Kompakt - Gutscheine und Tankkarten - MERKBLATT FÜR MANDANTEN - DBB DATA
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kompakt
MERKBLATT FÜR MANDANTEN
Gutscheine
und Tankkarten
DBB DATA Beratungs- und Betreuungsgesellschaft mbH
Steuerberatungsgesellschaft
Liebe Mandantinnen und Mandanten,
Neben der klassischen „Lohntüte“ nutzen Arbeitgeber immer häufiger Sachzuwendun-
gen, um ihren Arbeitnehmern zusätzliche Anreize zu bieten. Der positive Effekt liegt auf
der Hand: Geschickt eingesetzt senken diverse Sonderregelungen bei der Gewährung von
Sachzuwendungen die Lohnsteuer - und damit auch die Sozialabgabenlast. Wichtig sind
dabei aber die genaue rechtliche Auslegung und die Beachtung des Zuflusses bei Ihrem
Arbeitnehmer.
Eine zentrale Bedeutung kommt dabei der sogenannten Sachbezugsfreigrenze von monat-
lich 44 € zu. Auf den folgenden Seiten lesen Sie, wie die Arbeitsparteien diese Freigrenze
optimal nutzen können. Dies gelingt auch mit Gutscheinen oder Tankkarten, über die der
Empfänger monatlich Waren und Dienstleistungen für maximal 44 € beziehen bzw. für die-
sen Betrag tanken kann. Über die hierbei zu beachtenden Besonderheiten informieren wir
Sie in dem vorliegenden Merkblatt ausführlich.
S03 Die 44-€-Freigrenze S12 Wichtige Praxishinweise
S07 Besonderheiten bei Gutscheinen S13 Umsatzsteuer bei Ausgabe und
Einlösung von Gutscheinen
S11 Besonderheiten bei Tankkarten
1. Die 44-€-Freigrenze
1.1 Voraussetzungen für die Anwendung sonstige Steuerfreiheiten (wie z.B. die Steuerfreiheit des
Gewähren Sie Ihren Arbeitnehmern Sachzuwendun- Jobtickets) immer vorgehen und die 44-€-Grenze nicht
gen im Rahmen der monatlichen 44-€-Sachbezugsfrei- „verbrauchen“.
grenze, bleiben die Zuwendungen steuer- und sozial-
versicherungsfrei, wenn die Gewährung ,,zusätzlich Keine Anwendung findet die 44-€-Regelung bei Vor-
zum regulären Arbeitslohn“ geschieht. Damit ersparen teilen und Sachbezügen, die im Rahmen einer pauscha-
Sie sich auch den Arbeitgeberbeitrag zur Sozialversiche- lierten Besteuerung geregelt sind, beispielsweise bei
rung – es profitieren also beide Seiten. Sachliche Vor- • der unentgeltlichen oder verbilligten Gewährung
teile im Wert von 44 € bringen dem Arbeitnehmer mo- von Unterkunft und Verpflegung,
natlich meist mehr netto ein als eine Gehaltserhöhung • einer Firmenwagengestellung (geldwerter Vorteil in
von 60 €! der Regel über die 1-%-Methode auch für E-Pkw),
• einer Gestellung eines (Elektro-)Fahrrads oder ei-
Hinweis nes (Elektro-)Rollers,
Ab dem 01.01.2022 steigt die 44-€-Grenze auf 50 € pro Mo- • geldwerten Vorteilen, bei denen der Rabattfreibe-
nat. trag von 1.080 € gewährt wird, etwa beim verbil-
ligten Bezug von Waren aus dem Sortiment des Ar-
Unter die Freigrenze fallen Sachbezüge, die der Arbeit- beitgebers,
nehmer kostenlos oder verbilligt erhält, also auch Ra- • der Übernahme der Pauschalsteuer auf Sachbezüge
batt- oder Preisvorteile. Um diese Regelung in Anspruch durch den Arbeitgeber,
nehmen zu können, muss der Wert des Sachbezugs • der Überlassung von Vermögensbeteiligungen und
ermittelt werden. Anzusetzen ist der um übliche Preis- • einer Pauschalbesteuerung des Sachbezugs bei Be-
nachlässe geminderte übliche Endpreis am Abgabeort. triebsveranstaltungen mit einem Vorteil über 110 €
Das ist der Preis, den ein fremder Letztverbraucher für pro Teilnehmer.
die konkreten Waren bzw. Dienstleistungen im allge-
meinen Geschäftsverkehr tatsächlich zahlt (inklusive Diese pauschal besteuerten Sachbezüge bleiben bei der
Umsatzsteuer). Dabei muss aber beachtet werden, dass Prüfung, ob die 44-€-Grenze überschritten ist, außer
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Ansatz. % des Endpreises angesetzt werden, zu dem die Ware
oder Dienstleistung vom Abgebenden oder dessen Ab-
Beispiel nehmer fremden Letztverbrauchern im allgemeinen Ge-
Ein Mitarbeiter kann einen Firmenwagen auch privat nutzen schäftsverkehr angeboten wird. Diese Vergünstigung
und versteuert hierfür einen geldwerten Vorteil nach der kommt nur in Betracht, wenn eine konkrete Sache be-
1-%-Methode. Im Dezember erhält er von seinem Arbeit- zeichnet ist, für die eine Bewertung erfolgen kann. Zu-
geber wegen besonders guter Leistungen einen Warengut-
zahlungen des Arbeitnehmers sind aber vom geldwer-
schein im Wert von 40 €.
ten Vorteil abzuziehen.
