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Informationsblatt – Jahreswechsel
Inhalt
1. Checkliste ......................................................................................................................................... 3
2. Allgemeines ...................................................................................................................................... 4
3. Aktennummern umstellen ................................................................................................................. 4
4. Ablagenummer umstellen ................................................................................................................. 5
5. Ablagenummern für Notariatsakten umstellen ................................................................................... 6
6. Rechnungsnummern umstellen ........................................................................................................ 8
7. Urlaubsansprüche übertragen........................................................................................................... 9
8. Speicherort für Dokumente umstellen ............................................................................................. 11
9. Basiszinssatz ergänzen ................................................................................................................... 14
10. Jahresabschluss der Finanzbuchhaltung .................................................................................... 15
11. Jahreswechsel im Notariat .......................................................................................................... 16
11.1. Anderkontenliste ................................................................................................................. 17
11.2. Übersicht der Geschäfte ..................................................................................................... 17
11.3. Übersicht der Verwahrungsgeschäfte ................................................................................. 17
12. Aufbewahrungspflicht für digitale Daten ...................................................................................... 171. CHECKLISTE
Aktennummern umstellen
Ablagenummern umstellen
Ablagenummern für das Notariat umstellen
Rechnungsnummern umstellen
Urlaubsansprüche übertragen
Speicherorte für Dokumente umstellen
Basiszinssatz ergänzen
Jahresabschluss der Finanzbuchhaltung
Abschlüsse im Notariat
Aufbewahrungspflicht für digitale Daten
Informationsblatt´: Jahreswechsel Seite 3 von 18
Erstellt am: 29.10.2018
Verantwortlich: Support © Hülskötter & Partner Consulting und Vertriebs GmbH2. ALLGEMEINES Die Mehrzahl der Einstellungen für die Jahresumstellung in advoware können Sie mit dem Assistenten zur Jahresumstellung vornehmen. Diesen finden Sie unter „?“ – „Assistent zur Jahresumstellung“. Bitte führen Sie diese Umstellung auf keinen Fall vor dem 01.01.2019 durch. Hinweis: Sollten Sie z.B. nachstehende Meldung erhalten, so melden Sie sich in advoware als Administrator an, damit die entsprechenden Einstellungen vorgenommen werden können. Wenn Sie die Funktion über den Assistenten zur Jahresumstellung wählen, öffnet sich folgendes Fenster: 3. AKTENNUMMERN UMSTELLEN advoware vergibt bei der Anlage von Akten automatisch eine eindeutige Nummer und beginnt in jedem Jahr automatisch mit der Nummer „1“. Der Vorteil liegt darin, dass Sie für alle Akten im Jahr in sämtlichen Modulen nur die Nummer eingeben müssen, um die Akte aufzurufen (und nicht „1/19“). Wenn Sie dieser empfohlenen Richtlinie folgen, brauchen Sie bezüglich der Aktennummer im neuen Jahr nichts beachten und keine weiteren Einstellungen vornehmen. Informationsblatt´: Jahreswechsel Seite 4 von 18 Erstellt am: 29.10.2018 Verantwortlich: Support © Hülskötter & Partner Consulting und Vertriebs GmbH
