Jährlicher Tätigkeitsbericht 2021 (Art. 33. Abs.4 - HO 2017)
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Schola Europaea / Büro des Generalsekretärs
Ref.: 2022-02-D-2-de-3
Orig.: EN
Jährlicher Tätigkeitsbericht 2021 (Art. 33. Abs.4
HO 2017)
Vom Obersten Rat der Europäischen Schulen auf seiner Sitzung
in Dubrovnik (Kroatien) vom 6. bis 8. April 2022 genehmigt
Der vorliegende Bericht enthält Verweise auf die nachstehenden Dokumente:
- Angaben zum Schuljahresbeginn 2021-2022 an den Europäischen Schulen (AZ. 2021-10-D-12-de-2)
- Bericht über Schulversagen und Wiederholungsquoten an den Europäischen Schulen – 2021 (2021-09-D-
20-de-2)
- Statistischer Bericht zur pädagogischen Unterstützung und zum inklusiven Unterricht an den Europäischen
Schulen im Schuljahr 2020-2021 (2021-11-D-31-de-5)
- IKT-Bericht 2021 (AZ. 2022-01-D-83-en-3) + Anhang: Bericht der Arbeitsgruppe „IT-PEDA“ (AZ. 2022-02-D-
3)
- Bericht über das Europäische Abitur 2021 (AZ. 2021-07-D-1-de-5)
- Jährlicher Tätigkeitsbericht des Büros des Generalsekretärs - (AZ. 2022-02-D-1-de-3)
- Jährlicher Tätigkeitsbericht der 13 Schulen, über die Schulen erhältlich
- Daten Anerkannte Europäische Schulen (AZ. 2021-09-D-74-de-1)
- Mehrjahresplan 2019-2021 des Büros des Generalsekretärs (AZ. 2021-02-D-39-de-2)
- Jahresplan 2021 des Büros des Generalsekretärs der Europäischen Schulen
(AZ. 2021-02-D-38-de-3)
Alle Dokumente sind auf der Website des Büros des Generalsekretärs der Europäischen Schulen abrufbar
(www.eursc.eu).
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Inhalt
JÄHRLICHER TÄTIGKEITSBERICHT 2021 (ART. 33 ABS. 4 HO 2017)…………………………………………………………………………….3
1. LEITBILD DES SYSTEMS DER EUROPÄISCHEN SCHULEN ……………………………………………………………………………………….3
2. EINLEITUNG ........................................................................................................................................................... 3
ÜBER DIESES DOKUMENT ...................................................................................................................................................... 3
HERAUSFORDERUNGEN IM JAHR 2021 .................................................................................................................................... 3
3. UMSETZUNG DER ZIELE DES MEHRJAHRESPLANS 2019-2021 ............................................................................. 5
A. NEUE KOSTENTEILUNGSVEREINBARUNG DEFINIEREN UND UMSETZEN .................................................................................... 5
B. STEIGERUNG DER ATTRAKTIVITÄT DES SYSTEMS DER EUROPÄISCHEN SCHULEN........................................................................ 5
C. ERFOLGREICHE EINFÜHRUNG DES NEUEN BENOTUNGSSYSTEMS ........................................................................................... 6
D. UMSETZUNG DES KONZEPTS ZUR PÄDAGOGISCHEN UNTERSTÜTZUNG UND BEREITSTELLUNG EINER INTEGRATIVEN, HOCHWERTIGEN
BILDUNG ........................................................................................................................................................................... 7
E. EFFECTIVES UND VERLÄSSLICHES INTERNES KONTROLLSUSTEM AN ALLEN EUROPÄISCHEN SCHULEN UND BEIM BGS ....................... 8
F. EINFÜHRUNG EINES NEUVEN FÜHRUNGSMODELLS…………………………………………………………………………………………………………9
G. ANERKANNTE EUROPÄISCHE SCHULEN (AES) – VERBESSERUNG DER QUALITÄT VON AUDITVERFAHREN ...................................... 9
4. UMSETZUNG DES JAHRESPLAN 2021 ............................................................................................................... 10
4.1 ZUSAMMENFASSUNG DER UMSETZUNG DER GEMEINSAMEN JAHRESZIELE UND PRIORITÄTEN 2021………………………………………………10
A. PÄDAGOGISCHE PRIORITÄTEN ..................................................................................................................................... 10
B. FINANZ- UND VERWALTUNGSZIELE ............................................................................................................................... 13
4.2. QUALITÄTSSICHERUNG IM FINANZ- UND VERWALTUNGSBEREICH .................................................................. 19
A. AUFBAU DES FINANZMANAGEMENTSYSTEMS ................................................................................................................. 19
B. ÜBERBLICK ÜBER DIE SCHLUSSFOLGERUNGEN DER BEWERTUNG DER UMSETZUNG DES SYSTEMS DER INTERNEN KONTROLLE .......... 20
C. AUSNAHMENVERZEICHNIS .......................................................................................................................................... 24
D. RISIKOMANAGEMENT ................................................................................................................................................ 27
E. TÄTIGKEITEN DES INTERNEN AUDITDIENSTES (IAS) .......................................................................................................... 32
F. TÄTIGKEITEN DES EUROPÄISCHEN RECHNUNGSHOFS (EURH)…………………………………………………………………………………………34
G. TÄTIGKEIT DER EXTERNEN WIRTSCHAFTSPRÜFUNGSGESELLSCHAFT DELOITTE ........................................................................ 35
H. VALIDIERUNG DES BUCHHALTUNGSSYSTEMS (ART. 35 HO) - FORTSCHRITTE IM JAHR 2021) ……………………………………………….36
I. EX-POST-KONTROLLEN DURCH DAS REFERAT INTERNE KONTROLLFÄHIGKEIT IM JAHR…………………………………………………………..38
5. FINANZIERUNG DES SYSTEMS: VERTEILUNG DER KOSTEN DES ABGEORDNETEN PERSONALS AUF DIE
MITGLIEDSTAATEN (KOSTENTEILUNG)……………………………………………………………………………………………………………………41
6. ÖFFNUNG DES SYSTEMS - ANERKANNTE EUROPÄISCHE SCHULEN ………………………………………………………………………..48
ANHANG 1: ZUVERLÄSSIGKEITSERKLÄRUNG ………………………………………………………………………………………………………….52
ANHANG 2: EX-POST-PUBLIZITÄT FÜR AUßERGEWÖHNLICHE VERHANDLUNGSVERFAHREN OHNE
VORHERIGE VERÖFFENTLICHUNG…………………………………………………………………………………………………………………………..67
ANHANG 3: ANGABEN ZUM HAUSHALTSVOLLZUG………………………………………………………………………………………………..69
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1. Leitbild des Systems der Europäischen Schulen
Die Europäischen Schulen sind Bildungseinrichtungen, die in den Mitgliedstaaten der
Europäischen Union geschaffen wurden.
„Ziel der Schulen ist es, die Kinder
der Bediensteten der Europäischen Gemeinschaften gemeinsam zu unterrichten“
Vereinbarung über die Satzung der Europäischen Schulen
Es ist Aufgabe der Europäischen Schulen, allen Schülern eine breit gefächerte, mehrsprachige
und hochwertige Ausbildung von der frühkindlichen Bildung bis zur Sekundarschule zu bieten und
Schüler der Sekundarstufe II auf das Erwachsenenleben vorzubereiten und eine Grundlage für
weitere Lernprozesse zu schaffen.
