E-WAHL.D ANWENDERDOKUMENTATION KOHLHAMMER GMBH / DEUTSCHER GEMEINDEVERLAG GMBH
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Anwenderdokumentation
E-Wahl.D
Kohlhammer GmbH / Deutscher Gemeindeverlag GmbH
W. Kohlhammer GmbH Deutscher Gemeindeverlag GmbH 70549 Stuttgart Tel.: 0711 7863-7355 Fax: 0711 7863-8400 Die in diesem Dokument enthaltenen Angaben und Daten können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Für die Fehlerfreiheit des Programms und die Richtigkeit des Inhalts dieser Dokumentation wird keine Haftung übernommen. © 2013 W. Deutscher Gemeindeverlag GmbH, 70549 Stuttgart E-Wahl.D ist ein eingetragenes Warenzeichen der W. Kohlhammer GmbH. Windows ist ein Warenzeichen der Microsoft Corporation. Adobe Reader ist ein geschütztes Warenzeichen von Adobe Systems Incorporated Java ist ein geschütztes Warenzeichen der Sun Microsystems
Inhalt
Allgemeine Hinweise 1
Systemvoraussetzungen 1
Installation und Programmaufruf 2
Programmstart 3
Verwendung von E-Wahl.D Server 4
Wechsel zwischen lokaler Datenbank und Server 8
Schnittstellen zu externen Programmen 9
Deinstallation 9
Notwendige Stammdaten für E-Wahl.D 10
Druckereinstellungen 10
Erste Schritte mit E-Wahl.D 11
Einleitung 11
Erster Schritt: Stammdaten anlegen 12
Behördendaten 12
Wahlorganmitglieder 14
Wahlbezirke 15
Zweiter Schritt: Wahldaten eingeben 16
Wahlorganmitglieder aktivieren 16
Bewerber und Parteien erfassen 18
Dritter Schritt: Mit Vorgängen und Formularen arbeiten 19
Vorgang anlegen 19
Formular bearbeiten 20
Formular drucken 21
Formular speichern 21
Programmbeschreibung 22
Hauptfenster 22
Wahlen 23
Wahl öffnen 23
Wahl installieren 23
Aktuelle Wahl löschen 24
Programm beenden 24
Behördendaten 25
Behördendaten pflegen 25
Sachbearbeiter pflegen 26
Adressen der Wahlorganmitglieder 27
Wahlorgane / Wahlbezirke / Stimmbezirke 28
Wahldaten 30
Aktive Mitglieder der Wahlorgane 30
Bewerber 32
Parteien 34
Wahldaten ändern 34
Wahl aktualisieren 35
Extras 35
Sachbearbeiter wechseln 35
Daten exportieren 36
Daten importieren 40
Anwenderdokumentation E-Wahl.D Inhalt • iiiEinstellungen 41
Formulare und Vorgänge 43
Vorgänge 43
Neuen Vorgang anlegen 44
Vorgang kopieren 45
Vorgang löschen 45
Formulare 45
Formularbearbeitung 46
Einstellungen in Adobe Reader 46
Formulare ausfüllen 48
Formular nur ansehen 48
Formular bearbeiten 48
Werte aus der Datenbank 49
Freie Texteingabefelder und Kontrollfelder 50
Änderbarer Text in Formularen 50
Formulare speichern 51
Speichern in E-Wahl.D 51
Extern speichern über Adobe Reader 51
Feldtypen in der Formularbearbeitung 52
Vorbelegte Felder aus der Datenbank 52
Eingabefeld 52
Ankreuzfeld 53
Bewegen innerhalb der Formulare 54
Formular(e) und Serienbriefe drucken 55
Hinweis zur Funktion Serienbriefe drucken 55
Wechsel zu Serienformularen bzw. Standardformularen 56
Allgemeine Bedienungshinweise 57
Funktionsaufrufe 57
Die Menüleiste 57
Funktionstasten 57
Eingabefelder in Dialogen 58
Eingabefeld 58
Auswahlfeld 58
Kontrollfelder 58
Mussfeld 58
Schaltflächen in Dialogen 59
Weitere Hinweise 60
Datensicherung 60
Übertragen von Daten zwischen Installationen 60
Verhalten im Netzwerk 60
Gemeinsamer Zugriff während der Bearbeitung 60
Firewall-Einstellungen 60
Verhalten in Novell Netzwerken 61
Voreingestellten Port 3050 ändern 61
Probleme und Lösungen 63
Fehler beim Zugriff auf die Datenbank 63
E-Wahl.D wird nur als graues Fenster dargestellt 63
Fehler beim Öffnen eines Formulars 63
Fehler beim Speichern eines Formulars 64
Eine Firewall auf Ihrem Rechner blockiert die Ausführung des Programms 64
Beim Seriendruck wird das Formular nicht für jeden Empfänger gedruckt 64
Anwenderdokumentation E-Wahl.D Inhalt • ivE-Wahl.D-Server startet nicht, RMI-Port 64
Unvollständige Deinstallation unter Windows 7 oder höher 65
Logdatei für Programmaktivitäten 66
Index 67
Anwenderdokumentation E-Wahl.D Inhalt • vAllgemeine Hinweise
Systemvoraussetzungen
• Intel Pentium Prozessor oder kompatibel
(empfohlen Pentium III oder höher)
• Ca. 250 MB freier Festplattenspeicher
• 32 MB Arbeitsspeicher (64 MB empfohlen)
• CD-ROM-Laufwerk
• Windows 2000, Windows XP Professional oder Home
Edition, Windows Vista, Windows 7
• Adobe Reader ab Version 7.0
• SVGA Farbdisplay, eingestellt auf mindestens 16.000 Farben
• Maus oder entsprechendes Steuergerät
In den für E-Wahl.D ausgelieferten Formularen wurden mit Adobe
LiveCycle Reader Extensions ES erweiterte Funktionen unter dem Adobe
Reader (Version 7.0 oder höher) aktiviert. Die Formulare dürfen nur an
Arbeitsplätzen verwendet werden, für die eine Nutzungslizenz für Adobe
PDF-Formulare mit aktivierten erweiterten Funktionen erworben wurde.
Die Lizenz fällt pro Arbeitsplatz unabhängig von der Anzahl der
Formulare und Wahlmodule einmalig an und wird von uns erhoben.
Hinweis: E-Wahl.D ist bei Einsatz von Novell-Netzwerken nicht lauffähig.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 0BAllgemeine Hinweise • 1Installation und Programmaufruf
E-Wahl.D wird über ein einfaches Installationsprogramm auf Ihrem
System eingerichtet.
Bitte melden Sie sich bei Windows mit dem Benutzer an, unter dem E-
Wahl.D später gestartet werden soll.
Legen Sie die Installations-CD (Artikelnummer 00/020/0100/90) in Ihr
CD-Laufwerk, starten Sie die Datei setup.exe und folgen den Meldungen
und Anweisungen. Dabei werden Sie aufgefordert, einen Ordner zu
bestimmen, in dem das Programm installiert werden soll. In der Regel ist
dies c:\programme\ewahld2.
Hinweis für die Installation einer Vollversion:
Falls Sie bereits E-Wahl.D auf Ihrem PC installiert haben, wird bei einer
erneuten Installation die Datenbank der bestehenden Version
überschrieben. Dabei werden alle bisher erfassten Daten, z.B. Adressen
von Mitgliedern der Wahlorgane, installierte Wahlen sowie die
Konfiguration und Pfadeinstellungen gelöscht.
Bisher erfasste Daten bleiben nur bei der Installation eines Updates
erhalten.
Falls der Adobe Reader (ab Version 7.0) noch nicht auf Ihrem System
installiert ist, muss dieser gesondert installiert werden. Erst ab Version
7.0 können die für E-Wahl.D mit Adobe LiveCycle Reader Extensions ES
aufbereiteten PDF-Formulare gespeichert und Formulareintragungen an
die Datenbank übertragen werden.
