Informationen für neue Kolleg*innen im Sekretariatsbereich - Universität zu Lübeck Stand: März 2021
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Informationen für neue Kolleg*innen im Sekretariatsbereich Universität zu Lübeck Stand: März 2021
Inhaltsverzeichnis Rund um den Arbeitsplatz Seite 3 ________________________________________________ Rund um Studium und Lehre Seite 18 ________________________________________________ Rund um Forschung und Wissenschaft Seite 20 ________________________________________________ An der Uni und auf dem Campus Seite 21 ________________________________________________ Organigramm Seite 24 ________________________________________________ Und wenn es mal Probleme gibt Seite 25 ________________________________________________ Impressum Seite 26
Sekretariatsverteiler der Universität
Alle Mitarbeiter*innen werden automatisiert durch die Personaldatenbank in das IDM übertragen.
IDM steht für Identity Management und jede*r Mitarbeiter*in erhält einen persönlichen Zugang. Für
viele Bereiche wurden vom ITSC besondere E-Mail-Verteiler eingerichtet/angelegt, so auch für die
Sekretariate. An der Universität gibt es hierzu zwei:
sekretariate@uni-luebeck.de
Der Verteiler wird automatisch erstellt und beinhaltet Sekretär*innen der Universität zu Lübeck.
sekretariate@informatik.uni-luebeck.de
Der Verteiler wird vom ITSC manuell erstellt und beinhaltet nur die Sekretariate der Informatik.
(Bitte kontrollieren Sie hier regelmäßig, ob Sie selbst enthalten sind, denn viele Institutionen nutzen
nur diesen Verteiler.)
Am UKSH gibt es bislang keinen Sekretariatsverteiler.
Tag des Sekretariats
Seit 2015 veranstaltet die Universität alle zwei Jahre (i.d.R. im September) einen Tag des Sekretariats
als besonderen Dank und Wertschätzung an die Kolleg*innen im Sekretariats- und Assistenzbe-
reich. Die gesamte Veranstaltung von 9.00 bis 13.00 Uhr gilt als Arbeitszeit. Teilnehmen können alle
Sekretär*innen und Assistent*innen der Universität sowie alle Chefsekretär*innen des UKSH. Sofern
freie Plätze verfügbar sind, können auch Sekretär*innen und Assistent*innen unterhalb der Chefse-
kretariatsebene des UKSH teilnehmen. Der Tag des Sekretariats wird von den Referaten Chancen-
gleichheit und Familie sowie Qualitäts- und Organisationsentwicklung der Abteilung Strategische
Hochschulentwicklung organisiert, deren Leitungen Sie gerne für weitere Informationen anspre-
chen können.
https://www.uni-luebeck.de/universitaet/qualitaets-und-prozessportal.html
https://www.uni-luebeck.de/universitaet/chancengleichheit-und-familie.html
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Herzlich Willkommen!
Um Ihnen die erste Zeit an Ihrem neuen Arbeitsplatz zu erleichtern, haben wir Ihnen diesen Leit-
faden mit den wichtigsten Informationen rund um die Universität und das Universitätsklinikum
Schleswig-Holstein/Campus Lübeck (UKSH) zusammengestellt.
Bitte beachten Sie darüber hinaus Instituts-, Klinik- oder Einrichtungsbezogene Besonderheiten.
Die Universität ist eine kleine, aber stetig wachsende Hochschule. Seit ihrer Gründung 1964 hat
sie sich zu einer Universität mit dem Schwerpunkt Medical Life Science rund um die Medizin, die
Informatik/Technik und die Naturwissenschaften profiliert. Seit 2015 ist die Universität eine Stiftung
öffentlichen Rechts. Die Verbindung zwischen Universität und UKSH ist die Medizin.
Das UKSH ist gemäß Hochschulgesetz eine rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts der Christi-
an-Albrechts-Universität zu Kiel und der Universität zu Lübeck. Es gliedert sich in die nichtrechtsfä-
higen Anstalten Campus Kiel und Campus Lübeck. Die Campi werden jeweils von einer Campusdi-
rektion geleitet. Das Klinikum ist Träger dieser nichtrechtsfähigen Anstalten.
In der Organisation sind Universität und Klinikum an verschiedenen Stellen verbunden, insbeson-
dere durch das Amt der*des Vizepräsident*in Medizin der Universität, die*der zugleich Mitglied des
UKSH-Vorstands und Vorsitz der Campusdirektion Campus Lübeck ist.
Ob Sie am UKSH oder der Universität angestellt sind, geht aus dem Arbeitsvertrag hervor. Universi-
tätsbeschäftigte verfügen über ein IDM-Konto, verbunden mit einer @uni-luebeck.de-E-Mail-Adres-
se und entsprechendem Zugang zum Intranet focus:INSIDE. UKSH-Beschäftigte verfügen über eine
@uksh.de-E-Mail-Adresse. Darüber hinaus wird unter den Sekretär*innen am UKSH i.d.R. jeweils den
ersten Sekretär*innen der Direktor*innen ein IDM-Zugang der Universität bereitgestellt. In das Int-
ranet des UKSH gelangen Sie als Mitarbeiter*in mit einem ZAD- Account, der bei der ITSG des UKSH
beantragt werden muss. Ohne diesen ZAD-Account haben Sie auch keinen Zugriff in das IT-System
des UKSH.
Sie finden Sie das Uni-Handbuch von A-Z im Intranet focus inside.
Willkommen an der Universität und am UKSH
Für Mitarbeiter*innen der Universität, NEW Service.
Der NEW-Welcome-Tag findet zweimal im Jahr im Herrenhaus statt. Als neue*r Mitarbeiter*in
erhalten Sie eine persönliche Einladung.
Für Mitarbeiter*innen des UKSH: Der*die Vorgesetzte wird zentral über diesen Tag per Mail infor-
miert. Eine andere Möglichkeit ist, sich über die Termine im Intranet zu informieren:
https://intranet.uksh.de/dezernat_personal/Themen+A_Z/Starterpakete-p-744.html
Je nach Berufsgruppe dauern die Einführungsveranstaltungen für Mitarbeiter*innen des UKSH
bis zu drei Tage. Im ersten Teil werden berufsgruppenübergreifende Themen wie Datenschutz,
Hygiene oder Arbeitssicherheit behandelt, im zweiten Teil berufsgruppen- und funkonsspezifsche
Schulungen wie IT-Schulungen oder Reanimationsbasisschulung.
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Rund um den Arbeitsplatz
Abwesenheitsmeldung
Bei Abwesenheit (z. B. wegen Krankheit, Urlaub, Elternzeit, Dienstreise) soll eine einheitliche E-Mail-
Abwesenheitsnotiz aktiviert werden. Ein Leitfaden nebst Vorlage für Mitarbeiter*innen der Universi-
tät zu Lübeck ist im Intranet hinterlegt: https://focusinside.uni-luebeck.de/file/all/7890
Für das UKSH gibt es keine einheitliche offizielle Vorlage.
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Arbeitsschutz
Für die Universität ist die Fachkraft für Arbeitssicherheit im Referat Liegenschaften, Bau und Si-
cherheit die zentrale Anlaufstelle für alle Fragen rund um den Arbeitsschutz. Informationen der
Universität zu vielen Themen der Arbeitssicherheit sind im Intranet in der gleichnamigen Rubrik
(Kachel Liegenschaften, Bau und Sicherheit) bereitgestellt: https://focusinside.uni-luebeck.de/pa-
ges/view/624/arbeitssicherheit . Mit Fragen zur ergonomischen Büroausstattung, zum gesunden
Raumklima oder zu möglichen Belastungen durch die Arbeit sind Sie hier richtig. Führungsverant-
wortliche finden hier Informationen und Hilfen zu ihren Aufgaben und Pflichten im Arbeitsschutz.