Beschluss des Obersten Rates
2. Einleitung
Über dieses Dokument
Gemäß Artikel 33.4 der Haushaltsordnung (Dokument 2017-12-D-21-de-3, HO) gilt: „Der
Anweisungsbefugte der Europäischen Schulen fasst die Jahrestätigkeitsberichte der einzelnen
Schulen und des Büros zusammen und erstellt einen globalen Jahrestätigkeitsbericht für das
System der Europäischen Schulen, der bis Ende Februar des folgenden Jahres dem Obersten Rat
unterbreitet wird. Er soll eine Einschätzung geben, inwiefern die Zielstellungen erreicht wurden und
eine solide Haushaltsführung umgesetzt wurde.“
Mit der Vorlage dieses Jahrestätigkeitsberichts soll dieser Bestimmung entsprochen werden.
Darüber hinaus lief der Mehrjahresplan 2019-2021 des Systems der ES aus und daher zieht dieser
Bericht auch eine Bilanz der Umsetzung der für diesen Zeitraum festgelegten mehrjährigen Ziele,
die vom Obersten Rat (OR) im April 2019 genehmigt worden waren (Dokument Ref. 2019-03-D-19-
de-2).
Herausforderungen im Jahr 2021
Das Jahr 2021 wird als weiteres Corona-Jahr in die Annalen eingehen. Ähnlich wie 2020 wirkte sich
die Pandemie erheblich auf das Schulleben aus, stellte die Schulen und das Büro des
Generalsekretärs (BGS) vor neue Herausforderungen und verlangte allen Beteiligten ein hohes Maß
an Flexibilität ab. Insgesamt gab es für die Schulen keine längeren Lockdown-Phasen. Realität an
allen Schulen waren jedoch Rotationssysteme, Online-Unterricht, Präventionsmaßnahmen wie das
Tragen von Masken und regelmäßige Coronatests in einigen Schulen sowie der Umgang mit
Coronafällen.
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Dennoch lässt sich unterm Strich feststellen, dass die Europäischen Schulen in ihrem Kerngeschäft
− Schüler*innen Unterricht und Bildung zukommen zu lassen − erneut erfolgreich für Kontinuität
gesorgt haben, diejenigen unterstützt haben, die zusätzliche Hilfe benötigten, und die Lage genutzt
haben, um für die Zukunft gewinnbringend daraus zu lernen. Für das Lehren und Lernen kamen auf
breiter Front IKT-Tools zum Einsatz. Für zentrale Akteure wurden Online-Gemeinschaften
geschaffen, um Kommunikation und Austausch zu erleichtern. MS Teams wurde für wichtige
Sitzungen der Verwaltungsorgane, etwa die pädagogischen Sitzungen und die Sitzungen des
Haushaltsausschusses, wie auch im Unterricht noch differenzierter genutzt und zwei der drei
Sitzungen des OR fanden mit hybrider Sitzungslösung statt.
Das Europäische Abitur wurde erfolgreich für 2370 Kandidaten von 13 Europäischen Schulen und
10 Anerkannten Schulen organisiert. Es wurden 2359 Abschlusszeugnisse überreicht: Die
Erfolgsquote betrug folglich 99,54 % (2020: 98,81 %) und die durchschnittliche Endnote war 78,19
(2020: 79,99). Aufgrund der Pandemie und auf Beschluss der Vorsitzenden für das Europäische
Abitur bestand die Abiturprüfung nur aus den fünf schriftlichen Prüfungen. Die drei mündlichen
Prüfungen entfielen. Infolge dieses Beschlusses galt für die Endnote des Europäischen Abiturs 2021
die A-Note anstelle der O-Note (Noten 50 %C = (20 %A+30 %B) + 35 %W+15 %O, wobei O eine
Replikation der A-Note war).
Beim Abitur 2021 trat eine weitere wichtige Änderung in Kraft: Zum ersten Mal fand das neue
Benotungssystem Anwendung. In S7 wurden demnach Dezimalnoten verwendet. Der
Gesamtdurchschnitt der Vornote in S7 wurde mit ganzen Zahlen und einer Dezimalstelle
ausgedrückt, die Gesamt-Endnote in S7 mit ganzen Zahlen und zwei Dezimalstellen. Die
Bestehensnote wurde von 6 auf 5 geändert. Diese Änderungen erforderten eine Anpassung der
Notenberechnung sowie eine Anpassung der Prüfungsunterlagen an die neue Methodik. Diese gut
vorbereitete Änderung vollzog sich reibungslos.
Des Weiteren gab es in den Europäischen Schulen einen Wechsel in der Führungsebene des
Systems: Der Generalsekretär Herr Marcheggiano trat nach knapp fünfjähriger Amtszeit mit Wirkung
zum 30.8.2021 zurück und ist nun als Direktor der Schule in Alicante tätig. Der OR ernannte seinen
Stellvertreter, Herrn Beckmann, zum Nachfolger, der bis Ende des Jahres beide Funktionen −
Generalsekretär und Stellvertretender Generalsekretär − übernahm.
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3. Umsetzung der Ziele des Mehrjahresplans 2019 - 2021
Der Mehrjahresplan 2019-2021 wurde vom Obersten Rat in seiner Sitzung im April 2019 genehmigt
und enthält 7 Mehrjahresziele.
A. Neue Kostenteilungsvereinbarung definieren und umsetzen
Die im April 2019 genehmigte Kostenteilungsvereinbarung, die auf eine Erhöhung des
Prozentsatzes und der Gesamtzahl der abgeordneten Lehrkräfte abzielte, hat ihr Ziel nicht erreicht.
Der Trend, dass die Zahl der abgeordneten Lehrkräfte weiter sinkt, konnte nicht umgekehrt werden.
Sobald dies offensichtlich wurde, wurde die Arbeitsgruppe des Erweiterten Ratsvorsitzes beauftragt,
eine Analyse der Gründe durchzuführen und einen neuen Vorschlag für eine
Kostenteilungsvereinbarung auszuarbeiten.
B. Steigerung der Attraktivität des Systems der Europäischen Schulen
Im April 2019 genehmigte der Oberste Rat mehrere Maßnahmen, um die Attraktivität der
Europäischen Schulen für die verschiedenen Personalkategorien zu erhöhen. Die meisten dieser
Maßnahmen sind im September 2019 in Kraft getreten.
Die Analyse der Leistungsindikatoren zeigt, dass die Maßnahmen nicht die gewünschte Wirkung
hatten. Während aus der obigen Tabelle hervorgeht, dass die Gesamtzahl der Abordnungen
zurückgegangen ist und weit unter dem Zielwert liegt, ist die Zahl der unbesetzten Stellen, die EN,
FR oder DE auf C1/C2-Niveau erfordern, für Englisch zurückgegangen, für Französisch konstant
geblieben und für Deutsch gestiegen.
Ein Blick auf die Zahlen der - abgeordneten und lokal eingestellten - Lehrkräfte, die das System der
ES vorzeitig verlassen, zeigt, dass sich die Situation im Vergleich zu vor drei Jahren verschlechtert
hat.
Auch die Zahl der Einstellungsverfahren, für die ein Einstellungsverfahren nicht ausreichte, hat sich
verschlechtert, anstatt sich zu verbessern.
Im Dezember 2021 prüfte der Oberste Rat neue vorläufige Vorschläge, um die Attraktivität der
Europäischen Schulen für die verschiedenen Personalkategorien zu erhöhen. Die endgültigen
Vorschläge und ihre Auswirkungen auf den Haushalt werden dem Obersten Rat im April 2022
vorgelegt.
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C. Erfolgreiche Einführung des neuen Benotungssystems
Im Schuljahr 2020-2021 haben die COVID-19-Pandemie, die anschließende Annullierung der
mündlichen EB-Prüfungen und die alternative Berechnung der Endnote die Ergebnisse beeinflusst.