Eine aktuelle Version des Adobe Readers erhalten Sie im Internet unter
www.adobe.de.
Falls Sie den Adobe Reader auf dem zu installierenden Rechner
im Einsatz haben, wird dessen Pfad in die Einstellungen von E-
Wahl.D automatisch übernommen.
Falls Sie Adobe Acrobat verwenden oder der Adobe-Reader-Pfad
aus technischen Gründen automatisch nicht übernommen werden
kann, müssen Sie den Pfad manuell auf die Startdatei von Adobe-
Reader bzw. Adobe Acobat einstellen. Lesen Sie dazu das Kapitel
Programmbeschreibung -> Extras -> Einstellungen.
Firebird trägt sich in die Windows-Registry ein.
E-Wahl.D verwendet ausschließlich den Ordner, in den es installiert
wurde, abgesehen von den Einträgen im Startmenü.
Hinweise zur Installation einer Wahl finden Sie im Kapitel Wahlen ->
Wahl Installieren
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 0BAllgemeine Hinweise • 2Programmstart
Bei der Installation von E-Wahl.D wird auf dem Windows Desktop eine
Verknüpfung eingerichtet. Der Programmstart erfolgt über Doppelklick
Verknüpfung auf darauf oder über die Windows Programmübersicht Start- >Programme
dem Desktop -> Kohlhammer -> E-Wahl.D.
Beim ersten Programmstart werden Sie von E-Wahl.D aufgefordert
auszuwählen, ob E-Wahl.D die lokale Datenbank verwenden soll oder ob
Sie auf die von dem zusätzlichen Programm E-Wahl.D-Server verwaltete
Datenbank zugreifen möchten (siehe unten). Wenn Sie die Software E-
Wahl.D-Server nicht einsetzen, können Sie nur die lokale Datenbank
verwenden.
Informationen zur Verwendung von E-Wahl.D Server erhalten Sie im
nächsten Kapitel.
Nach dieser Auswahl werden Sie zur Eingabe Ihrer Behördendaten
aufgefordert. Dazu gehören Adressangaben zur Behörde und Angaben
zu mindestens einem Sachbearbeiter. Hinweise dazu finden Sie im
Kapitel Behördendaten -> Behördendaten pflegen.
Bei allen weiteren Programmstarts werden Sie aufgefordert, einen
Sachbearbeiter auszuwählen.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 0BAllgemeine Hinweise • 3Verwendung von E-Wahl.D Server
Lesen Sie dieses Kapitel, wenn Sie die Server-Version von E-Wahl.D
erworben haben.
Eine Installation von E-Wahl.D Server ist notwendig, wenn Sie Daten
zentral auf einem Server ablegen und von mehreren Arbeitsplätzen aus
darauf zugreifen möchten.
Um E-Wahl.D im Serverbetrieb auszuführen, benötigen Sie die
Installationsdatei für die Software E-Wahl.D Server sowie zusätzliche
Lizenzen für die Verwendung von PDF-Formularen mit aktivierten
zusätzlichen Benutzerrechten (Adobe LiveCycle Reader Extensions ES)
mit dem Adobe Reader.
Für jeden installierten Arbeitsplatz fällt dabei einmalig eine Lizenzgebühr
an, die zeitlich und hinsichtlich der Anzahl der Formulare bzw.
installierten Wahlen unbegrenzt ist. Falls Sie Lizenzen benötigen,
wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenberater.
Installation
Zur Installation von E-Wahl.D Server starten Sie bitte auf der CD-ROM
mit E-Wahl.D Server (Artikelnummer 00/020/0105/90) die Datei
setup.exe und folgen den Anweisungen. E-Wahl.D Server wird dabei auf
Ihrem Computer in einem anzugebenden Verzeichnis installiert.
Der voreingestellte Standardpfad ist C:\Programme\EWahlD2Server.
Dabei wird das Programm in der Startgruppe unter Programme ->
Kohlhammer -> E-Wahl.D eingetragen und auf dem Windows Desktop
eine Verknüpfung eingerichtet.
Die Datenbank (Firebird Database Server) wird bei der Installation von
E-Wahl.D Server als Dienst registriert und beim Hochfahren des
Server-Rechners automatisch gestartet
(Windows Start -> Einstellungen -> Verwaltung, dort Eintrag Dienste).
Sie finden den Dienst unter folgendem Eintrag:
- Name: Firebird Server - DefaultInstance
- Beschreibung: Firebird Database Server - www.firebirdsql.org
- Status: Gestartet
- Autostarttyp: Automatisch
Über Windows Start -> Einstellungen -> Verwaltung, dort Eintrag Dienste
kann die Datenbank ggf. auch manuell gestartet werden (Rechte
Maustaste und Menüpunkt Starten).
„E-Wahl.D Server“ als Dienst ausführen
Ab der E-Wahl.D Server -Version 1.27 kann das Programm
E-Wahl.D Server auch als Dienst ausgeführt werden. Um E-Wahl.D
Server als Dienst einzurichten, führen Sie in dem Installationsverzeichnis
von E-Wahl.D Server (Standardpfad C:\Programme\EWahlD2Server) das
Programm InstallService.bat aus.
Falls Sie den Dienst deinstallieren möchten, starten Sie im
Installationsverzeichnis die Datei RemoveService.bat.
Server und Clients einrichten
Die nachfolgende Beschreibung setzt Programmversionen E-Wahl.D
2.80 oder höher und E-Wahl.D Server -Version 1.27 oder höher
voraus. Sie erhalten kostenfreie Updates für E-Wahl.D und E-Wahl.D
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 0BAllgemeine Hinweise • 4Server auf der Internetseite www.kohlhammer.de. Die Freigabe der
Verbindung zwischen E-Wahl.D und E-Wahl.D Server gegenüber den
älteren Versionen nicht mehr über die Freischaltung von IP-Adressen in
E-Wahl.D Server, sondern über ein gemeinsames Passwort.
1. E-Wahl.D Server
Auf dem Rechner, auf dem die Daten zentral verwaltet werden sollen,
muss das Programm E-Wahl.D Server installiert sein.
2. E-Wahl.D
Auf den Arbeitsplatz-Rechnern muss das Programm E-Wahl.D
installiert sein.
Geben Sie beim ersten Start von E-Wahl.D an, dass Sie auf E-Wahl.D
Server zugreifen möchten und tragen die Sie IP-Adresse des
Rechners ein, auf dem E-Wahl.D Server installiert ist.
Alternativ können Sie auch nachträglich unter
Extras -> Einstellungen -> EWahl.D-Server
vorgeben, dass Sie E-Wahl.D Server verwenden möchten. Tragen die
Sie IP-Adresse des Rechners ein, auf dem E-Wahl.D Server
installiert ist. In diesem Dialog können Sie die IP-Adresse nachträglich
ändern.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 0BAllgemeine Hinweise • 53. Passwort eintragen
Der Zugriff von den E-Wahl.D-Installationen auf den Arbeitsplätzen
auf die Datenbank von E-Wahl.D Server ist geschützt und erfordert
die Angabe eines selbst festzulegenden Passwortes in E-
Wahl.D Server und E-Wahl.D. Das in E-Wahl.D Server und E-Wahl.D
eingetragene Passwort muss identisch sein.
In E-Wahl.D Server geben Sie das Passwort in dem Dialog
-> Passwort ändern ein
Wenn Sie E-Wahl.D Server als Dienst ausführen und der Dialog nicht
sichtbar ist, können Sie das Passwort auch manuell in die
Konfigurationsdatei
C:\Programme\EWahlD2Server\com\kohlhammer\modulis2\
config\einstellungen.properties
eintragen, indem Sie die Zeile „serverpassword=“ ergänzen und Ihr
Passwort dahinter eintragen.
Beispiel:
…
serverpassword=musterpasswort
...
Speichern Sie die geänderte Konfigurationsdatei und starten Sie
anschließend den Dienst E-Wahl.D Server. Das Passwort wird beim
Start des Dienstes von E-Wahl.D Server automatisch verschlüsselt
und kann danach nicht ausgelesen werden.
