Hinweisgeber-Webcast Whistleblowing - Fluch oder Segen? - Juni 2021
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Hinweisgeber-Webcast Whistleblowing – Fluch oder Segen? 22. Juni 2021
Agenda
1 / Einführung
2 / Whistleblowing –
Gesetzeslage heute & morgen
3 / Chancen und Risiken anonymer
Meldesysteme im betrieblichen Alltag
4 / Die Bearbeitung von Hinweisen
Deloitte 2021 2
1/ EINFÜHRUNG
IHR UNTERNEHMEN IN DER SCHLAGZEILE?
NIEMALS.
Das dachten sich auch diese Unternehmer.
4
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2/
WHISTLEBLOWING
GESETZESLAGE HEUTE & MORGEN
EU-WEITE RECHTS- PFLICHT: IMPLEMENTIERUNG EINES HINWEISGEBER- SYSTEMS Deadline: Dezember 2021
WAS HEIßT DAS?
FÜR KMUs
Ab Ende 2021 verpflichtend für alle Unternehmen ab 50 Mitarbeiter
Möglichkeit, anonyme Meldung
abzugeben – schriftlich & mündlich
Sicherer Kommunikationskanal im
Unternehmen
DSGVO-konform
Verstoß strafbar voraussichtlich in % Bei mangelnder Lösung
vom Umsatz (wirtschaftl. Konsequenz darf der MA direkt
ähnlich wie bei DSGVO-Verstoß) an die Öffentlichkeit!
ZUKUNFT IN DEUTSCHLAND
Verletzung der Umsetzungsfrist - was dann?
Vertikale und horizontale Wirkung im Sinne
von Sanktionen und Vorhersehbarkeit
• Strafrecht
• Beamtenrecht
• Arbeitsrecht
• Gesellschaftsrechtliche Verantwortung
der Geschäftsführung
Wahrscheinlich besteht die BAG-Rechtsprechung (vorläufig) weiter und die Rechtszersplitterung
wird verschärft!
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4/
CHANCEN UND RISIKEN ANONYMER
MELDESYSTEME
IM BETRIEBLICHEN ALLTAGLIFEHACKS ZUR PRAKTISCHEN UMSETZUNG
FÜR DEN MITTELSTAND
Mittelständische haben besondere
Herausforderungen, die Sie tagtäglich
in Ihren Entscheidungen jonglieren.
Die DSGVO hat schon einmal gezeigt,
was das für die Umsetzung einer EU-
Richtlinie bedeutet.
11Bitte öffnen Sie
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12BEWÄHRTE HINWEISGEBER-LÖSUNGEN
UNTERSCHIEDLICHE TECHNISCHE OPTIONEN
Brief- E-Mail-Postfach / Ombuds-
kasten Hotline person
einfach einfach mehr Vertrauen
schnell schnell externe Verantwortung
eingeschränkte Anonymität Problem: Datenschutz Kapazitätsgrenzen
Dialog nahezu ausgeschlossen Problem: Vertraulichkeit Problem: Prozesse
„manueller“ Prozess Problem: Zugangsberechtigung eingeschränkte Anonymität
Hemmschwelle Telefon
13BEWÄHRTE HINWEISGEBER-LÖSUNGEN
UNTERSCHIEDLICHE TECHNISCHE OPTIONEN
Individuelle Digitales
IT-Lösung System
unternehmensindividuell sicher
eigene IT effizient
technische Komplexität anonym
kostet viel Zeit & Geld unabhängig von IT-Infrastruktur
Einbindung der IT notwendig digitale Prozesse
lückenlose Dokumentation
14• „tone from the top“ • Offene Kultur im Unternehmen
KULTUR
• Transparenz • Vertrauen der MA in Sinn &
Zweck
• Hinweisgeben
positiv besetzen!
