ERASMUS+ STRATEGISCHE PARTNERSCHAFTEN/COOPERATION PARTNERSHIPS - Online-Seminar Projektmanagement Bonn, 02.06.2022
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ERASMUS+ STRATEGISCHE
PARTNERSCHAFTEN/COOPERATION
PARTNERSHIPS
Online-Seminar Projektmanagement
Bonn, 02.06.2022
10-12 Uhr
Einführung - Überblick
• Begrüßung, Unterschiede SP/CP
• Änderungsanträge und anzeigepflichtige Änderungsmitteilungen
• Finanzen
• Durchführungsfragen - Corona-Pandemie (u. a. neue Regelungen zu Force Majeure)
• Wichtige Hinweise zur Berichterstellung
• Evaluation
• Monitoring und Audit
SP CP
2Änderungsanträge I
• Verlängerung der Projektlaufzeit
• Grundlegende Änderungen im Arbeitsplan
• Änderung in der Zusammensetzung des Projektkonsortiums (bitte Handreichung „Veränderung
eines Konsortiums“ beachten)
Schriftlicher Antrag an die NA DAAD ggf. mit entsprechendem Formular erforderlich (s. Download-
Center): https://eu.daad.de/downloadcenter/de/
• Budgetverschiebungen von mehr als 20% in Verbindung mit Änderungen im Arbeitsplan (nur SP)
- formloser Antrag
• Budgetverschiebungen von mehr als 30% in Verbindung mit Änderungen im Arbeitsplan (bei
bestimmten Budgetkategorien, nur CP) - formloser Antrag
3Änderungsanträge II
WICHTIG!
Änderungsanträge müssen in angemessener Zeit vor dem Änderungsereignis und in allen Fällen immer
spätestens 1 Monat vor dem offiziellen Projektende der NA DAAD vorliegen!
→ s. Vertrag, Anhang I (Allg. Bedingungen), Art. II.13.3
4Änderungsmitteilungen – koordinierende Einrichtung I
Anzeigepflichtige vertragsrelevante Änderungen:
• Änderung von Daten zur Finanzhilfevereinbarung (Name der koordinierenden Institution)
• Änderung innerhalb der koordinierenden Einrichtung
- Änderung des Projektverantwortlichen
- Wechsel des Vertreters des Projektverantwortlichen
- Wechsel des rechtlichen Vertreters der koordinierenden Einrichtung
→ Aktualisierung im Teilnehmerportal ORS
(Organisation Registration System) der EU-KOMM erforderlich
- Änderung der Bankverbindung
5Änderungsmitteilungen – koordinierende Einrichtung II
Alle anzeigenpflichtigen Vertragsänderungen sind immer schriftlich bei der NA DAAD zu melden
ACHTUNG:
Bei Änderung des Projektverantwortlichen (Wechsel bzw. Weggang des Projektverantwortlichen)
→ Ernennung eines neuen Projektverantwortlichen an der koordinierenden Einrichtung notwendig
→ Mitnahme des Projektes an die neue Einrichtung nicht möglich
GRUND: Es handelt sich um ein Projekt der Einrichtung und nicht einer einzelnen Person
6Änderungsmitteilungen - Partnereinrichtung
Änderung der Daten der Partnereinrichtung
• Wechsel des Ansprechpartners
• Wechsel des rechtlichen Vertreters der Partnereinrichtung
Eine Mitteilung an die NA DAAD mit den entsprechenden Formularen nötig:
Downloadcenter – Nationale Agentur für Erasmus+ Hochschulzusammenarbeit - DAAD
7Änderung der koordinierenden Einrichtung
Es ist in keinem Fall möglich, die Koordination eines Projektes an
eine andere Partnereinrichtung oder in ein anderes Land
abzugeben.