Informationen der Universität zu Arbeits- und Wegeunfällen finden Sie ebenfalls dort.
Für das UKSH haben die Mitarbeiter*innen der Stabsstelle Arbeits- und Gesundheitsschutz Infor-
mationsmaterial für Sie zusammengestellt, welches es Ihnen erleichtern soll, die Aufgaben inner-
halb des Gesamtkomplexes Arbeits- und Gesundheitsschutz zu erfüllen: https://intranet.uksh.de/
AGS/Arbeitssicherheit-p-206.html
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Berichtswesen
Medizin
Für den Bereich Forschung erfolgt die Berechnung der Medizin-LOM (das ist die Leistungsorientier-
te Mittelvergabe) durch das Referat Hochschulplanung.
Die Ausschüttung basiert immer auf dem Durchschnitt der Daten der drei dem Jahr der Datenerfas-
sung vorangegangenen Kalenderjahre.
Die Abfrage erfolgt üblicherweise im Spätsommer über eine (durch die Hochschulplanung soweit
möglich vorausgefüllte) Excel-Datei. Diese wird per E-Mail an die Klinik-/ Institutsleitungen und –
soweit bekannt – an die Bearbeiter*innen der Abfrage versandt.
Eine weitere Aufforderung zur Zuarbeit geht parallel per Hauspost an die Klinik-/ Institutsleitungen.
Die Parameter für die LOM-Auswertung sind im Detail der Excel-Datei zu entnehmen.
Prinzipiell sind dies:
1) Publikationen
Wenn möglich, sollte die Publikationsliste der Einrichtung mit Hilfe des Forschungsinformationssys-
tems FILU/PURE der Universität durch eine dafür beauftragte Person regelmäßig aktualisiert wer-
den. FILU/PURE bietet den Einrichtungen dabei viele weitere Nutzungsmöglichkeiten.
2) Verausgabte Drittmittel
Hier sind die verfügbaren Informationen der Drittmittelverwaltung bereits eingetragen. Ein*e mit
den Forschungsprojekten vertraute*r Wissenschaftler*in sollte diese aber auf deren Plausibilität hin
prüfen. Im Zweifelsfall können weitere Detailinformationen eingeholt werden.
3) Nachwuchs, Transfer und Gleichstellung
Auch hier sind wesentliche Angaben bereits eingetragen und sollten lediglich ergänzt werden.
Der Bearbeitungszeitraum erstreckt sich über etwa zwei Monate. Eine Verlängerung kann formlos
angefragt werden.
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Für den Bereich Lehre erfolgt die Berechnung der Medizin-LOM durch das Referat Qualitäts- und
Organisationsentwicklung. Die Ausschüttung basiert immer auf Daten des zwei Jahre zurückliegen-
den Studienjahres:
1) Ergebnisse der studentischen Kursevaluationen, aufbereitet durch das QE + OE.
2) Zusatzengagement für die Lehre, welches jedes Jahr durch das QE + OE abgefragt wird.
Die Abfrage des Zusatzengagements erfolgt über ein (durch das QE + OE soweit möglich voraus-
gefülltes, derzeit per Hauspost und E-Mail versandtes) Formular bei den Klinik-/Institutsleitungen,
welche die Bearbeitung ggf. delegieren. Der Antwortzeitraum erstreckt sich über mehrere Monate
von Frühjahr bis Herbst, um allen ausreichend Zeit einzuräumen; die Frist wird im Anschreiben
angegeben. Auch die jeweils gültigen LOM-fähigen Kriterien, die die Studiengangsleitung Medizin
festlegt, sind im Anschreiben dargelegt.
Rückfragen jederzeit an die Hochschulplanung bzw. das QE + OE. Hilfestellung wird gerne gege-
ben!
MINT
LBMV steht für Leistungsbezogene Mittelvergabe in der Sektion MINT und bedeutet: Es wird ein
gewisser Prozentsatz der laufenden Mittel aller Institute einbehalten (derzeit 30 %). Anhand der
Leistung/Punktzahl (Veröffentlichungen der einzelnen Institute -> Abfrage erfolgt durch die Ge-
schäftsstelle der Sektion MINT) wird jährlich neu ermittelt, welcher Betrag wieder ausgeschüttet
wird, der über oder unter dieser "Einbehaltung/Einbezahlung" liegen kann.
LVVO steht für Lehrverpflichtungsverordnung und gilt nur für das hauptberuflich tätige wissen-
schaftliche Personal (nur Landesstellen, keine Drittmittel-Verträge). Der Umfang der Lehrverpflich-
tung einer Lehrperson wird in Lehrveranstaltungsstunden/Semesterwochenstunden (LVS/SWS)
ausgedrückt. Eine LVS/SWS umfasst mindestens 45 Minuten.
Das bedeutet: Am Ende eines jeden Semesters werden anhand einer Excel-Tabelle (Abfrage erfolgt
durch die Geschäftsstelle der Sektion MINT), die geleisteten Semesterwochenstunden der Dozie-
renden aufgelistet und „überprüft“. Detaillierte Informationen dazu stehen in der Datei selbst. In
dieser Arbeitsmappe finden sich zwei Meldebögen (ein blauer und ein grüner). Der blaue dient der
Meldung von Lehre des Instituts gemäß LVVO. Der grüne dient dazu, dem Institut und der Sektion
MINT eine Übersicht über alle Lehre zu geben, die zusätzlich zur durch die LVVO regelten Lehre
gehalten wurde. Link auf die gültige Verfassung der Vorschrift.
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Betriebsausflug
Die Handhabung der Betriebsausflüge an der Universität wird von Jahr zu Jahr neu zwischen den
Personalräten und dem Präsidium verhandelt. Die Regel ist, dass jede Abteilung/jedes Institut den
Tag für den Betriebsausflug frei wählen kann.
Tag, Ort und Zeit des Ausflugs sowie eine Liste der Teilnehmer*innen und die Anfahrtsparameter
(PKW, Bahn/Bus) müssen dem Referat Personal mitgeteilt werden. Es wird dann Versicherungs-
schutz für diesen Tag gewährt.
Die Teilnahme an einem Betriebsausflug ist freiwillig. „Überstunden“, wenn der Ausflug länger als
einen Arbeitstag dauert, werden nicht vergütet oder als Zeit gutgeschrieben, dies ist dann Freizeit.
Eine Erstattung von Fahrtkosten erfolgt ebenfalls nicht.
Für die Handhabung der Betriebsausflüge am UKSH können wir Ihnen hier keine allgemeingültigen
Informationen zur Verfügung stellen.
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Beschaffung
Büromaterial
Für die Universität zu Lübeck erfolgt die Bestellung von Büromaterial ausschließlich über ei-
nen Webshop. Derzeitig ist es Büro-Bedarf-Balke GmbH . Die Bestellungen erfolgen durch
die pro Abteilung festgelegten Verantwortlichen (Besteller*in und erste*r Freigeber*in =
Budgetverantwortliche*r).
Die finale Freigabe erfolgt durch das Referat Finanzen. Das Referat ist berechtigt, den Warenkorb zu
beauftragen oder die Beauftragung bei Budgetüberschreitung abzulehnen.
Die bestellte Ware wird direkt zu den Verbrauchsstellen geliefert! (Der*die Paketzusteller*in erhält
einen separaten Auftrag für eine Direktlieferung zu den festgelegten Verbrauchsstellen.)
