Jahreswechsel 2020 / 2021 - TEAM-Fibu EURO-Finanz
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Jahreswechsel 2020 / 2021 TEAM-Fibu EURO-Finanz ©
TEAM Finanzbuchhaltung Seite - 01 –
Dokumentation zum Jahreswechsel 2020 / 2021 REL.:31.00
Bitte vor der Installation des neuen Programmstandes lesen !!!.
Zu Beginn des neuen Wirtschaftsjahres 2021 steht für die TEAM- Finanzbuchhaltung ein neuer Programmstand
zur Verfügung ( Release 31.00 ). Alle anderen Stände werden dadurch ungültig, sie werden nicht mehr gepflegt.
Die Installation des neuen Programmstandes sollte zu Beginn einer neuen Buchungsperiode,
spätestens jedoch vor dem Jahreswechsel erfolgen.
Voraussetzung ist, dass die Kontenschreibung für die letzte Buchungsperiode erfolgt ist.
Sind mehrere Firmen im Einsatz, müssen für alle Firmen die Jahresabschlussarbeiten erledigt sein.
Vor der Installation des Programmstandes 31.00 sollte zwingend sowohl eine „externe“ als
auch eine „interne“ Datensicherung für alle Firmen durchgeführt worden sein.
Übersicht über die Maßnahmen zum Jahreswechsel,
sowie über Änderungen, Programmverbesserungen und Erweiterungen 2021
————————————————————————————————————————————
1. Allgemeines
• Installation des neuen Programmstandes (S.02)
• System Voraussetzungen (S.02)
• Programm-Auswahl, Prüfung der Programm-Version (S.03)
• Prüfung der aktuellen Windows + HAI-Run-Time, sowie
der DLL-SEPA-Version (S.03)
• Veraltete Microsoft-Produkte und Team-Anwendungen (S.06)
2. Voraussetzungen für den Jahreswechsel
• Synchronisation und Datensicherung (S.06)
• Abschluss, Abstimmung und Nachtrag (S.07)
3. Programmablauf zum Jahreswechsel
• Durchführung des Programmes: Jahreswechsel“ (S.09)
• Nacharbeiten (Prüfungen und Kontrollen) (S.17)
4. Programmänderungen / Verbesserungen / Erweiterungen
• Prüfung aktuellen Programmstand (S.22)
• Zugangsfreigabe (S.22)
• Buchen, Prüfung Jahr bei Belegdatum (S.23)
• Sortierte „Jahres-Konten-Ausgabe“ ( PDF-Druck) (S.26)
• Übernahme UBM®Lohn-Daten (Umsatzsteuer-Sachbezüge) (S.26)
• Digitale Betriebsprüfung (verbesserte Prüfer-Unterstützung) (S.27)
• eUSt.-Anmeldung und Übermittlung in 2021 (S.27)
5. Beseitigung von in 2020 aufgetretenen Programmfehlern
• OP-Buchhaltung (alle relevanten Programme mit Beispielen) (S.29)
• Programm Kontenschreibung (Vordrucktyp+Formularausgabe) (S.30)
• OP-Buchhaltung Kreditoren Zahlungsverkehr (SEPA) (S.31)
6. Programm-Verbesserungen und Erweiterungen in 2019-2020
• PDF-Druck (alle Programme) / Ablösung PDF-Modul 1.0 (S.31)
• Alle Fibu-Programme (Ladezeit/Laufzeitverhalten + Bildschirm) (S.32)
• Kontenschreibung im alten Wirtschaftsjahr (S.32)
• Jahreswechsel – Mehrfachanwahl (S.33)
• Digitale Betriebsprüfung (Anwahl aus Vorjahr(en)) (S.34)
• Archiv-Kontenschreibung+Archiv-Journaldruck
(Druckwiederholung) im Vorjahres-Bereich (S.34)
(Das Dokument umfasst 1 Deckblatt und 34 Seiten – Le. Bearbeitungsstand: 02.01.2021/17:32/Leo.)
TEAM Finanzbuchhaltung Seite - 02 –
Dokumentation zum Jahreswechsel 2020 / 2021 REL.:31.00
1.1 Allgemeines
1.1.1 Installation des neuen Programmstandes
Die Installation des neuen Programmstandes sollte spätestens vor dem
Jahreswechsel erfolgen, bei abweichendem Geschäftsjahr zu Beginn einer
neuen Buchungsperiode.
Dies bedeutet, dass Sie alle Abschluss-Arbeiten des alten Wirtschaftsjahres sowie die
beschriebenen Vorbereitungen auf den eigentlichen Jahreswechsel 2020/2021 noch mit
dem letzten Programmstand 2020 dem Rel. 30.02 vorher erledigen können (Bsp.
Abschluss Dezember, UStVA-Anmeldung(en) für 2020), jedoch nicht müssen. Der neue
Programmstand 31.00 kann auch schon für die Abschlussarbeiten im alten
Wirtschaftsjahr 2020 benutzt werden, was jedoch nur beim vom Kalenderjahr
abweichenden Wirtschaftsjahr zwingend notwendig sein kann. Das Schaffen der
Voraussetzungen für den Jahreswechsel würden wir daher auch durchaus mit dem
letzten Programmstand des alten Jahres 2020 vornehmen.
Bitte beachten Sie aber, dass mit dem alten Programmstand des Jahres 2020 natürlich
auch nur Beleg mit Datum bis 31.12.2020 verarbeitet = gebucht werden dürfen! Immer
dann also wenn Sie mit einem System-Datum nach dem 31.12.2020 das Programm
„Buchen im Dialog“ aufrufen, werden Sie mit dem o.a. Hinweis „begrüßt“! Dies ist
selbstverständlich kein Fehler, sie müssen die Meldung lediglich „quittieren“.
In dieser Dokumentation haben wir jedoch durchweg mit dem aktuellen Programmstand
des Jahres 2021 gearbeitet und dokumentiert! Mit der 2021er Version erscheint diese
Meldung dann logischerweise (bis einschl. 31.12.2021) nicht mehr!
Sie erhalten den neuen Programmstand durch Herunterladen von unserer
Internetseite: www.team-software.org im Kundendienstportal.
1.1.2 Reguläre (aktuelle) System-und Zugangs-Voraussetzungen
Microsoft Windows 10 Professional® + die System-Version HAI 8.30 (oder größer)
müssen installiert sein.
Für die Ordnungsmäßigkeit der Team-Finanzbuchhaltung ist die Installation von
Perfida®-Standalone als Programmbestandteil zur Abwicklung der digitalen
Betriebsprüfung verpflichtende Voraussetzung!
TEAM Finanzbuchhaltung Seite - 03 –
Dokumentation zum Jahreswechsel 2020 / 2021 REL.:31.00
1.1.3 Prüfung des installierten Programmstandes
Nach erfolgter Installation des neuen Programmstandes starten Sie die
Finanzbuchhaltung und überprüfen die Programmversion.
Diese wird in der ersten (obersten) Bildschirmzeile rechts angezeigt.
REL.:31.00 wobei: 3=EURO 1=2021 0=2020 .00 fortlaufende Version: 00=Basis-
Programmstand 01-99=Pflege+Wartungs-Rel. im lfd. Kalender-Jahr
Erscheint die maßgebliche Programmversion nicht auf Ihrem Bildschirm,
so setzen Sie sich bitte mit Ihrem zuständigen Software- oder
Beratungspartner in Verbindung.
Sichern Sie sich bitte den neuen Programmstand auf einem Datenträger!!!
1.1.3.1 Prüfung der aktuellen SEPA-DLL-Version
Bei Eingabe des Mandantenkurzzeichens prüft das Programm die mindestens
erforderliche DLL-SEPA-Version. (DLL=Dynamic Link Library = dynamische
Bibliothek)Die DLL-Bibliothek enthält unter anderem die von der Bundesbank/der
EZB aktuell veröffentlichten Routingdaten und den dazu gehörenden BIC-Swift-
Codes aller Banken im Zahlungsraum. In diesem Falle ist das mindestens der
Stand 1.10.26, für Nutzer der OP-Buchhaltung mit Zahlungsverkehr der neue
Stand 1.10.27 vom 07.09.2020 der mehrere zeitlich „überlappende“
Routingdateien der Deutschen Bundesbank/der EZB enthält. Ab dieser Version
sind die Bankleitzahlendateien mit folgenden Gültigkeiten enthalten: 09.09.2019,
09.12.2019, 09.03.2020, 08.06.2020 und 07.09.2020. In Abhängigkeit vom
Systemdatum wird automatisch die korrekte Bankleitzahlendatei verwendet.
Sollten Sie den Zahlungsverkehr der Team-Fibu aktiv nutzen, so setzen Sie sich
bitte nach dem Jahreswechsel und spätestens bis 28.2.2021 mit Ihrem
zuständigen TEAM-Software Betreuer in Verbindung um die Version 1.10.27 zu
erhalten!