In E-Wahl.D geben Sie das Passwort in dem Dialog
Extras -> Einstellungen -> EWahl.D-Server an.
Nach der Eingabe des Passwortes muss E-Wahl.D neu gestartet
werden.
4. Starten Sie E-Wahl.D auf den Clients erneut. Die Datenverwaltung
erfolgt jetzt zentral auf dem Server.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 0BAllgemeine Hinweise • 6Wahlen installieren bei Verwendung von E-Wahl.D Server
Bei der Verwendung von E-Wahl.D Server werden Wahlen wie bei beim
Einzelbetrieb in E-Wahl.D über den Dialog Wahl installieren installiert.
Die im Serverbetrieb von einem Client aus installierten Wahlen werden
automatisch auf dem Server eingerichtet und können danach von allen
Clients verwendet werden. Es genügt also, Wahlen von einem der
Clients aus zu installieren.
Zur zentralen Datensicherung legen Sie am besten den gesamten
Installationsordner von E-Wahl.D-Server auf Ihrer Sicherung ab. Der bei
der Installation vorgegebene Standardpfad heißt
C:\Programme\EWahlD2Server.
Bei geringem Speicherplatz auf der Sicherung genügt auch eine
Sicherung der Ordner, in denen Daten abgelegt und Wahl-Installationen
abgelegt werden. Dies sind die Ordner
C:\Programme\EWahlD2Server\db und
C:\Programme\EWahlD2Server\com\kohlhammer\modulis2\modules
(kompletter Inhalt mit Unterordnern).
Detaillierte Hinweise zur Installation einer Wahl finden Sie im Kapitel
Wahlen -> Wahl Installieren
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 0BAllgemeine Hinweise • 7Wechsel zwischen lokaler Datenbank und Server
Wenn Sie von lokaler Datenbank auf Server wechseln wollen, gehen Sie
folgendermaßen vor:
Leiten Sie auf den Clients den Datenzugriff auf den Server-Computer um,
indem Sie über Menüpunkt Extras -> Einstellungen -> EWahl.D-Server
die IP-Adresse des Server-Computers eintragen und die Option
EWahlD-Server benutzen markieren.
Die IP-Adresse Ihres Servers können Sie in der DOS-Box über den
Befehl ipconfig abfragen.
Falls Sie E-Wahl.D Server nicht mehr verwenden möchten, deaktivieren
Sie das Kontrollfeld E-Wahl.D-Server benutzen. Die Datenbank wird ab
dem nächsten Start dann nicht mehr von E-Wahl.D Server verwaltet,
sondern auf dem lokalen System ausgeführt.
Hinweis zur Übertragung von Datenständen
Um in E-Wahl.D Datenstände zwischen Installationen, auch zwischen E-
Wahl.D Server und E-Wahl.D, zu übertragen, kopieren Sie die Inhalte der
beiden in den Installationsverzeichnissen liegenden Ordner
…\db und
…\com\kohlhammer\modulis2\modules von dem System, auf dem die
Daten angelegt sind, auf das System, auf welches die Daten übertragen
werden sollen. Dabei ist zu beachten, dass die Programmstände gleich
sind. Bei der Übertragung von Daten zwischen einem E-Wahl.D Server
und E-Wahl.D sollten die Installationen zeitgleich installiert bzw. mit
zusammen bereitgestellten Updates aktualisiert worden sein. Auf der
Internetseite www.kohlhammer.de erhalten Sie die aktuellen Updates für
E-Wahl.D Server und E-Wahl.D.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 0BAllgemeine Hinweise • 8Schnittstellen zu externen Programmen
Schnittstellen zu externen Programmen existieren in Form von
Datenimport und -export.
Lesen Sie dazu die Kapitel Programmbeschreibung -> Extras -> Daten
exportieren sowie Daten importieren.
Deinstallation
Um E-Wahl.D von Ihrem Rechner bzw. Server zu entfernen, wählen Sie
in der Programmgruppe Kohlhammer -> E-Wahl.D den Menüpunkt E-
Wahl.D deinstallieren.
Den Ordner E-Wahl.D löschen Sie bitte manuell.
Hinweis bei Verwendung von Windows 7 oder höher:
Unter Betriebssysthemen wie Windows 7 können Anwendungsdaten
auch automatisch in einem Benutzprofil abgelegt werden, die bei einer
Deinstallation erhalten bleiben. Falls auf einem System, auf dem E-
Wahl.D deinstalliert wurde, nach einer Neuinstallation Altdaten noch
vorhanden sind (Behördenstammdaten, Wahlen), löschen Sie die
Dateien aus dem Benutzerverzeichnis manuell. Sie finden das
Verzeichnis/die Dateien auch über die Suchfunktion, z.B. über die Suche
nach dem Verzeichnis EWahlD2 oder nach der Datei modulis2.fdb.
Pfad-Beispiel (Windows 7):
C:\Users\musteruser\AppData\Local\VirtualStore\Program Files
(x86)\EWahlD2\...
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 0BAllgemeine Hinweise • 9Notwendige Stammdaten für E-Wahl.D
Bevor Sie Vorgänge und Formulare bearbeiten, müssen Sie zunächst ein
Wahlpaket installieren. Legen Sie bitte auch folgende Stammdaten an:
• Behördendaten
Bei bestimmten Wahlpaketen können Sie auch mehrere
Behörden anlegen.
• Adressen der Wahlhelfer zur Auswahl für die einzelnen
Wahlen
• Wahlbezirke
• Sachbearbeiter-Daten
Druckereinstellungen
In E-Wahl.D wird der Drucker angesteuert, der in den
Systemeinstellungen des Betriebssystems als Standarddrucker
eingestellt ist (beim Seriendruck).
Wenn Sie ein im Adobe Reader geöffnetes Formular ausdrucken, können
Sie im Drucken-Dialog des Adobe Readers einen ihrer Drucker
auswählen.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 0BAllgemeine Hinweise • 10Erste Schritte mit E-Wahl.D
Einleitung
Dieses Tutorial dient als erste schnelle Anleitung, wie Sie am Besten bei
der Erfassung Ihrer Daten zu einer installierten Wahl vorgehen.
Sie lernen hier, wie Sie ...
• Stammdaten wie Behördendaten, Wahlorganmitglieder und
Wahlbezirke anlegen
• Wahlorganmitglieder und Bewerber bzw. Parteien für eine
Wahl auswählen
• Formulare ausfüllen und mit Adressdaten verknüpfen
• Vorgänge anlegen
Wir wünschen Ihnen viel Spaß mit E-Wahl.D.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 1BErste Schritte mit E-Wahl.D • 11Erster Schritt: Stammdaten anlegen
Bevor Sie Wahlorganmitglieder oder Bewerber einer Wahl zuordnen
können, müssen Sie folgende Stammdaten anlegen:
• Behördendaten
• Sachbearbeiter-Daten
• Mögliche Wahlorganmitglieder zur Auswahl
• Wahlbezirke
Die Stammdaten finden Sie unter dem Menüpunkt Behördendaten.
Behördendaten
Wählen Sie zunächst den Menüpunkt Behördendaten ->
Behördendaten u. Sachbearbeiter.
Geben Sie nun in der Registerkarte Behördendaten die Adressdaten
Ihrer Gemeindeverwaltung ein.
Hinweis: Mehrere Behördendaten können Sie nur erfassen, wenn Sie ein dafür
vorgesehenes Wahlpaket erworben haben.
Um Ihre Daten zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Beenden Sie die Erfassung mit Klick auf die Schaltfläche Schließen.
Diese Daten werden zukünftig auf allen relevanten Formularen im
Absenderteil verwendet.
Weitere Infos zu den Behördendaten finden Sie im Kapitel
Behördendaten -> Behördendaten pflegen.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 1BErste Schritte mit E-Wahl.D • 12Klicken Sie jetzt auf die Registerkarte Sachbearbeiter/in.