MITTELSTAND
HERAUSFORDERUNG #1
15• Management • Betriebsrat
STAKE-
HOLDER • Personalabteilung • IT-Abteilung
• Datenschutz- • Mitarbeiter
beauftragte
• Lieferanten • Kunden
MITTELSTAND
HERAUSFORDERUNG #2
16Vor der Einführung zu beachten:
KANÄLE
• Wer soll Hinweise • Anonymität?
abgeben können? Empfehlung: JA!
• Sprachen? • Verfügbarkeit?
• Verpflichtungen
aus Lieferkettengesetz
gleich mit abbilden?
MITTELSTAND
HERAUSFORDERUNG #3
17• Datenautomatisierung • IT-Sicherheit
IT-
STRUKTUR • Aufwand durch neue
Systeme gering halten
• Dokumentation
& DATEN-
• Außerhalb normaler
SCHUTZ IT-Struktur
MITTELSTAND
HERAUSFORDERUNG #4
18• Auswahl • Keine Compliance-
PROZESSE Verantwortlicher Silos
1/2 • Externe rechtliche • Dialog mit
Hilfe Hinweisgeber
• Interne Richtlinie und/oder
Betriebsvereinbarung
• Zu definieren:
MITTELSTAND Zugriffsrechte Eskalationsstufen
HERAUSFORDERUNG #5 Gesetzesverstoß / Melde-Kategorien
interne Regeln
19PROZESSE 7 Tage
Eingangsbestätigung
2/2 Hinweis 3 Monate
Information über Folgemaßnahmen
Abschluss der 6 Monate
Bearbeitung DSGVO-konforme Löschung
MITTELSTAND
HERAUSFORDERUNG #5
20• Vorbehalte abbauen • Angst vor Sanktionen nehmen
KOMMUNI-
KATION • Sinn & Zweck
kommunizieren
• In Onboarding integrieren
• Kommunikation • Leicht auffindbar
wiederholen platzieren
MITTELSTAND • Online & offline • Kommunikation an externe,
mögliche Hinweisgeber
HERAUSFORDERUNG #6
21UND WIE ERZÄHLEN SIE ES IHREN MITARBEITERN?
RECHT
DESIGN TECH
Legal Design Studie Hinweisgeber-Richtlinie Kunden-
verständlich Feedback
22• Überschaubare • Hinweisbearbeitung
BUDGET laufende Kosten
• Projekt für Vorbereitung • Interim Task Force
bis Implementierung
(3 Tage Aufwand)
MITTELSTAND
HERAUSFORDERUNG #7
23HINWEISGEBERLÖSUNG
AUSWAHLKRITERIEN MITTELSTAND
Plug & Play: keine Implementierung
Digitale Cloud-Lösung (Hosting!)
Mehrsprachigkeit
CyberSecurity und Datenschutz
Einfache und intuitive Nutzung
244/ Die Bearbeitung von Hinweisen Deloitte 2021 25
Die Bearbeitung von Hinweisen – Übersicht
Sicherstellen der rechtlichen Grundlagen für
die Bearbeitung von Hinweisen:
Rechts-
sicherheit • Wahrung von Vertraulichkeit/Maßgaben
des Datenschutzes
• Rechtliche Rahmenbedingungen für
Untersuchungsmaßnahmen
Bestimmen einer qualifizierten Person (Arbeitsrecht/Strafrecht/Zivilrecht)
bzw. eines qualifizierten Teams zur • Kenntnis der über die Untersuchung zu
Fallannahme und Bearbeitung: Festlegen von informierenden bzw. einzubeziehenden
Stellen
• Klare und feste Zuständigkeiten Zuständigkeiten
• Interne oder externe Stelle
• Unabhängige Stellung und Qualifikation der hinweisbearbeitenden
entsprechende Qualifikation Mitarbeiter durch laufende Schulungen und
(Revision, Compliance) . Training Fortbildungen – nicht nur zum Thema
Hinweisgeber, sondern auch zum Thema
interne Untersuchungen
Gründliche Dokumentation des Prozesses
von der Meldung bis zum Abschluss:
• Hinweises- Eingang und Bestätigung Dokumentation
einschließlich Fristen
• Potentielle Kommunikation mit der
hinweisgebenden Person
• Untersuchungsmaßnahmen und
Ergebnisse (ggf. Abschlussbericht)
Deloitte 2021 26Die Bearbeitung von Hinweisen
2. Entscheidung über weitere 3. Abschluss der
1. Plausibilisierung
Bearbeitung Bearbeitung
Erstanalyse: Ist der Hinweis plausibel? Sofern der Hinweis sich nicht als • Dokumentation der
offensichtlich falsch, unplausibel oder Untersuchungsmaßnahmen sowie des
• Sind die allgemeinen Angaben/der
bereits bekannt herausgestellt hat: Ergebnisses
Kontext logisch bzw. objektivierbar?