Die Pandemie hat auch dazu geführt, dass der Unterricht vor Ort zeitweise ausfiel und die
Abwesenheitsquote hoch war.
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D. Umsetzung des Konzepts zur pädagogischen Unterstützung und Bereitstellung einer
integrativen, hochwertigen Bildung
Trotz der durch die COVID-19-Pandemie verursachten Störungen verläuft die Umsetzung des
Aktionsplans für Pädagogische Unterstützung und Integrative Bildung im Allgemeinen nach dem
ursprünglichen Plan.
1- 24 von 29 (83 %) der kurz- und mittelfristigen, sehr wichtigen und wichtigen Maßnahmen
wurden vollständig umgesetzt:
- Alle kurzfristigen Maßnahmen wurden umgesetzt.
- Zwei sehr wichtige mittelfristige Maßnahmen sind noch nicht vollständig umgesetzt worden:
o Maßnahme 7.3 Es werden systemweit harmonisierte Instrumente zur frühzeitigen
Erkennung/pädagogischen Diagnostik eingeführt, und
o Maßnahme 7.1 Die Festlegung einer Höchstzahl von Schülern in Klassen mit
Schülern, die intensive Unterstützung A oder dauerhaft eine Unterstützungslehrkraft
im Klassenzimmer erhalten, beginnt im Januar 2022.
- Drei wichtige, mittelfristig angelegte Maßnahmen sind noch nicht vollständig umgesetzt
worden:
o Maßnahme 6.2 Unterrichtsmaterial: Die Ermittlung gemeinsamer Bereiche zur
Anschaffung von zugänglichem Unterrichtsmaterial und Assistenzmaterial wird
derzeit diskutiert.
o Maßnahme 8.1 Die Ermittlung bestehender Schwierigkeiten beim Übergang vom
Primar- in den Sekundarbereich und die Formulierung von Vorschlägen, wie ein
erfolgreicher Übergang gewährleistet werden kann, werden im Zusammenhang mit
der Bereitstellung von pädagogischer Unterstützung und integrativer Bildung
behandelt. Das Verfahrensdokument soll dem Gemischten Pädagogischen
Ausschuss im Februar 2022 vorgelegt werden.
o Maßnahme 8.2 Die Förderung des Konzepts multiprofessioneller,
„bereichsübergreifender“ Betreuungsteams und die Festlegung einer bestimmten
Anzahl von freien Stunden/Perioden in dem Dokument über „Interne Strukturen“ wird
derzeit auf Systemebene diskutiert.
2. Schließlich wurden drei sehr wichtige und langfristige Maßnahmen bereits abgeschlossen.
- Anzahl der abgelehnten Einschreibungen - eine im Primarbereich und zwei im
Sekundarbereich.
- Anzahl der Schüler, die auf Beschluss der Schule in andere Systeme umgeleitet wurden - 0
Fälle.
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- Ordnungsgemäße Konsultation des Inspektors bei jeder Ablehnung und/oder Umleitung - die
beiden Fälle abgelehnter Einschreibungen für den Sekundarbereich wurden nicht gemäß
dem Verfahren untersucht: Die Inspektoren wurden nicht konsultiert.
Neben der Umsetzung des Aktionsplans wurde auch das Konzept zur Bereitstellung von
pädagogischer Unterstützung und integrativer Bildung überarbeitet.
E. Effektives und verlässliches Internes Kontrollsystem an allen Europäischen
Schulen und beim BGS
Verbesserungen wurden im Hinblick auf die Empfehlungen des Europäischen Rechnungshofs
(EuRH) und des Internen Auditdienstes (IAS) erzielt. Der Rechnungshof hat jedoch bei seiner
Überprüfung der internen Kontrollsysteme des BGS und der Schulen, der Einzelabschlüsse
und der konsolidierten Abschlüsse erhebliche Schwachstellen festgestellt und kann daher
noch nicht bestätigen, dass die Finanzverwaltung der Schulen im Jahr 2020 in vollem Umfang
mit der Haushaltsordnung und dem Statut für das Personal in Einklang stand.
In Bezug auf den IAS wurden 14 Empfehlungen umgesetzt oder als überprüfungsreif
eingestuft. 5 Empfehlungen stehen noch aus, darunter eine kritische Empfehlung zu den
Aufgaben und Zuständigkeiten der Elternvereinigungen.
Eine Anti-Betrugs-Strategie wurde entwickelt und stehe kurz vor der Veröffentlichung.
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F. Einführung eines neuen Führungsmodells
Das neue Führungsmodell, das die Verantwortlichkeiten auf zentraler Ebene in den
Funktionen des Anweisungsbefugten der Europäischen Schulen (= Generalsekretär, AO ES)
und des Rechnungsführers zentralisiert, wurde vollständig umgesetzt. Der AO ES stellte
seinen ersten globalen jährlichen Tätigkeitsbericht für das Haushaltsjahr 2020 vor.
G. Anerkannte Europäische Schulen (AES) - Verbesserung der Qualität von
Auditverfahren
Es gibt zwei Hauptfaktoren, die zum Erreichen der in Ziel 1 genannten Leistungen beigetragen
haben. Erstens die Einführung der obligatorischen Vorlage für Konformitätsdossiers. Auf
diese Weise wurde sichergestellt, dass alle wesentlichen Informationen enthalten sind und
dass die enthaltenen Informationen nicht unnötig durch zusätzliches Material verkompliziert
werden. Zweitens prüft und kommentiert das AES-Team im BGS jetzt alle
Konformitätsdossiers, bevor diese an den GPA geschickt werden. Diese ausgezeichnete
Kommunikation zwischen den Schulen/Delegationen und dem BGS gewährleistet, dass die
meisten möglichen Probleme vor der Einreichung der Dokumente gelöst werden. In einem Fall
(Oktober 2020) wurde ein Problem absichtlich nicht berücksichtigt, da der Oberste Rat als
qualifizierter angesehen wurde, um eine geeignete Lösung zu finden.
In Bezug auf Ziel 2 ist die Verwendung des Audit-Toolkits obligatorisch. Dies wurde vom
Obersten Rat im Dezember 2019 genehmigt und soll erstmals bei den Audits im Herbst 2020
praktiziert werden.
Es wurden genügend Sachverständige und Inspektoren zur Verfügung gestellt, um
sicherzustellen, dass alle Audits wie geplant unter Verwendung des Toolkits für die Bewertung
durchgeführt werden konnten.
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4. Umsetzung des Jahreplan 2021
4.1 Zusammenfassung der Umsetzung der gemeinsamen Jahresziele und Prioritäten 2021
A. Pädagogische Prioritäten
Für das Schuljahr 2020-2021 wurden drei gemeinsame Prioritäten aufgestellt:
Priorität 1 Einführung des neuen Benotungssystems (NMS)
Stufe Sekundarstufe
✓ Teilen Sie dem BGS die Ergebnisse Ihrer Bewertung der
Wichtigste
Schritte Umsetzung im Schuljahr 2019-20 mit (Zieldatum: 30. Oktober
2020
✓ Gewährleistung, dass alle betroffenen Lehrkräfte über
fundierte Kenntnisse des neuen Benotungsschemas verfügen:
Verwendung der aktualisierten Leitfäden und der FAQ sowie des
Inputs aus den Schulungen für Stellvertreter im Juni 2019,
✓ Sicherstellung eines Angebots geeigneter
Schulungsmaßnahmen für Lehrer (pädagogische Tage usw.);
✓ Beobachtung und Bewertung des Unterrichts und des
Einsatzes der NMS (kompetenzbasierte Beurteilung ) gemäß
dem Dokument Benotungsschema der Europäischen
Schulen: Leitfaden für die Anwendung"
✓ Austausch von BAC- Bewertungen auf Papier mit
Bewertungsschema unter Lehrern zur Vorbereitung von BAC-
Vorschlägen für die BACC 2021;
10 / 88 2022-02-D-2-de-3✓ Weitere Überwachung und Analyse der Noten der Schüler
(SMS) und Durchführung von Maßnahmen, wenn ein erheblicher
Harmonisierungsmangel festgestellt wird;
✓ Sicherstellung detaillierter Informationen für Schüler und Eltern;
✓ Erstellung einer Analyse der S5- und S6-Ergebnisse und
Weitergabe an BGS (Zieldatum 30. Juni 2021).
