Das OZG aus Sicht der kommunalen Gemeinschaft - Workshop mit den Städten, Ämtern und Gemeinden der Kreise Pinneberg und Steinburg - itvsh
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Das OZG aus Sicht der kommunalen
Gemeinschaft
Workshop mit den Städten, Ämtern und Gemeinden der Kreise Pinneberg
und Steinburg
Umsetzung des OZG | Videokonferenz | 20.10.2020
1
Dr. Philipp Willer ITVSH AöR (0431) 988 – 8641 philipp.willer@itvsh.de
Agenda
Inhalt Zeit
Begrüßung und kurze Vorstellungsrunde 09:30 – 09:50
Präsentation ITVSH 09:50 – 10:50
Identifikation der Bedürfnisse der Städte, Ämter und Gemeinde der
10:50 – 12:15
Kreise Pinneberg und Steinburg
Abschluss und Feedback 12:15 – 12:30
2
Kurze Vorstellungsrunde
# Name
# Organisation und Rolle
# Erwartungen an den Tag
3
Der ITVSH
Kommunaler Partner KomFIT und einheitlicher
ITVSH AöR Bundesweit einmaliges Beispiel für kooperative Ansprechpartner
Zusammenarbeit zwischen Kommunen und Übernahme sämtlicher Aufgaben des
Gründung der Anstalt
Landesverwaltung im Bereich der Digitalisierung von KomFITS, des EA-SH und dessen
öffentlichen Rechts am
Verwaltungsleistungen. Rechtsnachfolger
01.01.2019 durch
Errichtungsgesetz
Team OZG- Koordinator und Treiber
Ein Team aus derzeit 12 Hauptverantwortlicher für die
Mitarbeitern. Umsetzung des OZG in
Schleswig-Holstein auf
kommunaler Ebene. 4
Mission des ITVSH
Kommunales Kompetenzzentrum
01. Trainer und Koordinator der Kommunen bei der Digitalisierung.
Portalbetreiber
02. Betreiber eines kommunalen Verwaltungsportals inkl. des Angebots der OZG-Leistungen in
Form von Online-Diensten.
Kommunikator
03. Ermöglichung und Förderung der Kommunikation zwischen Trägern, kommunalen
Landesverbänden und Dritten.
Coach
04. Für die Zukunft hat sich der ITVSH das Ziel gesetzt, die Kommunen ‚fit‘ für die digitale
Transformation zu machen.
5
Aktuelle Projekte
OZG- BASIS- PORTAL- NACH- KOMMUNIKATIONS- VERNETZUNGS-
PROZESSE KOMPONENTEN ARCHITEKTUR NUTZUNG STRATEGIE PLATTFORM
OZG-Portfolio Servicekonto ITVSH- Entwicklung ITVSH-interne Etablierung einer
Ersten 10 Postfach Verwaltungsportal eines Roll-Out- Strategie zur Vernetzungs-
Prozesse Models Kommunikation plattform zur
Payment Bürgerportal
Supportmodell mit den projektbezogenen
iKFZ ZuFiSH Redaktions- Kommunen Information und
Sozialbereich system / als Vernetzungs-
Chatbot Monitoring angebot für die
(Wohngeld, etc.)
Service- Kommunen
Mängelmelder
Connector
Themenfeld (Schnittstellen)
Bauen Etc.
Themenfeld
Daseinsvorsorge
Aufbau eines
Prozess-
Monitorings 6
Prozesse | Entstehung der Prozessliste
1. Zuständigkeit 3. Priorisierung 5. Matrix
Ermittlung der OZG-Leistungen mit Priorisierung auf Basis der Kriterien • Visualisierung der Ergebnisse in
kommunaler Relevanz aus dem Workshop „AG Prozesse / einer Matrix
(OZG-Leistung umfasst mindestens 1 LeiKa mit AG Nachnutzung“ vom 13.11.2019
• Matrix ermöglicht Ableitung der
kommunaler Regelungs- und/oder Schwerpunktprinzip: Übernahme der höchsten
Vollzugskompetenz) LeiKa-Bewertung auf gesamten Online-Dienst
Umsetzungsstrategie für jeden
Online-Dienst
2. Bündelung 4. Aufwandsschätzung
• Bündelung von OZG-Leistungen • Fachliche Erstabschätzung
zu Online-Diensten anhand
− Umfang und Komplexität der
• Nutzerzentrierte Bündelungen, Bündelung im Online-Dienst
keine zu hohe Granularität
(Online-Dienste-Portfolio ist Management- − sowie Existenz bereits vorhandener,
Tool – Ausdetaillierung ist Aufgabe der passender Online-Dienste
agilen Softwareentwicklung!)