Dieser bleibt unter Anwendung der monatlichen Freigrenze
Beispiel
lohnsteuerfrei, da die Privatnutzung des Firmenwagens bei
Arbeitgeber A zahlt allen Arbeitnehmern den monatlichen
der Prüfung der 44-€-Grenze nicht zu berücksichtigen ist.
Beitrag für das örtliche Fitnessstudio. Der Vertrag ist monat-
lich kündbar und die Zahlung in Höhe von monatlich 44 €
Beispiel
pro Person wird von A direkt an das Studio geleistet. Zusätz-
Ein Supermarktbetreiber gibt seinen Mitarbeitern jeden Mo-
lich schließen einige Arbeitnehmer Verträge über Zusatzleis-
nat Warengutscheine im Wert von 44 €, die zum Bezug von
tungen (z.B. Getränke) ab.
Lebensmitteln aus dem eigenen Geschäft berechtigen.
Da die Freigrenze nicht überschritten, sondern lediglich
Der Wert dieser Sachbezüge ist in Anwendung des so-
voll ausgeschöpft wird, bleibt die Sachzuwendung gänzlich
genannten Rabattfreibetrags von 1.080 € steuerfrei. Die
steuer- und sozialversicherungsfrei. Die privaten Verträge
44-€-Freigrenze kann somit noch durch andere Sachbezüge
zwischen den Arbeitnehmern und dem Studio sind nicht als
ausgeschöpft werden, da sie auf den Rabattfreibetrag nicht
geldwerter Vorteil anzusehen.
angerechnet wird.
Hinweis
Wichtig: Bei der 44-€-Grenze handelt es sich lediglich Stellt der Arbeitgeber Vorteile für einen längeren Zeitraum
um eine Freigrenze und nicht um einen Freibetrag. zur Verfügung (z.B. eine Dauerkarte eines Fußballvereins
Bei der Freigrenze führt bereits ein Überschreiten der oder eine BahnCard), fließt der Vorteil insgesamt bereits bei
Grenze von einem Cent dazu, dass der gesamte Wert seiner Überlassung zu. Dies lässt sich vermeiden, indem statt
des Sachbezugs ab dem ersten Euro – und nicht nur in der Dauerkarte Monat für Monat Einzeltickets ausgehändigt
Höhe des Betrags, der über der Grenze liegt – steuer- bzw. – bei Chipkarten – freigeschaltet werden.
und damit auch sozialversicherungspflichtig wird.
Zu beachten ist aber, dass der 96-%-Ansatz nicht zur
Beispiel Anwendung kommt, wenn
Ein Arbeitgeber schenkt seinem Arbeitnehmer drei Flaschen • als Endpreis der günstigste Preis am Markt ange-
Wein im Wert von insgesamt 47 €. setzt wird (z.B. günstigster Preis aus dem Internet),
• ein Sachbezug durch eine (zweckgebundene) Geld-
Es ist nicht nur derjenige Betrag, der die Freigrenze von leistung des Arbeitgebers verwirklicht wird oder
44 € übersteigt, sondern der Gesamtwert der Sachzuwen-
• ein Warengutschein mit Betragsangabe hingege-
dung der Lohnbesteuerung zu unterwerfen. Hätten die Fla-
ben wird.
schen nicht mehr als 44 € gekostet, hätte die Zuwendung
ohne Abgaben erfolgen können.
Beachten Sie, dass die 44-€-Grenze eine monatliche
Freigrenze ist. Sie können die nicht ausgeschöpften Be-
Wie ist der anzusetzende Wert zu ermitteln?
träge eines Monats nicht in einen anderen Monat über-
Sie können die sogenannte 96-%-Vereinfachungsregel
tragen. Auch dürfen Sie die Freigrenze nicht auf einen
nutzen, die bei der Ermittlung des Werts der Sachzu-
Jahresbetrag von 528 € hochrechnen, um so größere
wendung einen Abschlag von 4 % auf den üblichen
Sachgeschenke steuer- und sozialversicherungsfrei zu-
Verkaufspreis zulässt. Demnach können bei der Bewer-
wenden zu können.
tung des Sachbezugs aus Vereinfachungsgründen 96
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Beispiel Praxistipp
Zum Weihnachtsfest schenkt ein Arbeitgeber seinem Arbeit- Anders als die 44-€-Freigrenze ist die 60-€-Freigrenze pro
nehmer einen Warengutschein im Wert von 300 €. Der Mit- Anlass zu gewähren. Sollten mehrere persönliche Anlässe in
arbeiter hat im Jahresverlauf noch keine Sachbezüge erhal- einem Monat stattfinden, können die 60 € pro Ereignis aus-
ten. geschöpft werden.
Der Gutschein stellt steuer- und sozialversicherungspflich- Auch begünstigte Warengutscheine für Aufmerksamkeiten
tigen Arbeitslohn dar, weil die Freigrenze überschritten ist. können zur Ausschöpfung der steuerfreien 60-€-Grenze ge-
Unerheblich ist dabei, dass der Mitarbeiter die 44 € in den nutzt werden, wenn der Gutschein anlässlich eines besonde-
vorherigen Monaten nicht in Anspruch genommen hat. ren persönlichen Ereignisses übergeben wird. Darüber hinaus
kann der Mitarbeiter im selben Monat einen normalen Sach-
Auch geringfügig Beschäftigte können von der bezug erhalten, weil die Aufmerksamkeiten unabhängig von
44-€-Freigrenze profitieren. Gewähren Sie einem Mini- der 44-€-Freigrenze gewährt werden dürfen.
jobber Sachzuwendungen im Rahmen der Freigrenze,
sind diese bei der Überprüfung der 450-€-Geringfügig- Beispiel
keitsgrenze auszuklammern. Sie können demnach zu- Ein Arbeitnehmer erhält in einem Monat neben einem
44-€-Tankgutschein einen 60-€-Gutschein zum Geburtstag:
sätzlich neben der Barvergütung gewährt werden.
einen Tag später erhält er einen 60-€-Gutschein zur Geburt
seines Kindes.