✓ Austausch von BAC-Arbeitsbeispielen auf Papier mit
Erreichte Ziele
Bewertungsschema unter Lehrern zur Vorbereitung von BAC-
Vorschlägen für die BACC 2021;
✓ Der Unterricht und die kompetenzbasierte Beurteilung mit den
NMS gemäß den Richtlinien wurden global überwacht und
bewertet
✓ Alle S5- und S6-Tests wurden anhand einer gemeinsamen
Kompetenzmatrix erstellt und korrigiert, die auf der in den NMS
beschriebenen kompetenzbasierten Bewertung basiert.
✓ BAC-Arbeitsbeispiele auf Papier wurden zwischen Lehrern
geteilt, um BAC-Vorschläge für 2021 vorzubereiten
✓ Die Noten der Schülerinnen und Schüler wurden per SMS
überwacht und ausgewertet. Im Falle größerer Unstimmigkeiten
wurden Maßnahmen zur Problemlösung ergriffen
✓ Die Analyse der S5- und S6-Ergebnisse wurde dem BGS vor
dem 30.06. mitgeteilt.
✓ Fortführung der Überwachung der Ergebnisse
Weitere
Maßnahmen ✓ Weitere Unterstützung neuer und weniger erfahrener Lehrkräfte
bei NMS.
Priorität 2 Umsetzung der Empfehlungen des Beurteilungsberichts für
pädagogische Unterstützungsmaßnahmen und Umsetzung des
Aktionsplans für pädagogische Unterstützung und integrative
Bildung
Stufe Vorschule, Grundschule und Sekundarstufe
Wichtigste Aus dem Bericht zur Bewertung der pädagogischen Unterstützung:
Schritte - Begleitung der Umsetzung der festgelegten Prioritäten auf der
Grundlage des Berichts über die Bewertung der pädagogischen
Unterstützung (Umsetzungsplan);
- Erstellung eines Haushaltsentwurfs für 2022, der die Umsetzung
der Empfehlungen berücksichtigt;
- Fortführung der Umsetzung der Empfehlungen
- Erstellung eines Selbstevaluierungsbericht über die erzielten
Fortschritte.
Aus dem Aktionsplan für pädagogische Unterstützung und integrative
Bildung:
✓ Sicherstellung des Vorhandenseins und des leichten Zugangs
zu umfassenden, schulspezifischen Leitlinien in
Übereinstimmung mit der Strategie;
11 / 88 2022-02-D-2-de-3✓ Verfügbarkeit klarer Verfahren und Nachweise für die
Entscheidung über die Einschreibung/Nicht-Einschreibung
eines Kindes, einschließlich externer Sachverständiger und
unter Berücksichtigung des besten Interesses des betreffenden
Kindes.
Erreichte Ziele Aus dem Bericht zur Bewertung der pädagogischen Unterstützung:
✓ Die Umsetzung der festgelegten Prioritäten auf der Grundlage
des Umsetzungsplans wurde in allen Schulen fortgesetzt, ebenso
wie die Umsetzung der Empfehlungen
✓ Erstellung des Haushaltsplans für 2022, der die Umsetzung der
Empfehlungen widerspiegelt.
✓ Einige Schulen haben den Selbstbeurteilungsbericht bereits
erstellt, andere sind noch dabei, den Selbstbeurteilungsbericht zu
konkretisieren
Aus dem Aktionsplan Bildungsförderung und integrative Bildung:
✓ Sicherstellung schulspezifischer Leitlinien, die der politischen
Stoßrichtung entsprechen. Sie sind auf den Websites der Schulen
abrufbar
✓ In den meisten Schulen wurden klare Verfahren entwickelt, die
sich auf dokumentarische Nachweise für die Einschreibung/Nicht-
Einschreibung stützen; einige wenige Schulen müssen die
Verfahren noch ausarbeiten
✓ Formulieren des Selbstbeurteilungsberichts
Weitere
Maßnahmen ✓ Fortführung der Umsetzung der Empfehlungen
✓ Abschluss aller Verfahren im Zusammenhang mit der
Einschreibung/Nicht-Einschreibung
Priorität 3 Gewährleistung einer hohen Lehr-und Lernqualität bei (teilweiser)
Aufhebung des Lehrbetriebes vor Ort.
Stufe Vorschule, Grundschule und Sekundarstufe
- Erarbeitung der Qualitätssicherungsstrategie der Task Force und
Wichtigste
Schritte einer aktualisierten Politik für den Fernunterricht und das
Fernstudium und Festlegung diesbezüglicher Mindeststandards.
- Anpassung der individuellen und Gruppen-Lernpläne (GLP/ILP) für
die Situation des Fernunterrichts.
- Bestimmung auf jeder Stufe von Gleichaltrigen, die insbesondere
neue Mitschüler beim Fernunterricht unterstützen.
- Erarbeitung einer Fortbildungspolitik in Bezug auf den
Fernunterricht.
- Unterstützung neu ankommender Schüler bei der Gewöhnung an
den Fernunterricht.
12 / 88 2022-02-D-2-de-3- In allen Schulen wurden Leitlinien für den Fernunterricht
Erreichte
Ziele entwickelt. Die meisten Lehrer waren sich der Erfordernisse dafür
bewusst.
- Für den Fernunterricht wurden sowohl GLP als auch ILP
weiterentwickelt. Die Lehrkräfte haben sich an die sich ständig
ändernden Regeln/Szenarien gewöhnt: Kurse vor Ort, Online-
Kurse, Rotationsmodell.
- In allen Schulen wurden Schulungen für Lehrer zum Thema
Fernunterricht organisiert.
- Neue Schüler haben eine elementare individuelle Unterstützung
für den Fernunterricht erhalten.
- Fortführung der regelmäßigen Schulungen zur Auffrischung der
Weitere
Maßnahmen Kenntnisse des Lehrpersonals für den Fernunterricht im Falle
eines künftigen Lockdowns
B. Finanz- und Verwaltungsziele
Für das Haushaltsjahr 2021 waren fünf gemeinsame Ziele in den Bereichen Finanzen,
Rechnungswesen, interne Kontrolle, Sicherheit und allgemeiner Datenschutz vorgesehen.
Spezifische Gewährleistung der Aktualisierung des materiellen Anlagenregisters gemäß den
Zielsetzung 1 Vorschriften der HO Gemäß Art. 82 der Haushaltsordnung (neu ab 1. Januar 2021) wird
für alle beweglichen und unbeweglichen Vermögensgegenstände ein Anlagenregister
nach einem vom Rechnungsführer erstellten Modell geführt.
Alle drei Jahre wird eine Kontrolle der sachlichen Richtigkeit der Eintragungen in das
Anlagenregister nach einem vom Rechnungsführer erstellten Modell durchgeführt.
Damit soll sichergestellt werden, dass die Schule diese Bestimmung einhält.