Legen Sie hier die Mitarbeiter an, die den Schriftverkehr zur
bevorstehenden Wahl bearbeiten werden.
Geben Sie dazu die persönlichen Daten des Mitarbeiters in die
entsprechenden Felder ein.
Wenn Sie alle Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche
Speichern. Damit wird der Sachbearbeiter in die untere Liste der bereits
erfassten Sachbearbeiter übernommen und die Eingabefelder geleert.
Die Sachbearbeiterdaten werden zukünftig auf allen relevanten
Formularen im Absenderteil und im Unterschriftenbereich verwendet.
Beenden Sie die Erfassung mit Klick auf die Schaltfläche Schließen.
Weitere Infos zu den Sachbearbeiterdaten finden Sie im Kapitel
Behördendaten -> Sachbearbeiter pflegen.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 1BErste Schritte mit E-Wahl.D • 13Wahlorganmitglieder
Als Nächstes erfassen Sie die Personen, die für eine Zugehörigkeit in
einem Wahlorgan herangezogen werden können. Sie können hier alle
Personen erfassen, die hierfür in Betracht kommen. Im Laufe der Zeit
verfügen Sie so über einen umfangreichen Personenbestand, auf den
Sie bei allen installierten Wahlen zugreifen können.
Starten Sie den Menüpunkt Behördendaten -> Adressen der
Wahlorganmitglieder.
Auch hier erhalten Sie zunächst einen leeren Erfassungsdialog. Gehen
Sie genauso vor wie bei der Erfassung der Sachbearbeiter.
Füllen Sie die Adressfelder mit den persönlichen Daten der Personen,
die Ihnen zur Auswahl für die einzelnen Wahlen zur Verfügung stehen.
Über das Eingabefeld Suche können Sie nach Namen und Straßen
innerhalb der Liste der erfassten Personen suchen.
Beenden Sie die Erfassung mit Klick auf die Schaltfläche Schließen.
Ausführliche Hinweise zu den Wahlorganmitgliedern finden Sie im Kapitel
Behördendaten -> Adressen der Wahlorganmitglieder.
Die Zuordnung einer Person für eine bestimmte Funktion wird weiter
unten beschrieben.
Empfehlung
Exportieren Sie gelegentlich die Adressen der Wahlorganmitglieder und
sichern Sie diese Datei. Bei einer Neuinstallation des Programms können
Sie die Adressen importieren.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 1BErste Schritte mit E-Wahl.D • 14Wahlbezirke
Ihr Wahlgebiet ist in Wahlbezirke unterteilt.
Um die Wahlbezirke festzulegen, starten Sie den Menüpunkt
Behördendaten -> Wahlorgane / Wahlbezirke.
Geben Sie die Daten in die Felder Bezeichnung, Nummer und Wahlraum
ein. Klicken Sie anschließend auf Speichern.
Der Wahlbezirk wird nun in die untere Liste der bereits erfassten Bezirke
aufgenommen und die Eingabefelder geleert.
Hier können Sie auch weitere Wahlorgane wie Briefwahlbezirke oder den
Gemeindewahlausschuss eingeben.
Beenden Sie die Erfassung mit Klick auf die Schaltfläche Schließen.
Weitere Hinweise zur Pflege von Wahlbezirken finden Sie im Kapitel
Behördendaten -> Wahlorgane / Wahlbezirke.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 1BErste Schritte mit E-Wahl.D • 15Zweiter Schritt: Wahldaten eingeben
Nun ordnen Sie die erfassten Personen einem Wahlorgan (z.B. als
Wahlhelfer in einem Wahlbezirk oder als Mitglied des
Gemeindewahlausschusses) zu. Außerdem erfassen Sie die einzelnen
Bewerber einer Partei für diese Wahl.
Je nach Art der Wahl erfassen Sie außerdem die Bewerber oder Parteien
für diese Wahlen. Die vom Programm angebotenen Dialoge zur
Erfassung der Bewerber und Parteien sind den Wahlarten angepasst und
teilweise inaktiv. In Wahlen, in denen keine Bewerber oder Parteien
angelegt werden (z.B. Volksentscheide), sind alle Eingabemasken
inaktiv.
Wahlorganmitglieder aktivieren
Starten Sie den Menüpunkt Wahlen -> Aktive Wahlorganmitglieder.
In der oberen Tabelle sind alle Adressen aufgelistet, die Sie zuvor in den
Stammdaten angelegt haben. Die untere Tabelle ist zunächst leer.
Markieren Sie in der oberen Tabelle ein Wahlorganmitglied und klicken
auf Auswählen.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 1BErste Schritte mit E-Wahl.D • 16Hier teilen Sie die Person in ein Wahlorgan ein und ordnen ihr eine
Funktion zu. Außerdem können Sie hier die Höhe des Erfrischungsgeld
und die Anwesenheitszeit angeben.
Personen, die einem Wahlorgan zugewiesen wurden, erscheinen in der
unteren Tabelle. Über eine Listbox links können Sie alle
Wahlorganmitglieder oder nur die eines bestimmten Wahlbezirks in der
unteren Tabelle anzeigen lassen.
Wenn Formulare Listen enthalten, in denen die Mitglieder eines
bestimmten Wahlorgans einzutragen sind, wie es z.B. in den
Wahlniederschriften der Fall ist, werden die Personen in der Reihenfolge
in das Formular übernommen, in der diese in der Tabelle aufgeführt sind.
Mit den Schaltflächen Name höher und Name tiefer können Sie die
Position einzeln markierter Personen innerhalb eines Wahlbezirkes
verschieben.
Mit der Schaltfläche Mitglied deaktivieren werden Mitglieder, die einem
Wahlorgan mit einer Funktion zugewiesen sind, deaktiviert. Dabei bleibt
die Zuordnung mit Funktion und allen anderen Angaben erhalten, aber
die Person wird nicht in Formulare übernommen. Die „inaktiven
Mitglieder“ werden in einer Tabelle geführt, die Sie über die Registerkarte
inaktive Mitglieder anzeigen können. Im Kopf der Registerkarte wird auch
die Anzahl der aktuell deaktivierten Mitglieder angezeigt. Falls Sie eine
Person einem Wahlorgan neu zuweisen möchten und dies nicht möglich
ist, weil das gesuchte Wahlorgan in der Auswahlliste nicht zur Verfügung
steht, prüfen Sie bitte zuerst, ob das Mitglied dem Wahlorgan doch schon
zugewiesen, aber deaktiviert wurde.
Mit der Schaltfläche Name(n) entfernen werden markierte Mitglieder aus
Wahlorganen entfernt. Wahlorganmitglieder können nur dann entfernt
werden, wenn Sie in Formularen/Vorgängen nicht verwendet werden.
Weitere Hinweise zur Aktivierung von Wahlorganmitgliedern erhalten Sie
im Kapitel Wahldaten -> Aktive Mitglieder der Wahlorgane.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 1BErste Schritte mit E-Wahl.D • 17Bewerber und Parteien erfassen
E-Wahl.D verfügt über unterschiedliche Dialoge zur Erfassung der
Bewerber und Parteien. Diese Dialoge werden nach Erfordernissen der
zu bearbeitenden Wahl aktiviert. In dem Menü Wahldaten sind deshalb
immer einige Untermenüs aufrufbar und einige ausgegraut. Um
beispielsweise die Bewerber zu erfassen, wählen Sie den Menüpunkt
Wahldaten -> Bewerber. Sollte dieser Menüpunkt ausgegraut sein,
haben Sie eine Wahl geöffnet, für die keine Bewerber anzulegen sind
(z.B. Volksentscheide) oder die Bewerber in dem Dialog einem speziellen
Dialog Wahldaten -> Bewerbererfassung angelegt werden und dabei
einer Partei zugeordnet werden können.
In diesen Dialogen erfassen Sie die persönlichen Daten der Bewerber,
die z.B. in den Niederschriften aufgeführt werden sollen.
