Internationale Dienstreisen Business Travel Compliance - A1 - DER ...
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Internationale Dienstreisen
Business Travel Compliance
A1 Global
Bescheinigung
EU Meldung Visa Immigration Legalisation Mobility
Themen
1. Die DVKG und ÖVKG in & nach Corona Zeiten
2. Aktuelle Reiseregularien
3. Ziel der Melde- und Registrierungspflichten
4. Umfang der Meldung und Sanktionen
5. Operative Lösung für die administrative Durchführung der EU-Meldung
Vertraulich Deutsche Visa und Konsular GesellschaftmbH
DVKG und ÖVKG: Kundenbedürfnissen zuhören und innovativ umsetzen
Über 90 Über 35
Jahre umgesetzte
kumulierte Innovationen
Erfahrung
Geschäfts- Zuhören
führender 23
Gesellschafter engagierte
Entwickeln
mit Leidenschaft Mitarbeiter
DE & AT Umsetzen
Vertraulich Deutsche Visa und Konsular GesellschaftmbH
Aus der Praxis: 1 Antragsprozess -> 6 Ergebnisse: 1) A1, 2) EU-Meldung, 3)
Visum, 4) Legalisation, 5) Immigration, 6) Global Mobility
1. Vorbereitung
2. Antragsprozess
Einmaliges Ausfüllen bis zu 3. Ergebnis
PNR/ HR 98%
OBE ! Plausibilitätsprüfung
! Automatisierte Beantragung
Eigene
Info's EU-Meldung A1 Bescheinigung
Kunden und Nutzer
individuelle Voreinstellungen
Kein Eingriff in die Elektronische Einbindung von Visum Immigration Legalisation
bestehende System- Experten für den Ausfüllprozess
architektur Nutzung per PC / Tablett /
Smartphone
Vertraulich Deutsche Visa und Konsular GesellschaftmbH
Themen
1. Die DVKG und ÖVKG in & nach Corona Zeiten
2. Aktuelle Reiseregularien
3. Ziel der Melde- und Registrierungspflichten
4. Umfang der Meldung und Sanktionen
5. Operative Lösung für die administrative Durchführung der EU-Meldung
Vertraulich Deutsche Visa und Konsular GesellschaftmbH
Bürokratischer Aufwand Quelle: VDR
Kostensteigerungen Quelle: VDR
Allgemein
1. Die Darlegung der Dringlichkeit der Reise
2. Die Erläuterung, wieso just die Person reisen muss, d.h. welche
Qualifikation befähigt ihn für diese Reise (Entsendungsschreiben)
3. Nachweis, dass der Reisende nicht mit Covid-19 infiziert ist bzw. war
(G-Regelung)
Visum China Ø PU-Einladung Ø Visumantrag Ø Reisepass Ø Biometrisches Passbild Ø Firmeneinladung + Dringlichkeit aus China Ø Entsendungsschreiben Ø Covid-19 Impfnachweis (+14 Tage) Ø Chines. Impfnachweis ->keine PU Einladung nötig Ø Neg. PCR-Test und neg. IgM Antigen-Test- müssen verifiziert werden Empfehlung: Ø Planen Sie den Abflug an den Tagen Mittwoch bis Samstag, so dass Sie die Zeit haben Montag / Dienstag die PCR-Test und Antigen-Test zu machen. Zeit der Beantragung Konsulararbeitstage 21 Tage vor Abreise 7 Tage
Visum Russland
Ø Visumantrag
Ø Reisepass
Ø Biometr. Passfoto
Ø Einladungsschreiben (Bei Jahresvisa Einladung im Original)
Ø Bei Arbeit/Montage Telex oder ministerielle Einladung
Ø Entsendungsschreiben
Ø Auslandskrankenversicherung