Zuständigkeit? Leiter des Rechnungswesens, alle Abteilungsleiter und Schulen
Wichtigste - Bereitstellung eines Modells für das Anlagenregister (BGS)
Schritte - Durchführung einer materiellen Kontrolle, falls erforderlich
- Aktualisierung der Inventareinträge in der Buchhaltungssoftware SAP
- Versand einer Kopie der Kontrolle und Aktualisierung an das Büro des
Generalsekretärs
Ergebnisse ✓ Das Modell für das Anlagenregister und die Leitlinien wurden den Schulen zur
Verfügung gestellt.
✓ Fünf Schulen haben im Jahr 2021 eine materielle Kontrolle durchgeführt
✓ Drei Schulen, die die materielle Überprüfung im Jahr 2021 durchgeführt haben,
haben die Inventareinträge in der Buchhaltungssoftware SAP aktualisiert.
✓ Drei Schulen, die im Jahr 2021 eine materielle Bestandsprüfung durchgeführt haben,
haben dem BGS eine Kopie der Prüfungsergebnisse und eine Aktualisierung
übermittelt.
✓ Darüber hinaus hat eine Schule, die Ende 2020 eine materielle Kontrolle
durchgeführt hat, auch die Einträge in der Buchhaltungssoftware SAP aktualisiert
und Anfang 2021 eine Kopie der Überprüfung an das BGS geschickt.
Weitere ✓ Zwei Schulen müssen noch die Einträge in SAP aktualisieren, den Kontrollbericht
Maßnahmen fertigstellen und eine Kopie an das BGS senden.
✓ Drei Schulen und das BGS planen eine erneute materielle Überprüfung im Jahr
2022.
13 / 88 2022-02-D-2-de-3Spezifische Umsetzung des Zeitplans gemäß Memorandum über die Durchführung der
Zielsetzungen 2 außerbudgetären Aktivitäten (> 1 Jahr) - Fortführung seit 2020
Leiter des Rechnungswesens,
Zuständigkeit? Schulen
Zentraler Rechnungsführer, Leiter
Interne Kontrolle
- Unterstützung der Schulen bei der - Verwenden Sie die SAP-Profitcenter;
Wichtigste
Schritte Umsetzung des Memorandums (z. B. - Rechnungsstellung an die Eltern per
durch Anleitung, Schulung und SMS für alle Aktivitäten der Gruppe 1
Vorlagen); - Ausstellung von Rechnungen an alle
- Verabschiedung der Vertragspartner über SAP;
Haushaltsordnung, um - Durchführung einer Ausschreibung für
sicherzustellen, dass Schulausflüge Klassenfahrten im Schuljahr 2021-2022
als haushaltswirksame Tätigkeiten (gemeinsam mit dem BGS);
behandelt werden können; - Information an AB über die Abwicklung
- Start der Ausschreibung für der Aktivitäten der Gruppen 2 und 3.
Klassenfahrten (Abschluss im
Frühjahr 2022)
- Verabschiedung des Memorandums
über außerbudgetäre Posten
(Ausschluss von Klassenfahrten)
✓ Eine interne Arbeitsgruppe hat ✓ Alle Schritte wurden umgesetzt,
Ergebnisse
Leitlinien für die Aufnahme von wenn auch aufgrund der Pandemie
Klassenfahrten in den Haushalt Covid 19 in einem reduzierten
erarbeitet. Diese wurden vom Umfang
Obersten Rat im Dezember 2021 ✓ Die Vorbereitungen für die
genehmigt (2021-10-D-35-de-2). Ausschreibung von Klassenfahrten
✓ Die vorgeschlagenen Änderungen der sind im Gange (siehe linke Spalte).
Haushaltsordnung, die hauptsächlich
die Artikel 6, 10, 14 und 19 betreffen,
wurden an der Sitzung des Obersten
Rates im Dezember 2021
angenommen (Dok: 2021-10-D-36-
de-4).
✓ Die Vorbereitungen für die
Ausschreibung haben begonnen
(offenes Verfahren betreffend
Klassenfahrten für etwa 5-6 Mio. EUR
pro Jahr, Bestimmung von 6 Losen,
Auswahlkriterien hinsichtlich Sprache,
bisherige Erfahrung, Umsatz).
✓ Durchführung von Ausschreibungen ✓ Eine Schule muss noch die
Weitere
Maßnahmen für Klassenfahrten Rechnungsstellung an Dritte über SAP
✓ Das derzeit geltende Memorandum fertigstellen.
über die Verwaltung bleibt 2022 in
Kraft. Das aktualisierte, zu erstellende
Memorandum soll 2023 in Kraft
treten.
14 / 88 2022-02-D-2-de-3Spezifische Begrenzung des Haushaltsüberschusses für das Jahr 2021 auf maximal 1,0 % des
Zielsetzungen 3 Haushalts der Schule und des BGS ( definitiv verabschiedeter Haushalt).
Zuständigkeit? Leiter der Buchhaltung BGS und Schulen
- Erstellung einer angemessenen Analyse der Hochrechnungen für den
Wichtigste
Schritte Budgetverbrauch im Juli 2021.
- Präsentation einer realistischen Einschätzung des Haushaltsbedarfs für den
Nachtragshaushalt im September 2021
- Genaue Überwachung des Budgetverbrauchs bis Ende 2021, einschließlich des
Übertrags auf 2022.
✓ Der vorläufige Mittelbedarf für das ✓ Trotz kontinuierlicher Verbesserungen
Ergebnisse
Jahr 2021 beläuft sich auf 98,3 % des konnten vier Schulen das angestrebte
angenommenen Haushaltsplans. Der Ziel nicht erreichen
geschätzte Überschuss aus dem
Haushaltsjahr 2021 beläuft sich auf
etwa 200 000 EUR, das sind 1,3 %
des BGS-Haushalts für 2021.
✓ Weitere genaue Überwachung des ✓ Weitere genaue Überwachung des
Weitere
Maßnahmen Budgetverbrauchs, um die Nutzung Budgetverbrauchs, um die Nutzung der
der verfügbaren Ressourcen zu verfügbaren Ressourcen zu maximieren.
maximieren.
Spezifische Allgemeiner Datenschutz:
Zielsetzungen 4
Einhaltung der DSGVO − Umsetzung der Datenschutzverordnung (Datenschutz-
Grundverordnung 2018, DSGVO)
Zuständigkeit? Datenschutzbeauftragter Schulen
- Erneuter Vorstoß zur Fertigstellung - Eintragung der wichtigsten und
Wichtigste
Schritte des Verzeichnisses von sensibelsten
Verarbeitungstätigkeiten für die Datenverarbeitungstätigkeiten der Schule
Schulen, wo dies noch aussteht, in das Register der
sowie für die Abteilungen des BGS. Datenverarbeitungstätigkeiten (abrufbar
Aktualisierung der Anleitung für das über das Portal des DSB)
Verzeichnis von
Verarbeitungstätigkeiten.
- Fortbildungen für die
Datenschutzbeauftragten der Schulen
zum Thema der Verwendung des
Verzeichnisses von
Verarbeitungstätigkeiten.
- Überprüfung und Veröffentlichung der
Datenverarbeitungstätigkeiten, die die
Datenschutzbeauftragten der Schulen
hochgeladen haben.
- Ansetzen halbjährlicher Sitzungen
(wenn möglich, dreimal im Jahr) mit
dem Netzwerk der
Datenschutzbeauftragten (DPO).
15 / 88 2022-02-D-2-de-3- In Zusammenarbeit mit dem Netz der
behördlichen
Datenschutzbeauftragten den
Datenschutz auf der Tagesordnung
halten (Quiz, Newsletter,
Kurznachrichten).
- Neustart der AG Gesundheitsdaten.
- Zusammenarbeit mit dem IKT-Team
in Bezug auf SMS-Zugriffsrechte
- Entwurf einer Änderung des
MySchool-Vertrags bezüglich der
Beauftragung von
Unterauftragsnehmern.