Um die Zugänge zum Webshop einrichten zu können, machen Sie bitte Angaben über die für die
Beschaffungen vorgesehenen Personen und die möglichen Lieferorte, die in dem System hinterlegt
werden sollen und schicken dies per E-Mail an Referat Finanzen/Bereich Beschaffung.
Für das UKSH erfolgt die Bestellung von Büromaterial (inkl. Sanitärartikeln) wie folgt:
Auf den Link http://10.253.65.232:9911/einstieg.php
Bitte „Normalanforderung“ anklicken.
Bitte alle vier Spalten ausfüllen und auf „Anlieferadresse“ klicken.
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Das Dokument ist dann ausgefüllt. Es können mehrere Anlieferadressen hinterlegt werden.
Bitte „Anforderung bearbeiten“ anklicken.
Nachfolgend Medikamenten-Meldungen.
Bitte „Weiter“ anklicken
Seite 6
Bitte hier Artikel über „Hauskatalog“ oder „Büroartikel+E-Shops“ auswählen
Bitte „Freigabe“ anklicken
Bitte erneut „Freigabe“ anklicken
Seite 7Anschließend kommen Sie wieder in diese Maske Dann bitte „WA senden“ anklicken Kopierpapier Das Kopierpapier für die Universität zu Lübeck wird über das Störungsformular im Intranet der Uni (https://focusinside.uni-luebeck.de/forms/gebaeudetechnikstoerung) bei den Hausmeistern be- stellt und auch von diesen geliefert. EDV-Beschaffung Die Formulare für die Beschaffung an der Universität sind über das Intranet zu erreichen: über die Kachel „Dokumente“, Rubrik Finanzen und Zentrale Beschaffungsstelle; oder kurz: https://focusinside.uni-luebeck.de/file/all/312 EDV-Beschaffung ist immer über das Referat Finanzen/Bereich Beschaffung abzuwickeln. Fragen zu Beschaffungen können auch zentral an folgende Mailadresse gestellt werden: beschaffung@uni-luebeck.de Für das UKSH erfolgt die EDV-Beschaffung (nur möglich mit ZAD-Account) wie folgt: https://intranet.uksh.de/gfit/Antraege.html https://intranet.uksh.de/gfit/Antr%C3%A4ge/Beschaffungsantr%C3%A4ge-p-630.html Seite 8
Bücher
Für die Universität gilt: Die Institute haben zum Teil eigene Institutsbibliotheken. Sollen Bücher für
diese bestellt werden, dann hat das über die Zentrale Hochschulbibliothek (ZHB) zu erfolgen.
In einer E-Mail an zentralkatalog@zhb.uni-luebeck.de werden folgende Angaben mit der Bitte um
Beschaffung geschickt:
Autor:
Titel:
Verlag:
ISBN-13
und am besten einen Link zu diesem Buch
Die ZHB meldet sich per Telefon oder E-Mail, wenn das Buch eingetroffen ist. Entweder Sie holen
das Buch dann ab oder die ZHB schickt es Ihnen per Hauspost, inkl. dazugehöriger Rechnung.
Für das UKSH gilt: Das Wissensportal, was genutzt wird, heißt „eRef“, auf dem die Inhalte der Thieme
E-Books und E-Journals sowie redaktionell aufbereitete Übersichten mit hilfreichen Werkzeugen für
den medizinischen Alltag strukturiert und auf einer Oberfläche vereint sind: https://intranet.uksh.
de/A+bis+Z+_+Stichwortkatalog/eRef+_+Medizinisches+Wissensportal-highlight-eRef-p-13088.
html
Seite 9Möbel Möbel für die Universität werden über den Webshop der Fa. Heinrich Hünicke bestellt (Alexander Schreiber, Tel. 3101 – 1330). Es ist ein entsprechender Rahmenvertrag vorhanden. Für das UKSH vgl. sonstige Beschaffungen. ________________________________________ Sonstige Beschaffungen Institute und Einrichtungen der Universität können Beschaffungen bis 1000 EUR (netto) ohne Ein- holung von Vergleichsangeboten durchführen. Der Vorgang ist lediglich durch Anlage des Doku- mentes „Direktkauf“ zu dokumentieren, damit dem Vergaberecht Genüge getan wird. Ausgenom- men hiervon ist EDV/IT-Beschaffung, die immer über das Referat Finanzen/Bereich Beschaffung zu erfolgen hat. Siehe auch Angaben zur Beschaffungsordnung. Mitarbeiter*innen des UKSH können mit K2 Bestellungen / Beschaffungen (nur möglich mit ZAD-Account) wie im Kasten sichtbar, folgendes bestellen: https://intranet.uksh.de/ A+bis+Z+_+Stichwortkatalog/K2_Antrag+_+Beschaffung-highlight-K2-p-1474.html ________________________________________ Büroreinigung Zuständig für die Büroreinigung an der Universität ist die Firma Klarsicht Glas- und Gebäudereini- gungs-GmbH. Ansprechpartnerin Universität: Frau Czytkowski, Handy 0151 / 15 00 47 15 Ansprechpartnerin Fa. Klarsicht: Frau Baron, Handy 0151 / 15 04 75 55 Die Reinigungskräfte im Gebäude 64 sprechen kein Deutsch! Bitte kleben Sie keine Zettel an die Tü- ren, diese können nicht gelesen werden. Aufträge richten Sie bitte immer direkt an die genannten Ansprechpartnerinnen. Für die Handhabung der Büroreinigung am UKSH können wir Ihnen hier keine allgemeingültigen Informationen zur Verfügung stellen. ________________________________________ Corporate Design Hier finden Sie die Webseite des Corporate Design der Universität: https://focusinside.uni-luebeck.de/file/all/1814 Hier finden Sie die Webseite des Corporate Design des UKSH: https://intranet.uksh.de/ A+bis+Z+_+Stichwortkatalog/CD+_+Corporate+Design-highlight-corporate-p-1518.html ________________________________________ Dienstausweis Mitarbeiter*innen der Universität erhalten ihren Dienstausweis vom Referat Liegenschaften, Bau und Sicherheit. Die zuständige Mitarbeiterin für Dienstausweise erhält alle dafür notwendigen per- sonenbezogenen Daten bei einer Neueinstellung aus dem Referat Personal und nimmt zu Ihnen als neue*n Kolleg*in Kontakt auf. Mitarbeiter*innen des UKSH erhalten ihren Dienstausweis hier: https://intranet.uksh.de/dezernat_ personal/Wir+%C3%BCber+uns/Zentrale+Personalservices/Serviceb%C3%BCro/Dienstausweis- p-932.html ________________________________________ Dienstreisen Alle notwendigen Formulare gibt es im Intranet der Universität unter der Kachel „Dokumente“ (und weiter Rubrik „Personal“, dann „Dienstreisen- und Reisekosten“). Hier gibt es auch eine Power-Point Präsentation mit detaillierten Angaben. Flüge: werden entweder von den Mitarbeiter*innen selbst gebucht (Auslagen) oder über ein Reise- büro (z.B. Hapag Lloyd TUi (im Wirth-Center) per Rechnung. Seite 10
Züge: werden von den Mitarbeiter*innen selbst gebucht (meist online über Deutsche Bahn)
Hotels: Hotelbuchungen können über den eigenen HRS Link des Landes Schleswig-Holstein ge-
bucht werden. Der Link ist mit der Hauptkundennummer automatisch verknüpft. Es ist kein weite-
res Login erforderlich. Ein Merkblatt über Buchungen mit HRS gibt es im Intranet gleichfalls unter
der Kachel „Dokumente“ (und weiter Rubrik „Personal“, dann „Dienstreisen- und Reisekosten“).
