Hier Position für Kanzleilogo - Digitalisierung und elektronische Aufbewahrung von Buchungsbelegen inkl. Vernichtung der Papierbelege - Steuerberatung
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Hier Position
für Kanzleilogo
Digitalisierung und elektronische Aufbewahrung
von Buchungsbelegen inkl. Vernichtung der Papierbelege
Einweisung in das eingerichtete VerfahrenHier Position
Allgemeines
für Kanzleilogo
Die Abläufe für die Digitalisierung und elektronische Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der
Papierbelege sind in der Verfahrensdokumentation niedergelegt.
Diese Präsentation dient zur Unterweisung der in den Prozess der Digitalisierung, elektronischen
Aufbewahrung und ordnungsgemäßen Vernichtung von Belegen eingebundenen Mitarbeiter.
Dies umfasst
Anwender,
Administratoren und
kontrollierende Mitarbeiter.
Die Verfahrensdokumentation und die vorliegende Präsentation ist den Mitarbeitern zur Kenntnis zu
bringen
12.04.2018 2Hier Position
Überblick
für Kanzleilogo
12.04.2018 3Hier Position
Rechtliche Rahmenbedingungen
für Kanzleilogo
[1] Die Aufbewahrungsfrist digitaler Unterlagen beträgt 10 Jahre für Handelsbücher, Inventare,
Lageberichte, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
und sonstigen Organisationsunterlagen, Belege für Buchungen in den vom Kaufmann nach § 238
Abs. 1 HGB zu führenden Büchern (Buchungsbelege), vgl. § 257 Abs. 4 i. V. m. § 257 Abs. 1
Nr. 1, 4 HGB, § 147 Abs. 3 i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1, 4, § 5 AO.
[2] Nach § 14b UStG sind ein Doppel aller ausgestellten Rechnungen sowie alle erhaltenen
Rechnungen aufzubewahren. Dabei sind gem. § 14 Abs. 1 S. 2 ff. UStG die Echtheit der Herkunft,
die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum
sicherzustellen und durch ein einzurichtendes innerbetriebliches Kontrollverfahren zu gewährleisten.
12.04.2018 4Hier Position
Rechtliche Rahmenbedingungen
für Kanzleilogo
[3] Die Aufbewahrungsfrist digitaler Unterlagen beträgt 6 Jahre für empfangene Handels- oder
Geschäftsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe und sonstige
Unterlagen, vgl. § 257 Abs. 4 i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 2,3 HGB, § 147 Abs. 3 i. V. m. § 147
Abs. 1 Nr. 2, 3, 5 AO. Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen
(§ 257 Abs. 2 HGB).
[4] Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse müssen und werden auch im Falle einer zusätzlichen
Digitalisierung im Original aufbewahrt.
[5] Durch die vorliegende Verfahrensdokumentation wird sichergestellt, dass die digitalisierten Belege
bei Lesbarmachung mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit
den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist
verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können
(§ 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO).
12.04.2018 5Hier Position
Rechtliche Rahmenbedingungen
für Kanzleilogo
[6] Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung
in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt
worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 257 Abs. 5 HGB, § 147 Abs. 4 AO).
[7] Der Datenschutz wird berücksichtigt, indem Unbefugte keinen Zugriff auf Daten bei der
Bearbeitung, der Aufbewahrung, dem Transport und der Vernichtung haben. Nach dem Ende
der Aufbewahrungsfristen werden die archivierten Daten aus dem Archiv gelöscht.
[8] Darüber hinaus sind unter Umständen (z. B. bei Steuerberatern, Rechtsanwälten, Ärzten)
berufsrechtliche Pflichten zu beachten.