Ø Personen mit noch gültigen Visa können wieder einreisen
Zeit der Beantragung Konsulararbeitstage
21 Tage vor Abreise 1 (Blitz)
10 – 12 TageVisum Indien
Ø Visumantrag - Unterschrift identisch mit der im Reisepass
Ø Reisepass
Ø Scan der Passangabenseite des Reisepasses
Ø 2 Passfotos 5x5 cm
Ø Foto muss beim Online Visaantrag hochgeladen werden
Ø Einladung
Ø Entsendungsschreiben
Ø Länderliste
Ø Kopie des zuletzt erteilten Visums
Ø Registrierungsbescheinigung (Handelsregisterauszug) des indischen
Unternehmens
Ø Beantragung von e-Visa für die Kategorien Geschäftsvisum, Konferenz,
Medical und Medical Attendant
Ø Touristische Reisen sind weiterhin nicht möglich
Zeit der Beantragung Konsulararbeitstage
21 Tage vor Abreise 4 Tage (eVisa)
4 WochenVisum USA - National Interest Exception (NIE)
Ø Einladung
Ø Entsendungsschreiben
Ø Kurzer, technischer Lebenslauf
Ø Reisepass
Ø Scan der Passangabenseite des Reisepasses
Ø Kopie des Visums
Ø Dauer des Aufenthalts wird über das Visum geregelt
Ø Das NIE ist ab Ausstellung 1 Jahr gültig
Ø Für ganz Europa können wir NIE beantragen
Begleitung von US non-immigrant Visa:
• B1 / B2
• E-Visa
• H-Visa
Zeit der Beantragung Konsulararbeitstage • L-Visa
21 Tage vor Abreise 1– 2 Wochen Weitere Informationen unter:
https://dvkg.de/de/usa_visa_informationSüd Korea
Geschäftsvisum
Ø Korean Electronic Travel Authorization" (=K-ETA)
Arbeits-/Montagevisum
Ø Visumantrag
Ø Reisepass
Ø Biometrisches Passfoto
Ø Kopie Passangabenseite des Reisepasses
Ø Einladung (Kopie)
Ø Entsendungsschreiben
Ø Health Condition Report
Ø Quarantine Exemption Agreement
Ø Isolationsbefreiungszertifikat + Flugbestätigung
Ø Handelsregisterauszug des koreanischen Unternehmens
Ø Purchase Order - Auftragsbestätigung zwischen koreanischem und
deutschen Unternehmen
Zeit der Beantragung Konsulararbeitstage
21 Tage vor Abreise 5 - 8 TageVisum Saudi Arabien Ø Visumantrag Ø Reisepass Ø Biometrisches Passfoto Ø Einladungsschreiben Ø Entsendungsschreiben – beglaubigt von der IHK Ø Handelsregisterauszüge der Unternehmen aus Saudi-Arabien und Deutschland Ø Vor Ort muss bei VFS Tasheel eine Krankenversicherung abgeschlossen werden Ø Persönliches Interview in Frankfurt oder Berlin Zeit der Beantragung Konsulararbeitstage 21 Tage vor Abreise 7 Tage
Legalisation
Ø Ziel der Legalisation ist es, die Rechtsgültigkeit und Echtheit
von ausländischen Dokumenten zu bestätigen.
Ø Die Legalisation findet durch die konsularische Vertretung
eines Landes statt.
Ø Für manche Visakategorien ist eine Legalisation unerlässlich.
Ø Für den internationalen Warenverkehr ist eine Legalisation
von Handelsdokumenten oft zwingend notwendig.
Ø Für eine Legalisation müssen häufig Originaldokumente
vorgelegt werden.
Ø In manchen Fällen ist eine Vorbeglaubigung durch eine
Behörde (Landgericht, BVA, Ghorfa) notwendig.