Dort ist auch eine Liste der Hotelvereinbarungen mit Lübecker Hotels hinterlegt, die jährlich aktua-
lisiert wird.
Es kann vorkommen, dass Dienstreisen in Verbindung mit der Annahme einer Drittmittelzuwen-
dung, Vertragshonorar bzw. Kostenübernahme erfolgen. Achtung: In Zukunft muss vorher ent-
schieden werden, ob es sich um eine Dienstreise im Rahmen des Hauptamtes mit Angabe des*der
Zuwendungsgeber*in bei Übernahme von Reisekosten und Hotel oder eine Nebentätigkeit (bei
Vortragshonorar, längerfristige Gutachter*innentätigkeit) handelt, die der Universität gemeldet
werden muss. Entsprechende Anträge sind zu stellen. Bei entsprechenden Fragen kontaktieren Sie
bitte das Referat Berufungen und Personalrecht.
Mitarbeiter*innen des UKSH finden im roXtra ein Formular „Antrag Dienstreise/Fort- und Weiterbil-
dung Anlage 1“ inkl. Erläuterung.
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Dienstvereinbarungen
Alle Dienstvereinbarungen der Universität finden Sie hier:
https://focusinside.uni-luebeck.de/file/all/287
Alle Dienstvereinbarungen des UKSH finden Sie hier: https://intranet.uksh.de/dezernat_personal/
Auszug+Dienstvereinbarungen-p-22.html
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E-Mail inkl. Signatur
Mitarbeiter*innen der Universität finden einen Leitfaden nebst Vorlage für E-Mail-Signaturen im
Intranet: https://focusinside.uni-luebeck.de/file/all/7554
Mitarbeiter*innen des UKSH finden hier Informationen: https://intranet.uksh.de/
A+bis+Z+_+Stichwortkatalog/E_Mail+_+Adressen_+Beantragen_%C3%84ndern_+Signatur-high-
light-signatur-p-1556.html
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Geschirrhandtücher für die Teeküchen
Geschirrhandtücher für die Gebäude 61, 62, 63 und 64 können über Frau Mattern (jana.mattern@
uksh.de / Tel. 500-91280) mit Angabe der Kostenstellennummer bestellt werden (ca. 0,20 Euro
pro Handtuch). Nach Bestätigung können diese Handtücher im Zentralklinikum abgeholt werden
(Haupteingang, links am Kiosk vorbei, durch bis ans Ende des Flures, letzte Treppe ins UG, durch die
Glastür und auf der linken Seite durch die offene Tür). Schmutzige Handtücher werden im Gebäude
63/Keller (UG, Gang rechts, Wäschecontainer am Ende des Flures) abgegeben.
Geschirrhandtücher für die Gebäude 1, 2 und 70 werden vom Reinigungsdienst gebracht und ab-
geholt.
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Geschlechtersensible Sprache
Die Universität ist seit 2019 mit dem Audit „Vielfalt Gestalten“ zertifiziert. Es wird im unibezogenen
Sprachgebrauch die Benutzung einer geschlechtersensiblen Sprache empfohlen: Flyer.
Empfehlungen zur Nutzung einer geschlechtersensiblen Sprache am UKSH finden Sie hier:
https://intranet.uksh.de/Gleichstellungsbeauftragte/Themen+_+Angebote/Geschlechtervielfalt.
html
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Seite 11Gesund- und Krankmeldung Bei Erkrankung ist der Einsatzbereich bis 9 Uhr des Arbeitstages telefonisch oder per E-Mail zu informieren. Für Mitarbeiter*innen der Universität erfolgt außerdem eine Meldung an das Referat Personal per Intranet-Onlineformular. Falls das Onlineformular nicht selbst ausgefüllt werden kann, kann dies auch die*der Vorgesetzte oder vertretungsweise eine andere damit beauftragte Person aus dem Einsatzbereich tun. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist im Original an das Referat Personal zu senden. Bei Erkrankung des Kindes genügt eine Kopie. Bei Genesung muss das Formu- lar erneut zur Gesundmeldung ausgefüllt werden. Alle Informationen sowie das Onlineformular sind im Intranet hinterlegt: https://focusinside.uni- luebeck.de/pages/view/633/krankheit Informationen zu Arbeits- und Wegeunfällen finden Sie in unter der Kachel „Liegenschaften, Bau und Sicherheit“ in der Rubrik Arbeitssicherheit: https://focusinside.uni-luebeck.de/pages/ view/1487/notfalle-erste-hilfe Für Mitarbeiter*innen des UKSH gibt es ein Dokument in roXtra. Pro Mitarbeiter*in ist ein Zettel auszufüllen. Es gilt folgendes Procedere: 1. Der*die Mitarbeiter*in meldet sich krank: – am ersten Tag < (für Anfang), Arbeitstage ankreuzen (freie Tage = F, Urlaub= U) und an das Dezernat Entgeltabrechnung faxen. Arbeitsunfälle werden mit „BG“ eingetragen und Kind krank wird mit „KK“ eingetragen. – gefaxt am: mit Datum und Hand- zeichen abzeichnen (damit Ihre Kollegen*innen wissen, dass es erledigt ist) 2. Der*die Mitarbeiterin ist wieder im Dienst: – letzter Arbeitstag der Krankheit > (für Ende) eintra- gen und an entsprechende Faxnummer übermitteln. ________________________________________ Hauspost Die Hauspost der Universität für die Gebäude 1, 2 und 70 befindet sich in Haus 2, erste Tür links neben der Eingangstür (Zutritt nur mit dem eigenen Transponder). Die Postverteilungsstelle im Gebäude 64 ist im Erdgeschoss neben dem Seiteneingang, der ge- genüber dem Vorklinikum ist. Die Post wird morgens gegen 11.00 Uhr von der Poststelle des UKSH gebracht. In dem Zuge wird die Post vom Vortag mitgenommen. Im Postraum sind rechts die Postkästen für die verschiedenen Institute, die im Gebäude 64 angesiedelt sind. Auf der linken Seite befinden sich die Fächer für den Postausgang. Briefe kommen in die linke Seite des Schranks (Brief- schlitz), Pakete werden in die rechte Seite des Schranks gestellt und die Tür bleibt geöffnet. Niemals die Tür schließen, wenn ein Paket im Schrank steht, die Kolleg*innen von der Post sehen nicht (!) im Schrank nach! An einigen Tagen gibt es gegen 15.00 Uhr noch einmal „Paketpost“, d.h. wenn viele Paketsendungen in der Verwaltung aufgelaufen sind. Für alle Institute in den MFC-Gebäuden gibt es eine zentrale Poststelle im TZL/MFC I im Erdge- schoss, die zu den Öffnungszeiten 8.00 – 16.00 Uhr zugänglich ist. Die Zustellung/Abholung erfolgt täglich ca. 13.00 Uhr. Verschließbare Fächer gibt es dort nicht. Das Institut für Medizingeschichte und Wissenschaftsforschung in der Königstraße ist völlig autark, die Post wird jeweils mit der Deutschen Post bzw. Nordbrief verschickt, Ein- und Ausgang betref- fend, ebenso Pakete und Päckchen. Telefonische Rückfragen bei der Poststelle des UKSH siehe folgenden Infokasten (mit Rauswahl aus dem Universitätsnetz 02-12091). Für das UKSH gilt (Umschläge können über die Bürobeschaffung bestellt werden): https://intranet.uksh.de/A+bis+Z+_+Stichwortkatalog/Postordnung+f%C3%BCr+das+Postzentrum _+Campus+L%C3%BCbeck-highlight-post-p-1782.html Seite 12
________________________________________
Hier finden Sie die Webseite zum Hochschulrecht.