7
Prozesse | Kategorisierung der Onlinedienst-Bündel
hoch
Quick-Wins Leuchttürme
OD 7: Wohngeld beantragen OD 68: Mängel melden OD 4: Sozialhilfe beantragen OD 49: Führerschein
beantragen und verwalten
OD 60: Kur-/Tourismusabgabe zahlen
OD 35: Heiraten
OD 40: Unternehmen gründen
PRIORITÄT
OD 8: Urkunden, Zeugnisse
und Bescheinigungen bzw. gewerbliche Tätigkeit
beantragen aufnehmen
Gelegenheiten No-Prios
OD 25: Angeln und OD 41: Wildunfälle und - OD 59: Hochwasserschutz und -schäden klären
Jagen gehen schäden klären
OD 85: Öffentliche Beschaffungen abwickeln
OD 6: Schuldenprobleme lösen
gering
gering AUFWAND hoch
8
(Priorität hoch: Klassen 1-6, Priorität gering: Klasse 7)
Pilotierung erster ITVSH-eigener Projekte
Ämter/
Gemein Straßenverkehrsordnung:
de/ 01. Vorkaufsrecht der Gemeinde Top100 06. Ausnahmegenehmigung
SDG1
Kreise/ Bauantrag, Genehmigungsfreistellung,
Städte 02. Anzeige Beseitigung von Anlagen
SDG1/2 07. Haltung von Nutztieren
Top100 Top100
/115 03. Bewohnerparkausweis /115 08. Beantragung von Briefwahlunterlagen
Ämter/
Gemein Güterkraftverkehr:
den/ 04. Führungszeugnis Kreise 09. Güterkraftverkehrserlaubnis
Top100
Land/ Land/
Kreise/ Kreise/
Ämter/ Ämter/
Gemein 05. Aufgrabeschein Gemein 10. Bescheinigungen für Geringverdiener
den den /
Top100 115
9
(Vereinfachter) Entstehungsprozess OD
05
Die Abnahme des Online-Dienstes erfolgt
in Zusammenarbeit mit der Fachlichkeit
04 aus den Kommunen.
Der Online-Dienst wird mit dem Land und den
03 Dienstleistern zur technischen Entwicklung abgestimmt.
Der ITVSH beginnt mithilfe der Kommunen mit der Anforderungsanalyse
02 bzw. überprüft die Nachnutzbarkeit existierender Online-Dienste.
Der ITVSH trägt Informationen zusammen und prüft ob
01 ein geeigneter Prozess zur Nachnutzung existiert.
ITVSH identifiziert Bedarfe der Kommunen bzw. der Online-Dienst wird
entsprechend der priorisierten Online-Dienst-Prozessliste angestoßen.
10Aktuelle Übersichten des Prozess-Monitorings
Übersicht über alle Verwaltungsleistungen:
https://airtable.com/shrZIGTDv3dXdlWTv
Onlinedienst zur Nachnutzung vorhanden:
https://airtable.com/shrMsfPvKy2KWgGxa
Onlinedienst mit dem Status “In Arbeit”:
https://airtable.com/shrro6iivAR33ErVH
11Vernetzungsplattform
Kommunikation innerhalb der Digitalisierungs-Community SH
Verteilung von Informationen durch den ITVSH
Organisation von Projekten mit diversen Akteuren
Heute
Anforderungsanalyse & Erprobung
Vergleich von Systemen! durch Pilot-
Kommunen
Testsystem
12
https://itvsh.wechange.de/dashboard/Das Bürgerportal
13Kochbuch „Digitale Kommune“
14Angebote des ITVSH
Empfehlung Vernetzung Beratung Umsetzung
Der ITVSH spricht eine Der ITVSH bietet aktiv Der ITVSH unterstützt Der ITVSH übernimmt
Empfehlung aus. Kann Sie Vernetzung an. Auf Basis beratend und mit federführend die
als Kommune aber der Vernetzungsplattform Ressourcen bei Umsetzung für das Thema
aufgrund der limitierten vernetzt der ITVSH Umsetzung der Themen oder das Projekt.