8Änderungsmitteilungen - Formulare
Bitte bei anzeigepflichtigen Vertragsänderungen immer die „Erklärung der
koordinierenden Einrichtung“ als Deckblatt einreichen
→Unterschrift des rechtlichen Vertreters Ihrer Einrichtung (Legal
Representative) notwendig
9Änderungsmitteilungen – SP-Formulare
SP
10Änderungsmitteilungen – CP-Formulare
CP
11Verlängerung der Projektlaufzeit - Call 2020/KA203
Programme Guide (EN), S. 108
einmalige Verlängerung um max. 6 Monate auf maximal 36 Monate auf Antrag möglich
- kostenneutral, d.h. keine Auswirkung auf die Gesamtförderung
- das Projekt muss spätestens am 31.08.2023 beendet sein
Eingang eines formlosen Antrags bis spätestens 1 Monat vor ursprünglich festgelegtem
Projektende bei NA DAAD per Post (Unterschrift des Legal Representative)
SP
12Verlängerung der Projektlaufzeit - Call 2020/KA203
(verschiedene Modelle)
24-monatige Projekte: 01.09.2020 – 31.08.2022; Verlängerung um 6 Monate bis 28.02.2023 möglich
(Dauer: 30 Monate)
30-monatige Projekte: 01.09.2020 – 28.02.2023; Verlängerung um 6 Monate bis 31.08.2023 möglich
(Dauer: 36 Monate)
32-monatige Projekte: 01.09.2020 – 30.04.2023; Verlängerung um 4 Monate bis 31.08.2023 möglich
(Dauer: 36 Monate)
34-monatige Projekte: 01.09.2020 – 30.06.2023; Verlängerung um 2 Monate bis 31.08.2023 möglich
(Dauer: 36 Monate)
SP
13Verlängerung der Projektlaufzeit – Call 2020/KA226
Programme Guide (EN), S. 119
einmalige Verlängerung um max. 6 Monate auf maximal 30 Monate auf Antrag in Ausnahmefällen
möglich
- kostenneutral, d.h. keine Auswirkung auf die Gesamtförderung
- das Projekt muss spätestens am 31.12.2023 beendet sein
Eingang eines formlosen Antrags bis spätestens 1 Monat vor ursprünglich festgelegtem Projektende bei
NA DAAD per Post (Unterschrift des Legal Representative)
SP
14Verlängerung der Projektlaufzeit - Call 2020/KA226
(verschiedene Modelle)
20-monatige Projekte: 01.06.2021 – 31.01.2023; Verlängerung um 6 Monate bis 31.07.2023 möglich
(Dauer: 26 Monate)
24-monatige Projekte: 01.03.2021 – 28.02.2023; Verlängerung um 6 Monate bis 31.08.2023 möglich
(Dauer: 30 Monate)
24-monatige Projekte: 30.06.2021 – 30.06.2023; Verlängerung um 6 Monate bis 30.12.2023 möglich
(Dauer: 30 Monate)
SP
15Verlängerung der Projektlaufzeit - Call 2021/KA220
Programme Guide (EN), S. 178
einmalige Verlängerung um max. 6 Monate auf maximal 36 Monate auf Antrag möglich
- kostenneutral, d.h. keine Auswirkung auf die Gesamtförderung
- das Projekt muss spätestens am 27.02.2025 abgeschlossen sein
Eingang eines formlosen Antrags bis spätestens 1 Monat vor ursprünglich festgelegtem Projektende bei
NA DAAD per Post (Unterschrift des Legal Representative)
CP
16Verlängerung der Projektlaufzeit - Call 2021/KA220
(verschiedene Modelle)
24-monatige Projekte: 01.11.2021 – 31.10.2023; Verlängerung um 6 Monate bis 30.04.2024 möglich
(Dauer: 40 Monate)
24-monatige Projekte: 28.02.2022 – 27.02.2024; Verlängerung um 6 Monate bis 28.08.2024 möglich
(Dauer: 30 Monate)
30-monatige Projekte: 01.02.2022 – 31.07.2024; Verlängerung um 6 Monate bis 31.01.2025 möglich
(Dauer: 36 Monate)
34-monatige Projekte: 01.02.2022 – 30.11.2024; Verlängerung um 2 Monate bis 31.01.2025 möglich
(Dauer: 36 Monate)
CP
17Sie haben jetzt die Möglichkeit, Fragen zu diesem
Teil des Online-Seminars zu stellen!
Auf Fragen zur Projektdurchführung unter
Coronabedingungen gehen wir später ein.
18Finanzen – Mittelverwaltung SP CP
• alle bewilligten Maßnahmen müssen bis Projektende
abgeschlossen werden
• förderbar sind nur Kosten, die zuvor bewilligt wurden und im
Projektförderzeitraum entstanden sind (Rechnungsdatum!)
19Finanzen - Übertragung von Fördermitteln I SP
• Mittelübertragung aus jeder Budgetkategorie möglich (Ausnahme: Unterstützung
bei besonderem Bedarf)
• unzulässig: Aufstockung von „Projektmanagement und -durchführung“ sowie
„Exceptional Costs“
20Finanzen - Übertragung von Fördermitteln II SP
• Mittelübertragung bis zu 20%: keine Genehmigung der NA DAAD notwendig
➢ Übertragungen dürfen keine der betroffenen Budgetkategorien um
mehr als 20% verringern oder erhöhen
• Mittelübertragung über 20%: vorherige Genehmigung der NA DAAD
notwendig
➢ Antrag auf Mittelübertragung unterzeichnet von dem/der
Projektverantwortlichen der koordinierenden Einrichtung
➢ Eingang NA DAAD: spätestens 1 Monat vor Projektende
WICHTIG: Voraussetzung ist, dass die Projektziele gewahrt bleiben!
21Finanzen - Übertragung von Fördermitteln III SP
Beispiel:
Budgetkategorie Bewilligte Summe
Länderübergreifende Projekttreffen (TPM) 18.000,- €
Qualitativ hochwertige Produkte (IO) 130.000,- €
Zur Erstellung der IO werden weniger Arbeitstage benötigt
➢ Wunsch: Aufstocken von länderübergreifenden Projekttreffen
Vorgehensweise:
Weder die Ausgangs- noch die Zielkategorie dürfen um mehr als 20% verringert
oder erhöht werden. Daher können hier nur 3.600,- € (20% von 18.000,- €) aus
den IO zu den Länderübergreifenden Projekttreffen verschoben werden.