Beispiel
Eine geringfügig Beschäftigte erhält von ihrem Arbeitgeber
Hier fällt keine Lohnsteuer an, da neben der begünstigten
neben ihrem Barlohn ein Parfüm im Wert von 35 € als An-
44-€-Grenze (Tankgutschein) zwei Gutscheine zu begünstig-
erkennung für ihr besonderes Engagement.
ten persönlichen Anlässen gewährt wurden.
Das Parfüm ist als Sachbezug im Rahmen der 44-€-Frei-
grenze anzusetzen. Der geldwerte Vorteil ist steuer- und so- 1.2 Wie überprüfe ich die 44-€-Grenze?
zialversicherungsfrei und daher bei der Überprüfung, ob die Um feststellen zu können, ob die Freigrenze überschrit-
450-€-Geringfügigkeitsgrenze überschritten ist, nicht einzu- ten wird, müssen Sie sämtliche in einem Monat unent-
beziehen. Hätte das Parfüm hingegen 50 € gekostet, hätte geltlich und verbilligt gewährten Sachzuwendungen
der gesamte Betrag in die Prüfung der 450-€-Grenze einbe- zusammenrechnen.
zogen werden müssen.
Beispiel
Steht Ihr Arbeitnehmer in mehreren Dienstverhältnis- Der monatliche geldwerte Vorteil des Arbeitnehmers aus
sen zu unterschiedlichen Arbeitgebern, kommt die einer zinsverbilligten Darlehensgewährung beträgt 40 €. Da-
44-€-Grenze je Dienstverhältnis zur Anwendung. Die neben erhält er im Juni eine Theaterkarte im Wert von 43 €
von seinem Chef.
Möglichkeit der Mehrfachgewährung besteht auch bei
mehreren geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen
Beide geldwerten Vorteile werden mit dem üblichen End-
zu unterschiedlichen Arbeitgebern.
preis am Abgabeort bewertet, in beiden Fällen findet die
Außerdem kann neben der 44-€-Sachbezugsfreigren-
44-€-Grenze also Anwendung. Durch die Zusammenrech-
ze auch die Freigrenze für Aufmerksamkeiten aus-
nung der beiden Vorteile ist die Grenze aber überschritten,
geschöpft werden. Dabei handelt es sich um Sachge- so dass beide Vorteilszuwendungen grundsätzlich in diesem
schenke mit einem Wert von maximal 60 €, die Monat steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeits-
• im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausge- lohn auslösen.
tauscht werden,
• zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung der Hinweis
Mitarbeiter führen und die Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer im Sinne des § 37b Ab-
• den Arbeitnehmern anlässlich eines besonderen satz 2 Einkommensteuergesetz für den geldwerten Vorteil
persönlichen Ereignisses zugewandt werden (z.B. der Theaterkarte zu seinen Lasten pauschal übernehmen. So-
Hochzeit, Geburtstag, bestandene Prüfung). mit bleibt die Steuerfreiheit der 44-€ Grenze für den Arbeit-
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nehmer erhalten. Bei dieser Pauschalisierung ist außerdem zu beachten,
dass aus Bonusprogrammen von Ihren Geschäftspart-
Der geldwerte Vorteil entsteht für einen Arbeitnehmer nern generierte Gutscheine oder Bonuspunkte eben-
nur in der Form, in der er wirtschaftlich bereichert wird. falls nicht in die Bemessungsgrundlage einzubeziehen
Somit müssen Zuzahlungen durch den Arbeitnehmer sind, da sie beim Mitarbeiter als Zuwendungsempfän-
von dem anzusetzenden Vorteil abgezogen werden. ger keine steuerpflichtigen Einkünfte darstellen.
Hinweis 1.3 Wann liegt begünstigter Sachlohn vor?
Durch Zuzahlungen Ihrer Arbeitnehmer können Sie also ge- Zu der Frage, ob Barlohn oder Sachlohn vorliegt, nahm
zielt darauf hinwirken, dass die 44-€-Grenze eingehalten das Bundesfinanzministerium (BMF) Stellung (BMF-
wird. Schreiben vom 13.04.2021, IV C 5 -S 2334/19/10007
:002).
Beispiel
Sie räumen Ihrem Arbeitnehmer das Recht ein, monatlich bei
Demnach sind als Sachbezug grundsätzlich alle Zu-
Ihrer Tankstelle gegen Vorlage einer Tankkarte bis zu einem
wendungen anzusehen, die nicht in einer Geldleistung
Betrag von 44 € zu tanken. Ihr Arbeitnehmer hat für 46 €
bestehen.
getankt und dieser Betrag wird von Ihrem Konto abgebucht.