Ressourcen nicht aktiv bei Kommunen in Schleswig- und Projekten.
der Umsetzung Holstein, die gleiche
unterstützen. Informationsbedarfe
Interessensgebiete,
Projekte oder ähnliches
angehen wollen.
15Kochbuch „Digitale Kommune“ Kapitel: Onlinezugangsgesetz 16
Pflege des Zuständigkeitsfinder Schleswig-Holstein
Aus dem OZG und Single Digital Gateway (SDG) ergeben sich folgende Ansprechpartner
Anforderungen: Bis zum 12.12.2020: Informationen über Rechte, Pflichten und ITVSH: Jan-Phillip Staack
Vorschriften sowie Hilfs- und Problemlösungsdienste zu Verwaltungsleistungen ZIT: Frau Schmeets
online zur Verfügung zu stellen. (SDG 1)
Welche To-dos ergeben sich daraus für Sie?:
Pflege und Vervollständig des ZuFiSH
ggf. Erstellung von Unterorganisationen
Fehlende Verwaltungsleistungen im eigenen Zuständigkeitsbereich an das ZIT melden, um
Prüfung und Aufnahme dieser zu veranlassen
ggf. Ausweisung von Spezialisierungen zu Verwaltungsleistungen
Zuordnungen von Gebieten, insb. bei Übernahme von Leistungen im Zuständigkeitsbereich
Pflege von Adressdaten, Kontaktdaten, Öffnungszeiten usw. Angebot des ITVSH
Beratung
17Vervollständigung des Fachverfahrenskatasters
Sofern noch nicht geschehen bittet der ITVSH Sie das Fachverfahrenskataster zu Ansprechpartner
vervollständigen und dem ITVSH zur Verfügung zu stellen. ITVSH: Tobias Müller
Hintergrund: Der ITVSH möchte im Zuge der Online-Dienstentwicklung proaktiv
auf die wichtigsten Fachverfahrenshersteller zugehen und benötigt daher ein
Bild der Fachverfahrenslandschaft in Schleswig-Holstein.
Angebot des ITVSH
Empfehlung
18Ressourcen für die Prozesserhebung einplanen
Bitte bereiten Sie sich darauf vor, Ressourcen für die Prozesserhebung Ansprechpartner
einzuplanen bzw. freizustellen. Der ITVSH wird in der operativen Erhebung der ITVSH: Der jeweilige
Prozesse bei Ihnen Kapazitäten anfragen, um die fachliche Expertise auf die Projektmanager meldet
einzelnen Online-Dienste zu berücksichtigen. Bedarf bei dem SPoC ihrer
Kommune an, sofern wir
die Entwicklung eines
Hintergrund: Damit die Prozesse hinter den Online-Diensten im Sinne der Online-Dienstes starten.
Kommunen gestaltet sind, brauchen wir Ihre Expertise. Denn nur Sie haben die
notwendige Fachlichkeit aus der Praxis.
Angebot des ITVSH
Empfehlung
19Beteiligung an der Vernetzungsplattform
Beteiligen Sie sich an der Vernetzungsplattform. Ansprechpartner
ITVSH: Robin Pfaff
Hintergrund: Der ITVSH setzt eine Vernetzungsplattform auf. Sie soll als Basis der
Kommunikation zwischen den Kommunen in Schleswig-Holstein dienen. Sie sind
herzlich eingeladen sich aktiv an den Diskussion und den einzelnen Projekten des
ITVSH einzubringen.