WICHTIG: Mittelübertragungen werden regulär ins MT+ eingepflegt. Es gibt
keinen gesonderten Vorgang!
22Mittelübertragung CP
• In allen Budgetkategorien (außer PM und EC) dürfen Mittel beliebig erhöht werden
➢ aber: beachten Sie bitte allgemeine maximale Förderbeträge (z. B. 30.000,- € für MEs)
• Mittelübertragungen bis zu den vorgegebenen Grenzwerten benötigen keine Genehmigung der NA
DAAD
• Mittelübertragungen über die Grenzwerte hinaus benötigen eine vorherige Genehmigung der NA
DAAD
➢ Antrag auf Mittelübertragung ist von dem/der Projektverantwortlichen zu unterzeichnen und
muss spätestens 1 Monat vor Projektende bei der NA DAAD eintreffen
WICHTIG: Voraussetzung ist, dass die Projektziele gewahrt bleiben!
2324
Wir freuen uns auf Ihre Fragen!
25Länderübergreifende Projekttreffen I SP
• Zuschuss zu Reise- und Aufenthaltskosten für kürzere Planungstreffen, die der Projektorganisation
dienen
• Ort: Länder der am Projekt teilnehmenden Einrichtungen (Projekt- und Partnerländer) und Standorte
der EU-Institutionen (Brüssel, Frankfurt, Luxemburg, Straßburg, Den Haag)
• förderbar: ausschließlich Personal der Konsortialpartner
• virtuelle Projekttreffen: alle anfallenden Kosten müssen aus der Budgetkategorie „Projektmanagement
und -durchführung“ gezahlt werden
➢ keine Förderung über die Budgetkategorie „Länderübergreifende Projekttreffen“
26Länderübergreifende Projekttreffen I CP
Die auf Folie 11 genannten Bestimmungen gelten auch für die Cooperation Partnerships,
außer dass TPMs neben Ländern der am Projekt teilnehmenden Einrichtungen (Projekt-
und Partnerländer) und an Standorten der EU-Institutionen (Brüssel, Frankfurt,
Luxemburg, Straßburg, Den Haag), auch an den Standorten von assoziierten Partnern
stattfinden können.
27Länderübergreifende Projekttreffen II SP CP
• Förderung in Form von Stückkostensätzen basierend auf Reisedistanz
• Start: Standort der entsendenden Einrichtung
• Ziel: Standort der aufnehmenden Einrichtung
• Berechnung: „Distance Band“ der EU-Kommission (ONE WAY Berechnung)
➢ Benutzen Sie den „Distance Calculator“ der EC:
https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/distance-calculator_en
• Entfernung: 100 – 1999 km = 575 €/Person x Treffen
ab 2000 km = 760 €/Person x Treffen
WICHTIG: Personal der ausrichtenden Organisation erhält keinen finanziellen Zuschuss!
28SP CP
Länderübergreifende Projekttreffen III
Welche Belege müssen als Teilnahmenachweis aufbewahrt werden?
ENTWEDER
• durch aufnehmende Einrichtung unterzeichnete Anwesenheitsliste
➢ Bezeichnung, Datum und Ort des länderübergreifenden Projekttreffens
➢ für alle Teilnehmenden: Name und Unterschrift der Person, Bezeichnung und
Anschrift der jeweils entsendenden Einrichtung
ODER
• einzelne Teilnahmebescheinigungen
➢ Namen der Teilnehmenden, Name und Adresse der entsendenden Einrichtung,
Zweck der Aktivität im Ausland, Anfangs- und Enddatum, Ort der Aktivität
• detaillierte Agenda, verwendete/verteilte Dokumente
29Länderübergreifende Projekttreffen IV SP CP
Wie erfolgt die Abrechnung?
• zuvor bewilligte Stückkostensätze
➢ falls ein anderer Standort als Start und/oder Ziel angegeben wird und sich das Distance Band
ändert, so muss dies explizit begründet und bei der NA DAAD angekündigt werden
WICHTIG: Abrechnungsrelevante Unterlagen müssen nicht bei der NA DAAD eingereicht werden
➢ Vorlage nur bei Audit
30Intellectual Outputs/Project Results I SP CP
• Personalkosten, die für die Erstellung von substanziellen Projektergebnissen („tangible results“) anhand der
erbrachten Tätigkeit abgerechnet werden können
• Keine Project Results sind:
Face-to-face trainings, Werbematerialien, Zwischen-, Fortschritts- und Abschlussberichte, Newsletter,
Pressekonferenzen, Vorbereitung von Konferenzen, allgemeine Projektwebseiten, Informationsmails, usw.
→ hier: Finanzierung aus den PM-Mitteln
Wie wird der Zuschuss berechnet?