• Festlegen und Eingrenzen des • Ggf. Anfertigen eines Berichts
• Ist der gemeldete Sachverhalt bereits
Untersuchungsscope und Einleiten von
bekannt? • Information der wesentlichen
Untersuchungsmaßnahmen durch Stakeholder als Grundlage zur
• Besteht ein Zusammenhang zu einem zuständige Stelle Entscheidung über Folgemaßnahmen
bereits bekannten Sachverhalt?
• Festlegen einer Untersuchungsstrategie (z.B. arbeitsrechtliche Sanktion,
• Ist die meldende Person bereits unter Beachtung der Wahrung des Geltendmachen von
bekannt? Schutzes der Hinweisgeber sowie der Haftungsansprüchen)
• Besteht Eilbedürftigkeit/Gefahr? betroffenen Personen • Information über den Abschluss an die
• Ggf. Sichern von Daten und hinweisgebende Person
Dokumenten • Datenschutzkonformes Löschen von
• Diskretes Anfordern von Unterlagen Daten
Deloitte 2021 27Die Bearbeitung von Hinweisen – Do´s und Dont´s
Do
• Was tun bei offensichtlichen • Do • Don´t
Falschmeldungen?
• Was tun, wenn die Meldung -Prüfen Sie den Hinweis zügig, unabhängig und selbständig -Machen Sie sich nicht von der hinweisgebenden Person
Rückschlüsse auf die Person abhängig, indem sie z.B. Zuwarten bis diese sich auf eine Frage
meldet, angefragte Dokumente liefert etc.
zulässt?
• Was tun, wenn die
hinweisgebende Person nicht
mehr kommunizieren will? • Do • Don´t
• Was tun, wenn die -Nehmen Sie alle Hinweise ernst solange keine objektiven -Lassen Sie sich nicht von der Qualität der Meldung, der
hinweisgebende Person Gründe dagegen sprechen Motivation oder Attitüde der hinweisgebenden Person
beeinflussen
eingeschüchtert/beeinflusst
-Bewerten Sie den gemeldeten Sachverhalt ausschließlich -Übernehmen Sie nicht (ggf. unbewusst) die Wertung oder
wird? Meinung der hinweisgebenden Person
selbst auf Grundlage Ihrer Untersuchungserkenntnisse
• Do • Don´t
Informieren Sie die hinweisgebende Person im angemessenen -Informieren Sie die hinweisgebende Person nach Abschluss
Umfang am Ende der Untersuchung Ihrer Arbeit über das Ergebnis
-Beziehen Sie Hinweisgeber niemals in die Untersuchungen ein
-Beachten Sie, dass auch Hinweisgeber Informationen „leaken“
können
Deloitte 2021 28Haben Sie Fragen? Deloitte 2021 29
Bis zum 8. Juli 2021
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3. Teil: Sie möchten mehr Informationen?
Umgang mit Meldungen - arbeitsrechtliche Ausführungen,
Laden Sie sich hier unser Toolkit zum
Plausibilisierung und Aufklärung
Hinweisgeberschutz herunter!