Wenn Sie die aktuelle Aktennummer jahresunabhängig fortführen möchten, starten Sie den Assistenten zur Jahresumstellung und klicken dort auf den Button „Aktennummer umstellen“. Es öffnet sich folgendes Fenster: Um fortzufahren, bestätigen Sie das Fenster mit „Ja“. Es öffnet sich nachstehendes Fenster: Wählen Sie hier das Jahr, für welches die Akten angelegt werden sollen und tragen Sie die nächste zu vergebene Aktennummer ein. Die Einstellung „Jahrgang“ und erste Nummer des Jahrgangs „1“ werden von advoware vorgeschlagen, können aber bei Bedarf verändert werden. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „Ok“. 4. ABLAGENUMMER UMSTELLEN Im Gegensatz zu den Akten erfolgt bei den Ablagenummern keine automatische Anpassung an das Jahr. Wenn Sie beim Assistenten zur Jahresumstellung die Eingabe der Aktennummer mit „Ok“ bestätigt haben, gelangen Sie automatisch in das Ursprungsfenster zurück. Informationsblatt´: Jahreswechsel Seite 5 von 18 Erstellt am: 29.10.2018 Verantwortlich: Support © Hülskötter & Partner Consulting und Vertriebs GmbH
Um die Ablagenummer umzustellen, klicken Sie auf den Button „Ablagenummer umstellen“. Es öffnet sich folgendes Fenster: Wählen Sie hier das Jahr und tragen Sie die nächste zu vergebene Ablagenummer ein. Die Einstellung „Jahrgang“ und erste Nummer des Jahrgangs „1“ werden von advoware vorgeschlagen, können aber bei Bedarf verändert werden. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „Ok“. 5. ABLAGENUMMERN FÜR NOTARIATSAKTEN UMSTELLEN Wenn Sie die Ablagenummern für die Notariatsakten getrennt von den Prozessakten führen möchten, müssen Sie die Ablagenummer für die Notariatsakten ebenfalls umstellen. Hier erfolgt, wie bei den Ablagenummern der Prozessakten, keine automatische Anpassung an das Jahr. Informationsblatt´: Jahreswechsel Seite 6 von 18 Erstellt am: 29.10.2018 Verantwortlich: Support © Hülskötter & Partner Consulting und Vertriebs GmbH
Wenn Sie beim Assistenten zur Jahresumstellung die Eingabe der Ablagenummer mit „Ok“ bestätigt haben, gelangen Sie automatisch in das Ursprungsfenster zurück. Um die Ablagenummer umzustellen, klicken Sie auf den Button „Ablagenummer umstellen“. Es öffnet sich folgendes Fenster: Wählen Sie hier das Jahr und tragen Sie die nächste zu vergebene Ablagenummer ein. Die Einstellung „Jahrgang“ und erste Nummer des Jahrgangs „1“ werden von advoware vorgeschlagen, können aber bei Bedarf verändert werden. Hinweis: Je nach Grundeinstellung können Ablagenummern für das Notariat mit einem Minuszeichen gekennzeichnet werden. Ist dies der Fall, beachten Sie diese Eingabe auch bei der Vergabe der nächsten Ablagenummer. advoware erkennt dies und schlägt Ihnen dies entsprechend vor. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „Ok“. Informationsblatt´: Jahreswechsel Seite 7 von 18 Erstellt am: 29.10.2018 Verantwortlich: Support © Hülskötter & Partner Consulting und Vertriebs GmbH
6. RECHNUNGSNUMMERN UMSTELLEN Auch bei den Rechnungsnummern erfolgt keine automatische Anpassung an das Jahr. Wenn Sie beim Assistenten zur Jahresumstellung die Eingabe der Ablagenummer für das Notariat mit „Ok“ bestätigt haben, gelangen Sie automatisch in das Ursprungsfenster zurück. Um die Rechnungsnummer umzustellen, klicken Sie auf den Button „Rechnungsnummer umstellen“. Es öffnet sich folgendes Fenster: Wählen Sie auch hier das Jahr und tragen Sie die nächste zu vergebene Rechnungsnummer ein. Die Einstellung „Jahrgang“ und erste Nummer des Jahrgangs „1“ werden von advoware vorgeschlagen, können aber bei Bedarf verändert werden. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „Ok“. Informationsblatt´: Jahreswechsel Seite 8 von 18 Erstellt am: 29.10.2018 Verantwortlich: Support © Hülskötter & Partner Consulting und Vertriebs GmbH