Um einen neuen Bewerber zu erfassen, füllen Sie die Felder mit den
persönlichen Daten des Bewerbers aus und klicken anschließend auf die
Schaltfläche Bewerber Speichern.
Der Bewerber wird nun in die untere Tabelle der bereits erfassten
Bewerber aufgenommen. Weitere Hinweise zu den Bewerbern erhalten
Sie im Kapitel Wahldaten -> Bewerber.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 1BErste Schritte mit E-Wahl.D • 18Dritter Schritt: Mit Vorgängen und Formularen arbeiten
Sie haben nun die wichtigsten Stammdaten angelegt. Diese Daten
werden automatisch in viele Formulare übernommen, wenn Sie
Vorgänge anlegen und bearbeiten.
Vorgang anlegen
Um ein Formular ausfüllen zu können, legen Sie einen Vorgang an.
Markieren Sie zunächst ein Formular im Formularbereich
(Standardformulare).
Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Neuer Vorgang.
Es wird eine Vorgangsbeschreibung gefordert. Geben Sie eine
Vorgangsbezeichnung ein. Sie können die Bezeichnung des Vorgangs
frei wählen. Geben Sie dafür eine „sprechende“ Vorgangsbezeichnung
an, damit Sie den Vorgang später besser wiederfinden, z.B.
„Wahlniederschrift Wahlbezirk 1“.
Klicken Sie anschließend auf OK.
Der Vorgang wird nun im Formularbereich unterhalb der
Formularbezeichnung aufgelistet.
Weitere Details dazu finden Sie im Kapitel Formulare und Vorgänge ->
Vorgänge.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 1BErste Schritte mit E-Wahl.D • 19Formular bearbeiten
Markieren Sie nun den neu angelegten Vorgang und klicken Sie auf die
Schaltfläche Formular bearbeiten.
Der Adobe Reader wird nun automatisch gestartet und das Formular
geöffnet.
Wichtig!
Der Adobe Reader muss vor dem Bearbeiten eines Formulars
geschlossen sein, ansonsten kann das Formular nicht geöffnet werden.
Im Formular befinden sich bereits die Daten aus den
Behördenstammdaten und den Wahldaten.
Nun können Sie im Formular weitere Eintragungen vornehmen.
Wie Sie sich im Adobe Reader bewegen und Felder ausfüllen und
speichern können, erfahren Sie detailliert im Kapitel Formulare ->
Formulare bearbeiten.
Weitere Möglichkeiten, um Um einen Text manuell einzugeben, klicken Sie das entsprechende
ein Feld anzusteuern, Feld einfach mit der Maus an und fangen dann an zu schreiben.
finden Sie im Kapitel
Ankreuzfelder aktivieren Sie über einen Mausklick in das Kästchen oder
Formularbearbeitung ->
über die Leertaste.
Bewegen innerhalb der
Formulare Sie durchlaufen alle ausfüllbaren Felder eines Formulars mit der
Tabulator-Taste.
Wenn ein Formular aus mehreren Seiten besteht, können Sie mit Hilfe
der folgenden Symbolschaltflächen auf andere Seiten wechseln.
Dabei bedeuten die Symbole der Reihe nach:
- Sprung auf die erste Seite
- Wechsel auf die vorherige Seite
- Wechsel auf die folgende Seite
- Sprung auf die letzte Seite
Aus wie vielen Seiten ein Formular besteht, erkennen Sie in der
Statusleiste des Fensters. Ein Berufungsschreiben hat z.B. mehr als eine
Seite.
Probieren Sie diese Funktionen einfach aus. Sie werden sich schnell
damit zurechtfinden.
Details zur Formularbearbeitung finden Sie im Kapitel
Formularbearbeitung -> Formulare ausfüllen.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 1BErste Schritte mit E-Wahl.D • 20Formular drucken
Sie können das Formular direkt aus dem Adobe Reader mit den dortigen
Standard-Druckfunktionen ausgeben.
Sie können auch bei geschlossenem Adobe Reader in der
Vorgangsverwaltung den Vorgang markieren und das Formular über die
Schaltfläche Formular(e) drucken ausdrucken. Das Formular wird nun
auf dem Drucker ausgegeben, der in den Systemeinstellungen des
Betriebssystems als Standarddrucker eingestellt ist.
Formular speichern
Um ein ausgefülltes Formular zu speichern, wählen Sie im Adobe Reader
den Menüpunkt Datei -> Speichern. Die Formulareintragungen werden
dabei in die Datenbank geschrieben und beim nächsten Bearbeiten des
Vorgangs wieder im Formular angezeigt.
Die Formulareintragungen werden dann in die Datenbank geschrieben.
Sie können ein ausgefülltes Formular im Adobe Reader auch unabhängig
von E-Wahl.D speichern über die Funktion Datei -> Speichern unter.
Das Formular wird dann mit Eintragungen unter einem von Ihnen
festgelegten Dateinamen und Ordner gespeichert. Das Formular muss
dann später unabhängig von E-Wahl.D bearbeitet werden.
Weitere Hinweise, auch zum Speichern von Formularen ohne
Verknüpfung zu E-Wahl.D, finden Sie im Kapitel Formularbearbeitung ->
Formulare speichern.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 1BErste Schritte mit E-Wahl.D • 21Programmbeschreibung
Hauptfenster
Menüzeile zur Auswahl der Programmfunktionen
Im Formularbereich sind alle Formulare der aktuell eingestellten Wahl
aufgelistet.
Formulare sind mit blauer Schrift gekennzeichnet, Vorgänge zu einem
Formular in schwarzer Schrift.
Ordnersymbol Bei Programmstart werden nur die Formulare angezeigt. Wenn zu einem
Formular bereits Vorgänge angelegt sind, ist dies durch ein
Pluszeichen Ordnersymbol vor dem Formular kenntlich gemacht.
Minuszeichen Um den Ordner mit den Vorgängen zu öffnen, klicken Sie auf das
Pluszeichen.
Im aufgeklappten Zustand ist der Knoten mit einem Minuszeichen
versehen. Zum Schließen des Ordners klicken Sie darauf.
Schaltflächen zur Bearbeitung von Formularen und Vorgängen
In der Statuszeile wird links der aktuell eingestellte Sachbearbeiter
angezeigt und rechts die aktuell ausgewählte Wahl.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 2BProgrammbeschreibung • 22Wahlen
Wahl öffnen
Um die Formulare einer Wahl zu bearbeiten, starten Sie den Menüpunkt
Wahlen -> Wahl öffnen.
Im Bereich Formulare werden danach alle für diese Wahl installierten
Formulare aufgelistet und Sie können mit der Bearbeitung von
Vorgängen beginnen. Näheres dazu finden Sie im Kapitel
Formularbearbeitung -> Formulare ausfüllen.
Wahl installieren
Ein Wahlpaket erhalten Sie in der Regel auf CD-ROM.
Bevor Sie Formulare und Vorgänge bearbeiten können, muss ein
Wahlpaket installiert sein. Sollte dies noch nicht der Fall sein, gehen Sie
wie folgt vor:
Starten Sie den Menüpunkt Wahlen -> Wahl installieren.
Markieren Sie über den Auswahldialog die gewünschte Wahl.
Die Dateien haben die Endung .wahl.
Klicken Sie anschließend auf Öffnen.
Im darauf folgenden Fenster Wahldaten geben Sie die gewünschte
Wahlbezeichnung, den Wahltermin und auch einen Ersatztermin ein,
wenn dieser gefordert ist.
Dieser Dialog kann für jede Wahlart unterschiedlich gestaltet sein.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 2BProgrammbeschreibung • 23Bei der Installation einer Wahl werden spezifische Daten zur Wahl
(Bezeichnung, Wahltermin) angefordert, die teilweise auch in Formulare
übernommen werden. Die Eingaben können Sie später bei Bedarf auch
ändern. Lesen Sie dazu die Hinweise im Kapitel Wahldaten ->
Wahldatum ändern.