Donnerstag, 8. Juli 2021
16:00–17:00 Uhr
Oder
klicken Sie auf den folgenden Link:
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Deloitte 2021 30Kontakt Deloitte 2021 31
Ihre Ansprechpartner
Frank Marzluf Thomas Altenbach
Partner, Rechtsanwalt Gründer und CEO
Service Line Leader Forensic, Deloitte GmbH LegalTegrity GmbH
Telefon +49 89 29036 7652 Telefon +49 173 544 1258
E-Mail fmarzluf@deloitte.de E-Mail altenbach@legaltegrity.com
Sina Fiedler Christina Sontheim-Leven
Partner Rechtsanwältin und Beiratsmitglied
Forensic, Deloitte GmbH LegalTegrity GmbH
Telefon +49 211 8772 3288 Telefon +49 176 2114 5202
E-Mail sfiedler@deloitte.de E-Mail christina.sontheim@web.de
Deloitte 2021 32Deloitte bezieht sich auf Deloitte Touche Tohmatsu Limited („DTTL“), ihr weltweites Netzwerk von Mitgliedsunternehmen und ihre verbundenen Unternehmen (zusammen die „Deloitte-Organisation“). DTTL (auch „Deloitte Global“ genannt) und jedes ihrer Mitgliedsunternehmen sowie ihre verbundenen Unternehmen sind rechtlich selbstständige und unabhängige Unternehmen, die sich gegenüber Dritten nicht gegenseitig verpflichten oder binden können. DTTL, jedes DTTL-Mitgliedsunternehmen und verbundene Unternehmen haften nur für ihre eigenen Handlungen und Unterlassungen und nicht für die der anderen. DTTL erbringt selbst keine Leistungen gegenüber Mandanten. Weitere Informationen finden Sie unter www.deloitte.com/de/UeberUns. Deloitte ist ein weltweit führender Dienstleister in den Bereichen Audit und Assurance, Risk Advisory, Steuerberatung, Financial Advisory und Consulting und damit verbundenen Dienstleistungen; Rechtsberatung wird in Deutschland von Deloitte Legal erbracht. Unser weltweites Netzwerk von Mitgliedsgesellschaften und verbundenen Unternehmen in mehr als 150 Ländern (zusammen die „Deloitte- Organisation“) erbringt Leistungen für vier von fünf Fortune Global 500®-Unternehmen. Erfahren Sie mehr darüber, wie rund 330.000 Mitarbeiter von Deloitte das Leitbild „making an impact that matters“ täglich leben: www.deloitte.com/de. Diese Veröffentlichung enthält ausschließlich allgemeine Informationen. Weder die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft noch Deloitte Touche Tohmatsu Limited („DTTL“), ihr weltweites Netzwerk von Mitgliedsunternehmen noch deren verbundene Unternehmen (zusammen die „Deloitte-Organisation“) erbringen mit dieser Veröffentlichung eine professionelle Dienstleistung. Diese Veröffentlichung ist nicht geeignet, um geschäftliche oder finanzielle Entscheidungen zu treffen oder Handlungen vorzunehmen. Hierzu sollten Sie sich von einem qualifizierten Berater in Bezug auf den Einzelfall beraten lassen. Es werden keine (ausdrücklichen oder stillschweigenden) Aussagen, Garantien oder Zusicherungen hinsichtlich der Richtigkeit oder Vollständigkeit der Informationen in dieser Veröffentlichung gemacht, und weder DTTL noch ihre Mitgliedsunternehmen, verbundene Unternehmen, Mitarbeiter oder Bevollmächtigten haften oder sind verantwortlich für Verluste oder Schäden jeglicher Art, die direkt oder indirekt im Zusammenhang mit Personen entstehen, die sich auf diese Veröffentlichung verlassen. DTTL und jede ihrer Mitgliedsunternehmen sowie ihre verbundenen Unternehmen sind rechtlich selbstständige und unabhängige Unternehmen.
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