- Weiterführung der
Sensibilisierungsschulungen für die
Mitarbeiter des BGS
- Entwurf von Standardklauseln und
Vorlagen von
Datenschutzvereinbarungen für das
Beschaffungswesen
- Unterstützung der Abteilung ZZ/IKT
bei der Einrichtung eines Online-
Einschreibungsformulars für die
Brüsseler Schulen, Bereitstellung von
Bewertungen und Empfehlungen
✓ Besprechung des Netzwerks der ✓ Die meisten Schulen haben die
Ergebnisse
Datenschutzbeauftragten im Februar wichtigsten und sensibelsten Daten
2021: Erinnerung der in das Register der
Datenschutzbeauftragten der Datenverarbeitungstätigkeiten im
Schulen, wie wichtig das Verzeichnis Portal des DSB aufgenommen.
von Verarbeitungstätigkeiten ist ✓ In 4 Schulen ist der Prozess der
(DSGVO-Vorschrift). Aufzeichnung noch im Gange.
✓ Gespräche mit den Mitarbeitern der
Abteilung Personalwesen in der
zweiten Hälfte des Jahres 2021.
Entsprechende Unterlagen für die
HR-Verarbeitungstätigkeiten wurden
in das Register hochgeladen.
✓ Aktualisierung des Leitfadens für die
Nutzung des Verzeichnisses der
Verarbeitungstätigkeiten sowie des
Excel-Dokuments mit der Auflistung
der wichtigsten
Datenverarbeitungstätigkeiten, das
den Schulen zugestellt wird, sowie
Organisation einer Schulung zur
Nutzung des Verzeichnisses im März
2021.
✓ Überprüfung und Veröffentlichung
(DSB-Portal − SharePoint) der
Datenverarbeitungstätigkeiten, die die
Datenschutzbeauftragten der Schulen
hochgeladen haben. Diese
16 / 88 2022-02-D-2-de-3Überprüfung läuft noch (Austausch
mit den Datenschutzbeauftragten der
Schulen für weitere Klärung und
Änderungen erforderlich).
✓ Zwei Sitzungen des Netzwerks der
Datenschutzbeauftragten (Februar
und Juni 2021).
✓ Versand von Neuigkeiten und
Quizspielen am Datenschutztag an
das Personal des BGS. Diese Praxis
wird auch im Jahr 2022 fortgesetzt.
✓ Organisation der AG
Gesundheitsdaten im Mai und Juni
2021.
✓ Zugriffsrechte SMS: Laufende
Zusammenarbeit mit der IKT-
Abteilung zur Erarbeitung einer
gemeinsamen Abmachung über die
Nutzung von SMS durch das BGS
und die Schulen.
✓ Änderung des MySchool-Vertrags
nicht mehr nötig.
✓ Fortbildungen zum Thema konnten
2021 nicht fortgesetzt werden.
✓ Entwurf von Standardklauseln und
Vorlagen für
Datenschutzvereinbarungen an das
Beschaffungswesen übermittelt.
✓ Einschreibungsportal für die Schulen
in Brüssel: (i) Allgemeine Ratschläge
an die Abteilung ACI/IKT für die
Einrichtung eines solchen
Einschreibungsportals, (ii)
Datenschutz-Folgenabschätzung
gemeinsam mit der Abteilung
Zulassungsstelle/IKT durchgeführt
und dem Generalsekretär zur
endgültigen Entscheidung vorgelegt,
sowie (ii) Datenschutzerklärungen zur
Veröffentlichung im Portal erarbeitet.
✓ Fortsetzung der Arbeit an der ✓ Fortsetzung der Arbeiten am Verzeichnis
Weitere
Maßnahmen Erfassung aller der Verarbeitungstätigkeiten.
Verarbeitungstätigkeiten der BGS-
Abteilungen im Hinblick auf deren
Eintragung in das Verzeichnis.
✓ Weiterführung der Fortbildungen zum
Thema für BGS-Mitarbeiter im Jahr
2022.
✓ Durchführung einer Datenschutz-
Folgenabschätzung für andere
laufende Projekte (z. B. HCM-
Projekt).
17 / 88 2022-02-D-2-de-3Spezifische Verabschiedung, Veröffentlichung und Beginn der Umsetzung der Vereinbarung
Zielsetzungen 5 über die Anwendung von Sicherheitsmaßnahmen (>1 Jahr)
Zuständigkeit? Leitender Koordinator, Beauftragter für Sicherheit und Gefahrenabwehr BGS und
Schulen
- Überprüfung, Genehmigung und Veröffentlichung der Verfahren, die das
Wichtigste
Schritte Memorandum über die Anwendung von Sicherheitsverfahren enthält:
- Zugriffbedingungen,
- Lieferbedingungen,
- Videoüberwachung und
- Verfahren im Falle von Schulschließungen
- (Leitender Koordinator BGS, Sicherheitsbeauftragte BGS in Zusammenarbeit mit den
Schulen);
- Festlegung eines Zeitplans für die Umsetzung; (leitender Koordinator BGS,
Sicherheitsbeauftragter BGS in Zusammenarbeit mit den Schulen)
- Gegebenenfalls Berechnung der für die Durchführung der Maßnahmen erforderlichen
Mittel (Direktor und stellvertretender Direktor für Finanzen und Verwaltung (DFV));
- Erforderlichenfalls Festlegung von Verfahren zur Einhaltung der Gesetze des
Gastlandes sowie der Besonderheiten der Schule (Direktor, DFV, örtlicher
Sicherheitsbeauftragter, Datenschutzbeauftragter);
- Beginn der Umsetzung der Maßnahmen nach dem festgelegten Zeitplan (Direktor,
EDA, örtlicher Sicherheitsbeauftragter, Datenschutzbeauftragter).
✓ Ausarbeitung, Überprüfung und ✓ Die Zugangspolitik wurde erarbeitet und
Ergebnisse
Genehmigung der Zugangsregelung besprochen. Sie wird 2022 an jeder
für die Europäischen Schulen und Schule umgesetzt.
das BGS - Leitlinien
✓ Umsetzung der Zugangsrichtlinie in ✓ Entwicklung und Umsetzung der
Weitere
Maßnahmen den Schulen. Zugangsrichtlinie
✓ Entwicklung und Umsetzung weiterer ✓ Die Entwicklungen und Diskussionen
oben genannter Leitlinien. über die anderen Politiken werden im
Laufe des Jahres 2022 mit Unterstützung
des zentralen Sicherheitsbeauftragten
fortgesetzt
✓ Für drei weitere Schulen: Entwicklung
spezifischer Verfahren zu den Themen
Brandschutz, Anti-Mobbing und Covid-
19-Management.
18 / 88 2022-02-D-2-de-34.2 Qualitätssicherung im Finanz- und Verwaltungsbereich
A. Aufbau des Finanzmanagementsystems
• Abgrenzung der Aufgaben
Das vom Generalsekretär im Jahr 2018 herausgegebene Memorandum wurde mit wenigen
Ausnahmen (9), die sehr kleine Buchhaltungsteams an den Schulen in Bergen, Frankfurt, Karlsruhe,
Mamer, München und Varese betrafen, weiterhin in allen Schulen und am BGS angewendet. Alle
Änderungen an den Tabellen zur Aufgabenabgrenzung wurden der Abteilung "Interne Kontrolle"
übermittelt. Diese genehmigte die Änderungen, bevor sie in SAP als produktiv gesetzt wurden.
• SAP-Buchhaltungssystem
Die SAP-Buchhaltungssoftware wurde im Jahr 2021 weiter verbessert. Die wichtigsten
Veränderungen sind folgende:
✓ Umsetzung der IAS-Empfehlung "Sperrung von Konten für manuelle Buchungen".