Ø Bsp.: Führungszeugnisse, Heirats- und Geburtsurkunden,
Patente, Handelsrechnungen, BildungszertifikateFazit Ø Frühzeitig 3 Wochen vor Einreise Ø “Viel hilft viel“ – laden Sie die Dokumente im Auftrag hoch
EU-Entsenderichtlinie
Ziel der Entsenderichtlinie: Vermeidung von
Sozial- (A1 Bescheinigung) und Lohndumping (EU-Meldung)
Vertraulich Deutsche Visa und Konsular GesellschaftmbHEU-Entsenderichtlinie – die A1 Bescheinigung
A1 Bescheinigung
EU-Meldung
Vertraulich Deutsche Visa und Konsular GesellschaftmbHA1 Bescheinigung: Verordnung 883/2004 – Artikel 76
Die A1 Bescheinigung dokumentiert, dass die Rechtsvorschriften des
Beschäftigungsstaates weiterhin Gültigkeit haben und folglich keine
Doppelverbeitragung erfolgt.
Wann notwendig – immer wenn
- der Arbeitgeber den Arbeitnehmer entsendet
- innerhalb der EU & EFTA Staaten
- in Drittstaaten mit Sozialversicherungsabkommen
Aussteller der A1 Bescheinigung
- Krankenkassen
- Rentenanstalt / Rentenversicherungsträger
- Versorgungswerk
Vertraulich Deutsche Visa und Konsular GesellschaftmbHA1 Bescheinigung Vertraulich Deutsche Visa und Konsular GesellschaftmbH
A1 Bescheinigung - Beantragungsprozesse
Beantragungsprozesse:
1) Insourcing: Lohnbuchhaltung – Herausforderungen:
i. Kommunikationsprozess zwischen Lohnbuchhaltung und Reisenden
ii. Kurzfristigkeit der Beantragung
iii. Fehlende Auftragsbestätigung
iv. Ressourcenaufwand
v. Zwei Personen sind mit der A1 im Unternehmen beschäftigt
2) Outsourcing: Deutsche Visa und Konsular Gesellschaft
i. Reisende im Selfservice
ii. Voreinstellung von Informationen
iii. Flexibilität ohne personengebundene Abhängigkeiten
iv. Kombination mit EU-Meldung
Vertraulich Deutsche Visa und Konsular GesellschaftmbHEU-Entsenderichtlinie – die EU-Meldung
EU-Meldung
A1 Bescheinigung
Vertraulich Deutsche Visa und Konsular GesellschaftmbHDie EU-Entsenderichtlinie – Hintergrund von 1996
Die zentrale Bestimmung: arbeitsrechtliche Gleichstellung hinsichtlich
der Arbeitsbedingungen des Ziellandes für entsandte Arbeitskräfte*:
a) Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten;
b) bezahlter Mindestjahresurlaub;
c) Mindestlohnsätze einschließlich der Überstundensätze;
d) Bedingungen für die Überlassung von Arbeitskräften,
e) Sicherheit, Gesundheitsschutz und Hygiene am Arbeitsplatz;
f) Schutzmaßnahmen im Rahmen von Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen;
g) Gleichbehandlung von Männern und Frauen.
Vertraulich Deutsche Visa und Konsular GesellschaftmbHDie EU-Entsenderichtlinie – Hintergrund
Durchsetzungsrichtlinie 2014 => Umsetzung 2016
Gleiche Arbeit - Gleicher Ort - Mindestlohn
Das Maßnahmenpaket soll zur besseren und
einheitlicheren Durchführung, Anwendung
und Durchsetzung, insb. zur Verbesserung
des Arbeitnehmerschutzes führen.
Mindest-
lohn
Im Mai 2014 wird die Richtlinie 2014/67/EU
zur Durchsetzung der Richtlinie 96/71/EG
eingeführt.
Vertraulich Deutsche Visa und Konsular GesellschaftmbHDie EU-Entsenderichtlinie – Hintergrund
Entsenderichtlinie von 2018 => Umsetzung 2020
Gleiche Arbeit – Gleicher Ort – Gleicher Lohn (Equal Pay)
Alle Regeln des Gastmitgliedstaates für die Entlohnung, die gesetzlich oder in
bestimmten Tarifverträgen festgelegt sind, gelten auch für entsandte Arbeitnehmer.
Der Arbeitgeber muss für Reise-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten
aufkommen.
Gleicher
Lohn Die maximale Entsendungsdauer wurde auf 12 (+6) Monate festgelegt.