Die Steuerfreiheit im Rahmen der 44-€-Grenze bleibt erhal-
ten, wenn Sie die übersteigenden 2 € vom Arbeitnehmer ein- Ausgenommen werden Sachbezüge allerdings dann,
fordern. wenn der Arbeitnehmer statt der Sachzuwendung eine
Geldzahlung verlangen kann. Es kommt bei dem Vor-
Übernehmen Sie die Steuer auf einen steuerpflichtigen gang nicht darauf an, ob der Arbeitgeber in dem Fall
Sachbezug, indem Sie die Pauschalversteuerung an- seinem Arbeitnehmer die Sach- oder die Geldleistung
wenden, können sich Ihre Mitarbeiter gleich mehrfach zuwendet.
glücklich schätzen:
• Zum einen werden sie dann nicht mit der Besteue- Beispielsweise liegen auch dann Sachzuwendungen
rung dieses Vorteils belastet. vor, wenn
• Zum anderen sind diese Bezüge als pauschal ver- • der Arbeitgeber für seine Arbeitnehmer Beiträge
steuerte Sachbezüge bei der Überprüfung der für eine Zusatzkrankenversicherung an einen Ver-
44-€-Grenze nicht einzubeziehen (siehe Punkt 1.1). sicherungsträger zahlt,
kompakt Seite 6• der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern Essensgut- von eingereichten Quittungen eines Arbeitnehmers im Rah-
scheine und Restaurantschecks stellt oder men der 44-€-Grenze.
• der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern Gutscheine
und begünstigte Geldkarten stellt. Beispiel
Arbeitgeber A schließt einen Vertrag mit der örtlichen Tank-
Hinweis stelle. A stellt für seine Arbeitnehmer selbst hergestellte Gut-
Als Sachzuwendung sind auch durch den Arbeitgeber selbst scheine aus, die die Arbeitnehmer nur dazu berechtigen, bei
hergestellte Gutscheine für Produkte eines Händlers anzu- der örtlichen Tankstelle zu tanken. Im Anschluss schickt die
sehen. Dabei muss aber vorher ein Vertrag zwischen dem Tankstelle die monatlichen Gesamtrechnungen direkt an den
Arbeitgeber und dem Händler geschlossen worden sein. Zu- Arbeitgeber.
dem muss der Händler die Abrechnung direkt mit dem Ar-
beitgeber vornehmen. Lösung
Da der Arbeitgeber mit der Tankstelle einen Rahmenvertrag
Nicht möglich ist jedoch die nachträgliche Kostenerstattung geschlossen hat, liegt auch bei einem selbst hergestellten
Gutschein Sachlohn vor.
2. Besonderheiten bei Gutscheinen
2.1 Gesetzesänderung zum 01.01.2020 ZAG:
Der Gesetzgeber hat klargestellt, dass Gutscheine und • Gutscheine von städtischen Einkaufs- und Dienst-
Geldkarten nur dann außer Ansatz bleiben – also nicht leistungsverbünden im Inland, beispielsweise City-
besteuert werden und damit sozialversicherungsfrei Cards, Stadtgutscheine und Tankgutscheine einer
sind –, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten freien örtlichen Tankstelle,
Arbeitslohn gewährt werden. Dabei darf der Gutschein • Gutscheine von regionalen Einkaufs- und Dienst-
also nicht im Rahmen einer Gehaltsumwandlung ge- leistungsverbünden, beispielsweise Gutscheine
stellt werden. Zugunsten der Gutscheingestellung darf einer regionalen (Tankstellen-/Einzelhandels-)Kette
auch nicht auf anstehende Gehaltserhöhungen verzich- mit einheitlichem Marktauftreten,
tet werden. • Gutscheine von überregionalen Anbietern, die
deutschlandweit einheitlich (z.B. unter dem glei-
Außerdem ist geregelt worden, dass zu den Einnah- chen Logo, Symbol, Namen) auftreten, beispiels-
men in Geld auch zweckgebundene Geldleistungen, weise Tankgutscheine von deutschlandweit vor-
nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und handenen Tankstellenketten (z.B. Aral, Shell) oder
andere Vorteile gehören, die auf einen Geldbetrag lau- Gutscheine von Online-Händlern, die nur Waren
ten. aus ihrem eigenen und begrenzten Produktsorti-
ment (z.B. H&M) anbieten.
Bei Gutscheinen und Geldkarten müssen überdies die
Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) Hinweis
eingehalten werden. Durch diese Rechtsänderung soll- Diese Gutscheinarten sind seit dem 01.01.2020 nicht mehr
ten die örtlichen Händler gefördert werden. begünstigt:
• Offene Gutscheinkarten, also Gutscheine, die unbe-
Hinweis grenzt einsetzbar sind
Gutscheine und Geldkarten, die die Kriterien des ZAG nicht • Gutscheine von Online-Händlern, die Produkte von
einhalten, werden erst ab dem 01.01.2022 wie Bargeld be- Fremdanbietern verkaufen (z.B. Amazon)
handelt. • Karten, die über Barauszahlungsfunktionen und/oder
eine eigene IBAN verfügen
• Karten, mit denen eine Überweisung getätigt werden
Folgende Gutscheintypen erfüllen die Bedingungen des
kompakt Seite 7werden kann (z.B. über PayPal) siert zu werden. Dem Arbeitnehmer darf also eine ei-
gene Auswahlentscheidung verbleiben. Selbst wenn er
2.2 Welche Angaben enthält ein ordnungsgemäßer eine beliebige Sache oder Dienstleistung aus einem
Gutschein? großen Angebot auswählen kann, bleibt der Vorteil
In der Praxis werden Arbeitnehmern häufig Sachzu- eine Sachzuwendung.