7. URLAUBSANSPRÜCHE ÜBERTRAGEN Auch bei den Urlaubsansprüchen erfolgt keine automatische Anpassung an das Jahr. Wenn Sie beim Assistenten zur Jahresumstellung die Eingabe der Rechnungsnummer mit „Ok“ bestätigt haben, gelangen Sie automatisch in das Ursprungsfenster zurück. Um die Urlaubsansprüche zu übertragen, klicken Sie auf den Button „Urlaubsansprüche übertragen“. Zunächst erhalten Sie folgenden Hinweis: Bestätigen Sie das Fenster mit „Ok“. Sie erhalten dann die Abfrage, ob Sie den Resturlaub für das Jahr 2018 in das Jahr 2019 als Resturlaub übernehmen möchten. Mit „Ja“, werden die Resturlaubstage von 2018 in das Jahr 2019 übernommen. Mit „Nein“, werden, die Resturlaubstage des Vorjahrs nicht übernommen. Informationsblatt´: Jahreswechsel Seite 9 von 18 Erstellt am: 29.10.2018 Verantwortlich: Support © Hülskötter & Partner Consulting und Vertriebs GmbH
Egal, welche Auswahl Sie zunächst treffen, es öffnet sich folgendes Fenster: Wenn Sie zuvor die Auswahl „Ja“ getroffen haben, sehen Sie, dass der Resturlaub dementsprechend eingetragen und zum allgemeinen Urlaubsanspruch hinzuaddiert wurde. Sie können in diesem Fenster die Urlaubsansprüche entsprechend anpassen oder per Rechtsklick auf den Eintrag verfallen lassen. Speichern Sie die eventuell vorgenommenen Einträge über den Button „Übernehmen“ und bestätigen Sie das Fenster im Anschluss mit „Ok“. Informationsblatt´: Jahreswechsel Seite 10 von 18 Erstellt am: 29.10.2018 Verantwortlich: Support © Hülskötter & Partner Consulting und Vertriebs GmbH
8. SPEICHERORT FÜR DOKUMENTE UMSTELLEN Wenn Sie beim Assistenten zur Jahresumstellung die Urlaubsansprüche mit „Ok“ bestätigt haben, gelangen Sie automatisch in das Ursprungsfenster zurück. Klicken Sie hier auf „Weiter“. Es öffnet sich folgendes Fenster: Klicken Sie auf „Ja“ um die Einstellungen für die Speicherorte zu überprüfen und ggfls. anzupassen. Über die Registerkarte „Speicherorte für Dokumente“ können die Speicherorte angepasst werden. Hinweis: Hier ist größte Vorsicht geboten, je nachdem, welche Einstellung getroffen wurde und welche Organisation innerhalb der Kanzlei herrscht. Ändern Sie hier bestenfalls nichts an der Art der Speicherung. Informationsblatt´: Jahreswechsel Seite 11 von 18 Erstellt am: 29.10.2018 Verantwortlich: Support © Hülskötter & Partner Consulting und Vertriebs GmbH
gemeinsame Speicherung Bei der gemeinsamen Speicherung (alle speichern im selben Ordner) werden - ausgehend vom angegebenen Speicherort – alle Dokumente der Kanzlei in den Ordner abgelegt. Kanzleien, die sich für die Option "gemeinsame Speicherung" entschieden haben, sollten für jedes Jahr einen neuen übergeordneten Ordner anlegen (z. B. Dokumente_2018, Dokumente_2019 usw.), um große Datenmengen innerhalb eines Ordners zu vermeiden. Ab einer bestimmten Anzahl von Dateien (im kleinen vierstelligen Bereich) kommt es sonst zu signifikant längeren Zugriffszeiten beim Öffnen und Speichern von Word-Dokumenten. aktenbezogene Speicherung Bei der aktenbezogenen Speicherung (für jede Akte einen eigenen Ordner anlegen) wird - ausgehend vom angegebenen Speicherort - automatisch für jede Akte ein separater Unterordner angelegt. Die Bezeichnung dieser Ordner erfolgt im Format Jahr - laufende Aktennummer (z.B. 2018000100 für Akte 100/18). Kanzleien, die sich für die Option „aktenbezogene Speicherung“ entschieden haben, sollten hier keine Einstellungen hinsichtlich neuer Dokumentenordner vornehmen, da sonst die Funktionalität der aktenbezogenen Speicherung verloren geht. mitarbeiterbezogene Speicherung Bei der mitarbeiterbezogenen Speicherung (für jeden Mitarbeiter einen eigenen Ordner anlegen) wird - ausgehend vom angegebenen Speicherort - automatisch für jeden Mitarbeiter ein separater Unterordner angelegt. Die Bezeichnung ist das Kürzel des Mitarbeiters, das in advoware vergeben wurde. Ob Sie bei dieser Speicherungsart für jedes Jahr einen neuen übergeordneten Ordner anlegen, oder die Einstellungen so belassen, hängt natürlich von der Größe der Kanzlei und den Umfang der Tätigkeiten ab. Um gegebenenfalls den Speicherort anzupassen, verfahren Sie wie folgt: Ne nach Speicherart klicken Sie entweder auf den Button „Speicherort“ oder klicken in die zu ändernde Zeile. Informationsblatt´: Jahreswechsel Seite 12 von 18 Erstellt am: 29.10.2018 Verantwortlich: Support © Hülskötter & Partner Consulting und Vertriebs GmbH