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(alternierendes) Home Office
Mitarbeiter*innen der Universität haben die Möglichkeit auf Antrag am (alternierenden) Home
Office teilzunehmen. Bitte beachten Sie hierzu die entsprechende Dienstvereinbarung: https://fo-
cusinside.uni-luebeck.de/file/view/1373/home-office-2017
Mitarbeiter*innen des UKSH haben die Möglichkeit am (alternierenden) Home Office teilzuneh-
men: https://intranet.uksh.de/A+bis+Z+_+Stichwortkatalog/Home+Office_+Mobiles+Arbeiten-
highlight-home-p-1632.html
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Instituts-Haushalt
Jede*r Professor*in, die*der an die Universität berufen wird, hat einen eigenen Institutshaushalt
pro Haushaltsjahr, der Teil der Berufungsverhandlung war. Dieses Geld kann sie*er für Beschaffun-
gen, Dienstreisen etc. ausgeben. Vom Referat Finanzen gibt es Einzelpostenberichte, die per E-Mail
zugeschickt werden und zu überprüfen sind. Es ist ratsam, eigene Listen über Bestellungen und
Rechnungen zu führen, um den tatsächlichen Institutshaushalt zu kennen.
Des Weiteren können durch Drittmitteleinwerbung zusätzliche Gelder zur Verfügung stehen (Deut-
sche Forschungsgemeinschaft (DFG), Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF), Bun-
desministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi), EU, Industrie, Stiftungen, etc.). Sie werden i.d.R.
für bestimmte Projekte oder Forschungsbereiche befristet bereitgestellt. Hiermit werden u.a. auch
Stellen finanziert.
Am UKSH bietet die Stabsstelle Drittmittelbewirtschaftung campusübergreifend Unterstützung
rund um das Thema Forschungsprojekte an. Der Aufgabenbereich umfasst dabei die Mittelbe-
wirtschaftung sowie die Betreuung und Beratung in finanziellen und organisatorischen Belangen:
https://intranet.uksh.de/Drittmittelbewirtschaftung/
Die Haushaltsmittel für das UKSH werden über die Universität vergeben.
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Intranet
Im Intranet focus:INSIDE der Universität finden Sie tägliche News, die wichtigsten Informationen im
Uni-Handbuch, Dokumente, Formulare, Gruppen, Speisepläne, ein Schwarzes Brett zum Tauschen
und Bieten und vieles mehr. Es ist möglich, Gruppen nach speziellen Interessen einzurichten oder
beizutreten. Es gelten die allgemeinen Regeln des Datenschutzes und der Netiquette. Ein überge-
ordnetes Ziel des Intranets ist die Eindämmung der E-Mail-Flut durch Nutzung bzw. Beachtung der
News-Funktion. Um das Intranet zu nutzen, ist ein IDM-Account notwendig.
Tipp: Legen Sie sich focus:INSIDE gleich als Startseite im Browser an!
Intranet der Universität: https://focusinside.uni-luebeck.de/
Das Intranet des UKSH kann nur von Mitarbeiter*innen des UKSH mit einem ZAD-Account genutzt
werden. Hier finden Sie tägliche News, Informationen wie das Telefonbuch & Kontakte, zu bauli-
chen Veränderungen, zum Change Management oder den Stichwortkatalog.
Seite 13Intranet des UKSH: https://intranet.uksh.de/gfit/Antr%C3%A4ge/Benutzerantr%C3%A4ge-p-632. html. ________________________________________ Mitarbeiter*in-Account Jede*r neue Mitarbeiter*in an der Universität muss sich den Passwortbrief mit dem IDM-Account im IT-Service-Center am Service-Desk abholen. Die Vorlage eines Ausweises ist zwingend erforderlich. Ist schon ein Mitarbeiter*innenausweis vorhanden ist, reicht dieser, sonst der Personalausweis. Der Service-Desk befindet sich in Geb. 64, 1. OG, Raum 103 Öffnungszeiten: Montag bis Donnerstag 7.30 Uhr – 12.00 Uhr und 13.00 Uhr – 17.00 Uhr Freitag 7.30 Uhr – 12.00 Uhr und 13.00 Uhr – 15.00 Uhr Folgende Dienste stehen zur Verfügung: - Wlan-Netzwerke UzL-Wlan, Eduroam - SSL-Gate und Home-Office-Zugang - Moodle - ITSC-PC-Pools der Studierenden: Pools Geb.64, Pool Geb.61, Pool Geb.60/ZHB - Gegebenenfalls Anmeldung an Windows-Domänen (ZUV, GTH, Pharma, PNB, ZHB, Gründercube, ITSC) - Ihre zusätzliche persönliche E-Mail-Adresse mit Endung @uni-luebeck.de - Selfservice-Portal - Password-Registration-Portal - Password-Reset-Portal Weitere wichtige Informationen, eine FAQ und Anleitungen finden Sie auf der Webseite des IT-Ser- vice-Center. ZAD-Account für das UKSH Der ZAD-Account ist der Anmeldename + Passwort, der jedem*jeder Mitarbeiter*in zugeordnet wird. Mit diesem Account wählt man sich am PC ein. Die IT des UKSH betreibt an beiden Campi einen einheitlichen E-Mail Service auf Basis von Microsoft Exchange®. Die einheitliche E-Mail Domäne dafür lautet uksh.de. Die Benutzung ist campusunabhängig in Kiel wie in Lübeck mit dem Microsoft Outlook-Client möglich. Weltweit kann auf den E-Mail Server mit- tels Webclient (MS Internet Explorer®, Mozilla Firefox® u.a.) zugegriffen werden. ________________________________________ Mitarbeiter*innen-Vorgesetzten-Gespräche An der Universität sollen Führungskräfte einmal im Jahr (empfohlen wird ein Termin im Frühjahr) Mitarbeiter*innen-Gespräche führen. In der Verwaltung sind diese verpflichtend, eine Durchfüh- rungsbestätigung ist an das Referat Personal zu versenden. Als Vorlage wird hierzu das Tool „Dia- logzeit“ mit differenzierten Leitfäden für Promovierende, technisch-administratives Personal und wissenschaftliches Personal bereitgestellt. Alle Informationen sind im Intranet hinterlegt: https:// focusinside.uni-luebeck.de/file/all/5302. Am UKSH sollen Führungskräfte regelmäßig Mitarbeiter*innengespräche führen. Diese können in Formen von z. B. Zielvereinbarungs-, Probezeit- oder Beurteilungs- und Fördergesprächen gestaltet sein. Es werden dazu viele Leitfäden und Vorlagen für die Durchführung solcher Gespräche angebo- ten: https://intranet.uksh.de/dezernat_personal/Werkzeugkoffer+f%C3%BCr+F%C3%BChrungskr%C3% A4fte-p-1064.html Seite 14
________________________________________
Moodle
Das Uni-Moodle (Modular Object-Oriented Dynamic Learning Environment) wird zentral und dau-
erhaft vom Dozierenden-Service-Center (DSC) der Uni betreut.