• anzuwendender Stückkostensatz gemäß Anhang IV zur FHV je nach Personalkategorie und Land des
Zuschussempfängers wird mit der Anzahl der Arbeitstage multipliziert
• Beispiele:
➢ 1 Teacher/Researcher aus BE hat 10 Arbeitstage geleistet: 10 x 214,- € = 2.140,- €
➢ 1 Teacher/Researcher aus PL hat 10 Arbeitstage geleistet: 10 x 74,- € = 740,- €
WICHTIG: Eine Personalkategorie richtet sich nicht nach dem beruflichen Profil einer Person, sondern nach
den Aufgaben, die diese Person im Rahmen der Project Results ausübt!
31Intellectual Outputs/Project Results II SP CP
Welche Belege müssen aufbewahrt werden?
• Nachweis des Zeitaufwands des Personals:
➢ Arbeitszeitabrechnung („timesheet“) mit Name, Personalkategorie, Einrichtung, Daten, Anzahl der
Arbeitstage, Unterschriften: ausführende Person + vorgesetzte Person
• Nachweis des Arbeitsverhältnisses zwischen der abgerechneten Person und Zuschussempfänger
(formale Bindung zwischen der Organisation und den jeweils Mitarbeitenden)
WICHTIG: keine Werk- und Dienstverträge!
• Nachweis der erarbeiteten substanziellen Projektergebnisse
• Hochladen auf der Erasmus+ Project Results Platform (Frist: Abschlussbericht)
32Intellectual Outputs/Project Results III SP CP
Wer gilt als ‚Personal‘?
• ehrenamtlich oder beruflich angestellte Personen, die …
➢ …in der allgemeinen Bildung tätig sind
➢ …in der beruflichen Bildung tätig sind
➢ …in Angeboten des nicht formalen Lernens tätig sind
• Beispiele: Dozierende im Hochschulbereich, Lehrkräfte, Ausbildende, Schulleitungspersonal
und nicht-pädagogisches Personal (kein externes Personal für Übersetzungs- oder
Webdesignarbeiten, etc.)
WICHTIG: Es muss sich stets um Personal der Konsortialeinrichtungen handeln!
33Fragen zu den Intellectual Outputs / SP CP
Project Results
• Können Personalkosten für Manager und Administrative Staff innerhalb dieser Budgetkategorie
abgerechnet werden?
• Können Aufgaben in Zusammenhang mit dem Erstellen eines Intellectual Outputs/Project Results im
Rahmen eines Untervertrages an externe Dienstleister vergeben werden und die entstandenen Kosten
aus dieser Budgetkategorie abgerechnet werden?
• Muss ein Arbeitsvertrag als Nachweis der formalen Bindung bei einem Audit vorgelegt werden?
34SP CP
Multiplikatorenveranstaltungen I
• physische und virtuelle Veranstaltungen zur Verbreitung der Intellectual Outputs
• zulässige Durchführungsorte:
➢ in den Ländern der Projektpartner sowie assoziierter Partner
➢ an Standorten der EU-Institutionen (Brüssel, Frankfurt, Luxemburg, Straßburg und Den Haag)
• außerdem muss zumindest ein Teilergebnis zu den bewilligten IOs vorgestellt werden
➢ MEs dürfen nicht dazu genutzt werden, nur ein allgemeines Projektkonzept zu bewerben
35SP CP
Multiplikatorenveranstaltungen II
• Berechnung des Zuschusses:
Anzahl der externen Teilnehmenden anderer Organisationen (nicht Konsortialeinrichtungen!) wird
multipliziert mit der anzuwenden Pauschale gemäß Anhang IV (bzw. Anhang VI für virtuelle MEs)
• max. 30.000 € / Projekt bei physischen Aktivitäten
➢ lokale Teilnehmende: 100 €
➢ internationale Teilnehmende: 200 €
• max. 5.000 € / Projekt bei virtuellen Aktivitäten
➢ 15 € x teilnehmende Person
WICHTIG: Nur die ausrichtende Einrichtung erhält einen finanziellen Zuschuss für die Organisation der
Tagung. Es dürfen nur EXTERNE Tagungsteilnehmer abgerechnet werden!
36SP CP
Multiplikatorenveranstaltungen III
Welche Belege müssen aufbewahrt werden?
• Teilnahmenachweis: durch Teilnehmende und aufnehmende/ausrichtende Einrichtung
unterschriebene Teilnahmeliste
➢ Name, Datum/Ort der Veranstaltung
➢ Name, E-Mail-Adresse und Unterschrift der Teilnehmenden
➢ Name und Anschrift der entsendenden Einrichtung
• ausführliche Tagesordnung inkl. aller verwendeter/verteilter Unterlagen
37Wir freuen uns auf Ihre Fragen!