12.04.2018 6Hier Position
Rechtliche Rahmenbedingungen
für Kanzleilogo
z. B. § 203 StGB (Verletzung von Privatgeheimnissen)
(1) Wer unbefugt ein fremdes Geheimnis, namentlich ein zum persönlichen Lebensbereich gehörendes Geheimnis oder ein Betriebs-
oder Geschäftsgeheimnis, offenbart, das ihm als
1. Arzt, Zahnarzt, Tierarzt, Apotheker oder Angehörigen eines anderen Heilberufs, der für die Berufsausübung oder die Führung der
Berufsbezeichnung eine staatlich geregelte Ausbildung erfordert,
2. Berufspsychologen mit staatlich anerkannter wissenschaftlicher Abschlussprüfung,
3. Rechtsanwalt, Patentanwalt, Notar, Verteidiger in einem gesetzlich geordneten Verfahren, Wirtschaftsprüfer, vereidigtem Buchprüfer,
Steuerberater, Steuerbevollmächtigten oder Organ oder Mitglied eines Organs einer Rechtsanwalts-, Patentanwalts-, Wirtschafts-
prüfungs-, Buchprüfungs- oder Steuerberatungsgesellschaft,
4. Ehe-, Familien-, Erziehungs- oder Jugendberater sowie Berater für Suchtfragen in einer Beratungsstelle, die von einer Behörde oder
Körperschaft, Anstalt oder Stiftung des öffentlichen Rechts anerkannt ist,
4a. Mitglied oder Beauftragten einer anerkannten Beratungsstelle nach den §§ 3 und 8 des Schwangerschaftskonfliktgesetzes,
5. staatlich anerkanntem Sozialarbeiter oder staatlich anerkanntem Sozialpädagogen oder
6. Angehörigen eines Unternehmens der privaten Kranken-, Unfall- oder Lebensversicherung oder einer privatärztlichen, steuer-
beraterlichen oder anwaltlichen Verrechnungsstelle
anvertraut worden oder sonst bekanntgeworden ist, wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft.
12.04.2018 7Hier Position
Belegprotokoll (Transfervermerk)
für Kanzleilogo
Aus Gründen der Nachweisbarkeit kann für jeden in das DATEV Unternehmen online-System
eingestellten Beleg ein entsprechendes Belegprotokoll (Transfervermerk) erstellt werden.
Sollte dieses Belegprotokoll im Rahmen einer richterlichen Beweiswürdigung oder in einem anderem
Zusammenhang benötigt werden, wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.
Der Steuerberater hat Zugriff auf die relevanten Daten und kann Ihnen das gewünschte Belegprotokoll
zur Verfügung stellen.
12.04.2018 8Hier Position
für Kanzleilogo
Modul „Anwender“Hier Position
Prüfung auf Echtheit
für Kanzleilogo
Posteingang bearbeiten/prüfen
Relevanz des Belegcharakters
handels- und/oder steuerrechtliche Belegfunktion
sollte ein Dokument mehrere Funktion übernehmen, ist Rücksprache mit dem Vorgesetzten zu
halten
keine fehlenden Stempel auf Original
keine fehlenden Unterschriften
keine Beschädigungen (Unversehrtheit), wie z. B.
Risse
fehlende Seiten
z. B. erkennbar an durchbrochener fortlaufender Nummerierung
wenn eine Fälschung des Originaldokuments festgestellt wird, Rücksprache mit dem Vorgesetzten
bzw. Absender halten
bei Unklarheiten Rücksprache mit dem Vorgesetzten bzw. Absender
12.04.2018 10Hier Position
Vorbereitung
für Kanzleilogo
Klammerung lösen, sofern vorhanden
Sortierung von Einzelblättern (Sicherstellung der Reihenfolge)
Prüfen, ob originalgetreues Abbild erzeugt werden kann (Lesbarkeit)
ggf. Posteingangsstempel bzw. handschriftlichen Eingangsvermerk aufbringen
Notizklebezettel gegebenenfalls entfernen
Ablage der Originale an einem definierten, gesichertem Ort
12.04.2018 11Hier Position
Digitalisierung
für Kanzleilogo
Prüfen, ob Hard- und Software betriebsbereit sind
allgemeingültige Grundeinstellungen überprüfen, ggf. einstellen
Zielformat
sofern der Farbe eine Beweisfunktion zukommt, ist in Farbe zu scannen
[simplex/duplex]
zu scannende Belege auflegen bzw. in den Einzugsschacht einlegen
Ablage der digitalisierten Belege
Papieroriginale vollständig/in unveränderter Ordnung/sicher ablegen
12.04.2018 12Hier Position
Qualitätssicherung
für Kanzleilogo
Nach dem Scanvorgang werden die Papieroriginale vollständig und in unveränderter Ordnung
zugriffsgeschützt abgelegt.