Es handelt sich dabei um eine Online-Lehr-Lern-Plattform, die zentral für alle Lehrenden, Studieren-
den und Sekretariate der Universität zur Verfügung steht. Nach der Anmeldung beim System fin-
den Studierende wie Lehrende in ihrem Browser ein Verzeichnis aller »Kurse«, an denen sie teilneh-
men beziehungsweise die sie leiten. Die Lehrenden können das System nun nutzen, um vielfältige
Arten von Materialien und Aktivitäten in Kurse einzustellen; die Studierenden nutzen das System,
um alle für sie relevanten Materialien an einer Stelle zu finden, um in Foren zu diskutieren, Online-
Tests abzulegen oder die Benotung von Übungszetteln einzusehen.
Institute und Kliniken benennen »Moodle-Beauftragte«, die nach einer ausführlichen persönlichen
Einweisung die Verwaltung der Kurse des Instituts oder der Klinik übernehmen können. Um das
neue Uni-Moodle auf moodle.uni-luebeck.de zu nutzen, wird ein Zugang benötigt (= IDM-Ac-
count).
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Posterdruck
Posterdrucke der Universität für Kongresse/Tagungen oder sonstige Veranstaltungen können in-
tern in Auftrag gegeben werden.
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Raumbuchung
Die Räume der Universität, die im Zusammenhang mit der Lehre stehen, werden über das UniVis
gebucht. Das erfolgt durch das Stundenplaner-Team sowie den Instituten selbst. Darüber hinaus
müssen Anfragen immer an die Raumvermietung der Universität zu Lübeck gestellt werden.
Mitarbeiter*innen des UKSH buchen Räume wie folgt: https://intranet.uksh.de/
A+bis+Z+_+Stichwortkatalog/Seminarr%C3%A4ume+am+Campus+L%C3%BCbeck-highlight-
raumbuchung-p-47828.html
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Schlüssel (Schließbeauftragte*r)
Die Schließanlage der Universität ist einrichtungsbezogen aufgebaut, der Schließbeauftragte der
Universität ist Mitarbeiter im Referat Liegenschaften, Bau und Sicherheit. Verantwortlich für die
ordnungsgemäße bereichsbezogene Schlüsselverwaltung ist die Leitung der jeweiligen Einrich-
Seite 15tung. Ihr obliegt es, eine schlüsselverantwortliche Person (Schließbeauftragte*r) zu benennen, die für die Schließregelung, Schlüsselbeschaffung, Schlüsselaushändigung und –rückgabe sowie für das zu führende Schlüsselbuch innerhalb des Bereiches zuständig ist. Die Bestimmung einer Vertre- tung im Krankheits- oder Urlaubsfall obliegt der*dem Schließbeauftragten im Einvernehmen mit der Leitung der Einrichtung. Die Nachbestellung von Schlüsseln erfolgt über die Störungsmeldung. Am UKSH ist jede Klinik/Einrichtung und Institution selbst verantwortlich. ________________________________________ SSL-Gate + WLAN Mitarbeiter*innen der Universität finden hier alle Informationen zum SSL-Gate. Hier finden Sie Anleitungen für das Konferenz-WLAN und das eduroam-WLAN. Mitarbeiter*innen des UKSH stellen einen Antrag für WLAN im roXtra: ________________________________________ Telefonanschluss / Chef*in-Sekretariatseinstellung An der Universität wird über eine „Voice-over-IP“-Anlage" telefoniert. Daher wird allgemein von der VoIP-Anlage gesprochen. Auf der weiterführenden Seite „Anleitungen“ erhalten Sie viele Informationen rund um das Telefon. So z.B. Anrufbeantworter, Chef*in – Sekretariatseinstellung, Audio-Konferenzen. Am UKSH können neue Telefone über ein Bestellformular bei der ITSG bestellt werden. Änderungen wie z. B. die Namensanzeige gehen direkt über die Hotline 55555. ________________________________________ Türnamensschild Für die Universität sind Türschilder über das Formular Störungsmeldung im Intranet zu beantragen. Kachel Portal Gebäude, Sicherheit, Abfall und Gefahrgut - Störungsmeldung aufgeben. Seite 16
Mitarbeiter*innen des UKSH bestellen Türschilder wie folgt:
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Typo3
TYPO3 CMS ist ein freies Content-Management-System für die Webseiten. Jedes Institut gestaltet
den Inhalt seiner Webseiten selbst, nach entsprechenden Vorgaben.
Das IT-Service Center der Universität ist gerne dabei behilflich und stellt die entsprechende Um-
gebung zur Verfügung. Diese enthält bereits das komplette Corporate Design der Universität, so
dass die mit diesem System erstellten Webseiten optisch wie die Hauptwebseite der Universität
aussehen und damit das Erscheinungsbild der Webauftritte der Universität und ihrer Einrichtungen
vereinheitlicht wird.
Das ITSC übernimmt die Installation und Wartung (Einspielen von Updates etc.) der Typo3-Systeme
für die Einrichtungen, die dann lediglich über webbasierte Benutzer*innenzugänge die Seitenin-
halte erstellen und pflegen müssen. Eine Einführung in die Typo3-Bedienung kann auf Wunsch im
ITSC gegeben werden.
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Verträge
Für Arbeitsverträge ist das Referat Personal zuständig. Beschaffungsverträge (Kaufverträge, Miete,
Leihe etc.) werden in der Regel im Referat Finanzen/Bereich Beschaffungen bearbeitet.
Für die Bearbeitung von Verträgen, die wissenschaftliche Kooperationen zum Gegenstand haben,
ist das Justiziariat zuständig. Solche Verträge werden meistens von den Institutsleitungen oder
Projektleitungen angebahnt. Die Zeichnungsbefugnis für diese Kooperationsverträge liegt bei der
Präsidentin und kann über das Justiziariat eingeholt werden.
Zum Thema Kooperationsverträge wird auch regelmäßig eine Fortbildung in der IWB angeboten.
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Zeiterfassung
Die Universität nutzt seit dem 1. Oktober 2020 die elektronische Zeiterfassung auf Basis einer ent-
sprechenden Dienstvereinbarung-
Beschäftigte des technisch-administrativen Personals sind verpflichtet, ihre Arbeitszeiten zu erfas-
sen. Wissenschaftlich Beschäftigte können freiwillig ihre Arbeitszeiten ebenfalls erfassen, wenn dies
gewünscht ist. Alle Informationen einschließlich Anleitung und FAQ finden Sie im Intranet unter
„Zeit und Urlaub“.