1.1.3.2 Prüfung der erforderlichen HAI®-Daten-Bank-Version
Bei Eingabe des Mandantenkurzzeichens prüft das Programm die aktuelle
Version der Datenbank-Umgebung. So ist nur noch Windows 10® und
mindestens der aktuelle HAI©Release 8.30 (oder grösser) bzw. HAI©NET
erforderlich.
1.1.3.3 Prüfung des auf dem System vorhandenen System-Umfeldes
Für 2021 findet standardmäßig auf den lokalen Arbeitsplätzen nur noch
eine Unterstützung des Betriebssystems Windows©10 Professional statt.
TEAM Finanzbuchhaltung Seite - 04 –
Dokumentation zum Jahreswechsel 2020 / 2021 REL.:31.00
1.1.3.3 Prüfung der auf dem System vorhandenen System - Umfeldes (Fortsetzung)
Sind die Zugangsvoraussetzungen nicht erfüllt, lässt das Programm die
Eingabe des Firmenkurzzeichens nicht zu, es erfolgt ein Warnhinweis bzw.
eine Fehlermeldung, die von Ihnen zu bestätigen ist.
In diesem Fall ist es erforderlich, den zuständigen Softwarepartner
anzurufen.
Bsp.:
TEAM Finanzbuchhaltung Seite - 05 –
Dokumentation zum Jahreswechsel 2020 / 2021 REL.:31.00
Bsp. Meldungen zu den System-Umfeld-Voraussetzungen
Zur optischen Kontrolle wird die installierte Version im Startprogramm der
Buchhaltung in einem gesonderten Fenster angezeigt.
1.1.3.4 Einstellung des Supports durch Microsoft®
Da Microsoft die Pflege und den Support für die veralteten Betriebssysteme
Windows© 7+8 zum 14.01.2020 nunmehr endgültig und die für die veralteten
Server-Betriebssysteme wie Windows Server 2008/2010/2012 © inkl.
Essential/Foundation-Versionen eingestellt hat werden diese Konfigurationen
nicht mehr unterstützt.
Für Server-Systeme gilt dazu passend Windows 2016 Server und höher
bzw. Windows Essential oder Foundation Server ab 2016 und höher. Alle
älteren Betriebssysteme dürfen in 2021 nun „offiziell“ nicht mehr
weitergenutzt werden
Die Einstellung der Unterstützung der veralteten und „unsicheren“
Betriebssysteme ist eine von Team Software und anderen Software-
Anbietern völlig unabhängige Entscheidung des Herstellers Microsoft®
Die Weiternutzung der abgekündigten Server-Systeme ist bis auf Weiteres
in 2021 noch möglich, jedoch erlischt jegliche Haftung und Gewährleistung
seitens TEAM SOFTWARE wenn das Programm ab dem 1.1.2021 unter
Windows-Server 2008/2010/2011/2012 weiterbetrieben wird. Die Folge-
Versionen der Buchhaltung für das Jahr 2021 müssen im Sinne der
Finanzverwaltung (GoBD-Neufassung) und des Datenschutzes (DSGVO)
eine Nutzung unter einem vor Fremdzugriff nicht mehr sicheren
Betriebssystem wirksam verhindern.
Dissclaimer:
Neben diesen (TEAM-Software unabhängigen) Fakten weisen wir aus gegebenem Anlass darauf
hin das ein technisch aktuelles System-Umfeld und dessen ordentliche Administration zu den
vertraglichen Obliegenheiten und unabdingbaren Sorgfalts-Pflichten des Anwenders zählt. Wir
bitten in Ihrem ureigenstem Interesse um Beachtung damit Daten- Sicherheit, - Schutz vor
unbefugtem Zugriff, -Schutz vor digitalen Schädlingen -Integrität Ihrer wertvollen Unternehmens-
und personen-bezogenen Daten auch in Zukunft gewährleistet sind. Auch jegliche Verletzungen
der Anwender-Obliegenheiten bezüglich der gesetzl. Regelungen in den G.o.B.D. als auch der
DSGVO bezüglich der Aktualität und Sicherheit der Umgebung führt automatisch zum Haftungs-
und Gewährleistungs-Ausschluss von Team Software.
TEAM Finanzbuchhaltung Seite - 06 –
Dokumentation zum Jahreswechsel 2020 / 2021 REL.:31.00
1.1.3.5 Veraltete Microsoft®Office-Software-Produkte und Team-Anwendungen
Insoweit sind auch bestimmte Office®-Pakete von Microsoft betroffen, für
die genau wie für die betroffenen Betriebssystem-Versionen zum Teil
schon seit einiger Zeit kein Support mehr und somit keine sog.
Sicherheits-Update´s und Patches mehr zur Verfügung gestellt werden.
Dies ist insoweit von Belang, da die Team-Anwendungen (auch die Team-
Fibu mit diesen Paketen „korrespondieren“ und Teile davon (wie den
Druckprozessor beim PDF-Druck etc.) mitbenutzen.
Sowie in 2020 die Produkte MSOFFICE 2010® und alle Microsoft®-Server
Varianten unter Windows-Server 2016®
Zusammenfassung/Fazit:
Als Anwender hatte man im Vorjahr die Pflicht die notwendigen und für
einen sicheren Betrieb aller Unternehmens-Anwendungen (nicht nur
TEAM SOFTWARE!) und der Integrität der wertvollen Datenbestände
unabdingbaren Systemumfeld-Rahmenbedingungen für 2021
sicherzustellen.
Geschah bzw. geschieht dies nicht oder nicht rechtzeitig, so erfolgt ein
Ausschluss jeglicher Gewährleistung seitens Team Software.
Etwaige Daten-Verluste und System-Fehlermeldungen sowie mögliche
Programm-Abstürze können durch Unterlassung von System-Umfeld-
Aktualisierungen entstehen und sind daher vom Anwender selbst zu
verantworten.
Nach dem 1.1.2021 von uns ausgelieferte Programm-Versionen (Rel.
31.01 aufwärts) der TEAM-Finanzbuchhaltung werden aus gesetzl.
Gründen eine Nutzung unter unsicheren -von den Herstellern
aufgekündigten- Betriebssystem-Umgebungen (sowohl lokale als
auch/und/oder Server-Systeme)- nicht mehr zulassen. In diesen Fällen
wird das Programm nach der Anwahl des Mandanten automatisch
nach einem entsprechen „Outdate“-Hinweis ohne eine Möglichkeit des
Fortfahrens beendet! (Dies gilt insbesondere auch für sog. virtualisierte
Alt-Systeme, da diese auch von der HAI8©+Datenbank nicht mehr
unterstützt werden!)
TEAM Finanzbuchhaltung Seite - 07–
Dokumentation zum Jahreswechsel 2020 / 2021 REL.:31.00
2. Voraussetzung zum Jahreswechsel
2.1 Die sogenannten Nachtragsbuchungen im alten Wirtschaftsjahr (in diesem
Falle ist das (noch) das Jahr 2019!) sollten ausnahmslos erledigt sein und
es sollte nach den letzten Aktivitäten eine Synchronisation im aktuellen
Wirtschaftsjahr stattgefunden haben. Diese Synchronisation kann beliebig
oft wiederholt werden, es daher “unschädlich“ dieses Programm bei
etwaigen Unsicherheiten einfach noch einmal durchzuführen. Wird dies
vergessen so führt das a.) zu einem unvollständigen Datenbestand in den
Archivdateien und somit zu einer nicht konformen digitalen Datenausgabe
im Falle der Betriebsprüfung für das betroffene Wirtschaftsjahr b.) haben
die Nachtragsbuchungen in den Umsatz/Verkehrszahlen-Feldern des
Vorjahres im aktuellen Kontenstamm keinen „Niederschlag“ gefunden und
alle Auswertungen mit Vorjahres-Vergleichen „hinken“. Rufen Sie daher im
Datenbereich des “aktuellen Wirtschaftsjahres“ das Programm 4.8. auf:
Bsp:
Wichtiger Hinweis: Der Datenpfad ist in diesem Beispiel für ein Netzwerk-Laufwerk
(Server) gewählt, in der lokalen Installation ist dies anstelle des Buchstabens T: in der
Regel C: oder E: (in der Mehrzahl der Fälle können Sie den Datenpfad-Vorschlag wie
angeboten übernehmen/bestätigen!). Sollten Fehlermeldungen erscheinen, so sind die
Datenpfade nach Rücksprache mit Ihrem Beratungspartner manuell neu vorzugeben).