wendungen in Form von Gutscheinen gewährt, um
die Vorteile der 44-€-Freigrenze auszuschöpfen. Dazu Beispiel:
muss es sich eindeutig um Sachzuwendungen anstelle Es reicht aus, dass der Gutschein eines Lebensmittelgeschäfts
von Gehalt in Form einer Geldzahlung handeln. Es lohnt im Wert von bis zu 44 € ausgehändigt wird. Welche Waren
sich, diese Sparmaßnahme zu nutzen! Denn aufgrund im Rahmen der Hingabe des Gutscheins erworben werden,
der großzügigen höchstrichterlichen Rechtsprechung ist unerheblich.
liegt auch dann ein begünstigter Sachbezug vor, wenn
• die Tank- oder Geschenkgutscheine bei einem Drit- Faustregel: Die Differenzierung zwischen Sachbezü-
ten (einem fremden Leistungserbringer) einzulösen gen und Barlöhnen erfolgt nach dem Rechtsgrund des
sind und Zuflusses, also danach, was der Arbeitnehmer im End-
• neben der Bezeichnung der abzugebenden Ware effekt vom Arbeitgeber beanspruchen kann.
oder Dienstleistung auch noch ein anzurechnender
Betrag oder Höchstbetrag angegeben ist. Kann der Arbeitnehmer lediglich Waren oder Dienst-
Dann hat der Gutschein nicht mehr die Funktion von leistungen beanspruchen, kommt ein Sachbezug un-
Bargeld und kann daher unter die 44-€-Grenze fallen. abhängig davon in Betracht, ob der Arbeitgeber zur
Erfüllung dieses Anspruchs selbst tätig wird oder dem
Bei einer Sachzuwendung braucht die Art und Menge Arbeitnehmer gestattet, auf seine Kosten Sachen bei
der Zuwendung nicht durch den Arbeitgeber konkreti- einem Dritten (durch einen Gutschein) zu erwerben.
Gutscheine (Waren- und Benzingutscheine)
Einlösung beim Arbeitgeber Einlösung bei Dritten
Der Gutschein bezeichnet eine Der Gutschein enthält neben der
konkrete Sache bzw. weist auf Bezeichnung einer konkrten Sache
einen beliebigen Gegenstand aus eine Wertangabe.
einer Warengruppe hin, nennt
aber keinen Geldbetrag.
ä ä ä
Sachbezug Sachbezug Sachbezug
Der Rabattfreibetrag von 1.080 € Die 44-€-Grenze ist anwendbar, Kein Barlohn, die 44-€-Grenze ist
ist in der Regel anwendbar. wenn der Wert der Sache weniger anwendbar.
als 44 € beträgt.
Dies bedeutet aber nicht, dass nunmehr alle Gutschei- dung alternativ den Wert des Sachbezugs auszahlen
ne, die die vorher genannten Kriterien erfüllen, als lassen kann.
Sachbezug eingestuft werden. Weiterhin als Geldleis-
tung (ohne Anwendung der Freigrenze) zu werten ist Hinweis
es, wenn der Arbeitnehmer sich statt der Sachzuwen- Solche Wahlrechte darf der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer
kompakt Seite 8daher aus steuerlicher Sicht nicht einräumen. Benzin zum Preis von 1,30 €/Liter (Summe: 65 €), werden
33,84 Liter (entspricht 44 €) durch den Gutschein angerech-
2.3 Beispiele aus der Praxis net. Den Restbetrag (21 €) muss der Arbeitnehmer selbst be-
Die folgenden Beispiele sollen Sie auf zulässige Gestal- zahlen.
tungen und mögliche Fehlerquellen bei der Abgabe
Bei dieser Fallkonstellation stellt der Gutschein einen Sach-
von Gutscheinen aufmerksam machen.
bezug dar, weil er zum Bezug einer bestimmten Ware oder
Dienstleistung berechtigt. Unerheblich ist dabei, dass bei den
Beispiel 1
vom Arbeitgeber ausgehändigten Gutscheinen weder die
Der Arbeitgeber stellt seinen Arbeitnehmern Gutscheine
Art noch die Menge der Ware konkret bezeichnet ist. Der
über je 30 Liter Superbenzin zur Verfügung. Die Arbeitneh-
Gutschein bekommt hierdurch nicht die Funktion eines Zah-
mer lösen ihre Gutscheine bei Tankstellen ihrer Wahl ein. Sie
lungsmittels. Die 44-€-Freigrenze findet Anwendung; es liegt
zahlen die Tankrechnungen im abgekürzten Zahlungsweg
kein steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn
im Namen und im Auftrag des Arbeitgebers und lassen sich
vor.
den eingelösten Gutschein vom Tankwart bestätigen. Nach
Vorlage des unterzeichneten Gutscheins und der Quittung
Beispiel 3
erstattet der Arbeitgeber den Arbeitnehmern den verausgab-
Der Arbeitgeber erstellt Benzingutscheine auf eigenem Brief-
ten Betrag.
papier, die er an seine Arbeitnehmer ausgibt. Auf diesen sind
Art und Menge des Kraftstoffs genau bezeichnet. Der Arbeit-
Hierbei handelt es sich nicht um Sachbezüge, obwohl die
nehmer löst den Gutschein bei der darauf bezeichneten Tank-
Arbeitnehmer über den Gutschein lediglich eine Sachleistung
stelle ein, mit der der Arbeitgeber eine Rahmenvereinbarung
(Benzin) bei einem Dritten beziehen können – aber kein Bar-
über die Einlösung von Kraftstoffgutscheinen abgeschlossen
geld bekommen. Die Erstattung ist als Barlohn zu behandeln;
hat. Laut dieser Vereinbarung erfolgt die Abrechnung über
es liegt ein abgabepflichtiger Barlohn vor.
die eingelösten Gutscheine mittels einer in der Tankstelle ver-
bleibenden Kundenkarte des Arbeitgebers.