Sie haben nun die Möglichkeit, einen bereits angelegten Ordner auszuwählen oder in der Zeile „Ordner“ den neuen Speicherort zu hinterlegen. Bestätigen Sie das Fenster mit „Ok“. Sie werden nun gefragt, ob der Ordner angelegt werden soll. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit „Ja“. Je nach Speicherart werden Sie nun noch gefragt, ob der ausgewählte Speicherort für alle Zeilen übernommen werden soll. Nehmen Sie Ihre Einstellung entsprechend vor. Hinweis: Achten Sie darauf, dass Ihre Texte in regelmäßigen Abständen gesichert werden! Dokumente (z.B. aus Word, Outlook etc.) werden nicht über die advoware-Datensicherung mit gesichert. Informationsblatt´: Jahreswechsel Seite 13 von 18 Erstellt am: 29.10.2018 Verantwortlich: Support © Hülskötter & Partner Consulting und Vertriebs GmbH
9. BASISZINSSATZ ERGÄNZEN Wenn Sie beim Assistenten zur Jahresumstellung die Einstellungen der Speicherorte entsprechend vorgenommen und mit „Ok“ bestätigt haben, springen Sie automatisch zu den Einstellungen des Basiszinssatzes. Sie werden zunächst gefragt, ob Sie die Einstellungen hinsichtlich des Basiszinssatzes vornehmen möchten. Bestätigen Sie dieses Fenster mit „Ja“, um einen neuen Basiszinssatz einzutragen Um einen neuen Eintrag vorzunehmen, klicken Sie auf den Button „Neu“. Geben sie an, ab welchem Datum das Basiszinssatz gilt und wie hoch der Zinssatz ist. Die Höhe des aktuellen Basiszinssatzes entnehmen Sie bitte unter: https://basiszinssatz.de/ Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit „Ok“. Informationsblatt´: Jahreswechsel Seite 14 von 18 Erstellt am: 29.10.2018 Verantwortlich: Support © Hülskötter & Partner Consulting und Vertriebs GmbH
10. JAHRESABSCHLUSS DER FINANZBUCHHALTUNG
Der Jahresabschluss in der Finanzbuchhaltung erfolgt nicht über den Assistenten zur Jahresumstellung.
Dieser muss manuell von Ihnen ausgeführt werden.
Beim Jahresabschluss über advoware erhalten alle Bestandskonten zum 31.12 des Vorjahres einen
Endbestand, welcher automatisch den Anfangsbestand zum 01.01. des Jahres bildet. Die Einnahmen-
und Ausgabekonten werden über die Gewinn- und Verlustrechnung abgerechnet und sind somit
abgeschlossen.
Bevor Sie den Jahresabschluss durchführen, müssen folgende Tätigkeiten durchgeführt bzw. überprüft
werden:
- Alle Buchungen für das abzuschließende Jahr sollten bereits erfasst und verarbeitet sein,
- Die Umsatzsteuervoranmeldung für Dezember (ggf. für November, etc.) absenden,
- Die Abschreibungen buchen,
- Offene Mandantenkonten mit uneinbringlichen Forderungen ausbuchen,
- Die Anlage EÜR ausdrucken,
- Prüfen, ob Ihr Kontenrahmen (Grundeinstellungen – Finanzbuchhaltung – Kontenrahmen) die
Abschlusskonten (9950, 9980, 9990) enthält und jedem Konto eine Kontoart (Spalte "Abschluss")
zugeteilt ist. advoware bucht alle Erfolgskonten auf das Gewinn - und Verlustkonto (9950). Die
Salden aller Bestandskonten werden in das Schlussbestandskonto (9990) gebucht und im
Anfangsbestandskonto (9980) des Folgejahres übernommen. Fehlt eines dieser Konten, müssen
Sie diese im Kontenrahmen einrichten.
Tipp: Prüfen Sie nach den vorgenommenen Tätigkeiten sicherheitshalber vorher die Kontostände, bevor
der Jahresabschluss über advoware durchgeführt wird.
Hinweis: Der Jahresabschluss kann wiederholt werden, wenn Sie feststellen, dass Sie doch noch eine
Buchung für das abgeschlossene Jahr vergessen haben.
Um den Jahresabschluss durchzuführen, klicken Sie in der
Finanzbuchhaltung auf Abschluss –
Einnahmenüberschussrechnung und dort auf den Button
„Jahresabschluss“.
Informationsblatt´: Jahreswechsel Seite 15 von 18
Erstellt am: 29.10.2018
Verantwortlich: Support © Hülskötter & Partner Consulting und Vertriebs GmbHEs öffnet sich folgendes Fenster:
Geben Sie das abzuschließende Jahr ein z.B. 2018 und klicken Sie auf "Ok". Alle Abschlussbuchungen
werden nun automatisch erstellt. Bestandskonten erhalten einen neuen Anfangsbestand, Einnahme - und
Ausgabekonten werden entsprechend abgeschlossen.