Auch sollte sicherheitshalber der Datenbestand aus dem Vorjahr
(2019) noch einmal aktuell aus dem Team-Fibu-Programm heraus (im
Menue Punkt 8.1.1) auf externe(n) Datenträger wie USB-Stick etc.
gesichert werden, da das Jahreswechsel-Programm diesen
Datenbereich nun für das (noch) aktuelle bzw. dann neue Vorjahr
(2020) benötigt und alle diese Daten überschrieben bzw. gelöscht
werden!
2.2 Möglichst viele der Buchungen des alten Wirtschaftjahres sollen getätigt
und durch Kontenschreibung dokumentiert sein.
Möglichst alle Saldenbereinigungen im Personenkontenbereich im alten
Wirtschaftsjahr buchen, damit nicht mehr benötigte Konten im neuen
Wirtschaftsjahr gelöscht werden können.
TEAM Finanzbuchhaltung Seite - 08 –
Dokumentation zum Jahreswechsel 2020 / 2021 REL.:31.00
2.3 Abstimmung der Salden Grundbuchhaltung / OP-Buchhaltung
Soll mit dem Jahreswechsel gleichzeitig die Übernahme der offenen
Posten erfolgen (Regelfall), sollten Sie vor dem Jahreswechsel
unbedingt eine Saldenabstimmung der Grundbuchhaltung mit der OP-
Buchhaltung vornehmen.
Dies tun Sie am besten mit dem Programm „OP-Verwaltung+Ausgleich“
(Programm 5.1). In den „Vorlaufdaten“ sollten Sie auch unbedingt den
Drucker aktivieren (Drucker J/N ? = J).
Differenzen werden dann auf dem Drucker protokolliert.
Sollten sich Differenzen ergeben, sind diese vor dem Jahreswechsel zu
bereinigen. (Hierzu steht Ihnen in der OP-Buchhaltung der Bereich „OP-
Auskunft+Pflege“ über die OP-Verrechnung hinaus die spezielle Funktion
„OP-Reko.“ zur Verfügung. Hierfür gilt der akt. SALDO DER GRUNDBUCHHALTUNG IST IMMER
DER EINZIG MASSGEBLICHE ! Ist dieser Saldo=NULL dann kann in der OP-Buchhaltung sozusagen“ Alles mit
jedem verrechnet werden!“.(Bsp.:6 OP´s: 3 Rechnungen 3 Zahlungen die ohne direkte Zuordnung gelaufen
sind. Dann gilt: Verrechne lfd.Nr. 1 mit lfd.Nr.2 bis lfdNr.6) In seltenen Fällen sind auch Neueinbuchungen mit
späterem Storno nach der anschließenden „OP-Kosmetik“ erforderlich: Etwa um OP´s-neu zu erzeugen und
weiterzubearbeiten wenn die Grundbuchhaltung einen Saldo aufweist und keine OP´s mehr zu Verfügung
stehen. Im Zweifelsfalle nehmen Sie die Unterstützung Ihres TEAM SOFTWARE Beratungspartners in
Anspruch!
2.4 Wird innerhalb der Buchhaltung auch eine Kostenstellenverarbeitung
durchgeführt, so ist vor dem Jahreswechsel der Kostenstellenzugang
Programm 6.2, die Kostenstellenauswertung Programm 6.3, und die
Kontenschreibung Programm 4.1 zwingend durchzuführen.
Der Jahreswechsel bei den Kostenstellen erfolgt gleichzeitig mit dem
normalen Jahreswechsel. Die Funktion "Jahreswechsel" innerhalb der
Kostenstellenauswertung wird normalerweise nicht mehr benötigt.
2.5 Da es eine systemseitige Unterstützung der „Nachtragsbuchungen“ für
das Vorjahr gibt, bei der es möglich ist, sowohl die Datenbestände des
laufenden, als auch die des Vorjahres im „Zugriff“ zu haben, erfolgt beim
Jahreswechsel eine automatische Übertragung in den „Vorjahresbereich“
Voraussetzung: Einrichten der entsprechenden Arbeitsbereiche,
z. B.:HADATA02
- Einrichten einer Menue-Auswahl z. B.:
1 = TEAM-Finanzbuchhaltung lfd Jahr
2 = TEAM-Finanzbuchhaltung Vorjahr
- Modifizierung und Anpassung der internen und
externen Datensicherung
- Einrichten eines internen Sicherungsverzeichnisses,
z. B.:HASICHVJ
- Eintragung Kennzeichen „J“ im Firmenstammsatz-2
Spalte „Grundbuchhaltung“ im Feld 1, Stelle 12.
Die Einrichtung ist nur durch den zuständigen Softwarepartner möglich.
TEAM Finanzbuchhaltung Seite - 09 –
Dokumentation zum Jahreswechsel 2020 / 2021 REL.:31.00
3. Programmablauf zum Jahreswechsel
3.1 Die Datenbestände des alten Wirtschaftsjahres sind zu sichern.
Der Jahreswechsel kann nicht wiederholt werden. Aus diesem Grund ist
eine Datensicherung vor Beginn des Jahreswechsels unbedingt
durchzuführen. Erfolgt keine Übertragung in einen „Vorjahresbereich“,
hat wegen der evtl. erforderlichen Nachtragsbuchungen die
Datensicherung unbedingt auf einem geeigneten Datenträger zu
erfolgen.
3.2 Programmstand Release 31.00 installieren (siehe 1.1.1)
Es wird vom Jahreswechselprogramm abgeprüft, ob der maßgebliche
Programmstand für einen Wechsel in das Jahr 2021 bereits installiert ist.
Bsp. Anwahl mit einem älteren Programmstand von 2020:
3.3. Programm 7 Jahreswechsel durchführen
Sind noch Buchungen zu journalisieren, eine Kontenschreibung
durchzuführen oder Kostenstellenbuchungen „abzusammeln“, wird nach
einer entsprechenden Meldung das Programm verlassen. Nach Aus-
führung der noch „offenen“ Arbeiten ist wieder ein neuer Einstieg unter
Punkt 3.3. möglich.TEAM Finanzbuchhaltung Seite - 10 –
Dokumentation zum Jahreswechsel 2020 / 2021 REL.:31.00
3.3. Programm 7 Jahreswechsel durchführen (Fortsetzung)
3.3.1 Werden durch Programmunterstützung die Daten des laufenden Jahres in
einen „Vorjahresbereich“ übertragen, erfolgt nach Programmaufruf und vor
Beginn des Programmstarts bzw. auch vor Beginn der Eingabe von
„Vorlaufdaten“, ein entsprechender Hinweis auf dem Bildschirm.
Die OP-Buchhaltung wird dabei nicht ausgeschaltet. Wird eine
Übertragung zum Vorjahr trotz Einstellung im Firmenstammsatz nicht
gewünscht, drücken Sie die ESC-Taste um das Programm fortzusetzen.
(weiter 3.3.3)
3.3.2 Übertragung der Daten in einen „Vorjahresbereich“
Sind die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt, erfolgt vor dem
eigentlichen Jahreswechsel die automatische Übertragung in den
„Vorjahres“ - Bereich.
Nach Beendigung der Übertragung setzt das Programm die Arbeit mit der
Eingabe von „Vorlaufdaten“ fort.TEAM Finanzbuchhaltung Seite - 11 –
Dokumentation zum Jahreswechsel 2020 / 2021 REL.:31.00
3.3.3 „Vorlaufdaten“
Die angebotenen „Vorlaufdaten“ sind in aller Regel nur noch mit der Taste
„RETURN“ zu bestätigen.
Eingabefelder:
Die Eingaben sind mit der Taste „RETURN“ zu bestätigen.
Alle Eingabefelder unterstützen den Bediener durch eine entsprechende Hilfetaste F1.
• Neues Wirtschaftsjahr:
Das neue Wirtschaftsjahr wird vom Programm bereits „voreingestellt“
Es ergibt sich aus dem im Firmenstamm-2 gespeicherten Wert + 1.
Eine Eingabe ist deshalb in aller Regel nicht erforderlich.
• Kalenderjahr = Wirtschaftsjahr ?:
In der Regel ist das Kalenderjahr identisch mit dem Wirtschaftsjahr.
Aus diesem Grund ist vom System bereits ein „J“(a) „voreingestellt“.
Bei Buchhaltungen mit abweichendem Wirtschaftsjahr (z.B. Okt. - Sept.),
ist durch den Bediener ein „N“(ein) einzugeben.
Gleichzeitig wird der Bediener aufgefordert, den ersten Monat des neuen
Wirtschaftsjahres einzugeben.
• Erster Monat des neuen Wirtschaftsjahres
Bei Buchhaltungen mit abweichendem Wirtschaftsjahr (z.B. Okt. - Sept.),
ist durch den Bediener der erste Monat des neuen Wirtschaftsjahres
einzugeben. Als Eingabe sind die Monate 02-12 zugelassen.TEAM Finanzbuchhaltung Seite - 12 –
Dokumentation zum Jahreswechsel 2020 / 2021 REL.:31.00
... 3.3.3 Eröffnungsbilanzkonto Debitoren/Kreditoren (Kunden/Lieferanten)
Das System generiert automatisch Eröffnungsbilanz-Buchungen für
Kunden und Lieferanten.