Seite 17Rund um Studium und Lehre Hier finden Sie die Webseite des Akademischen Auslandsamtes (International Office). ________________________________________ Hier finden Sie die Webseite des Center for Doctoral Studies (CDSL). ________________________________________ Notenmeldung Derzeit wird die Notenmeldung über ein besonderes Formular per E-Mail ans Prüfungsamt über- mittelt. Jedes Semester gibt es eine neue Excel-Liste, die vom Prüfungsamt vor Semesterende an die Sekre- tariate per E-Mail geschickt wird. Dieses Formular ist ebenfalls im Moodle der Universität (https:// moodle.uni-luebeck.de/course/view.php?id=58 ) hinterlegt. Diese Excel-Liste besteht immer aus dem Tabellenblatt Erläuterungen, der aktuellen Immatrikulati- onsliste sowie einer Kopiervorlage. Ratsam ist es, pro Lehrveranstaltung und Prüfungsdatum eine Excel-Liste anzulegen und in dieser Liste wiederum neue Tabellen-Blätter (Arbeitsblätter) aus der Kopiervorlage für die verschiedenen Studiengänge anzulegen. Pro Blatt dürfen nur Studierende eines Studiengangs vorkommen! Detaillierte Informationen stehen im Tabellenblatt Erläuterungen. Es werden die Noten eingetragen sowie Krankmeldungen und Nichterscheinen. Für jedes erzeugte Arbeitsblatt wird dann eine PDF-Datei erstellt. Dabei müssen die Dateien be- nannt werden nach dem Text, der im Feld »Dateiname« oben steht. Am besten Sie kopieren ihn. Diese wird dann mit genau diesem entsprechenden Betreff per E-Mail an die zuständigen Sachbe- arbeiterinnen der jeweiligen Studiengänge im Prüfungsamt übermittelt. Seit Sommersemester 2020 gibt es eine neues Verfahren: Online Prüfungsanmeldung (OPA). Jedes Institut benennt eine*n OPA-Beauftragte*n, der für die Notenmeldung zuständig ist (z.B. das Sekre- tariat und ggf. eine Vertretung). Die Notenmeldung erfolgt nach Anmeldung mit dem IDM-Account direkt ins QIS für die Lehrveranstaltungen des jeweiligen Institutes, die dort eingetragen sind, unterteilt in 1. und 2. Termin. Es können unter Umständen noch Notenmeldungen nach dem alten System (Excel-Liste) notwen- dig sein. ________________________________________ Prüfungsamt Hier finden Sie die Webseite des Prüfungsamts (der Sektion MINT, Medizin, Promotionen). ________________________________________ Hier finden Sie die Webseite des Studierenden-Service-Centers. ________________________________________ HiWi-Verträge Für die Universität gilt: Nach § 6 Wissenschaftszeitvertragsgesetz (WissZeitVG) sind HiWi-Verträge nur mit Studierenden möglich, die an einer deutschen Hochschule für ein Studium, welches zu einem ersten oder einem weiteren berufsqualifizierenden Abschluss führt, eingeschrieben sind. Umgangssprachlich werden studentische Hilfskräfte oft kurz als „HiWis“ (Hilfswissenschaftler*innen) bezeichnet. Sie werden für Dienstleistungen in Forschung und Lehre eingesetzt und haben stun- denbasierte Verträge. Die geleisteten Stunden müssen durch MILOGS (Erfassungsbogen gem. §17 Mindestlohngesetz ) nachgewiesen werden. Es wird unterschieden zwischen: Studentische Hilfskraft: ohne Hochschul-Abschluss (derzeit 10,00 Euro/pro Stunde) Wissenschaftliche Hilfskraft: mit Hochschulabschluss (Bachelor, derzeit 11,00 Euro/pro Stunde) Wissenschaftliche Hilfskraft: mit Hochschulabschluss (Master, derzeit 12,50 Euro/pro Stunde). Diese werden immer als Einzelfall betrachtet und müssen gesondert mit dem Referat Personal bespro- chen werden, es sind neuerdings keine Hiwi-Verträge mehr mit Masterabschlüssen möglich. Seite 18
Informationen dazu gibt es unter: https://focusinside.uni-luebeck.de/pages/view/628/studenti-
sche-hilfskrafte
Auch am UKSH sind HiWi-Verträge möglich. Die Unterlagen für die Einstellung von HiWis sind im
roXtra eingestellt.
Seite 19Rund um Forschung und Wissenschaft Antritts- und Abschiedsvorlesungen Das Veranstaltungsmanagement hat ein Merkblatt für Antrittsvorlesungen erarbeitet, dass Sie on- line finden. ________________________________________ Hier finden Sie die Webseite des Dozierenden-Service-Centers (DSC). ________________________________________ Institutsbibliothek Die Institute haben zum Teil eigene Institutsbibliotheken. Sollen Bücher für diese bestellt werden, dann hat das über die ZHB zu erfolgen. In einer E-Mail an zentralkatalog@zhb.uni-luebeck.de werden folgende Angaben mit der Bitte um Beschaffung geschickt: Autor: Titel: Verlag: ISBN-13 und am besten einen Link zu diesem Buch Die ZHB meldet sich dann per Telefon oder E-Mail, wenn das Buch eingetroffen ist. Entweder Sie holen es selbst ab oder die ZHB schickt es Ihnen per Hauspost, inkl. dazugehöriger Rechnung. ________________________________________ PURE / FILU Informationen zum „FILU“ (Forschungs-Informationssystem der Lübecker Universität, System PURE) nebst Link zum Handbuch finden Sie unter der Kachel „Forschung“ im Intranet: https://focusinside.uni-luebeck.de/pages/view/15148/forschungsinformationssystem-filu Seite 20
An der Uni und auf dem Campus
Hier finden Sie die Webseite der Beauftragten der Universität:
https://www.uni-luebeck.de/universitaet/verwaltungsstruktur/beauftragte.html
Hier finden Sie die Webseite der Beauftragten des UKSH:
https://intranet.uksh.de/uksh/organisation.html
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Betriebsärztlicher Dienst
Die arbeitsmedizinische Betreuung der Beschäftigten der Universität erfolgt durch den Betriebs-
ärztlichen Dienst Norddeutschland GmbH (BDN). Sie erreichen die Betriebsärzt*innen unweit des
Campus unter:
BDN
Osterweide 8
23562 Lübeck
Tel. 0451 6072990
E-Mail: info@bd-nord.de
Die Beschäftigten werden nach ihrer Einstellungsuntersuchung i.d.R. automatisch per Hauspost zu
fälligen Angebotsvorsorgen eingeladen.
Die Beschäftigten des UKSH werden durch die Stabsstelle Betriebsärztlicher Dienst des Klinikums
betreut. Die Praxisräume befinden sich auf dem Campus im EG des Hauses 73. Sie erreichen die
Betriebsärzt*innen unter:
Stabsstelle Betriebsärztlicher Dienst
Tel: 0451 / 500-18400
E-Mail: BetriebsaerztlicherDienst.Luebeck@uksh.de
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Brandschutzübungen
An der Universität werden alle Beschäftigten jährlich im sicheren Verhalten in Brandfällen geschult.
Zu den zentral durch das Referat Liegenschaften, Bau und Sicherheit organisierten, etwa einstün-
digen Schulungen wird gebäudebezogen eingeladen. Es referieren Mitglieder der Werksfeuerwehr
des UKSH, die feuerwehrtechnisch die Liegenschaften der Universität mit betreut. Auf den Theorie-
unterricht folgt ein Praxisteil, in dem die Handhabung eines Feuerlöschers geübt wird. Die Teil-
nahme ist verpflichtend. Nähere Informationen sind im Intranet bereitgestellt: https://focusinside.
uni-luebeck.de/pages/view/1491/brandschutz
Die Brandschutzschulungen des UKSH werden per E-Learning über die Akademie durchgeführt:
https://intranet.uksh.de/Akademie_FuW/Online_Akademie_+E_Learning-p-508.html
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Campusführung
Informationen zu Campusführungen an der Universität finden Sie hier:
https://www.uni-luebeck.de/universitaet/personalangelegenheiten/new-service/veranstaltungen/
campusfuehrungen.html
Im Starterpaket des UKSH werden keine Campusführungen mehr angeboten.
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Campusplan der Universität
Campusplan
Zusätzlich finden Sie hier einen familiengerechten Campusplan mit Einrichtungen für Eltern und
Kinder: Campusplan Familie mit Kindern.