Sobald alle Buchungen von advoware erzeugt wurden, werden Sie gefragt, ob der Buchungsstapel
verarbeitet werden soll. Wenn Sie dieses Fenster mit „Ja“ bestätigen, werden die Abschlussbuchungen
und alle Buchungen, die noch nicht verarbeitet waren und sich somit unter „Buchungen erfassen“
befinden, verarbeitet. Wenn Sie das Fenster mit „Nein“ bestätigen, erzeugt Ihnen advoware die
Buchungssätze für die Abschlussbuchungen und fügt diese unter „Buchungen erfassen“ ein. Sie können
an dieser Stelle die Buchungen hinsichtlich z.B. des Kontostandes überprüfen und selbstständig die
Buchungssätze verarbeiten. Ihre entsprechenden Konten weisen nun Anfangsbestände auf.
Hinweis: Immer wieder kommt es vor, dass wir im Support Anrufe erhalten, in denen uns mitgeteilt wird:
„Am Ende des letzten Jahres stimmte der Banksaldo noch und jetzt nicht mehr.“ Die Lösung ist einfach:
Wenn noch kein Jahresabschluss durchgeführt wurde, gibt es auch keinen Eröffnungssaldo für das neue
Jahr und somit keinen korrekten laufenden Saldo.
11. JAHRESWECHSEL IM NOTARIAT
Im Notariat sind, bis auf die Umstellung der Ablagenummer, keine weiteren Umstellungen erforderlich.
advoware beginnt z.B. im neuen Jahr automatisch mit der Urkundennummer 1/2019
Die Abschlüsse im Notariat erfolgen ebenfalls nicht über den Assistenten zur Jahresumstellung. Diese
müssen manuell von Ihnen durchgeführt werden.
Informationsblatt´: Jahreswechsel Seite 16 von 18
Erstellt am: 29.10.2018
Verantwortlich: Support © Hülskötter & Partner Consulting und Vertriebs GmbHDiese finden im Modul „Notariat“- Abschluss.
11.1. Anderkontenliste
Klicken Sie auf "Notariat" - "Abschluss" - "Anderkontenliste",
um die Anderkontenliste aufzurufen.
11.2. Übersicht der Geschäfte
Klicken Sie auf "Notariat" - "Abschluss" - "Übersicht der Geschäfte". advoware erstellt für den
ausgewählten Notar eine Auswertung der Urkunds- und Verwahrungsgeschäfte mit der Anzahl der
Urkunden pro Kategorie.
11.3. Übersicht der Verwahrungsgeschäfte
Klicken Sie auf "Notariat" - "Abschluss" - "Übersicht der Verwahrungsgeschäfte". advoware erstellt für
den ausgewählten Notar eine Auswertung der Urkunds- und Verwahrungsgeschäfte mit der Anzahl der
Urkunden pro Kategorie.
12. AUFBEWAHRUNGSPFLICHT FÜR DIGITALE DATEN
Steuerliche Aufbewahrungsfristen und digitale Daten
Seit 2002 gelten veränderte Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltungsunterlagen. Da diese Frage in
jedem Jahr wiederauftaucht, möchten wir Sie an dieser Stelle noch einmal auf § 147 AO verweisen.
Darüber hinaus gilt für die Außenprüfer der Finanzverwaltung das digitale Datenzugriffsrecht auf Ihre
Buchhaltungsdaten. advoware unterstützt die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler
Unterlagen (GDPDU)“.
Informationen rund um GDPDU finden Sie im Internet unter www.gdpdu.com.
Weitere Hilfestellungen zum Thema „Jahreswechsel“ finden Sie auch im Benutzerhandbuch sowie in der
Onlinehilfe.
Informationsblatt´: Jahreswechsel Seite 17 von 18
Erstellt am: 29.10.2018
Verantwortlich: Support © Hülskötter & Partner Consulting und Vertriebs GmbHHülskötter & Partner
Consulting und Vertriebs GmbH
An den Bahngleisen 10
48356 Nordwalde
Telefon: 02573 / 9393-0
Telefax: 02573 / 9393-185
E-Mail: team@huelskoetter.info
www.huelskoetter.info
facebook: @HuelskoetterTeam
Informationsblatt´: Jahreswechsel Seite 18 von 18
Erstellt am: 29.10.2018
Verantwortlich: Support © Hülskötter & Partner Consulting und Vertriebs GmbHSie können auch lesen