38Learning, Teaching and Training Activities I SP
CP
Zuschüsse zu Reise- und Aufenthaltskosten für:
• Lehrende
• Verwaltungspersonal
• Weiteres Personal der Partnereinrichtungen
• Externe Experten / Invited Teachers
• Studierende
Durchführungsorte:
• in Ländern der Konsortialeinrichtungen + assoziierter Partnereinrichtungen (gilt nur für CP)
• an Standorten von EU-Institutionen (Brüssel, Frankfurt, Luxemburg, Straßburg und Den Haag)
39Learning, Teaching and Training Activities II SP
Travel support
• Stückkostensätze errechnen sich anhand der Entfernung
Travel Distance Standard Travel
10 - 99 km 20 Euro
100 - 499 km 180 Euro
500 – 1.999 km 275 Euro
2.000 – 2.999 km 360 Euro
3.000 – 3.999 km 530 Euro
4.000 – 7.999 km 820 Euro
8.000+ km 1.500 Euro
Wie errechne ich die richtige Pauschale?
• Direkte Entfernung zwischen entsendender Organisation und Ausführungsort
➢ Benutzen Sie den „Distance Calculator“ der EC:
https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/distance-calculator_en
40Learning, Teaching and Training Activities II
CP
Travel support
• Stückkostensätze errechnen sich anhand der Entfernung und Veranstaltungsdauer
➢ Zusätzliche Unterstützung für Nutzung von „grünen“ Transportmitteln
Travel distance Standard travel Green travel
0 - 99 km 23 Euro
100 - 499 km 180 Euro 210 Euro
500 - 1999 km 275 Euro 320 Euro
2000 – 2999 km 360 Euro 410 Euro
3000 – 3999 km 530 Euro 610 Euro
4000 – 7999 km 820 Euro
41Learning, Teaching and Training Activities III SP
✓ förderbar ist in den meisten
Individual Support Formaten eine Laufzeit von bis
zu 60 Tagen
• Stückkosten bis zum 14. Tag der Aktivität: ✓ zusätzlich jeweils 1 Tag für An-
➢ Mitarbeiter: 106 Euro und Abreise
➢ Studierende: 58 Euro
• ab dem 15. Tag: 70% (Mitarbeiter 74 Euro; Studierende: 42 Euro)
WICHTIG: Die Mindestteilnahmedauer muss stets eingehalten werden!
➢ Short term joint staff training events: 3 Tage
➢ Intensive Study Programmes: 5 Tage (Learners); 1 Tag (Teachers)
➢ Blended mobility for learners: 5 Tage
➢ Long term teaching or training assignments: 2 Monate
42Learning, Teaching and Training Activities III
CP
Die gleichen Bestimmungen für SP von Folie 42 gelten auch für CP, jedoch mit der Einschränkung, dass es
keine verschiedenen Formate wie z. B. Short term joint staff training events gibt und somit auch keine
Mindestteilnahmedauer für die Teilnehmenden.
43Learning, Teaching and Training Activities IV SP
Linguistic Support CP
• Zuschüsse zur Verbesserung der Sprachkenntnisse (Erlernen der im Unterricht oder bei der Arbeit
verwendete Sprache)
➢ ausschließlich für Aktivitäten mit einer Laufzeit von mehr als zwei Monaten
➢ Kann nur abgerechnet werden, wenn ursprünglich bewilligt
➢ Stückkostensätze in Höhe von 150 € pro Person
44Inclusion support CP
• zusätzliche Förderung für sozial benachteiligte Personen („people with fewer opportunities“)
in der Budgetkategorie Learning/Teaching/Training Activities
Definition gemäß Programme Guide S. 321:
People with fewer opportunities means people who, for economic, social, cultural,
geographical or health reasons, a migrant background, or for reasons such as disability and
educational difficulties or for any other reasons, including those that can give rise to
discrimination under article 21 of the Charter of Fundamental rights of the European Union,
face obstacles that prevent them from having effective access to opportunities under the
programme.
45Finanzen - Exceptional Costs I SP
• bei Unterauftragsvergabe wie z. B. Übersetzungen, externes Audit, etc.
➢ nur 75% der tatsächlichen Kosten werden erstattet
• bei angeschafften Ausrüstungsgegenständen
➢ nur 75% der Abschreibungskosten werden erstattet
WICHTIG: Zeitraum der Abrechnung = Projektlaufzeit!
Beispiel
Projektdauer: 01.09.2019 – 31.08.2022
Anschaffung: 01.07.2022
➢ nur 75% der Abschreibungskosten für 2 Monate (01.07. – 31.08.2022)
werden anerkannt
46Finanzen - Exceptional Costs I CP
• bei Unterauftragsvergabe wie z. B. Übersetzungen, externes Audit
➢ nur 80% der tatsächlichen Kosten werden erstattet
• bei angeschafften Ausrüstungsgegenständen
➢ nur 80% der Abschreibungskosten werden erstattet
• Hohe Reisekosten von Teilnehmenden durch die Nutzung von
umweltfreundlichen Transportmitteln
➢ nur 80% der tatsächlichen Kosten werden erstattet
WICHTIG: Zeitraum der Abrechnung = Projektlaufzeit!
47Finanzen - Exceptional Costs II SP CP
Wann muss eine Anschaffung abgeschrieben werden?