Beispiel 2
Ein Arbeitgeber gibt seinen Arbeitnehmern einen von einer
Hier liegen die Voraussetzungen eines Sachbezugs und die
Tankstelle erstellten Tankgutschein. Der Literbetrag wird von
Berücksichtigung der 44-€-Freigrenze vor. Der Beurteilung
der Tankstelle immer erst bei Einlösung des Gutscheins ein-
des Warengutscheins als Sachbezug steht nicht entgegen,
getragen (wegen der Preisschwankungen). Der Arbeitgeber
dass der Arbeitgeber keinen von einem Dritten ausgestell-
erhält von der Tankstelle jeweils eine Rechnung über den
ten Warengutschein erworben und weitergegeben, sondern
Gutscheinwert. Tankt der Arbeitgeber beispielsweise 50 Liter
selbst eine Urkunde ausgestellt hat.
kompakt Seite 9Beispiel 4 (auf abgekürztem Zahlungsweg) Geld zur Erfüllung einer Ver-
Der Arbeitgeber ermöglicht seinen Arbeitnehmern, mittels bindlichkeit verwendet wird.
auf ihn lautenden Tankkarten in seinem Namen und auf sei-
ne Rechnung monatlich eine bestimmte Menge an Kraftstoff Praxistipp: Fahrgeld und Gutschein kombinieren!
zu tanken. Arbeitgeber haben die Möglichkeit, ihren Beschäftigten ne-
ben der Zahlung von Fahrtkostenzuschüssen (sogenanntes
Obwohl die Tankkarten die Funktion einer Firmenkreditkarte Fahrgeld) für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte,
haben, hat die Zuwendung keinen Bargeldcharakter, so dass die Arbeitgeber in Höhe der Entfernungspauschale mit 15
ein Sachbezug vorliegt. % pauschal versteuern können, zusätzlich einen Benzingut-
schein steuer- und sozialversicherungsfrei auszuhändigen.
Beispiel 5
Der Arbeitgeber überlässt jedem Mitarbeiter monatlich einen 2.4 Wann fließt der Vorteil dem Begünstigten zu?
Geschenkgutschein über 40 €, den diese bei einer Einzelhan- Der für das Steuerrecht maßgebende Zufluss erfolgt bei
delskette in ein Produkt ihrer Wahl aus dem Warensortiment einem Gutschein, der bei einem fremden Leistungser-
einlösen können.
bringer einzulösen ist, bereits im Zeitpunkt der Gut-
scheinübergabe. Für begünstigte Gutscheinkarten
Es handelt sich um einen begünstigten Sachbezug, da be-
entsteht der Zufluss, wenn der Arbeitnehmer über
grenzte Produkte angeboten werden; Steuer und Sozialab-
den Geldbetrag auf der Karte verfügen kann. Denn
gaben entfallen.
zu diesem Zeitpunkt erhält der Arbeitnehmer einen
Beispiel 6 Rechtsanspruch gegenüber dem Dritten. Die Höhe des
Die Arbeitnehmer können über eine auf monatlich 44 € li- geldwerten Vorteils ist an diesem Tag zu bestimmen.
mitierte Kundenkarte sämtliche Produkte bei einer Tankstel- Spätere Wertveränderungen wirken sich nicht auf die
le kaufen, also neben Treibstoff auch Tabak- und Süßwaren 44-€-Freigrenze aus. Das ermöglicht es Ihren Mitarbei-
oder Zeitschriften. tern, Gutscheine mehrere Monate zu sammeln. Ist der
Gutschein hingegen bei Ihnen als Arbeitgeber einzu-
Es handelt sich ebenfalls um einen begünstigten Sachbezug. lösen, fließt der Sachlohn erst bei dessen Einlösung zu.
Steuer und Sozialabgaben entfallen. Dies resultiert daraus, Hier ist besondere Vorsicht geboten. Es muss genau
dass nur ein begrenztes Ausgabesortiment vorliegt. dokumentiert werden, wann der Arbeitnehmer die Pro-
dukte des eigenen Arbeitgebers erwirbt.
Beispiel 7
Jeder Arbeitnehmer kann vor der monatlichen Gehaltszah-
Beispiel
lung wählen, ob er einen Teil des ihm zustehenden Gehalts
Der Arbeitgeber gewährt seinem Arbeitnehmer einen Gut-
in Höhe von 44 € auf sein Konto überwiesen oder als Tank-
schein über 32 Liter Diesel. Der Arbeitgeber hat ermittelt,
gutschein ausgestellt haben möchte.
dass bei Hingabe des Gutscheins der Liter Diesel 1,40 € ge-
kostet hat. Bei der Einlösung des Gutscheins durch den Ar-
Bei einer Gehaltsumwandlung liegt keine begünstigte Sach-
beitnehmer ist der Dieselpreis auf 1,44 €/Liter geklettert.
zuwendung vor. Sachbezüge sind nur begünstigt im Rahmen
der 44-€-Grenze, wenn sie zusätzlich zum Gehalt gezahlt
Es handelt sich um einen ordnungsgemäßen Gutschein und
werden. Da der Arbeitnehmer wählen darf, ob Lohn oder
damit um einen Sachbezug, so dass die 44-€-Grenze dem
Sachbezüge zugewendet werden sollen, liegt ein Zufluss von
Grunde nach anwendbar ist. Der Vorteil bleibt auch steuer-
Geld vor. Es handelt sich also um steuerpflichtigen Arbeits-
und sozialversicherungsfrei, da der geldwerte Vorteil im Zeit-
lohn, für den die 44-€-Freigrenze nicht gilt.
punkt der Gutscheinhingabe 43,01 € betragen hat (32 Liter
× 1,40 € × 96 % (siehe Punkt 1.1)) und die Freigrenze somit
Beispiel 8
nicht überschritten wird.