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Seite 21Catering für Antrittsvorlesungen, Gäste, usw. Für Cateringadressen wenden Sie sich bitte an langjährige Sekretariatskolleg*innen anderer Institu- te. Bitte beachten Sie die Bewirtungsrichtlinie der Universität (die auch für das UKSH gilt). ________________________________________ Einkaufsmöglichkeiten Auf und um den Campus finden Sie zahlreiche Einkaufsmöglichkeiten, siehe Internet. Angebote für Vergünstigungen für Universitätsbeschäftigte finden Sie im Intranet unter der Kachel „Vergünstigungen“: https://focusinside.uni-luebeck.de/pages/view/14800/portal-verguenstigun- gen. ________________________________________ Essen/Mensacard Es gibt einige Möglichkeiten, mittags etwas zu essen: https://focusinside.uni-luebeck.de/pages/view/570/verkostigung-auf-dem-campus Im UKSH-Bistro im Zentralklinikum kann jede*r Mitarbeiter* essen gehen. Dort kann man bar oder per Kreditkarte bezahlen. Mit Vorlage des Dienstausweises bekommt man den Mitarbeiter*innenpreis. Die Mensa ist nicht nur für Studierende geöffnet, es dürfen auch die Mitarbeiter*innen dort essen. Eine Barzahlung ist leider nicht möglich. Wer dort essen möchte, muss sich eine Mensacard kaufen; diese gibt es zu den im Intranet genannten Öffnungszeiten. Sie kostet zurzeit 15,00 Euro; 10,00 Euro werden als Gutschrift auf die Karte gebucht und 5,00 Euro kostet die Karte. Die Karte kann dann im Eingangsbereich an den Terminals immer wieder aufgeladen werden. Speisepläne zu den beiden Einrichtungen gibt es im Intranet unter dem o.g. Link ganz am Ende der Seite. Eine andere Möglichkeit ist noch die Cafeteria im MFC (Multifunktionscenter). Dort gibt es mittags auch warme Gerichte, man muss allerdings den Mitarbeiter*innenausweis vorlegen. Hier geht auch Barzahlung. In der näheren Umgebung sind auch einige Restaurants: „Zeus“ (griechische Küche; im Hochschul- stadtteil, knapp 10 Gehminuten entfernt), „Asia King“ (chinesische Küche; an der Stadtweide; dieser liefert auch) und direkt daneben „Piccola Italia“ (italienische Küche). Außerdem gibt es noch verschiedene Bäckereien wie im Intranet beschrieben. ________________________________________ Gästehaus Die Universität hat ein Gästehaus im Peter-Monnik-Weg 4 (Haus 80 auf dem Universitätsgelände). Das UKSH hat keine speziellen Konditionen in Lübecker Hotels. ________________________________________ Hier finden Sie die Webseite zum Hochschulsport. ________________________________________ Hier finden Sie die Webseite der Internen Weiterbildung der Universität (IWB). ________________________________________ Kinderbetreuung Die Universität ist seit 2008 als „familiengerechte hochschule“ auditiert und verfügt über zahlreiche Maßnahmen zur Vereinbarkeit von Studium/Beruf und Familie. Weitere Informationen finden Sie unter Kinderbetreuung. Das UKSH ist seit 2010 als familiengerechtes Unternehmen auditiert und engagiert sich umfang- reich bei der Kinderbetreuung für Beschäftigte. Allgemeine Infos, Ansprechpartner*innen und das Anmeldeformular der Kitas finden Sie auf https://intranet.uksh.de/kitas/ Weitere Informationen zur Ferienbetreuung und zur Backup-Betreuung finden Sie hier: Seite 22
https://intranet.uksh.de/audit_berufundfamilie/Themen+f%C3%BCr+Eltern/Kinderbetreuungsan-
gebote.html
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Parkplatz
Instituten und Einrichtungen der Universität steht ein gewisses Kontingent an Parkplätzen und
Zufahrtsberechtigungen zur Verfügung. Die zuständige Mitarbeiterin des Referats Liegenschaften,
Bau und Sicherheit schickt meist im September eine Liste, worin der Bedarf zu melden ist. Zusätz-
lich wird von jedem*jeder Mitarbeiter*in eine separate Online-Abfrage benötigt, die unter folgen-
dem Link: https://focusinside.uni-luebeck.de/forms/zufahrtsberechtigung zu erreichen ist.
Die Nutzungsgebühr für das Jahr beträgt aktuell 180,00 Euro (inkl. 19 % Umsatzsteuer). Der Park-
platz befindet sich vor Haus 12 (am Anfang der Marie-Curie-Straße, linke Seite).
Seit dem 1. Juli 2017 ist es möglich, dass Mitarbeiter*innen des UKSH auf dem Parkplatz Mönkho-
fer Weg für eine Tagespauschale von 2 Euro parken können. Weitere Informationen finden Sie hier:
https://intranet.uksh.de/A+bis+Z+_+Stichwortkatalog/Parken+_+Parkpl%C3%A4tze+_+Campus+
L%C3%BCbeck+_+Nutzungserkl%C3%A4rungen-highlight-parken-p-1736.html
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Presse und Kommunikation
Universität:
Pressestelle. Referat Kommunikation.
UKSH:
Pressestelle
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Veranstaltungen
Veranstaltungen der Universität
Veranstaltungen des UKSH
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UniVis
UnivIS ist ein universelles Informationssystem für Hochschulen mit dem Ziel, Daten in einer einheit-
lichen Weise zu präsentieren. Es wird dezentral gepflegt und jede Institution sollte eine*n UniVis-
Beauftragte*n haben (meist Sekretariate).
Anlaufstelle für alle Anfragen sind die UniVis-Beauftragten der jeweiligen Einrichtung, die im UniVis
ausgewiesen sind. Anliegen, die nicht mit den UniVisbeauftragten gelöst werden können, werden
per E-Mail an die UniVis-Administrator*innen gerichtet.
Benutzer*innenberechtigungen können ebenfalls bei der obigen Adresse angefordert werden. Pro
Klinik / Institut sollte in der Regel nur ein*e letztverantwortliche*r Benutzer*in benannt werden,
der*die für die Ersteingaben und deren Aktualisierung zuständig ist.
Es gibt eine Lehrveranstaltungsverwaltung, Personenverwaltung, Raumverwaltung, Terminverwal-
tung, Vorlesungsverzeichnis, u.a.
Hinweis: Auf den UniVis-Seiten der Universität gibt es keine speziellen Informationen für
Mitarbeiter*innen des UKSH.
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Vitalzeit
Mit der Vitalzeit bietet die Universität ein gesundheitsförderndes Angebot, welches
Mitarbeiter*innen einmal wöchentlich während der Arbeitszeit nutzen können. Die Vitalzeit ist ein
20-minütiges Kurzprogramm zur Mobilisation, Kräftigung und Entspannung, um den Arbeitsalltag
aktiver zu gestalten und einen Ausgleich zu berufsbedingtem Stress zu schaffen. Die aktuellen Ter-
mine finden Sie im Intranet unter „Gesunde Hochschule“:
https://focusinside.uni-luebeck.de/pages/view/615/vitalzeit
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Hier finden Sie die Webseite der Zentralen Hochschulbibliothek (ZHB).
Seite 23Organigramm Hier finden Sie die Webseite der Beauftragten der Universität. Hier finden Sie die Webseite der Beauftragten des UKSH. ________________________________________ Hier finden Sie die Gremien der Universität. ________________________________________ Personalräte Personalräte der Universität wissenschaftliche Beschäftigte, wissenschaftliche Beschäftigte des UKSH, technisch-administrativ Beschäftigte der Universität sowie Schwerbehindertenvertretung. Personalrat des UKSH technisch-administrativ Beschäftigte (sowie Schwerbehindertenvertretung). ________________________________________ Strukturen / Hierarchien Hier finden Sie die akademische Struktur und die Verwaltungsstruktur der Universität. Hier finden Sie die Verwaltungsstruktur des UKSH. Seite 24
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