• immer bei einem Anschaffungswert > 800,- EUR
• bei einem Anschaffungswert < 800,- EUR grundsätzlich keine Abschreibung,
sofern die Anschaffungen als Geringwertige Wirtschaftsgütern (GWG) gelten
ABER
• gelten Anschaffungen < 800,- € nicht als GWG
➢ sind diese abschreibungspflichtig
48Finanzen - Exceptional Costs III SP CP
Die Zuordnung zu GWG ist steuerrechtlich geregelt:
• GWG müssen beweglich, abnutzbar sowie selbständig nutzbar sein
➢ Computer sind GWG, Computermäuse nicht
• bitte die Finanzabteilung der betroffenen Einrichtung hinsichtlich der geltenden
Vorgaben kontaktieren
• Wert der Anschaffung = Netto und nach Abzug aller Vergünstigungen (z. B.
Skonto)
• bei Anschaffungen in Ländern der Projektpartner
➢ bitte steuerrechtliche Gesetze des jeweiligen Landes beachten
49Wir freuen uns auf Ihre Fragen!
50Durchführungsfragen – Corona-Pandemie
Addendum VI
„force majeure“
Projektverlängerung/-aussetzung
Abrechnungsmodalitäten
Mittelübertragung
FAQs und Leitfaden für KA2 zu Corona
51Durchführungsfragen – Corona-Pandemie
Das Addendum VI
Mit der Finanzhilfevereinbarung enthalten
Es enthält Abrechnungsmodalitäten für:
Virtuelle Mittelver-
Aktivitäten schiebungen
52Durchführungsfragen – Corona-Pandemie
„force majeure“ – Regelung (höhere Gewalt)
In Fällen, die durch das Addendum VI adressiert sind, findet 'force majeure' bezüglich
der Corona-Pandemie keine Anwendung mehr.
Hinweis:
Eventuelle Corona bedingte Ausfälle müssen bereits bei der Planung berücksichtigt
werden. Bitte beachten Sie daher die Stornierungsvorgaben bei
Buchungen/Reservierungen.
53Durchführungsfragen – Corona-Pandemie - Verlängerung
Grundsätzlich soll das Projekt so umgesetzt werden, wie ursprünglich geplant.
Aufgrund von Problemen in der Projektumsetzung während der Corona Pandemie kann entweder
eine Projektverlängerung oder eine Projektaussetzung bei der NA beantragt
werden.
54Durchführungsfragen – Corona-Pandemie - Verlängerung
Projektverlängerungen sind
immer kostenneutral
Projektverlängerung KA203 Projekte:
Erhöhung von max. 6 auf bis max. 12 Monate (Projektende spätestens 31.12.2023 des
jeweiligen Jahres)
Die Projektlaufzeit darf die Förderdauer von 36 Monaten nicht überschreiten.
Projektverlängerung KA226
-eine Überschreitung max. Förderdauer von 24 Monaten grundsätzlich nicht möglich*
*In begründeten Ausnahmefällen (Gefährdung des Gesamterfolg des Projekts
bzw. der geplanten Outputs) eine Verlängerung um max. 6 Monate bei KA226
nach Einzelfallprüfung durch NA DAAD möglich
55Durchführungsfragen – Corona-Pandemie - Verlängerung
CP
KA220 Call 2021:
Es sind keine gesonderten Regelungen für eine Verlängerung aufgrund
der Corona Pandemie vorgesehen.
56Durchführungsfragen – Corona-Pandemie
Learning-
Teaching and
Training-
Transnational Activities
Project Multiplier
Meetings Events
• Virtuelle Aktivitäten ✓
• Hybrid Aktivitäten ✓
57Durchführungsfragen – Corona Pandemie
LTT-Aktivitäten (KA203 und KA226)
Virtuelle, hybride oder physische Durchführung der Aktivitäten
LTT-Aktivitäten (KA220)
KA203 und KA226
• Virtuelle, hybride oder physische
Die Mindestlaufzeit nach PG muss eingehalten werden.
Durchführung der Aktivitäten
Die Aktivität muss zeitlich zusammenhängenden stattfinden. • Keine Mindestlaufzeit im Programme
Entsprechende Abrechnung im MT+ Guide vorgegeben
• Entsprechende Abrechnung im BM
Für die Calls 2020 gilt:
Short-term joint staff training events: mind. 3 Tage
Intensive Study Programmes (Studierende): mind. 5 Tage
Blended mobility of pupils, learners and young people
(Studierende): mind. 5 Tage
Dozenten: mind. 1 Tag
58Übersicht Abrechnungsmodalitäten virtuelle Veranstaltungen des Projekts während COVID-19
Aktivitäten Abrechnungsmodalitäten „virtuelle Belege
Aktivitäten“ unter COVID-19
Transnation Alle anfallenden Kosten sind aus n/a
al Project Budgetkategorie „Projektmanagement und -
Meetings Durchführung“ abzudecken. Kein Anspruch auf
Abrechnung der ursprünglich bewilligter Mittel
LTT- Reisekosten: keine Erstattung Siehe Addendum VI, Seite 3
Aktivitäten
Aufenthaltskosten: 15% des Stückkostensatzes x
Anzahl der Teilnehmer
Multipier 15% des Stückkostensatzes für nationale Siehe Addendum VI, Seite 2
Events Teilnehmer (anwendbar auf nationale und
internationale Teilnehmer) bis max. 5.000,- €
über die Gesamtdauer des Projekts
59Durchführungsfragen – Corona-Pandemie
Wie werden hybride Aktivitäten im MT+ abgerechnet?