Leiharbeitsunternehmen müssen ihren entsandten Arbeitnehmern die gleichen
Bedingungen garantieren.
Die Zusammenarbeit bei der Bekämpfung von Betrug wird verstärkt.
Deutsche Visa und Konsular GesellschaftmbHDie EU-Entsenderichtlinie – Hintergrund
Entsenderichtlinie von 1996 Entsenderichtlinie von 2014 => Entsenderichtlinie von 2018 =>
Die zentrale Bestimmung: 2016 2020
arbeitsrechtliche Gleichstellung Gleiche Arbeit - Gleicher Ort Gleiche Arbeit - Gleicher Ort
hinsichtlich der Arbeits- Mindestlohn Gleicher Lohn
bedingungen des Ziellandes für
entsandte Arbeitskräfte*: • Alle Regeln des Gastmitgliedstaates für
Durchsetzungsrichtlinie 2014:
a) Höchstarbeitszeiten und die Entlohnung, die gesetzlich oder in
Mindestruhezeiten; bestimmten Tarifverträgen festgelegt
• Im Mai 2014 wird die Richtlinie
b) bezahlter Mindestjahresurlaub; sind, gelten auch für entsandte
2014/67/EU zur Durchsetzung der Arbeitnehmer.
c) Mindestlohnsätze einschließlich der Richtlinie 96/71/EG eingeführt.
Überstundensätze • Der Arbeitgeber muss für Reise-,
d) Bedingungen für die Überlassung Verpflegungs- und Unterbringungs-
• Das Maßnahmenpaket soll zur kosten aufkommen
von Arbeitskräften, besseren und einheitlicheren
e) Sicherheit, Gesundheitsschutz und • Die maximale Entsendungsdauer wurde
Durchführung, Anwendung und
Hygiene am Arbeitsplatz; Durchsetzung, insb. zur auf 12 (+6) Monate festgelegt
f) Schutzmaßnahmen im Rahmenvon • Leiharbeitsunternehmen müssen ihren
Verbesserung des
Arbeits- und Beschäftigungs- Arbeitnehmerschutzes führen. entsandten Arbeitnehmern die gleichen
bedingungen Bedingungen garantieren
g) Gleichbehandlung von Männernund • Die Zusammenarbeit bei der
Frauen Bekämpfung von Betrug wird verstärkt.
*Vertraulich
Entsendung = Dienstreise Deutsche Visa und Konsular GesellschaftmbHDie EU-Entsenderichtlinie – mögliche Konsequenzen bei Verstoß
1. Verweigerung der Einreise und / oder des Zutritts zum Einsatzort im Gastland.
2. Geldbußen (z.B. Frankreich: bis zu 500.000 Euro) bei Missachtung.
Eine Sanktionierung kann sowohl gegenüber dem entsendenden als auch dem
empfangenden Unternehmen ausgesprochen werden.
3. Persönliches Haftungsrisiko für vertretungsberechtigte Personen und Leitende
Mitarbeiter.
4. Prüfung durch Behörden im Einsatzland. Elektronischer Datenaustausch zwischen
den Behörden begünstigt einfache und schnelle Stichproben.
5. Einbußen der Reputation und möglicher Ausschluss von öffentlichen
Ausschreibungen.
Vertraulich Deutsche Visa und Konsular GesellschaftmbHEU-Entsenderichtlinie
Ziel der Entsenderichtlinie: Vermeidung von
Sozial- (A1 Bescheinigung) und Lohndumping (EU-Meldung)
Vertraulich Deutsche Visa und Konsular GesellschaftmbHComplience gerechtes Handeln im Rahmen der Geschäftsreise
Für wen gilt die EU-Entsenderichtlinie?
Alle Unternehmen / Organisationen / Selbstständige mit internationalen Dienstreisen.
Wie viel verschiedene EU-Meldeanträge sind zu berücksichtigen?