Gegenkonto dieser Buchungen ist das jeweilige Eröffnungsbilanzkonto.
Es ist ratsam, für Kunden und Lieferanten jeweils ein separates E-Bilanz-
Konto zu führen.
Vom System werden bereits Konten vorgeschlagen, die aber vom
Bediener überwählt werden können.
Das Programm prüft bei der Eingabe, ob das Konto vorhanden ist.
Es prüft anhand der Funktionsziffer im Kontenstamm, ob es sich um ein
Eröffnungsbilanzkonto handelt. Es erfolgt ggf. eine Fehlermeldung.
• Druckausgabe ?
Der Ausdruck des neuen Kontenplans und deren maschinell
übernommene Salden sind als Standardwert voreingestellt.
Das heißt, der Parameter für die Druckausgabe ist auf „J“(a) gesetzt.
Wird eine Druckausgabe nicht gewünscht, z.B. Drucker defekt oder nicht
vorhanden, können Sie die Druckausgabe durch Eingabe von „N“(ein)
unterdrücken.
Nachdem alle Felder mit „RETURN“ bestätigt, bzw. die Felder durch
Eingaben auf die individuellen Bedürfnisse der Anwendung bestätigt
wurden, sind die „Vorlaufdaten“ mit der Taste F8 zu bestätigen.
Wahlweise besteht die Möglichkeit, die einzelnen Felder zu ändern.
Mit der Taste Pfeil_ ab bzw. Pfeil_ auf positionieren Sie den Cursor auf die
gewünschte Zeile. Diese ist dann mit der Taste „RETURN“ zu bestätigen.
3.3.4 Personenkonten-Salden Übernehmen ?
Eine Übernahme der Salden von Sachkonten (Gruppe 0) erfolgt nicht, hier
ist auch keine andere Option zulässig! Für die Übernahme der Salden aller
Personenkontengruppen ist ein „J“(a) als die wahrscheinlichste Funktion
voreingestellt.
Wenn das so gewünscht ist (=der Regelfall) dann bitte weiter mit Punkt
3.3.6.TEAM Finanzbuchhaltung Seite - 13 –
Dokumentation zum Jahreswechsel 2020 / 2021 REL.:31.00
Personenkonten-Salden Übernehmen (Fortsetzung)
3.3.4 Die vom System voreingestellten Werte können vom Bediener ganz oder
teilweise verändert werden. Das unterdrücken der Saldenübernahme
einzelner Personenkontengruppen bewirken Sie durch die Eingabe
„N“(ein) bei der entsprechenden Gruppe (1. Stelle der Kontonummer).
3.3.5 Alle nicht maschinell übernommenen Salden sind im Anschluss an den
erfolgten Jahreswechsel einzeln einzubuchen, und zwar mit der Funktion
6=Eröffnungsbilanz des Buchungsprogramms „Buchen im Dialog“.
3.3.6 Die zu Beginn automatisch angezeigten „Vorlaufdaten“ wie Wirtschaftsjahr, E-
Bilanzkonten, Druckausgabe, Druckerparameter, etc. können auch zu einem
späteren Zeitpunkt (bei Bestätigung der Saldenübernahme) mit der Taste F10
nochmals aufgerufen werden.
3.3.7 Ist die OP-Buchhaltung nicht im Einsatz, dann haben Sie freie Wahl, ob
die Salden übernommen werden sollen oder nicht.
3.3.8 Ist die OP-Buchhaltung im Einsatz, sind in aller Regel die Salden der
Personenkonten zu übernehmen.
3.3.9 Soll mit der OP-Buchhaltung neu begonnen werden, sind keine Salden zu
übernehmen, sie sind mit der Funktion 6= Eröffnungsbilanz innerhalb des
Programms Buchen im Dialog - Programm 3.1 neu einzubuchen.TEAM Finanzbuchhaltung Seite - 14 –
Dokumentation zum Jahreswechsel 2020 / 2021 REL.:31.00
3.3.10 Ansonsten geht es durch die Betätigung der Taste „F-8“ = Akzeptieren und der
Bestätigung aller bisherigen Vorgaben weiter !
Nun beginnt das Programm mit der Be- und Verarbeitung wie folgt:
3.3.11 Wird nur der reine Kontenplan übernommen (Salden übernehmen = N)
Das Programm liest die Kontenstammsätze der Kontenstammdatei
sequentiell durch. Es löscht sämtliche Umsatzfelder des Jahres sowie die
Felder Eröffnungsbilanz, Aktueller Saldo, Abrechnungs-Periode und
Kontenblatt-Seite, außerdem weitere interne Felder. Das Programm
verändert im Firmenstammsatz die Eintragung Wirtschaftsjahr und
Abrechnungs-Periode, wie im Bildschirm angezeigt. Das Programm druckt
ein Protokoll, und je Konto eine Zeile mit den Informationen:
Konto-Nummer, Konto-Bezeichnung, Funktionsziffer, BWA- Nummer.
3.3.12 Werden Konten und Salden übernommen (Salden übernehmen = J)
Die Programmfunktion Konten- und Saldenübernahme führt alle in 3.3.11
beschriebenen Funktionen aus. Darüber hinaus ermittelt es je Konto in
einer Personenkontengruppe, für die Salden zu übernehmen waren, den
Jahressaldo gemäß letzter Kontenschreibung.
Es erzeugt automatische Eröffnungsbilanz-Buchungen für Konten mit
einem „Endsaldo“. Als Gegenkonto dient das in den „Vorlaufdaten“
eingegebene E-Bilanzkonto, in Abhängigkeit des Kontos(Kunde/Lieferant).
Nach der Erzeugung aller Buchungen erfolgt eine automatische
Verbuchung. Es verbucht den in den einzelnen Buchungssätzen
eingestellten Wert in das Feld „aktueller Saldo“ des Kontenstammsatzes
und protokolliert neben den in 3.3.11 beschriebenen Informationen auch
den vorgetragenen Saldo, getrennt und jeweils gesondert summiert nach
SOLL- und HABEN- Salden.
Je Kontengruppe wird die Summe aller SOLL- und HABEN- Salden
addiert und gedruckt.TEAM Finanzbuchhaltung Seite - 15 –
Dokumentation zum Jahreswechsel 2020 / 2021 REL.:31.00
3.3.13 Das Programm speichert zusätzlich die Werte als Vergleichswerte zum
Vorjahr innerhalb des Kontenstammsatzes in der Team-Fibu-Standard-
Währung “EUR“ grundsätzlich nach Buchungsperioden.
Periode + Jahr bildet die Grundlage für die Speicherung nach Perioden.
3.3.14 Archiv-Dateien Journal + Kontenauszüge
Die in den Dateien gespeicherten Journale + Kontenblätter des laufenden
Jahres werden durch das Jahreswechselprogramm in Archiv-Dateien
gespeichert. Dadurch ist eine unbeschränkte Auskunft der Daten der
vergangenen Buchungsjahre auf Bildschirm und Drucker möglich.
Diese Dateien bilden die Grundlage zur Aufbereitung der digitalen BP.
Original-Datei Archiv-Datei
Konten Journale Konten Journale .
MDTFK.HIX MDTFJ.HIX YJJMDTFK.HIX YJJMDTFJ.HIX
MDT = Mandant, z.B. „XYZ“ Y = Kennung Archivdatei
F= Finanzbuchhaltung JJ = Kalenderjahr z.B . 20=2020
19=2019
K= Kontenzeilen
J= Journalzeilen
So wird z.B. aus der Konten-Datei: xyzfk.hix die Datei y20xyzfk.hix
und aus der Journal-Datei: xyzfj.hix die Datei y20xyzfj.hix
Wichtiger Hinweis: nach erfolgreichem Durchlauf des Jahreswechsel-Programmes ist zu
prüfen (ggfs. mit Hilfe Ihres Administrators und/oder System-Betreuers), ob die
Archivdateien Y20MDTFK.HIX und Y20MDTFJ.HIX im Verzeichnis \HADATA korrekt
erstellt worden sind. Darüber hinaus müssen die Dateien MDTFK.HIX und MDTFJ.HIX
als leere Dateien für das kommende neue Wirtschaftsjahr 2021 vom System bereitgestellt
worden sein.