LTTAs: Wenn Sie die Teilnehmer eintragen, haben Sie die Möglichkeit zwischen
‚Virtual‘ und ‚Physical‘ auszuwählen
60Durchführungsfragen – Corona-Pandemie
Multiplier Events:
1. Teilnehmende vor Ort anlegen
2. In der Aktivität unter Budget eine neue Bearbeitungszeile erstellen und hier dann die virtuell
teilnehmenden Personen eintragen.
61Mittelübertragung – Addendum VI
• Ermöglicht Mittelübertragungen bis zu 60%
• Ab dem 1. Oktober 2021 Antrag auf Mittelübertragung über 20% formlos per E-Mail
an die NA DAAD notwendig
Voraussetzung: Aufgrund von Covid-19 mussten ursprünglich physische
Veranstaltungen in einem virtuellen Format umgewandelt werden, um die
Projektumsetzung zu verfolgen.
Übertragung aus den Budgetkategorien TPM, ME, LTTA und EC
in alle Kategorien mit Ausnahme von Projektmanagement und Exceptional Costs.
62Durchführungsfragen – Addendum VI
Sonderbedingungen für Mittelverschiebungen in Exceptional Costs:
➢ nur für Finanzierung von Kauf bzw. Anmietung von Gegenständen
sowie Dienstleistungen zur Durchführung virtueller Aktivitäten
aufgrund von Covid-19
➢ Übertragung von maximal 10% aus anderen Kategorien
➢ Erstattung von 75% der realen Kosten bzw. Abschreibungskosten
➢ auch möglich, wenn ursprünglich keine EC beantragt wurden
63Durchführungsfragen – Corona-Pandemie
FAQ für KA2
Fragen zur Projektdurchführung:
FAQs SP Corona-Krise
Leitfaden für KA2
Umgang mit den Projekten und Aktivitäten während der Corona Pandemie:
wird nachgetragen
64Die Berichte - gut zu Wissen!
Befüllen der
Abschnitte Gutachten
Projektseite
Fortschritts
-bericht
Berichte
Projektziel
Entwicklungs
-stand
Eingefügte
Links TPM
65Ihre Fragen -
chatten Sie mit uns!
66Teilen und bewerben – das Follow-up
Erasmus+ Leitfaden:
- Evaluation der Aktivitäten und deren Wirkungen auf
verschiedenen Ebenen
- Teilen und Nutzung der Projektresultate
67Follow-up
Evaluation
- Auswertung einzelner Aktivitäten (= Teilevaluierung des Gesamtprojektes)
- Evaluation der gesamten Partnerschaft
- Standardisierten Evaluationsprozess gemeinsam festlegen
- Stetige Überprüfung, ggf. Weiterentwicklung, des Evaluierungskonzepts,
Hinweise im Gutachten zum Antrag einbeziehen!
- Überprüfung und Weiterentwicklung der Indikatoren zur quantitativen und
qualitativen Erfolgsmessung
68Follow-up
- Evaluation als stetiger Soll-Ist-Vergleich
- Aufbau der Resultate aufeinander
- Ergebnisse der Kombination verschiedener durchgeführter Projektaktivitäten
- Nachträgliche Ergänzungen oder Neuerungen?
- Welche unmittelbaren und übergeordneten Ziele sollen weiterverfolgt werden?
- Was wird in die Curricula der Partner integriert?
- Was soll / kann verstetigt werden?
…..
69Follow up
• Starten die Verbreitungsaktivitäten ab Projektbeginn?
• Beteiligen sich alle Partner an der Verbreitung?
• Sind die geplanten Verbreitungsaktivitäten effektiv?
• Verbreitungsstrategie gemeinsam weiterentwickeln
• Projekt-Webseite??
70Follow up
Was wird nach der Projektlaufzeit aus den Ergebnissen?
• Wird die Integration von Resultaten
in die sonstige Arbeit der Partnerorganisationen systematisch weiterverfolgt?
• Wird ein Wirkungspotential auf Teilnehmer, Organisationen und Communities
fortwährend ermittelt?
• Soll die Nutzung der Resultate auf verschiedenen Ebenen (lokal, regional, national,
europäisch) erfolgen?
• Werden die Ergebnisse durch freie Lizenzen offen zugänglich oder nur eingeschränkt
zugänglich sein?