Mit Klick auf OK wird das Wahlpaket installiert.
Ein Meldefenster informiert Sie nun über den Fortschritt der Installation.
Finden in Ihrer Stadt oder Gemeinde parallel mehrere Wahlen statt (z.B.
Ortschaftsratswahl in den einzelnen Ortschaften), so kann eine Wahl
auch mehrfach unter verschiedenen Bezeichnungen installiert werden.
So können Sie die einzelnen Wahlen separat verwalten.
Hinweise zur Installation eines Wahlpaketes im Netzwerkbetrieb
finden Sie im Kapitel Allgemeine Hinweise -> Installation ->
Serverinstallation -> Installationsanleitung.
Aktuelle Wahl löschen
Bitte beachten Sie die weitreichenden Folgen, wenn Sie eine
Wahl löschen.
Gelöscht werden:
• Alle Wahlformulare und Vorgänge
• Alle Zuordnungen von Wahlorganmitgliedern zu Vorgängen
Nicht gelöscht werden:
• Die Stammdaten der Wahlorganmitglieder
• Die eigenen Behörden- und Sachbearbeiterdaten.
Programm beenden
Um E-Wahl.D zu beenden, wählen Sie den Menüpunkt Wahlen ->
Beenden.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 2BProgrammbeschreibung • 24Behördendaten
Behördendaten pflegen
Ihre eigenen Behördendaten pflegen Sie einmalig über den Menüpunkt
Behördendaten -> Behördendaten u. Sachbearbeiter.
Wählen Sie dort die Registerkarte Behördendaten.
Geben Sie hier alle für Ihren Ort relevanten Daten ein.
Um die Eingaben zu speichern, klicken Sie auf Speichern.
Die hier eingegebenen Behördendaten erscheinen auf entsprechenden
Formularen (z.B. im Adresskopf).
Mehrere Behördendaten Bei bestimmten Wahlen können Sie Briefe und Formulare für mehrere
können Sie nur erfassen, Behörden verschicken. Dies ist z.B. bei Verbandsgemeinden oder
wenn Sie ein dafür Verwaltungsgemeinschaften der Fall. Erfassen Sie für diesen Zweck alle
vorgesehenes Wahlpaket weiteren Behörden, indem Sie auf die Schaltfläche Neue Behörde
erworben haben. klicken.
Falls das aufgerufene Wahlpaket nicht für mehrere Behörden ausgelegt
ist, können Sie weitere Behördendaten zwar anlegen, die Formulare und
Briefe werden aber immer mit den Daten der ersten erfassten Behörde
ausgefüllt.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 2BProgrammbeschreibung • 25Sachbearbeiter pflegen
Die Daten Ihrer Sachbearbeiter pflegen Sie über den Menüpunkt
Behördendaten -> Behördendaten u. Sachbearbeiter.
Wählen Sie dort die Registerkarte Sachbearbeiter/In.
Sachbearbeiter neu anlegen
Sofern die Felder zur Erfassung eines Sachbearbeiters noch von einer
vorhergehenden Bearbeitung gefüllt sind, klicken Sie zunächst auf die
Schaltfläche Neuer Sachbearbeiter.
Füllen Sie nun die Eingabefelder mit den Daten des Sachbearbeiters.
Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Speichern.
Der Sachbearbeiter wird nun in die Tabelle der bereits erfassten
Sachbearbeiter aufgelistet.
Sachbearbeiter ändern
Um einen Sachbearbeiter zu ändern, markieren Sie den entsprechenden
Eintrag in der Tabelle. Die Daten werden damit automatisch in die
Eingabefelder übernommen.
Nehmen Sie die Änderungen vor und bestätigen mit einen Klick auf die
Schaltfläche Speichern.
Sachbearbeiter löschen
Um einen Sachbearbeiter zu löschen, markieren Sie den entsprechenden
Eintrag in der Tabelle und klicken anschließend auf die Schaltfläche
Löschen.
Es erfolgt lediglich eine Sicherheitsabfrage, ob Sie wirklich
löschen wollen. Einträge von Sachbearbeitern in Formularen sind
aber weiterhin gespeichert, da sie unabhängig von den
Sachbearbeiter-Stammdaten in der Datenbank gespeichert
werden.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 2BProgrammbeschreibung • 26Adressen der Wahlorganmitglieder
Die Adressen aller Mitglieder Ihrer Wahlorgane pflegen Sie über den
Menüpunkt Behördendaten -> Adressen der Wahlorganmitglieder.
Sie können hier alle Personen erfassen, die für eine Funktion in einem
Wahlorgan in Betracht kommen. Im Laufe der Zeit verfügen Sie so über
einen umfangreichen Personenbestand, auf den Sie bei allen installierten
anderen Wahlen zurückgreifen können. Wir empfehlen, die Adressen
gelegentlich zu exportieren und die Export-Datei zu sichern. Bei einer
Neuinstallation können Sie dann diese Daten importieren und auf den
Adressbestand wieder zugreifen.
Sie können die Listeneinträge nach den angezeigten Spalten sortieren. Klicken
Sie dazu auf eine Spaltenüberschrift. Über das Eingabefeld Suche können Sie
nach Namen und Straßen innerhalb der Liste der erfassten Personen suchen.
Neues Wahlorganmitglied anlegen
Sofern die Felder zur Erfassung einer Adresse noch von einer
vorhergehenden Bearbeitung gefüllt sind, klicken Sie zunächst auf die
Schaltfläche Neues Wahlorganmitglied.
Füllen Sie nun alle Eingabefelder. Klicken Sie anschließend auf die
Schaltfläche Speichern.
Das neue Wahlorganmitglied wird nun in der Tabelle der bereits
erfassten Adressen aufgelistet.
Wahlorganmitglied ändern
Um Daten eines Mitglieds zu ändern, markieren Sie den entsprechenden
Eintrag in der Tabelle. Die Daten werden damit automatisch in die
Eingabefelder übernommen.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 2BProgrammbeschreibung • 27Nehmen Sie die Änderungen vor und bestätigen mit einem Klick auf die
Schaltfläche Speichern.
Wahlorganmitglied löschen
Um ein Wahlorganmitglied zu löschen, markieren Sie den
entsprechenden Eintrag in der Tabelle und klicken anschließend auf die
Schaltfläche Löschen.
Sie können ein Wahlorganmitglied nur löschen, wenn keine
Vorgänge mit dieser Person existieren bzw. die entsprechenden
Vorgänge gelöscht sind.
Wahlorgane / Wahlbezirke / Stimmbezirke
Im Programmpunkt Wahlorgane / Wahlbezirke / Stimmbezirke verwalten
Sie die Wahlorgane (z.B. Gemeindewahlausschuss) und die Wahl- bzw.
Stimmbezirke. Die Formulare werden in der Anlage der Vorgänge dem
jeweiligen Wahlorgan zugeordnet.
Die hier angelegten Daten stehen Ihnen in einigen Programm-Menüs in
einem Auswahlfeld zur Verfügung.
Zur Bearbeitung starten Sie den Menüpunkt
Behördendaten -> Wahlorgane / Wahlbezirke / Stimmbezirke.
Wahlorgan / Wahlbezirk / Stimmbezirk neu anlegen
Um ein neues Wahlorgan bzw. einen Wahl-/Stimmbezirk anzulegen,
klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Wahl-/Stimmbezirk.
Im Feld Bezeichnung geben Sie die Bezeichnung des Wahlorgans ein.
Im Feld Nummer tragen Sie die Nummer des Wahlbezirks ein.
Im Feld Wahlraum geben Sie die Raumbezeichnung ein, wie sie auf
allen betroffenen Formularen erscheinen soll.