Sicherung der Archiv-Dateien
Eine automatische Sicherung der Archiv-Dateien (Y-Dateien) erfolgt nicht
innerhalb der TEAM - Finanzbuchhaltung. Sie sind innerhalb eines
Archivierungsprogramms (z.B. Komplett -Sicherung) oder vom
systemkundigen Administrator gezielt zu sichern. Zum Bsp.: der Suchpfad
ist immer der Datenbereich des aktuellen Wirtschaftsjahres:
C:\HA\HADATA\Y??XYZF?.HIX wobei C:=ihr Laufwerksbuchstabe XYZ=
das Mandantenkennzeichen ist.
Bei einem Systemwechsel ist darauf zu achten, dass diese Dateien aus
der Archivsicherung wieder in Ihr System installiert werden, da sich diese
Daten nicht innerhalb Ihrer „normalen“ Datensicherung befinden.TEAM Finanzbuchhaltung Seite - 16 –
Dokumentation zum Jahreswechsel 2020 / 2021 REL.:31.00
3.3.15 Neuaufbau Suchbegriffsdatei Kontenstamm
Das Jahreswechselprogramm führt zum Abschluss des Programms eine
Reorganisation der bestehenden Suchbegriffsdatei durch. Diese Maßnahme
garantiert zum einen ein besseres Zeitverhalten bei der Suche nach einem
Konto, zum anderen bietet es die Gewähr dafür, dass die Datei von
sachfremden Informationen befreit wird, die evtl. beim Datenaustausch - z.B.
Faktura / Finanzbuchhaltung -, oder ähnliche Anwendungen evtl.
fälschlicherweise dort hineingelangt sind.
3.3.16 Nach Beendigung des Jahreswechselprogramms erfolgt der Aufruf des
Buchungsprogramms. Das System löscht die Buchungsdatei, ggf. auch die
OP-Datei (wenn Sie die Personenkontensalden nicht übernommen haben)
und die ggf. die Kostenstellendatei.
3.3.17 Das Jahreswechselprogramm speichert die im Firmenstamm gespeicherten
Sammelkonten, die USt-%-Sätze und die USt-Anmeldewerte als Archivdaten.
Diese Maßnahme ist erforderlich, da die Auswertung der digitalen Betriebs-
prüfung in ihrem Umfang erweitert wurde.
3.3.18 Erzeugung automatischer E-Bilanz-Buchungen
Für die digitale Betriebsprüfung genügt es nicht, Salden der Personenkonten,
ohne eine entsprechende Buchung, als „E-Bilanz-Wert“ zu übernehmen bzw.
vorzutragen.
Aus diesem Grund erzeugt das System automatisch Eröffnungsbilanz-
Buchungen für diejenigen Kunden und Lieferanten, die beim Jahreswechsel
noch einen „Endsaldo“ aufweisen.
Gegenkonto dieser Buchungen ist das für den Kunden- bzw.
Lieferantenbereich eingestellte Eröffnungsbilanzkonto.
Die „Gegenbuchung“ wird aber nicht als „Sammelbuchung“ sondern als
„Einzelgegenbuchung“ durchgeführt. Es ist ratsam, für Kunden und
Lieferanten jeweils ein separates E-Bilanz-Konto zu führen.
Die Salden der maschinell übernommenen Personenkonten sind nicht
als E-Bilanz-Buchung auf dem Forderungs-,Verbindlichkeits-Sammelkonto
( z.B.: 1400 bzw. 1600) zu buchen.
Diese vom Jahreswechselprogramm selbst automatisch erzeugten und bereits in
der Buchungsdatei „geparkten“ Bewegungen werden durch das Journalprogramm
verbucht. Es genügt also ein Starten des Journalprogrammes. Wird dies
vergessen, so werden diese Bewegungen automatisch mit dem nächsten
„regulären“ Journal-Lauf mitausgedruckt bzw. verbucht!
Alle nicht maschinell übernommenen Salden von Personenkonten, sind im
Anschluss an den erfolgten Jahreswechsel einzeln einzubuchen, und zwar
mit der Funktion 6= Eröffnungsbilanz des Buchungsprogramms
„Buchen im Dialog“.TEAM Finanzbuchhaltung Seite -17 –
Dokumentation zum Jahreswechsel 2020 / 2021 REL.:31.00
3.3.19 Wird eine Kostenstellenverarbeitung innerhalb der Buchhaltung
durchgeführt, sind im Anschluss an den Jahreswechsel folgende
zusätzliche Eingaben vorzunehmen:
%-Satz ME-Vorjahr (bisheriges Wirtschaftsjahr -1)
%-Satz EUR- Vorjahr (bisheriges Wirtschaftsjahr -1)
%-Satz ME- lfd. Jahr (bisheriges Wirtschaftsjahr)
%-Satz EUR- lfd. Jahr (bisheriges Wirtschaftsjahr)
Die Werte des abgelaufenen Wirtschaftjahres können als Vergleichswerte
zum Vorjahr gestellt werden:
Hierzu ist im Feld „lfd. Jahr“ sowohl ein %-Satz für Menge als auch ein %-
Satz für Betrag ( EUR) möglich.
Die Eingabe von 100 bewirkt, dass die Werte unverändert zum Vergleich
als „Vorjahreswerte“ gestellt werden. Die Eingabe Null bzw. keine
Vorgabe bewirkt das die Werte gelöscht werden.
Bsp:
Sollen als Vergleichswerte die Werte des Vorjahres übernommen werden, geben Sie bitte
die Werte im Feld %-Satz Vorjahr ein. Sie müssen allerdings vorgeben/festlegen, ob die
Werte des Vorjahres oder die Werte des lfd. Jahres als Rechnungs-Basis für die neuen
„Budget/Etat-Vorgaben“ herangezogen werden soll. Es wird vom Programm überprüft ob
Sie sich für lediglich ein „Basis-Jahr“ korrekt entschieden haben:TEAM Finanzbuchhaltung Seite - 18 –
Dokumentation zum Jahreswechsel 2020 / 2021 REL.:31.00
3.3.20 Mit dem Programm Kostenstellenpflege - Programm 6.4, können die
maschinell übernommenen Werte je Kostenstelle und Kostenart individuell
angepasst bzw. verändert werden.
3.3.21 Mögliche Fehlermeldungen
• Vor Jahreswechsel erfasste Buchungen journalisieren !.
• Vor Jahreswechsel erst Kontenschreibung durchführen !.
• Vor Jahreswechsel Kostenstellen absammeln !.
• Posten der Zahlungsauswahl erst überweisen oder
Zahlungsauswahl löschen !.
• Vor Jahreswechsel erst Buchungen übernehmen !.
Bsp.:
Das Jahreswechselprogramm stellt auch sicher, dass der Jahreswechsel
nicht zweimal durchgeführt wird.
3.4. Datensicherungen für das neue Wirtschaftsjahr einrichten,
Die Team-Fibu-Daten des nun aktuellen Wirtschaftsjahres mit Programm-Unterstützung
d.h. innerhalb der Fibu separat sichern. Erfolgt eine maschinelle Übertragung der Daten
als „Vorjahres“- Daten, ist auch das „Vorjahr“ separat zu sichern, da die nun neu
belegten Vorjahresdaten durch das Jahreswechselprogramm ein entsprechendes
Vorjahres-Kennzeichen erhalten haben!
Erfolgt die Datensicherung außerhalb des Buchungsprogramms, prüfen
Sie bitte, ob eine Sicherung der „Vorjahresdaten“ aus dem entsprechend
eingerichteten Bereich (in der Regel: \ha\hadata02) gewährleistet ist.
Der Sicherungsstand per 31.12. des lfd. Jahres (vor Jahreswechsel) ist
u.U. nicht geeignet, diese Daten in einen „Vorjahresbereich“ zurück zu
sichern. (da hier das Vorjahres-Kennzeichen (noch) nicht eingebracht
ist))TEAM Finanzbuchhaltung Seite - 19 –
Dokumentation zum Jahreswechsel 2020 / 2021 REL.:31.00
3.5. Programm 3.1 Buchen im Dialog starten
Mit der Funktion 6 = Eröffnungsbilanzwert die Salden der Sachkonten
einbuchen, und zwar mindestens:
- alle Geldkonten,
- sonstige Forderungen und Verbindlichkeiten
Die Salden der maschinell übernommenen Personenkonten sind nicht
als manuelle Buchung auf dem Forderungs-, Verbindlichkeits-
Sammelkonto ( z.B.: 1400 bzw. 1600) zu buchen.
Dies geschieht automatisch durch das Journalprogramm.
Bei allen Eröffnungsbilanzbuchungen gilt:
Soll - Buchungen = Buchungsschlüssel 8 oder ES oder ( 0=S)
Haben- Buchungen = Buchungsschlüssel 9 oder EH oder ( 1=H)
Gegenkonto ist immer das Eröffnungsbilanzkonto, z.B. 9000. Alle EB-
Buchungen sind Einzelbuchungen auf dem angesprochenen Konto. Sie
brauchen nicht für jede einzelne Buchung eine explizite Gegenbuchung
auf dem Konto 9000 vorzunehmen, sondern können alle anfallenden EB-
Buchungen nacheinander einbuchen.