✓ Entwicklung des SAP HCM-Moduls für die Verwaltung der Gehälter des abgeordneten
Personals; die Einführung ist für den 15/03/2022 geplant.
✓ Start der Ausarbeitung des neuen Handbuchs für die MIRO-Transaktion
(Eingangsrechnungen bei Beschaffungen).
Es wurden Schulungen für neue beigeordnete Direktoren für Finanzen und Verwaltung
durchgeführt.
• Genehmigung von Zahlungen in SAP und dem Online-Banking-System
Das SAP-Buchhaltungssystem ist mit dem Online-Banking-System ISABEL verbunden, das von
allen Schulen und dem BGS genutzt wird. Alle Zahlungen werden in SAP ausgelöst und automatisch
an das Online-Banking-System weitergeleitet, wo sie von zwei zeichnungsberechtigten Mitarbeitern
freigegeben werden (Unterschrift 1: Örtlicher Rechnungsführer Korrespondent in den
Schulen/BGS/Vertretung, Unterschrift 2: Der zentrale Rechnungsführer oder sein Team im Falle
einer Delegierung).
Im Jahr 2021 mussten die Schulen in Brüssel I und III, München und Varese eine begrenzte Anzahl
(insgesamt 10) von Zahlungen außerhalb des SAP-Systems vornehmen und diese in das
Ausnahmenregister eintragen.
Vereinfachtes Modell
Das SAP-System bietet die Möglichkeit einer Delegierung vom Anweisungsbefugniissen an den
Überprüfer (vereinfachtes Modell der Aufgabenabgrenzung). Der Arbeitsprozess endet mit der
Überprüfung (Vier-Augen-Prinzip statt des üblichen Sechs-Augen-Prinzips). Voraussetzung für die
Anwendung des vereinfachten Modells ist eine Risikobewertung und ein Delegationsbeschluss. Im
19 / 88 2022-02-D-2-de-3Jahr 2021 haben die Schulen von Alicante, Brüssel I und II sowie Karlsruhe ein vereinfachtes Modell
(4-Augen- statt 6-Augen-Modell) für weniger risikobehaftete Transaktionen angewendet.
• Zentrale Genehmigung des Jahresabschlusses für 2020
Der zentrale Rechnungsführer unterzeichnete die Einzelabschlüsse 2020 aller Schulen und des
BGS und leitete sie an die jeweiligen Gremien weiter. Er unterzeichnete auch den konsolidierten
Jahresabschluss für das gesamte System der Europäischen Schulen, bevor er ihn dem Obersten
Rat, der Europäischen Kommission, dem Europäischen Patentamt und dem Europäischen
Rechnungshof übermittelte, wie in Artikel 73 der Haushaltsordnung vorgesehen.
• Halbjahresbericht
Ein Halbjahresbericht über den Stand des Haushaltverzehrs und Schlussfolgerungen zum internen
Kontrollsystem wurde dem Obersten Rat im Juli 2021 übermittelt (Art. 103.7 HO).
B. Überblick über die Schlussfolgerungen der Bewertung der Umsetzung des Systems
der internen Kontrolle
Aus der folgenden Tabelle gehen die wichtigsten, im Haushaltsjahr 2021 ergriffenen Maßnahmen
hervor. Sie sind in Form von sechs Bausteinen dargestellt, die die tragenden Säulen des internen
Kontrollsystems bilden.
Baustein (Bereich) Ergriffene Maßnahmen
1. Auftrag und Werte - Wohlbefinden bei der Arbeit:
o Ernennung eines internen Präventionsberaters im BGS.
o Abstimmung, für alle ES in Belgien und das BGS, mit
einem gemeinsamen externen Dienst für Prävention und
Schutz vor psychosozialen Risiken bei der Arbeit.
o Entwicklung von „Empfohlenen Fortbildungskursen für
eine einheitliche Form des Umgangs mit Belästigungen“
im ES-System.
o Koordinierung von Corona-Impfungen für die Mitarbeiter
der ES in Belgien und des BGS durch den Medizinischen
Dienst der EK.
2. Personalwesen - Herausgabe „neuer Richtlinien für das Auswahlverfahren von
vor Ort eingestellten SDFVs“ im September 2021 zur
Verbesserung des Einstellungsprozesses.
- Fertigstellung eines Memorandums zur Fortbildungsstrategie,
anwendbar für VDP in den Europäischen Schulen und beim
BGS ab dem 01.01.2022, zur Klärung der Rollen und
Zuständigkeiten sowie organisatorischer und
haushaltsbezogener Aspekte des Fortbildungsmanagements.
- Herausgabe der Durchführungsrichtlinien für die Bewertung der
Leistung von Referenten beigeordneter Direktoren der
Europäischen Schulen im Dezember 2021.
20 / 88 2022-02-D-2-de-3- Bildung einer Unterarbeitsgruppe „Personalwesen“ im Rahmen
der Arbeitsgruppe „Vereinfachung“, für den Austausch über und
die Analyse unterschiedlicher Fragen im Zusammenhang mit
Personaleinstellungen.
3. Planung und - Anhaltende Unterstützung im Bereich Risikomanagement durch
Risikomanagement ständige Weiterentwicklung der Register der Spitzenrisiken an
den Schulen und im BGS in den Bereichen Pädagogik,
Verwaltung und Finanzen und Personalwesen.
- Fertigstellung und Herausgabe des generischen Risikoregisters
für Sicherheit und Sicherheitsrisiken in den Europäischen
Schulen.
- Fortgesetzte Umsetzung des strategischen Mehrjahresplans für
den Zeitraum 2019-2021, Festlegung gemeinsamer Ziele für die
Schulen im Bereich Pädagogik für das Schuljahr 2021-2022 und
in den Bereichen Verwaltung und Finanzen für das
Geschäftsjahr 2022.
- Beginn der Erstellung eines mehrjährigen Geschäftsplans 2022-
2024 für die Europäischen Schulen zur abschließenden
Genehmigung durch den Obersten Rat im April 2022.
- Weiterverfolgung der Umsetzung der gemeinsamen Ziele 2019-
2021 bei den Sitzungen des Obersten Rates.
4. Abläufe und - Abschluss der laufenden Überarbeitung der Haushaltsordnung,
Kontrolltätigkeiten die ab dem 01.01.2022 auf den Haushalt der Europäischen
Schulen anwendbar ist.
- Herausgabe von Richtlinien zum Prozess der Prüfung der
physischen Bestände (Vorgehensweise und Vorlage).
- Fortgesetzte Arbeit am neuen Memorandum über
Zahlungsverfahren (Herausgabe für 2022 geplant).
- Entwicklung eines Ansatzes der EURSC zur Sperrung von
Hauptbuchkonten im SAP-System.
- Fertigstellung der Beschaffung von Übersetzungsleistungen.
- Entwicklung eines neuen SAP HCM-Moduls für die Abwicklung
der Gehälter abgeordneter Lehrkräfte (Go-Live für März 2022
vorgesehen).
- Laufende Überarbeitung und Genehmigung der Tabellen zur
Aufgabentrennung, die die Schulen und das BGS erstellt haben.
- Ex-Post-Kontrollen im BGS und stichprobenartig in Schulen in
den Bereichen Personalwesen, Beschaffung, interne Kontrollen
und Aufgabentrennung (siehe entsprechendes Kapitel).
5. Informationen und - Erweiterte und verbesserte Darstellung der einzelnen
Finanzberichterstattung Jahresabschlüsse der Schulen und des BGS. Abzeichnung der
einzelnen Jahresabschlüsse 2020 der Schulen und des BGS
durch den zentralen Rechnungsführer.