Um einen neuen Wahlbezirk zu speichern, klicken Sie auf die
Schaltfläche Speichern.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 2BProgrammbeschreibung • 28Wahlorgan / Wahlbezirk ändern
Um ein Wahlorgan bzw. Wahlbezirk zu ändern, markieren Sie den
gewünschten Eintrag in der Auflistung. Die Daten werden in die
Eingabefelder übernommen.
Nehmen Sie nun Ihre Änderungen vor und bestätigen mit Speichern.
Bei Änderungen werden die abhängigen Tabellen und Einträge in bereits
angelegten Vorgängen automatisch aktualisiert.
Wahlbezirk löschen
Wenn Sie einen Wahlbezirk löschen möchten, markieren Sie ihn
zunächst in der Tabelle und klicken dann auf die Schaltfläche Löschen.
Es erfolgt lediglich eine Sicherheitsabfrage, ob Sie wirklich löschen
wollen.
Beachten Sie, dass ein Wahlbezirk bei der Pflege der aktiven
Wahlorganmitglieder benötigt wird.
Ein Wahlorgan oder Wahlbezirk kann nur gelöscht werden, wenn
er in keinem Vorgang aller installierten Wahlen benutzt wird.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 2BProgrammbeschreibung • 29Wahldaten
Aktive Mitglieder der Wahlorgane
Hinweis: Sie können die Mitglieder der Wahlorgane erst aktivieren, wenn
Sie die Wahlorgane bzw. Wahl-/Stimmbezirke angelegt haben.
Mit dieser Funktion aktivieren Sie Wahlorganmitglieder für eine Wahl, die
Sie bereits in den Stammdaten gespeichert haben.
Den Wahlorganmitgliedern werden eine Funktion und ein Wahlbezirk
innerhalb der aktuell ausgewählten Wahl zugeteilt.
Starten Sie den Menüpunkt Wahldaten -> Aktive Mitglieder der
Wahlorgane.
In der oberen Tabelle sind alle Adressen aufgelistet, die Sie bereits in
den Stammdaten angelegt haben.
Die untere Tabelle enthält alle Wahlorganmitglieder, die bereits einem
Wahlbezirk zugeteilt sind („aktive Mitglieder der Wahlorgane“).
Ein Mitglied kann innerhalb einer Wahl mehrere Funktionen übernehmen.
Um die Funktion oder andere Daten eines bereits aktivierten
Wahlorganmitglieds zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche
Bearbeiten.
Um die Reihenfolge in der Auflistung der Mitglieder in Formularen zu
steuern (Wahlvorsteher an erster Stelle), markieren Sie einen Eintrag in
der unteren Tabelle und verschieben ihn mit den Schaltflächen Name
höher und Name tiefer.
Wenn Sie ein Mitglied aus der Wahl entfernen möchten, klicken Sie auf
die Schaltfläche Name entfernen.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 2BProgrammbeschreibung • 30Wahlorganmitglied aktivieren
Markieren Sie in der oberen Tabelle ein Wahlorganmitglied und klicken
auf Auswählen.
Sie erhalten nun den Dialog, um der Person eine Funktion in einem
Wahlorgan und weitere Angaben zuzuordnen.
Ordnen Sie die Person über das Auswahlfeld zunächst einem
Wahlorgan oder
Wahl-/Stimmbezirk zu.
Markieren Sie als Nächstes die Funktion, die das zukünftige
Wahlorganmitglied übernehmen soll. Diese Auswahl wird in Formulare
übernommen.
Im Feld Erfrischungsgeld können Sie einen Betrag eingeben, den die
Person für ihre Tätigkeit erhält. Diese Angabe wird in Formulare
übernommen. Das Feld für das Erfrischungsgeld ist mit dem Betrag, der
bei der zuletzt bearbeiteten Person angegeben wurde, vorausgefüllt.
Wenn ein Betrag voreingetragen ist, kann dieser selbstverständlich
geändert werden.
Im Feld Anwesenheit geben Sie den Zeitraum ein, in dem das
Wahlorganmitglied anwesend oder eintreffen soll. Diese Angabe wird in
Formulare übernommen.
Das Feld Bemerkungen steht zur freien Verfügung für zusätzliche
Vermerke. Der Inhalt wird nicht in die Formulare übernommen.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 2BProgrammbeschreibung • 31Bewerber
Über den Menüpunkt Wahldaten -> Bewerber erfassen Sie alle
Bewerber, beispielsweise für eine Bürgermeisterwahl.
Sofern für eine Wahl nur Parteien aber keine Bewerber benötigt werden,
ist dieser Menüpunkt ausgegraut.
Hier erfassen Sie die persönlichen Daten der Bewerber, die z.B. in
Wahllisten aufgeführt werden sollen.
Im Feld Ordnungsnummer steht Ihnen zur freien Verfügung.
Das Feld Partei / Wählervereinigung ist ein reines Eingabefeld und
nicht verknüpft mit eventuellen Parteien, die Sie über Wahldaten ->
Parteien erfassen können.
Im Feld Kennwort / Kurzbezeichnung können gegebenenfalls
entsprechende Bezeichnungen eingetragen werden.
Das Feld gewählt kann gegebenenfalls zur Auswahl von
Benachrichtigungsschreiben verwendet werden.
Die Stimmenzahl kann hier erfasst werden.
Über die Schaltflächen Bewerber höher und Bewerber tiefer können
Sie die Sortierung in entsprechenden Formularen steuern.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 2BProgrammbeschreibung • 32Bewerber neu anlegen
Sofern die Felder zur Erfassung einer Adresse noch von einer
vorhergehenden Bearbeitung gefüllt sind, klicken Sie zunächst auf die
Schaltfläche Neuer Bewerber.
Füllen Sie nun alle Eingabefelder.
Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Bewerber speichern.
Der Bewerber wird nun in die Tabelle der bereits erfassten Bewerber
aufgenommen.
Bewerber ändern
Um die Daten eines Bewerbers zu ändern, markieren Sie den
entsprechenden Eintrag in der Tabelle. Die Daten werden damit
automatisch in die Eingabefelder übernommen.
Nehmen Sie die Änderungen vor und bestätigen mit einen Klick auf die
Schaltfläche Speichern.
Bewerber löschen
Um einen Bewerber zu löschen, markieren Sie den entsprechenden
Eintrag in der Tabelle und klicken anschließend auf die Schaltfläche
Löschen.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 2BProgrammbeschreibung • 33Parteien
Über den Menüpunkt Wahldaten -> Parteien erfassen Sie alle Parteien
zu einer Wahl.
Sofern für eine Wahl nur Bewerber aber keine Parteien separat zu
erfassen sind, ist dieser Menüpunkt ausgegraut.
Um eine neue Partei zu erfassen, füllen Sie die Felder Parteiname und
Partei (Kurzbezeichnung) aus. Der Parteiname kann bis zu 100
Zeichen lang sein.
Klicken Sie dann auf Speichern. Die Partei wird nun in die Liste der
bereits erfassten Einträge aufgenommen.
Um die Reihenfolge der Parteien zu ändern, wie sie auf den Formularen
erscheinen sollen, können Sie mit den Schaltflächen Partei höher und
Partei tiefer die Einträge verschieben.
Sollten Sie bei einem Eintrag einen Rechtschreibfehler feststellen,
löschen Sie den Eintrag und erfassen ihn neu. Sollten Sie die Partei
bereits in Formularen eingetragen haben, werden die Änderungen
automatisch übernommen.
Wahldaten ändern
In dem Dialog Wahldaten -> Wahldaten ändern können Sie
nachträglich die bei der Installation vorgenommenen Angaben zur
Wahlbezeichung, dem Wahlkreis und dem Wahltermin ändern.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 2BProgrammbeschreibung • 34Wahl aktualisieren
Mit dieser Funktion werden bereits installierte Wahlen nachträglich
aktualisiert. Dies kann dann notwendig sein, wenn nach der Auslieferung
erfolgte Rechtsänderungen inhaltliche Aktualisierungen in Formularen
erfordern.