Es wird unmittelbar nach der Digitalisierung sichergestellt, dass jeder Papierbeleg genau einmal
gescannt wurde (Vollständigkeit und Existenz der digitalisierten Kopie).
Bei mehrseitigen Originaldokumenten wird auf die fortlaufende Nummerierung der Seiten geachtet.
Um Informationsverlust oder Informationsveränderungen vorzubeugen (Lesbarkeits- und Plausibilitäts-
kontrolle) wird auf bildlich und inhaltlich korrekte Übertragung des Inhalts des papierbasierten zum
digitalen Dokument geprüft.
Fehlende oder fehlerhafte digitale Dokumente werden erneut gescannt.
12.04.2018 13Hier Position
Archivierung
für Kanzleilogo
Überprüfung der Zugriffsmöglichkeit auf das digitale Belegarchiv.
Bei Ersteinrichtung sowie turnusmäßig soll ein Funktionsfähigkeitstest des Backup- und
Wiederherstellungsverfahrens durchgeführt werden.
12.04.2018 14Hier Position
Vernichtung
für Kanzleilogo
Vernichtung der Papierbelege nach festgelegten Turnus durchführen
[Monat/Halbjahr/Jahr]
keine Vernichtung ohne durchgeführte Schritte und Freigabe gemäß Verfahrensdokumentation
schreddern von Belegen mit personenbezogenen Angaben
Dokumente mit besonderer Beweiskraft dürfen nicht vernichtet werden
z. B. notarielle Urkunden, Testate unter Siegelverwendung, Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse,
Wertpapiere, Zollpapiere mit fluoreszierendem Original-Stempel
12.04.2018 15Hier Position
Informationssicherheit
für Kanzleilogo
Passwörter sind geeignet zu wählen und geheim zu halten
aktivieren der Bildschirmsperre bei Verlassen des Arbeitsplatzes
nur Software aus vertrauenswürdiger Quelle installieren
Verlinkungen oder Anhänge in Spam-E-Mails können Schadsoftware enthalten
bei Verdacht auf Viren-Befall umgehend zuständige Stelle alarmieren
werden Virenschutz und Betriebssystem automatisch aktualisiert?
12.04.2018 16Hier Position
Hinweis
für Kanzleilogo
bei Unklarheiten ist immer Rücksprache
mit dem Vorgesetzten zu nehmen
12.04.2018 17Hier Position
für Kanzleilogo
Modul „Administrator“Hier Position
Anlage „Informationssicherheit‟
für Kanzleilogo
Die Anlage "Informationssicherheit" steht im Einklang mit Sinn und Zweck der IT-Grundschutz-
Kataloge des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik.
Für die Gewährleistung der notwendigen Datensicherheit beim Ersetzenden Scannen sind
insbesondere die folgenden Abschnitte zu beachten:
1. Trennung von Administration und Nutzung
2. Geeignete Zugriffskontrolle
3. Einsatz eines Viren-Schutzprogramms
4. Einsatz eines lokalen Paketfilters
5. Auto-Update aktivieren
6. Sorgfältiges Löschen von Daten bei Außerbetriebnahme
7. Zugriffsbeschränkung bei netzwerkfähigen Scannern
(Quelle: IT-Grundschutz-Kataloge - Standardwerk zur Informationssicherheit, Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik,
Stand 14. Ergänzungslieferung 2014, Bundesanzeiger Verlag)
12.04.2018 19Hier Position
Zuständigkeit des Administrators
für Kanzleilogo
Der Administrator ist für die ordnungsgemäße Inbetriebnahme und Wartung des lokalen
Scansystems unter Berücksichtigung von Aspekten der Informationssicherheit zuständig. Dazu
zählt unter anderem:
die Festlegung des entsprechenden Nutzungsszenarios,
die Konfiguration der eingesetzten Hard- und Software unter Berücksichtigung der Aspekte zur
Informationssicherheit, sowie
bei Bedarf die Unterstützung der Einweisung der Anwender.