Der Arbeitgeber überweist auf Wunsch seines Mitarbeiters
monatlich 40 € an eine Bank, um die fälligen Raten des An-
Es ist nicht von Bedeutung, dass sich für den Arbeitnehmer
gestellten aus einem Konsumentenkredit zu tilgen.
im Zeitpunkt der Einlösung des Gutscheins ein Vorteil von
mehr als 44 € (nämlich 32 Liter × 1,44 € × 96 % = 44,23 €)
Es liegt Barlohn vor, weil auf Weisung des Arbeitnehmers
kompakt Seite 10ergibt. Die zwischenzeitliche Wertänderung wirkt sich nicht müssen Sie sich also folgende Fragen stellen:
steuerschädlich aus. • Verzichtet der Arbeitnehmer auf einen Teil seines regulä-
ren Bruttoarbeitslohns?
2.5 Wenn Barlohn in Gutscheine umgewandelt wird • Wird der Arbeitslohn des Arbeitnehmers herabgesetzt,
Die 44-€-Regelung kann nicht in Anspruch genommen damit er die steuerfreie Zahlung erhält?
werden, wenn der Bezug von Sachwerten im Rahmen • Verzichtet der Arbeitnehmer zugunsten der steuerfreien
einer Gehaltsumwandlung vereinbart worden ist. Vor- Zahlung auf eine Gehaltserhöhung?
Wenn eine oder mehrere dieser Fragen mit ja beantwortet
aussetzung der Steuer- und Sozialversicherungsbefrei-
werden, liegt keine Steuerbefreiung vor!
ung ist, dass Gutscheine und Geldkarten zusätzlich zum
ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.
Gehaltserhöhungen in Gutscheinform
Dies gilt seit dem 01.01.2020. Hierbei müssen alle Be-
Die Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer, einen Teil
dingungen der Zusätzlichkeit erfüllt sein.
der „regulären“ Gehaltserhöhung allmonatlich in Form
eines Gutscheins zuzuwenden, wirkt sich günstig auf
Gutscheine und Geldkarten werden demnach als Ar-
die Höhe seines Nettolohns aus. Denn in der Regel er-
beitgeberleistung zusätzlich zum ohnehin geschulde-
hält der Mitarbeiter bei einem 44-€-Gutschein letztlich
ten Arbeitslohn erbracht, wenn
netto so viel ausbezahlt, wie es bei einer monatlichen
• die Leistung nicht auf den Anspruch auf Arbeits-
Gehaltserhöhung um rund 120 € brutto der Fall wäre.
lohn angerechnet wird,
• der Anspruch auf Arbeitslohn nicht zugunsten der
Beispiel
Leistung herabgesetzt wird,
Der ledige Angestellte (Steuerklasse I) verzichtet ab Januar
• die verwendungs- oder zweckgebundene Leistung
2021 auf eine monatliche Gehaltserhöhung von 60 € und
nicht anstelle einer bereits vereinbarten künftigen
bekommt dafür pro Monat einen Tankgutschein über 44 €
Erhöhung des Arbeitslohns gewährt wird und zugewandt.
• bei Wegfall der Leistung der Arbeitslohn nicht er-
höht wird. Angestellter wählt: Lohn Gutschein
Nicht zulässig ist die Vereinbarung eines Wahlrechts Jahresbruttolohn alt 40.000 € 40.000 €
zwischen Sach- und Barlohn! Räumen Sie Ihrem Ar- Gehaltserhöhung (12 × 60 € =)720 € /
beitnehmer im Zuge einer Gehaltserhöhung ein sol- Jahresbruttolohn neu 40.720 € 40.000 €
ches Wahlrecht ein, liegt keine steuerwirksame Verein- darauf Steuern* – 6.979 € – 6.762 €
barung vor – mit der Folge, dass die 44-€-Grenze nicht darauf Sozialabgaben – 8.134 € – 7.990 €
angewandt werden kann. Nettogehalt 25.607 € 25.248 €
Tankgutschein / (12 × 44 € =)528 €
Praxishinweis Nettogehalt 25.607 € 25.776 €
Beabsichtigen Sie, einem Ihrer Arbeitnehmer eine Leistung Netto mehr 169 €
im Rahmen der 44-€-Grenze steuerfrei zukommen zu lassen, (* Lohn- und Kirchensteuer)
3. Besonderheiten bei Tankkarten
Besonders bequem in der laufenden Abwicklung sind scheine mit konkret bezeichneter Ware und Menge, aber
Tankkarten gegenüber monatlichen Tankgutscheinen. ohne Betrag. Er weist die Arbeitnehmer darauf hin, dass sie
Die Anwendung der 44-€-Grenze lässt sich problemlos immer nur höchstens für 40 € tanken dürfen. Die Gutscheine
abwickeln, wie die folgenden Beispiele zeigen: werden jedoch nicht bei der Tankstelle eingereicht, vielmehr
tanken die Arbeitnehmer mit einer Tankkarte des Arbeitge-
Beispiel 1 bers, die sie nur im Rahmen der ausgehändigten Gutscheine
Der Arbeitgeber überlässt seinen Arbeitnehmern Tankgut- verwenden dürfen. Die Rechnungslegung erfolgt an den Ar-
kompakt Seite 11geber. Beispiel 3
Der Arbeitgeber gibt seinen Mitarbeitern jeweils eine auf
Es handelt sich um einen Sachbezug, weil die Angestellten monatlich 44 € limitierte Kundenkarte einer Tankstelle (Rech-
lediglich eine Sache – nämlich Treibstoff – beziehen können. nungserteilung an den Arbeitgeber). Die Angestellten kaufen
darüber im Wesentlichen Kraftstoff, aber auch Tabak- und
Beispiel 2 Süßwaren ein.