Die Einzel-Gegenbuchung auf dem Eröffnungsbilanzkonto wird durch
das Programm selbsttätig durchgeführt.
3.6. Spätere Änderung des gebuchten oder des maschinell übertragenen
Saldovortrags
Spätere Änderungen können durch die üblichen Jahresabschluss-Arbeiten
durch den Steuerberater oder bei Personenkonten, durch abschließende
Kontenbereinigung notwendig werden.
Hier ist in jedem Fall zu jedem bereits vorgetragenen, gleichgültig, ob
maschinell übertragen oder einzeln eingebuchten Saldo der
Veränderungsbetrag einzeln nachzubuchen. Setzt sich solch ein
Saldovortrag durch entsprechende Änderung bzw. Nachbuchung aus
mehreren Buchungen zusammen, so werden diese zwar in der
Kontenschreibung und Kontenauskunft als einzelne Buchungen
dargestellt, sie rechnen jedoch alle ausschließlich in das Feld EBILANZ
und gelten nicht als Verkehrszahlen.
Da hier keine Soll-/Haben- Addition getrennt erfolgt (wie z. B. bei den
Verkehrszahlen), ist auch kein Storno in der Form der Totalumkehr
erforderlich und auch nicht im Programm vorgesehen, sondern
Korrekturen und ggf. nachträgliche Veränderungen erfolgen durch sog.
kompensatorische Buchungen.TEAM Finanzbuchhaltung Seite - 20 –
Dokumentation zum Jahreswechsel 2020 / 2021 REL.:31.00
3.6.1 Daten wurden durch Jahreswechsel in einen „Vorjahres“-Bereich
übertragen
Wurden durch den Jahreswechsel die Datenbestände in einen Vorjahres-
bereich übertragen, sind bei erforderlichen Nachtragsbuchungen diese
nicht mehr durch Datenrücksicherung in den aktuellen Arbeitsbereich zu
übertragen.
Die Auswahl, ob Buchungen des laufenden (=aktuellen) Wirtschaftsjahres
oder des Vorjahres einzubuchen sind, erfolgt im Programmverteiler
Firmenauswahl.
Zum Bsp.:
Die Programmauswahl der Buchhaltungsprogramme für das aktuelle oder
des Vorjahres sind identisch. Das System unterstützt Sie aber durch An -
zeige des aktuellen Wirtschaftsjahres und der gebuchten Periode.
Die TEAM- Dienstprogramme „Interne“ Datensicherung und Sicherung auf
Datenträger berücksichtigen bei der Sicherung oder auch Rücksicherung,
die entsprechenden Verzeichnisse. Das heißt, der Bediener muss nicht
auswählen, ob er das laufende oder das Vorjahr sichern will, sondern
gesichert wird automatisch der aktuell angewählte Arbeitsbereich und
somit das jeweils bearbeitete Wirtschaftsjahr!
Eine sog. Externe Datensicherung bzw. Rücksicherung sollte auch
außerhalb der Anwendung möglich sein. Ist diese nicht eingerichtet,
fragen Sie bitte hierzu Ihren zuständigen Software- oder
Beratungspartner oder wenden Sie sich an Ihrem zuständigen System-
Administrator.
Werden die Daten außerhalb der Anwendung gesichert und es befindet
sich kein expliziter Hinweis darauf, ob es sich um eine Sicherung des
lfd. oder des Vorjahres handelt, handelt es sich in der Regel um die
Daten des laufenden Jahres (z.B. Datensicherung Fibu XYZ).TEAM Finanzbuchhaltung Seite - 21 –
Dokumentation zum Jahreswechsel 2020 / 2021 REL.:31.00
3.6.2 Daten wurden nicht in einen „Vorjahres“- Bereich übertragen
Sieht die Installation die standardmäßige Einstellung der Führung von
zwei Wirtschaftsjahren nicht vor, so sind die Datenbestände in diesem Fall
durch Rücksicherung, die vor dem Jahreswechsel erstellt wurden,
vorzunehmen. Hierzu zählt ggf. auch die mit diesen „alten“
Datenbeständen korrespondierende Team-Fibu-Version, also das
Programm.
Zuvor ist aber eine Datensicherung des lfd. Wirtschaftsjahres
vorzunehmen.
Nach der Bearbeitung der Datenbestände sind die Daten wieder zu
sichern, der aktuelle Datenbestand des laufenden Jahres wieder durch
Rücksicherung ins System zu übertragen.
3.7 Nachtragsbuchungen im Vorjahr
Für alle Nachtragsbuchungen im Vorjahr gilt das diese sog.
Veränderungsbuchungen im Vortrag des aktuellen Wirtschaftsjahres
erfordern. D.h. das sich durch diese Korrekturen im alten Jahr der bereits
maschinell übernommene Vortrag des akt. Jahres sozusagen „im
Nachhinein“ als falsch erweist.
Alle Personenkontenbuchungen die nach dem Jahreswechsel im alten
Wirtschaftsjahr vorgenommen werden, sind im neuen Wirtschaftsjahr mit
der Funktion 6 =Eröffnungsbilanz gleichermaßen einzubuchen.
Hinweis:
Sollen aus Gründen der sofortigen Auskunftsbereitschaft der Buchhaltung
im Personenkontenbereich die Endsalden des alten Jahres ungeprüft als
Anfangssalden des neuen Jahres vorgetragen werden, so empfiehlt es
sich, diese maschinell vorzutragen.
(Eingabe = J bei allen Personenkontengruppen).
Später erforderlich werdende Korrekturen können jederzeit als
Einzelbuchungen mit der Funktion 6 = EBILANZ nachgetragen werden.
In der Summen- und Saldenliste erfolgt die gesonderte Darstellung der
maschinell übernommenen, oder wahlweise der eingebuchten
Eröffnungsbilanzwerte bereits nach durchgeführtem Jahreswechsel, bzw.
nach der Buchungserfassung. (vormals erst nach erfolgter
Kontenschreibung)TEAM Finanzbuchhaltung Seite - 22 –
Dokumentation zum Jahreswechsel 2020 / 2021 REL.:31.00
3.7.1 Anzeige automatisch erzeugter E-Bilanz- Buchungen zum Jahreswechsel
Maschinell erzeugte E-Bilanz-Buchungen beim Jahreswechsel von Personenkonten.
Gegenkonto ist das in den „Vorlaufdaten“ eingegebene Eröffnungsbilanzkonto.
Als Buchungsdatum wird stets der erste Tag des neuen Wirtschaftsjahres eingestellt.
Als Buchungstext stellt das Programm „Autom. EBIL JW YYYY“ ein.
(Automatische E-Bilanz Jahreswechsel. YYYY= Kalenderjahr)
3.7.2 Anzeige der Periode, des Journal_Seiten-Zählers sowie des
Buchungs(=Ident.)-Nr. Zählers nach dem Jahreswechsel
Nach dem Jahreswechsel beginnt das neue Wirtschaftsjahr mit der Periode 00
d.h. im ersten Monat ist ein Buchen der Vorperiode nicht zulässig, da diese in das
Vorjahr zurückgehen würde.
Prüfen Sie durch Aufruf des Journalprogrammes ob die Zähler (für Seiten/Blatt-Nr.
und lfd.Bu.Nr./Ident-Nr.) vor dem Start des ersten Journal-Laufes ordnungsgemäß
auf Null gesetzt wurden:TEAM Finanzbuchhaltung Seite - 23 –
Dokumentation zum Jahreswechsel 2020 / 2021 REL.:31.00
4. Programmänderungen / Verbesserungen / Erweiterungen
4.1.1 Prüfung aktuellen Programmstand
Von den Betriebsprüfern wird verstärkt überprüft, ob die installierte
Programmversion mit dem von TEAM-Software im "KTZ- WIKI" ®
(internes Informationssystem der Prüfer) hinterlegten Version überein-
stimmt. So ist es z.B. nicht erlaubt und auch nicht möglich, das Wirtschaftsjahr
2021 mit dem Programmstand kleiner als 31.00 zu buchen.
Es erfolgt eine entsprechende Fehlermeldung:
4.1.2 Zugangs-Freigabe
Unabhängig davon ob Sie den Zahlungsverkehr innerhalb der Team-
Finanzbuchhaltung nutzen oder nicht müssen für eine ordnungsgemäße
Buchhaltung die korrekten und aktuellen SEPA-Bibliotheken vorhanden sein. Diese
enthalten unter anderem die sog. Routingdaten der EZB/der deutschen
Bundesbank und dienen neben der SEPA-Konvertierung vor allem der Prüfung der
Bankverbindungsdaten im Kontenstamm.
Es erfolgt eine Prüfung, welche Version mindestens installiert sein muß.