" 27 EU Staaten (ex. UK) und 4 EWR Staaten
" Spanien mit 17 Provinzen hält 17 unterschiedliche Meldeprozesse
" Insgesamt 47 unterschiedliche Meldeanträge innerhalb der EU / EWR Staaten
Welche Prüfschritte sind zu beachten? U.a.:
" Pflicht der Meldung der bevorstehenden Dienstreise (EU-Meldung)
➢ Tätigkeit vor Ort
➢ Dauer des Aufenthaltes
➢ Zeitpunkt der Meldung
➢ Notwendigkeit der Repräsentanz
" Registrierung für die Meldung (u.a. Spanien, Polen, Norwegen)
" Sozialversicherungsnachweis (A1 Bescheinigung)
" Aufenthaltserlaubnis und Arbeitserlaubnis
" Steuerliche Arbeitgeberverpflichten, z.B. Lohnsteuer im Gastland
Vertraulich Deutsche Visa und Konsular GesellschaftmbHComplience gerechtes Handeln im Rahmen der Geschäftsreise
Kann eine Risikoeinschätzung vorgenommen werden?
" Fokus v.a. Frankreich, Schweiz, Österreich, Belgien und Italien
" Kontrollen finden EU-weit statt
Wie erhalte ich einen einfachen Überblick der EU-Melde Regularien?
" https://dvkg.de/de/eu_meldung_orientierungshilfe
Einschränkung der Haftung im Arbeitsverhältnis? => Global Mobility
Risiko der versteckten Betriebsstättenbildung? => Global Mobility
Vertraulich Deutsche Visa und Konsular GesellschaftmbHOperative Lösung für die administrative Durchführung der EU-Meldung Vertraulich Deutsche Visa und Konsular GesellschaftmbH
Vorbereitende Schritte vor Antritt der Dienstreise
EU-
iii) Meldung
ii) EU- A1
Meldepfl Sozialver Visum & Beschein
icht sicherun Arbeitser Konsularisch
e igung
i) Automatische
sche g A1 laubnis ahmen
ri
sula tung Maßn REISE
DIENST
Erfassung via
Schnittstellen / PNR/ i)Visum on
K wer
OBE / Reiseantrag &
Immigrat
Be 3.
ion
2. Maßnahmen
Compliance
Bewertung Rechts-
1. Erfassung vi) &
der Betriebss Steuerbe
Betriebss ratung*
Dienstreise iv) tätte tätte &
Reisesich Dokume
erheit v)Lohn- ntation
und
Einkomm
ensteuer
ii) Keine Erfassung,
Wegen fehlender
Dokumentation
(Dienstwagen)
*Kooperation mit EbnerStolz
Vertraulich Deutsche Visa und Konsular GesellschaftmbHIhre Ansprechpartner der DVKG und der ÖVKG
DVKG DEUTSCHE VISA UND KONSULAR
DR. JULIUS HEINTZ ALEXANDER SCHULZ
GESELLSCHAFT
Geschäftsführender Gesellschafter Geschäftskunden Berater
Julius.Heintz@dvkg.de Alexander.Schulz@dvkg.de
Die Deutsche Visa und Konsular
Tel. + 49 30 2576 4862 Tel. + 49 30 2576 4861 Gesellschaft (DVKG) und die
Österreichischen Visa und Konsular
Tätigkeitsschwerpunkte Tätigkeitsschwerpunkte
Gesellschaft (ÖVKG) haben die
Konsularische Dienstleistung der Bereiche: Konsularische Dienstleistung der Beantragungsprozesse im Sinne ihrer
Bereiche: Kunden durch technologisch moderne
• EU-Meldewesen
• EU-Meldewesen Lösungen qualitativ verbessert und
• A1 Bescheinigung kosteneffizienter gestaltet.
• A1 Bescheinigung
• Visum Beantragung Die DVKG und die ÖVKG sind Experte in
• Legalisationen • Visum Beantragung der Übernahme von administrativen
• Legalisationen Prozesse im Bereich der konsularischen
• Immigration Dienstleistung.
Vertriebliche Betreuung von
Betreuung von internationalen Kunden und
Geschäftskunden
KooperationSie können auch lesen