- Abzeichnung der konsolidierten Jahresabschlüsse 2020 der
Schulen durch den zentralen Rechnungsführer (Art. 73 HO).
21 / 88 2022-02-D-2-de-3- Fortsetzung der Tätigkeiten im Zusammenhang mit der
Validierung des Buchhaltungssystems (siehe entsprechendes
Kapitel).
- Aktualisierung der Leitlinien zu Abrechnungsverbindlichkeiten
- Herausgabe von Leitlinien für das Clearing offener
Lieferantenposten
- Umsetzung einer Berichterstattung über außerhalb von SAP
erfolgte Zahlungen
- Genehmigung der jährlichen Tätigkeitsberichte 2020 der
Schulen und Vorbereitung des jährlichen Tätigkeitsberichts
2020 des BGS.
- Erstellung eines jährlichen Tätigkeitsberichts 2020 des Systems
der Europäischen Schulen und Vorlage beim Obersten Rat.
6. Prüfung und Einhaltung - Prüfung des Rechnungsabschlusses 2020 von 7 Schulen durch
der Normen der die externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte (ES
internen Kontrolle Alicante, EEB I, EEB II, EEB III, EEB IV, ES Karlsruhe und
München).
- Abschlussbericht der IAS-Prüfung der Kontrollen in Bezug auf
das Europäische Abitur und Entwicklung eines Aktionsplans.
- Weiterverfolgung noch nicht umgesetzter Empfehlungen aus
Prüfungen, die als „zur Überprüfung bereit“ eingestuft worden
sind.
Jede Schule und das BGS haben die Umsetzung des internen Kontrollsystems zum Ende des
Berichtsjahres selbst bewertet. In der folgenden Tabelle sind die Normen der internen Kontrolle in
Verbindung mit den sechs Bausteinen sowie die Zahl der Schulen/das BGS dargestellt, die die
Normen vollständig (grün)/teilweise (gelb)/noch nicht (rot) umgesetzt haben. Die Tabelle zeigt auch
die Verbesserungen zum Vorjahr. Das Ergebnis lautet wie folgt:
1) Die Normen der internen Kontrolle in Bezug auf den Auftrag und die Werte sind von den
Schulen als wirksam umgesetzt beurteilt worden und funktionieren weitgehend reibungslos.
Im Vergleich zu 2020 ist die Situation unverändert (1 teilweise umgesetzter Fall in „Auftrag“
und 3 teilweise umgesetzte Fälle in „Werte in Bezug auf Ethik und Organisation“).
2) Die Normen in Verbindung mit dem Personalwesen sind von den Schulen/dem BGS als
wirksam umgesetzt beurteilt worden und funktionieren reibungslos. Gleichwohl gibt es nach
wie vor Schwachstellen in beiden Feldern: sowohl bei der Personaleinstellung und -bindung
wie auch bei der Personalleistung und -entwicklung (-1 pro Norm vollständig umgesetzt im
Vergleich zu 2020). Diese ergeben sich hauptsächlich aus der Schwierigkeit, qualifiziertes
Personal zu finden, aus erheblichen Verzögerungen bei den Prozessen der
Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter und schließlich aus der hohen Anzahl nicht besetzter
Stellen für abgeordnete Mitarbeiter, die weit hinter den Erwartungen und der Vereinbarung
liegt.
3) Die ES haben die Normen der internen Kontrolle in den Bereichen „Planung und
Risikomanagement“ in zufriedenstellender Form umgesetzt. Dies war einerseits möglich,
22 / 88 2022-02-D-2-de-3weil die Schulen weiterhin gemeinsame Vorlagen für die jährlichen (pädagogischen und
finanziellen/verwaltungstechnischen) Schulpläne verwenden und auf jährlicher Basis an der
Erreichung gemeinsamer Ziele arbeiten. Jedoch hat sich in Bezug auf das „Systematische
Risikomanagement“ die Situation in zwei Schulen aufgrund mangelnder Effizienz der
Sicherheit und Sicherheitsprotokolle leicht verschlechtert. Diese Situation wird zum Teil
durch Verbesserungen im Bereich „Definition der Ziele und Leistungsindikatoren“
kompensiert (+2 vollständig umgesetzt im Vergleich zu 2020).
4) In Bezug auf die Säule „Abläufe und Kontrolltätigkeiten“ ist im Vergleich zu 2020 insgesamt
ein Rückschritt festzustellen. Die Normen in Bezug auf die „Betriebskontinuität“ wiesen in 2
Fällen eine rote Bewertung auf. Zusätzlich weisen die Normen „Betriebskontinuität“ und
„Verfahren“ im Vergleich zum Vorjahr in der Kategorie „vollständig umgesetzt“ einen Fall
weniger aus. In der Norm „Post- und Dokumentenmanagement“ hat das BGS seine
Bewertung herabgesetzt (nicht umgesetzt). Eine Verbesserung war im Bereich „Ausnahmen“
zu verzeichnen. Dieser wurde als im ES-System vollständig umgesetzt bewertet. Schließlich
lassen sich die größten Schwachstellen in dieser Säule teilweise durch Folgendes erklären:
• In den Bereichen Rechnungsführung, Personaleinstellung und IT sollten die
Verfahren verbessert werden. Darüber hinaus haben die Corona-Pandemie wie auch
die begrenzten Mittel der Schulen weitere Verbesserungen ausgebremst.
• In Bezug auf die Norm „Betriebskontinuität“ haben die meisten Schulen/das BGS
keinen Notfallplan, der sich auf mögliche Großereignisse bezieht, und auch keinen
Krisenplan für den Fall größerer Ausfälle umgesetzt. Um diese Schwachstelle 2021
zum Teil zu beheben, wurde ein IT-Notfallplan zur Wiederherstellung des Betriebs
auf den Weg gebracht.
5) Im Fall der Normen der internen Kontrolle in der Säule „Informationen und
Finanzberichterstattung“ hat die Hälfte der Schulen die Normen vollständig umgesetzt, in den
übrigen dauert der Vorgang noch an. Ein zentrales Projekt zur Stärkung digitaler Backup-
Lösungen beginnt im April 2022. Darüber hinaus analysiert die Arbeitsgruppe
„Vereinfachung“ auch Verbesserungsinitiativen im Dokumentenmanagement. Im Fall der
Normen der internen Kontrolle in der Säule „Informationen und Finanzberichterstattung“ hat
sich die Situation im Vergleich zu 2020 verbessert (+3 vollständig implementiert in
„Rechnungsführung und Finanzberichterstattung“). Die Norm „Management‐Informationen
und Kommunikation“ ist vom Ergebnis her unverändert zum Vorjahr. Es gibt jedoch weiterhin
Spielraum für Verbesserungen in Bezug auf die Weiterentwicklung der Berichtsfunktionen.
6) Die letzte Säule, „Prüfung und Einhaltung der internen Kontrollnormen“, wurde allgemein als
vollständig umgesetzt bewertet und funktioniert reibungslos. Im Vergleich zum Vorjahr sind
die Ergebnisse leicht rückläufig, vor allem aufgrund der Verzögerung bei der Umsetzung der
Prüfempfehlungen (-1 vollständig umgesetzt in „Prüfungen“ und keine Veränderung bei den
Ergebnissen in „Bewertung der Einhaltung der Internen Kontrollnormen“).
Gestützt auf die Selbstbewertung der internen Kontrollsysteme an den Schulen/im BGS kann
insgesamt festgestellt werden, dass trotz einzelner Fortschritte weitere erhebliche
23 / 88 2022-02-D-2-de-3Sie können auch lesen