71Prüfungen I SP CP
Auditbesuche
Monitoringbesuche
Webseitenmonitoring
72Prüfungen II SP CP
WEBSEITEN-MONITORINGS
Alle Projekte während der Projektlaufzeit
Ziel: Prüfung der Einhaltung der Vorgaben zur Sichtbarkeit der
Förderung und weitere Empfehlungen zur optimalen Darstellung
Ihres Projekts und dessen Ergebnissen
Durch SP/CP Team
73Prüfungen III SP CP
MONITORINGS AUDITS
während der Projektlaufzeit während der Projektdurchführung und nach
Projektende
Ziel: Prüfung der Qualität und Effektivität der
Projekte Ziel: Prüfung, ob Projekt regelkonform
abgewickelt wird/wurde (inkl. Finanzen)
• bei als gefährdet eingestuften Projekten → auch
Risikomonitoring 2 Arten:
• keine Belegprüfung
• Belegprüfungen → Belege werden postalisch
Vorab Abfrage der Termine Ihrer einzelnen angefordert
Projektaktivitäten (Monitoring/Audit during • Vor-Ort-Prüfungen → Besuch des Audit-Teams
action) Durch Audit-Team
Durch SP/CP Team
74SP CP
Prüfungen IV
Welche abrechnungsrelevanten Dokumente sollten aufbewahrt werden?
Informationen zu notwendigen Nachweisen für die einzelnen Kostenarten→
Anhang III zur Finanzhilfevereinbarung, sowie „Anleitung zur Belegprüfung“, (s.
Downloadcenter)
Dokumente, die Einnahmen und Ausgaben des Projektes in seiner gesamten
Laufzeit identifizieren lassen
Mittelüberweisungen an Partner oder ggf. an Teilnehmer
Nachweis einer formellen Bindung der projektbeteiligten Einrichtungen mit den
Geförderten → Arbeitsvertrag bzw. Bestätigung der Personalabteilung über das
Arbeitsverhältnis (bei Partnereinrichtungen auf Englisch)
75SP CP
Prüfungen V- Intellectual Outputs - Belege
Timesheets → Abrechnung auf Basis von Tagen (keine Stunden)
Unterzeichnung: ausführender Mitarbeiter sowie wenn möglich dessen Vorgesetzter
Timesheets der Partnereinrichtungen →Kopien möglich
WICHTIG: Nachweis formeller Bindung des Mitarbeiters
mit der jeweiligen Einrichtung
76Prüfungen VI- Intellectual Outputs – Belege II
Nachweis der formalen Bindung der Mitarbeiter im Konsortium kann dargestellt
werden durch:
➢Arbeitsverträge (beglaubigte Kopien) SP
➢Gehaltsnachweise (pay rolls)
➢Belege der Funktion des Mitarbeiters auf der Website
➢bei ehrenamtlicher Mitarbeit: Vereinbarung über den
Projekteinsatz des Mitarbeiters CP
77Prüfungen VII - Exceptional Costs SP CP
Welche Unterlagen müssen als Nachweis vorliegen?
Originalrechnungen
➢ mit Angabe von Bezeichnung und Anschrift der rechnungsstellenden Organisation, Betrag, Währung
und Datum der Rechnung
Verträge/Vereinbarungen
Unterlagen, die die geltende steuerliche Praxis der Partner im Falle von Aufträgen oder
Abschreibungen belegen
Abschreibungskosten
➢ Nachweis über Kauf, Anmietung oder Leasing der Ausrüstung mit Begründung, dass diese Kosten im
Zeitraum nach Artikel I.2.2 der Finanzhilfevereinbarung anfallen und der Anteil der tatsächlichen
Nutzung für die Zwecke des Projektes berücksichtigt werden kann.
Reisekosten für notwendige teure Reisen
➢ einschließlich der Verwendung sauberer, kohlenstoffärmerer Verkehrsmittel
➢ Zahlungsnachweis der Kosten auf der Grundlage von Rechnungen, auf denen der Name und die
Anschrift des Rechnungsausstellers, der Betrag und die Währung, das Rechnungsdatum sowie die
Reiseroute ausgewiesen sind.
78Erasmus+ Strategische Partnerschaften/Cooperation Partnerships -
Kontakt
Inhalt und Koordination Finanz- und Projektmanagement
Beate Körner koerner@daad.de Eliza Friederichs friederichs@daad.de
Leiterin Referat EU03
Rebecca
Britta Schmidt bschmidt@daad.de Gottschalk-Behrend Gottschalk-Behrend@daad.de
Teamleiterin Mirjam Horn m.horn@daad.de
Lou Künzel kuenzel@daad.de Maria Kelantoni kelantoni@daad.de
Referentin
Elona König koenig@daad.de
Felixa Wingen wingen@daad.de
Referentin Anita Kucznierz-Jäger kucznierz@daad.de
Gideon Liehr liehr@daad.de
Vertragsnehmerforum SP:
stratpartner-eu-koordinatoren@listserv.dfn.de Technische Fragen und Datenbanken:
Vertragsnehmerforum CP: Sandra Eiringhaus eiringhaus@daad.de
copartner-eu-koordinatoren@listserv.dfn.de
Mathias Petz petz@daad.de
79Nationale Agentur für Erasmus+ Hochschulzusammenarbeit Erasmus+ National Agency Higher Education eu.daad.de DAAD – Deutscher Akademischer Austauschdienst German Academic Exchange Service (DAAD) Kennedyallee 50 | 53175 Bonn www.daad.de
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