Angebot des ITVSH
Umsetzung
20Bedarfe an Online-Dienste an den ITVSH melden
Bevor Sie sich dazu entscheiden einen Dienst von einem externen Anbieter Ansprechpartner
einzukaufen, melden Sie sich bitte bei uns. ITVSH: Tobias Müller
Hintergrund: Der ITVSH sammelt alle Bedarfe an Online-Dienste zentral. Es ist
unser Bestreben, Online-Dienste, die für alle Kommune relevant sind, zentral
bereitzustellen. Stellt der ITVSH einen Online-Dienst zentral bereit, muss nicht
jede Kommune einzeln für die Bezahlung des Dienstes aufkommen, sondern er
wird von zentraler Stelle als Referenzdienst finanziert.
Angebot des ITVSH
Umsetzung
21Kochbuch „Digitale Kommune“ Kapitel: Digitalisierung 22
Digitale Strategie/Digitale Agenda erstellen
Der ITVSH empfiehlt den Kommunen eine Digitalisierungsstrategie bzw. eine Ansprechpartner
digitale Agenda zu entwickeln, um das große Themenfeld Digitalisierung
ganzheitlich zu betrachten und in einzelne Themenfelder herunterbrechen zu
können.
Digitale Agenda Digitale Strategie Smart City/Smart Region
Schwerpunkt Schwerpunkt Schwerpunkt
Verwaltungsdigitalisierung Erweiterte Digitalisierung Ganzheitlicher Ansatz
Inhalte Inhalte Inhalte
Pflichtaufgaben Erweitert um freiwellige Teilhabe
Fachverfahren, DMS, Aufgaben und Inhalte, bspw. Gestaltung des öffentlichen
Verwaltungsleistungen Daseinsvorsorge Raums unter den Vorzeichen
Kontext Kontext der Digitalisierung Angebot des ITVSH
Organisatorische Notwendigkeit Kommunaler Kontext
Gesetzliche Vorgaben (OZG, Gestaltungsanspruch gesellschaftlicher
SDG) Gestaltungsanspruch Empfehlung
23Veränderungsmanagement betreiben
Die Digitalisierung stellt für alle Beteiligten eine große Herausforderung dar. Ansprechpartner
Insbesondere stellt sie neuartige Anforderungen an die Mitarbeiter*innen in
Kommunen. Um diese auf die Veränderungen vorzubereiten braucht es aus Sicht
des ITVSH ein begleitendes Veränderungsmanagement durch jede Kommune.
Hierbei sollten Punkte wie der Dienstleistungsgedanke der Kommunen, als
Dienstleister dem Bürger gegenüber und ein interner Kulturwandel, adressiert
werden.
Angebot des ITVSH
Empfehlung
24E-Akte einführen
Der ITVSH empfiehlt Ihnen die zeitnahe Einführung einer e-Akte, speziell um die Ansprechpartner
gesetzliche Verpflichtung der Einführung umzusetzen.
Hintergrund: Das Ziel des ITVSH besteht darin, Ihnen Daten, aus den Online-
Diensten, elektronisch übergeben zu können. Nach Möglichkeit direkt in ein
Fachverfahren. Um Ihnen intern die Datenübernahme zu vereinfachen, ist es
sinnvoll Ihre Strukturen elektronisch abzubilden, damit Sie die Daten, auch bei
Fehlen eines Fachverfahrens, elektronisch verarbeiten können.
Angebot des ITVSH
Empfehlung
25Vernetzung Kreise und Gemeinden
Die Vernetzungsplattform bietet Ihnen die Möglichkeit sich mit anderen Ansprechpartner
Kommunen auszutauschen. Nutzen Sie die Plattform, um sich in allen Themen ITVSH: Nicole Beckendorf
der Digitalisierung mit anderen Kommunen auszutauschen und gemeinsame
Projekte zu initiieren, bearbeiten und umzusetzen.
Angebot des ITVSH
Vernetzung
26Bedürfnisse der Städte, Ämter und Gemeinden der Kreise Pinneberg und
Steinburg
27Kritik
Das nehme ich mit Aufpassen
Zu kurz gekommen
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