In diesem Fall erhalten Sie von uns eine Datei mit der
Dateinamenserweiterung "*.wahlUpdate2". Öffnen Sie diese Datei in dem
Dialog Wahldaten -> Wahl aktualisieren
Mit der Aktualisierung werden nachträglich geänderte Formulare in Ihrer
bereits installierten Wahl ausgetauscht. Die bereits angelegten Vorgänge
bleiben erhalten.
Extras
Sachbearbeiter wechseln
Die Informationen des aktuell eingestellten Sachbearbeiters werden in
Formulare mit Feldern für Behördenangaben und mit Unterschriftsfeldern
übernommen.
Um Formulare und Vorgänge mit einer anderen Sachbearbeiterkennung
zu bearbeiten, starten Sie den Menüpunkt Extras -> Sachbearbeiter
wechseln.
Im Auswahlfeld werden alle Sachbearbeiter aufgelistet, die in den
Behördendaten über den Menüpunkt Behördendaten -> Behördendaten
u. Sachbearbeiter gepflegt sind.
Der aktuell ausgewählte Sachbearbeiter erscheint in der Statuszeile links unten.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 2BProgrammbeschreibung • 35Daten exportieren
Sofern Sie Ihre in E-Wahl.D erfassten Daten in ein anderes Programm
exportieren oder sichern möchten, steht Ihnen die Exportfunktion zur
Verfügung.
Starten Sie dazu den Menüpunkt Extras -> Daten exportieren.
Je nachdem, welche Daten Sie exportieren möchten, wählen Sie das
entsprechende Untermenü. Sofern für die ausgewählte Wahl keine Daten
notwendig sind, ist der entsprechende Menüpunkt ausgegraut
Wählen Sie im anschließenden Datei-Auswahldialog den Pfad und den
Dateinamen, unter dem die Exportdatei gespeichert werden soll. Als
Dateiendung sollten Sie csv für eine Textdatei mit Trennzeichen
verwenden. Es wird eine ASCII-Datei erzeugt. Jeder Datensatz wird in
eine Zeile geschrieben. Als Trennzeichen wird das Semikolon verwendet.
Damit können Sie Daten aus E-Wahl.D bequem aufbereiten für den
Import in andere Programme.
Nachfolgend erhalten Sie noch Informationen über den Datensatzaufbau
der einzelnen Exportdateien.
Wenn Sie externe Daten für einen Import in E-Wahl.D aufbereiten
möchten, ist es auch hilfreich, einen Musterdatensatz anzulegen, diesen
aus E-Wahl.D zu exportieren und die vorliegenden Daten entsprechend
zu formatieren. Da Semikolons Trennzeichen der zu importierenden
Datenfelder sind, sollten die Daten keine Semikolons enthalten.
Satzaufbau Sachbearbeiter
Max Mustermann;Herr;0711-
12345678;;1;max.mustermann@musterstadt.de;Mustermann;
Position Inhalt
1 Vorname und Nachname
2 Anrede
3 Telefonnummer
4 Faxnummer
5 Zimmernummer
6 E-Mail Adresse
7 Sachbearbeiterkennung / Unterschrift
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 2BProgrammbeschreibung • 36Satzaufbau Adressen der Mitglieder der Wahlorgane
Herr;Huber;Hans;Testweg 33;12345;Testhausen;0711-12345;0711-67890
.
Position Inhalt
1 Anrede
2 Nachname
3 Vorname
4 Straße und Hausnummer
5 Postleitzahl
6 Ort
7 Telefon dienstlich
8 Telefon privat
9 E-Mail
10 Ortsteil
Satzaufbau Wahlbezirke
12;Wahlbezirk 12;Rathaus, Zimmer 5;
Position Inhalt
1 Bezeichnung
2 Laufende Nummer des Wahlbezirks
3 Wahlraum / Sitzungsraum
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 2BProgrammbeschreibung • 37Satzaufbau Bewerber
Herr;Kraus;Rudi;Teststr. 33;70795;Testhausen;Lehrer;12.12.1956;X-
Partei;Kennwort;;Kurzbezeichnung;;Deutsch;ja;3;01;1956;76789
Testhausen;1
Position Inhalt
1 Anrede
2 Nachname
3 Vorname
4 Straße und Hausnummer
5 Postleitzahl
6 Ort
7 Beruf
8 Geburtsdatum im Format TT.MM.JJJJ
9 Partei
10 Kennwort
11 Vorbelegt, derzeit kein Eintrag
12 Kurzbezeichnung
13 Vorbelegt, derzeit kein Eintrag
14 Staatsangehörigkeit
15 Gewählt
16 Stimmenzahl
17 Ordnungsnummer
18 Geburtsjahr
19 Geburtsort
20 Postleitzahl und Ort (der aktuellen Anschrift)
21 Ordnungsnummer
Satzaufbau Parteien
Parteilos;KVEL/NGL: Konfederale Fraktion der Vereinigten Eur;
Position Inhalt
1 Partei (Kurzname)
2 Partei (Langname)
Satzaufbau Aktivierte Mitglieder der Wahlbezirke
Über die Schaltfläche Aktivierte Mitglieder der Wahlorgane exportieren
Sie die Wahlhelfer mit den in der aktuellen Wahl zugewiesenen
Funktionen und anderen Zusatzangaben. Die exportierte Datei kann in
andere Wahlen wieder importiert werden.
Sie können somit Funktionen der Wahlhelfer in andere Wahlen
übernehmen, in denen Wahlorgane identisch zusammengesetzt sind
(z.B. bei zeitgleich stattfindenden Wahlen).
Sie können die Exportdatei z.B. auch dazu verwenden, um über
Programme wie Excel Listen der Mitglieder der Wahlorgane zu
generieren, in denen auch die der Person zugeordnete Funktion und der
Wahlbezirk aufgeführt sind.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 2BProgrammbeschreibung • 38Um alle eingepflegten Wahlorganmitglieder zu sichern (z.B. für eine
eventuelle Neuinstallation), exportieren Sie die Wahlhelfer über den
Menüpunkt Extras -> Daten exportieren -> Adressen der Mitglieder der
Wahlorgane.
1;Herr;Huber;Hans;Testweg 33;78987;Testhausen;78987
Testhausen;Wahlbezirk 12;1;Wahlvorsteher;50,00;8:00 -
20:00;17.6.2004;Bemerkungsfeld;0711-12345;1;
Position Inhalt
1 Interne Laufende Nummer
2 Anrede
3 Nachname
4 Vorname
5 Straße und Hausnummer
6 Postleitzahl
7 Ort
8 Postleitzahl und Ort
9 Bezeichnung des Wahlbezirks
10 Nummer des Wahlbezirks
11 Interne Nummer
12 Funktion
13 Erfrischungsgeld
14 Anwesenheit
15 Anschreiben versendet am
16 Bemerkungsfeld
17 Telefon privat
18 Status des Mitglieds (1 = aktiv)
19 E-Mail
20 Ortsteil
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 2BProgrammbeschreibung • 39Daten importieren
Sofern Sie bereits Adressen in einem anderen Programm gespeichert
haben und dies über eine Exportfunktion (Textdatei mit Trennzeichen)
verfügt, können Sie diese Daten in E-Wahl.D importieren.
wählen Sie dazu den Menüpunkt Extras -> Daten importieren.
Erläuterungen zum Datensatzaufbau finden Sie im Kapitel Extras ->
Daten exportieren.
Zum Abgleich Ihrer zu importierenden Datensätze mit E-Wahl.D können
Sie auch aus E-Wahl.D Muster- oder Beispieldatensätze exportieren.
Bitte beachten Sie auch, dass die zu importierenden Datensätze keine
Semikolons innerhalb der Datenfelder enthalten. Diese Semikolons
werden beim Import als Trenner von Datenfeldern interpretiert und es
kommt beim Import zu einer Fehlermeldung mit Hinweis auf ein falsches
Import-Format.
Anwenderdokumentation E-Wahl.D 2BProgrammbeschreibung • 40Sie können auch lesen