Diese ist für den Jahreswechsel mindestens der Stand 1.10.26 und für das neue
Wirtschaftsjahr 2021 (mit aktivem Zahlungsverkehr) der spätere Stand: 1.10.27.
Sofern Sie nicht über den aktuellen Stand verfügen, kann im Rahmen der Fern-
Wartung ggf. eine kostenfreie Installation der jeweils aktuellsten Version durch
Ihren zuständigen Software- oder Beratungspartner erfolgen.TEAM Finanzbuchhaltung Seite - 24 –
Dokumentation zum Jahreswechsel 2020 / 2021 REL.:31.00
4.2 Tägliche Buchhaltung
4.2.1 Buchen im Dialog, aktuelle Plausibilitätsprüfung Belegdatum
Es erfolgt nunmehr bei der Eingabe des Beleg-Datums eine "abgestufte"
Plausibilitätsprüfung des Kalenderjahres.
4.2.1.1 Ist das Kalenderjahr maximal 1 Jahr kleiner als das aktuelle Wirtschaftsjahr
erfolgt kein Warnhinweis. Die Eingabe ist erlaubt.
4.2.1.2 Ist das Kalenderjahr 2-4 Jahre kleiner, erfolgt ein Warnhinweis mit der Bitte
um Prüfung.
Der Bediener hat die Möglichkeit, durch nochmalige Eingabe seine Eingabe
zu bestätigen, oder ggf. zu korrigieren.
Das aktuelle Wirtschaftsjahr ist 2021.
Als Eingabe ist minimal das Kalenderjahr 17 (2017) erlaubt.
Kalenderjahre die mehr als 2 Jahre zurückgehen verlangen eine explizite
Bestätigung.
4.2.1.3 Ist das Kalenderjahr 5 und mehr Jahre kleiner, erfolgt eine Fehlermeldung.
Eine Eingabe ist nicht zulässig.
In diesem Beispiel wurde als Kalenderjahr das Jahr 16 (2016) eingegeben.
Das aktuelle Wirtschaftsjahr ist 2021.
Als Eingabe ist minimal das Kalenderjahr 17 (2017) erlaubt.TEAM Finanzbuchhaltung Seite - 25 –
Dokumentation zum Jahreswechsel 2020 / 2021 REL.:31.00
4.2.1.4 Die Eingabe größer als das aktuelle Tagesdatum ist wie bisher grundsätzlich
nicht erlaubt. (Hinweis: unter dem aktuellen Tagesdatum ist das Datum des
Betriebssystemes zu verstehen!)
Bsp: am 04.01.2021 der 06.01.2021 als Belegdatum.
4.3 Auswertungen
4.3.1 Kontendruckwiederholung, PDF-Druck (sortierte Jahreskonten-Ausgabe)
Das Programm bietet Ihnen seit einiger Zeit die Möglichkeit, den Ausdruck
der Konten des abgelaufenen Wirtschaftsjahres zum Beispiel zur
Überlassung an den Steuerberater in einem PDF-Format auszugeben.
Voraussetzung: In der Drucker-Auswahl muss ein sog. PDF-Drucker von Ihrem
zuständigen Team-Software-Beratungspartner eingerichtet sein.
Dazu rufen Sie im aktuellen Wirtschaftsjahr das Programm „Kontenschreibung“ auf und
wählen die Funktion 2 Druckwiederholung.
Mit dieser Funktion sind Druck-/Ausgabe-Wiederholungen von 2002 – Dato möglich, da
hier ein Zugriff auf die sog. „Archiv-Dateien“ erfolgt. Wird als Periode "00" eingegeben,
erfolgt der Ausdruck nicht getrennt nach Perioden, sondern sortiert nach Kontonummern
und innerhalb der Konto-Nummern aufsteigend nach Perioden.Sie erhalten sozusagen
eine zusammenhängende chronologische „Jahres-Konten-Ausgabe.TEAM Finanzbuchhaltung Seite - 26 –
Dokumentation zum Jahreswechsel 2020 / 2021 REL.:31.00
4.3.1 Kontendruckwiederholung, PDF-Druck (sortierte Jahreskonten-Ausgabe)
Die erzeugten Dateien sind auf Ihrem System in der Regel in dem
Ordner: X:\HA\PDF\JJ\ gespeichert (X: = ihr zugeordneter TEAM-
Laufwerksbuchstabe wie C: oder E: oder im Netzwerk T: etc., JJ=Firma
01-09 bzw. Wirtschaftsjahr)
Der Dateiname incl. der Ergänzung wird vom System vergeben.
Zur besseren Kennung und Archivierung sollten Sie den vom System
vergebenen Namen ändern. Zum Bsp.: in „Mandanten-Name_JJJJ.pdf“
oder „MDT_Konten_JJJJ.pdf“ wie „LUXGmbH-Konten-2020.pdf“ bzw.
LUX_Konten_2020.pdf
Die Namensergänzung „PDF“ dürfen Sie nicht ändern.
4.3.2 Übernahme Lohn (UBM)- Buchungen (Umsatzsteuer bei Sachbezügen)
Im Rahmen der in 2020 von uns begleiteten digitalen Betriebsprüfungen
hat sich wiedermal die korrekte „Verumsatzsteuerung von Sachbezügen“
wie „geldwerter Vorteil private Kfz-Nutzung etc.“ als „Diskussions-Punkt“
herausgestellt. Wir weisen Sie darauf hin, dass durch die Übernahme der
Buchungsbeleg-Bewegungen aus dem UBM®Lohn in der Regel keine
automatische „Umsatzsteuer-Er-Rechnung“ im Rahmen des Journales
erfolgt! In diesem Punkt bitten wir nochmals um Beachtung des Punktes
4.3.2 aus der Vorjahres-Dokumentation 2019, damit ggf. eine
Automatisierung der USt-Rechnung sichergestellt werden kann. Es wird je
nach Umfang nicht (mehr) in allen Fällen vom Prüfer akzeptiert, wenn Sie
die Umsatz-Steuer-Zahllast aus den gewährten Sachbezügen erst am
Jahresende errechnen und sozusagen „kumuliert“ im Dezember des
abgelaufenen Wirtschaftsjahres buchen. Klassische Vorgehensweise war
bisher: Storno des aufgelaufenen Jahresbetrages mit dem von UBM
erzeugten/übergebenem Steuer-Schlüssel Null, danach „Neueinbuchen“
mit dem entsprechenden Team-Fibu Umsatzsteuer-Schlüssel für den
aktuellen Steuersatz. Im Zweifelsfalle stimmen Sie die Vorgehensweise
bitte mit dem steuerlichen Berater ab.
Eine weitere Dokumentation erhalten Sie mit nachfolgendem Link:
Team Software Infobrief Sonderthema Sachbezüge und Umsatzsteuer
4.3.3 Digitale Betriebsprüfung
Aufgrund der Praxis-Erfahrungen im Rahmen der in 2020 durchgeführten
digitalen BP´s bei Team-Software-Anwendern wurde das Einlesen der
TEAM-Fibu-BP-Daten (im aktuellen „Überlassungsstandard nach GoB“) in
die Prüfungs-Software „WIN-IDEA®“ erleichtert. Im internen Informations-
System der Betriebsprüfer „KTZ-Wiki“ wurden zu diesem Zwecke für 2021
nochmals verbesserte „Makros“ und eine fortgeschriebene Dokumentation
hinterlegt. Hierauf kann nur der Prüfer zugreifen, daher ist bei Beginn einer digitalen BP vom
Anwender/Steuerpflichtigen darauf hinzuweisen, da diese neue Software-Unterstützung nicht allen Prüfern
bekannt ist. Diese Makro´s wurden von der zentralen IT-Fachabteilung der „Großbetriebsprüfungsstelle
Bergisch Land“ speziell für die Team-Fibu entwickelt.TEAM Finanzbuchhaltung Seite - 27 –
Dokumentation zum Jahreswechsel 2020 / 2021 REL.:31.00
4.3.3 Digitale Betriebsprüfung (Fortsetzung)
Unabhängig davon empfehlen wir gleich bei Eintreffen/Vorliegen einer
Prüfungsanordnung schnellstmöglich Kontakt zum Team-Software-Betreuer
aufzunehmen um ggf. eine sinnvolle und sich in jedem Falle „auszahlende“ fachlich-
technische Begleitung der „DIGI-BP“ in Auftrag zu geben. Diese kostenpflichtige
Begleitung umfasst neben der techn. Erstellung der diversen Datenträger auch die
fachliche Unterstützung Ihres zugeteilten Betriebsprüfers und Ihres Steuerberaters.
4.3.4 eUSt.-Anmeldung und Übermittlung in 2021
Die elektronischen USt.-Anmeldewerte für 2021 werden den gültigen
Rechtsvorschriften angepasst und für das Programm „Perfidia“ zur
elektronischen Übertragung unter Zwischenschaltung einer sog.