12.04.2018 20Hier Position
für Kanzleilogo
Modul „Kontrollierender Mitarbeiter“Hier Position
Zuständigkeit des kontrollierenden Mitarbeiters
für Kanzleilogo
Um die Einhaltung der in der Verfahrensdokumentation vorgegebenen Verfahren zu gewährleisten,
werden regelmäßige Kontrollen durchgeführt.
Diese Kontrollen orientieren sich an den tatsächlich auf Grund der organisatorischen
Rahmenbedingungen zweckmäßigen und etablierten Aufgaben- und Funktionstrennungen.
Die Kontrollen umfassen
die Abläufe im Digitalisierungsprozess (siehe Modul „Anwender“) und
Aspekte der Informationssicherheit (siehe Modul „Administrator“).
Festgestellte Abweichungen von den vorgegebenen Verfahren sind gemäß der Anlage „Interne
Kontrollen“ zu dokumentieren und entsprechend zu beheben.
12.04.2018 22Hier Position
für Kanzleilogo
Modul „Besonderheiten für die Nutzung von
DATEV Unternehmen online“Hier Position
Belegprotokoll (Transfervermerk)
für Kanzleilogo
Aus Gründen der Nachweisbarkeit kann für jeden Beleg, der in DATEV Unternehmen online eingestellt
wird, ein entsprechendes Belegprotokoll (Transfervermerk) zur Verfügung gestellt werden.
Sollte dieses Belegprotokoll im Rahmen einer richterlichen Beweiswürdigung oder in einem anderem
Zusammenhang benötigt werden, wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.
Der Steuerberater hat Zugriff auf die relevanten Daten und kann Ihnen das gewünschte Belegprotokoll
zur Verfügung stellen.
12.04.2018 24Hier Position
Digitalisierung
für Kanzleilogo
Digitalisierung mit DATEV Unternehmen online
Verschiedene Möglichkeiten der Erzeugung und Upload der Scanprodukte
Einsatz des „Scan-Moduls“
Einsatz des Tools „Belegtransfer“
- inkl. Überwachungsfunktion der Ordner
direkter Upload der Belege über die Online-Anwendung
Überprüfung der korrekten Verarbeitung
Lesbarkeit des gescannten Belegs/Fehlermeldungen
Prüfung des Übertragungsprotokolls, ob alle Dokumente übertragen worden sind
Sicherstellung der Qualitätskontrolle wird durch den Anwender mit dem Upload bestätigt
12.04.2018 25Hier Position
Archivierung
für Kanzleilogo
Überprüfung der Zugriffsmöglichkeit auf das digitale Belegarchiv
Speicherung erfolgt im DATEV-Rechenzentrum
Verfügbarkeit über DATEV Unternehmen online
bei Ersteinrichtung sowie turnusmäßig soll ein Funktionsfähigkeitstest des Backup- und
Wiederherstellungsverfahrens durchgeführt werden
durch Speicherung im DATEV-Rechenzentrum wird die Funktionsfähigkeit automatisch gewährleistet
Zugriffs- und Lesbarkeits-Kontrolle im Rahmen der Archivierung turnusmäßig prüfen
12.04.2018 26Hier Position
für Kanzleilogo
Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!
Die Beauftragten der Verfahrensdokumentation in unserem
Steuerbüro sind Johannes Geis (09342 9188-19) und
Peter Schebler (09342 9188-14) .
12.04.2018 27Sie können auch lesen