Die Arbeitnehmer erhalten durch einen vom Arbeitgeber
selbst ausgestellten Gutschein Benzin für den privaten Ge- Die freie Warenauswahl führt nicht zu einer Einstufung als
brauch. Treibstoffart und -menge sind genau angegeben. Barlohn, der Vorteil kann als Sachbezug angesetzt werden,
Abgerechnet wird über eine Kundenkarte des Arbeitgebers, so dass die 44-€-Grenze anwendbar ist.
die bei der Tankstelle verbleibt. Die Arbeitnehmer bekommen
keine Tankkarte ausgehändigt. Die dargestellten Fallkonstellationen verdeutlichen,
dass Sie Ihren Beschäftigten (mit oder ohne Gutschein)
Auch in diesem Fall liegt Sachlohn vor, so dass die 44-€-Frei- durchaus eine eigene Tankkarte des Arbeitgebers aus-
grenze anwendbar ist. händigen können.
4. Wichtige Praxishinweise
Als Arbeitgeber tragen Sie die Beweislast dafür, dass Sie müssen alle Sachbezüge und somit auch ausge-
die ausgegebenen Gutscheine den Vorgaben des Fis- stellten Gutscheine im Lohnkonto eintragen. Dies gilt
kus entsprechen. Daher sollten Sie im Unternehmen auch dann, wenn diese unter Anwendung der Freigren-
eine Kopie der herausgegebenen Gutscheine, zumin- ze von 44 € steuerfrei bleiben. Zur Erleichterung dieser
dest aber ein Muster, vorhalten. Aufzeichnungsverpflichtung müssen Sachbezüge bei
Anwendung der Freigrenze ausnahmsweise nicht im
Praxistipp Lohnkonto aufgezeichnet werden, wenn durch betrieb-
Eine Unterschrift des Arbeitnehmers bei Erhalt des Gut- liche Regelungen und entsprechende Überwachungs-
scheins eignet sich hervorragend als Beleg gegenüber der maßnahmen gewährleistet ist, dass die Schwelle von
Finanzverwaltung!
kompakt Seite 1244 € eingehalten wird. Diese Aufzeichnungserleichte- ausdrücklich beantragen.
rungen müssen Sie bei Ihrem Betriebsstättenfinanzamt
5. Umsatzsteuer bei Ausgabe und Einlösung von Gutscheinen
Werden (Mehrzweck-)Gutscheine ausgegeben, welche Werden dagegen (Einzweck-)Gutscheine über be-
nicht zum Bezug von konkret bezeichneten Leistungen stimmte, konkret bezeichnete Leistungen ausgestellt,
berechtigen, handelt es sich umsatzsteuerrechtlich um unterliegt der gezahlte Betrag als Anzahlung der Um-
den Umtausch eines Zahlungsmittels (Geld) in ein an- satzbesteuerung. Bei der späteren Ausführung der Leis-
deres Zahlungsmittel (den Gutschein). Die Hingabe des tung unterliegt nur ein noch zu zahlender Differenzbe-
Gutscheins selbst stellt noch keine umsatzsteuerpflich- trag der Umsatzbesteuerung.
tige Lieferung dar. Eine Anzahlung liegt ebenfalls nicht
vor, da die Leistung (noch) nicht hinreichend konkreti- Beispiele
siert ist. Erst bei Einlösung des Gutscheins unterliegt die Ein Restaurant stellt einen Gutschein über ein Frühstücks-
Leistung der Umsatzsteuer. Denn erst in diesem Zeit- und Lunchbuffet aus.
punkt ist auch der Umsatzsteuersatz und folglich die
Ein Kino erstellt Gutscheine über Filmvorführungen.
Höhe der Umsatzsteuer bekannt.
Ein Fitnessstudio stellt einen Gutschein zur Benutzung der
Beispiele
Sonnenbank aus.
Ein Kino stellt einen Gutschein aus, der sowohl zum Besuch
von Filmvorführungen als auch zum Erwerb von Popcorn und
Hinweis
Getränken berechtigt.
Hat das Restaurant, das Kino oder das Fitnessstudio mehr
als nur ein Geschäftslokal, und wird der Gutschein in min-
Ein Kaufhaus stellt einen Gutschein aus, der beim Bezug von
destens einem weiteren Geschäftslokal akzeptiert, so handelt
Waren aus seinem Sortiment eingelöst werden kann.
es sich nicht um einen Einzweckgutschein, da dann der Ort
der Leistung nicht bereits zum Zeitpunkt der Ausstellung des
Ein Buchhändler stellt Geschenkgutscheine aus, die zum Be-
Gutscheins feststeht.
zug von Büchern oder Kalendern berechtigen.
Wir stehen Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung.
Rechtsstand: Juni 2021
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