ oder
„AGHAbsageTraeger“ über eM@w an die gE.Prozess Datenänderung Teilnehmerbezogene Ereignisse Die Ereignisse: • „AGHAenderungTeilnehmerdaten“ • „AGHAenderungAnsprechpartnerBetreuerteam“ sind eindimensional. Die Übermittlung erfolgt daher nur von der gE an den AGH-Maßnahmeträger, aber nicht vom AGH-Maßnahmeträger an die gE. Maßnahmebezogenes Ereignis Das Ereignis „AGHAenderungAnsprechpartnerTraegerteam“ ist eindimensional. Die Übermittlung erfolgt daher nur von der gE an den AGH-Maßnahmeträger, aber nicht vom AGH- Maßnahmeträger an die gE.
Verlängerung der Teilnahme
Teilnehmerbezogenes Ereignis
Das Ereignis: „AGHVerlaengerungTeilnahme“ ist eindimensional.
Dabei werden folgende Daten der Teilnehmerin, des Teilnehmers
über eM@w an den AGH-Maßnahmeträger übermittelt:
• Kundendaten
o Geburtsdatum
o Adresse
o ggf. Betreuerdaten
• Förderdauer bisher
• Verlängerung bis
• Tätigkeits-/BerufsbezeichnungVerlängerung der Teilnahme • Einsatzstelle • Anzahl der Wochenstunden • Zeitverteilung • Arbeitszeitform • regelmäßige Arbeitszeit • regelmäßige Arbeitstage • individuelle MAE • ggf. zusätzliche individuelle Fahrkosten Die Übermittlung erfolgt daher nur von der gE an den AGH- Maßnahmeträger, aber nicht vom AGH-Maßnahmeträger an die gE.
Vorzeitiger Austritt Teilnehmerbezogene Ereignisse Die Kommunikation zum vorzeitigen Austritt der Teilnehmerin, des Teilnehmers aus der AGH-Maßnahme kann von beiden Kommunikationspartnern erfolgen. • gE durch Übermittlung des Ereignisses: „AGHAustrittVorzeitigVonJC“ oder • AGH-Maßnahmeträger durch Übermittlung des Ereignisses: „AGHAustrittVorzeitigVonTraeger“ Über eM@w werden folgende Daten von der gE an den AGH- Maßnahmeträger übermittelt: • Teilnahme Beginn • Teilnahme Ende alt • Teilnahme Ende neu
Vorzeitiger Austritt
Prozess: Vorzeitiger Austritt der Teilnehmerin, des Teilnehmers
• Reaktion des AGH-Maßnahmeträgers:
Übermittlung des Ereignisses: (gE -> AGH-Maßnahmeträger)
„AGHAustrittVorzeitigVonJC“ = Ende; Prozess “Vorzeitiger Austritt“;
Teilnehmerin, Teilnehmer ausgeschieden; Übermittlung des Ereignisses
AGHAustrittVorzeitigVonJC“
oder
• Reaktion des AGH-Maßnahmeträgers:
Übermittlung des Ereignisses: (AGH-Maßnahmeträger -> gE)
AGHAustrittVorzeitigVonTraeger
• Reaktion der gE bei „AGHAustrittVorzeitigVonTraeger“:
o Zustimmung zum vorzeitigen Austritt der Teilnehmerin, des
Teilnehmers (AGHBestaetigungAustritt)
oder
o Ablehnung zum vorzeitigen Austritt der Teilnehmerin, des
Teilnehmers (AGHAblehnungAustritt)Datenschutz und Datensicherheit • Verpflichtung zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmung • Verwendung der Sozialdaten der TN ausschließlich zur Erfüllung der im Bescheid geregelten Pflichten • AGH-Maßnahmeträger haftet für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Regelungen auch für die eigenen Mitarbeiter • Der AGH-Maßnahmeträger hat sicherzustellen, dass Informationen über Sachverhalte, die im Rahmen von Leistungen nach § 16a SGB II relevant sein könnten, oder Tatsachen, die dem besonderen Schutz des § 203 Strafgesetzbuch (StGB) unterliegen, weder schriftlich, elektronisch noch mündlich übermittelt und somit nicht über eM@w ausgetauscht werden dürfen.
Datenschutz und Datensicherheit Der AGH-Maßnahmeträger verpflichtet sich, alle ihm zur Kenntnis gelangenden internen Angelegenheiten der gE – auch nach Beendigung der Maßnahme – vertraulich zu behandeln, insbesondere Vorkehrungen zu treffen, dass solche Kenntnisse anderen Personen außer den mit der Ausführung Beauftragten nicht bekannt werden. Er hat ferner die Pflicht, die mit der Ausführung/Durchführung beauftragten Personen gemäß § 5 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu verpflichten. Er hat ferner durch geeignete Maßnahmen und Vorkehrungen die Einhaltung des Datenschutzes sicherzustellen. Er verpflichtet sich, die Sozialdaten der Teilnehmerinnen und Teilnehmer von seinem eigenen Datenbestand getrennt zu halten. Des Weiteren ist den Teilnehmerinnen und Teilnehmern auf Verlangen Einsicht in alle sie betreffenden Unterlagen, Auskunft und Berichtigung ggf. unrichtiger Daten zu gewähren.
Datenschutz und Datensicherheit Spätestens zwei Jahre nach Beendigung der Maß- nahme hat der AGH-Maßnahmeträger diese Sozial- daten zu löschen und die Löschung auf Verlangen nachzuweisen. Der AGH-Maßnahmeträger muss alle technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen gem. § 9 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) durchführen.
Datenschutz – TOM‘s 1. Unbefugten den Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden, zu verwehren (Zutrittskontrolle) 2. zu verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten genutzt werden können (Zugangskontrolle) 3. zu gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenver- arbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können (Zugriffskontrolle)
Datenschutz – TOM‘s 4. zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist (Weitergabekontrolle) 5. zu gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind (Eingabekontrolle)
Datenschutz – TOM‘s 6. zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können (Auftragskontrolle) 7. zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind (Verfügbarkeitskontrolle) 8. zu gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können (Trennungsgebot)
Links und Adressen http://emaw.arbeitsagentur.de/xsd/emawanmeldung.xsd http://emaw.arbeitsagentur.de/xsd/emaw.xsd User Help Desk (UHD) der BA Tel.: 0911 / 424 221, Fax: 0911 424 269 oder -267 Stichworte • eM@w-AGH technisch • eM@w-AGH fachlich Angeben zwecks Vermittlung in Bearbeitungsgruppe Erreichbarkeit Montag – Freitag 06:15 Uhr bis 19:00 Uhr
Links und Adressen Liste von eM@w fähigen Providern unter: www.good-practice.de Datenbank der INBAS GmbH http://www.idb.inbas.com/index.html Mail: support@inbas.com Tel. 069 – 954 171717, oder 069 – 27 22 424 Fax: 069 – 27 22 430
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