Datenweiterleitungsstelle an die Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt.
Zur erfolgreichen Übermittlung der 2021er Anträge + Meldungen an die
Server der OFD / Finanzverwaltung unter Zwischenschaltung des Perfidia-
Rechenzentrum als sog. Weiterleitungsstelle (seit dem 1.1.2019) sollten
Sie mindestens über eine Perfidia Stand Alone Programm-Version:
4.00.166 und höher verfügen.
Sie können den neuen Perfidia®-Stand sofort einsetzen und diesen auch
für die Meldungen des alten Jahres 2020 verwenden!
Die 2021er Perfidia® Programmstände unterstützen allerdings keine
Meldetatbestände aus 2019 mehr !
Das Team-Fibu-Programm bietet Ihnen die im Journal des gewählten Zeitraums
gespeicherten Werte zur Eingabe an.
Eine Korrektur (Überschreiben der vorgeschlagenen Datenfelder) ist jederzeit möglich.
4.3.5 eUSt.-Anmeldung 2021 und Anträge 2021
hier erhalten Sie das USt-Formular für 2021
http://www.team-software.org/download/tfibu/dokumentation/USt2021Formular.pdf
hier erhalten Sie das Formular „Antrag DFV / Anmeldung Sondervorauszahlung 2021“
http://www.team-software.org/download/tfibu/dokumentation/USt2021AntragDFV.pdf
sowie die dazu passende Ausfüllanleitung für die o.a. Meldungen + Anträge
http://www.team-software.org/download/tfibu/dokumentation/USt2021Anleitung.pdf
Bitte beachten Sie: Wie bereits gewohnt hat das BMF in den letzten Tagen des alten Jahres noch einmal in
Bezug auf den § 17 Abs. 1 ff. „nachgekartet“ und das Formular um 2 Felder für die separate Erfassung von
sog.uneinbringlichen Forderungen sprich ausgebuchten Erlösen (Bemessungswert) und der entsprechend
darauf entfallenen „korrigierten“ Steuerbeträge erweitert und somit auch die Formular-Struktur gegenüber 2020
verändert! Diese Werte werden vom Programm nicht automatisch errechnet, verwaltet und zur Eingabe
„angeboten“. Sie müssen also die ausgebuchten Rechnungen entsprechend in Zeile 73 (Kz50) für die Erlöse
bzw. Zeile 74 (Kz37) für die Ausfuhren separat erfassen. Ob eine Erfassung durch den steuerlichen Berater mit
der UStJahresmeldung anstelle dessen „ausreicht“ ist durchaus strittig, da die Finanzverwaltung offenbar eine
direkte zeitliche Zuordnung zu den Voranmelde-Zeiträumen (=Sofort-Korrektur) beabsichtigt/verfolgt.
Lesen Sie dazu vorsichtshalber das begleitende BMF-Schreiben vom 22.12.2021!
http://www.team-software.org/download/tfibu/dokumentation/USt2021BMFSchreiben.pdf
Wenn Sie alles darüber wissen wollen (oder müssen) dann ist der jeweils aktuellste USt.-Anwendungserlass
eine sehr schöne „Bettlektüre“:
http://www.team-software.org/download/tfibu/dokumentation/UStAnwendungserlassAktuellStand2020.pdfTEAM Finanzbuchhaltung Seite - 28 –
Dokumentation zum Jahreswechsel 2020 / 2021 REL.:31.00
4.3.6 eUSt.-Anmeldewerte 2021 (Änderungen im Formular/ Hinweise für die Eingabe)
Änderungen gab es bereits in 2019 für Leistungen, die dem Reverse-Charge-
Verfahren unterliegen (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b
UStG): Lesen Sie ggfs. dazu mehr in den damaligen Info-Rund-Schreiben: die Handhabung für die Reverse-
Charge Problematik für die Erlös-Seite sowie die Handhabung der Reverse-Charge Geschäftsfälle im Bereich des
Wareneinkaufes/der Kostenarten
Die Sache ist also für Sie relevant, wenn Sie Vorsteuer-/Umsatzsteuer-schlüssel mit der
Rechenvorschrift „RC“ benutzen. Bei Konten mit der Kennung „5“ für (5= Wareneinkauf Inland 13b UStG
bei Einkaufs-/Kostenarten-Konten in der 3.Stelle der Funktionsziffer) sind Sie der Leistungsempfänger
(Steuerschlüssel mit „RC“ in Verbindung mit einem Vorsteuer-%Satz wie 7% oder 19% etc.). Bei
Erlöskonten die Sie mit einem Steuerschlüssel „RC“ in Verbindung mit dem %-Satz „0,00“ benutzen, sind
Sie der leistende Unternehmer für den der Leistungsempfänger die Steuer schuldet! Beim
korrespondierenden Erlöskonto (wie Schrotterlöse etc.) ist in der 3.Stelle der Funktionsziffer die
„normale“ Kennung „2“ für die Umsatzsteuer-Behandlung hinterlegt.
Das BMF weist darauf hin, dass bisher (bis zum 31.12.2018) in den Fällen der Steuerschuldnerschaft
des Leistungsempfängers nach § 13b UStG die darunter fallenden Umsätze im Vordruckmuster USt 1
A bislang (bis 31.12.2018) vom leistenden Unternehmer je nach Tatbestand in den Zeilen 39 (KZ68)
oder 40 (KZ60) und vom Leistungsempfänger in den Zeilen 48 (KZ46/47),49(KZ52/53), 50(KZ73/74),
51(78/79) und 52 (KZ84 und 85) gesondert anzugeben waren.
Ab dem 1.1.2019 und in 2021 weiterhin sind daher steuerpflichtige Umsätze,
(für die der Leistungsempfänger die Steuer nach § 13b Abs. 5 UStG schuldet),
vom leistenden Unternehmer im Vordruckmuster USt 1 A
insgesamt (also in einer Summe statt wie bisher getrennt) in der Zeile 39 (Kennziffer 60) anzugeben.
Der Leistungsempfänger, der die Steuer nach § 13b Abs. 5 UStG schuldet,
hat im Vordruckmuster USt 1 A:
steuerpflichtige sonstige Leistungen eines im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässigen Unternehmers
(§ 13b Abs. 1 UStG) in der Zeile 48 (Kennziffer 46 und 47)
Umsätze, die unter das Grunderwerbsteuergesetz fallen (§ 13b Abs. 2 Nr. 3 UStG) in der Zeile 49
(Kennziffer 73 und 74)
und andere Leistungen (§ 13b Abs. 2 Nr. 1, 2, 4 bis 11 UStG) in der Zeile 50
(Kennziffer 84 und 85)
hingegen getrennt einzutragen.
In der Praxis ändert sich beim Ausfüllen also nicht viel da wir in 2018-2019 die Kennziffer 68 in Zeile 39 sowie die
Kennziffern 78 und 79 in Zeile 51 (Stichwort: Lieferung von Mobilfunkgeräten etc.) ohnehin nícht unterstützt hatten
und daher auf der 2.Seite der UStVA-Formular-Eingabemaske nur die Kennziffern 52 und 53 entfallen sind. Die
Eingabewerte dafür sind nun auch in 2020 ggf. in der Zeile 50 bei den Kennziffern 84 und 85 mit zu berücksichtigen.
Zu beachten ist aber in jedem Falle, dass auch in 2021 die Eingabe in Zeile 39 Kennziffer 60 nun die alten Werte des
2018er Formulars aus Zeile 39 Kennziffer 68 und Zeile 40 Kennziffer 60 in einer Summe zusammenfasst!
(Näheres unter folgendem Link/Quelle: BMF, Schreiben v. 8.10.2018, III C 3 - S 7344/18/10001)
Neu in 2021 ist jedoch, daß nun auch Telekommunikations-Dienstleistungen mit die
Umkehrung der Steuerschuldnerschaft nach § 13 b einbezogen werden! Diese
Umsätze sind im UStVA-Formular vom leistenden Unternehmer in der Zeile 49
(Kennzahl - Kz - 60) und vom Leistungsempfänger nebst Steuer in der Zeile 42 (Kz
84/85) gesondert anzugeben
Auch dazu lesen Sie besser das entsprechende BMF-Schreiben vom 22.12.2020
http://www.team-software.org/download/tfibu/dokumentation/USt2021BMFSchreiben.pdf
4.3.7 eUSt.-Anmeldewerte 2021 (techn.Änderungen in der UA-Dateien)
Diesen o.g. Sachverhalten musste technisch wie folgt entsprochen werden:
• USTA-VERSION (0011-0016) erweitert um 202101 (Version des Datensatzes)
• JAHR (0162-0165) erweitert um 2021Sie können auch lesen
